Штатное расписание номер документа какой ставить
ПО ЗАКОНУ
6 МИН
Как составить штатное расписание
Объясняем, что такое штатное расписание и чем оно полезно в случае проверок и не только.
Зачем нужна «штатка»
Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.
Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.
Штатное расписание пригодится не только в случае проверки. Документ полезен для:
- Визуализации структуры компании, количества работников в каждом отделе и подсчёта зарплат. Названия должностей в «штатке» и трудовых договорах должны совпадать.
- Анализа эффективности компании, её подразделений и кадров.
- Напоминания о вакансиях. В штатном расписании прописываются незанятые должности.
- Защиты в судебных спорах по вопросам сокращений. С помощью штатного расписания можно доказать, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность.
Кого не нужно вносить в штатное расписание:
- ИП, который нанимает сотрудников. В отличие от директора организации или акционерного общества с точки зрения закона он не является работником.
- Подрядчиков, работающих по договорам ГПХ. Отношения с ними регулируются нормами Гражданского кодекса, тогда как штатное расписание — нормами ТК.
За отсутствие штатного расписания компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5000 рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.
Что указать в штатном расписании
Штатное расписание составляется по форме № Т-3. В нём должны быть:
- Название организации и код по ОКПО — общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Код автоматически присваивает компаниям и предпринимателям Росстат. Его можно узнать в специальном разделе на официальном сайте ведомства.
- Номер документа и дата составления.
- Дата, с которой документ начинает действовать.
- Номер и дата приказа, которым утверждается «штатка».
- Количество сотрудников на каждой должности.
Самая объёмная и важная часть документа — 10 граф с данными компании:
HR-СТАТЬИ
Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.
Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.
Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).
Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.
Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.
В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).
В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.
В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.
В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:
- Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
- Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.
Пример 2
| В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику. |
Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.
При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.
Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.
Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один – на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.
В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте.
Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (актуальные цифры МРОТ здесь (http://www.consultant.ru/law/ref/stavki/mrot/.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом (например, Положением об оплате труда).
Пример 3
В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае – 7 500 руб.).
Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику.
В графах 6–8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
Надбавки представляют собой стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, устанавливаемые, как правило, с целью повышения эффективности труда. Надбавки могут предусматриваться за выслугу лет, профессиональное мастерство, высокую квалификацию, производственные показатели и пр. Что немаловажно, с помощью надбавок работодатель может повысить оплату труда работников, занимающих одинаковые должности. Надбавки могут устанавливаться в виде:
- фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
- в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом).
Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.
Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.
По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).
Пример 4
В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы – 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).
В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5–8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5–9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5–9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.
Графа 10, как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.
После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого», расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.
Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.
В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.
Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.
Как вносить изменения в штатное расписание?
Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером.
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).
Пример 5
Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности ¬с одинаковыми названиями.
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.
Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.
Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) – не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).
Когда вносить изменения при сокращении штата?
Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата – отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).
При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.
Можно ли изменить унифицированную форму?
В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).
Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки – для удобства размещения ¬и обработки необходимой информации.
Правила составления штатного расписания
Штатное расписание по ТК РФ используют для оформления структуры, персонального состава и численности организации. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
Для чего и кому необходимо штатное расписание
Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.
При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. И эти моменты отражаются в штатке.
Подробнее: как правильно оформить штатное расписание (скачайте примеры для разных ситуаций)
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника и при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников, и расписании, утвержденном организацией, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15 , 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.
Отсутствие расписания трактуется как нарушение законодательства о труде. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей ( ст. 5.27 КоАП РФ ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.
По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку расписание представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении расписания;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Форма штатного расписания
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.
Пригодится: правила заполнения формы Т-54 (лицевой счет работника)
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.
Шаг 1
Указываем реквизиты организации. Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в расписании указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Шаг 2
Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Шаг 3
Заполняем графы, всего их 10, но, при необходимости, их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделений. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это в расписании указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Шаг 4
Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
Шаг 5
В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом — сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение штатного расписания
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.
Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.
- как составить приказ об утверждении штатного расписания;
- как и сколько нужно хранить штатное расписание.
Как вносить изменения
Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Ознакомление работника с приказом о внесенных изменениях в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ , можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.
Читайте также: как оформлять сокращение должности в штатном расписании
- ya.ivanova-anna91
2019-11-15 13:54:33
Здравствуйте. В штатном расписании неверно указана «шапка»: Код ОКУД 0252251 действует с 2013 года.
2020-02-17 10:32:02
Есть сомнения о необходимости уведомить за 2 месяца в случае увеличения оклада.
2021-11-30 07:05:54
Обратите внимание, что в некоторых случаях порядок утверждения штатного расписания отличается от приведенного в статье. Например, штатное расписание школы или другой бюджетной организации утверждают вышестоящие инстанции.
2023-06-02 09:27:40
Согласовывается ли штатное расписание с просоюзом? Ведь при внесении в него изменений могут меняться оклады, доплаты, надбавки
2023-06-02 09:52:35
Добрый день. Подскажите, пожалуйста,как удалить должности из штатного расписания? Наш руководитель решил, что должность главного бухгалтера нужно исключить из штатного расписания и назначить ее бухгалтером при этом изменить оклад в меньшую сторону. Главбухом станет директор. Сейчас у главного бухгалтера есть и заместитель и эту должность нужно убрать из расписания и также перевести в простого бухгалтера. Как документально это все правильно оформить?
2023-06-04 04:57:28
При сокращении штата управление организации ссылается на отсутствие штатного расписания и якобы невозможность предоставить сотруднику другую должность. Насколько правомерны такие действия и куда можно обратиться для защиты своих прав?
2023-06-04 11:23:37
Здравствуйте, подскажите, кто должен заниматься составлением штатного расписания? Где-то заставляют руководителей отделов, в других организациях это ложиться на отдел кадров.
2023-06-05 08:36:37
Полина, Это задача отдела кадров.
2023-06-05 08:37:09
Игорь, Штатное расписание обязано быть. Обращайтесь в Государственную инспекцию труда
2023-06-05 09:12:29
Ася, По-хорошему да, согласовать стоит
2023-06-05 15:40:59
Здравствуйте, Скажите. У нас несколько источников финансирования зар.платы. Должно быть одно штат. расписание, или можно как нам удобнее?
2023-06-06 06:32:08
Полина, Добрый день!
Прочитайте внимательно статью! В ней есть раздел «Кто и как составляет и ведет штатное расписание» в котором все четко написано, кто составляет штатное расписание.
2023-06-06 07:30:11
Наталья, Штатное расписание должно быть одно\
2023-06-07 04:25:57
День добрый! По результатам проверки было сделано замечание о несоответствии названий должностей квалификационному справочнику. Так, «рубщик мяса» рекомендовали заменить на «разрубщик мяса». Надо ли менять названия во всех остальных ранее составленных документах, например, должностной инструкции и инструкции по охране труда?
2023-06-07 19:49:35
Добрый день! Указываются ли в штатном расписании организации внешние совместители, если эта работа не является их основным местом работы?
2023-06-08 09:15:44
Андрей, Указываются
2023-06-11 17:37:15
Если в организации есть сотрудники с разными должностями, но одинаковой зарплатой, как правильно указать их в штатном расписании? Нужно ли создавать отдельные позиции для каждого сотрудника или можно указать их в одной позиции?
2023-06-13 13:03:09
Если в штатном расписании указано количество сотрудников, но на момент заполнения формы некоторые из них уже уволились, как правильно указать эту информацию? Нужно ли указывать количество сотрудников на момент составления штатного расписания или на момент заполнения формы?
2023-06-16 16:01:15
В штатное расписание внесли изменения, а к трудовым договорам составили дополнительные соглашения о переименовании должности, надо ли вносить новую запись в трудовую книжку?
2023-06-20 14:59:14
Как внести ихзменение в штатное расписание в середине года?
2023-06-21 11:59:32
Доброго дня! Я оформлена как ИП, на меня работает несколько сотрудников. Нужно ли мне составлять штатное расписание?
2023-06-21 13:08:53
В реальности многие компании успешно функционируют без штатного расписания.
2023-06-22 03:56:07
Подскажите. Нас в штате 10 человек диспетчеров, но не всегда все на работе, кто то отпуск и т. П. Хотят сделать 5ти сменку, то есть 4 смены по 2 а 1 смена по 1 можно ли так и на каком основании должен человек работать в 1 лицо.
2023-06-22 08:04:58
Кто может подписать штатное расписание, кроме директора?
2023-06-22 08:05:46
Конторщица, уполномоченное лицо, в гос органах подписывают шр главбух, руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель
2023-06-22 08:06:42
Дана Ильина, можно, главное соблюдать норму времени, а работать одному в чем проблема?
2023-06-22 08:07:13
мамоходов, да, многие обходятся и без воинского учета, но это не есть правильно
2023-06-22 08:08:46
Ирина Протасова, прямой обязанности ип иметь штатное расписание в законодательстве не закреплено, в штатном расписании указываются, в частности, должности, профессии и (или) специальности, размеры тарифных ставок (окладов) и если у ип есть наемные сотрудники, то и штатное расписание он должен иметь, чтобы, например, установить зарплату, исходя из названного в нем оклада, или прописать должность работника, опираясь на закрепленные в нем должности
2023-06-22 08:09:17
Златогурский Л Н, приказом или иным распоряжением, короче, как шр утверждали, так его и меняем
2023-06-22 08:09:39
2023-06-22 08:10:19
Рожков, в шр указываются единицы, если количество единиц много и они свободны их можно сократить
2023-06-22 08:10:56
Александр Шигаров, если будете менять наименование должностей, то и ди вместе с иот менять тоже надо
2023-06-23 09:26:05
Штатное расписание — это важный документ для любой компании, ведь он определяет количество и квалификацию сотрудников, необходимых для эффективной работы. Из моего опыта могу сказать, что некоторые компании не придают должного значения составлению штатного расписания, что в дальнейшем может привести к проблемам с кадрами и финансами. Очень важно правильно заполнить форму № Т-3, чтобы избежать ошибок и недопониманий. Кроме того, не забывайте о необходимости внесения изменений в штатное расписание при изменении бизнес-плана компании или при появлении новых проектов. Благодарю автора за полезную статью!
2023-08-15 12:29:56
Здравствуйте! Если сотрудничаем с организациями, есть ли необходимость добавлять в штатное расписание должность, если официально данный сотрудник не устроен в организации?
2023-08-31 07:02:34
Региональный оператор по мусору требует ШР заверенное в ПФР. Что-то мне подсказывает, что их требование не правомочно. Помогите, как правильно заверить копию?
Штатное расписание
Чтобы иметь представление, сколько работников трудится в компании и на каких должностях, составляют штатное расписание. В статье расскажем, что это за документ, как его правильно заполнить и можно ли вообще обойтись без него.
Скачайте образцы документов для работы:
Что представляет собой штатное расписание работников
Штатное расписание 2023 — это документ, в котором отражают структура компании, численность сотрудников и должности, которые они занимают. Госкомстат России утвердил специальную форму этого документа №Т-3, но с января 2013 года организации вправе отказаться от типовых форм и разработать свои собственные.
На практике даже если компании используют свою форму, то делают ее очень похожую на унифицированную. Большинство же не усложняют рабочий процесс и выбирают форму от Госкомстата, она удобная и в ней есть все нужные сведения.
Обратите внимание! Штатное расписание сотрудников не содержит персональных данных. В нем только информация о численности людей, их должностях, фонде оплаты труда с разбивкой по каждой специальности и другие сведения, которые не относятся к личным.
Узнайте подробнее о требованиях закона 152-ФЗ и Кодекса к персональным данным.
Составить штатное расписание может бухгалтерия, кадровая служба и даже заместитель директора, но обычно эта обязанность ложится на специалистов отдела персонала. После документ нужно принять. Утверждение штатного расписания происходит посредством приказа руководителя или другого уполномоченного лица. Весь процесс по внедрению и изменению документа нужно отразить в ЛНА компании.
Когда составляют новое штатное расписание в первый раз, на нем ставят №1, дальше используют сквозную нумерацию. На документе указывают две даты: дата формирования самого документа и дата, с которой он вступает в силу, они могут отличаться. Также указывают период действия и реквизиты приказа.
Скачайте приказ об утверждении штатного расписания (образец) и приказ об утверждении штатного расписания (чистый бланк).
Штатное расписание составляют одно на всю организацию, независимо от того, есть ли у компании филиалы и представительства.
Обратите внимание! В штатное расписание нужно включать должности только тех специалистов, которые работают по трудовому договору. Исполнители по ГПХ туда не входят.
Вести «штатку» и хранить можно электронно, но также будет не лишним иметь бумажный вариант. Ознакамливать работников со штатным расписанием не нужно, за исключением случая, когда это прописали в коллективном договоре или другом ЛНА.
Штатное расписание 2023 образец можно посмотреть по ссылке.
Для чего нужно штатное расписание
Трудовой кодекс прямо не указывает, что нужно составлять штатное расписание, но ссылается на этот документ в ст. 15 и 57 . Из чего сотрудники ГИТ сделали вывод, что составлять «штатку» нужно. И если при проверке его не предоставят, то компанию могут оштрафовать.
Штатным расписанием пользуются кадровые специалисты, когда оформляют трудовой договор, личное дело и трудовую книжку работника, приказы, отчет СЗВ-ТД. По этому документу удобно отслеживать и закрывать вакансии
Читайте о том, как заполнить отчет СЗВ-ТД и какие ошибки в нем бывают.
Бухгалтерии документ удобен тем, что в нем указываются должностные оклады, сразу можно определить размер фонда оплаты труда. Когда в компании ввиду сложной ситуации предстоит сокращение штата, то законно сделать это можно, если есть документ, содержащий информацию о структуре компании. Бывает, что работнику нужно предоставить сведения в ПФР или ФСС, тогда он может попросить выписку из штатного расписания.
Заполняем правильно штатное расписание, форма Т-3
Типовая форма Т-3 — это таблица с несколькими графами ( по ссылке штатное расписание на 2022 год бланк).
В шапке пишут название компании, код ОКПО, номер и дата, период действия и реквизиты приказа. В правом нижнем углу указывают количество штатных единиц. В табличной части прописывают названия подразделений и их коды, по ним можно определить, какое подразделение какую позицию занимает в структуре компании.
Затем в графе 3 указывают должности в каждой группе в строгом иерархическом порядке. Название нужно указывать в именительном падеже полностью. Если должность не связана с тяжелыми и вредными условиями труда и не предполагает получение льгот, то поименовать ее можно на свое усмотрение. В противном случае в штатное расписание должности нужно вносить, ориентируясь на:
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) или Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014
- профстандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57 , ст. 195.1 ТК РФ).
Когда компания нанимает работников не на должность, а для выполнения определенного вида работы, это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее указывают количество штатных единиц, например, бухгалтеров или менеджеров может быть несколько. После следует оклад сотрудников и надбавки. Последние обязательно нужно обосновать и сослаться на нормативный акт.
В конце подсчитывают общее количество штатных единиц и фонд оплаты труда. В документе ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, а вот места для печати в нем нет. Но если компания разрабатывает собственную форму, она может ее поставить.
Нюансы заполнения «штатки», о которых не все знают
На практике часто специалисты задают вопросы: как оформить документ в нестандартных ситуациях. Например:
- Как оформить в штатном расписании должность сотрудника при сдельной оплате, ведь у него нет фиксированного оклада?
В этом случае в графе 4 ставят прочерк, а в графе 10 указывают, что оплата труда сдельная и ссылаются на Положение об оплате труда. - Какой оклад указать, если сотрудник трудится в режиме неполного рабочего времени, то есть в документе указана неполная штатная единица?
В графе «Тарифная ставка» нужно указать полный оклад для этой должности. - Можно ли указать дополнительные надбавки: за стаж, знание языков, сверхответственность вместе с теми, что положены по закону?
Да, можно, они также указываются в графах 6,7,8 «Надбавки в рублях». Если недостаточно граф, или если надбавки идут в процентах, то издают приказ о дополнении штатного расписания.
Когда все надбавки в рублях, то нужно заполнить графу 9, где отразить общую сумму. При смешанных показателях в 9 графе ставят прочерк, а в 10 указывают ссылку на ЛНА, в которых говорится про надбавки и способы их начисления.
Обратите внимание! В штатном расписании для одинаковых должностей нельзя указывать «вилку» окладов, это нарушает ст. 22 ТК РФ — равная оплата за равный труд. Роструд рекомендует регулировать этот вопрос с помощью доплат и надбавок (письмо от 27.04.2011 № 1111-6-1).
Изменение штатного расписания на 2023 год
Если в штатном расписании в 2023 году ничего не меняется, то утверждать его каждый год не нужно.
Изменить документ можно двумя способами: внести изменение в действующее расписание или утвердить новое. В обоих случаях нужен приказ.
Приказ на изменение штатного расписания скачайте по ссылке.
Внесение изменений в штатное расписание происходит при следующих событиях:
- добавление новых позиций или сокращение штата
- изменение структуры организации, переименование подразделений;
- индексация зарплаты или ее уменьшение;
- изменение количества штатных единиц;
- изменение надбавок и доплат.
При этом согласие работников не требуется, кроме случая, когда меняются условия трудового договора по зарплате. Если ее уменьшают, то нужно предупредить работников за два месяца, только потом менять «штатку».
Важно! Если работник ознакомился с приказом об изменении штатного расписания, это вовсе не означает, что он согласен с изменениями в трудовом договоре.
О том, какие документы следует оформить в этом случае, какие еще есть нюансы в штатном расписании и как правильно заполнять другие кадровые документы, узнайте в нашем новом курсе по кадровому делопроизводству 3.0 .