Штатное замещение что это

Штатное замещение: образец заполнения и важные нюансы процедуры

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами. Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию. Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее кадровым составом.

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Для чего используется штатное замещение

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

• штатное расписание труда
• перечень сотрудников и занятых ими должностей
• точную зарплату каждого работника

Использование таких списков позволяет кадровикам организации всегда иметь понимание относительно кадровой ситуации. Однажды составив и своевременно корректируя документ, представители отдела кадров без проблем могут отслеживать текучку сотрудников и грамотно реагировать на нее.

Помимо этого, отраженные в расстановке сведения нередко требуются госструктурам, поэтому при наличии соответствующей необходимости и самого документа руководителю предприятия не потребуется внепланово заниматься сбором сведений о кадровом составе. В общем, юридической подоплеки в ведении штатного замещения нет, но вот с точки зрения общего предназначения для организации эта бумага будет более чем полезна.

Порядок ведения документа

Из рассмотренной ранее информации, можно сделать следующие выводы:

1. Штатное замещение – это удобный инструмент кадрового учета.
2. Законодательство РФ не обязывает вести данный документ, поэтому руководители организации или представители отдела кадров сами должны определить соответствующую необходимость.

Порядок ведения расстановки ничем не отличается от принципов использования хозяйственной документации в компаниях России. Так как законодатель не предъявляет существенных требований ни к содержанию, ни к общему виду замещения, организации вправе собственнолично определять формат документа. Единственное, что следует учитывать при ведении штатной расстановки – это нормы и правила делопроизводства, принятые в РФ.

При оформлении замещений и их использовании российские кадровики часто используют форму Т-3.

В обычном варианте она применяется для ведения штатного расписания труда на предприятии, но при необходимости составления замещения слегка модернизируется. В частности, в табличную структуру документа включают несколько столбцов для отражения сведений о сотрудниках, их категориях, зарплаты и другой информации.

Следует отметить, что рекомендации по оформлению штатного замещения законодательством РФ все же предусмотрены. В частности, подобные сведения можно найти в Приказах:

• Ростехнадзора под номером 372 от 30.05.2008 года
• и Минкультуры России под номером 558 от 25.08.2010 года

Имеющиеся в законодательных актах рекомендации не обязательны к соблюдению и могут учитываться организациями по желанию. В любом случае, прямых указаний по оформлению и ведению штатного замещения законодатель не предусмотрел.

Образец и содержание расстановки

Как было упомянуто ранее, в качестве бланка штатной расстановки используется форма Т-3, предназначенная для ведения расписания труда в российских организациях. Путем простой модернизации данная форма превращается в замещение и становится заметно расширенней в плане содержания. В общем случае в документе отражают:

• его номер в организации
• дату составления
• кодовые сведения о сотрудниках
• все виды их возможных зарплат (за полный, сокращенный рабочий день и т.п.)
• расписание труда
• информацию об ответственном лице за ведение расстановки и его подпись (как правило, им является начальник отдела кадров)

Все сведения в штатном замещении отражают в виде таблицы для удобства их восприятия. При необходимости в организации могут расширить содержание документа, добавив к отмеченным пунктам что-то еще. Нередко в расстановках также указывают категории всех сотрудников и информацию об их отпуске.

Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:

Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:

Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.

Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.

На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки многофункциональный и полезный документ. Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.

Как штатная расстановка может выручить работодателя в суде | Кадровик-практик , Тема №277997

Как штатная расстановка может выручить работодателя в суде

10.08.2023

«Штатная расстановка – обязательный документ для обычной коммерческой организации? Если нет, то зачем его заводят? Мне непонятно, для чего нужны лишние «бумажки»…»

Штатная расстановка (другое название документа «Замещение должностей и штатная расстановка») – это документ, похожий на штатное расписание, но в отличие от штатного расписания в штатную расстановку напротив каждой должности вносится фамилия и инициалы работника, занимающего должность. В штатной расстановке зачастую нет граф с размерами окладов и надбавок. Штатная расстановка не утверждается руководителем, это так называемый «рабочий документ». При перестановках, увольнениях и приемах новых работников штатная расстановка изменяется.

Для обычных коммерческих организаций обязательной она по закону не является, однако работодатель может установить на локальном уровне ведение штатной расстановки у себя в организации.

В чем польза этого документа?

Штатная расстановка показывает, кто какие должности занимает, какие должности остаются вакантными. При планировании кадровых перестановок, наборе персонала штатной расстановкой бывает удобно пользоваться.

Кроме того, когда при сокращении штата возникает необходимость предлагать вакантные должности, по штатной расстановке удобно отбирать все вакансии, которые можно предложить «сокращаемому» работнику. При возникновении спора в суде штатная расстановка может защитить работодателя, доказать, что других вакантных мест не было.

Пример

«…Доводы стороны истца о непредложении ей всех имевшихся у работодателя вакантных должностей обоснованно признаны судом несостоятельными, поскольку из представленных документов, в частности, штатных расстановок на период предупреждения истца об увольнении и ее увольнения следует, что вакантные должности, соответствующие квалификации истца, а также нижестоящие вакансии или нижеоплачиваемая работа отсутствовали…» (Апелляционное определение Московского городского суда от 22.07.2021 по делу N 33-29989/2021).

Штатная расстановка. Образец. Вариант 1

Штатная расстановка. Образец. Вариант 2

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать:

• Как в штатном расписании указать оклад для новой должности с неполным днем (на «полставки»)?(доступ свободный)
• Вакансии из будущего штатного расписания обязаны предлагать при сокращении штата?(доступ свободный)
• Введение «красивых» должностей и фиктивные переводы для мотивации персонала
• Изменение наименования должностей и отдела
• Двойные должности
• Можно ли с самозанятым заключить не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера на бухгалтерские услуги при том, что в штатном расписании есть вакантная должность бухгалтера?
• В штатном расписании надбавка есть, а платят не всем. Это законно? Или убрать ее из штатного расписания?
• Внесение изменений в штатное расписание: как правильно? Рассматриваем все варианты в деталях
• Штатное расписание в пользу работодателя, но без риска штрафов

Журнал «Кадровик-практик»

Хотите получить доступ в закрытые разделы сайта?

Знаете, что там?

Там не только все выпуски журнала «Кадровик-практик» за последние годы. Там книги по кадрам, тысячи образцов кадровых документов и консультаций, курс основ кадрового делопроизводства, тесты к нему, записи семинаров, 150 пошаговых инструкций по кадрам и другие полезные материалы. Подробнее о журнале >>

Подписывайтесь, это позволит облегчить и оптимизировать Вашу работу.

Подписка ~ 10 руб./день. Доступ — сразу после оплаты

4563

Вы в рубрике: ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ГРАФИК ОТПУСКОВ, ПВТР, ДРУГИЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Штатная расстановка и штатное расписание — в чем разница

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Тем не менее штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц (абз. 1 раздела «Штатное расписание» Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму № Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа − определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка.

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Форма данного документа законодательно не установлена и разрабатывается, как правило, на основе формы № Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Для удобства данный документ может быть составлен как в электронном виде, так и на бумаге. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Если не применяется программа по учету кадров, то в такую форму (составленную в виде таблицы) вносятся все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.), что позволяет создать отчет по различным запросам руководства.

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

На основании вышеизложенного штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Е.С. Демидкина,
юрист-консультант консультационно-
правового отдела Группы компаний «Ю-Софт»

Когда понадобится штатная расстановка

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Пять ответов на вопросы по графику отпусков

Как действовать службе персонала при выработке мер по укреплению дисциплины труда и привлечению работников к ответственности? Какие методы помогут обезопасить от нарушений установленного законом порядка, обеспечат соблюдение принципов справедливости и законности при наложении дисциплинарных взысканий? В статье отвечаем на эти вопросы, говорим о создании системы, которая (при ее налаженной работе) поможет упорядочить процесс привлечения сотрудников к дисциплинарной ответственности, унифицировать связанный с этим документооборот, а также поспособствует своевременному выявлению причин нарушений трудовой дисциплины и их устранению. Даем понятный алгоритм наложения дисциплинарного взыскания, образцы приказов о создании (постоянной и разовой, на событие) дисциплинарной комиссии, а также 3 образца оформления протоколов заседаний дисциплинарных комиссий (для разных стадий процесса ее работы), которыми вы сможете воспользоваться на практике.

Надежда Сенаторова
начальник отдела юридического и кадрового сопровождения АО «КИА Системы»

Особенности дистанционной работы

С момента внесения в ТК РФ первых норм о дистанционной работе прошло уже 10 лет. За это время законодатель успел принять масштабные изменения в регулирование дистанционного труда (в 2021 году), а судебная практика – ​выработать подходы по спорным вопросам. Роструд и Минтруд России тоже не остались в стороне, отвечая на многочисленные запросы как работников, так и работодателей, кадровиков. Ведь данный вид занятости оказался очень востребован на практике. Поэтому мы решили с учетом уже имеющегося массивного багажа знаний заново исследовать эту тему. Начиная с подробного и системного разбора, что относится к дистанционной работе и когда она возможна, на какой срок можно ее установить и когда можно комбинировать с другими видами занятости, каков порядок взаимодействия при обмене и ознакомлении с документами с дистанционным сотрудником (даем удобную таблицу, которую можно использовать как шпаргалку в работе), каковы особенности обеспечения работника оборудованием, как прописывается в трудовом договоре место работы дистанционщика, а также что еще необходимо учесть в нынешних реалиях. И заканчивая новыми готовыми образцами трудового договора (вместе с чек-листом по его составлению) и дополнительного соглашения о дистанционной работе к (ранее заключенному) трудовому договору, а также приказа о временном переводе на удаленку.

Надежда Сенаторова
начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

Новый порядок обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами

Не успели специалисты по охране труда разобраться в новых правилах обучения по охране труда, как с 01.09.2023 вступили в силу новые правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами. О важных изменениях, в том числе улучшениях для работодателей, новых обязанностях для работников и другие значимые детали узнаете из статьи. Также в вашем распоряжении: удобная таблица с распределением обязанностей по обеспечению работников СИЗ (ее можно использовать и для целей составления локального нормативного акта или иного организационно-распорядительного документа); образцы оформления норм выдачи СИЗ, личной карточки учета выдачи СИЗ, карточки учета выдачи дежурных СИЗ (согласно рекомендациям Минтруда России).