Как провести мероприятие

Проведение Мероприятий. Полезные советы

Говоря просто, мероприятия, это то, что отличается от обычной жизни.

Чтобы создать особый момент, который прочувствуют клиенты или сотрудники — нужен партнер для проведения мероприятия. Команда специалистов с большим опытом и специальными компетенциями. Вам понадобятся организаторы, другими словами — event-агентство.

Само проведение и планирование мероприятия наверняка будет весьма стрессовым процессом. Прочитайте наши советы чтобы лучше подготовиться к вашему особенному моменту. Надеемся наши советы будут вам полезны.

1. Начинайте подготовку мероприятия заранее

Подготовку проведения крупного мероприятием, стоить начать за четыре-шесть месяцев. Небольшие события можно планировать за месяц. У вас уйдет много времени на согласования между разными вовлеченным сторонам — участниками, заказчиками, поставщиками. Современные коммуникации позволяют общаться быстрее чем когда-либо в человеческой истории, и вам кажется что подготовкам происходит буквально на лету.

Но качестве всегда требует времени. Ошибки в ходе проведения мероприятий будут обходиться слишком дорого, поэтому запланируйте достаточно времени на подготовку и тендера и самого мероприятия.

2. Настройтесь быть гибкими

Не все пойдет по плану, но это нормально в event-бизнесе. Интересы людей, их планы и особенно вкусы постоянно меняются, тут нет ничего определенного. Лучше заранее на это настроиться. Изменений будет много, до последнего момента проведения мероприятия. Но, пусть вас утешит мысль, что если в результате изменений вы добьетесь лучшего эффекта, то сможете провести более качественное мероприятие. Так что перемены — ваш способ стать лучше.

3. Правильная команда мероприятия

megafon

Вы вряд ли сможете провести масштабное мероприятия силами только внутренней команды. Вам потребуются технические подрядчики, режиссер, специалисты в узкопрофессиональных вопросах, таких как флористика. От того, какую команду вы соберете будет зависеть то, как будут воспринимать мероприятие в целом.

Причем звездная команда это не обязательно просто команда из «звезд». Важно, могут ли эти люди эффективно взаимодействовать, разрешать противоречия, работать вместе на результат.

Разбейте мероприятия на блоки (например, регистрация, техника, кейтеринг, транспорт) и назначьте блок каждому члену вашей команды. Пусть они несут индивидуальную ответственность за свой участок мероприятия.

4. Управление информацией.

Очень важно, чтобы над проведением мероприятия работала команда в общем информационном поле. Для этого помогают регулярные совещания, общие документ, например в облачных Google-таблицах, чаты в Telegram или WhatsApp.

Создайте общий документ, который подробно описывает все, что связано с мероприятием, где указаны поставщиками, их зона отвественности при проведении мероприятия, планы и здания. Тогда вы будете уверены, и вся ваша команда не упустить изменения и сможет вовремя определить, если что-то идет не так.

5. Готовьте план «Б» для вашего мероприятия

По правде говоря, очень редко случается, что проведение мероприятия происходит без заминок или по крайней мере одной проблемы, Оцените критически важные элементы мероприятия, которые нужно обязательно реализовать. Устройте небольшой брейн-шторм, что может пойти не так. И, на основе этого, готовьте планы реагирования на любые возможные изменения в программе мероприятия.

6. Репетиции перед проведением мероприятия.

Каждый «прогон», т.е. репетиция того или иного блока значительно повышает качество финального мероприятия. Соберите команду, мысленно пройдитесь по всему, от монтажа, застройки до финала мероприятия. Прорепетируйте тексты, слайды. Пусть все проблемы взаимодействия проявятся на этом этапе. Да, времени всегда не хватает. Но качество зависит от того, сколько в репетировали перед премьерой! Потом ошибки будет не исправить!

7. Снимайте и фотографируйте на мероприятии буквально все

Красивая картинки стоит тысячи слов. Позитивные фото — важный способ продемонстрировать успех вашего мероприятия даже для тех, кто на нем не был. Удачный отчетный ролик создаст дополнительный эффект от мероприятия, программируя память участников.

Отдельный вопрос — техническая съемка всех статей бюджета, чтобы понимать на что были потрачены деньги. Фотографируйте баннеры, промо-персонал, монтажные работы, подарки и пр. Вам будет гораздо проще анализировать успех или неудачи

redbullmusicfestival

8. Расширение аудитории мероприятий через онлайн

Проведение мероприятия, это идеальный способ создать контент для социальных сетей. У вас есть повод, чтобы расширить аудиторию! Запустите специальным digital-проектам в социальных сетях, таких как Facebook, Instagram, TikTok, VK, через видео-каналы Youtube, Vimeo и, что особенно важно — в мессенджерах, через Telegram-каналы.

Это нельзя пускать на самотек, необходимо готовить специальный контент для онлайн-аудитории. Но, если идея оригинальная и привлекает интерес аудитории — пользователи будут просматривать ролики, участвовать в конкурсах и делиться в своих эккаунтах социальных сетей, таким образом увеличивая общую аудиторию проекта. Эффект от мероприятия мультиплицируется, значительно превосходя охват обычного мероприятия.

9. Быстрый follow up

Сразу после проведения мероприятия подведите итоги. Пока в памяти свежи впечатления, запишите все проблемы и, что не менее важно, что сработало. Выскажите благодарности, примите решения по дальнейшим улучшениям.

Многие организаторы попадают в ловушку — делают перерыв. Но тогда впечатления смазываются, вы теряете детали, которые были особенно видны при проведении мероприятия. Чтобы этого избежать — быстро подводите итоги.

10. Верьте в себя.

Вы, как капитан корабля, должны провести мероприятие от начала до конца, обойти все преграды. Собрать команду, распределить ответственность, позаботиться об аудитории и сохранять оптимизм в любой ситуации. Люди должны верить в вас, доверяться, значит и вам нужно соответствовать. Будьте капитаном!

Небольшой ликбез по проведению мероприятий.

Какие бывают форматы для проведения мероприятий

Вот основные и типичные форматы, для проведения которых приглашают агентства.

Деловые конференции и форумы
Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
Тимбилдинг (командообразующее мероприятие)
Профессиональный праздник (День Нефтяника, День Металлурга)
Юбилей компании
Корпоративный Новый Год
Корпоративный выезд на природу (другое типичное название — Family Day)
Дилерская конференция, съезд
Выездная конференция для партнеров / для сотрудников
Цикловое совещание (часто у фарма-компаний)
Торжественная церемония (вручения наград)
Тест-драйв (для журналистов или для клиентов)
Лонч продукта / презентация продукта
Инсентив-тур (поощрительная поездка)
Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
Детские праздники (мы этим не занимаемся)

НЕ ЯВЛЯЮТСЯ EVENT-МЕРОПРИЯТИЕМ

Промо-акции не являются event-мероприятиями, так как обычно проводятся в течение продолжительного времени, имеют широкую аудиторию, персонально неизвестную заказчику заранее, часто проводятся одновременно в разных местах или даже разных регионах.

Выставки и конференции не являются собственно мероприятиями, так как имеют широкую аудиторию, персонально неизвестную заказчику заранее. Чаще всего, участие гостей финансируются не из бюджета заказчика, а за счет продажи билетов или выставочных стендов и не создают атмосферу торжественности.

УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ МЕРОПРИЯТИЙ

Eventum Premo осуществляет полный цикл услуг по организации маркетинговых и деловых мероприятий, предоставляющее полный комплекс услуг:

Разработка креативной концепции мероприятия
Подбор площадки мероприятия, event-логистика
Подбор артистов и развлекательных номеров
Декорирование, технические решения
Производство брендированной продукции
Подбор и тренинг персонала для мероприятия
Администрирование мероприятие
Подготовка фото и видео-отчетов
Digital-сопровождение проекта

Качество проведения вашего мероприятия обеспечивает команда из 70 специалистов: event-менеджеры, дизайнеры, декораторы, PR-специалисты, режиссеры и сценаристы, инженеры и технические специалисты. Мы работаем, чтобы проведение мероприятий, технические решения, организация шоу-программ – все было на высшем уровне!

Грамотный выбор агентства по организации мероприятий повлияет на успешное проведение презентаций, пресс-конференции или PR-акций. Выбирая Eventum Premo, вы выбираете наиболее известное event-агентство в России, лучших event-специалистов, имеющих большой опыт в проведении корпоративных мероприятий.

У нас самая низкая текучка кадров среди event-агентств. В нашей сложившейся команде работают опытные специалисты по организации корпоративных и деловых мероприятий – мы работаем над сохранением знаний в нашей компании. Этим мы можем гарантировать успех при проведении вашего мероприятия.

Как организовать успешное мероприятие?

Задание получено, но не знаете, с чего начать организацию мероприятия? Впереди вас ждет целый комплекс работ. Составьте чек-лист задач каждого этапа. Обязательно пропишите сроки выполнения задач и ответственных. Сведите риск к минимуму, постарайтесь предусмотреть, чтобы события шли четко по вашему плану. Тщательная подготовка, выбор надежных исполнителей и согласование ключевых моментов — все это позволит вам провести мероприятие на высоком уровне.

О чем стоит помнить:

цель, идея и концепция
дата, площадка, спикеры
смета
команда проекта и подрядчики
спонсоры и информационные партнеры
схема продвижения мероприятия
форс-мажоры и их предотвращение

Первое, с чего начинается работа event-менеджера, – определение целей мероприятия. Цели работы могут быть разными, но все они выявляют аудиторию, для которой менеджер организует событие. Задайте вопрос себе (или заказчику): чего вы хотите добиться проведением семинара или фестиваля? Какой измеримый результат будет свидетельствовать об успешности работы?
Свяжите цель с концепцией и форматом события: ищите органичные, но креативные решения.

Далее на этапе подготовки важно определиться с датой, площадкой и спикерами (если это предполагает формат). Иногда помещение или дата диктуют правила, поэтому ищите сильные стороны и стремитесь извлекать выгоду из всех внешних условий.

Процесс организации мероприятия требует не только интересных и нестандартных идей, но и предполагает кропотливую работу с документами, договорами и сметами. На этом этапе стоит предусмотреть все возможные нюансы, связанные с финансами и сотрудниками, вовлеченными в проект. Любой бюджет стоит планировать с умом: сокращать необоснованные расходы и не экономить на важных мелочах (например, удобство гостей важнее дорогих печатных материалов – найдите компромиссное решение).

Как только согласованы ключевые моменты, начинается основная часть работы: продвижение мероприятия и работа с целевой аудиторией. Здесь необходимо составить максимально подробный план продвижения: как, с помощью каких ресурсов и через какие каналы информации о вас узнают? Задействуйте все ресурсы, комбинируйте бесплатные и платные инструменты, тестируйте разные методы и применяйте только то, что сработало с небольшим бюджетом или аудиторией. Технология организации мероприятия имеет свою специфику: улучшить можно лишь то, что можно посчитать. Учитесь ставить измеримые цели, и достигать их будет проще.

До дня «Х» осталось недолго и кажется, что всё продумано до мелочей? Попробуйте взглянуть на мероприятие глазами гостя, «пройдите» его маршрут, проиграйте весь сценарий. Может быть, где-то не хватает указателей, или столы стоят слишком близко к проходу? Предположите все возможные проблемные точки и заранее составьте список решения форс-мажорных ситуаций.

Завершающий этап связан с выполнением последних договоренностей с подрядчиками и партнерами, сведением всех отчетов и смет. Не забудьте собрать отзывы гостей (устно или с помощью анкетирования), разошлите обещанные материалы, опубликуйте фоторепортажи, сделайте мониторинг СМИ (если это предусмотрено целями). Разберите все проблемы, возникшие в ходе подготовки и проведения мероприятия, напишите рекомендации на будущее и не забудьте поблагодарить команду проекта.

Хотите сделать мероприятие по-настоящему эффективным, ярким и профессиональным? Вы можете воспользоваться нашей специальной услугой — организация мероприятий.

Чек-лист, как провести идеальное мероприятие, даже если вы не профи

Вам поставили задачу провести мероприятие, а вы этим никогда не занимались?! Так -стоп , не стоит паниковать. Мы решили поделиться с нашими читателями важными моментами в организации мероприятия, которые помогут без проблем организовать мероприятие собственными силами.

1. Определить бюджет мероприятия. Важно понимать, в каких лимитах вы можете выбрать площадку, а какую сумму оставить на питание или дополнительные услуги.

2. Просмотр площадки. Перед утверждением площадки для мероприятия, обязательно приезжайте и ознакомьтесь с местом. Да, сейчас есть большое разнообразие сайтов, социальных страниц и т. д. , где вы можете посмотреть фото и видеоролики о пространстве, но всегда лучше вживую посмотреть площадку. Обычно при встрече вы уже предварительно поймете формат мероприятия, какую рассадку сделать, где расположить техническую зону- это поможет вам в дальнейшем планировании мероприятия.

3. Точки питания. Позаботьтесь об участниках мероприятия, чтобы они могли перекусить где-то на территории площадки или поблизости , не теряя время на поиски. Можно заранее подготовить список ближайший кафе-ресторанов.

4. Полная информация о мероприятии. При составлении рассылки или анонсе мероприятия обратите внимание, чтобы в тексте отсутствовали ошибки.

— название мероприятия и дата;

— время начала и окончания ;

— точный адрес места проведения, можно даже приложить схему проезда;

— краткое описанием мероприятия или же полная программа с выступлениями спикеров;

-актуальные контакты, чтобы участники могли с легкостью связаться с вами, в случае возникновения вопросов.

5. Согласовать со спикерами темы. Важно, чтобы освещаемые темы были интересны аудитории. Согласитесь, успешное мероприятие зависит от того, какую информацию получит участник, будет ли она для него полезна. Каждый спикер должен дополнять предыдущего, либо же темы должны быть из одной сферы.

6. Тайминг и распределение задач между сотрудниками. Заранее пропишите ваше мероприятие поминутно, чтобы избежать суматохи в день мероприятия. Четко составьте список задач, для каждого сотрудника. Так вас не будут отвлекать в момент мероприятия и вы будете знать, с кого спрашивать если , что-то пошло не так.

7. Проверка перед днем Х. Лучше всего провести подготовку к мероприятию накануне. Привезти необходимые раздаточные материалы, сделать в зале нужную расстановку, проверить оборудование. Так вы сможете заранее выявить какие-то косяки и оперативно их решить.

8. Не волноваться. В день мероприятия лучше не стрессовать, будете в себе уверены, ведь вы все сделали как нужно. А лишнее волнение не поможет решить вам вопросов, которые могут возникнуть в ходе мероприятия. Форс- мажоры могут возникнуть всегда.

9. Благодарность. Все закончилось- и вы можете выдохнуть. Поблагодарите всех коллег и вспомогающий персонал в работе над event-ом. Будет приятно им и вам! Наслаждайтесь, своим успехом!

Выше указанные пункты помогут вам избежать неприятных казусов. Ну а если, вы сомневаетесь в своих силах или хотите переложить всю заботу на кого-то другого, обращайтесь к нам. Наши профессиональные сотрудники, с удовольствием создадут ваше незабываемое событие.

10 важных советов по организации мероприятий на свежем воздухе

Многолетний опыт Mosevent показывает: проведение корпоративных программ на природе очень привлекательно и выигрышно, однако таит в себе много подводных камней. Такие тонкости организационного процесса нередко незаметны на первый взгляд, но могут серьезно снизить комфорт всех участников и, как итог, испортить для них впечатление о событии, сделав его заметно менее эффективным. Чтобы избежать этого, надо продумать каждую мелочь! Самые главные из них мы собрали в этом списке из 10 простых и при этом действенных рекомендаций… 1. А нужна ли площадка под открытым небом? Тимбилдинг или корпоратив на свежем воздухе всегда вызывает живой интерес у сотрудников компаний, но данное место проведения программы далеко не всегда оправданно. Такая локация оптимальна для сценариев с разными активностями в виде спортивных соревнований, квестов, необычных флешмобов и т.п. Но если же речь о простом банкете с небольшим концертом или тренинге отработки заданных навыков, лучше обойтись закрытой площадкой. Да, может, это не так эффектно, но для спокойного формата сложности и риски организации на природе перевесят ее плюсы.