Как отказаться от работы вежливо в ватсап

Как отказать работодателю после собеседования

Представь ‒ тебя пригласили на собеседование. Всё прошло отлично, договорились о выходе на работу. И вдруг ‒ ещё одно предложение, где и зарплата выше, и перспективы лучше. А главное, тебя там очень ждут. Рассказываем и показываем на примерах ‒ как вежливо отказаться от работы, если тебе предлагает карьеру мечты другой работодатель

«Нет» говорить очень трудно, зато очень легко почувствовать себя неблагодарным и безответственным.

Но если отбросить эмоции ‒ сколько раз после собеседования отказывали тебе? Ещё вопрос ‒ если у компании будут трудности, что она сделает в первую очередь? Правильно, сократит сотрудников.

Поэтому не надо моральных терзаний ‒ если сомнений нет, отказывайся.

Как сделать выбор между хорошим и очень хорошим предложениями и как сформулировать отказ ‒ рассказали и показали на примерах.

Как выбрать лучшее предложение

Можно бросить монетку и с чистой совестью свалить ответственность на судьбу. Но лучше поступить как взрослый человек и взвесить выгоды.

Если решение надо обдумать, нет ничего лучше старой доброй таблицы. Сравниваем обе вакансии ‒ на которую ты уже согласился и на которую хочешь согласиться, по следующим пунктам:

• Насколько интересна сама работа
• Какие перспективы профессионального и карьерного роста
• Какие эмоции испытал на собеседовании
• Насколько тебе близки ценности и стиль общения в компании
• Какие бонусы предлагают сотрудникам
• Где выше зарплата
• Всё, что важно лично для тебя (расположение офиса, график, условия работы)

По каждому пункту поставь вакансии от одного до пяти баллов. Сложи все баллы и раздели на количество пунктов.

Бинго! Цифры говорят сами за себя.

Как правильно отказать работодателю

Допустим, твоя ситуация сложнее ‒ ты уже приступил к новой работе и вдруг получил гораздо более выгодное предложение. Не стоит упускать свой шанс ‒ ты всё ещё можешь отказаться от работы, только сделай это правильно.

Учти ‒ если трудовой договор уже подписан обеими сторонами и работник приступил к обязанностям, уволиться он может только по условиям договора.

Поэтому прежде чем подписать трудовой договор, прочитай его. Даже самый мелкий шрифт.

Если работник на испытательном сроке или ещё не приступил к работе, тогда лучше договориться по-хорошему. Мы всегда за честность ‒ либо правдиво назови причину отказа, либо не касайся этого вопроса.

Об отказе сообщи и в устной, и в письменной форме (по электронной почте):

1. Поблагодари за приглашение на работу
2. Сообщи об отказе от должности
3. Объясни причину (или не объясняй)
4. Поблагодари за потраченное время

Как вежливо отказаться от предложенной работы по телефону

Здравствуйте, это …, меня приняли на должность … . Я бы хотел(а) ещё раз сказать «спасибо» за собеседование и за то, что меня приняли на работу. К сожалению, я не смогу у вас работать. Дело в том, что я подавал(а) заявки сразу в несколько компаний, и меня взяли в компанию, где я всегда мечтал(а) работать. Они очень долго рассматривали кандидатуры, поэтому я уже не надеялся(лась) на положительный ответ. Прошу прощения за доставленные неудобства, мне кажется, вы быстро найдёте кандидата на эту должность, мне у вас очень понравилось. Ещё раз извините за отказ.

Как написать отказ после собеседования

Здравствуйте, …, ещё раз благодарю за проведённое собеседование и за предоставленный мне шанс. Я был(а) очень рад(а) вашему согласию. К сожалению, вынужден(а) отказаться от предложенной мне должности …. Я подавал(а) заявки сразу в несколько компаний, и меня взяли в компанию, где я всегда мечтал(а) работать. Они очень долго рассматривали кандидатуры, поэтому я уже не надеялся(лась) на положительный ответ. Приношу извинения за доставленные неудобства и надеюсь на ваше понимание.

Как нельзя делать

Некоторым соискателям настолько трудно сообщить об отказе, что они предпочитают сменить номер телефона или заблокировать аккаунт собеседника ‒ словом, полностью пропадают с радаров.

Для такого поведения есть специальный термин ‒ «гостинг» (от английского ghost ‒ привидение). Никогда так не делай ‒ это очень, очень невежливо.

Вот другие частые ошибки соискателей:

• Соообщить об отказе в последний момент
• Выдумать «очень уважительную» причину для отказа
• Отказаться от работы мечты только потому, что не хочется никого подводить

• 15
• 10.09.2021 13:06
• Автор: Наталья Шабрукова

• Отказ работодателю
• Как отказаться после собеседования
• Вежливый отказ работодателю
• Как отказаться от работы
• Соискателям

Вежливый отказ

Программа зависает, такси стоит в пробке, курьер едет слишком медленно, «я думала что она будет зеленой, а это цвет морской волны», «а можно мне скидку не 10% а хотя бы 35%», «а где луна с неба за эти пару тысяч?».

Нет, ответное хамство, даже если оно кажется адекватной реакцией, не вариант. Но вы в любом случае должны научиться говорить клиентам «нет», с одной стороны, без обжигающего чувства вины и, с другой — без агрессии.

Мы расскажем о способах вежливого отказа, которые помогут вам справиться с неловкой ситуацией и без зазрения совести сказать клиенту «нет», не испортив с ним отношения.

Попросите уточнить

Довольно часто претензии клиентов эмоциональны, но не слишком содержательны:

«Ваше обновление — отстой, что за фигня. Верните все как было!», «А где тот менеджер, вроде бы его звали Василий, с которым я разговаривала в среду? Я хочу работать только с ним, а вас я вообще не знаю и знать не хочу! Что значит уволился? Как же мне быть?».

Когда клиенты ведут себя подобным образом, они, по крайней мере, дают вам возможность задать уточняющий вопрос, например такой:

«Мне очень жаль это слышать. Не могли бы вы уточнить, что именно вам нравилось в прошлой версии, чего вы не смогли найти после обновления? Почему вам нравилось работать именно с Василием? Если вы объясните, я постараюсь это учесть, и, может быть, вам станет удобнее работать с нашей компанией».

Конечно, вы не замените новую версию продукта на старую, равно как и не уговорите уволившегося Василия вернуться обратно, вы даже не будете пытаться. В данном случае это и неважно.

Вы дадите клиенту повод почувствовать, что его мнение для вас на самом деле важно и оно заботит вашу компанию.

Кстати, дополнительным бонусом может стать то, что объяснения клиентов действительно помогут вам решить их проблему.

Обещайте клиенту рассмотреть его запрос в будущем

Очень часто клиенты слишком буквально понимают фразу «любой каприз за ваши деньги» и хотят от вашей компании того, что она не может им дать.

Компании по доставке пиццы на дом обычно не предоставляют в качестве дополнительной опции вынос мусора или выгул собаки. И пицца — не всегда то же самое, что и роллы. Компании специализирующиеся на организации детских праздников редко занимаются холостяцкими вечеринками, но клиент иногда так не думает.

Казалось бы простого «нет, у нас доставка пиццы, а не роллов» было бы достаточно. Но это не совсем так, потому что

, это расстраивает клиента и снижает его потенциальную лояльность (ведь он захочет именно пиццы),

а , вы лишаете себя дополнительного и совершенно бесплатного маркетингового инструмента.

Чтобы не расстраивать клиента, вы можете ответить примерно так:

«К сожалению, в данный момент мы не занимаемся доставкой роллов, но мы обязательно подумаем об этом. Наша компания внимательно отслеживает запросы клиентов, и если таких запросов, как ваш, будет достаточно, в будущем мы пересмотрим свой ассортимент».

Клиенту приятно осознавать, что его запрос не исчезнет и что на него обратили внимание, даже если это тот тип клиента, который пытается заказать стриптиз в агентстве по организации детских праздников.

Однако важно учитывать, что этот способ вежливого отказа работает только в том случае, если ваша компания действительно готова изменить свою продуктовую линейку, исходя из клиентских запросов.

Но не врите

Как бы сильно вам ни хотелось обнадежить клиента, чтобы просто избавиться от него «здесь и сейчас», не делайте этого. Избегайте лжи и пустых обещаний.

Не стоит врать клиенту, что его запрос будет учтен и рассмотрен, если вы не собираетесь даже делиться этой информацией с теми, кто принимает подобные решения.

Обманывать клиента плохо не только потому, что это неэтично, но и потому, что обычно люди хорошо чувствуют подобного рода неискренность, и ваше лукавство может обернуться против вас.

Лучше расстроить клиента и ответить «нет», чем сжульничать, сказав: «Мы обязательно рассмотрим ваш запрос». Потому что через некоторое время, когда вы забудете о нем либо на вашем месте будет ваш ничего не подозревающий коллега или, еще хуже, начальник, упорный клиент перезвонит и спросит, как там обстоят дела с его «хотелкой».

Скажите «нет» другими словами

Если вам нужно отказать клиенту в его просьбе, вы вполне можете сделать это, вообще не употребляя слова «нет».

Вместо «Нет, у нас нет и не будет торта со стриптизершей» можно сказать «Да, мы понимаем, что многим нравится стриптиз и бакалея и что объединить их было бы интересным ходом, но, боюсь, наша компания к этому не готова и вряд ли эта опция у нас появится» или «В настоящее время мы никак не сможем сделать это для вас, но спасибо, что уделили нам время».

Честный, но вежливый ответ с большей вероятностью оставит дверь открытой для успешного обращения в будущем, и у клиента не останется ощущения, что он совершенно зря потратил на вас время.

Дайте клиенту почувствовать, что его услышали

Очень часто людям важно понимать, что их проблему услышали и поняли. Простые уловки, такие как обращение к клиенту по имени или фразы типа «Я понимаю, о чем вы говорите» продолжают работать.

Поблагодарите людей за то, что они дали вам знать, что им нужно. ни была их проблема, важно, что они нашли время и обратились именно к вам, даже если они не отличают роллов от пиццы и не понимают, что оператор не решит их проблемы с низкой обучаемостью новым технологиям.

Кстати: отвечайте быстро, но не слишком быстро, чтобы не вызвать у клиента неприятного подозрения, что вы делаете это автоматически, даже не вникая в его проблему.

Предложите альтернативы

Если вы серьезно настроены на то, чтобы поддержать лояльность клиентов к вашей компании или лично к вам в длительной временной перспективе, вы должны постараться помочь им, даже если прямо сейчас это не принесет вам очевидной выгоды. Да, вы не доставляете роллы, но можете с ходу назвать компанию, которая это делает, даже если это ваш конкурент.

Следующая наиболее важная для клиента вещь (после получения того, что он хотел получить) — это чувство того, что к его запросу отнеслись достаточно внимательно и серьезно.

Если вы грамотно и почти честно комбинируете разные приемы вежливого отказа, то ваше «нет» будет воспринимается клиентом почти как «да». Это позволит вам не просто избежать неловкости, но и укрепит двусторонние отношения между клиентом и компанией и, что не менее важно, между вами и клиентом.

Фото: shutterstock, фото торта: «Радуга творчества»

Правила деловой переписки в WhatsApp

WhatsApp по-прежнему главный мессенджер в России. Он входит в ТОП-10 популярных ресурсов и занимает 4 место после Яндекса, Google и YouTube (данные Mediascope ) . Такие результаты связаны и с тем, что деловые коммуникации (внутрикорпоративные, с контрагентами, между бизнесом и клиентами) все активнее переходят на эту площадку. С появлением WhatsApp business, мессенджер стал полноценным маркетинговым инструментом для получения обратной связи, информирования об акциях (предложениях) и прямых продаж товаров и услуг.

В статье расскажем, как эффективно выстраивать коммуникацию в мессенджере, добиваться своих целей при общении с клиентами и коллегами.

Виды переписок в WhatsApp

Все чаты можно классифицировать по разным основаниям: деловые и личные, групповые и индивидуальные, бизнес-чаты и каналы.

В центре внимания этой статьи — деловая коммуникация в любом доступном формате:

• внутрикорпоративное общение;
• общение с партнерами и коллегами;
• коммуникация бизнеса с клиентами

Умение выстраивать эффективную коммуникацию в разных типах диалогов обеспечивает максимальную пользу для бизнеса и личных интересов. Один из важных факторов — соблюдение правил делового общения. Причем правила общения в WhatsApp существенно отличаются от переписки в электронной почте.

О WhatsApp business

В 2018 году мессенджер запустил приложение для малого бизнеса WhatsApp business и сервис для среднего и крупного — WhatsApp business API.

WhatsApp business — это бесплатное приложение для малого бизнеса, которое привязано к номеру владельца. Установить его можно только на 1 телефон, владелец может пользоваться им для общения с клиентами, заполнить профиль, отслеживать статистику сообщений и быстро отвечать при помощи шаблонов.

Решение API является платным и подходит для среднего и крупного бизнеса. Для пользователей доступна интеграция с сайтом, CRM и коммуникационными платформами. Здесь можно разместить больше информации о компании, отслеживать более детальную статистику, подключать чат-ботов.

Компании получили следующие возможности:

• оперативное взаимодействие с клиентами (вопросы, отзывы и др.);
• переписка с несколькими сотрудниками от имени компании;
• подключение чат-ботов, интеграция с CRM-системами (для версии API);
• персонализированная рассылка;
• продажа товаров и услуг с использованием каталога;
• применение в рекламных кампаниях;
• массовые рассылки.

Несмотря на широкие возможности, использовать все инструменты эффективно удается не всем. Одна из проблем — несоблюдение современной этики делового общения .

Каких результатов можно достичь с Ватсап бизнес

• Закрывать сделки через Ватсап. По отзывам компаний, использующих сервис, до 50% клиентов, которые приходят с сайтов, предлагают продолжить диалог в мессенджере;
• повысить количество лидов;
• увеличить скорость ответов и упростить целевое действие для клиентов (средняя скорость ответа — 2 минуты);
• отправлять сообщения в WhatsApp с кликабельными ссылками (становятся активными после добавления компании в контакты );
• запускать рассылку по клиентской базе;
• обмениваться документами и файлами через мессенджеры;
• напомнить клиенту завершить действие на сайте (например, регистрацию);
• вести диалог с учетом возможной реакции пользователя;
• добавлять интерактивные кнопки, чтобы сегментировать десятки тысяч пользователей и повысить продажи в разы.

Новые правила деловой переписки

Книгу с таким названием выпустили М. Ильяхов и Л.Сарычева — авторы бестселлера «Пиши. Сокращай» в 2018 году. В книге разобраны ошибки, которые чаще всего допускают в процессе делового общения .

Книга появилась как раз в то время, когда внутрикорпоративное взаимодействие происходило в основном через электронную почту, ящики сотрудников были завалены входящими письмами, на просмотр которых уходило до 60% рабочего времени. Авторы наглядно показали, почему это происходит, и как можно исправить ситуацию.

В 2022 деловое общение выглядит иначе, фокус сместился в сторону мессенджеров и более оперативных каналов связи. WhatsApp стал активно использоваться для переписки с клиентом. От умения правильно построить диалог зависит прибыль бизнеса. При этом уважение и забота по отношению к собеседнику по-прежнему основа продуктивного общения. Как их можно проявить, общаясь в Ватсапе, сейчас расскажем.

ТОП-10 правил переписки в мессенджерах с коллегами

1. Правильно выбирайте время

Стоит начать с выбора времени для отправки. Один из самых раздражающих факторов — сообщения по работе в нерабочее время. Если ваша задача может подождать до утра понедельника, не отправляйте ее в конце рабочего дня пятницы. Если задача не ждет, включите в текст блок, который покажет собеседнику, что вы уважаете его границы и личное время. Аргументированно объясните, что отложить вопрос было невозможно.

2. Учитывайте отношения

Важно понимать, как прошел ваш крайний диалог. Остались ли неразрешенные конфликты, невыполненными просьбы и др. Например, вам необходимо обратиться с просьбой, но в чате вы видите, что пару дней назад вы сами оставили просьбу коллеги без ответа. В первую очередь стоит выяснить эту ситуацию, и только потом обращаться со своим вопросом. Даже если объяснения будут банальными (забыл, не увидел), лучше их написать, чем обращаться как ни в чем не бывало.

3. Сбавьте эмоции

Когда ситуация серьезная и проблемная, лишние эмоции помешают конструктивно выстроить диалог и ее разрешить. Обвинения и поиски виновных займут много времени, и вряд ли принесут нужный эффект. Вы можете поделиться своими эмоциями и чувствами, но сделайте это сдержанно и экологично.

4. Обращайтесь по имени

Если речь идет о групповом чате, в котором до 3-х человек, можно перечислить по именам. Если больше — достаточно обезличенного приветствия. Согласно исследованию Сарычевой и Ильяхова, обращение «коллеги» в ТОПе самых раздражающих слов в деловой переписке. Также авторы не рекомендуют изменять имя собеседника, обращайтесь так, как человек представился, без панибратства. Если у вас есть сомнения, лучше уточнить, как вы можете к нему обращаться. При общении с руководителями соблюдайте правила, которые приняты в компании.

5. Введите в курс дела

Собеседнику должно быть сразу понятно, о каком проекте/клиенте/задаче идет речь. Это одно из проявлений уважения к получателю. Ему не придется отматывать назад переписку, задавать уточняющие вопросы и тратить на это свое время.

6. Не используйте натянутую вежливость

Все умеют читать между строк. Обилие вежливых, но пустых слов в определенном контексте выглядит хуже оскорблений. Вежливость — это искренние уважение и забота.

7. Не пытайтесь манипулировать и давить

Давление на собеседника может проявляться не только напрямую, но и на первый взгляд адекватными словами: «заранее благодарна!», «ЭТО СРОЧНО!». Они не предполагают отказа, а ощущение, что человек может отказаться, всегда делает тон общения более дружелюбным.

8. Не допускайте небрежности

Написанное наспех сообщение (без знаков препинания и с ошибками) в ТОПе самых раздражающих собеседников факторов. Проверьте перед отправкой. Лучше удалите и перепишите вновь, если сообщение уже ушло. Излишнее дробление текста, как и попытка написать все и сразу — неудачная идея. Одно сообщение — одна тема. Собеседнику будет проще пояснить ситуацию по каждому вопросу.

9. Организуйте и оптимизируйте текст

Разделите текст по блокам, добавьте подзаголовки, пронумеруйте вопросы — сделайте все, чтобы собеседнику было удобно его прочесть, понять и ответить на вопросы. Иногда лучше продемонстрировать, чем описывать текстом. Скриншоты с пометками, фото рисунка от руки может быть понятнее объемного документа с правками.

10. Используйте юмор, где это уместно

Уместная шутка может разрядить обстановку, продемонстрировать доброжелательность и легкость в общении. Здесь важно чувствовать тонкую грань и не переборщить.

Описанные выше правила подходят для общения с теми, с кем вы находитесь примерно в равном статусе. Даже если это руководитель, а вы — подчиненный, вы сотрудники одной компании, и нацелены на общий результат. Ситуация, когда вы пытаетесь выстроить коммуникацию с клиентом, отличается тем, что в большинстве случаев вам приходится заинтересовывать, отрабатывать возражения, урегулировать конфликтные ситуации и инициировать диалог, как общаться с клиентами , расскажем ниже.

Общение с клиентами в Ватсапе

Компании используют мессенджеры для автоматизации бизнес-процессов, связанных с общением с клиентами. Такая коммуникация может иметь разные цели: сбор обратной связи, техподдержка, рассылка предложений и акций по холодной базе и базе клиентов, продажа товаров и услуг. В каждом из случаев есть свои особенности и правила. Мы собрали общие подходы, чтобы использование мессенджера было эффективным.

ТОП-10 правил переписки с клиентами в мессенджерах

1. Поставьте цель

Перед тем как создать бизнес-аккаунт в WhatsApp , необходимо понять для чего вы планируете его использовать. Общение с клиентами необходимо выстраивать, исходя из вашей задачи.

2. Определите целевую аудиторию

Стиль, оформление и содержание текста для рассылки по холодной базе, может существенно отличаться от общения с действующими клиентами по текущим заказам. В первом случае — задача заинтересовать клиента, закрыть на сделку и др. во втором — отправить конкретные предложения человеку, который уже проявил интерес.

3. Правильно выбирайте время

Сообщения в нерабочее время и нарушение границ со стороны компаний раздражает еще сильнее, чем сообщения от коллег. Откровенный спам в Ватсапе вызывает только одно желание — найти способ больше никогда не получать входящие от вашей компании.

4. Персонализируйте обращение

Практика показывает, что персональные обращения работают лучше стандартизированных рассылок в Ватсап . Если без них никак не обойтись, сделайте текст максимально кратким и емким, сформулируйте уникальное торговое предложение, добавьте триггеры продаж.

5. Не заигрывайте с клиентом

Чем больше штампов, неуместных шуток и панибратства, тем меньше вероятность достичь цели. Лучший вариант — сдержанный инфостиль с уважением и заботой о клиенте.

6. Сделайте взаимодействие удобным

Чем проще и понятнее целевое действие, которое должен выполнить клиент (кнопка, слово и т. д.), тем выше вероятность, что он вступит в диалог.

7. Не инициируйте длинные сообщения

Длинный текст стоит использовать только если клиент запрашивает подробную информацию. Для начала диалога достаточно емкого текста из которого понятно, чем этот чат может быть полезен человеку.

8. Избегайте навязчивости

Не забывайте что, когда вы пишете клиенту первым, вы вторгаетесь в его личное пространство. Если это происходит систематически и несколькими сообщениями подряд, раздражение будет нарастать.

9. Делайте рассылки с умом

Каждое предложение, о котором вы хотите сообщить клиенту, должно быть хорошо продумано с точки зрения маркетинга и текста. Соблюдайте правила площадки для шаблонных сообщений, общаться продающими штампами не получится.

10. Обращайтесь к профессионалам

Переписки в мессенджерах могут стать эффективным инструментом продаж, повысить узнаваемость и лояльность, или испортить репутацию и отношение к бренду. Поэтому рекомендуем доверить работу по рассылкам специализированным сервисам. Они помогут наладить прямую коммуникацию с действующими клиентами и привлечь новых. Например, вы можете обратиться в наш сервис IMOBIS , вы получите эффективную коммуникационную стратегию, оптимизацию расходов и гарантированный результат.

Напоследок еще несколько рекомендаций, как сделать свой бизнес-аккаунт эффективным.

• Продвигайте канал, сообщите клиентам, что вы используете мессенджер;
• получите согласие от клиента на переписку в WhatsApp , это важное правило площадки;
• используйте только оригинальный медиаконтент;
• оставьте за клиентом право отказаться от получения уведомлений, и расскажите, как это сделать;
• анализируйте статистику и адаптируйте стратегию, исходя из данных;
• используйте чат-ботов, отвечайте оперативно, интегрируйте с CRM-системами. И обязательно соблюдайте правила деловой переписки.

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.