Командировка в выходной день
Командировка в выходной день вызывает следующие вопросы:
01. Об оплате суточных
С начислением суточных в таких ситуациях все однозначно и без вариантов.
За каждый день (включая дeнь выбытия и день прибытия) пpебывания работника в командировке, yчитывая выходные, праздничные и нeрабочие дни и время пpебывания в дороге (вместе с вынyжденными остановками), ему выплачиваются суточные.
То есть за выходные, праздничные, неpабочие дни, приходящиеся на пeриод командировки, включая дeнь выбытия и день прибытия, pаботнику выплачиваются суточные.
02. О табелировании в выходной
О табелировании этих дней читайте на странице Учет времени командировки (читайте также тематический сборник Табель рабочего времени).
Согласно ч. 4 cт. 121 КЗоТ работникам, направленным в cлужебную командировку, оплата труда за выпoлненную работу осуществляется в cоответствии с условиями, определенными тpудовым или коллективным договором, и pазмер такой оплаты труда не мoжет быть ниже среднего заработка. Такая оплата относится к фонду основной зарплаты на основании пп. 2.1.6 Инструкции по статистике заработной плaты, утвержденной приказом Госкомстата oт 13.01.2004 № 5.
Дополнительно: Справочник «Учет рабочего времени»
03. О начислении зарплаты
Теперь перейдем конкретно к зарплате в дни командировки, пpиходящиеся на выходные или праздничные дни и к возможности предоставления отгулов.
Некоторые обращаются по этому вопросу к Инструкции №59 о служебных командировках (выходные в командировке описаны в пунктах 8-12).
Но Инструкция №59 — это подзаконный акт, обязательный только для бюджетников. Сначала нужно обратиться к Закону, в данном случае — КЗоТ.
Вот что написано в КЗоТ:
«Статья 107. Оплата pаботы в праздничные и нeрабочие дни
Работа в пpаздничный и нерабочий день . oплачивается в двойном размере:
Oплата в указанном размере oсуществляется за часы, фактически oтработанные в праздничный и нерабочий дeнь.
БОНУС: Скачайте справочник «Зарплата»
04. О предоставлении отгулов
По желанию работника, который pаботал в праздничный и нерабочий дeнь, ему может быть предоставлен дpугой день отдыха.»
Следовательно, способ предоставления дoполнительного дня отдыха в отношении выходного дня зависит от соглашения сторон трудового договора [см. сборник Трудовой договор]. А решение в отношении праздничного или нерабочего дня зависит только от желания работника и без его согласия работодатель нe вправе предоставить eму день отдыха. Это подтверждается в письме Минсоцполитики №922/13/155-14 от 09.12.2014.
В Положении о командировках или в приказе o направлении в командировку нельзя устанавливать предоставление дополнительного выходного за работу в пpаздничный и нерабочий день в командировке. А зa работу в выходной — заранее можно прописать.
При этом не имеет знaчения, берет работник день oтдыха в текущем или в последующих месяцах [ дополнительно: Скачайте спрaвочник «Учет рабочего времени»].
Если работнику предоставляется отгул, тo во избежание неопределенности в пpиказе необходимо указать конкретный день, кoгда работнику он будет предоставлен (тo есть этот день бyдет для работника выходным и oплата за него не будет пpоизводиться). Если такая дата в пpиказе отсутствует, то работник не имeет права самовольно определять иной дeнь отдыха. Самовольное (без cогласования с работодателем) использование отгулов являeтся основанием для увольнения зa прогул.
Отгул нa конкретный день должен быть предоставлен работнику на основании заявления, в кoтором указывается, за какой день pаботы в выходной он просит пpедоставить другой день отдыха.
В законодательстве не определен cрок, в течение которого работнику дoлжен быть предоставлен отгул зa работу в выходной день. Cтороны могут договориться о пpедоставлении отгула, присоединив его, нaпример, к началу или oкончанию отпуска (это подтверждается письмом Минcоцполитики №321/13/133-12 oт 19.09.2012).
Минсоцполитики отмечает, что работники, направленные в командировку cпециально для работы в выходной дeнь, обязаны работать в эти дни, если это прямо oбусловлено в приказе о командировке.
Скачайте Обязательные кадровые документы >>
05. Систематизация этой темы
Разберем все возможные варианты в таблице ниже.
Таблица 1. Командировка в выходной день
Oплата труда работников
Превышена ли норма времени
Как оплачивается выходной в командировке
В пределах нормы
Одинарная часовая или днeвная ставка сверх оклада
Двойная часовая или днeвная ставка сверх оклада
Одинарная часовая или днeвная ставка сверх оклада
Часовая или дневная ставка
Двойная часовая или днeвная ставка
Одинарная чaсовая или дневная ставка
06. Практические ситуации
Бухгалтеру приходится сравнивать среднедневной и дневной заработок для оплаты труда в командировке и выбирать больший из них. Соответственно, если среднедневной заработок больше дневного, логично, что командировка в выходной день (праздничный, нерабочий) оплачивается по двойному среднему заработку (смотрите Расчет среднего заработка в командировке).
При пoдсчете сверхурочных часов для двойной оплаты согласно статье 106 КЗоТ часы, за которые работнику уже сверх оклада была начислена одинарная часовая или дневная тaрифная ставка, не учитываются. Ведь за эту переработку ему уже начислили зарплату в двойном размере.
Две практические ситуации рассмотрены далее:
Другие страницы по тeме » Командировка в выходной день «:
Оплата дней командировки: алгоритм расчета
Как оплачивать дни командировки, определено ч. 4 ст. 121 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ). Согласно ей, их оплачивают по условиям трудового (коллективного) договора, но не ниже среднего заработка. Порядок исчисления средней зарплаты утвержден постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100 (далее — Порядок № 100). Но указанные нормативно-правовые акты не предусматривают никаких особенностей для оплаты дней командировки при применении неполного рабочего времени. Неудивительно, что при начислении оплаты за дни командировки для работников с неполным рабочим днем возникают вопросы, связанные именно с механизмом их расчета. Учитывая, что он непростой, разберемся сначала с общим алгоритмом.
Алгоритм расчета оплаты дней командировки
Для расчета оплаты за дни командировки следует сравнить дневную зарплату (определенную путем деления зарплаты, начисленной в месяце командировки за отработанные рабочие дни) и среднедневную зарплату, исчисленную в соответствии с Порядком № 100. Однако, определяя данные показатели, необходимо соблюдать ряд особенностей, не прописанных в Порядке № 100, а содержащихся в разъяснениях Минсоцполитики. В одном из них озвучен также алгоритм расчета оплаты дней командировки (см. письмо Минсоцполитики от 05.03.2012 г. № 204/13/184-12). Далее — об основных его шагах.
Шаг 1. Рассчитывают дневной заработок в месяце командировки, разделив зарплату за отработанные рабочие дни в месяце командировки (без учета оплаты больничных и прочих случаев сохранения средней зарплаты) на количество таких дней.
На заметку
Если работником отработаны два рабочих дня , а на третий его отправляют в командировку, расчет средней заработной платы проводится исходя из выплат за эти два рабочих дня .
(письмо Минсоцполитики от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14 )
Шаг 2. Определяют средний заработок согласно Порядку № 100 из расчета выплат за два последних месяца перед командировкой (исходя из количества рабочих дней расчетного периода).
Шаг 3. Сравнивают среднедневной и дневной заработок и находят, какой из них больше.
Шаг 4. Оплачивают дни командировки в зависимости от того, какой показатель выше: если больше средняя зарплата, то ее сохраняют за дни командировки, а если выше дневная зарплата, то дни командировки оплачивают как обычные рабочие дни.
Алгоритм вроде простой, но значительно сложнее правильно определить показатели дневной и среднедневной зарплаты. А особенно в случае, когда работник в месяцах расчетного периода работал на условиях полного рабочего времени, а в месяце командировки — с неполным рабочим временем.
Определение дневной зарплаты в месяце командировки
В заработок для определения дневной зарплаты включаются начисленные работнику элементы заработной платы за отработанные им дни в месяце командировки (см.письмо Минсоцполитики от 24.04.2013 г. № 4566/0/14-13/13). Хотя показатель дневной зарплаты часто рассчитывается и из расчета полного рабочего месяца, ведь в результате получаем одинаковые цифры.
Таким образом, при определении дневного заработка работника по условиям трудового договора включаются составляющие заработной платы, которые работник получает согласно условиям трудового (коллективного) договора в месяце, в котором он пребывал в командировке, а именно:
оклад, доплаты, надбавки, индексация;
премии, которые носят постоянный характер (ежемесячные, квартальные и др.).
Важно
Премии, выплачиваемые за квартал и более длительный отрезок времени , при исчислении средней заработной платы за последние два календарных месяца включаются в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде .
Не включаются в дневную заработную плату работника для сравнения: помощь на оздоровление; материальная помощь для решения социально-бытовых вопросов; оплата за периоды, когда за работником сохраняется средняя зарплата в соответствии с законодательством; одноразовые выплаты.
Хотя Минсоцполитики говорит лишь о дневной зарплате, следует отметить, что в большинстве случаев для работников с неполным рабочим днем для оплаты командировки придется применять показатель зарплаты за час.
Отразим алгоритм расчета дневной (часовой) зарплаты в месяце командировки на схеме 1 (см. далее).
Расчет средней зарплаты для оплаты дней командировки
При исчислении средней зарплаты в соответствии с Порядком № 100 действуют свои особенности. Расчет средней зарплаты проводят исходя из выплат за последних два календарных месяца работы, предшествующих месяцу командировки. При ее исчислении необходимо учитывать следующее:
в расчетный период не учитываются: периоды, в течение которых работник не работал по уважительным причинам и за ним не сохранялся заработок, сохранялся заработок частично или полностью (абз. 6 п. 2 Порядка № 100 );
в заработок не включаются выплаты за время, в течение которого сохранялся средний заработок (ежегодные основные и дополнительные отпуска, командировки, повышение квалификации, исполнение государственных и общественных обязанностей, оплата временной нетрудоспособности и т.д.), что следует из абз. 2 п.4 Порядка № 100 ;
в расчете средней зарплаты не принимают участия: одноразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, которые выходят на пенсию, выходное пособие и др.); одноразовые премии и некоторые другие виды премий, перечисленные в пп. «г» п. 4 Порядка № 100 ; выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за длительную и безупречную трудовую деятельность.
Производственные премии, квартальные, годовые также включаются в заработок при исчислении средней зарплаты. Согласно общему правилу, премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся в соответствии с расчетной ведомостью (абз. 1 п. 3 Порядка № 100 ), но не всегда в полной сумме. Поскольку премии за квартал и более длительный период включаются в части, соответствующей количеству месяцев расчетного периода и в зависимости от отработанного рабочего времени (см. письма Минсоцполитики от 21.09.2012 г. № 991/13/84-12, от 18.04.2012 р. № 283/13/155-12, от 06.08.2014 г. № 1126/13/84-14). Порядок исчисления среднедневной (среднечасовой) зарплаты и алгоритм расчета покажем на схеме 2 .
Как учитывать премии в заработок для исчисления средней зарплаты, изобразим на схеме 3 .
Все перечисленные премии учитываются в этом порядке только в случае, когда они приходятся на один из месяцев расчетного периода.
Как видим, алгоритм расчета оплаты дней командировки достаточно сложный и для классической ситуации. О том, как его применять, в частности, когда работник трудится на условиях неполного рабочего времени, расскажем в материале «Работник, который трудится неполный рабочий день в командировке: как табелировать и оплачивать» газеты № 190/2016 .
Редакция газеты
«Интерактивная бухгалтерия»
Оплата труда в командировке: интересные ситуации
Расчет оплаты труда командированного работника в определенных ситуациях, о которых пойдет речь в статье, обычно вызывает немало вопросов у бухгалтеров. Например, как оплатить период командировки, если графики работы предприятия, на которое командировали работника, и предприятия, где он постоянно работает, не совпадают? Надо ли оплачивать работнику его выходной день, если в этот день он выбывает в командировку? Если вас интересуют ответы на эти и другие вопросы, связанные с оплатой труда командированных работников, приглашаем вас к разговору.
Общие правила оплаты
Главная законодательная норма, которая определяет правила оплаты труда командированных работников, — это ст. 121 КЗоТ. В соответствии с нормами этой статьи работникам, которые направлены в служебную командировку, оплата труда осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.
Таким образом, труд в рабочие дни в командировке оплачиваем:
— или по условиям трудового/коллективного договора, то есть за рабочие дни командировки начисляем зарплату как за обычные рабочие дни;
— или исходя из среднедневного заработка.
Алгоритм расчета оплаты следующий.
Шаг 1. Определяем 2 показателя: (1) дневной заработок работника за месяц, в котором он находился в командировке, и (2) среднедневную зарплату.
Суточные командировочные 2023
Суточные — это выплата, которая всегда ассоциируется с командировкой. Размер суточных 2023, расчет командировочных суточных в Украине и за рубеж – обо всем этом в консультации.
Содержание статьи:
- Суточные командировочные
- Суточные командировочные не выплачивают
- Суточные на командировки и питание
- Максимальный и минимальный размер суточных 2023
- Утверждение размера суточных предприятию
- Суточные в Положении о командировках
- Документальное подтверждение суточных
- Налогообложение суточных расходов
- Расчет суточных на командировку 2023
- Расчет суточных на командировку за границу 2023
Суточные командировочные
Суточные расходы – это расходы, которые возмещаются работнику за дни командировки и не требующих специального документального подтверждения. Считается, что они направляются на его питание и финансирование других личных потребностей командированного работника.
Обращаем внимание, что суточные ≠ зарплата за день командировки. Суточные не входят в состав фонда оплаты труда (Инструкция № 5). Это влияет на следующее:
- суточные не облагаются как зарплата;
- по ним не начисляется ЕСВ как на зарплату;
- работник кроме суточных за дни командировки еще и получает зарплату, правда она рассчитывается по несколько другим правилам, чем в обычные рабочие дни;
- суточные не подлежат индексации.
Это значит, что при составлении статистической отчетности, в которой есть показатель фонда оплаты труда, например, в Отчете по труду (форма №1-ПВ), суточные до такой суммы не включаются. Добавим, что данная консультация ориентирована на коммерческие предприятия, ФЛП и неприбыльные организации. Она не подходит бюджетным учреждениям и предприятиям, которые удерживаются из государственного бюджета (полностью или частично). Для таких действуют особые правила, которые выписаны в Инструкции о служебных командировках. приказ Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59).
Суточные командировочные не выплачивают
Выплачивать суточные– это обязанность работодателя. И выплачиваются они только в том случае, когда есть трудовые отношения. Начислять и выплачивать суточные физлицам, находящимся на договорах гражданско-правового характера (ГПХ), нельзя. Вообще в этих договорах следует избегать слова «суточные», «командировки», иначе такие отношения могут быть признаны трудовыми с соответствующими штрафными санкциями со стороны Гоструда.
Но есть еще 2 случая, когда суточные не начисляются и работникам предприятия, то есть лицам, которые состоят в трудовых отношениях:
- это работники, работа которых носит разъездной характер;
- работники, работающие на основе вахтового метода.
Они не являются командированными. Без сомнения, первые из них – разъездные работники – несут большие личные расходы, чем те, которые работают «на месте». Если работодатель хочет урегулировать данный вопрос, то он должен прибегнуть к другим формам компенсации, например:
- начисление премии;
- оплаты труда по большему окладу по таким должностям;
- надбавки за разъездной характер работы.
Такие вопросы решаются на уровне трудового договора с работником.
Также отправлять нанятых работников в командировку имеют право физлица-предприниматели. И обязаны тогда платить суточные. Но отрядить «сам себя» предприниматель не может, а потому и выплачивать суточные также.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Суточные на командировки и питание
Также суточные ≠ питание в день командировки. Если работник оплатил обед в стоимости счета отеля, то отнимать этот обед из суммы назначенных ему суточных не нужно. Расходы на питание в отеле не уменьшают сумму суточных – это для обычных предприятий (не бюджетников – у них другие правила). Успокаивающим аргументом здесь является абзац 2 пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ.
Если же питание было не в отеле, то оно вообще не должно оплачиваться работнику. Если по приказу руководителя оно было все же оплачено, то, во-первых, его надо обложить налогом как дополнительное благо, во-вторых, суточные вновь остаются без изменений.
Внимание: по общему правилу сумма суточных остается без изменений при отдельной оплате питания
Однако, все это только для общего случая, то есть когда предприятие своими внутренними правилами не прописало другое – уменьшение суммы суточных при оплате питания в отеле. Об этой ситуации ниже.
Максимальный и минимальный размер суточных 2023
Суточные для обычных предприятий законодательно не имеют минимального/максимального уровня. Но не все так просто. Они могут быть любыми, но не начислять их нельзя и делать их в 1 гривну тоже. Почему? Низкий уровень суточных будет означать, что нарушаются трудовые права работника, так как сумма должна давать ему возможность покрыть свои личные потребности в питании и другом. Гоструда суточные в 1 гривну могут и не понравиться.
Тогда где же та минимальная сумма, которая не будет вызывать ни у кого претензий? Рекомендуем ее взять из уже упомянутого нами учета суточных для бюджетников. У бюджетников минимальный размер суточных – 300 грн (Украина) и 56-80 евро (за границу, в зависимости от страны) (постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98, далее – Инструкция № 98). Установление суммы суточных меньше этой «бюджетной» нормы считается нарушением трудового законодательства в письме Минсоцполитики от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28, поэтому не советуем с этим спорить.
Относительно высокой оплаты суточных, то здесь тоже не все просто: есть норма суточных, которая признается НКУ. Это 10% минималки на 1 января (Украина) и 80 евро (за границу) (пп. «а» п. 170.9.1 НКУ). Предприятие может начислять больше, но тогда все что «сверху» подпадает под налогообложения как дополнительное благо работнику. Получается следующая ситуация:
Определяем размер суточных 2023
Командировка
Суточные, которые не облагаются налогом
Суточные с частичным налогообложение* * * (тоже можно, если нужно)
Рекомендуемая минимальная сумма суточных
Сумма суточных в пределах налоговых норм
Необлагаемая норма за НКУ
(2023 год)
по Украине
300 грн
более 300 до 670,00 грн
670,00 грн
более 670,00 грн
56-80 евро*
более 56 до 80 евро
80 евро**
* по перечню стран из инструкции № 98;
** пересчитываются в гривну по официальному курсу НБУ за каждый день командировки (письмо ГНС от 30.07.2018 г. № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ ИНК);
*** облагаются налогом в сверхурочном размере, то есть в сумме, превышающей данное ограничение.
Утверждение размера суточных предприятию
Учитывая такую свободу определения размера суточных, которую нам дает законодательство, следует позаботиться о надлежащем документальном оформлении их размера. Каких-либо конкретных законодательных требований здесь нет, но и не сделать этого тоже нельзя. Чтобы ГНС не имела никаких претензий относительно обоснованности размера суточных за день командировки можно:
- утвердить внутренним приказом по предприятию Положение о командировках;
- или издать отдельный приказ об установлении размера суточных.
Первый вариант лучше тем, что можно урегулировать и другие вопросы командировок и использовать в качестве инструкции для работников, командируемых. Они тогда будут ставить подписи о том, что ознакомлены/проинструктированы. Второй же вариант проще.
Внимание: рекомендуем разработать и утвердить внутреннее Положение о командировках с указанной в нем суммой суточных или даже разных вариантов их назначения
Но это еще не все возможные варианты. В целом возможно утверждать суммы суточных в самом приказе о командировке. Однако, у такого подхода есть свои минусы:
- во-первых, утверждать суточные придется каждый раз в индивидуальном порядке;
- во-вторых, этот шаг, хотя и не запрещен, но не может быть рекомендован на постоянной основе. Почему? Если каждый раз суммы будут разными, то у проверяющих вполне может встать вопрос обоснованности их размеров. Почему в одном случае работнику хватает этих денег, а в другом нет.
Однако не стоит вообще отбрасывать такой «ручной» подход, ведь им можно воспользоваться для командировок за границу, когда они не носят систематический характер и в некоторых командировок нужно подойти индивидуально, учитывая особенности страны или определенные нюансы среды, в котором будет находиться командирован работник.
Внимание: определить сумму суточных в самом приказе о командировке рекомендуется только для командировок за границу, которые не носят систематический характер.
- Національна сертифікація бухгалтерів — 2023 ⏩
- Професійна сертифікація за МСФЗ — 2023 ⏩
- Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2023 ⏩
- ПДВ: від азів до майстерності ⏩
- Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
- РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
- ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
- Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩
Суточные в Положении о командировках
Разберем то, какие возможности открывает разработка внутреннего Положения о командировках об установлении сумм суточных. Идеальное положение должно учитывать специфику деятельности предприятия и куда и с какой целью чаще всего ездят его сотрудники. Можно утвердить, как одну единственную, «среднюю» сумму суточных за один день в командировке по Украине (например, 300 грн), так и создать целую систему, «сетку» суточных. Если с первым вариантом все понятно, то возможности второго покажем в таблице:
Возможные идеи для внутреннего Положения о командировках и суточных
Возможные варианты
Как реализовать
Для примера возможна сумма суточных
Размер суточных для «дальних» командировок в пределах области и другие области Украины.
Разные суммы суточных, зависят от региона или города командировки
Например, установить большие суммы суточных для командировок в города Киев, Львов, Одесса, Днепр, Днепропетровск, Харьков или прикурортные города, так как личные расходы работника в них будут выше (например, 130% от базовой суммы).
Установить суточные расходы для командировок в пределах района 100% базовой суммы.
390 грн – города миллионники;
300 грн – в пределах района
Уменьшить суточные, если было оплачено питание в счете отеля
Похожую норму содержит Инструкция № 59, то почему бы ее не позаимствовать у бюджетников? Да, можно оплачивать:
- 80% от рассчитанной суммы суточных, если было одноразовое питание в отеле;
- 55% от рассчитанной суммы суточных, если было двухразовое питание в отеле;
- 35% от рассчитанной суммы суточных, если было трехразовое питание в отеле.
Для командировки в другую область – это будет:
- 240 грн – если было одноразовое питание
- 165 грн – если было двухразовое питание
- 105 грн – если было трехразовое питание в отеле.
По командировкам за границу, то можно применить что-то похожее, – здесь все зависит от специфики стран, в которых командируются работники, а также на сколько часто происходят такие командировки.
Еще один нюанс: устанавливать разные суммы суточных в зависимости от должности работников не рекомендуем, так как базовые потребности в питании у всех людей одинаковы независимо от должности. Лучше воспользоваться идеей о «представительских » расходах.
Если повысили размер суточных в НКУ, то нормы Положения можно просмотреть.
При составлении приказа о командировке работника в дальнейшем можно ссылаться на положение о командировке («выплатить суточные согласно п. 2 Положения о командировке» и т. п.).
- Опануйте нові формати відносин із працівниками
- Оберіть оптимальний варіант для резидентів Дія Сіті
Документальное подтверждение суточных
То, что суточные являются расходами, которые не требуют документального подтверждения, — не совсем правда. Однако, в определении в начале статьи было добавлено: специального документального подтверждения. А это значит, что отсутствует специальный документ, который подтверждал бы суточные. Если по другим расходам на командировки все понятно, есть специальные документы: гостиница– счет гостиницы, проезд– транспортный билет, то здесь такого документа нет. Но на практике они все же есть и не один. Начисление суточных подтверждают:
- приказ руководителя о командировке, в котором определяются период командировки, с какого дня по какой;
- билеты на проезд, предоставленные работником, которые косвенно свидетельствуют о том, в какой день он фактически выбыл в командировку и вернулся из командировки;
- документы, подтверждающие выполнение работником определенной задачи, связанной с хозяйственной деятельностью предприятия, например, заключенный договор, привезенный товар и тому подобное.
В законодательстве для «не для бюджетников» об этом ни слова. Но, у бюджетников это словосочетание – специальное документальное подтверждение – можно встретить аж в двух документах: п. 15 раздела І Инструкции № 59 и в Инструкции по командировкам для военнослужащих и СБУ (приказ СБУ от 03.10.2017 № 548). И, как и в случае минимального размера суточных, рекомендуем обратить внимание на это всем, ведь именно такого мнения придерживается и ГНС, – им здесь все равно «бюджетник» вы или нет (например, письмо налоговой от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516).
Внимание: суточные все же на практике должны иметь определенное документальное подтверждение, ведь этого хотят налоговики.
Налогообложение суточных расходов
Суточные расходы в обычной ситуации, когда они начислены в пределах налоговой нормы не считаются доходом работника, а потому не облагаются налогом. Ни НДФЛ, ни военным сбором, ни ЕСВ. Не отображаются они вообще и в приложении 4ДФ Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Приложение 4ДФ).
Сверхнормативные суточные. Но суточные попадают под налогообложение в ситуациях, когда:
- суточные начислены сверх суточной нормы пп. «а» п. 170.9.1 НКУ, то есть для 2023 года составили более 670,00 грн/ день (Украина) или 80 евро (за границу);
- суточные начисленные по день, когда командировка работника по налоговым правилам не признается. Например, в ситуации, когда работник задержался на день- два или больше в командировке без согласования этого с руководителем, то есть это дни, которые не покрываются приказу о командировке и на них не был издан приказ о продлении командировки. Сюда же относится случай, когда день начала командировки и дата «выездного» билета не совпали (то же самое по завершению командировки);
- работник не представил авансовый отчет после возвращения из командировки в определенные сроки. Тогда вся сумма суточных становится сверхурочной;
- командировки не можно связать с хозяйственной деятельностью предприятия. Это уже случай «придирчивой» проверки ГНС (о документальном оформлении суточных см. выше).
В таких ситуациях суточные рассматриваются как дополнительное благо, получил работник и в такой сверхнормативной сумме подлежат налогообложению. Например, суточные были назначены 770 грн для поездки в Киев. Тогда 670 грн не облагаются, а 100 грн за каждый день должны быть обложены и отражены в приложении 4ДФ. Это же касается оплаты «самовольных» или не отчитавшихся дней командировки.
Как же тогда облагаются суточные? Так, как и для любого дополнительного блага:
- определяем базу начисления НДФЛ путем умножения на натуральный коэффициент (= 1/(1-0, 18) = 1,21951);
- НДФЛ считаем по предварительно определенной базы по ставке 18%;
- военный сбор считаем из самой суммы сверхурочных суточных по ставке 1,5%.
Однако в приложении 4ДФ, обращаем внимание, такие сверхурочные расходы по командировке идут не под кодом дополнительного блага «126», а под кодом «118». ГНС формально их не рассматривает как «дополнительное благо», так как так как налогообложение базируется на п. 170.9 НКУ, а не п. 164.2 НКУ, как всех дополнительных благ. Однако, суть и налогообложения у них одинаковые.
Внимание: « 118» — код сверхнормативных суточных в приложении 4ДФ.
Уплатить такой НДФЛ и ВС нужно в день погашения задолженности перед работником по командировке, но не позднее 30-го числа месяца, следующего за последним днем месяца, в котором были такие сверхурочные суточные и утвержден авансовый отчет (пп. 168.1.2 НКУ, пп. 168.1.5 НКУ).
Внимание: налогообложение сверхурочных суточных:
ЕСВ на сверхнормативные суточные не начисляется в отличие от других дополнительных благ. Причина здесь не в том, что они не входят в фонд оплаты труда, а больше из-за того, что суточные (в полном объеме) упоминаются в Перечне видов выплат, которые не облагаются ЕСВ с постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170. Последним документом и руководствуется ГНС.
Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики
Расчет суточных на командировку 2023
Для расчета суточных пользуемся следующими правилами:
- количество дней командировки считаем по приказу по командировке. Однако, проверяем, чтобы дни начала и окончания командировки совпадали с датами соответствующих транспортных билетов. Приоритет имеют именно транспортные билеты. Если командировка происходит на служебном автомобиле, то данная проблема снимается;
- для разделения дней командировки пользуемся правилом «24:00». Если по транспортным билетом выбытия в командировку произошло в 23:57 28 января, то именно 28 января считается началом командировки, хотя всего на этот день пришлось 3 минуты. Так же и при прибытии;
- минимальное количество дней командировки – один день. Даже если работник был в нем всего лишь час, засчитывается вся эпоха;
- выходные, праздничные, нерабочие дни, если они выпали на день командировки по приказу, – тоже считаются и по ним начисляются суточные;
- если работник задержался в командировке вне срока, определенный приказом, то либо издается приказ на продление командировки, или по таким дням суточные вообще не начисляются;
- если день прибытия из командировки совпадает с днем выбытия в новую командировку(накладка), то такой день числится только один раз и суточные начисляются один раз, а не дважды. К какому из командировок– прошлого или нового– отнести такой день уже дело бухгалтера. Если до прошлого, то продолжительность новой командировки надо уменьшить на один день и наоборот. Разъяснения есть в письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/ 854.
Расчет суточных на командировку за границу 2023
Расчет суточных по командировкам имеет следующие особенности:
- время проезда по территории Украины считается по нормам внутриукраинских суточных;
- время проезда по территории за рубежом– по нормам пребывания на территории страны;
- при зарубежной командировке вследствие колебаний курса валюты сумма аванса может оказаться больше, чем сумма суточных расходов за каждый день по курсу НБУ.
Например, работник получил 800 евро на 10 дней перед выездом как суточные (курс 33 грн/евро). Однако, курс евро упал на 2 грн с 7-го дня командировки до 31 грн/доллар. За 4 дня это будет 2×80×4 = 640 грн. Эту сумму надо или получить от него обратно в гривны при составлении авансового отчета, или обложить налогом как дополнительное благо, так как получается, что работник:
- за последние 4 дня получил 10560 грн (4×80×33);
- отчитывается только за 9920 грн (4×80×31).
Однако, что считать этим временем и с какого момента включаются «зарубежные» суточные расходы? ГНС в своем разъяснении в 103.17 ВИР снова вспоминает «бюджетную» Инструкцию№ 59, требуя пользоваться ею всем. Правила здесь такие:
- «заграничный» размер суточных включается с момента посадки на транспортное средство, которое ввез работника в иностранное государство;
- «внутриукраинский» размер суточных включается, когда происходит первая пересадка на транспортное средство (или остановка в гостинице) на территории Украины;
- если пересадка и выбытия (прибытия) происходят в один день, то тоже работает «заграничный» размер суточных.
Итак, если пересадок (остановок) на территории Украины не было, то полностью все командировки оплачивается за зарубежными нормами.
Пример 1 (пересадка и выбытие в один день). Работник едет из г. Чернигова в г. Варшава (Польша). Он выбыл 02.01.2023 г. с м. Чернигова и в этот же день пересел на автобус в г. Киеве, который доставил его на территорию Польши 04.01.2023 г. Все 3 дня (02.01 – 04.01) считаются за заграничными суточными.
Пример 2 (день пересадки и день выбытия разные). Работник был направлен из г. Чернигова в г. Варшава (Польша). Он выбыл 02.01.2023 г. с м. Чернигова и в этот же день пересел на поезд в г. Киеве, который доставил его к м. Львова уже на следующий день – 03.01.2023 г. Во Львове пересадка на автобус, направлявшийся на территорию Польши, куда он прибыл 04.01.2023 г. В такой ситуации:
- 1 день (02.01.2023 г.) считается по украинской норме (670,00 грн);
- 2 дня (03.01–04.01) считается по зарубежной норме (80 евро).