Учет канцелярских товаров, приобретенных для офиса
Автор: Мухин С.Р., эксперт журнала Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 8/2022 год В каждом учреждении закупаются канцелярские товары. Этот вид закупки имеет незначительную стоимость, но довольно обширную номенклатуру. В статье рассмотрим порядок их учета.
Учетная группа
В настоящее время нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, не содержат положений, в которых дано определение «канцелярские товары». В этой связи чиновники Минфина напоминают, что отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию учреждения. Оно самостоятельно принимает решение исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, функциональной и экономической направленности осуществляемых расходов, принимая во внимание положения нормативных документов, регулирующих бухгалтерский учет в государственных (муниципальных) учреждениях. При отнесении объекта к соответствующей группе нефинансовых активов необходимо руководствоваться положениями СГС «Основные средства»[1], «Запасы»[2], Инструкции № 157н[3] (см. Письмо от 16.12.2020 № 02-07-10/110345). Согласно п. 7 СГС «Основные средства» к основным средствам относятся материальные ценности, являющиеся активами, независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. В пункте 99 Инструкции № 157н приведен закрытый перечень материальных ценностей, относящихся к материальным запасам, независимо от их стоимости и срока службы. Перечень не содержит положения относительно канцелярских, а также хозяйственных товаров. Таким образом, полагаем, что канцтовары (калькуляторы, дыроколы, ножницы) и другие аналогичные принадлежности, которые используются более года, можно отнести в состав объектов основных средств, учитываемых на счете 0 101 06 000 «Инвентарь производственный и хозяйственный» (п. 53 Инструкции № 157н). Канцтовары, отнесенные к материальным запасам (бумага, ручки, карандаши, стержни, папки, скрепки и иные материалы, которые используются менее 12 месяцев), учитываются на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции № 157н).
Отражение расходов
- со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ – в случае приобретения калькуляторов, дыроколов, ножниц (п. 11.1 Порядка № 209н[5]);
- с подстатьей 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» КОСГУ – в случае приобретения бумаги, ручек, карандашей, стержней, папок, скрепок и иных материалов, используемых менее 12 месяцев (п. 11.4.6 Порядка № 209н).
Следует отметить, что в силу Требований к составлению и утверждению плана финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, утвержденных Приказом Минфина России от 31.08.2018 № 186н, расходы на приобретение материальных запасов осуществляются с учетом потребности в канцелярских принадлежностях в соответствии с нормами обеспеченности таким имуществом, выраженными в натуральных показателях. Однако на законодательном уровне данные нормы не определены. Учреждение само должно рассчитать, сколько ему необходимо канцелярских товаров на финансовый год. Для этого мы рекомендуем проанализировать расходы на указанный вид нефинансовых активов за два-три предыдущих года и взять среднюю величину, причем необходимо сделать поправку на текущие цены.
Также в учетной политике необходимо утвердить нормы расхода указанной группы товаров при выдаче их в эксплуатацию сотрудникам учреждения.
Ниже рассмотрим примеры отражения в учете операций, связанных с приобретением и выдачей канцелярских товаров.
Автономное учреждение приобрело у сторонней организации 4 калькулятора на сумму 14 000 руб. Оплата товара произведена с лицевого счета, открытого учреждению в ОФК. Комиссией по поступлению и выбытию активов принято решение учитывать данный нефинансовый актив в составе основных средств. Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Расходы отражены по КВФО 4.
Основные средства, стоимость которых не превышает 10 000 руб., при выдаче их в эксплуатацию списываются с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 39 СГС «Основные средства», п. 50, 373 Инструкции № 157н). Принятие таких объектов к забалансовому учету осуществляется на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) либо накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) одним из следующих способов:
- в условной оценке «один объект – один рубль»;
- по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта, если такой способ оценки предусмотрели в учетной политике.
При начислении амортизации необходимо учесть, что на основные средства стоимостью до 10 000 руб. включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, амортизация не начисляется (п. 39 СГС «Основные средства»). Внутреннее перемещение этих объектов в учреждении оформляется требованием-накладной (ф. 0504204).
Выбытие канцтоваров как с балансового, так и с забалансового учета производится на основании акта приема-передачи объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) либо акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).
Согласно Инструкции № 183н[6] в бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Закуплены в учреждении калькуляторы
Разбираемся, как оформлять поступление канцтоваров в «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0.
Канцтовары со сроком использования не более 12 месяцев (ручки, карандаши, маркеры, бумага, скрепки, скобы, клей и т. п.) могут:
- учитываться на счете 10 «Материалы» (в общем случае);
- списываться на счета учета затрат, минуя счет 10 «Материалы», если приобретены для управленческих нужд и организация по учетной политике применяет п. 2 ФСБУ 5/2019 (списание на счета учета затрат в данном случае возможно также в момент приобретения через счет 10 «Материалы»).
Рассмотрим первый случай.
Если поступление товаров идет напрямую от поставщика, используется документ «Поступление товаров и услуг».
Документ «Поступление товаров и услуг» находится на закладке «Покупки и продажи» в разделе «Покупки».
После открытия журнала нажимаем на кнопку «Поступление», выбираем «Товары», вводим данные накладной, выбираем контрагента (если его нет в справочнике, создаем новый), указываем договор, выбираем склад для последующего хранения канцтоваров, нажимаем «Добавить».
После чего в появившейся строке «Номенклатура» нажимаем «добавить» и выбираем «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Вид номенклатуры «Инвентарь и хозяйственные принадлежности (применяется до 2022 года)» (счет учета 10.09) может использоваться не только до 2022 года, но и после, для малоценных активов, которые имеют срок полезного использования не более 12 месяцев, являются запасами, стоимость включается в расходы в бухгалтерском и налоговом учете в момент передачи в эксплуатацию.
Создаем виды канцтоваров: единицы измерения – штуки, «Записать» и «Закрыть». Далее указываем количество. Если цена включает НДС, то нажимаем на синюю надпись «Цена не включает НДС» и ставим галочку в окне «Цена включает НДС».
Нажимаем «Провести», для просмотра проводок входим через значок справа от «Провести»: видим проводку на поступление канцтоваров и проводку на НДС. При наличии счета-фактуры нажимаем кнопку «Зарегистрировать счет-фактуру». Нажимаем «Провести и закрыть».
В случае приобретения товаров подотчетным лицом используется документ «Авансовый отчет».
Рассмотрим второй случай.
Для учета канцтоваров, предназначенных для управленческих нужд, если организация в отношении них применяет п. 2 ФСБУ 5/2019, используются документы: «Поступление (акты, накладные, УПД)» – для отражения поступления в БУ и НУ и списания стоимости канцтоваров для управленческих нужд в момент покупки в БУ.
В справочнике «Номенклатура» для запасов для управленческих нужд, которые в бухучете списываются в момент приобретения, следует указывать вид номенклатуры «Малоценное оборудование и запасы» (счет учета 10.21).
Предлагаем ознакомиться с материалами:
- Прием на работу сотрудника в «1С:Бухгалтерии»
- ФСБУ 25/2018: Учет аренды в «1С:Бухгалтерии 8»
- Учет прослеживаемости товаров в «1С:Бухгалтерия»
Если вы планируете купить «1С:Бухгалтерия» или у вас вопросы по обслуживанию программ от «1С» , то обращайтесь по тел. (8142) 67-21-20 или promo@neosystems.ru
Бухгалтерский учет канцтоваров организациями на УСН в 2023 году
Содержание
- Бухучет канцтоваров
- Порядок оприходования канцтоваров
- Синтетические счета учета канцтоваров
- Списание канцтоваров
- Бухучет канцтоваров в организации на УСН
- НДС
- Законодательная база
При учете канцтоваров даже опытные специалисты могут совершать ошибки. В статье рассмотрим бухучет канцтоваров, который позволить избежать разбирательств и споров с проверяющими органами в 2023 году.
Бухучет канцтоваров
Для того, чтобы оприходовать приобретенные за наличные или безналичные средства канцтовары, оформляют приходный ордер (форма М-4). Движение матценностей со склада оформляют в специальных карточках (форма М-17), которая заводится по номеру каждого запаса. За ведение таких карточек отвечает назначенное материально-ответственное лицо. Основаниями для записи в карточке являются приходные и расходные документы, которые датируются определенной датой свершения хозоперации. Принимают канцтовары к учету по фактической их себестоимости, то есть по цене приобретения, вычитая НДС (Читайте также статью ⇒ Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги в 2023 году + образец акта).
Порядок оприходования канцтоваров
Учет канцтоваров разные бухгалтеры осуществляют по-разному. Некоторым удобно приходовать отдельно каждую позицию. В этом случае налоговых проверок бояться не стоит, но времени такой учет потребует очень много. Еще один вариант учета предполагает каждую позицию отдельно не учитывать, а просто указывать обобщенное наименование «Канцтовары», а затем их количество. Времени такой способ много не займет, но и контролировать канцтовары будет невозможно. Скорее всего налоговым инспекторам такой способ тоже не понравится и компании могут быть предъявлены претензии.
Важно! Если учитывать все приобретенные канцтовары как одну единицу, это может привести к претензиям со стороны проверяющих органов. Списывать канцтовары лучше по группам товаров.
Связано это с тем, например, что стоимость разных видов канцтоваров значительно отличается. Ручка может стоить 20 рублей, а вот картридж 2500 рублей. Кроме того, передаются работникам канцтовары не сразу, а иногда и через некоторое время. Оставшиеся канцтовары хранятся либо на складе, либо у секретаря. А списывать затраты по канцелярке в расходы можно только тогда, когда работникам они уже выданы. При учете канцтоваров как одной единицы, разделять товары по принятым к учету или нет не получится (Читайте также статью ⇒ Порядок учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей в 2023 году).
Самым лучшим вариантов является списание канцтоваров по группам канцтоваров. То есть, отдельно ручки, карандаши, бумагу, калькуляторы и т.д. Учет в этом случае искажаться не будет, так как указываемая стоимость товаров в одной группе товаров примерно одинаковая. Важно закрепить выбранный способ в учетной политике, указывается он в разделе «Сырье и материалы».
Синтетические счета учета канцтоваров
Приходуют канцтовары по дебету счета 10 «Материалы», а субсчет для учета отдельного вида МПЗ организация предусматривает самостоятельно. К примеру, открыть можно субсчет 10.01 «Канцтовары». Следует при этом учитывать, что в учетной политике должен быть предусмотрен учет канцтоваров на данном субсчете.
Оплачивать за канцтовары организация может как наличными, так и безналичными средствами. В зависимости от этого будут использованы счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Основные проводки при этом будут такими:
| Хозяйственная операция | Дебет | Кредит |
| Оплата поставщику за канцтовары | 60.1 | 51 |
| Канцтовары приняты к учету | 10.1 | 60.1 |
| Выдана подотчетная сумма работнику | 71 | 50 |
| От подотчетника приняты канцтовары | 10.01 | 71 |
| Возврат неизрасходованного аванса подотчетным лицом в кассу | 50 | 71 |
Списание канцтоваров
Передача канцтоваров со склада подразделениям организации оформляется следующими документами:
- Лимитно-заборная карта, форма М-8;
- Требование-накладная, форма М-11;
- Накладная по форме М-15.
Важно! Затраты по заправке картриджа нельзя включать в расходы на канцтовары. Их следует отнести к материальным расходам организации.
Когда заканчивается срок службы канцтоваров, их списывают, составляя специальный акт. При этом указывают такую информацию:
- Наименование канцтовара, его количество;
- Цена единицы, итоговая сумма всех наименований канцтоваров;
- Норматив расхода и куда был израсходован канцтовар;
- Другая информация, указываемая по усмотрению организации.
Проводка по списанию канцтоваров будет следующей:
Д 26 К 10.01 – списаны канцтовары на нужды бухгалтерии.
Акт списания заполняется по форме, утвержденной локальными документами организации. Кроме того, такими документами утверждают и состав комиссии. Бланк формы организация может разработать самостоятельно, либо использовать форму М-11, дополнив ее необходимыми реквизитами. Требование-накладная заполняется по форме, которую организация обязана утвердить в учетной политике.
Важно! Бланк формы для списания канцтоваров компании разрабатывают самостоятельно, либо используют унифицированную форму, дополняя ее необходимыми для себя реквизитами.
Иногда бухгалтеры допускают ошибку в списании канцтоваров в расходы. Делают они это так: списание проводят минуя 10 счет, то есть с Д26 сразу в К60. Это неправильно. В этом случае не только нарушаются правила учета, но и организация может не получить вычет по НДС. Так как теряется главное условие – на учет канцтовары не были приняты.
Бухучет канцтоваров в организации на УСН
Если организация или ИП применяют «упрощенку», то учитывают канцтовары они следующим образом: расходы по приобретению канцтоваров сразу после оплаты включают в затраты по УСН. Когда именно эти канцтовары списывают в производство – значения не имеет.
Если канцтовары приходуют как одну единицу и также, соответственно, их списывают, то это грозит претензиями со стороны налоговых органов. Правильно будет также разделить канцтовары по однородным группам.
Учитывают канцтовары на счете 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». При этом поступление оформляют обычным способом, а отпуск со склада оформляют так:
Д 23 (25, 26) К 10.9
Если налог «упрощенцы» платят с дохода, то учитывать канцтовары при расчете налоговой базы не нужно. А вот для тех организаций на УСН, которые платят налог с разницы «доходы — расходы», на стоимость канцтоваров могут уменьшить налоговую базу.
Важно! Расходы на канцтовары организации, применяющие УСН, учитывают сразу после оплаты.
Для того, чтобы избежать возможных претензий со стороны проверяющих органов, учитывать стоимость канцтоваров для целей налогообложения следует в момент передачи их в подразделение.
Важно при этом учитывать, что включаемые в расходы, на которые уменьшают налоговую базу, затраты должны быть обоснованы экономически, подтверждены документально, а также направлены на получение дохода.
Если компания признает в расходах при расчете налога затраты на канцтовары до списания их в подразделения, налоговики вправе это оспорить. Сделать это они могут на основании того, что учитываемые затраты не связаны с деятельностью, которая направлена на получение дохода. То есть отнести в расходы стоимость канцтоваров можно только поле того, как будет оформлен отпуск, оформив требование-накладную (форма М-11) или акт.
НДС
Если организация находится на «упрощенке», то в расходы они вправе списывать всю сумму, оплаченную поставщику за канцтовары, включая входной НДС (Читайте также статью ⇒ Как на сумму начислить НДС в 2023 году (проводки)).
Компании на ОСНО, НДС по канцтоварам принимают к вычету так же, как и по другим приобретениям. Важно, чтобы поставщик выставил счет-фактуру.
Если канцтовары приобретаются через подотчетное лицо, то счет-фактуры не будет, так как розничный продавец не обязан его выставлять. К вычету НДС, конечно, принять можно и так, но такой вычет отстаивать придется перед налоговой. Как информирует Минфин, чек не может заменить счет-фактуру и в связи с этим организации остаются без вычета. Если выделяется НДС в чеке, списывать в расходы его нельзя. В НК предусмотрены случаи, при которых налог учитывают в стоимости товаров. Указанный выше случай в перечень этот не входит.
Однако, арбитражная практика показывает, что суд в таких ситуациях встает на сторону налогоплательщиков.
Законодательная база
| Законодательный акт | Содержание |
| Статья 264 НК РФ | «Прочие расходы, связанные с производством и реализацией» |
| Статья 346.16 НК РФ | «Порядок определения расходов» |
| Письмо Минфина РФ №03-07-11/335 от 03.08.2010 | «Об отсутствии оснований для принятия к вычету сумм НДС по товарам, приобретенным у организаций розничной торговли на основании кассовых чеков, без наличия счетов-фактур» |
Списание канцелярских товаров и хозяйственных принадлежностей с 2022 года в 1С
Добрый день, как провести списание канцелярские товары и хозяйственные принадлежности в 1С с 2022 года? Через счета 10.21.1 и 10.21.2 или ничего не изменилось?
Обсуждение (8)
Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :
Здравствуйте! Зависит от Учетной политики на бумажном носителе на 2022. Оптимально 10.21 в 1С. Если УСН доходы, то они могут сразу в Д 26, например. Управленческие запасы Управленческие затраты (счет 26) с 2021 Учет малоценных ОС и запасов Подборка материалов по ФСБУ 5 здесь.
olesya Подписчик БухЭксперт8 :
Я правильно понимаю, что обязанности вести через 10.21 нет, это только на усмотрение организации?
Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :
Это алгоритм учета конкретно в 1С Бухгалтерия 3.0.
Обязанность есть — не показывать в запасах то, что к ним не относится.
Если говорить про канц. товары, то для такого случая алгоритм в 1С через счет 10.21.
Он позволяет канц. товары в БУ уже «списать» в расходы, а в НУ оставить до момента выдачи.
—
Если у вас ситуация, что например, канц. товары купили и сразу раздали т.е. никогда нет остатка на дату формирования бух отчетности по счету 10 в части канц товаров.
То можно учитывать не на 10.21. Но строго за этим следить. Что именно прошли обороты и закрылись по счету 10, на 31 декабря нет сальдо по «не запасам».
Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :
olesya Подписчик БухЭксперт8 :
olesya Подписчик БухЭксперт8 :
Ещё, один вопросик, а если на конец 2021 года всё-таки остались не списанные канцтовары, то в этом случае переход осуществляется закрытием месяца в декабре или же надо делать какие то дополнительные проводки?
Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :
Можно по такому алгоритму перевести в Д 10.21
Переход на ФСБУ 5/2019
Сейчас уже 2021 исправлять не надо полагаю т.к. БФО сдали.
Если сумма несущественная, бух отчетность не подлежит обязательному аудиту, нет реальных пользователей БФО, то все учесть уже в 2022.
Мария Демашева Сотрудник БухЭксперт8 :
Еще такой нюанс.
Все зависит от учетной политики организации. Относятся ли канцтовары, дырокол и другая малооценка к несущественным активам, к управленческим запасам или нет. Если относятся, нужно списать на счет 10.21 «Малоценное оборудование и запасы» аналогично алгоритму перехода на ФСБУ 5/2019.
Если же они не относятся к несущественным активам или управленческим запасам, продолжайте их учитывать, как раньше — на счете 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».