6 ндфл это что такое

Форма 6-НДФЛ и Справки о доходах и суммах налога физических лиц

С 2021 года расчет по форме 6-НДФЛ объединен со справками о доходах и суммах налога физических лиц (ранее — форма 2-НДФЛ). Указанные справки теперь являются Приложением № 1 к расчету и подлежат заполнению 1 раз в годовой форме 6-НДФЛ (либо при ликвидации организации/обособленного подразделения).

Предусмотрена также печатная форма справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах НДФЛ, которую налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям. Форма справки не изменилась по сравнению с действующей.

Новая форма 6-НДФЛ за 2021 год располагается в комплекте отчетности «РСВ, НДФЛ и отчетность в ПФР» в папке «IV квартал, год», она позволяет использовать единый справочник сотрудников.

Подготовка формы 6-НДФЛ и Справки о доходах и суммах налога физических лиц включает следующие возможности:

• импорт формы из файла утвержденного формата;
• слияние сведений из нескольких файлов в один отчет по КПП;
• расчет и проверка показателей, массовая правка;
• для годовой формы 6-НДФЛ — расчет и сверка Раздела 2 по данным из Справок о доходах;
• форматно-логический контроль сформированного документа;
• формирование печатных бланков формы 6-НДФЛ и справок для выдачи их физическим лицам (в том числе, печать справки по выбранному сотруднику);
• формирование xml-файла отчетности и отправка по каналам связи с использованием услуг оператора электронного документооборота.

Расширенные возможности подготовки Справок о доходах и суммах налога физических лиц в программе Баланс-2Н:

• при слиянии сведений из нескольких файлов в один отчет по КПП имеется возможность суммировать соответствующие данные в Разделе 2 при совпадении ставок налога и КБК, а также в Разделе 1 при совпадении КБК и объединение строк с одинаковыми датами;
• гибкий поиск дубликатов записей о физических лицах в отчете;
• слияние дублей физических лиц, как в автоматическом режиме, так и с возможностью ручного разбора записей с одновременным слиянием справок по доходам и вычетам;
• возможность удалять в автоматическом режиме полностью идентичные записи.

Преимущества:

• Удобный интерфейс, позволяющий быстро и правильно заполнить форму 6-НДФЛ и Справки о доходах и суммах налога физических лиц.
• Возможность работы с большим объемом данных, высокая надежность и быстродействие (к примеру, файл, содержащий 30 тысяч Справок о доходах загружается в программу Баланс-2Н за 2-3 минуты) Ознакомиться с таблицей нагрузочного тестирования можно здесь
• Формирование истории отправленных сведений: ведение структурированного архива, возможность подготовить уточняющие справки, не удаляя при этом предыдущие.
• Наличие базового режима, который позволяет подготовить сведения по одному сотруднику и предоставляет возможность ознакомиться с функционалом программы до ее приобретения.

Новая форма 6-НДФЛ: как заполнять

С 2023 года введен новый бланк и правила оформления отчета по подоходному налогу и выплатам персоналу. Как заполнить 6-НДФЛ, когда и кому сдавать при разных формах начислений физлицам, подробно рассказываем в статье с пошаговой инструкцией заполнения всех разделов и образцом отчета

Деловая среда Платформа знаний и сервисов для бизнеса
�� Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к обзорам новостей законодательства для бизнеса

Зачем нужна форма 6-НДФЛ, кто ее сдает

6-НДФЛ — это отчет работодателя по начисленной сотрудникам зарплате и уплаченном подоходном налоге за персонал. Наниматель не перечисляет НДФЛ из своего кармана. Он исполняет обязанности налогового агента, то есть перед выплатой зарплаты компания или ИП должны удержать налог из дохода работника и отправить в бюджет. Эти операции им необходимо отразить в форме 6-НДФЛ. Кто может быть налоговым агентом:

Отчет сдают все налоговые агенты — организации и ИП, которые выплачивают вознаграждения по трудовым и гражданским договорам, за исключением выплат самозанятым, другим ИП и перечисления дохода за продажу имущества.

�� Пример
ИП покупает у своего работника автомобиль и перечисляет ему 2 654 000 рублей. В этом случае предприниматель не становится налоговым агентом и не обязан подавать 6-НДФЛ именно по этой операции. Но по налогу с зарплаты того же самого сотрудника предприниматель обязан отчитаться.

Изменения в форме 6-НДФЛ

Они связаны с нововведениями по расчету подоходного налога. Перечислим основные изменения, которые внесли коррективы в форму: 1. Дата получения дохода. Теперь она одинакова для большинства перечислений. Неважно, выплачивается ли зарплата за отработанный месяц или аванс, НДФЛ нужно удержать со всех выплат, не дожидаясь конца месяца.

Например, руководитель отдела продаж ежемесячно получает:

• 5-го числа аванс;
• 15-го числа — зарплату;
• 21-го — премию по итогам выполнения KPI за предыдущий месяц.

Значит, работодатель обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет с доходов руководителя отдела три раза в месяц.

2. Расчетный период.

3. Единые сроки уплаты.

Что изменилось в форме по сравнению с предыдущим вариантом.

Остальные разделы не поменялись.

Налоговый календарь на 2023 год

Требования к бизнесу

Особенности заполнения новой формы 6-НДФЛ для разных категорий налогоплательщиков

Требования по заполнению 6-НДФЛ указаны в Приказе ФНС. Количество обязательных разделов будет зависеть от периода, за который нужно заполнить 6-НДФЛ.

Рассмотрим на примерах, как заполнить 6-НДФЛ в 2023 году в разных ситуациях.

Выплата зарплаты по трудовому договору

При начислении налога по одной ставке, необходимо заполнить только один Раздел 1.

Напомним ставки налога.

Например, с начала года финансовому директору был начислен доход:

Месяц	Зарплата (руб.)	Премия (руб.)	Итого с начала года (руб.)
Январь	356 800	125 300	482 100
Февраль	378 000	136 000	996 100
Март	452 300	189 500	1 637 900
Апрель	450 600	143 900	2 232 400
Май	527 400	159 600	2 919 400
Июнь	549 300	146 900	3 615 600
Июль	539 150	136 700	4 291 450
Август	527 650	153 250	4 972 350
Сентябрь	539 650	127 950	5 639 950

В этом случае работодатель обязан представить в составе формы 6-НДФЛ один Раздел 1 для ставки 13% за первый квартал и полугодие. Начиная с отчета за девять месяцев работодатель будет представлять уже два Раздела 1 по ставке 13% и 15%, поскольку доход финансового директора в третьем квартале превысил лимит.

�� Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы

Выплата аванса и премии

Аванс и премия, так же как и зарплата, отражаются в Разделе 2 с 2023 года на дату фактической выплаты.

Например, наладчику производственного цеха в июне — июле было перечислено:

Дата	Вид перечисления	Сумма (руб.)	НДФЛ (руб.)
7 июня	зарплата за май	25 960	3375
21 июня	аванс за май	31 695	4120
27 июня	премия за первый квартал	3962	515
7 июля	аванс за июль	26 870	3493

По отчету 6-НДФЛ за полугодие в Разделе 1 за будет отражаться НДФЛ, удержанный по 22 июня, то есть 7475 рублей = 3375 + 4120.

Налог с 23 по 31 июня и в июле — 4008 рублей = 515 + 3493 — необходимо будет указать уже в отчете за девять месяцев.

В Раздел 2 нужно включить доход работника от 7, 21 и 27 июня. Он составит 61 617 рублей = 25960 + 31695 + 3962.

Аванс за июль 26 870 рублей, выданный 7 июля, будет включен в 6-НДФЛ за девять месяцев.

Действуют особые условия для отражения НДФЛ по выплатам в конце года. Если они осуществлялись с 23 по 31 декабря, то НДФЛ по таким доходам включаются в отчет за год, а не за первый квартал следующего.

Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день

Выплаты по договору ГПХ

Вознаграждения по гражданским договорам отражаются в 6-НДФЛ в том периоде 2023 года, когда выплачивались. Напомним, что не включается в расчет оплата самозанятым и другим ИП, они перечисляют налоги за себя самостоятельно.

�� Рассмотрим пример. Рекламное агентство в феврале 2023 года заключило договор подряда с web-дизайнером на оптимизацию своего сайта. По договору предусмотрены 3 выплаты:

• предоплата до 16 февраля — 11 800 рублей;
• частичная оплата работы до 27 марта — 36 890 рублей;
• итоговый расчет после приемки работ заказчиком, до 17 апреля — 15 670 рублей.

В итоге первые платежи в сумме 48 690 рублей (11 800 + 36 890) будут отражаться в форме за первый квартал, а последний — 15 670 рублей — пойдет в отчет за полугодие.

Telegram Деловой среды

Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Выплата отпускных

Отпускные в отчете 6-НДФЛ отражаются на дату их перечисления, так же как и зарплата. Напомним, что отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска.

Например, начальник кадровой службы в 2023 году идет в отпуск 29 сентября. Значит, 26 сентября — крайний срок, когда он должен получить отпускные. Этот доход нужно будет отразить в 6-НДФЛ за девять месяцев 2023 года, а подоходный налог — в отчете за год, поскольку он удержан после 23 сентября.

Как рассчитать зарплату по окладу

Бухгалтерия

Если выплаты работникам не производились: нулевой отчет

Если у юрлица или ИП не было никаких выплат сотрудникам с начала года, то нулевой отчет представлять не нужно. В случае, когда выплаты производились хотя бы в одном месяце, то 6-НДФЛ нужно будет сдавать до конца года.

Например, ИП открыл фотосалон в феврале 2023 года. В апреле он нанял администратора и до августа перечислял ему зарплату. С сентября администратор уволился, и до конца года у ИП сотрудников не было. Предприниматель должен сдать начальный отчет по НДФЛ за первое полугодие 2023 года. Далее за девять месяцев и последний за год.

❗️ Внимание
В расчет 6-НДФЛ данные об ИП-работодателе не включаются.

В отличие от персонифицированных сведений, 6-НДФЛ не нужно подавать, когда в компании числится только директор, если доход ему не перечислялся.

Если есть несколько отделений

Когда работодатель ведет деятельность в нескольких территориальных образованиях, например у ИП открыты патенты в разных регионах или у компании есть подразделения, то 6-НДФЛ заполняется отдельно по каждому ОКТМО независимо от того, в одной или разных инспекциях они обслуживаются.

Когда и как представлять форму 6-НДФЛ

6-НДФЛ нужно сдавать в стандартные единые сроки, установленные для большинства форм регулярной отчетности. Однако некоторые из них могут быть перенесены из-за выходных.

Помимо общегосударственных праздников, субъекты Федерации могут устанавливать на своей территории дополнительные. Но перенос сроков представления 6-НДФЛ в связи с региональными праздничными датами не предусмотрен. То же касается уплаты НДФЛ.

Способ представления зависит от численности персонала.

Например, в клининговой компании на 31 марта работает 8 человек по трудовому договору. Фирма 18 мая заключила договоры подряда с таргетологом для рекламы своих услуг и бухгалтером на аутсорсе. В июне компания перечислила подрядчикам оплату за выполненную работу. Значит, за первый квартал работодатель может сдать 6-НДФЛ на бумаге, а за полугодие — только электронно.

❗️ Внимание
В сентябре меняется порядок использования ЭЦП для отправки электронной отчетности. С 1 сентября представителям компаний и ИП можно будет выпустить только электронную подпись физлица, которую разрешено использовать при наличии машиночитаемой доверенности. Выпущенные раньше ЭЦП сотрудников продолжат работать без МЧД до 31 августа 2024 года.

Цифровые подписи руководителя и предпринимателя запрещено передавать третьим лицам, иначе они будут аннулированы, а отчетность, заверенная такими подписями, признана несданной.

С 2022 года ЭЦП руководителя и ИП можно оформить только в ФНС или у ее доверенных лиц при личном присутствии. Список доверенных лиц:

• ПАО «Сбербанк»;
• АО «Аналитический центр»;
• Банк ВТБ (ПАО);
• АО «ЕЭТП»;
• АО «Тинькофф Банк»;
• АО «Электронная Москва»;
• ПАО «ПромСвязьБанк».

Подписи обычного физлица выпускаются, в том числе коммерческими удостоверяющими центрами, такими как Эльба, Сбис, Астрал.

6-НДФЛ представляется в налоговую.

Исключение составляет отчет ИП на патенте с работниками. Если деятельность по ПСН предприниматель ведет не по месту жительства и для этой же деятельности нанимает персонал, то отчитываться должен по месту регистрации в качестве плательщика патента.

�� Пример
ИП проживает в Краснодаре, а деятельность на ПСН ведет в Кореновске. Поэтому сдавать 6-НДФЛ за своих сотрудников он должен в ФНС г. Кореновска. При совмещении УСН и ПСН предпринимателю нужно будет сдать два отчета: один по месту жительства за работников, занятых в деятельности по УСН, и второй по месту деятельности на патенте по сотрудникам, занятым на режиме ПСН.

Узнать, какая ФНС обслуживает тот или иной адрес, позволяет онлайн-сервис на сайте налоговой. Электронную версию можно представить через портал налоговой инспекции.

За несдачу отчета предусмотрены следующие размеры штрафов:

Кроме того, инспекция может заблокировать расчетные счета компании и ИП до получения ею декларации 6-НДФЛ.

�� Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите возможность задать вопросы по бизнесу экспертам

Пример заполнения формы

Правила оформления 6-НДФЛ:

1. Во всех пустых ячейках необходимо проставить прочерки.
2. Если отсутствуют суммовые показатели, ставится «0».
3. Титульный лист необходимо заполнять в последнюю очередь, поскольку в нем нужно указать количество страниц отчета. Количество разделов будет зависеть от КБК НДФЛ и ставок. Об этом подробнее расскажем ниже.
4. Данные Раздела 1 отражаются поквартально. Значит, например, в октябрьском отчете 6-НДФЛ нужно будет указать сведения с 23 июля по 22 сентября.
5. Расчет суммовых показателей Раздела 2 производится нарастающим итогом с начала года. То есть, например, для отчета в октябре сумму доходов нужно указать с 1 января по 30 сентября, а не с 1 июля по 30 сентября.
6. Приложение к отчету (бывшая форма 2-НДФЛ) оформляется только по итогам года.
7. Форма 6-НДФЛ заполняется суммарно по всем сотрудникам, Приложение — по каждому работнику отдельно.

�� Разберем оформление каждого раздела на примере.

В компании по установке пластиковых окон «Каскад» в штате числится 3 сотрудника: замерщик, установщик, директор. За 2023 год были следующие начисления персоналу:

Показатель	Сумма (руб.)
Выплаты сотрудникам с 1 января по 31 декабря	2 567 890
За последний квартал	698 720
С 1 по 31 октября	200 180
С 1 по 30 ноября	267 990
С 1 по 31 декабря	230 550

Начисление НДФЛ по срокам последнего квартала:

Как правильно заполнить 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Каждый квартал юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сдавать в налоговую службу декларацию 6-НДФЛ. С 2022 года правила изменились: отчет за 2021 год впервые надо сдать со справками о доходах физических лиц, также появились новые коды. Рассказываем, куда и когда нужно сдавать документы, и заполняем декларацию пошагово.

Форма 6-НДФЛ

6-НДФЛ – декларация о подоходном налоге физических лиц – документ, который должен сдавать каждый работодатель, у которого есть сотрудники. Декларация 6-НДФЛ содержит информацию о доходах персонала и суммах НДФЛ, отправленных в государственный бюджет. Это сводные данные по всей компании, а не по каждому работнику. С помощью такой формы отчета налоговая контролирует, вовремя ли работодатель удержал налог из зарплаты персонала и перевел ли его в казну.

Кто обязан сдавать такую декларацию:

• российские организации;
• индивидуальные предприниматели;
• нотариусы, занимающиеся частной практикой;
• адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;
• обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Если за отчетный период сотрудники не получали выплаты, предоставлять данные не требуется.

Отчетность составляется, если физическое лицо:

• является сотрудником компании или ИП и получает вознаграждение по трудовому договору;
• работает по договору подряда или оказания услуг;
• сдает недвижимость или автомобиль в аренду ИП;
• получает материальную помощь.

Для заполнения формы работодатель должен учитывать все доходы физического лица, подлежащие налогообложению: зарплату, премию, любые выплаты от компании.

Исчисление суммы налога производится нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца по всем доходам сотрудника.

Куда и когда сдавать 6-НДФЛ?

Форму 6-НДФЛ за 2021 год нужно оформлять по обновленным правилам и на измененном бланке.

Заполненную декларацию отправляют в отделение налоговой службы по адресу регистрации юридического лица или ИП. Если в отчетный период численность сотрудников, получивших доход, составила меньше 24 человек, предоставить декларацию можно на бумажном носителе, а если более 25 – только в электронном виде.

Если у компании имеются обособленные подразделения, то сдать документы можно по месту нахождения учета. Удобнее всего передать сведения через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы РФ. Для этого необходимо завести цифровую подпись, она делается там же, в личном кабинете, не больше чем за сутки.

Составлять декларацию 6-НДФЛ нужно четыре раза в год:

• до конца апреля – за первый квартал;
• до конца июля – за полгода;
• до конца октября – за 9 месяцев;
• до начала марта следующего года – за год.

Если финальный срок сдачи документов выпадает на выходной, то он переносится на ближайший рабочий день.

С 2022 года к основной форме отчета добавляется приложение – справка 2-НДФЛ, которая ранее была самостоятельным документом. Справку нужно заполнять на каждого сотрудника и сдавать вместе с 6-НДФЛ только по итогам четвертого квартала.

Для самого работника эта информация появляется на портале «Госуслуги» по мере того, как будет обработана налоговым органом, но не позднее июля следующего года. То есть у работника нет необходимости запрашивать эту справку, например, для подачи на налоговый вычет.

Что изменилось в правилах заполнения 6-НДФЛ

Как заполнять новую форму 6-НДФЛ, налоговая описала в своем приказе.

Главное, на что необходимо обратить внимание: новые строки для заполнения и коды видов доходов и вычетов.

1. В разделе 2 и приложении № 1 к расчету появилась новая строка: «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету».

2. Добавлены новые коды в приложение № 1 и в «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

• 1401 – доходы, полученные от сдачи в аренду или иного использования жилого недвижимого имущества;
• 1402 – прочее недвижимое имущество;
• 2015 – суточные, превышающее 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ.

Новые коды социальных вычетов:

• 323 – приобретение лекарственных препаратов;
• 324 – медицинские услуги.

3. Еще одно обновление связано с прогрессивной ставкой по НДФЛ.

С 2021 года 13% применяется, когда доход сотрудника меньше или равен 5 млн рублей. Если сумма больше, будет действовать ставка 650 тыс. рублей + 15% с суммы превышения. В этом случае надо будет заполнять Разделы 1 и 2 отдельно по каждой ставке и указывать в них разные КБК.

Как сформировать и заполнить 6-НДФЛ

Отчетность включает в себя титульный лист, два раздела и приложение, каждый из которых необходимо правильно заполнить.

• Титульный лист. Включает в себя информацию об ИНН и КПП фирмы, ее наименовании, отчетном периоде, номере налоговой, куда отправляется документ.
• Раздел 1 содержит сроки перечисления и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода.
• Раздел 2 содержит обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
• Приложение №1 – справка о доходах и вычетах физлиц по месяцам, содержит информацию, которая раньше была в справке 2-НДФЛ.

Титульный лист

На титульном листе указываем код отчетного периода:

Период	Код в общем случае	Код при ликвидации
I квартал	21	51
Полугодие	31	52
III квартал	33	53
Год	34	90

Код по месту нахождения:

ИП по месту жительства указывает код «120».

Когда ИП сдает отчет по месту деятельности, то используется код «320».

Глава Крестьянского(фермерского) хозяйства указывает код «124».

Название организации указываем в сокращенном варианте, согласно учредительным документам. Если сокращенное наименование отсутствует, то указывается полное наименование.

Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика заполняются в соответствующих графах. Указывать нужно код того муниципального образования, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Узнать код ОКТМО можно на сайте Росстата.

Если сотрудник получал доход из разных подразделений одной компании, то придется заполнить и сдать сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

С 1 января 2022 года, если ИП или глава КФХ снят с учета, в поле «Отчетный период (код)» указывается один из следующих кодов:

• 83 – если расчет подается за I квартал;
• 84 – за полугодие;
• 85 – за 9 месяцев;
• 86 – за год.

Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»

Количество заполненных строк с полями 021–022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки (зарплата, больничные, дивиденды и др.).

В поле 030 указывают общую сумму налога, возвращенную налоговым агентом физлицам в 4 квартале.

• Поле 010: КБК налога.
• Поле 020: удержанная сумма налога за 3 месяца отчетного периода.
• Поле 021: срок перечисления НДФЛ по ст. 226 НК РФ (на следующий рабочий день после выплаты дохода, а для отпускных и больничных – последний день месяца, в котором они выплачены). Фактическая дата перечисления роли не играет.
• Поле 022: сумма, которую надо перечислить в срок, из поля 021 (все доходы с одним сроком перечисления налога указывают одной суммой).
• Поле 030: сумма НДФЛ, возвращенного работникам в 4-м квартале.
• Поле 031: дата возврата.
• Поле 032: возвращенная сумма.

Чтобы вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, необходимо суммировать налог со всех доходов , выплаченных работникам в отчетном периоде. То есть сумма значений всех полей 032 должна соответствовать значению поля 030.

Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»

Самые заметные изменения для отчетности появились именно в разделе 2, который отражает обобщенные по всем сотрудникам суммы дохода, а также исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По сравнению с предыдущей формой 6-НДФЛ здесь изменились номера некоторых строк, например, появилось новое поле 120, а прежнее 090 – стало 190 и т. д.

• Поле 110: общая сумма заработной платы работников за год и все

полученные в году отпускные, больничные и другие доходы, без уменьшения на налог и вычеты.

• Поле 111: сумма дивидендов.
• Поле 112: сумма дохода по трудовым договорам (контрактам).
• Поле 113: сумма дохода по гражданско-правовым договорам, если

предмет договора – выполнение работ/оказание услуг.

• Поле 115: из строк 112 и 113 сумма начисленного дохода по всем

• Поле 120: общее количество физлиц, которым в отчетном периоде

начислен облагаемый налогом доход. Если работник был несколько раз

уволен и принят на работу в течение года, он учитывается один раз.

• Поле 121: из поля 120 выделяют количество

высококвалифицированных специалистов, получивших доход с начала года.

• Поле 130: общая сумма налоговых вычетов, которые предоставлены с начала года.

• Поле 140: сумма налога, исчисленная с начала года.
• Поле 141: сумма налога, исчисленная с дивидендов.
• Поле 142: сумма налога, исчисленная с доходов

• Поле 150: сумма фиксированного авансового платежа, принимаемого в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

• Поле 155: сумма налога на прибыль, подлежащую зачету.
• Поля 160-180: данные об удержании налога.
• Поле 190: сумма возвращенного агентом налога. Заполняется нарастающим итогом.

Разделы 1 и 2 заполняются по каждой налоговой ставке (13% и 15%).
КБК для стандартной ставки в 13% – 182 1 01 02070 01 0000 110.
КБК для НДФЛ по ставке 15% – 182 1 01 02080 01 0000 110.

Справка о доходах

Приложение № 1 – справка о доходах и суммах налога физических лиц (экс 2-НДФЛ). Отличие состоит в том, что из Приложения исключены сведения о налоговом агенте, периоде, налоговом органе.

Работодатели сдают эти справки на всех сотрудников только по итогам года. Пустое приложение ежеквартально подавать не надо.

Однако, если организация или ИП с наемными работниками ликвидируется/прекращает деятельность до окончания налогового периода, справка включается в расчет за конечный отчетный период.

• Раздел 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода»;
• Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода», который дополнен новыми полями «Код бюджетной классификации» и «Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету»;
• Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
• Новый раздел 4, в котором указываются сведения о доходе физлица, с которого налоговый агент не смог удержать НДФЛ, а также сумма неудержанного налога.

Правила заполнения разделов 1, 2, 3 справки и приложения к ней – «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» – аналогичны правилам заполнения 2-НДФЛ.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается код статуса налогоплательщика:

• 1 – если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ;
• 2 – если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ;
• 3 – если налогоплательщик – высококвалифицированный специалист, не является налоговым резидентом РФ;
• 4 – если налогоплательщик – участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом РФ), не является налоговым резидентом РФ;
• 5 – если налогоплательщик – иностранный гражданин (лицо без гражданства), признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ, не является налоговым резидентом РФ;
• 6 – если налогоплательщик – иностранный гражданин, осуществляет трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента;
• 7 – если налогоплательщик – высококвалифицированный специалист, является налоговым резидентом РФ.

Если сотрудник получил больше 5 млн рублей в год, в расчете 6-НДФЛ за 2021 год надо заполнить две страницы справки по каждой ставке налога: одну для ставки 13%, вторую для ставки 15%.

Нулевой 6-НДФЛ за 2021 год

Обязанность сдавать форму 6-НДФЛ возникает только в том случае, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть была хотя бы одна выплата физическому лицу.

• Заработная плата;
• Больничный;
• Материальная помощь;
• Вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора.

Нулевого 6-НДФЛ не существует, отчет нужно составлять, только если компания сделала хотя бы одну выплату за квартал или год, за который отчитывается.

Если раньше компания была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать не нужно. Однако эксперты рекомендуют отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет по причине утраты компанией или ИП статуса налогового агента.

Ответственность

За пропущенную декларацию организации или ИП грозит штраф в размере 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, период которой считается с момента, когда было необходимо предоставить сведения, до даты передачи декларации в налоговый орган (статья 126 НК). Через 10 рабочих дней после истечения срока подачи отчетности ФНС имеет право заблокировать банковские счета компании.

Помимо этого предусмотрена личная ответственность для руководства фирмы. Претензии возможны к директору или главному бухгалтеру. Штраф для ответственного сотрудника – от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Как заполнять форму 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ — форма, где пишут, как рассчитывали налог на доходы физлиц.

Эту форму заполняют налоговые агенты — те, кто исчисляет, удерживает и перечисляет в госбюджет НДФЛ. Ими могут быть работодатели, брокеры, арендаторы-юрлица и так далее.

Все эти люди и организации обязаны удерживать 13%, 15% или 30% от доходов физлиц, которым они платят, и перечислять в бюджет. Этот процент называется налоговой ставкой и зависит от того, налоговый резидент физлицо или нет. Это если вкратце, подробности — дальше.

Кто должен сдавать

Форму 6-НДФЛ должны сдавать налоговые агенты. К ним относятся:

1. Российские компании.
2. Индивидуальные предприниматели.
3. Нотариусы, занимающиеся частной практикой.
4. Адвокаты, у которых есть свои адвокатские кабинеты.
5. Обособленные подразделения иностранных организаций в России.

Все они становятся налоговыми агентами, если физлицо получило от них доходы, облагаемые НДФЛ. Налоговые агенты должны заполнить форму 6-НДФЛ , если человек, например:

1. работает по трудовому договору и получает зарплату;
2. сдает в аренду налоговому агенту свой автомобиль, квартиру или что-то еще;
3. работает по гражданско-правовому договору, например подряда или оказания услуг, и получает вознаграждение;
4. получает от налогового агента материальную помощь.

Письма для тех, у кого свой бизнес

Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Подписаться
Подписываясь, вы принимаете условия передачи данных и политику конфиденциальности

Сроки сдачи

Налоговые агенты должны сдавать расчет 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие и девять месяцев не позднее 25 апреля, июля и октября.

Еще налоговые агенты должны не позднее 25 февраля сдать годовой расчет. От квартальных он отличается тем, что включает в себя справки о доходах всех физлиц, получивших доходы от налогового агента за истекший год. Если последний день срока сдачи приходится на нерабочий день, то последний день переносится на следующий за ним рабочий день.

Например, в 2023 году 25 февраля выпало на субботу. Поэтому сдать отчет за год нужно было не позднее 27 февраля 2023 года.

Способы сдачи 6-НДФЛ

Сдать 6-НДФЛ можно на бумаге и в электронном виде.

Бумажную форму можно сдать двумя способами: в налоговой лично или по почте ценным письмом с описью вложения. По желанию можно добавить уведомление о вручении. Так налоговый агент сможет убедиться, что расчет доставлен в налоговую инспекцию.

Налоговый агент может передать расчет на бумаге, если отчитывается максимум за 10 человек, которым в отчетном периоде выплатил доходы, облагаемые НДФЛ.

В электронном виде 6-НДФЛ можно сдать через личный кабинет на сайте налоговой службы или через оператора электронного документооборота, с которым надо будет заключить договор. И в том, и в другом случае нужна квалифицированная электронная подпись. Она заменяет собственноручную, когда нужно подписать электронный документ. ИП или руководитель ООО может получить такую подпись в налоговой инспекции бесплатно, понадобится только токен — сертифицированный носитель подписи.

Куда сдавать 6-НДФЛ

Сдавать форму 6-НДФЛ нужно в налоговую инспекцию по месту нахождения организации или ИП. Если у компании есть обособленные подразделения, они могут сдать расчет в налоговую по месту своего нахождения, по месту нахождения какого-то одного подразделения или головной организации, если головная организация и подразделения находятся в одном муниципалитете.

Индивидуальные предприниматели сдают 6-НДФЛ по месту своей регистрации. Индивидуальные предприниматели на патенте сдают 6-НДФЛ за своих работников в ту налоговую, где получали патент.

Компании с обособленными подразделениями в одном муниципалитете могут представлять 6-НДФЛ в одно из мест на выбор:

1. по месту учета самой компании, если головное и обособленное подразделения в одном муниципалитете;
2. по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений — за все подразделения в одном муниципалитете.

Срок выбора подразделения — не позднее 1 января. Уведомлять о выборе нужно все налоговые инспекции, в которых зарегистрированы обособленные подразделения.

Если обособленные подразделения в разных муниципалитетах, сдавать 6-НДФЛ придется по каждому отдельно.

Что будет, если не представить расчет

Вот что может случиться, если налоговый агент не сдаст расчет 6-НДФЛ в срок.

Заблокируют счета. Спустя 20 дней со дня истечения срока сдачи налоговая вправе заблокировать банковские счета компании.

Назначат штраф. Налоговому агенту придется заплатить штраф 1000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки. Период просрочки считается с даты, когда надо было предоставить расчет, до даты, когда налоговый агент его предоставил.

Допустим, если расчет за первый квартал налоговый агент представит не 25 апреля, а 18 июня, он должен будет заплатить штраф — 2000 ₽.

Если налоговый агент сдал 6-НДФЛ на десять и более человек на бумаге, налоговики могут оштрафовать его на 200 ₽. Но счет не заблокируют и штраф за непредставление расчета не выпишут.

Если в поданной в срок форме будут ошибки, расчет будет считаться сданным вовремя, но придется заплатить штраф — 500 ₽.

Как изменилась форма 6-НДФЛ в 2023 году

С отчетности за первый квартал 2023 года действует новая форма 6-НДФЛ , а также изменились сроки уплаты удержанного налога.

Сроки уплаты НДФЛ

Когда выплатили доход	Срок уплаты НДФЛ
1 января — 22 января	28 января
23 января — 22 февраля	28 февраля
23 февраля — 22 марта	28 марта
23 марта — 22 апреля	28 апреля
23 апреля — 22 мая	28 мая
23 мая — 22 июня	28 июня
23 июня — 22 июля	28 июля
23 июля — 22 августа	28 августа
23 августа — 22 сентября	28 сентября
23 сентября — 22 октября	28 октября
23 октября — 22 ноября	28 ноября
23 ноября — 22 декабря	28 декабря
23 декабря — 31 декабря	Последний рабочий день года

Сроки уплаты НДФЛ

Когда выплатили доход	Срок уплаты НДФЛ
1 января — 22 января	28 января
23 января — 22 февраля	28 февраля
23 февраля — 22 марта	28 марта
23 марта — 22 апреля	28 апреля
23 апреля — 22 мая	28 мая
23 мая — 22 июня	28 июня
23 июня — 22 июля	28 июля
23 июля — 22 августа	28 августа
23 августа — 22 сентября	28 сентября
23 сентября — 22 октября	28 октября
23 октября — 22 ноября	28 ноября
23 ноября — 22 декабря	28 декабря
23 декабря — 31 декабря	Последний рабочий день года

Сроки уплаты стали едиными для всех, поэтому в разделе 1 формы 6-НДФЛ осталось четыре строки для сумм перечисления налога по срокам. В первом — третьем кварталах заполняют три срока, а в четвертом квартале — четыре. Например, в форме 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года проставляют суммы, подлежащие перечислению до 28 января, 28 февраля и 28 марта.

В раздел 2 попадает общая сумма начисленных доходов за отчетный период, а также исчисленный с нее налог. Например, в раздел 2 за первый квартал 2024 года включают все суммы доходов, начисленных в период с 1 января по 31 марта, и НДФЛ с них.

Структура 6-НДФЛ

Вот из чего состоит форма 6-НДФЛ :

1. Титульный лист.
2. Раздел 1.
3. Раздел 2.

На титульном листе указывают:

1. ИНН.
2. КПП, если заполняет организация.
3. Наименование, если заполняет организация, фамилию, имя и отчество — если ИП.
4. Номер корректировки.
5. Код ОКТМО.
6. Номер налоговой, в которую подают отчетность.
7. Код отчетного периода и календарный год.

В разделе 1 такие данные:

1. Код бюджетной классификации — КБК. Он зависит от вида дохода и ставки НДФЛ.
2. Налог, подлежащий перечислению по первому, второму, третьему и четвертому сроку.
3. Сумма этого налога.
4. Налог, возвращенный физлицам в отчетном квартале.

В разделе 2 — такие:

1. Ставка налога.
2. КБК.
3. Сумма начисленного физлицам дохода.
4. Количество физлиц, получивших доходы.
5. Сумма вычетов.
6. Исчисленная, удержанная, не удержанная, излишне удержанная, возвращенная налоговым агентом сумма НДФЛ по всем физлицам за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
7. Фиксированный авансовый платеж.

Если у налогового агента в отчетном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.

Как заполнять 6-НДФЛ

Когда налоговый агент заполняет форму, он учитывает следующие данные:

1. Начисленные и выплаченные физлицам доходы.
2. Предоставленные физлицам налоговые вычеты.
3. Исчисленный и удержанный НДФЛ.

В бумажной форме нельзя исправлять ошибки, распечатывать ее на обеих сторонах листа или повреждать листы — например, прошивать их ниткой или пробивать дыроколом.

Заполнять форму надо чернилами черного, фиолетового или синего цвета. В каждой ячейке должна быть только одна буква или цифра. Если в какой-то строке остались пустые ячейки, нужно поставить в них прочерк. Например, если у предприятия десятизначный ИНН, его нужно вписать в поле из двенадцати ячеек, а в двух последних поставить прочерк: «ИНН 1234567890 — —» .

Исключение — строки с суммами и номер корректировки. В строках с суммами в ячейках для копеек надо проставить нули, а в ячейки для рублей поставить первым ноль, в остальные ячейки прочерки. Если в номере корректировки остаются пустые ячейки, в них надо проставить нули.

Если ИНН состоит из 10 цифр, в оставшиеся две ячейки ставим прочерки

В строках с суммами ставим нули в ячейках для копеек

Бывает, в организации есть несколько подразделений и они расположены в разных населенных пунктах. Тогда по каждому подразделению необходимо заполнять форму отдельно. В ней нужно указать, в каком населенном пункте зарегистрирована организация, — это делают с помощью кода ОКТМО. Уточнить его можно на сайте ФНС.

Компании указывают код ОКТМО населенного пункта, в котором находится организация или ее обособленное подразделение. ИП, работающие на патенте, указывают код ОКТМО по месту своего учета там, где ведут деятельность. Остальные ИП указывают код ОКТМО по месту жительства.

ИП или руководитель компании на каждой странице формы в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставит подпись и дату подписания.

Если вы заполняете форму на компьютере, не закрашивайте границы ячеек и прочерки в незаполненных ячейках. Если подаете форму в электронном виде, заполняйте ее шрифтом Courier New высотой 16—18 пунктов . Если заполняете распечатанную форму от руки, пишите печатными буквами.

ИНН и КПП. Идентификационный номер налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) можно найти в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе или на сайте ФНС. Если 6-НДФЛ заполняет организация, ИНН и КПП нужно указать по месту нахождения подразделения.

Номер корректировки. Иногда работодатель допускает ошибку или опечатку в форме и замечает это, когда уже сдал отчет. Тогда он может сдать уточненную форму, чтобы исправить ошибку и избежать штрафа.

Чтобы обозначить, исправленная эта форма или нет и какое это исправление по счету, пишут номер корректировки. Когда налоговый агент передает в налоговую первичный расчет, в этом поле указывают «000», а в уточненной форме — номер корректировки: «001», «002» и так далее.

Отчетность по кварталам (номер периода). В этой графе ставится код периода. Код указывает:

1. За какой квартал предоставляется отчет.
2. Проходит ли в компании ликвидация или реорганизация.

Придумывать ничего не надо, все коды есть в небольшой табличке. Например, код первого квартала — 21, а код первого квартала при реорганизации или ликвидации организации — 51.

Календарный год. В этой строке проставляют отчетный год — например, 2023.

Представляется в налоговый орган (код). В эту строку вносят код налоговой инспекции, в которую сдают 6-НДФЛ : например, 5032, где 50 — код региона, а 32 — код инспекции. Узнать его можно по первым четырем цифрам ИНН организации или ИП.

По месту нахождения (учета) код. В этой строке надо указать код места представления расчета налоговым агентом. Например, 120 — по месту жительства предпринимателя или 214 — по месту нахождения российской организации. Все коды указаны в табличке, надо только выбрать подходящий.

Налоговый агент. В эту графу вписывают сокращенное наименование компании, указанное в ее уставе, или полное, если сокращенного нет. Название вписывают с начала строки — например, ООО «Зеленоглазое такси».

Если форму подает ИП, в графу вносят фамилию, имя и отчество (если оно есть). Сокращать ничего нельзя, данные нужно вносить в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Например, Иванов Сергей Петрович. Если у человека двойная фамилия, она пишется через дефис. Например, Григорьев-Мирский Владимир Олегович.

Кавычки, дефисы и любые другие знаки должны быть проставлены в отдельных ячейках.

Код ОКТМО и номер телефона налогового агента. Сюда вносят код ОКТМО по месту нахождения организации, ее подразделений или месту жительства ИП. Этот код можно найти на сайте ФНС.

Номер телефона налогового агента нужен, чтобы сотрудник налоговой смог связаться, если будут вопросы по расчету. Номер должен начинаться с телефонного кода города, например 985 123 45 67 .

Код бюджетной классификации, строки 010, 105. Сюда внесите КБК для НДФЛ. Например, КБК для НДФЛ с зарплаты, облагаемой по ставке 13%, — 182 1 01 02010 01 1000 110 .

Общая сумма налога, строка 020. Сюда впишите общий по всем физлицам налог, сроки уплаты которого наступают в отчетном квартале.

Сумма удержанного налога с разбивкой по срокам уплаты, строки 021—024 . В строку 021 внесите налог, который удержали по первому сроку, 022 — по второму, 023 — по третьему.

В первом квартале 2024 года первый срок — 28 января. В этот день компании и ИП должны перечислить НДФЛ со всех доходов, выплаченных с 1 января по 22 января.

Строку 024 заполняют только в годовом отчете. Здесь указывают НДФЛ с доходов, выплаченных с 23 декабря до последнего рабочего дня года.

Сумма возвращенного налога, строки 030—032 . В строку 030 надо вписать общую сумму налога, возвращенную налоговым агентом физлицам в отчетном квартале: в строке 031 — дату возврата, а в строке 032 — сумму налога, возвращенного в этот день.

Сумма значений всех строк 032 должна равняться значению строки 030.

Налоговая ставка, строка 100. Здесь записывается ставка налога. Если человек — налоговый резидент России, его доходы обычно облагаются налогом по ставке 13%. К налоговым резидентам относятся те, кто пробыл в России не менее 183 дней в течение 12 месяцев, следующих подряд.

Если доход человека за год превысил 5 млн рублей, придется уплатить государству 650 тысяч рублей и налог 15% с суммы, превышающей 5 млн рублей.

Налоговая ставка будет 35%, если человек пользуется беспроцентным займом от организации или ИП либо, например, получил рекламный приз.

Если человек — налоговый нерезидент России, его доходы обычно облагают налогом по ставке 30%. Подробности о ставках НДФЛ — в статьях 224 и 214.6 НК РФ.

Начисленные доходы, строка 110. Здесь нужно указать сумму начисленного дохода всех физических лиц по соответствующей ставке нарастающим итогом с начала года.

Например, если за первый квартал вы отчитываетесь за 100 тысяч рублей, а во втором квартале начисленные доходы снова будут равны 100 тысячам, то в отчете за полгода в этой строке надо будет написать 200 тысяч. А если за третий квартал вы начислите 200 тысяч, то в отчете за девять месяцев у вас в этой строке будет стоять 400 тысяч начисленного дохода.

Расшифровка начисленных доходов по видам, строки 111—113 . Доход, указанный в строке 110, надо разбить по видам: в строке 111 указать дивиденды, в строке 112 — доход по трудовым договорам, в том числе премии, компенсации за неиспользованные отпуска и другие выплаты, а в строке 113 надо указать доходы по договорам ГПХ. Если платили высококвалифицированным иностранцам — ВКС, — их доход входит в строки 112 и 113, а еще его показывают отдельно в строке 115.

Число людей, получивших доходы с начала года, строка 120. Здесь указывается количество физических лиц, которые в отчетном году получили налогооблагаемый доход. Если за год кто-то из работников уволился, а вы заплатили ему хотя бы рубль, его нужно указывать в разделе 2 весь год. Если кто-то из работников уволился, а потом в течение года вернулся на рабочее место, его надо учитывать только один раз. Дополнительно в строке 121 показывают, сколько людей из числа указанных в строке 120 — ВКС, которые получили налогооблагаемый доход.

Налоговые вычеты, строка 130. Здесь указывают сумму налоговых вычетов всех физлиц в организации нарастающим итогом с начала года.