Обязательный переход на электронный документооборот бюджетных организаций с 1 января 2023 года
Многие учреждения постепенно переходят на электронную «первичку» уже в текущем году. Знакомство с новыми формами электронного документооборота вызывает у бухгалтеров немало вопросов об их применении и заполнении. Разобрали все основные на нашем вебинаре «Переход бюджетных организаций на электронный документооборот в 2023 году».
В ходе мероприятия разобрали:
- Состав новых документов
- Правила оформления первичных документов
- Нюансы оформления скан-копий первичных документов
- Преимущества электронного документооборота
- Основные мероприятия, которые необходимо реализовать до 1 января
- Пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот бюджетных организаций
Слушатели узнали ответы на самые частые вопросы по переходу на электронный документооборот ЭДО организаций бюджетной сферы:
- Нужно ли распечатывать электронные документы, заверять и хранить на бумаге или можно делать это только при необходимости?
- Учреждение переходит на ЭДО. Составлять авансовые отчеты подотчетники будут в электронном виде. Как быть с подтверждающими документами: кассовыми чеками, накладными от продавца? Их тоже требовать в электронном виде?
- Электронный носитель может в любой момент выйти из строя, потребуются серьезные затраты на восстановление информации. Как хранить электронные документы?
- Какие электронные документы приоритетнее? Если наша организация при передаче имущества составит документ по приказу № 61н, а принимающая сторона использует форму из Методических указаний № 52н, будет ли это нарушением?
- Как оформлять путевые листы при ЭДО? В учреждении 10 машин и столько же водителей, закрепленных за конкретным автомобилем. Как составлять путевые листы при ЭДО?
- Какой документ составлять при компенсации расходов? Нужно ли составлять заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518), если аванс подотчетному лицу не выдавали, а будут компенсировать произведенные расходы?
Пропустили это важное мероприятие? Смотрите полную запись вебинара «Переход бюджетных организаций на электронный документооборот в 2023 году» на нашем канале Youtube:
Поможем вашей бюджетной организации начать работать по новым правилам:
- Разберем и проанализируем бизнес-процессы, которые необходимо перевести в электронный формат.
- Разработаем ТЗ по переходу на электронный документооборот вашего учреждения
- Подберем оптимальный тариф на СБИС Электронный документооборот: обмен с контрагентами, внутренний, кадровый
- Организуем электронный архив документов
- Подключим и настроим документооборот
- Обучим пользователей беспроблемной работе в системе
- Обеспечим вас и ваших сотрудников защищенными носителями для электронных подписей
- Окажем круглосуточную техническую поддержку системы электронного документоборота 24/7
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию по переходу на электронный документооборот. С кейсами и отзывами наших клиентов можно познакомиться в этом разделе сайта.
Эдо обязателен для кого и с какого срока
О применении положений данного документа (в ред. ФЗ от 22.11.2021 N 377-ФЗ) к работодателям, участвовавшим в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, см. указанный закон.
ТК РФ Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот
(введена Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ)
Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:
сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать:
сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абзацем четвертым части второй настоящей статьи, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным частью второй настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу к работодателю, который осуществляет электронный документооборот либо принял решение о введении электронного документооборота, вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи) либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые в соответствии с частями пятой и шестой настоящей статьи не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 настоящего Кодекса, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться в электронной форме.
Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.
Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот
Развитие электронного документооборота в России становится всё более интенсивным. Перевод документов в электронный формат имеет ряд значительных преимуществ, поэтому цифровизация кадрового делопроизводства была лишь вопросом времени. Изменения в трудовом законодательстве позволили работодателям вести кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. Но делают ли они обязательным кадровый электронный документооборот? Почему КЭДО вообще должен быть обязательным? Как это повлияет на кадровое делопроизводство?
Рассказываем, обязателен ли кадровый электронный документооборот и почему его следует организовать уже сейчас.
Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:
-
Сокращение расходов.
В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.
Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.
Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.
Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.
Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.
И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.
Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота
5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью
Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:
- большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
- трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
- при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.
Изначально планировалось, что эксперимент будет завершён 31 марта 2021 года, однако затем его продлили до 15 ноября 2021 года. Результатом эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.
Кадровый электронный документооборот: изменения в законодательстве
29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.
Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.
По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.
По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.
Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:
- для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
- для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.
Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот
Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Требовать обязательный КЭДО от работодателей власти посчитали нецелесообразным, поскольку на момент соответствующих изменений в трудовом законодательстве многие компании всё ещё вели документы в бумажном виде. Сейчас работодатель вправе самостоятельно определиться, будет ли компания переходить на КЭДО.
Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, он обязан оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.
Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на оформление электронных подписей для сотрудников работодатель обязан взять на себя.
Согласно поправкам в ст. 68 ТК РФ, приказ об устройстве на работу перестал быть обязательным документом — подтверждением наличия трудовых отношений будет служить трудовой договор.
Для подписания вышеперечисленных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись. Работнику разрешается использовать неквалифицированную ЭП.
В бумажном виде остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда.
Кадровый электронный документооборот обязателен будет так или иначе. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утверждённой Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Ориентировочный срок введения обязательного КЭДО по прогнозам Минтруда — до 2024 года.
Будет ли кадровый ЭДО обязателен к этому моменту, пока не ясно. Однако подготовиться к обязательному переходу на КЭДО стоит уже сейчас.
Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО: комментарии эксперта
Что нужно, чтобы подготовиться к переходу на КЭДО? На что следует обратить внимание в первую очередь?
Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.
Сейчас решение о переходе на электронный кадровый документооборот остаётся за работодателем. Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. Насколько это реально?
Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на КЭДО, однако Минтруд потратил достаточно усилий для создания портала «Работа в России». Уже сейчас видны тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательный кадровый ЭДО неизбежен, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.
«Калуга Астрал» разработала сервис, который позволит компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой и удобной дистанционной обработки документов.
Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал
Выводы
Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени. Поэтому перейти на кадровый электронный документооборот следует уже сейчас.
Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.
Как перейти на ЭДО в государственных учреждениях: этапы, сложности и ответственность
С 1 января 2023 года внутренний ЭДО в обязательном порядке вводится во всех государственных и муниципальных учреждениях. Об этом нам говорит пункт 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.
В связи с этим все бюджетные организации – субъекты учета государственных финансов, обязаны перейти на работу с электронными первичными документами, а также регистрами бухгалтерского учета.
В этой статье разберем основные нюансы, которые важно учесть в попадающих под данный приказ организациях.
Как происходит внедрение ЭДО: этапы
Процесс перехода на внутренний электронный документооборот в государственных учреждениях можно условно поделить на 3 этапа:
- подготовка;
- технические мероприятия;
- отражение в бухгалтерской программе на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».
Подготовка включает 5 шагов:
- Определить лиц, ответственных за работу с электронными документами: формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее.
- Определить сроки формирования и работы с электронными документами, передачи учетных документов и их отражения в учете.
- Отразить нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, дополнения в график документооборота, внести изменения в учетную политику.
- Создать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также регламент хранения электронных документов в архиве.
- Провести инструктаж для сотрудников.
В рамках технических мероприятий нужно:
- Обеспечить электронной подписью всех сотрудников, ответственных за оформление электронных документов.
- Подготовить рабочие места ответственных сотрудников с доступом к информационной системе для работы с ЭДО.
- Дополнить ролевое расписание обновленными позициями.
- Подготовить серверы, жесткие диски и прочее оборудование к внедрению ЭДО;
На отражении данного нововведения в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» остановимся подробнее.
В «1С:БГУ» уже предусмотрен переход на ЭДО с 2023 года. В этом решении можно прописать роли для пользователей, заполнить и оформить электронные документы. Однако для тех, кто еще не работал в данной программе, могут возникнуть определенные сложности.
«Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии КОРП и ПРОФ отличается и это важно учитывать. Правильные действия помогут учреждению верно определить, какой программный продукт «1C» использовать в зависимости от масштаба организации и территориальной распределенности его подразделений»
Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ
Мы знаем, как вам помочь
Разбираем переход на ЭДО в государственных учреждениях с экспертом в рамках консалтингового вебинара.
Сложности, с которыми можно столкнуться в процессе
Не все государственные учреждения могут легко перейти на ЭДО в соответствии с законодательством. Причина тому – несколько важных факторов.
- Отсутствие необходимых знаний у сотрудников. Это напрямую влияет на качество работы с электронными документами, так как есть вероятность ошибок.
- Недостаточное бюджетирование. Нехватка денежных средств делает невозможным обновление необходимого программного обеспечения и закупку мощного оборудования.
Обратите внимание
Законодательство делает исключение для тех учреждений, которые не имеют организационно-технической возможности для работы с ЭДО. Они могут формировать учетные документы на бумажном носителе, дополнительно предоставляя бухгалтеру скан-копии.
Для того чтобы свести этот риск к минимуму, рекомендуем:
- сформировать и отправить руководителю служебную записку о необходимости перехода на ЭДО;
- позаботиться о техническом оснащении и оценить его стоимость, подключив к задаче IT-специалистов;
- сформировать заключение, подтверждающее отсутствие технической возможности перейти на ЭДО в срок.
Что будет, если не выполнить требование по переходу?
Затягивать с переходом не стоит. Неисполнение требований законодательства грозит определенной ответственностью.
«Официально ответственность еще не предусмотрена. Могут грозить предписания от проверяющих органов за неисполнение действующего Приказа»
Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ
Переход на внутренний ЭДО в государственных учреждениях потребует определенных усилий и в некоторых моментах – помощи со стороны квалицированных специалистов в сфере бухгалтерского учета.