Что прописывают в должностной инструкции

Как разработать должностную инструкцию по шагам

Любая компания растет и развивается, только когда каждый сотрудник производит продукт высокого качества. Как этого добиться? Объяснить сотруднику, что он должен выполнять на своем рабочем месте, описать его функции и обязанности. Для этого нужны должностные инструкции под каждую должность.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция (ДИ) – нормативный акт компании, в котором описаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Назначение этого документа — описать, что именно должен делать сотрудник на рабочем месте и по каким правилам ему взаимодействовать с коллективом.

В Трудовом Кодексе ничего не сказано о необходимости разрабатывать должностные инструкции работников. Однако в ст. 57 указано, что в трудовом договоре нужно перечислить трудовые функции работника. На практике, эти функции часто описывают в ДИ и оформляют как приложение к договору или как самостоятельный документ. Это хорошая возможность зафиксировать в одном документе ВСЕ требования к должности.

Изначально должностные регламенты были востребованы на крупных предприятиях, где одну должность могли занимать по 50-100 человек. Тогда были оправданы усилия, затраченные на разработку и актуализацию многостраничного документа. Но с развитием экономики становилось все больше должностей. Сейчас можно часто увидеть ситуацию в компании, когда 50 сотрудников из 100 имеют разные должности. Трудозатратно разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии все 50 инструкций.

В таких случаях трудовые функции чаще описывают сразу в трудовом договоре. Как правило, указывают те обязанности, которые были прописаны в вакансии. А если возникает необходимость изменить трудовые функции работника, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.

Зачем нужны должностные инструкции

Должностная инструкция рабочего места нужна как сотруднику, так и работодателю.

Сотрудник узнает какие задачи он должен выполнять на рабочем месте, какой результат ожидает от него получить компания и как ему производить продукт нужного качества. Для него это в прямом смысле инструкция о том, как хорошо выполнять свою работу.

Работодателю ДИ помогают:

• Рационально распределить ВСЕ функциональные обязанности и подробно описать их. Функции, описанные в ДИ для разных должностей не должны дублироваться.
• Обосновать решение при найме и увольнении работников, опираясь на квалификационные и иные требования в ДИ. Объективно оценить результаты сотрудника в период испытательного срока и адаптации.
• Решить любой конфликт с подчиненными и привлечь их к ответственности в случае дисциплинарных нарушений. Наличие ДИ – это веский аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.

Чтобы должностные инструкции приносили бизнесу описанную пользу, нужно правильно их составить.

Структура и оформление должностной инструкции

Многие задаются вопросом, какой порядок разработки должностных инструкций, какие есть правила составления? Для оформления ДИ нет жестких требований, поэтому можно их оформить в том виде, в котором принято оформление других документов в организации.

В классическом должностном регламенте есть следующие разделы:

1. Общие положения. Это название должности, ее цель, требования к образованию и опыту, положение должности на организационной структуре.
2. Функции должности. Описание конкретных действий, которые должен выполнять работник. Для заполнения используются профессиональные стандарты и квалификационный справочник.
3. Права работника. Перечень прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения своих обязанностей — что он может потребовать от компании.
4. Ответственность работника. За что отвечает сотрудник, что его ждет за нарушение должностных обязанностей.
5. Заключительные положения. Этот раздел может включать порядок вступления данного документа в силу и порядок пересмотра рабочей инструкции.

Далее рассмотрим подробно, что писать в каждом пункте.

Что писать в должностной инструкции: 5 ключевых разделов

Общие положения

В раздел «Общие положения» важно включить:

• Название должности
• Цель поста. Важно простыми словами описать результат, который должен производить сотрудник. То, ради чего он приходит в компанию.
• Положение в организационной структуре компании. Желательно показать всю структуру и выделить текущую должность, чтобы сотрудник наглядно увидел все линии подчинения. Указать, с какими подразделениями он будет взаимодействовать.
• Требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам. При заполнении можно опираться на два государственных стандарта – образовательный и профессиональный.

Остановимся подробней на последнем пункте. В России существует единая система нормативных документов по профессиям и должностям. Образовательный стандарт (ФГОС) регулирует процесс получения той или иной профессии, а профессиональный – процесс пребывания в должности.

Если для какой-то должности важно наличие среднего или высшего образования, изучите перечень компетенций по ФГОС, конкретизируйте их, сопоставьте с профессиональным стандартом и укажите в ДИ. Однако зачастую в современных компаниях уровень образования уходит на второй план, а берутся во внимание только результаты профессиональной деятельности. Поэтому иногда достаточно указать компетенции только из профстандарта.

Профессиональные стандарты – хорошее подспорье для HR’а. Они охватывают широкий перечень компетенций и трудовых действий, универсальны и актуальны. Выбирайте компетенции из списка компетенций для конкретной должности, можете дополнить их или перенести в ДИ частично. Если для какой-то должности нет профстандарта, выберите похожую должность и актуализируйте требования к ней или воспользуйтесь образовательными стандартами.

Пример требований профстандарта к компетенциям для должности «Маркетолог»:

Функции должности

Это основной раздел должностной инструкции. Для его заполнения также можно использовать профстандарт. Выберите подходящие действия работника, конкретизируйте их и приведите в соответствие тактическим целям и задачам компании. Чем конкретнее вы пропишете обязанности, тем «прозрачнее» будут взаимоотношения компании с работником, тем легче сотруднику будет выполнять эти обязанности. Как правило, сложно охватить все обязанности сотрудника, поэтому можно добавить в конце фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».

Чтобы конкретизировать обязанности сотрудника, удобно оформить их в табличном виде. Пример обязанностей для руководителя тендерного отдела:

Совет. Дополнительно пропишите статистики должности и типовые ошибки, чтобы должностная инструкция рабочего не воспринималась поверхностно.

Права работника

Что можно и нужно прописать в правах? Перечень прав тесно связан с предыдущим разделом – «Обязанности». Здесь вы указываете все права, без которых работник не может качественно выполнить свои функции. Например, сотрудник имеет право:

Ответственность

Укажите, за какой результат несет ответственность сотрудник и какие последствия его ожидают за несоблюдение требований ДИ и локальных нормативных актов организации. Здесь же уточняют административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность работника.

Например, начальник отдела маркетинга несет ответственность за:

Заключительные положения

Определите периодичность и причины пересмотра рабочей инструкции: ежегодно / по мере необходимости / в связи с внесением изменений в организационную структуру. Хороший HR понимает: если ДИ так плотно связана с тактическими задачами организации, то её переработка – вопрос времени. За изменениями реалий компании или ее организационной структуры неизбежно следует корректировка должностных регламентов. Она должна происходить по взаимному соглашению сторон.

Совет. Образцы стандартных должностных инструкций можно скачать из интернета и использовать их как шаблоны. Но любой шаблон нужно дополнять и добавлять необходимую конкретику.

Использование должностной инструкции

Согласуйте и утвердите готовый документ с юристом, подпишите у генерального директора компании. После утверждения ДИ, ознакомьте с ней сотрудников и попросите расписаться в листе ознакомления.

Важно учитывать, что должностная инструкция — это юридический документ, который написан преимущественно юридическим языком. Иногда такие документы сложно воспринимать сотрудникам. Поэтому рабочую инструкцию желательно сделать интерактивной — упростить ее, оформить в виде учебной программы и добавить в корпоративную базу знаний. Разместите такую должностную инструкцию на платформе для онлайн-обучения, чтобы у сотрудников всегда был к ней доступ, а вы могли проконтролировать, что они изучили и усвоили все положения.

Когда вы берете на работу нового сотрудника, сразу поручите ему пройти курс «Пособие по должности». А если со временем у вас возникнет необходимость изменить или актуализировать должностную инструкцию, сотруднику подсветятся эти изменения на платформе и он сможет ознакомиться с новой информацией.

Совет. Сама по себе рабочая инструкция окажет слабое влияние на сотрудников. Чтобы навести порядок в организации, следует поэтапно внедрять разные инструменты управления: организационную структуру, регламенты и должностные инструкции по профстандартам, систему обучения сотрудников, систему мотивации, планирование и координации.

Ответы на популярные вопросы

Кто занимается разработкой должностных инструкций?

Как правило, разработка или составление ДИ ложится на руководителей подразделений. Например, руководитель отдела продаж составляет рабочие инструкции для менеджеров. А помогают ему HR-менеджеры и бухгалтеры — могут предоставить шаблон должностной инструкции и квалификационные справочники.

В каких случаях должностной регламент обязателен по закону?

В госучреждениях обязательно наличие должностных регламентов, например, для сотрудников полиции и местных муниципалитетов. Остальные компании руководствуются собственными потребностями, их не накажут за отсутствие ДИ.

Какие ошибки часто допускают при разработке должностной инструкции?

1. Расплывчатые формулировки. Когда вместо описания конкретных задач и метрик, пишут «Менеджер должен качественно выполнять свою работу».
2. Пересечение обязанностей у разных должностей. Следите, чтобы функции должности были уникальными.
3. Гонка за объемом. Если написание ДИ заняло 15 листов, это не говорит о ее высоком качестве. Не добавляйте «воду» для объема.
4. Дублирование положений о правах и обязанностях из Трудового кодекса.

Какие виды должностных инструкций бывают?

ДИ может быть индивидуальной или типовой. Индивидуальная разрабатывается под конкретного сотрудника, а типовая — под конкретную должность. Необходимость создать индивидуальную ДИ возникает, например, когда сотрудники одной должности выполняют разные функции. Обычно же, для каждого работника нецелесообразно делать отдельную инструкцию.

Можно ли сделать одну должностную инструкцию на всю компанию?

Если у вас маленькая компания, в которой всего одна должность — можно. Но в этом случае скорее всего нет необходимости в рабочих инструкциях. А если у вас большое предприятие, для каждой должности нужна своя инструкция, потому что права и обязанности будут отличаться.

Нужно ли разрабатывать новую ДИ, если работник временно выполняет функции другого человека?

Часто случается, что во время отпуска задачи одного сотрудника переходят к другому. В этом случае достаточно ознакомить сотрудника с настоящей должностной инструкцией того человека, которого он замещает. Нет необходимости составлять новую.

Как вносить изменения в должностную инструкцию?

Чаще всего инициатором обновления должностного регламента является работодатель. Например, появляется необходимость передать сотруднику несколько новых задач или изменилась организационная структура компании. В этом случае нужно издать приказ об изменении текста ДИ или выпустить новую рабочую инструкцию. В обоих случаях нужно ознакомить сотрудника с изменениями и попросить расписаться.

Как оформить должностную инструкцию

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.

Порядок оформления должностной инструкции

Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.

• приложением к трудовому договору;
• отдельным самостоятельным документом.

Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.

Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.

Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.

Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.

Какие условия прописать в должностной инструкции

Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.

Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.

• квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
• перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
• подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
• руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
• пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).

Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).

Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.

В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.

Что такое должностные инструкции

В должностной инструкции прописываются права и обязанности работника, занимающего конкретную должность: его полномочия, зона ответственности, условия премирования и штрафования. Эти документы помогают руководителю управлять подчиненными и контролировать их работу. Однако это необязательные документы.

В законодательстве нет требований к созданию таких документов. Они создаются с учётом особенностей и задач конкретной компании и могут называться «должностные инструкции», «должностные обязанности» или «должностные регламенты».

Цель должностной инструкции — описать, что должен делать сотрудник и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами. Благодаря документу сотруднику понятно, какую конкретно работу ему нужно выполнять, а руководителю проще привлечь нерадивого работника к ответственности.

Также должностная инструкция защищает интересы работника и работодателя. Например, нельзя поручать сотруднику работу, которая там не указана. И если в обязанностях маркетолога не прописано, что он должен создавать графические дизайны для рекламных буклетов, он это делать не обязан. Но если маркетолог не запускает рекламные компании, а это прописано в инструкции, то работодатель может принять меры.

Плюсы должностной инструкции

• Улучшается коммуникация между сотрудником и руководителем, так как все знают, кто и что должен выполнять, кто кому подчиняется.
• Проще обучать новичков. На основании инструкций можно выстраивать курсы обучения новых сотрудников. А им с первых дней понятен круг ответственности.
• Порядок в работе. Сотрудники знают, что от них ожидает руководитель, и действуют в соответствии с инструкцией.

О том, как написать инструкции для сотрудников, чтобы они действительно работали, рассказали в нашем блоге.

Кто создает должностные инструкции

На практике разрабатывать должностную инструкцию могут сотрудники по работе с персоналом, руководитель, юрист, секретарь или сам работник. Но в идеале нужно, чтобы инструкцию для должности разработал человек, который занимает её какое-то время.

Кадровые специалисты, юристы и секретари понимают в тонкостях законодательства и кадровом деле, но не знают нюансов работы конкретной должности. По ошибке они могут описать в ней устаревшие процессы, указать пункты, описывающие работу компании, но про работу, например, маркетолога будет написано очень мало. Также бессмысленно скачивать шаблоны готовых инструкций из интернета, так как они содержат общие формулировки, много “воды” и не учитывают должностные особенности, необходимые вашей компании.

В идеале в создании инструкции должны участвовать несколько лиц: составляет её сотрудник, согласовывает руководитель, отдел персонала проверяет соответствие трудовому кодексу, а юристы — другим законам.

Виды должностных инструкций

Типовая — она составляется для определённой категории работников или должностей без указания конкретных фамилий. Например, в компании работает пять менеджеров по продажам, и они выполняют одинаковую работу, — отвечают на звонки, обзванивают клиентов, работают с CRM и др. Для должности создаётся типовая инструкция с перечислением обязанностей сотрудников.

Индивидуальная — составляется под конкретного работника. Кроме должности указывается ФИО сотрудника. Например, в компании работает два маркетолога. Обязанность первого — писать тексты, размещать их в блог и вести аккаунты в соцсетях. Обязанность второго — создавать рекламные кампании и заниматься их аналитикой. Эти обязанности написаны в их должностных инструкциях. Хоть должности называются одинаково, сотрудники выполняют разные задачи, поэтому у них индивидуальные должностные инструкции.

Законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции. Документ можно оформить так, как принято в компании. Неважно, кто её согласовывал и есть ли на ней печати. Важно, чтобы её содержание устраивало сотрудника и работодателя. Что указать в инструкции:

• требования к профессиональной подготовке: квалификация, образование, стаж;
• детальный список обязанностей и рабочих операций;
• кому он подчиняется и чьи распоряжения выполняет;
• дресс-код;
• кто выполняет работу сотрудника, пока он в отпуске или на больничном;
• требования к знаниям работника;
• взаимодействие с другими сотрудниками, что он может от них требовать;
• за что он отвечает: за привлечение новых клиентов, за соблюдение сроков поставок, за продажи, за написание статей;
• зарегистрированное название компании;
• фио и должность сотрудника, который утверждает и подписывает документ;
• фио и должность сотрудника, для которого предназначена инструкция;
• дата подписания и подписи обеих сторон.

Ошибки в составлении должностной инструкции

• Переписывание законов. Нет смысла переписывать права и обязанности из законодательства, оно и так регулирует эти моменты;
• Большой объём. Слишком большие инструкции сложно читать и понимать. Документ может быть на одном листе, но с чётко сформулированными обязанностями;
• Общие фразы и канцелярский язык. Вместо “Обеспечить эффективную работу” напишите “Разместить в блоге 4 статьи в неделю, объёмом от 4000 знаков”. Вместо “Регулярно проводить проверки” — “Проверять работу до 10 числа каждого месяца, результаты сообщить руководителю”.

Правильная должностная инструкция описывает, что конкретно делает сотрудник на занимаемой должности. Например, пишет статьи, размещает рекламу, убирает офис, поливает цветы, нанимает на работу новых сотрудников, регистрирует документы, выдает канцелярию, следит за работой сети интернет и компьютеров и производит их ремонт.

Что сделать, чтобы инструкции выполняли

Все руководители и сотрудники понимают, что должностные инструкции нужны, и они должны быть. Их прописывают, они устаревают, и в результате они пылятся в отделе кадров и не используются в работе, хотя компания потратила на их создание силы.

Чтобы сотрудники знали и исполняли инструкции, они должны быть у них всегда под рукой. Самое простое решение — это раздать каждому сотруднику папку, которая соответствует его должности. В ней должны находиться Политика компании, все должностные инструкции и долгосрочные приказы, которые относятся к должности, например, продавца. Более продвинутый способ — хранить всю документацию в специальном сервисе, к которому члены вашей команды будут иметь доступ даже из дома.

Когда сотрудники получили доступ к инструкциям, обязательно начните проверять их знания. Проверяющим может быть работник из службы персонала, который подходит к работнику и задаёт любой вопрос на знание обязанностей сотрудника. Или вы можете автоматизировать проверку знаний своих сотрудников, используя платформу для обучения сотрудников или другую удобную вам систему.

Успех бизнеса в компетентности работников в том, насколько хорошо они знают и выполняют свою работу. Обеспечьте своей команде доступ к корпоративным знаниям и должностным инструкциям.

Должностная инструкция: как правильно оформить

У каждого работника есть собственные функциональные обязанности. Их фиксируют в должностной инструкции. Этот документ — надежная опора при возникновении трудовых споров. Расскажем, кто и как должен составлять должностные инструкции.

Должностная инструкция — это ключевой кадровый документ, закрепляющий обязанности, зону ответственности и квалификацию сотрудника. В нем содержится все, что тот должен делать на рабочем месте. А любые обязанности, не указанные в инструкции, остаются за рамками трудовой деятельности. То есть работодатель не имеет право заставить исполнять обязанности, которые не были перечислены в этом документе. При такой важной роли должностная инструкция — это не самое очевидное понятие. Дело в том, что в Трудовом кодексе сам термин не упоминается. На него есть только косвенное указание во второй части 57 статьи ТК РФ . Согласно ее положению, в трудовом договоре должно быть описание трудовой функции. Речь идет об обязанностях работника, которые обычно оформляют в виде приложения. Затем стороны подписывают его вместе с договором. Из-за этого регулярно возникают вопросы: кто разрабатывает должностные инструкции в организации , что они должны содержать и обязательно ли это делать. На последний вопрос можно ответить однозначно: в Трудовом кодексе такого обязательства у работодателя нет. Но составление этого документа в его же интересах. Должностные инструкции страхуют от рисков трудовых споров. Хотите подложить соломки на всякий случай?

Предпринимательство — деятельность, полная рисков, и многие из них нельзя избежать. Самое разумное — подобрать проверенную компанию с большим количеством услуг по страхованию бизнеса (сотрудников, транспорта, товаров, грузов, ответственности). Широкий выбор предлагает своим клиентам Совкомбанк Страхование. Разделим с вами риски!

Зачем нужна

1. В документе будут зафиксированы обязанности сотрудника, поэтому ему будет очевидна зона ответственности. Минусы — заставить работника делать что-то дополнительное, что не входит в изначальную договоренность, будет проблематично. Но от уже взятых на себя обязательств он не отвертится.
2. В небольших организациях зачастую не хотят тратить время на «бюрократию». Но нужно учитывать, что работники приходят и уходят. А составив документ один раз, будет проще ввести в курс дела новичка.
3. В должностной инструкции можно прописать обязательство замещать другого сотрудника во время отпуска. Тогда работодателю не нужно будет оплачивать это совмещение.
4. Если в организации есть две одинаковые должности с разной оплатой труда, обосновать это можно через должностную инструкцию, в которой будут прописаны разные обязанности.
5. Без должностной инструкции проблематично доказать, что сотрудник не исполняет свои обязанности.

Нарушение трудовых прав: куда жаловаться на работодателя

Для кого она обязательна

Должностные инструкции составляют в свободной форме и по желанию. Но для некоторых категорий работодателей этот документ обязателен.

Должностные регламенты по установленной форме пишут на госслужбе. Эта норма касается военнослужащих, сотрудников муниципалитетов и федеральных ведомств.

Им наша статья будет не слишком интересна, так как требования к инструкциям в данном случае регулируют ведомственные приказы. У каждой организации они свои.

Кто должен составлять

Обычно работники получают готовый документ на подпись при трудоустройстве. А составлять его в организации может буквально кто угодно: от руководителя до такого же работника.

В идеальном мире разработкой инструкции должны заниматься несколько сотрудников:

1. Технический специалист — человек, который понимает специфику работы на определенной должности и знает, что должен делать, уметь сотрудник. Он составит перечень конкретных работ и процессов.
2. Руководитель — добавит в документ пункты, касающиеся менеджмента и контроля. Например, как должен отчитываться сотрудник, какие показатели эффективности нужно применять.
3. Сотрудник отдела кадров и юрист — в их зону компетенции войдет проверка документа на соответствие требованиям законодательства. Если инструкция будет содержать неприемлемые или спорные пункты, она потеряет свое значение.

Что точно не стоит делать — скачивать типовые образцы и использовать их в организации. Функциональные обязанности сотрудника могут серьезно различаться в зависимости от должности и конкретных условий труда на предприятии.

Как правильно оформить прием на работу

Форма

У этого документа нет ГОСТа по оформлению. Его пишут в свободной форме, используя стандарты организации. Важнейшая часть должностной инструкции — подписи сторон. Работник, расписываясь в документе, принимает на себя указанные обязательства.

За работодателя может расписываться любое лицо, которому дали соответствующие полномочия. Это делают при помощи письменного приказа. Обычно это тот, кто принимает на работу, например, начальник отдела кадров.

Подпись работодателя часто выглядит как визирование с текстом «Утверждаю» в верхней части документа. Работник может подписаться и на последней странице, и на каждой.

Структура должностной инструкции:

1. Титульный лист — по форме, принятой в организации. Обычно в нем указывают название документа, реквизиты компании, ФИО сотрудника, дату документа и его регистрационный номер. Последнее нужно, только если в компании ведут учет.
2. Основной текст — обычно начинают писать на том же листе. В нем в свободной форме перечисляют функциональные обязанности сотрудника. Это действия, которые он производит под контролем работодателя. Нужно указать, какой специальности и должности соответствует работа. А также описать условия труда, предоставляемые работодателем.
3. Порядок приема и увольнения — необязательный пункт, но в него можно внести нюансы принятия и передачи дел на предприятии. Разумеется, только в тех рамках, которые не нарушают ТК РФ.
4. Горизонтальные и вертикальные контакты — можно вписать, с кем и каким образом сотрудник обязан взаимодействовать по рабочим вопросам и кому подчиняться.
5. Ссылки на другие внутренние акты и регламенты — если они есть, надо указать, на что может ориентироваться работник.
6. Порядок внесения изменения в должностную инструкцию — опять же в рамках ТК РФ.

Это краткое описание инструкции.

Виды

Есть два распространенных типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Для каждого сотрудника нужно выбрать один из этих двух вариантов:

1. Типовая — создают под всех сотрудников на одной должности.
2. Индивидуальная — под конкретного работника.

Типовые должностные инструкции используют в организациях, где много сотрудников с идентичным функционалом. Например, в клининговой компании работают сотни уборщиков, которые занимаются одним и тем же: убирают в офисах клиентов. Им можно написать одну типовую должностную инструкцию.

А вот у бухгалтеров в организации функционал обычно различается: кто-то начисляет зарплату, кто-то работает с первичной документацией или с проверяющими органами.

У всех таких сотрудников написана одна должность — «бухгалтер» в трудовой. Но обязанности разные. Так что для каждого сотрудника придется написать индивидуальную инструкцию.

В бизнесе важно как внимание к деталям, так и динамичность. Упростите систему платежей вместе с Совкомбанком!

Доступны ли моментальные платежи предпринимателям? Да! С системой быстрых платежей для бизнеса вы можете принимать и переводить деньги с одного своего счета на другой, на счета физлица, ИП или организации круглые сутки, семь дней в неделю. Для этого не нужен терминал — после заключения договора с Совкомбанком вы сможете самостоятельно генерировать QR-коды для оплаты и отправлять их клиентам.

Боязнь чистого листа подстерегает и тех, кому приходится составлять кадровые документы. Если нужно написать должностную инструкцию — начните с этого заголовка, а затем добавьте название позиции и к какому отделу она относится.

Что стоит вписать в документ:

1. Требования к квалификации. К ним относятся уровень образования, специализация, курсы повышения квалификации и частота их прохождения, стаж работы. Не стоит увлекаться требованиями и вписывать туда портрет идеального сотрудника. В противном случае документ придется переделывать, если следующий специалист будет иметь меньший опыт или непрофильное образование.
2. Место в иерархии. У сотрудника должен быть начальник, могут быть подчиненные и коллеги, с которыми ему предстоит взаимодействовать. Опишите, кто это будет и как им предстоит контактировать. Последнее особенно актуально для удаленных работников.
3. Замещение. Об этом часто забывают, но отпуска и больничные — рядовой случай, который должен быть предусмотрен в документах. Если забыть этот пункт, сотрудник будет иметь право отказаться принимать дела своего коллеги или потребовать за это доплату.

Что должны добавить в инструкцию специалисты по профилю:

1. Задачи и функционал. Непосредственный руководитель или коллеги работника могут описать, что и как он должен делать. При написании этой части инструкции стоит руководствоваться конкретными операциями. Чем подробнее они будут описаны, тем лучше.
2. Знания. Не стоит путать этот раздел с общей квалификацией. Сюда вписывают как локальные нормативные акты, так и общие. Например, ГОСТы или СНИПы. Они могут меняться со временем, но за работником закрепляют необходимость следить за этими изменениями и учить новую информацию.
3. Ответственность. Для написания этого раздела нужно ответить на вопрос: что получают от сотрудника в качестве результата его труда и каким критериям должен этот результат отвечать. Меры ответственности вносить в документ не нужно: они уже записаны в Трудовой кодекс.

Как вносить изменения

Их обычно инициирует работодатель по своему желанию. Есть два способа изменения, от которых зависит порядок уведомления:

• с изменением трудового договора — например, предприятие реорганизуют или изменяют конкретную должность, штатное расписание, график работы. В этом случае работника нужно уведомить за два месяца;
• без изменений — когда ничего в работе организации не меняется, но работодатель хочет увеличить количество работы. Например, добавить сотруднику новый функционал. Тогда можно просто изменить должностную инструкцию и поставить работника перед фактом.

Для изменения можно пойти двумя путями:

• написать новую инструкцию с новой датой начала действия, с которой знакомят работника и получают его подпись;
• издать приказ об изменении ряда пунктов в должностной инструкции — работник должен расписаться в этом приказе, а сам документ приобщают к уже имеющейся инструкции как дополнение.

Работник может отказаться подписывать инструкцию. Заставить его нельзя. Но нужно составить акт об отказе. Отсутствие подписи работника — не повод не соблюдать положения инструкции.

Первые в мире бумажные деньги появились в Китае в 910 году.
Другой факт

Чего избегать при написании

Главная ошибка — расплывчатые формулировки. Не стоит использовать общие фразы, так как их можно толковать двояко, а это лишает документ смысла.

В идеальной ситуации под каждым требованием должны быть количественные или качественные показатели, а также конкретные действия.

В должностной инструкции не нужно использовать ссылки на положения Трудового кодекса. Законодательство имеет безусловный приоритет над любой кадровой документацией. И сотрудник, и руководитель обязаны соблюдать нормы закона, упоминать об этом лишний раз нет смысла.

Заключение

Работодатель должен хранить свой экземпляр типовой подписанной должностной инструкции не менее трех лет. Срок отсчитывают с момента увольнения или выпуска новых инструкций. А индивидуальные хранят 75 лет.

Должностные инструкции оформляют по желанию, но этот документ — незаменимый помощник в трудовых спорах. Если составить его правильно, с точным описанием рабочего процесса, прав и обязанностей сторон, можно избежать неприятных разбирательств.