Как рассчитать аванс на командировочные расходы

Суточные в командировке: как рассчитать и что учесть

В командировке у сотрудника практически неизбежно возникают различные расходы – на проезд, проживание, питание и так далее. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан их возмещать. Различные дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, называются суточными, и при их планировании и расчете есть некоторые нюансы. Разберем их этой статье с помощью нашего партнера OneTwoTrip for Business, онлайн-сервиса организации командировок для юридических лиц.

О сервисе

OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.

На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 миллионов отелей.

Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.

Суточные или командировочные?

Все расходы сотрудника в деловой поездке можно разделить на две группы:

Командировочные – сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.

Суточные – это дополнительные расходы, которые возникают в командировке. Сюда входят все платежи, которые заранее не были согласованы с работодателем, например, ужин в кафе. Сотрудник вправе распоряжаться суточными по своему усмотрению, отчитываться за них в бухгалтерию не нужно.

Когда полагаются суточные

Работодатель обязан выплатить суточные за каждый день пребывания работника в деловой поездке, даже за выходные и праздники, а также за дни, которые он находился в пути. В том числе и за время вынужденной остановки, например, из-за переноса или отмены рейса. Такой порядок предусмотрен п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749.

Однако есть несколько важных моментов. Если сотрудник живет недалеко от города, в котором проходит командировка, и может ежедневно возвращаться домой, суточные начислять необязательно. Компания может их выплатить, например, если дорога занимает много времени, а работа сложная – но решение это он принимает самостоятельно.

Кроме того, суточные не положены, если командировка длится всего один день и сотрудник в этот день не выезжает за границу.

Объем выплат

В нынешнем законодательстве не установлены нормы расходов на командировки, существуют только лимиты для обложения НДФЛ (700 руб. за день нахождения в деловой поездке в России, 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке) и социальными взносами.

Работодатель вправе установить собственные лимиты в своих локальных актах, например, в положении о командировках. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.

Если командировка за границу

При международных деловых поездках суточные нужно выплачивать, даже если сотрудник выехал из России и вернулся в один и тот же день. В этом случае размер суточных составит 50% от нормы, определенной для зарубежных командировок в локальном нормативном акте компании (п. 20 положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

Если перед тем как выехать за границу сотрудник перемещается по территории России, например, добирается до столицы и уже оттуда вылетает в другую страну, суточные нужно выплатить по норме, установленной для внутренних командировок. Правила для зарубежных поездок, будут действовать со дня пересечения границы при выезде из России. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.

Если за время бизнес-поездки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границ между государствами нужно выплачивать по нормам той страны, в которую он направлен (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Срок выплат

Согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749, возмещение расходов в командировке нужно производить авансом. При этом конкретные сроки выплат никак не определены, работодатель может самостоятельно их установить, закрепив в положении о командировках. Главное, чтобы сотрудник отправился в деловую поездку с деньгами.

Если же вы выплатите суточные не в составе аванса, а после возвращения работника, то придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – аналогично компенсации за задержку зарплаты.

Как определить период командировки

Днем начала деловой поездки считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса) из населенного пункта, где работает сотрудник, к месту, в которое он направлен в командировку. Соответственно, днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где сотрудник работает постоянно.

Важно понимать, что если, к примеру, самолет вылетает 3 декабря в 23:55, то 3 декабря считается днем командировки, и за него нужно выплатить суточные. Если же вылет происходит в 00:05, датой начала деловой поездки будет уже 4 декабря.

Чтобы упростить расчет времени, удобно пользоваться онлайн-сервисами для организации командировок. Например, в OneTwoTrip for Business можно моментально выгрузить билеты и ваучеры из личного кабинета командированного сотрудника и прикрепить их к отчету в качестве подтверждения дат поездки. Это удобно еще и потому, что так точно не потеряется посадочный талон.

Какие документы нужны для оформления суточных

Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных. Они включены в состав аванса командировки, который бухгалтерия выдает на основании приказа руководителя или иного документа, определенного местными локальными актами. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника, но если оформлен приказ руководителя, оно не обязательно (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как отчитываться

Как мы уже упомянули выше, сотруднику не нужно отчитываться перед бухгалтерией за расходование суточных, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению (этот порядок следует из ст. 168 ТК РФ и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).

А вот бухгалтерии все же придется составлять отчеты, ведь суточные – это нецелевая трата. Списывать расходы в виде суточных нужно после возвращения сотрудника из командировки. Чтобы списать затраты, потребуются авансовый отчет (в дату его утверждения нужно отразить списание расходов) и проездные документы, которые станут подтверждением дат пребывания сотрудника в командировке.

Как рассчитывать НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в следующих пределах:

700 руб. за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. за день нахождения в деловой поездке за границу.

Если суточные больше этих норм, нужно удержать с них НДФЛ, ведь эта сумма считается доходом сотрудника. Это правило установлено в абз. 12 п. 1 ст. 217 и в ст. 210 НК РФ.

Доход сотрудника от суточных признается после возвращения сотрудника из командировки на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Это предусмотрено подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

НДФЛ следует удержать при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты доход (подп. 4, подп. 6 ст. 226 НК РФ).

Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6п. 1 ст. 223 НК РФ). Если сотрудник в этом месяце уволился, перерасчет нужно сделать по курсу Банка России на последний день его работы (п. 5 ст. 210, п. 2 ст. 223 НК РФ).

Как рассчитывать страховые взносы

В этом случае также действуют нормы суточных (700 руб. по России и 2500 руб. за границу).

С суточных сверх этих сумм нужно начислять страховые взносы – это следует из п. 2 статьи 422 НК.

А вот при расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2 000 рублей, а значит, взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх этой суммы. Это следует из п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Как рассчитывать налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). В этом случае суточные нужно включить в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Суточные при однодневной командировке по России можно учесть в расходах – но не в составе командировочных, а в тех, которые связаны с производством и реализацией.

Суточные нужно признавать в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

А если у нас УСН?

Если вы платите налоги по упрощенной системе налогообложения (с разницы между доходами и расходами), вы вправе учесть суточные в составе расходов. Их размер при этом нужно брать из норм, установленных внутренними документами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283).

Суточные в валюте нужно признавать в расходах на дату утверждения авансового отчета. Курс валюты берите на дату выплаты суточных.

Справка о компании:

OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.

Расчет аванса на командировочные расходы

Подборка наиболее важных документов по запросу Расчет аванса на командировочные расходы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Командировки:
Аванс на командировку
Авансовый отчет по командировке
Авансовый отчет проживание
Аренда автомобиля в командировке
Больничный в командировке
Показать все

Командировки:
Аванс на командировку
Авансовый отчет по командировке
Авансовый отчет проживание
Аренда автомобиля в командировке
Больничный в командировке
Показать все

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Кроме того, смета предполагаемых расходов может содержаться в письменном заявлении командированного работника.

Типовая ситуация: Командировка: оформление и расчеты с работником
(Издательство «Главная книга», 2023) Аванс на командировку перечислите на зарплатную карту или выдайте наличными. Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов, которые работник должен будет оплатить в командировке (п. 10 Положения о командировках).

Нормативные акты

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
(ред. от 01.03.2023)
«Об особенностях направления работников в служебные командировки»
(вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки») 10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Правовые ресурсы

«Горячие» документы
Кодексы и наиболее востребованные законы
Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Как рассчитать работнику величину аванса, выдаваемого на командировку?

Законодательством определен перечень командировочных расходов, на которые организация обязана выдать работнику аванс.

Согласно ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) и п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в ред. от 22.09.2020; далее — Положение № 176), наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места жительства (суточные);
- иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Основанием для расчета и выплаты аванса является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 4 Положения № 176).

Статья опубликована в журнале «Заработная плата» № 3 (183), март 2021 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Как рассчитать аванс на командировочные расходы?

При направлении работника в командировку наниматель обязан выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (п. 5 Положения № 176*). Аванс выдается на возмещение следующих расходов:
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

– по проезду к месту командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– на проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Важно помнить, что сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет расходов, перечисленных в части первой п. 5 Положения № 176, рассчитывается с учетом размеров возмещения расходов согласно приложениям 1 и 2 к этому Положению, а также с учетом расходов, указанных в части первой п. 25 Положения № 176 (п. 6 Положения № 176).

Величина аванса, выдаваемого работнику, зависит от условий командирования:

– поездка в командировку может быть осуществлена на служебном или личном транспорте;

– часть расходов по командировке берет на себя принимающая или направляющая сторона;

– продолжительность командировки может быть разной (однодневная, многодневная);

– применяться могут разные варианты возмещения расходов по найму жилого помещения, при этом право выбора варианта остается за организацией, и др.

Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании денежных средств (п. 7 Положения № 176). Соблюдение данной нормы позволит организации исключить ряд спорных вопросов в расчетах с подотчетными лицами.

Аванс на расходы по проезду к месту командировки и обратно

Уточним общие правила расчета суммы аванса на командировку.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются с учетом стоимости проезда и вида транспорта. Работник может осуществлять проезд железнодорожным, воздушным, автомобильным транспортом. Его выбор зависит от транспортных возможностей, а также времени, определенного на выполнение задания в месте командировки.

Таким образом, наниматель должен обеспечить работника денежными средствами на приобретение билетов на проезд, если иной порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно к месту работы не предусмотрен условиями командирования.

Важно! При расчете суммы аванса не допускается выдача работнику на расходы по проезду денежных средств в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону .

Расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону, за исключением случаев, указанных в п. 12 и гл. 7 Положения № 176. Однако данный факт оценивается по окончании командировки и представлении работником отчета об использованных денежных суммах.

Пример 1. Сумма аванса на расходы по проезду определена неверно

В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в командировку в г. Москву. При расчете суммы аванса ему на расходы по проезду выдано 5,80 руб. (2,90 руб. × 2). Аргументировалось это тем, что работник не знал, каким транспортом он поедет в командировку.

В данном случае при расчете аванса допущена ошибка. Работнику необходимо было выдать денежные средства на приобретение билета.

Аванс на расходы по найму жилого помещения

В настоящее время наниматели при командировании работников в пределах Республики Беларусь и за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления (пп. 15, 16 Положения № 176).

При расчете суммы аванса в части расходов по найму жилого помещения на данный факт обращается внимание. Напомним, что порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в локальном правовом акте.

Пример 2. Расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются без подтверждающих документов

Согласно приказу на служебную командировку работник направлен в г. Смоленск на период с 15 по 18 июня 2021 г. В Смоленск работник прибывает 15 июня 2021 г. в 16:10 и убывает 18 июня 2021 г. в 20:00.

Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть восьмая п. 16 Положения № 176).

Справочно: расходы по найму жилого помещения в сутки в г. Смоленске согласно приложению 2 к Положению № 176 составляют 80 долл. США.

Таким образом, при расчете аванса необходимо учитывать количество ночей, приходящихся на период нахождения в месте командирования, а именно 3 ночи. Следовательно, аванс на расходы по найму жилого помещения равен 240 долл. США (80 долл. США × 3 ночи).

Пример 3. Расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются на основании подтверждающих документов

Согласно приказу на служебную командировку работник направлен в г. Смоленск на период с 15 по 18 июня 2021 г. В Смоленск работник прибывает 15 июня 2021 г. в 16:10 и убывает 18 июня 2021 г. в 20:00.

В данном случае следует учитывать, что сумма аванса на расходы по найму жилого помещения определяется с учетом размеров их возмещения согласно приложению 2 к Положению № 176 (если, например, предварительно не была оплачена стоимость проживания в гостинице или предусмотрены иные условия командирования). Сумма аванса рассчитывается исходя из календарных дней нахождения в месте командирования – 320 долл. США (80 долл. США × 4 дня). При этом следует учитывать, что сумма аванса рассчитывается исходя из условий командирования.
Если по окончании командировки работником не будут представлены подтверждающие документы, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176. Конкретный размер возмещения этих расходов устанавливается нанимателем в локальном правовом акте (часть третья п. 16 Положения № 176).

Под временем нахождения в пути понимается (часть третья п. 20 Положения № 176):

– при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;

– при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

В данном случае возмещение расходов по найму производится за календарные дни нахождения в месте командировки, т.е. за 15, 16, 17, 18 июня 2021 г.

Аванс на проживание вне места жительства (суточные)

Основополагающим моментом при расчете суммы аванса в части суточных является определение продолжительности командировки. Продолжительность командировки рассчитывается по приказу нанимателя о направлении работника в командировку.

Суточные выдаются за все время нахождения работника в командировке, включая время нахождения в пути, в размерах, установленных:

– в приложении 1 к Положению № 176, – при командировании в пределах Республики Беларусь;

– в приложении 2 к Положению № 176, – при командировании за границу.

Важно! В случае обеспечения направляющей и (или) принимающей стороной командированного работника 3-разовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки направляющая сторона возмещение суточных не производит, за исключением суточных за время нахождения в пути. Возмещение суточных не производится также, если по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен 3-разовым питанием направляющей и (или) принимающей стороной (часть вторая п. 20 Положения № 176).

Аванс на иные расходы

Командированному работнику аванс выдается в т.ч. в счет расходов за границей по аренде автомобиля, приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, проезда по платным дорогам (туннелям, мостам), уплате таможенных сборов и пошлин, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, мойке транспортных средств (часть первая п. 25 Положения № 176).

Аванс на командировочные расходы выдается одному из работников

Для выполнения служебного задания в одну командировку может быть направлено несколько работников. Данный факт закрепляется в приказе нанимателя. При этом каждый из работников должен быть обеспечен суммой аванса на командировочные расходы. Вместе с тем допускается проведение оплаты расходов по проезду к месту командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех работников, направленных в данную служебную командировку. Такую оплату можно произвести только с помощью корпоративной дебетовой карточки, выдаваемой работнику на оплату командировочных расходов (п. 78 Инструкции № 117*).
* Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

Таким образом, при направлении в одну служебную командировку нескольких работников наниматель может выдать одному из работников корпоративную дебетовую карточку для оплаты только соответствующих расходов по командировке: по проезду и по найму жилого помещения. Суточные должны быть выданы лично каждому работнику.

Следует помнить, что при «коллективной» оплате расходов надо получить письменное согласие всех командированных работников (форма получения согласия не установлена).

Расходы по проезду и по найму жилого помещения, оплаченные одним работником, включаются в отчет об израсходованных суммах, составляемый именно этим работником. Отчет представляется в порядке и сроки, предусмотренные Инструкцией № 117, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку (часть вторая п. 78 Инструкции № 117).

Нина Анищенко, эксперт журнала
Похожие публикации: