Электронный билет на поезд для отчета в бухгалтерию что нужно

Электронный билет на поезд для авансового отчета

Подборка наиболее важных документов по запросу Электронный билет на поезд для авансового отчета (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Электронный билет:
• Возврат электронного билета
• Вычет НДС по маршрутной квитанции
• Командировочные расходы электронный билет
• Ошибка в электронном билете
• Посадочный талон утерян
• Показать все

• Электронный билет:
• Возврат электронного билета
• Вычет НДС по маршрутной квитанции
• Командировочные расходы электронный билет
• Ошибка в электронном билете
• Посадочный талон утерян
• Показать все

• Командировки:
• Аванс на командировку
• Авансовый отчет по командировке
• Авансовый отчет проживание
• Аренда автомобиля в командировке
• Больничный в командировке
• Показать все

Судебная практика

Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.10.2021 N 13АП-29209/2021 по делу N А26-3556/2018
Процессуальные вопросы: О возмещении судебных издержек, связанных с направлением представителя истца для участия в судебных заседаниях.
Решение: Удовлетворено, т.к. заявитель представил доказательства необходимости несения транспортных расходов представителем. Суд установил, что в подтверждение факта несения командировочных и транспортных расходов в связи с участием представителя АО «ПСК» в судебных заседаниях суда апелляционной инстанции 26.11.2020, 24.12.2020, 08.02.2021 истец представил в материалы дела следующие документы: копии авансовых отчетов от 28.02.2021, от 30.12.2020, от 30.11.2020, копии служебных заданий от 04.02.2021, от 17.12.2020, от 23.11.2020, копии командировочных удостоверений с отметками Тринадцатого арбитражного апелляционного суда, копии электронных железнодорожных билетов по маршруту г. Петрозаводск — г. Санкт-Петербург — г. Петрозаводск, копии документов на проживание в гостинице: счета и кассовые чеки от 08.02.2021, от 24.12.2020, от 26.11.2020 (общая стоимость проживания — 10933 рублей), копия приказа N 268-1 от 03.04.2017 «О внесении изменений в Положение о служебных командировках» (установлен размер суточных — 700 рублей/сутки).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Вопрос: Как учитываются в бухгалтерском учете расходы на проезд по электронному билету на поезд?
(Консультация эксперта, 2023) Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета. При приобретении билета организацией самостоятельно в бухгалтерском учете используется субсчет 50-3 «Денежные документы».

Как получить отчетный документ за ж/д билет для получения командировочных в бухгалтерии

Командировка всегда сопряжена с командировочными расходами на дорогу, проживание и питание сотрудников компании. Обычно услуги оплачивает работник своими средствами. Затем бухгалтерия выплачивает ему потраченные в командировке деньги. Но чтобы получить командировочные, расходы нужно доказать. Как же получить отчетный документ за покупку электронных билетов на поезд через интернет или приобретение проездных документов в кассе?

1. Что служит отчетным документом за ж/д билет
2. Бумажный проездной документ
3. Электронный билет на поезд
4. Где получить отчетные документы?
5. Что делать при утере отчетных документов?
6. Восстановление утерянного контрольного купона
7. Восстановление утерянного кассового чека
8. Выводы

Что служит отчетным документом за ж/д билет

Виды документов, необходимых для отчета сотрудников перед бухгалтерией о расходах на поездку, зависят от типа приобретенных билетов. Для проездных документов, купленных в кассе РЖД и через интернет (например, на сайте Rutrip), они будут разными. Причем при покупке электронного билета отчитываться будет проще. Читайте о том, как получить электронный билет на поезд.

Бумажный проездной документ

При покупке билета в ж/д кассе для отчета потребуется предоставить бумажный проездной документ и кассовый чек. Иногда вместо него можно предоставить только бумажный билет с QR-кодом. Бухгалтерия должна принять его без чека.

Внимание! Работники, отправившиеся в командировку, должны обеспечить сохранность билетов и чеков. Без них расходы на дорогу возмещены не будут.

Электронный билет на поезд

При покупке электронного билета кассовый чек не выдается. В этом случае потребуется бланк строгой отчетности. Это такой документ, который подтверждает произведение оплаты услуги и имеет такую же юридическую силу, как и чек. Таким бланком отчетности является контрольный купон. На его основании составляется авансовый отчет.

Контрольный купон содержит номер заказа и электронного билета. Длина каждого из номеров составляет 14 знаков. Причем если был куплен только один проездной документ, эти номера совпадают. В купоне также содержатся сведения о месте, дате и времени отбытия/прибытия пассажира. В нем указывается тариф и итоговая стоимость проездного документа вместе с НДС.

Внимание! При посадке на поезд нужно предъявлять не контрольный, а посадочный купон. Он будет выслан на E-mail, указанный при оформлении билета, сразу после его оплаты. Вы также можете найти его в разделе «Мои заказы» или «Мои билеты» в зависимости от того, на каком сайте был куплен проездной документ.

Где получить отчетные документы?

Способ получения отчетной документации также зависит от типа приобретаемого билета. При покупке бумажного проездного документа в железнодорожной кассе вы получите кассовый чек. Его должен оформлять кассир после предварительной оплаты услуг по перевозке пассажира. Сохраните его и отнесите в бухгалтерию вместе с билетом на поезд.

Внимание! Наличие билетов без чеков не может быть доказательством расходов. Но если на билетных бланках есть QR-код, чек не нужен.

Если вы покупали билет по интернету, вам понадобится контрольный купон. Вы можете скачать его, кликнув по соответствующей надписи в «Моих заказах» или «Моих билетах» на сайте, на котором была совершена покупка. Его копия также высылается на электронную почту в виде PDF-файла. Вот образец электронного купона:

Такой купон нужно распечатать и отдать либо работодателю, либо отнести в бухгалтерию.

Что делать при утере отчетных документов?

Следует учитывать, что без чека или электронного купона получить командировочные не получится. Согласно правилам, сотрудникам возмещают только те расходы, которые подтверждаются официально. Что же делать, если отчетные документы были утеряны?

Восстановление утерянного контрольного купона

Если вы распечатали купон заранее, а затем потеряли его, ничего страшного не будет. Если вы сохранили письмо с этим купоном на электронной почте, сделайте распечатку еще раз и отнесите ее в бухгалтерию. Если вы успели удалить письмо, отыщите его в корзине. Если она уже очищена, проделайте следующие действия:

1. Зайдите на сайт, на котором был куплен билет.
2. Авторизуйтесь, зайдите в личный кабинет.
3. В «Моих заказах» найдите нужный заказ.
4. Кликните по нему и скачайте купон.
5. Сделайте распечатку.

Восстановление утерянного кассового чека

Если вы потеряли чек, выданный при покупке проездного документа на привокзальной кассе, отправьтесь в тот же вокзал. Затем предъявите кассиру бумажный билет и документ, по которому была совершена его покупка. Сообщите об утере чека и попросите сделать архивную выписку. Она послужит полноценной альтернативой кассовому чеку.

Внимание! Обратиться на вокзал за выпиской можно в течение 6 месяцев со дня отбытия пассажира с его станции по данному проездному документу.

• Отчетным документом за покупку бумажного билета на железнодорожном вокзале является сам билет и чек.
• Если на проездном документе есть QR-код, предоставление чека необязательно.
• За покупку электронных билетов на поезд можно отчитаться распечаткой контрольных купонов, присланных на E-mail.
• Если вы потеряли контрольный купон, распечатайте его еще раз.
• Если вы потеряли кассовый чек, восстановить его не получится. Попробуйте получить архивную выписку на вокзале, написав заявление по форме, выданной кассиром.

C использованием
веб-системы ООО «ИМ»

Cервис rutrip.ru помогает путешествовать по России, предоставляя минимальные цены на все железнодорожные направления, авиа перелеты. Для нас очень важно сделать покупку билетов не только удобной, но и выгодной для клиента! rutrip.ru является официальным партнерским сервисом реализации ж/д билетов из-за чего сервисный сбор rutrip.ru остается минимальным на рынке перевозчиков.

• Visa
• Mastercard
• Maestro
• Мир

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.

Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.

Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.

1. Что такое электронные билеты

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

3. Что делать, если билет потерян

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

6. Электронный билет в авансовом отчете

7. Бухучет электронных билетов с примером

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.

1. Что такое электронные билеты

В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.

Формы электронных проездных документов утверждены:

1. Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322 1. (ред. от 22.10.2020)
2. Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134 2. (ред. от 15.02.2016).

Для электронных билетов на автомобильном транспорте нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 № 1586. Понятие электронных перевозочных документов в нем есть, но формы электронных проездных документов не утверждены, утверждены лишь обязательные реквизиты для разных типов проездных документов (Приложение 1 к Постановлению).

Далее основное внимание уделим электронным авиационным и ж/д билетам.

При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:

• — для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция;
• — для железнодорожного транспорта — контрольный купон.

Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.

А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.

Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:

• п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
• п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.

Напомним, что с 01.07.2019 под бланком строгой отчетности (БСО) понимается первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для БСО в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ (п. 1.1. Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, Письмо ФНС от 30.08.2019 № АС-4-20/17479@).

2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.

Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?

Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.

Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:

1. Для авиаперевозки:

• маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
• посадочный талон, который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.

С 25.02.2019 можно оформлять электронные посадочные талоны (Приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7).

По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:
от 09.12.2019 № 03-03-05/95878,
от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448,
от 25.06.2021 № 03-03-07/50225,
от 17.05.2022 № 03-03-06/2/45045,
от 16.01.2023 № 03-03-06/1/2011.

И Письмах ФНС:
от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@,
от 16.09.2021 № СД-4-3/12637@.

2. Для железнодорожной перевозки:

Письмо Минфина от 14.03.2023 № 03-03-07/21149.

Также в составе командировочных можно учесть и расходы на каршеринг (краткосрочная аренда автомобиля), например, чтобы добраться от аэропорта до гостиницы в месте командировки.

НДФЛ с командированного при возмещений компанией таких затрат не удерживается (Письмо Минфина России от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@).
При этом должны быть оформлены все документы, подтверждающие данные услуги для служебных целей, а сами расходы должны быть предусмотрены локальными актами организации, например, Положением о командировках.

3. Что делать если билет потерян

Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?

В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.

Информация о досмотре пассажира вводится в информационную базу перевозчика (п. 77 Приказа Минтранса от 25.07.2007 № 104).

По нормам налогового кодекса нужно подтверждать документально не затраты на покупку билета, а расходы на проезд (купили билет на определенный рейс, летели именно по этому билету этим рейсом и т.п.).

Поэтому рекомендуем в ЛНА (локальном нормативном акте) организации прописать для командированных работников обязанность:
распечатывать маршрут/квитанцию и посадочный талон, в последнем ставить отметку о предполетном досмотре,
при отсутствии посадочного талона с отметкой о досмотре, работник обязан получить справку перевозчика в такие-то сроки за свой счет и предоставить ее бухгалтеру.

Почему советуем вменить в обязанность сотруднику? Потому что получать справку должно лицо, которое осуществляло полет, или его законный представитель, услуга платная.

Стоимость оплаты справки различается в зависимости от авиакомпании, сроков изготовления: от 1 до 30 дней, приблизительно от 600 до 1,7 тыс. рублей.

Про необходимость получения справки при отсутствии посадочного талона с отметкой Минфин не раз упоминал в своих письмах:
от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640,
от 20.09.2019 № 030307/72477,
от 09.09.2019 № 030307/69371.

Если нет ни посадочного талона, ни справки, — в налоговых расходах (налог на прибыль, УСН, НДФЛ у ИП на ОСНО) стоимость перелета не учитывайте.

Иначе при проверке ревизоры могут доначислить суммы налога.

А вот доначисление взносов на сумму не подтвержденного документами электронного билета можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014 № Ф09-3145/14.

Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011 № 03-04-06/6-49, от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57).

Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014. № 03-03-07/16777).

Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.

4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке

На первый взгляд, документы, связанные с командировками, в т.ч. электронные билеты на иностранном языке, должны построчно переводится на русский язык (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 5, 6 ФСБУ 27/2021, п. 5 Информационного сообщения Минфина России № ИС-учет-33). Заверения перевода не требуется (Письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801).

Но так уж важно переводить весь текст?

У нас 2 варианта:

Вариант 1

Воспользоваться рекомендациями Минфина и перевести только:
1. Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п. 2 ст. 169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).
Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867.

Вариант 2

Воспользоваться хоть и довольно старым, но специальным Письмом ФНС и вообще не переводить данные билетов — Письмо ФНС РФ от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ «Об отсутствии необходимости построчного перевода электронного авиабилета». На сайте ФНС было размещено в разделе «Разъяснение ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».

Специальным — потому что оно посвящено именно билетам на иностранном языке. В письме отмечается, что в общем случае значение всех реквизитов определено нормативными документами по оформлению перевозочных документов (единая международная кодировка на английском языке).

Также в письме приведены таблицы, по которым можно однозначно определить основные реквизиты билета на русском языке.

Бухгалтеру требуется сравнить реквизиты своего электронного билета на иностранном языке требованиям, приведенным в указанном письме. Если реквизиты удовлетворяют требованиям, перевод не требуется.

5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете

Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.

Подробные разъяснение по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.10.2020 № 03-07-09/94559, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 14.10.2015 № 03-07-14/58804.

По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно п. п. 12 п. 1 ст. 264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п. 7 ст. 171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде.

Переносить такой вычет на следующие периоды нельзя (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 № 03-07-14/61018, Письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@, вопрос 4).

В том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012.

Особенности отражения вычета по электронным билетам:
1. НДС к вычету с билетов принимается только в том случае, если стоимость билет отражается в налоговых расходах.
2. Билет регистрируется в книге покупок на дату утверждения авансового отчета.
3. Код вычета в графе 2 книги покупок по таким операциям — 23 (письмо ФНС от 22.01.15 № ГД-4-3/794).
4. В графе 3 «дата и номер счета-фактуры» записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.
5. Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015 № 03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15 № ГД-4-3/14544).
6. Если компания приобретает билеты через посредника, и посредник выдал счет-фактуру на стоимость билетов, указав в нем сумму НДС, регистрировать в книге покупок нужно все равно проездной документ с выделенным НДС, а не счет-фактуру посредника.

Посредник в таких ситуация не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке (Письма Минфина России от 12.10.2010 № 03-07-09/45, от 10.03.2009 № 03-07-09/06, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).

Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить электронный билет и НДС в авансовом отчете.

6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете

В программах 1С есть два варианта отражение электронных билетов в авансовом отчете:

Авансовый отчет — универсальный документ для отчета по подотчетным суммам, в том числе по командировкам. В программе в журнале авансовых отчетов (АО) по графе вид операции будет отражено «Закупка, расходы».

Авансовый отчет по командировке — «специализированный» авансовый отчет. Изначально разрабатывался для автоматизированного учета командировок при подключении сервиса «Smartway». Вид операции в журнале АО – «командировка».

Опыт коллег говорит о том, что данный документ 1С нормально функционирует и без подключения указанного выше сервиса.

Предварительно можно отразить поступление билетов, использовав достаточно новый механизм 1С «Поступление билетов» (раздел Покупки).

Подходит для отражения электронных билетов при любом варианте АО, при этом счет 50.03 «денежные документы» не используется, стоимость билета отражается как услуга на счете 76.14 «приобретение билетов для командировок».

Сведения о билетах заносятся и хранятся в специальном справочнике (справочники / покупки и продажи / билеты).

АО обычной формы

На отдельной вкладке «Билеты» введите данные по билету (выберите билет из справочника, если ранее уже вводили данные билета). Сумма расходов при этом с подотчетных сумм сотрудника не списывается (билет покупала организация), но отражается в расходах организации. Проводка, например: Дебет 26 Кредит 76.14.
Отразить билеты можно и на вкладке «Прочее». Этот вариант подходит для тех случаев, когда сотрудник покупает билет самостоятельно.

АО по командировке

Специальная вкладка для билетов в этой форме вынесена вниз документа, выглядит как ссылка «Билеты, приобретенные организацией».

Если билет завели в программу заранее, через блок «Поступление билетов», а уже затем начали оформлять АО по командировке, билет сразу «подтянется» в документ, открыв ссылку можно внести необходимые корректировки.

НДС в АО

Важно правильно проставить ставку и сумму НДС в строчке с данными по билету.
В программе Счет-фактуру (бланк строгой отчетности) можно посмотреть при любом варианте АО в самом документе, нажав кнопку «связанные документы», а затем выбрав счет-фактуру.

При заполнении авансового отчета в графе «Учет НДС» потребуется также указать документ оплаты билета.

Информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.

7. Бухучет электронных билетов с примером

Бухгалтерские проводки при отражении билетов в авансовом отчете:

Ситуация 1

Билет для сотрудника покупает организация.

Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные, либо счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок» (см. предыдущий раздел).
Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.
Стоимость билетов отражается с НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до утверждения авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.

Пример 1
Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8 800 руб., в т.ч. НДС 800 руб. Также уплачен сервисный сбор за оформление билета в сумме 600 руб., в т.ч. НДС 100 руб.

Дебет 50-3 Кредит 60 – на сумму 8 800 руб. – оприходован билет,
Дебет 26 Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор
Дебет 19 Кредит 60 – на сумму 100 руб. – учтен НДС по сервисному сбору (на основании отдельного счета-фактуры)
Дебет 68 Кредит 19 — на сумму 100 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету
Затем билет выдан сотруднику:
Дебет 71 Кредит 50-3 — на сумму 8 800 руб.

После возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):

Дебет 26 Кредит 71 – на сумму 8 000 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 Кредит 71 – на сумму 800 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 Кредит 19 — на сумму 800 руб. – НДС по билету принят к вычету

Ситуация 2.
Билет сотрудник покупает самостоятельно.
Сотрудник получает денежные средства в подотчет на командировку. Часть их расходует на покупку билетов. Сумма в подотчет на командировку может быть выдана и частями (первая часть — на билет «туда», вторая — на саму командировку и билет «обратно» и т.п.)
Бухгалтерские проводки будут отражены в учете при проведении авансового отчета. В принципе, они те же, что и в примере 1.

Пример 2 (продолжение Примера 1)

Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Стоимость билета 9 130 руб., в т.ч. НДС 830 руб.
Дебет 71 Кредит 50 – на сумму 20 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы

К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость обратного билета 9 130 руб., в т.ч. НДС 830 руб.
Дебет 26 Кредит 71 – на сумму 8 300 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 Кредит 71 – на сумму 830 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 Кредит 19 — на сумму 830 руб. – НДС по билету принят к вычету
Дебет 26 Кредит 71 — суточные по командировке за 3 дня в сумме 2 100 руб.,
Дебет 26 Кредит 71 – расходы по проживанию за 3 суток в сумме 7 500 руб.,
Дебет 50 Кредит 71 —внесен неизрасходованный остаток в кассу организации в сумме 1 270 руб.

Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А на вашем предприятии используются электронные билеты? С какими сложностями вы столкнулись при их учете? Считаете ли вы их более удобными по сравнению с бумажными бланками? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Электронный билет на поезд для отчета в бухгалтерию что нужно

14 ноября 2023 Регистрация Войти
4 декабря 2023

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

15 ноября 2023

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Малый бизнес Работник представил для отчета в бухгалтерию организации билет в электронном виде. Нужно ли требовать, чтобы он представил вместе с билетом в электронном виде билет подлинный? Какой билет нужно предоставлять в бухгалтерию для отчета по командировке — электронный или подлинный билет?

Работник представил для отчета в бухгалтерию организации билет в электронном виде. Нужно ли требовать, чтобы он представил вместе с билетом в электронном виде билет подлинный? Какой билет нужно предоставлять в бухгалтерию для отчета по командировке — электронный или подлинный билет?

13 ноября 2014

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции с посадочным талоном, а также контрольного купона электронного проездного документа достаточно для подтверждения расходов, понесенных работником, направленным в командировку.

Обоснование позиции:

Согласно часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В бухгалтерском учете командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета *(1), который составляется работником в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки с приложением оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

В силу п. 2 ст. 786 ГК РФ билет является документом, удостоверяющим заключение договора перевозки пассажира и багажа.

На основании п. 3 ст. 105 Воздушного кодекса РФ (далее — ВК РФ) билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок.

Формы билета, багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта (п. 4 ст. 105 ВК РФ).

Так, форма электронного пассажирского билета, применяемого на воздушном транспорте, утверждена приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее — Приказ N 134).

Из п. 1 Приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее — Приложение) следует, что электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа.

Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), являющаяся неотъемлемой частью электронного билета, содержит, в частности, сведения о пассажире, наименование и (или) код перевозчика, номер рейса, дату и время его отправления, наименование аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса, тариф, стоимость и т.п.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 определено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

При этом непосредственно факт перелета подтверждается посадочным талоном, выданным пассажиру (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей»).

В соответствии со ст. 82 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации» форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте утверждена приказом Минтранса России от 21.08.2012 N 322.

На основании п.п. 1, 2 Приложения к приказу Минтранса России от 21.08.2012 N 322 электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте используется для удостоверения договора перевозки пассажира. Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) содержат в том числе обязательную информацию о номере поезда, железнодорожных станциях отправления и назначения, дате и времени отправления и прибытия поезда, сведения о пассажире, итоговой стоимость перевозки. Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

С учетом изложенного выше можно сделать вывод, что, по сути, маршрут/квитанция и контрольный купон электронного проездного документа дублируют информацию, содержащуюся в билетах на бумажном носителе.

Поэтому, на наш взгляд, данные документы, а также посадочный талон подтверждают произведенные работником, направленным в командировку, расходы.

К сожалению, разъяснениями, касающимися бухгалтерского учета, мы не располагаем. Вместе с тем работники уполномоченных органов в своих разъяснениях неоднократно отмечали, что указанных выше документов достаточно для признания расходов в целях налогообложения прибыли (смотрите, например, письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-03-07/42273, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424, от 04.02.2014 N 03-03-06/1/4391, от 14.01.2014 N 03-03-10/438). При этом, по мнению сотрудников Минфина России, в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

29 октября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов разрабатываются организацией самостоятельно с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.