Минтруд России: нумерация трудовых договоров необязательна
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Действующими нормативными правовыми актами процедура нумерации трудовых договоров не регламентирована. Так специалисты Минтруда России ответили на вопрос об обязательности нумерации трудовых договоров и требованиях к ней (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 апреля 2020 г. № 14-2/В-519).
Тем не менее, некоторые советы чиновники все же дали. В письме отмечается, что, как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. Дополнительные соглашения к трудовому договору, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Номер трудового договора как присвоить
Нужно ли с января заново начинать нумерацию трудовых договоров?
Работодатель по своему выбору может продолжить или начать заново нумерацию трудовых договоров.
Номер трудового договора не входит в число обязательных сведений, которые должен содержать трудовой договор (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров (письмо Минтруда России от 28.04.2020 № 14-2/В-519). При этом в настоящее время работодатели не обязаны применять унифицированные формы первичных документов. Работодатели вправе самостоятельно разработать и утвердить формы первичных учетных документов, используемых в своей деятельности (ч. 2 и ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Таким образом, работодатель может вести нумерацию трудовых договоров по своему усмотрению.
Действующим законодательством порядок нумерации трудовых договоров не регламентирован. Основной задачей такой нумерации является упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и их идентификация (письма Минтруда России от 21.03.2018 № 14-2/В-191 и Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0). Порядок нумерации работодатель может определить самостоятельно, закрепив его в локальном нормативном акте или в документе, регламентирующем порядок ведения делопроизводства.
Как правило, используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2022 г., может быть присвоен номер 1-22/01 или 1/2022.
Но организация может и продолжить нумерацию трудовых договоров, начатую ранее. Например, номер договора может быть 278-22/01 или 350/2022.
Смотрите также
Как ИП нумеровать документы и почему это важно
В процессе работы появляется много документов: договоры, счета, акты. Иногда они бывают нужны для банка или налоговой. Хорошо, если они в порядке, но часто на это нет времени. Важнее вести бизнес, чем разбираться с бумажками.
В статье — простые правила, как правильно нумеровать договоры и другие документы, чтобы поддерживать их в порядке и не тратить на это много времени.
Правила нумерации любых документов
Номер документа может состоять из букв и цифр. Нумеровать можно, как вам удобно, — главное, соблюдать простые правила:
- У каждого документа свой номер — нельзя присвоить счету и договору один номер, он должен отличаться хотя бы на один символ.
- Нумерация должна идти в порядке возрастания. Но можно обнулять ее каждый период, например раз в месяц, квартал или год. То есть каждый месяц можно начинать нумерацию с единицы. Но в таком случае придется вводить обозначение месяца.
Придумайте собственную структуру номера и зашифруйте в ней порядковый номер документа и все другие необходимые данные. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания.
Как хранить
Для хранения и быстрого поиска документов используют учетные программы, например 1С или Контур. Их набор функций намного больше простого учета и хранения.
Если же у вас нет такой программы, проще всего завести таблицу в Экселе и записывать в нее номера договоров и ссылки на документы. Контрагентов можно также указать в таблице в отдельном столбце.
Если контрагентов немного, но вы часто совершаете друг с другом сделки, то создайте отдельный лист в таблице по каждому контрагенту. Главное, делать это системно: подписали акт или заключили договор — и сразу добавили в таблицу. И еще важно не забывать сохранять документ после каждой новой записи, тогда ничего не потеряется.
Лучше использовать облачные таблицы, например от Гугла, там все сохраняется автоматически, и можно посмотреть или дополнить таблицу с любого устройства. Даже если неожиданно отключат свет или интернет, все, что вы уже ввели, не потеряется.
В целях безопасности давайте доступ к таблице только по почте. Если открыть доступ по ссылке, то любой сможет посмотреть документ.
Запишите схему, по которой нумеруете документы. Укажите, какой элемент номера что означает. Добавьте в таблицу сокращения для типов документов. Например, С — счет, А — акт, Д — договор. Так даже через 15 лет вы сможете вернуться и вспомнить, каким образом нумеровали документы.
Что делать, если раньше нумеровал неправильно
Ничего страшного не произойдет, наказаний за неправильную нумерацию документов нет. Наведите порядок и начните нумеровать документы правильно. Заведите таблицу или установите программу учета. Так найти документ в будущем будет значительно проще.
Работодатели сами решают, как нумеровать трудовые договоры и допники к ним
Минтруд: законодательство не регламентирует порядок нумерации, главное – упорядочить договоры с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификации. В соответствии с ТК номер трудового договора не относится к обязательным реквизитам, напомнил Минтруд, однако в некоторых унифицированных формах первичных документов его нужно указывать, например в приказе о приёме на работу (Т-1). Каких-либо законодательных требований к порядку нумерации трудовых договоров и допсоглашений нет. Главное, по мнению Минтруда – удобство в хранении и идентификации документов. Например, можно использовать систему, при которой номер состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения (первому договору, заключенному в январе 2020 года присвоить номер 1-20/01). Что касается допников, как правило, их нумерация начинается с N 1 к каждому трудовому договору. Удобный порядок нумерации работодатель определяет сам и закрепляет локальным актом (письмо от 28.04.2020 № 14-2/В-519). Кстати, недавно Роструд дал разъяснения о такой ситуации: работодатель составил два трудовых договора на одного работника с одним номером и одинаковой датой, указав в них разные должности. На каждый трудовой договор издал по приказу – также с одним номером и одной датой. По мнению Роструда, совпадение дат и номеров не делает один договор алтернативой другому, раз оба договора подписаны – то и зарплат должно быть две.
Рекомендуйте новость коллегам:
читать всем! стоит ознакомиться не интересно 7 человек проголосовало
Горячие темы. Это обсуждают:
Последние новости: