Как получить эцп для эдо

ЭЦП для электронного документооборота

Электронный документооборот стремительно развивается, страхов и сомнений перед использованием электронных версий документов становится меньше, отчасти этому способствуют изменения в нормативно-правовых актах.

Получите сертификат

Пройдите идентификацию по действующему квалифицированному сертификату и получите сертификат электронной подписи удалённо.

Многие коммерческие и государственные предприятия уже перешли на электронную форму документооборота, поскольку это удобно и позволяет совершать сделки в разы быстрее. Для ведения электронного документооборота обязательно приобрести электронную подпись (ЭЦП).

Возможности ЭЦП

Электронная подпись (ЭЦП) для ЭДО позволяет:

• надежно защитить документы от несанкционированного доступа третьих лиц;
• наделить электронные документы той же юридической силой, что и бумажные носители с печатью;
• сделать процесс оформления сделок удобным и быстрым для всех участников;
• моментально представлять документы по требованию Федеральной налоговой службы.

Благодаря использованию ЭЦП руководители и доверенные лица смогут оформить разнообразные документы в электронном виде — счет-фактуру, деловое письмо, распоряжение, приказ и т. д. Чтобы обмениваться документами, можно использовать учетную систему или веб-версию, работающую с любого ПК, например TrustDoc.

Получение сертификата ЭЦП

Электронную подпись, необходимую для ведения электронного документооборота, можно оформить в удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст». Компания аккредитована Минкомсвязью России, о чем свидетельствует акт о проверке. Чтобы оформить ЭЦП, необходимо подать заявку, оплатить счет и представить необходимые документы. Затем владелец сможет получить свой сертификат, лично обратившись в удостоверяющий центр.

ЭЦП может храниться на диске или на USB-носителе. Очень важно подобрать надежный источник хранения, к которому не будет доступа у третьих лиц.

Чтобы получить электронную подпись, оставьте заявку. Наши специалисты помогут вам оформить электронную подпись для документооборота — удалённо, быстро и по выгодной цене.

Электронная подпись для ЭДО

Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — усиленные квалифицированные (КЭП). Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.

Применение электронной подписи в документообороте

Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.

Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами. НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации. Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.

Зачем внедрять ЭДО

Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. СЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами. Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно. Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.

Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:

• уменьшаются расходы на печать документов;
• внутри программы ведётся история файлов;
• работа сотрудников становится более прозрачной;
• есть возможность автоматизации поиска необходимых файлов;
• документы готовятся по стандартным формам;
• файлы автоматически классифицируются по разным критериям;
• уменьшается риск потери или порчи документов.

Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:

• защита от перехвата информации;
• защита файла от изменений после отправки.

Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.

С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.

Электронная подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.

На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. После заверения документ будет иметь юридическую силу, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость.

С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки и подписывают договоры, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти через нескольких сотрудников, которые вносят в него изменения.

Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.

Где получить ЭП для документооборота

В зависимости от получателя, электронную подпись для ЭДО выдают в разных удостоверяющих центрах.

КЭП для руководителей юридического лица или ИП

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают КЭП в УЦ ФНС или доверенных лиц. Электронная подпись выдаётся только будущему владельцу. Получить подпись по доверенности не получится. Необходимо лично явиться в выбранное отделение налоговой. При себе нужно иметь паспорт, ИНН, СНИЛС и USB-токен типа А, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий носитель для КЭП рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Клиенты налоговой обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного отделения. Поэтому лучше запланировать визит заранее и выделить на него дополнительное время.

Для ускоренной процедуры выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».

КЭП для сотрудников организации и доверенных лиц

Работники юридического лица, доверенные лица и самозанятые получают КЭП в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Их перечень указан на сайте Министерства Цифрового развития. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Указанные категории владельцев получат квалифицированную электронную подпись физического лица. Чтобы работать от лица ИП или руководителя организации с ней нужно использовать машиночитаемую доверенность. Она наделит сотрудника необходимыми полномочиями

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Сертификат КЭП физлица содержит в себе только информацию о гражданине, без привязки к работодателю. Поэтому её можно применять для личных целей. Например, поступить в вуз, оформить сделку купли/продажи квартиры, получить госуслуги и многое другое.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска квалифицированных электронных подписей физлица. Подписи, выпущенные в «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП», придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Если работникам не нужно участвовать в торгах или взаимодействовать с госорганами, то оформлять КЭП для каждого не обязательно. Есть решение, которое позволяет взаимодействовать с контрагентами, осуществлять внутренний и кадровый документооборот. Это массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для своих сотрудников. Он исключает покупку токенов для каждого пользователя. Подпись будет хранится в облаке, а система встраивается в ЭДО компании.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.

Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Электронная подпись — виды, способы применения и получения

Электронная подпись (ранее ЭЦП) — собственноручная подпись в электронном виде, которой можно подписывать документы. Федеральный закон №63‑ФЗ от 06.04.2011 определил три вида электронных подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. У них разный уровень защиты и юридической значимости, так что применяются они в разных ситуациях.

Простая электронная подпись

Простая ЭП — это логин/пароль или код из СМС, которые вы вводите для авторизации в интернет‑магазине, портале «Госуслуги» или внутренней корпоративной сети, подтверждая свою личность. Простая электронная подпись имеет юридическую силу при оказании страховых, государственных и муниципальных услуг, а также если участники документооборота договорятся о ее признании.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная ЭП — это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность пользователя и позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания. Подходит для внутреннего документооборота и работы на портале nalog.ru. Оформляется самостоятельно или в удостоверяющем центре. Документ, подписанный неквалифицированной ЭП, получает юридическую значимость, если имеется указание закона или достигнута договоренность между сторонами.

Квалифицированная электронная подпись

Самая защищенная подпись, обладающая теми же возможностями, что и неквалифицированная. В отличие от нее, квалифицированная подпись создается с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается квалифицированная ЭП только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи России. Любой документ, который законом не запрещено оформлять в электронном виде, можно подписывать квалифицированной электронной подписью. Он будет иметь полную юридическую силу.
Подробнее

В чем заключаются самые важные отличия электронных подписей?

Свойства электронной подписи
Неквалифицированная
Квалифицированная
Способ получения
Самостоятельно, при регистрации на сайте
Неквалифицированная
В любом УЦ
Квалифицированная
В аккредитованном УЦ
Защита подписанного документа
Не защищает документ от подделки
Неквалифицированная
Защищает документ от подделки
Квалифицированная
Защищает документ от подделки
Юридическая значимость
Требует соглашения о признании
Неквалифицированная
Требует соглашения о признании
Квалифицированная
Равна собственноручной подписи
Где хранятся
На любом носителе
Неквалифицированная
На любом носителе
Квалифицированная
Защищенный носитель (Рутокен)
Неквалифицированная
Бесплатно или от 200 рублей
Квалифицированная
От 500 рублей

Как узнать, какая у вас подпись?

Если у вас есть только физический носитель электронной подписи, то это означает, что перед вами неквалифицированная или квалифицированная ЭП.

Чтобы узнать, какая именно, позвоните в техподдержку удостоверяющего центра. Если вы получали подпись в УЦ «Тензор», сообщите специалисту техподдержки ваш ИНН и он подскажет тип ЭП.

Когда и какую электронную подпись использовать

Простая электронная подпись подойдет любым физическим лицам, которые пользуются интернет‑сервисами для покупок товаров и услуг, управления средствами в банке. Может использоваться для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги».

Неквалифицированная электронная подпись нужна сотрудникам компаний для обмена документами с партнерами и внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок). Используется для работы в личном кабинете налогоплательщика.

Квалифицированная электронная подпись требуется всем, кто сдает отчетность в ФСС, ФНС, ПФР и другие государственные органы, подписывает договоры с контрагентами, участвует в госзакупках и других видах торгов. С помощью квалифицированной ЭП можно зарегистрировать онлайн‑кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Квалифицированная электронная подпись универсальна, она подходит для работы на большинстве площадок. Однако некоторые торговые площадки предъявляют дополнительные требования к электронным подписям. Например, чтобы в сертификате подписи был объектный идентификатор (OID), содержащий дополнительную информацию о владельце ЭП и его полномочиях. В «Тензоре» выдадут ЭП для любой торговой площадки.

Каждый человек может пользоваться одной или несколькими электронными подписями. Каких‑либо ограничений по количеству и разнообразию используемых ЭП нет.

Что нужно для получения электронной подписи

1. Создать заявку на получение подписи одним из трех способов:

• Прийти лично в офисы компании «Тензор» с необходимыми документами. Срок выпуска подписи — 1 час.
• Отправить онлайн‑заявку на выпуск ЭЦП с сайта УЦ. Менеджер проверит заявку, запросит сканы документов и согласует с вами дату и время визита в офис для получения электронной подписи.
• Создать заявку из личного кабинета, если вы уже работаете в СБИС. Приложите сканы документов и выберите время визита в офис.

2. Забрать готовую подпись

Если вы подавали заявку дистанционно, в назначенный день придите в УЦ и предоставьте оригиналы документов, чтобы удостоверить личность. Менеджер сверит с приложенными сканами и, если все верно, выпустит квалифицированный сертификат электронной подписи и выдаст вам полностью готовый к использованию носитель.

Что еще может потребоваться для работы с ЭЦП

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) — программа, отвечающая за работу с подписью и шифрование документов. Стоимость от 1 200 рублей.

Носитель — защищенное устройство в виде USB‑флешки, на которое устанавливается сертификат электронной подписи. Записать КЭП на обычную флешку нельзя. Стоимость от 1 600 рублей.

Виды носителей:

• Рутокен – используется для работы на госпорталах, торговых площадках, для сдачи отчетности, для ЭДО.
• Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta‑2 SE – предназначены для продавцов и производителей алкоголя.

Частые вопросы

 Какие документы нужны для выпуска подписи?

В соответствии с п.2 статьи 18 Федерального закона № 63‑ФЗ удостоверяющий центр для выпуска подписи потребует следующие документы:

• с граждан РФ — паспорт и СНИЛС.
• с иностранцев — документ, удостоверяющий личность: паспорт, разрешение на временное проживание, вид на жительство и т.д., и любой документ с номером СНИЛС: само страховое свидетельство, справка из ПФР с номером СНИЛС либо сопроводительная ведомость по форме АДИ‑5.
• с представителей владельца ЭП — доверенность на получение, оригиналы или заверенные копии документов владельца подписи, паспорт представителя или документ, удостоверяющий личность.

 Как заверить копии документов?

Физические лица должны заверять копии документов для получения подписи только нотариально. Если вы находитесь на территории другой страны, заверить копии можно в консульстве РФ.

Юридические лица и ИП могут заверять копии самостоятельно. Если у организации или ИП есть печать, заверить копии может любой сотрудник компании. Для этого на копии необходимо указать:

• надпись «Копия верна» или «Верно»;
• должность заверившего лица с подписью и расшифровкой;
• дату заверения;
• печать организации или ИП.

Если печати нет:

• для юрлиц: на копиях должна стоять только подпись руководителя, плюс прикладывается устав, в котором нет записи, что организация работает с печатью;
• для ИП: на копиях должна стоять только подпись предпринимателя, плюс прикладывается «Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя» либо «Лист записи ЕГРИП».

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

• отдельно заверить каждый лист копии;
• прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав количество листов.

 Сменился руководитель — что делать?

В этом случае потребуется выпустить новый ключ электронной подписи, а старую — аннулировать, обратившись к своему менеджеру в удостоверяющем центре.

 Как отозвать подпись?

Обратитесь к менеджеру вашего удостоверяющего центра. Он оформит заявку на отзыв и отправит вам заявление на подпись. Если вы работаете в СБИС, то заявку на отзыв вы можете отправить самостоятельно.

 Как продлить подпись?

Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия, в среднем — 12 месяцев. Чтобы продлить подпись нужно заранее, лучше за 30 дней до окончания срока, обратиться в ваш удостоверяющий центр для продления.

Если вы получали ЭП в удостоверяющем центре «Тензор», то получите автоматическое напоминание со ссылкой на заявку для продления ЭП. Кликните по заявке и следуйте подсказкам системы.

Продлить можно только действующую ЭП. Если ее срок уже закончился, придется выпускать новую.

 На каких носителях разрешено выпускать подпись?

Носителями могут быть: защищенный флеш‑накопитель (JaCarta‑2, Рутокен, Рутокен ЭЦП 2.0 и др.), флеш‑накопитель и реестр.

В соответствии со ст. 27.3 Приложения 2 к Приказу ФСБ от 27.12.2011 № 796 компания «Тензор» выдает ключи ЭП на защищенных носителях. Они также соответствуют регламенту Федеральной антимонопольной службы по ЭП для госзакупок.

Кроме этого такие устройства:

• поддерживают множество циклов перезаписи, что увеличивает срок службы;
• имеют функцию защиты информации — чтобы получить доступ к контейнеру с ключом, нужно ввести пароль.

 Как проверить сертификат ЭЦП?

Проверить подлинность сертификата электронной подписи можно на нашем сайте по серийному номеру или по данным владельца.

Как получить ЭЦП

Отправьте онлайн‑заявку и выберите удобный способ получения:

• в офисе компании «Тензор» или партнеров в регионе;
• дистанционно, с помощью действующей КЭП или по биометрии;
• закажите доставку на дом.

Главное удобство дистанционного получения ЭЦП — не нужно никуда ходить.

Электронная подпись в ЭДО

Электронный документооборот экономит время и ресурсы, помогая оптимизировать бизнес-процессы. Чтобы перейти на ЭДО, сотрудникам нужны электронные подписи. В этом тексте разберем, какую ЭП подобрать к каждому конкретному виду ЭДО.

В этой статье:

• Как в электронном документообороте используется электронная подпись
• Как получить электронную подпись для ЭДО
• Как сделать электронную подпись для ЭДО в УЦ Контура

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет дистанционно обмениваться документами как внутри организации, так и с внешними структурами — контрагентами и госорганами. ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит, экономит деньги бизнеса и время работников. Кроме того, в отличие от бумажного носителя электронный файл документа сложнее испортить или потерять.

Для работы с ЭДО нужна электронная подпись (ЭП, устаревшее название — ЭЦП). Существует несколько ее видов:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — это может быть смс-код, который вам присылает банк для подтверждения операции, или пара логин-пароль. ПЭП позволяет узнать, кто подписал документ, или подтвердить совершенное действие. Но у ПЭП есть недостатки: она не придает документу юридическую силу без допсоглашений, а ее подлинность может подтвердить лишь система, в которой подписывался документ.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) более надежная — ее формируют с помощью криптографических программ. НЭП позволяет не только подтвердить, кто именно подписал документ, но и обнаружить, если после подписания в документ вносили изменения. Она так же, как и ПЭП, не обеспечивает юридическую значимость документа без допсоглашений.
3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее многофункциональная и защищенная. Как и НЭП, ее создают с помощью криптографических программ, она позволяет идентифицировать подписанта и убедиться, что в файле ничего не меняли после подписания. В отличие от других видов ЭП, придает документу юридическую силу по умолчанию.

КЭП для сотрудника можно оформить в Контуре. Сертификат подойдет для сдачи отчетности, решения бизнес-задач и участия в тендерах

Вид подписи стоит выбирать в зависимости от того, с какой именно организацией или структурой предстоит взаимодействовать. Один человек может иметь несколько разных ЭП.

Как в электронном документообороте используется электронная подпись

Чтобы подписать ЭП электронный документ, необходимы:

• сам документ. Создать его можно, как в Word или Excel, так и в другой подходящей программе. Иногда формат файла устанавливается требованиями системы или госоргана, например, налоговая или пенсионный фонд.

Главное, иметь финальную версию документа — после подписания исправить его не получится.

• сертификат электронной подписи. Получить его можно в удостоверяющем центре: государственном или коммерческом, зависит от должности и типа организации. К моменту подписания сертификат должен быть установлен на компьютер или другое рабочее место.
• компьютер, настроенный для работы с электронной подписью. В том числе, на нем должна быть программа криптозащиты — СКЗИ, например, КриптоПро CSP, и специальные плагины в браузере. Быстрее всего настроить компьютер можно в сервисе Контура — установочный диск (веб-диск).
• сервис или программа для подписания и отправки документов. Это может быть сервис (портал или сайт), где ведется электронный документооборот: Контур.Диадок, Контур.Экстерн, Контур.Крипто, Единая система закупок (ЕИС), nalog.ru и другие. Либо программа на компьютере, которая умеет подписывать электронные документы: Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader или КриптоАРМ. Подпись можно поставить с помощью стандартных функций программы или используя плагины (например, КриптоПро Office Signature или КриптоПро PDF).

Как именно подписывать и отправлять документ в ЭДО, зависит от конкретной системы. Однако общий порядок обычно схожий:

1. Загрузить файл для подписания. Для этого в сервисе ЭДО или программе подписания необходимо найти раздел «Подписание» или аналогичный, загрузить или создать документ.
2. Выбрать электронную подпись, которой будет подписываться документ — для этого в системе нужно выбрать подходящий сертификат ЭП.
3. Подписать документ. Выбрать получателя и отправить ему документ. Эти действия могут совершаться раздельно или одновременно, в зависимости от правил системы.

В итоге получится документ с электронной подписью. ЭП может быть отдельным файлом, тогда нужно будет пересылать и ее, и оригинальный документ: например, «Название документа.pdf» + «Название документа.sig». Такая подпись называется отсоединенная. Либо ЭП может быть внутри оригинального документа, тогда пересылать нужно только один файл: например, «Название документа.pdf.sig». Такая подпись будет называться присоединенная (встроенная). Подробнее о способах подписания электронных документов с помощью ЭП мы рассказывали в статье.

Подписанные документы будут иметь юридическую силу, если подписаны КЭП. Если подписаны ПЭП и НЭП — при определенных условиях, обозначенных в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронная подпись на документе подтверждает, что файл подписал конкретный человек. Поэтому не следует передавать токен с электронной подписью или файл закрытого ключа ЭП третьим лицам. Иначе они смогут заверить что угодно от имени владельца сертификата. Если сотрудники используют в работе копии подписи руководителя, намного безопаснее для компании и директора будет обеспечить их собственными подписями.

Для каких видов ЭДО может использоваться электронная подпись

Электронную подпись применяют как во внутрикорпоративном ЭДО, так и для взаимодействия с внешними структурами. Разберем каждый из возможных вариантов.

Внешний документооборот с контрагентами подразумевает использование квалифицированной ЭП, но в некоторых случаях достаточно и неквалифицированной. Определить тип ЭП поможет сервис ЭДО, в котором компания будет обмениваться документами.

Для формализованных документов необходима именно КЭП, никакая другая подпись не подойдет. Это касается, например, счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД) и их корректировок.

В остальных случаях можно ограничиться НЭП. Но придется заключить с контрагентами дополнительные соглашения, которые будут подтверждать, что рукописная подпись и НЭП равноценны. Такие соглашения можно заключить отдельно или внутри системы ЭДО.

Внутренний или кадровый ЭДО компании можно вести с помощью НЭП или ПЭП. Ими легко обеспечить десятки или сотни сотрудников: процедура выдачи ЭП может проходить в офисе компании или внутренней информационной системе. Получение этих подписей будет дешевле, чем получение КЭП, а их функционала достаточно, чтобы сотрудники подписывали ознакомление с информационными письмами, служебными заданиями, заявления на увольнение или согласие на перевод.

Однако в некоторых случаях для кадрового ЭДО подойдет только КЭП. Это касается документов, подписываемых работодателем: трудовой договор и дополнения к нему, договор о материальной ответственности, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сведения о застрахованном лице (для выплат по больничному) и справка о трудовой деятельности (СТД-Р).

Кроме того, в трех случаях совсем не получится использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Это касается журналов инструктажей по охране труда, актов о несчастном случае на производстве и приказов об увольнении.

Подробнее об электронных подписях для кадрового ЭДО рассказали эксперты Контур.Норматива.

ЭДО в закупках или тендерах требует квалифицированной электронной подписи. КЭП используют не только на всех этапах участия в закупке, но и при обмене документами с электронной торговой площадкой (ЭТП) или заказчиком:

1. Закрывающие документы от ЭТП. Они появляются, если поставщик оплачивает комиссию ЭТП, использует платные услуги.
2. Документы о приемке товаров или работ по госконтракту. С 1 января 2022 года участники госзакупок должны обмениваться передаточными документами в электронном виде — через Единую систему закупок (ЕИС. Этот процесс называется «электронное актирование».

ЭДО с ведомствами и госорганами ведут также с помощью квалифицированной ЭП. Сертификат пригодится как для сдачи отчетности в контролирующие органы, так и при запросе у них информации.

Без КЭП не получится отчитываться в ФНС, ПФР, ФСС, заказывать коды маркировки в Честном ЗНАКе, передавать данные в ЕГАИС учета алкоголя (ФСРАР) или Федресурс.

В некоторых случаях КЭП может применяться по желанию — если хотите обмениваться с ведомством не бумажными, а электронными документами. Это, например, касается Росреестра.

Какая электронная подпись для какого вида ЭДО

КЭП	НЭП	ПЭП
С контрагентами	+	+
Внутри компании	+	+	+
В тендерах и закупках	+
С госорганами	+

Как получить электронную подпись для ЭДО

Способы получения электронной подписи отличаются в зависимости от типа подписи и того, в каком документообороте она будет использоваться.

1. КЭП в сервисе ЭДО с контрагентами или в сервисе сдачи отчетности.

В большинстве случаев квалифицированная ЭП идет в комплекте с системой электронного документооборота (например, Контур.Диадока) или сервисом сдачи отчетности (например, Контур.Экстрена). Поэтому отдельно заказывать ее не нужно. Понадобится только посетить удостоверяющий центр, чтобы получить сертификат — подробнее об этом процессе расскажем ниже.

Если у организации уже есть КЭП, полученная для других целей, то можно использовать ее.

1. КЭП для документооборота в отдельной информационной системе

Например, для отправки данных через систему ЕГАИС учета Алкоголя, портал таможни (ФТС), систему маркировки Честный ЗНАК. Чтобы работать на сайте подобных порталов, необходимо обратиться в удостоверяющий центр и заказать электронную подпись.

1. НЭП, вне зависимости от типа документооборота.

Сертификат НЭП выдает удостоверяющий центр. Получить сертификат можно полностью онлайн: заполнить заявку на выпуск сертификата, подписать заявление на выдачу и удостоверить личность (например, с помощью учетной записи Госуслуг).

Заказывать НЭП отдельно необязательно. Так, в Контуре неквалифицированную электронную подпись выдают пользователям одного из сервисов:

• Контур.Сайн — использует НЭП при обмене документами между самозанятыми и их контрагентами.
• Контур.Техно — выстраивает ЭДО в организации и с клиентами
• Корпоративный центр регистрации — организует выпуск НЭП для работников.

Главное, после получения НЭП проверить, что стороны, использующие подпись, заключили соглашение о признании юридической силы НЭП. В некоторых сервисах, например, Контур.Сайне, такое соглашение не нужно подписывать отдельно — к нему присоединяются все пользователи сервиса.

Оформите НЭП для сотрудников с помощью сервиса Корпоративный центр регистрации

1. ПЭП, вне зависимости от типа документооборота

Система, в которой используется простая электронная подпись, самостоятельно устанавливает требования к ПЭП. Это может быть сочетание логина и пароля, номера телефона, на который приходит смс с кодом подтверждения. Поэтому пользователям системы не нужно обращаться за выпуском ПЭП куда-то еще.

Как сделать электронную подпись для ЭДО в УЦ Контура

В Удостоверяющем центре Контура можно оформить квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Ниже опишем порядок получения КЭП. Получение НЭП разобрано в инструкции.

Чтобы получить подпись в удостоверяющем центре Контура выполните следующие шаги:

1. Определите сервисы, для работы с которыми вам понадобится сертификат ЭП. И подберите подходящий под них тариф — самостоятельно на сайте или при консультации нашего специалиста.
2. Оформите заявку. Вы можете оставить ее на сайте, по бесплатному телефону 8 800 500-05-08 или обратившись в ближайший центр выдачи сертификатов.
3. Оплатите счёт после подтверждения заявки оператором. Счёт необходимо предварительно проверить. Если возникнут вопросы или обнаружатся неточности, оповестите об этом специалиста сервисного центра.
4. Отсканируйте необходимые документы и загрузите копии в Личный кабинет. Обычно достаточно только паспорта, СНИЛС, а иногда — ИНН. Данные проверят за 1-2 дня и сообщат результат по смс или почте.
5. Перед получением сертификата необходимо удостоверить личность. Выберите способ удостоверения — в точке выдачи или с курьерской доставкой. Для подтверждения личности представителю Контура нужно будет показать оригиналы документов. Он сверит их с уже полученными данными и согласует выпуск сертификата.
6. Сгенерируйте ключи подписи и получите сертификат. Это можно сделать с аттестованного компьютера в точке выдачи или с личного компьютера.

Порядок получения электронной подписи может показаться сложным, однако наши специалисты помогут пройти каждый его шаг. Следуйте подсказкам в личном кабинете УЦ или обратитесь с вопросом в техподдержку.

Этот алгоритм подходит для сотрудников организаций и физических лиц.

У директоров организаций, ИП и представителей финансовых и бюджетных учреждений порядок другой. Если вам необходимо получить электронную подпись налоговой, вы можете комфортно сделать это с помощью Контура.

Помогаем оформить электронную подпись ФНС — от нашего партнера и доверенного лица налоговой УЦ «Основание»