Сколько лет хранятся приказы по основной деятельности организации

Сколько лет хранятся приказы по основной деятельности организации

Приказы по основной деятельности и кадровые приказы

(в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки)

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

— по основной (профильной) деятельности;

Постоянно (присланные для сведения — до минования надобности; в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов — до ликвидации организации)

ст. 19 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

— по административно-хозяйственным вопросам

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:

— о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

ст. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236,

также см. Письмо Росархива от 21.09.2020 N Р/Т-1279

— о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;

5 лет (об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет )

— о служебных проверках;

— о направлении в командировку работников;

5 лет (о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет )

— о дисциплинарных взысканиях

Основные приказы в организации и сроки их хранения

Любая организация независимо от организационно-правовой формы издает различные распорядительные документы. Особое место среди них занимают приказы.

Общие правила

Существует три основных вида приказов:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственной деятельности.

Разновидности этих приказов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росстата от 20.12.2029 № 236) (далее — Перечень).

Как правило, в государственных и коммерческих организациях издаются одни и те же приказы. Различия зависят только от полномочий, формы и специфики организации.

Руководитель издает приказы на правах единоличного исполнительного органа в соответствии со ст. 53 ГК РФ. Однако на основании локальных нормативных документов организации полномочия на право подписания распорядительных документов могут возлагаться на других лиц: заместителей руководителя и руководителей структурных подразделений.

Важно! Приказы по кадрам, кадровые приказы, организационные приказы, приказы по хоздеятельности — все это неофициальные, обывательские названия перечисленных выше приказов. Поэтому их употребление в профессиональной речи, а тем более, на письме некорректно.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности регулируют работу организации в соответствии с ее функциями и задачами и утверждают основные локальные нормативные акты организации.

Сюда относятся приказы, которые:

1. Оформляют все этапы жизни организации, а именно:

• создание организации;
• назначение ее руководителя;
• утверждение штатного расписания;
• утверждение должностных инструкций работников;
• распределение полномочий между руководящими должностными лицами;
• реорганизацию, переименование, ликвидацию и пр.

1. Устанавливают порядок нахождения работников в организации: от приема на работу, перемещений внутри организации до увольнения.
2. Закрепляют финансовую политику организации и основы ее материально-технического обеспечения.
3. Регулируют вопросы оплаты труда и социального обеспечения работников.
4. Определяют порядок организации воинского учета и бронирования работников, а также порядок работы с персональными данными работников.
5. Оформляют проведение различных мероприятий и пр.

Как отличить приказ по основной деятельности от других видов приказов? Главная их особенность в том, что они устанавливают порядок создания и выполнения тех или иных мероприятий внутри организации, в соответствии с основными положениями устава организации.

Приказы по личному составу

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ приказы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые правоотношения между работодателем и работником. Их еще называют приказы по учету кадров.

К этой категории относятся приказы:

• о приеме, переводе, ротации, перемещении, совмещении, совместительстве, переводе, увольнении;
• об изменении анкетно-биографических данных;
• об аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий;
• об оплате труда;
• обо всех видах отпусков;
• о командировках;
• о поощрении и награждении;
• о служебных проверках и дисциплинарных взысканиях.

Образцы основных приказов вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Как отличить приказ по личному составу от других видов приказов? Только в приказах по личному составу содержатся охраняемые законом персональные данные работников (кроме ФИО и должности), сведения о размерах окладов, районных надбавок, доплат и компенсаций, информация об особых условиях труда и социальных правах работников и др.

• Приказы об утверждении / изменении штатного расписания. В них речь идет о штатных единицах, а не о конкретных работниках. Поэтому это приказ по основной деятельности.
• Приказы о возложении ответственности на работника — не путать с возложением обязанностей! Пример: на заведующего складом можно возложить ответственность за материальные ценности — это будет приказ по административно-хозяйственной деятельности. Но на того же завскладом можно возложить обязанности за коллегу, который ушел в отпуск — это уже будет приказ по личному составу.

С образцами приказов о возложении ответственности и о возложении обязанностей вы можете познакомиться в Шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Содержание приказов по административно-хозяйственной деятельности может касаться только трех направлений, указанных в разделе 10 Перечня:

• эксплуатация зданий, строений, сооружений;
• транспортное обслуживание;
• информационно-телекоммуникационное обеспечение.

В шпаргалке вы найдете образцы приказов по АХД:

• об организации места для курения;
• о закреплении автомобилей за структурным подразделением организации;
• об установлении лимита сотовой связи на корпоративных сотовых телефонах.

В конце статьи есть шпаргалка

Как отличить приказ по АХД от других видов приказов? Существует общеизвестный алгоритм, по которому легко определить приказ по АХД. Документ должен соответствовать пяти критериям одновременно:

1. Относится по содержанию к одному из трех направлений раздела 10 Перечня.
2. Не утверждает и не вносит изменения в локальные нормативные акты организации.
3. Не содержит сведений об оплате труда и других финансовых вопросах организации.
4. Не возлагает на работника ответственность.
5. Не содержит охраняемые законом персональные данные работника (кроме ФИО и должности).

Особенности оформления приказов

Каковы общие правила оформления

При оформлении документов организации руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных учреждениях (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44). Для государственных организаций она является обязательной. Муниципальные органы на основе этого нормативного акта разрабатывают свои инструкции по делопроизводству. Иные организации также могут частично использовать ее в своей работе.

Оформление приказов в бумажном и электронном виде должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ определяет перечень обязательных реквизитов, их расположение на бланке, сам вид бланка и пр.

Приказы оформляются на фирменном бланке организации и подписываются ее руководителем. В крупных организациях, где есть структурные подразделения или филиалы, приказы могут подписывать заместители руководителя или руководители подразделений. Если эти должностные лица наделены правом подписи, то организация может разработать и утвердить нормативными актами специальные бланки, например, бланк приказа заместителя директора, заместителя мэра.

При ознакомлении с приказами, например, о работе в выходной день, необходимо брать письменную отметку работника об ознакомлении с приказом. Желательно, чтоб это была не только его подпись. Лучше, чтобы работник собственноручно написал слова «с приказом ознакомлен», поставил дату и подпись. Это может понадобиться, если работодателю придется отстаивать свои интересы в суде.

Как оформляются приказы по основной деятельности и АХД

Приказы по основной деятельности и АХД не имеют обязательной унифицированной формы, а издаются по той форме, которая утверждена в организации, с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как оформляются приказы по личному составу

Несмотря на то, что унифицированные формы документов, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, перестали быть обязательными с 1 января 2013 года, многие организации продолжают их применять. И это правильно. Ведь они полностью соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Таким образом, снижается риск составить неверный кадровый документ.

Организации, которые в 2013 году не утвердили свои формы распорядительных актов и продолжают использовать унифицированные формы, должны отразить это в нормативном акте, с приложением перечня таких форм.

Важно! В приказах по личному составу надо обязательно указывать основание для его издания. Например, заявление работника о предоставлении отпуска или служебную записку руководителя подразделения о привлечении сотрудника к работе в выходной день и согласие на это самого сотрудника.

Распоряжение. В чем отличие от приказа

В кадровом делопроизводстве, наряду с приказами, используются еще распоряжения. В локальных нормативных актах организации должно быть четко установлено, когда используются приказы, а когда распоряжения, и указано должностное лицо, которое вправе подписывать такой вид документа.

Распоряжения могут заменить, например, приказы по АХД. Требования к оформлению распоряжений, а также сроки их хранения аналогичны тем, которые установлены для оформления и хранения приказов.

В чем основное отличие распоряжения от приказа? Приказ издается только руководителем, заместителями и руководителем обособленного подразделения. Распоряжение могут также издавать руководители структурных подразделений.

Сроки хранения приказов

Любая организации при хранении, комплектовании, учете и использовании документов должна руководствоваться Перечнем и Законом № 125-ФЗ.

Существуют организации, которые являются основным источником комплектования государственного или муниципального архива. Это государственные и муниципальные органы, а также организации, которые вносят вклад в развитие государства или отдельных территорий. При ликвидации таких организаций документы по их основной деятельности передаются на постоянное архивное хранение.

Закон № 125-ФЗ определяет приказы, которые обязательны для передачи в архив. Остальные организации, которые не являются источником комплектования государственного или муниципального архива, самостоятельно хранят документы по своей основной деятельности до ликвидации организации, а затем уничтожают их по акту.

Важно! Приказы по личному составу, завершенные до 2003 года, хранятся 75 лет. Такие же приказы по личному составу, но завершенные после 2003 года, — 50 лет. Исключение по срокам хранения составляют некоторые документы, которые указаны в Перечне.

Исходя из установленных сроков хранения, приказы группируются по разным делам. Даже если в организации всего 100 приказов в год, их нельзя объединять в одно дело. А необходимо распределить по трем делам, в зависимости от срока хранения.

Сроки хранения приказов по основной деятельности и АХД указаны в ст. 19 Перечня:

Срок хранения документа

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

• по основной (профильной) деятельности;

• по административно-хозяйственным вопросам

(1) Присланные для сведения — до минования надобности.

(2) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов — до ликвидации организации.

Сроки хранения приказов по личному составу указаны в ст. 434 Перечня:

Срок хранения документа

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:

• о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

• о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;

• о служебных проверках;

• о направлении в командировку работников;

• о дисциплинарных взысканиях

(1) Об отпусках, командировках работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет

Надо обратить внимание, что приказы о разных видах отпусков имеют различный срок хранения: от 5 до 50/75 лет. Также в 2019 году впервые установлен отдельный срок хранения для приказов о дисциплинарных взысканиях — 3 года. По мнению законодателя, со временем в личном деле работника должна остаться только положительная информация о нем.

Сроки хранения смешанных приказов и распоряжений

На практике часто встречаются смешанные приказы, когда в одном приказе содержатся признаки двух видов: по АХД и по личному составу.

Пример, приказ об участии в конференции. Само мероприятие проходит в выходной день в соседнем городе, и для поездки потребуется служебная машина. По приказу к работе в выходной день надо привлечь двух сотрудников, участника конференции и водителя, и установить им оплату в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

В этом же приказе прописывается марка и номер автомобиля, который будет задействован в выходной день.

Кадровики порой путаются, к какому виду отнести такой приказ. Кто-то подшивает его в дело к приказам по АХД, кто-то — в папку с приказами по личному составу. В идеале для этого мероприятия надо издавать два отдельных приказа: один по АХД — об использовании транспортного средства, другой — о работе в выходной день.

Но если все-так организация издает смешанные приказы, то хранить их следует в делах для приказов по личному составу. Если сведения по АХД хранятся дольше 5 лет, это не будет нарушением. А вот если приказы по личному составу будут подшиты в дела с приказами по АХД и по прошествии 5 лет уничтожены, то организации это могут грозить серьезные штрафы. Поэтому в таких случаях надо учитывать сроки хранения каждого документа и действовать по принципу: больше можно — меньше нельзя.

Аналогичным образом следует поступать со смешанными распоряжениями.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Приказ об определении лимитов на сотовую связь 411 КБ
• Приказ об организации мест для курения 415.3 КБ
• Приказ о возложении обязанностей 412.3 КБ
• Приказ о выделении служебного автомобиля 410.5 КБ
• Приказ о назначении МОЛ 409 КБ
• Приказ о положении о защите персональных данных 412.9 КБ
• Приказ о поощрении 386.2 КБ
• Приказ о предоставлении отпуска 389.5 КБ
• Приказ о приеме на работу 382.4 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

Сколько хранить определенные виды приказов?

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

При разборе дел по личному составу попадаются приказы о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; приказы о предоставлении дополнительных дней отдыха за ранее отработанное время, дополнительного отпуска за ненормированность, дополнительного отпуска в связи с обучением с сохранением среднего заработка совмещающим работу с обучением; приказы о режиме работы; приказы об исчисление стажа за выслугу лет; приказы о материальной помощи. Сколько их хранить? Все ли они относятся к приказам по личному составу?

Ответ

Часто оказывается, что в делопроизводстве крупной организации с большим штатом работников и сложной организационной структурой издается значительный объем различных распорядительных документов (приказов, распоряжений). Так, например, установление надбавок (тарифов, ставок) или изменение окладов в целом по компании (общая формулировка с указанием наименований должностей и процентов без указания Ф.И.О.), определение ответственности, полномочий, структуры и т.п. – это те вопросы, которые оформляются в приказах по основной деятельности. Ведь это касается организации производственного процесса (то есть основной деятельности), за который отвечает руководитель организации, и всего коллектива компании.

А вот изменения, затрагивающие конкретных работников (например, повышение окладов с указанием сумм и конкретных Ф.И.О., установление надбавок и персональных доплат, назначение отдельных лиц ответственными), необходимо оформлять приказами по личному составу, поскольку на основании таких приказов, возможно, изменятся условия работы сотрудника, закрепленные в трудовом договоре.

Виды приказов, указанные в вопросе, и сроки их хранения приведем в Таблице.

Росархив уточнил, сколько лет работодатель должен хранить приказы о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Разъяснение было дано в письме № Р/Т-1279. Росархив отмечает, что сведения, содержащиеся в приказах по личному составу организации о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, издающихся в соответствии со ст. 113 Трудового кодекса Российской Федерации, не влияют на исчисление трудового стажа работника. Устанавливаемая указанными приказами повышенная оплата за работу в выходные и нерабочие праздничные дни учитывается в лицевом счете работника. Таким образом, для обеспечения социальных прав работника при выходе на пенсию длительное хранение приказов по личному составу организации о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни не требуется. С учетом вышеизложенного делаем вывод о том, что такие приказы могут храниться в организации не более 5 лет.

В ст. 403 Перечня 2019 в перечисленных видах документов, касающихся исчисления стажа за выслугу лет, такой вид документа как приказ отсутствует. Но при определении срока хранения такого приказа будем ориентироваться на то, что вопросы, связанные с исчислением стажа за выслугу лет, хранятся 50/75 лет. На практике исчисление (установление) стажа за выслугу лет влечет за собой установление (или увеличение) дополнительных надбавок и повышающих коэффициентов относительно заработной платы конкретного сотрудника.

Приказы о материальной помощи можно хранить в течение пяти лет. Для этого необходимо провести экспертизу ценности и закрепить этот факт в протоколе экспертной комиссии организации и актуальной номенклатуре дел.

Материальная помощь может быть частью системы оплаты труда работодателя. При этом размер и способы выплаты такой помощи определяются работодателем самостоятельно. Позиция изложена в письме № 14-1/ООГ-15412[3].

Заработная плата включает вознаграждение работника за труд, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки) и стимулирующие выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Тогда как материальная помощь является выплатой социального характера и не входит в состав зарплаты. Однако трудовое законодательство позволяет работодателю предусмотреть нормы, улучшающие положение работников по сравнению с общеустановленными (ст. 8, ч. 3 ст. 41 ТК РФ).

Учитывая это, работодатель вправе включать в локальные нормативные акты об оплате труда либо в коллективные договоры любые дополнительные гарантии и меры поддержки работников.

Таким образом, материальная помощь не является частью системы оплаты труда, поощрением и не учитывается в расчете среднего заработка (см. п. 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы[4]).

Безусловно, факт начисления и выплаты материальной помощи (единовременной или разовой) на основании приказа будет отражен в ведомости начисления заработной платы или лицевых счетах работников.

Также обратите внимание на примечание (1) к ст. 295 Перечня 2019. Таким образом, приказы о материальной помощи возможно хранить в течение пяти лет, закрепив этот факт в протоколе экспертной комиссии организации (Пример 1) и актуальной номенклатуре дел (Пример 2).

Как правило, в делопроизводственном году приказов об оказании материальной помощи издается не слишком много. Поэтому включение таких приказов в состав дела приказов по личному составу (см. ст. 434 а Перечня 2019) не будет являться грубым нарушением архивного и трудового законодательства.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Здесь и далее – письмо Росархива от 21.09.2020 № Р/Т-1279.

[3] Письмо Минтруда России от 28.09.2020 № 14-1/ООГ-15412.

[4] Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2007 № 922 (в ред. от 10.12.2016).

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Срок хранения приказов по основной деятельности определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства. Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности.

• Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
• Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации
• Срок действия приказов по основной деятельности
• Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?

Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.

Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Росархивом от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Инструкция к применению Перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее – Инструкция).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.

Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации

После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение «ОД» сразу ассоциируется с основной деятельностью).

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.

Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант. Например, можно использовать такое оформление:

• титульный лист с надписью «Журнал регистрации приказов по ОД за 2021 год ООО «Эверест»»;
• страницы с таблицей, содержащей записи о регистрации приказов:

Дата издания приказа

Рег. номер

Краткое содержание приказа

Отметка об исполнении

О замене печати

В связи с утратой старой печати принять новый оттиск и изготовить новую печать.

Об утверждении должностной инструкции мастера участка в новой редакции

Об изменении режима работы предприятия

В связи с началом зимы организация переходит на зимний режим работы

Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности, согласно п. 182 Перечня, относятся к документам постоянного хранения.

Срок действия приказов по основной деятельности

Чтобы организовать правильно хранение документов, следует прежде определить срок действия (актуальности) каждого конкретного акта. Приказы по основной деятельности начинают действовать с даты их издания или с момента, указанного в самом тексте. Прекращается же действие такого приказа в двух случаях:

1. Если его отменили другим документом.
2. Если истек срок, указанный в самом приказе.

По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.

Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении. Несмотря на установленный законодательством срок хранения не все приказы по основной деятельности должны подшиваться в архивные дела. Ценность и значимость каждого документа определяет специальная комиссия или уполномоченное лицо. В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.

Если организация входит в список предприятий, формирующих государственные и муниципальные архивы, то дела передаются в архив. Большинство юридических лиц не имеет такой возможности, поэтому архивным хранением такие компании занимаются самостоятельно.

Согласно п. 19 части 1.2 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время организации, не формирующие государственные (муниципальные) архивы, должны хранить такие документы лишь до своей ликвидации. При закрытии предприятия документы подлежат экспертизе ценности, которая определяет необходимость их включения в состав Архивного фонда РФ (п. 4.5 Инструкции).

Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как «до минования надобности», но не менее 1 года (п. 4.6 Инструкции). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.

Переход на электронный кадровый документооборот в 2020 году

Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение. Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.

Как видите, сроки хранения приказов по основной деятельности говорят о том, что данный вид актов имеет большую значимость. В связи с этим во избежание штрафных санкций за непредставление или утрату важных документов (статьи 13.20, 13.25 Кодекса об административных правонарушениях) следует четко соблюдать порядок и сроки хранения рассмотренных актов.

Еще больше материалов по теме – в рубрике «Кадровые документы».

• КоАП РФ
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
• Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
• Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»