Возврат поставщику как оформить

Как вернуть товар поставщику?

Читатель Артем спрашивает: «Я индивидуальный предприниматель. У меня магазин одежды. Производство не свое, заказываю у поставщика. Скажите, в каких случаях я могу вернуть ему товар и как оформить возврат поставщику?»

Есть четыре ситуации, в которых можно вернуть товар поставщику

Если в договоре нет условий о возможности возврата товара, к которому у покупателя нет претензий, вернуть его можно только в следующих ситуациях:

1. Качество не соответствует тому, о чем договаривались стороны.
2. Поставщик привез не тот товар.
3. Поставщик поставил неверное количество товара.
4. Нет упаковки, или она повреждена.

Обычно условия о качестве, ассортименте, количестве товара и упаковке есть в договоре с поставщиком. Например, можно указать, что поставщик должен привезти платья трех размеров: 42-го, 44-го и 46-го. Если привезут вещи 48-го и 50-го размеров, их получится вернуть.

Вместе с товаром при возврате надо передать поставщику документы

Требование о возврате денег, обмене или возврате бракованного либо некачественного товара поставщику нужно подавать в письменном виде — в претензии. Ее составляют в свободной форме. В претензии надо описать причины возврата.

После того, как поставщик одобрит возврат, покупателю надо оформить накладную по форме ТОРГ-12 с от­мет­кой: «Воз­врат то­ва­ров». Накладную надо выписать в двух экземплярах: один оставить себе, другой — отправить поставщику.

Если поставщик работает на ОСН и принимает бракованный товар, он должен выставить покупателю корректировочный счет-фактуру. В нем уменьшают стоимость отгруженных ранее товаров на цену бракованных.

Срок возврата товара определяется сроком годности или гарантийным сроком

Товар, для которого установлен гарантийный срок или срок годности, можно вернуть только до его окончания.

Если у товара нет гарантийного срока или срока годности, оформление возврата товара поставщику надо сделать в течение двух лет после того, как его привезли. Но стороны могут договориться о другом сроке.

Иногда можно вернуть поставщику нереализованный товар

Бывает, что платья размеров S, M и L раскупили, а на XXS нет спроса. В договоре можно предусмотреть возврат поставщику нереализованного товара — то есть такого, который не удалось продать в течение определенного срока. Это еще называют обратной реализацией: в этой ситуации поставщик становится покупателем.

Условия возврата непроданного товара стороны оговаривают в договоре поставки.

Телеграм-канал: 60 330 читателей

Возврат товара поставщику: какие документы оформить, как скорректировать НДС

Есть несколько причин, по которым покупатель может вернуть товар, а поставщик обязан его принять. Среди них: неправильное количество товара, повреждения продукции или упаковки, отсутствие комплектующих. В статье расскажем, как оформить возврат товара поставщику в трех типичных ситуациях:

• если обнаружили проблемы во время приемки у поставщика;
• если обнаружили проблемы во время приемки у перевозчика;
• если обнаружили проблемы после приемки.

Еще объясним, как действовать покупателю и поставщику, чтобы скорректировать НДС при возврате товара.

Что вы узнаете

• В каких случаях по закону можно вернуть товар поставщику
• Как оформить возврат товара поставщику
• Как скорректировать НДС при оформлении возврата
• Как отражают возврат товара в учете

В каких случаях по закону можно вернуть товар поставщику

Процедуру возврата товара поставщику регулирует Гражданский кодекс РФ. Среди причин возврата — неполная комплектация, просрочка, отсутствие упаковки. В таблице собрали варианты ситуаций, когда покупатель может вернуть товар.

В договоре поставки стороны могут предусмотреть свои основания для возврата. Например, согласно договору, покупатель возвращает поставщику нереализованный товар. Оформляется это как обратная реализация. То есть покупатель оформляет для поставщика накладную и счет-фактуру (если работает с НДС), указывает количество нереализованного товара, цену, которая совпадает с закупочной. Особенной формы накладной нет — можно использовать ТОРГ-12.

• Потребовать привезти недостающее количество товара;
• Отказаться от всей поставки и оплаты. Если товар оплачен, потребовать вернуть деньги.

• Принять товар, который соответствует договору купли-продажи, и отказаться от остальных;
• Отказаться от всего заказа;
• Потребовать заменить товар на тот, который указан в договоре;
• Принять то, что привезли.

Если недостатки товара не были оговорены продавцом, покупатель может требовать:

• уменьшения цены;
• безвозмездного устранения недостатков;
• возмещение расходов на устранение недостатков.

Если товар сильно поврежден, на исправление понадобится много времени, покупатель вправе:

• отказаться от договора и потребовать вернуть деньги;
• потребовать замены на товар, который указан в договоре.

Правила действуют и на части товара, которые формируют комплект. Например, рубашка в пижаме — качественная, а брюки — с браком. Или один из трех кремов в косметическом наборе с истекшим сроком годности.

• Требовать уменьшение покупной цены;
• Требовать привезти недостающие комплектующие в разумный срок.

Если продавец в указанный срок не выполнит свои обязательства, то вы можете потребовать заменить товар или разорвать договор, вернуть вам уплаченную сумму.

• Требовать упаковать товар или поместить в тару.
• Заменить упаковку, если она, например, порвалась.
• Допускается поступать так, как в случае с поставкой некачественного товара.

Как оформить возврат товара поставщику

Пакет документов, которые нужно оформить на возврат, зависит от того, когда обнаружили основания для возврата: в момент приемки товара или уже после того, как покупатель принял товары на учет. В первом случае два варианта: порядок оформления зависит от того, кто передает товар покупателю — сам поставщик или перевозчик.

Несоответствие обнаружили при приемке у поставщика

Ситуацию, когда нашли проблемные товары в момент приемки, легче всего решить. Нужно:

1. Вычеркнуть из товарной накладной поставщика позиции, по которым обнаружили недостатки. Около зачеркнутых наименований поставить подписи, ФИО представителей покупателя и продавца — например, кладовщика и экспедитора.
2. Отослать непринятый товар обратно вместе с представителем продавца и договориться с поставщиком о замене.

Приходная накладная с вычеркнутыми позициями не будет иметь юридической силы. Корректные сопроводительные документы контрагент должен передать покупателю с товаром, который пришлет на замену.

Несоответствие обнаружили при приемке у перевозчика

Сложнее вариант, если поставщик доставил товар с помощью компании-перевозчика, а в поставке оказались дефекты, пересортица или недобор. В этом случае вычеркнуть позиции из накладной не получится: представитель службы доставки не будет забирать неугодный товар обратно — покупателю придется принять такие ТМЦ на ответственное хранение. И держать на складе, пока поставщик не примет от покупателя претензию и не заберет товар.

Право собственности на такие ценности к покупателю не переходит, товар на балансе покупателя не учитывается. Ведется забалансовый учет.

В таблице ниже собрали список документов, которые нужны для оформления возврата товара поставщику, и привели образцы их заполнения. Документы оформляются в присутствии материально-ответственного лица со стороны контрагента — например, сотрудника транспортной компании, который привез груз.

В дальнейшем, при передаче товара поставщику, понадобится накладная на передачу. За основу можно взять ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ со статусом «2». Например, УПД на возврат брака.

• Информацию о приемке: организация, адрес, время, ФИО представителей обеих сторон
• Данные договора поставки
• Перечень товаров с дефектами: что было заказано, что привезли, единица их измерения, цена за единицу, сумма

• Информация о контрагенте
• Название, реквизиты организации-покупателя
• Текст претензии с указанием проблемы, нарушением пунктов договора
• Требования к поставщику: замена, возврат денег, реквизиты счета

Возврат товара поставщику: образец акта и пошаговая инструкция

Если вы периодически покупаете товары для реализации, то можете столкнуться с ситуацией, когда необходимо вернуть их обратно поставщику. Порядок действий и состав комплекта документов зависят от ряда факторов — разберем их в этой статье.

Когда можно вернуть товар

• Некачественный товар. Качество определяется критериями, которые указаны в договоре купли-продажи. Однако бывают случаи, когда стороны не прописывают эти аспекты в договоре. Тогда качество определяется в соответствии с законом. Товары должны быть пригодными для использования по прямому назначению и полностью совпадать с описанием (образцом), заявленным поставщиком.
• Несоответствующий ассортимент. Частая причина возврата товаров — несовпадение продукции по размеру, цвету и другим характеристикам, которые указаны в договоре. Если поставщик не выполнил требования по ассортименту, покупатель вправе отказаться от всей партии целиком. Или только от той части, что не соответствует заявленным характеристикам. В соглашении важно отмечать все условия по ассортименту, иначе в возврате будет отказано.

Например, если ИП закупает платья и футболки, но в договоре указывает только цвет. Все остальное, включая модели, размеры и другие характеристики, остается на усмотрение поставщика.

• Неверное количество или комплектность. Важное условие — объем поставляемых товаров. Если их число не указано, договор не считается заключенным — это описано в законе.

Также стороны должны согласовать комплектность. Если этого не сделать, товары могут быть поставлены в соответствии со стандартными требованиями к такой продукции — и это не будет являться основанием для возврата.

Например, компания закупает питьевую воду для сотрудников. Поставщик сообщил, что постоянным крупным клиентам бесплатно полагаются одноразовые стаканчики. Но если в договоре не указать, что вместе с бутылями каждый раз необходимо привозить определенное количество стаканчиков, их отсутствие нельзя считать некомплектом.

И наоборот, если количество и комплектность не совпадают с теми, что указаны в договоре, покупатель может вернуть заказ обратно. Или потребовать от поставщика привезти недостающие стаканчики.

Бизнес

Читайте также:

Что такое себестоимость, что в нее входит и как ее рассчитать

Что такое себестоимость, что в нее входит и как ее рассчитать

Какие документы понадобятся

Чтобы вернуть продукцию, приложите к ней накладную ТОРГ-12 с отметкой «Возврат товаров» или составьте акт возврата. Утвержденной формы акта на возврат нет, поэтому компания разрабатывает бланк самостоятельно и закрепляет его в учетной политике.

Необходимость в предоставлении других документов зависит от того, в какой момент покупатель обнаружил недостаток — сразу при приемке или позднее:

• Если поставщик привез продукцию, а покупатель нашел дефекты в его присутствии, достаточно вычеркнуть несоответствующие позиции из товарной накладной. При согласии обеих сторон другие документы не потребуются.
• Если недостатки были обнаружены позднее или возврат при приемке невозможен, составляют акт о расхождениях ТОРГ-2 для отечественной или ТОРГ-3 для импортной продукции. Это может произойти, например, когда товар привез водитель компании-партнера, а не официальный представитель поставщика.

Инструкция по возврату некачественного товара

Чтобы вернуть продукт с недостатками:

1. Подготовьте акт ТОРГ-2 или ТОРГ-3. Это документы, которые подтверждают факт расхождения характеристик товара с указанными в договоре и являются основанием для возврата. Вместо форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 не запрещается использовать собственные бланки. Но убедитесь, что в них указаны реквизиты, необходимые для первичных документов.
2. Составьте претензию с требованием о возврате. Укажите основания — можно повторить те же причины, что описаны в акте о расхождении либо сослаться на него. В претензии напишите сумму, которую вам должны вернуть. Приложите копию договора и квитанции об оплате.
3. Передайте документы поставщику. Если он согласился принять некачественные товары обратно, оформите возврат по ТОРГ-12 или собственному бланку, который закреплен учетной политикой организации.
4. Дождитесь возврата денег. Если поставщик их не вернул или отказывается принимать товары обратно, направьте еще одну претензию — досудебную. Обязательно укажите, что в случае невозврата денег вы обратитесь в суд.

Если обнаружены скрытые дефекты или поставщик ссылается на то, что продукция испорчена по вине покупателя, проводится экспертиза.

Как составить акт: образец документа

Если вы не хотите использовать форму ТОРГ-12, сделайте собственный акт возврата товаров поставщику. Важно указать все реквизиты, обязательные для документов первичного учета, и закрепить бланк в учетной политике организации.

В акте укажите наименования возвращаемых товаров, их цену с НДС и подробно опишите обнаруженные несоответствия. Важно вписать реквизиты платежного документа, который подтверждает вашу оплату. Акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.

Образец акта возврата некачественного товара поставщику:

Как вернуть качественную продукцию

Если физические лица могут вернуть качественные товары обратно в магазин, то компании и ИП — нет. Если поставщик со своей стороны выполнил все договоренности, то покупатель не может отказаться от товаров, даже если он передумал или они ему больше не нужны.

Единственное исключение — договор купли-продажи. Если в соглашении прямо предусмотрено, что покупатель может вернуть продукты надлежащего качества, продавец не сможет отказать и будет обязан принять товары обратно.

Бывает, что поставщики соглашаются на возврат качественных продуктов, даже если это не предусмотрено договором. Например, когда компании давно сотрудничают друг с другом и дорожат отношениями. Но в любом случае это скорее исключение, чем правило.

Можно ли вернуть нереализованный товар

Обычно продуктовые сети и ретейлеры в сегменте товаров повседневного спроса договариваются с поставщиками о возврате нереализованной продукции. Если магазины не успевают продать продукты до истечения срока годности или конкретной даты, они их возвращают и получают деньги обратно.

Это распространенная практика, но она возможна только по предварительному согласию сторон. Важно, чтобы условие возврата нереализованного товара было прямо предусмотрено договором. Желательно прописать дополнительную информацию — сроки, порядок, ответственность за неисполнение.

Привлекайте, конвертируйте
и анализируйте ваших клиентов
Платформа омниканального маркетинга

Коротко о главном

• Вернуть товары поставщику можно, если они пришли с браком или явным несоответствием ранее заявленным характеристикам — например, в испорченной упаковке, в неполной комплектации, не в том цвете или размере.
• К документам, которые могут потребоваться, в первую очередь относится акт о расхождениях и возврате товаров. Они составляются по унифицированным формам или разрабатываются компанией самостоятельно.
• Если поставщик отказывается принимать продукцию и возвращать деньги, направьте досудебную претензию, проведите экспертизу при необходимости и обратитесь в суд.
• Качественные товары можно вернуть только в одном случае — если это предусмотрено договором купли-продажи.

Возврат товара поставщику в 2022 году

В законодательстве предусмотрены случаи, когда покупатель может вернуть товар поставщику:

1. Товар поставлен не в полном объеме ().
2. Нет документации или принадлежностей к товару ().
3. Нарушено условие об ассортименте ().
4. Обнаружен недокомплект (, ).
5. Товар передан без тары или упаковки ().
6. Неоднократно нарушены сроки поставок по договору ().
7. Товар имеет недостатки, которые:

• невозможно устранить;
• нельзя устранить без несоразмерных расходов или затрат времени;
• выявляются неоднократно ().

Возврат товара также может быть предусмотрен условиями договора или выполняться в рамках нового контракта. Тогда стороны меняются местами, то есть покупатель уже выступает поставщиком, а поставщик становится покупателем. Такую операцию отражают в учете не как возврат, а как новую продажу.

МойСклад — удобный и функциональный сервис для торговли и производства. Сделайте ваш бизнес прозрачным.

Узнать подробнее о возможностях сервиса

Как оформить возврат товара

Набор документов зависит от ситуации.

Несоответствие обнаружено при приемке товара у представителя поставщика

Например: водитель-экспедитор поставщика привез товар в магазин, а в процессе приемки обнаружили, что часть продукции испорчена.

Тогда покупатель может просто не принимать бракованные позиции. То есть на месте откорректировать приходную накладную — вычеркнуть из нее позиции с браком.

Важно: исправления в документе нужно сделать в присутствии представителя поставщика — материально-ответственного лица (в нашем примере водителя-экспедитора).

Представитель должен поставить свою подпись рядом с вычеркнутой позицией и забрать некондиционный товар.

Поставщик, который применяет общий режим, обязан оформить корректировочный счет-фактуру на меньшую сумму и в течение 5 дней передать ее покупателю. Если при реализации товара поставщик использовал УПД, то при его возврате он также вправе оформить корректировочный счет-фактуру (письмо УФНС по Москве от 13.05.2020 № 24-23/3/080514@), либо выставить УКД.

Несоответствие обнаружилось при приемке, но вернуть товар сразу невозможно

Такая ситуация может произойти, если товар доставила транспортная компания, которая не принимает груз обратно. Документальное оформление будет сложнее.

Покупателю придется принять товар, но нужно будет задокументировать брак в присутствии представителя транспортной компании. Для этого придется составить акт о расхождении в четырех экземплярах. Можно использовать форму ТОРГ-2 или самостоятельно разработанный бланк.

Затем на основании акта нужно составить претензию продавцу. Это можно сделать в произвольной форме. Укажите в тексте выявленные недостатки, потребуйте принять бракованный товар обратно и вернуть деньги.

После того, как продавец рассмотрит вашу претензию, нужно составить накладную на возвращаемый товар (например, по форме ТОРГ-12). При этом в графе «Основание» указывают: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты документа переносят из договора и приходной накладной, по которой ранее поступил товар.

Если покупатель — плательщик НДС, то ему нужно получить корректировочный счет-фактуру от продавца.

МойСклад

Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Несоответствие обнаружили после того, как оприходовали товар

Действовать нужно так же, как и в предыдущей ситуации. Поскольку товар уже был принят, то можно составить не акт о расхождениях (формально он имеет отношение только к процедуре приемки), а другой документ в произвольной форме. Например: акт о выявлении некачественного товара.

Акт составляет комиссия, состав которой руководитель утверждает отдельным распоряжением или приказом. Комиссия должна состоять из двух и более человек. Обычно это работники предприятия, которые имеют достаточную квалификацию, чтобы подтвердить наличие дефектов товара.

Возврат качественного товара

Иногда покупатель возвращает поставщику продукцию надлежащего качества.

Если возврат происходит в рамках существующей сделки (по первоначальному договору или допсоглашению к нему), то покупатель оформляет накладную на возврат и получает корректировочный счет-фактуру от продавца.

Иная ситуация, если покупатель возвращает товар в рамках новой сделки (то есть стороны оформляют новый договор поставки). В этом случае стороны меняются местами: бывший покупатель становится поставщиком, а его поставщик — покупателем. И действия сторон будут стандартными. Бывший покупатель, ставший поставщиком, сам выставляет своему контрагенту обычный пакет документов (например: накладную и счет-фактуру).

Важно: до 01.04.2019 стороны могли применять метод, так называемой, «обратной реализации» (покупатель продавал товар поставщику в рамках первоначальной сделки). Но теперь так делать нельзя. Если покупатель в такой ситуации выставит счет-фактуру, то продавец не сможет ее использовать для получения вычета (письмо Минфина от 10.04.2019 № 03-07-09/25208).

Сервис МойСклад — все, что нужно бизнесу в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики.

Попробовать МойСклад бесплатно

Как учесть возврат неоприходованного товара

Если покупатель обнаружил брак до того, как оприходовал товар, но вынужден какое-то время хранить его у себя, стоимость товара отражают на забалансовом счете 002:

Дт 002 — стоимость некачественного товара отражена на забалансовом учете.

Возврат товара поставщику будет отражен так:

Кт 002 — некачественный товар списан с забалансового учета;

Дт 51 — Кт 60 — получены деньги за возвращенный товар.

НДС не был принят к учету. Поэтому исправлять ничего не нужно, ведь никаких первоначальных записей в книги покупок и продаж не было.

Как учесть возврат оприходованного товара

Возврат бракованного товара отражают так:

Дт 76.2 — Кт 41 — списана стоимость бракованного товара;

Дт 76.2 — Кт 68 — восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;

Дт 51 — Кт 76.2 — получены деньги от контрагента.

Если покупатель возвращает качественный товар, то ему нужно сторнировать в учете проводки:

Дт 41 — Кт 60 Сторно — товар возвращен поставщику;

Дт 19 — Кт 60 Сторно — отражен НДС со стоимости возвращенного товара;

Дт 68 — Кт 19 Сторно — восстановлен НДС, который ранее был принят к вычету.

Дт 51 — Кт 60 — получены деньги от продавца.

Бухгалтер уже принял НДС к учету и отразил его в книге покупок. Теперь ему нужно отразить сумму корректировочного счета-фактуры в книге продаж, чтобы восстановить ранее принятый к учету НДС.

Обратную реализацию отражают в учете обычными проводками:

Дт 62 — Кт 90.1 — учтена сумма выкупа с НДС;

Дт 90.2 — Кт 41 — отражена стоимость возвращаемых товаров;

Дт 90.3 — Кт 68 — отражен НДС с реализации;

Дт 60 — Кт 62 — проведен зачет взаимных требований.

Выставленный бывшему поставщику (а теперь новому покупателю) счет-фактуру фиксируют в книге продаж.

Что с налогом на прибыль

Возврат бракованного товара покупатель при расчете налога на прибыль никак не учитывает. Если ранее стоимость такого товара была учтена в расходах, то следует откорректировать отчетность того периода, в котором были признаны эти расходы ().

Возврат качественного товара по сути — новая продажа. Учет возврата зависит от метода, который применяет покупатель: кассового или начисления. То есть либо отражает выручку от реализации в день получения оплаты, либо в момент реализации товара (в момент перехода права собственности).

МойСклад — мультисервис для бизнеса

Объединяйте все бизнес-процессы: производство, складской учет, продажи. Попробуйте, это бесплатно!

Остались вопросы?

Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами:

• #возврат товара
• #бракованные товары
• #образцы документов для бухгалтера
• #Мой Склад
• #бухгалтерские проводки