Что можно делать с документами

8 полезных советов для работы с документами

Деятельность учителя-предметника, а тем более классного руководителя, только наполовину состоит из живого общения с детьми и родителями, проведения уроков и мероприятий. Ведение документации – обратная, не всегда заметная посторонним, однако весомая и трудоёмкая часть работы педагога. Особенно тяжело приходится начинающим педагогам. Предлагаем 8 советов, как избежать излишней «бумажной» работы и оптимизировать её.

1. Знайте государственную документацию, связанную с организационными аспектами педагогической деятельности. Прежде чем приступать к работе с документацией, убедитесь, что это предусмотрено законом. Требования администрации школы не должны противоречить Трудовому кодексу и федеральному законодательству. Найдите на сайте Министерства образования РФ и сохраните себе в отдельную папку на компьютере ФГОС, профессиональный стандарт педагога прочтите документы, регламентирующие педагогическую деятельность. Периодически проверяйте обновления в законодательной сфере.

2. Будьте внимательны, подписывая трудовой договор при приеме на работу. В большинстве случаев этот документ составляется по единому образцу и содержит одинаковый перечень обязанностей. Но в целом его пункты подлежат обсуждению. Администрация школы может вносить изменения согласно собственной программе. Поэтому при трудоустройстве внимательно изучите все положения трудового договора. При возникновении вопросов попросите работодателя объяснить те или иные требования, в случае необходимости – предоставить локальный акт, фиксирующий выполнение указанных обязанностей (внутренний приказ, должностная инструкция). В дальнейшем это убережёт вас от выполнения не своей работы.

Выполнение обязанностей сверх должностных инструкций должно быть оформлено специальным приказом и оплачено.

3. Заглядывайте в архивы учебного заведения. Иногда при получении распоряжения сверху о предоставлении того или иного документа начинается паника и поиск шаблонов в интернете. Посмотрите школьные архивные папки, возможно, подобный документ уже составлялся ранее. При возможности все шаблоны храните в электронном варианте. Особенно это касается тех документов, заполнение которых является стандартным и повторяется из года в год.

4. Станьте уверенным пользователем персонального компьютера. В последнее время наблюдается тенденция к автоматизации всего документооборота. Работа с компьютерными файлами отнимает меньше времени, позволяет проще вносить исправления и изменения, систематизировать документы. Обучающие руководства по работе с текстовыми файлами, таблицами и графическими редакторами можно найти в интернете. Вам не придётся больше делать рукописные записи, перечеркивая и переписывая документы, истратив бумагу, чернила, время и нервы. При наличии в учебном заведении мультимедийной доски можно не распечатывать учебные материалы, а продемонстрировать их в виде презентации.

5. Минимизируйте дублирование электронных и бумажных вариантов. Этот пункт указан в «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей». Храните только в электронном варианте все документы, которые можно не распечатывать. Это значительно освободит рабочее пространство и сэкономит траты. Если в школе есть доступ к беспроводному интернету и возможно ведение только электронного журнала-дневника, настройте его на своём гаджете и используйте во время занятия.

6. Дублируйте электронные файлы. Техника имеет неприятное свойство приходить в неисправность в самый неподходящий момент. Поэтому в противовес предыдущему совету отметим, что лучше хранить важные документы в нескольких электронных вариантах: на жестком диске, на флешке и на Яндекс либо ГуглДиске. Желательно использовать на компьютере диск D, а не C, поскольку последний используется операционной системой. В случае поломки и переустановки все ваши файлы будут стерты.

7. Определите степень важности. Когда требуется подготовить огромное количество документов, рассортируйте их относительно того, насколько срочными и важными они являются. Например, создайте на компьютере папки «Срочно» и «Долгосрочно». Отметьте крайний срок выполнения. Таким образом, вы сделаете первоначальную фильтрацию документов. То же самое можно проделать с бумажными документами, разложив их по нескольким папками и прикрепив к каждому из них листки с пометками.

8. Называйте файлы и папки таким образом, чтобы сразу было понятно, что внутри. Этот совет тоже касается как печатных, так и электронных документов. Лучше потратить некоторое время и давать изначально четкие и понятные наименования, чем потом судорожно вспоминать, что именно находится в этом синем скоросшивателе или что хранит в себе таинственный Документ 1.

Участвуйте в олимпиадах и конкурсах Страны и получайте печатные дипломы, грамоты и ценные призы!

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие. В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
• УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Начать учиться

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

• Предмет договора: какой результат сделки.
• Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
• Права и обязанности сторон: как происходит работа.
• Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
• Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
• Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 30.01.2023

Продолжайте читать

Когда и какие отчёты сдавать? Сколько налогов платить?

Что, если открыть ИП в льготном регионе, а работать в другом

Ещё больше полезного

Рассылка для бизнеса

Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Соцсети

Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе

Мы всегда рады комментариям по теме статьи, которые не нарушают наши правила и поддерживают дружелюбную атмосферу на сайте. Стараемся в течение 2-4 дней отвечать на все вопросы по Эльбе и несложным бухгалтерским темам. Если вопрос срочный, лучше обратиться в техподдержку .

Внутренние документы организации: перечень

Так, внутренние документы банка и внутренние документы магазина могут значительно отличаться. Кроме индивидуальных особенностей деятельности компании есть ряд документов, обязательных для всех организаций. К ним относится организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация.

Если вы собираетесь проводить ревизию документов в своей компании или автоматизировать работу с бумагами, читайте далее.

Виды внутренних документов организации

Любой аспект деятельности компании должен быть зафиксирован. Регламентирующие внутренние нормативные документы организации помогают вести учет рабочих процессов и поддерживать их в установленном порядке. Акты имеют несколько категорий со своим обязательным перечнем.

Организационно-правовые нормативные акты

Это свод правил компании, который служит ее нормативной базой. Организационно-правовые нормативные акты определяют назначение деятельности, задачи и общую структуру фирмы, регулируют процесс работы, обязанности, права и ответственность сотрудников и руководящего звена.

• устав предприятия;
• штатное расписание;
• документ о штатной численности;
• регламент компании (документ, определяющий взаимодействие между структурными подразделениями и между отдельными должностными единицами организации);
• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностные инструкции.

Распорядительные документы организации

Независимо от формы собственности функционирование предприятия невозможно без распорядительных документов. Сюда входит документация, фиксирующая управленческие решения руководства. Например, приказы по производственным вопросам и личному составу. Производственные документы включают в себя акты о выделении средств или ресурсов, снабжении, продаже товаров или услуг, распределении средств. Личные — приказы о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках. Любое распоряжение подписывается руководителем, а сотрудник, о котором идет речь в приказе, обязательно информируется о его содержании.

Примеры приказов, относящихся к распорядительным документам:

• об утверждении штатного расписания;
• о переводе сотрудника на другую должность;
• о временном замещении отсутствующего сотрудника;
• о переводе сотрудника на удаленную работу.

Информационно-справочные документы

Содержат информацию о положении дел относительно сотрудника или процедуры выполнения работ. Информационно-справочные документы могут стать причиной принятия административных решений, издания руководством приказов. Они не носят распорядительный характер, не включают в себя поручения, требующие выполнения.

• служебная записка об использовании личного транспорта;
• объяснительная записка сотрудника об отсутствии на рабочем месте;
• заявление об отпуске без сохранения зарплаты;
• протокол совещания;
• акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Договоры

Договор — один из наиболее важных документов любых видов экономических взаимоотношений. Он регулирует выполнение соглашений между физическими и юридическими лицами. Договоры заключаются при покупке товаров/услуг, аренде помещений, поручительстве, найме сотрудников Договор обычно содержит условия о предмете, вознаграждении, порядке расчетов, правах и обязательствах обеих сторон, конфиденциальности, сроках

Это могут быть договоры:

• аренды — жилых и нежилых помещений, земельных участков, транспортного средства;
• подряда — бытового, строительного ;
• оказания услуг;
• покупки-продажи;
• займа и др.

Служебные бумаги по основной деятельности

Служебные бумаги по основной деятельности устанавливают различные аспекты текущей деятельности организации, способствуют регулированию рабочих вопросов. К ним относятся:

• лицензии;
• допуски;
• свидетельства;
• уведомления.

Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы подтверждают совершение любых финансовых операций и служат документальным свидетельством происходящих процессов. В них фиксируется выполнение определенного события, которое имеет стоимостную оценку. В документе указываются и другие критерии, характеризующие конкретную хозяйственную операцию. Этот вид документации используется при составлении налоговых, бухгалтерских, статистических отчетов.

• отчет о финансовых результатах;
• акт о списании товаров;
• кассовая книга.

Документы по трудовым отношениям

Деятельность компании обычно невозможна без подбора новых сотрудников, расстановки кадров, принятия их на работу, внутренних переводов и увольнений. Документы по трудовым отношениям регламентируют все эти процессы. Также они включают обязательные правила взаимоотношений работодателя и работника.

Обязательные трудовые документы:

• трудовой договор;
• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка;
• график отпусков.

Почитать об автоматизации HR-функции можно здесь: Как освободить кадровиков от рутины →

Личные документы

Это внутренние документы, регулирующие процессы взаимодействия отдельного сотрудника с компанией. Создаются в индивидуальном порядке.

• резюме;
• доверенность на подписание кадровых документов;
• расписка на получение трудовой книжки и др.

Требования к оформлению внутренних документов организации

Многие внутрикорпоративные документы имеют юридическую значимость, поэтому необходим строгий порядок их оформления.

Компании создают типовые формы для определенных видов документов, которые содержат обязательные элементы. В отношении некоторых документов есть требования к оформлению, установленные законом или другим нормативным актом.

Как правило, обязательными составляющими оформления внутренних документов являются:

• реквизиты — код, наименование и другая информация об организации;
• датирование — дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации;
• адресование — указание адреса получателя. Им может быть предприятие, структурное подразделение, должностное лицо;
• резолюция на документе — включает фамилию исполнителя в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения;
• текст документа и заголовок к нему — содержит всю информацию, ради которой он был составлен.

Составление документов и учет их оборота занимает много времени у каждого подразделения организации. Чтобы оптимизировать рабочие процессы, компании прибегают к автоматизации документооборота. Она позволяет руководителям видеть и контролировать общую картину дел, происходящих во всех подразделениях. А сотрудникам — взаимодействовать между отделами слаженно, повышая производительность труда.

Программы по систематизации документов, подготовке платежек в банк, регистрации договоров значительно облегчают рабочие процессы. Кроме этого, они позволяют организовать удаленную работу сотрудников с онлайн-доступом ко всем необходимым файлам. Переход многих компаний в России на цифровой формат связан со стремлением избавиться от бумажных скоплений, а перевод некоторых документов в цифровой формат связан с новыми требованиями государства. Например, с 1 января 2020 года появилась возможность заводить электронные трудовые книжки, ряд финансово-бухгалтерских документов должен создаваться и подаваться в органы отчетности в электронном формате.

В конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации.

Посмотреть подробнее о государственных планах оцифровки документов можно на вебинаре Doczilla и Terralink здесь:

Полностью автоматизировать делопроизводство можно с системой электронного документооборота (СЭД). Она обеспечивает работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. В функции СЭД входит возможность создания, корректировки, хранения и передачи документов по сети между устройствами, классификация и пр. С помощью системы автоматизируется такое взаимодействие между сотрудниками, как передача документов, выдача заданий, отправка уведомлений

Как Doczilla Pro помогает бизнесу?

Doczilla Pro — это специализированная платформа, которая помогает компаниям автоматизировать типовые формы. При помощи профессионального конструктора сотрудник может создать интерактивные шаблоны документов, которые позволят его коллегам создавать нужные типовые формы в несколько кликов и без ошибок. Сотрудники при заполнении типовых форм просто отвечают на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически. За счет интеграции с публичными реестрами и внутренними базами компании большая часть документа заполняется автоматически, суммы расшифровываются, указывается правильное склонение.

При помощи Doczilla Pro можно автоматизировать любой документ:

• договоры;
• доверенности;
• кадровые документы;
• корпоративные документы;
• процессуальные документы

Сервис подходит для всех сфер и форм деятельности: физических и юридических лиц, самозанятых, ИП, государственных учреждений. Doczilla Pro значительно упрощает трудовой день сотрудников организации. Но самое главное — помогает грамотно составлять документацию. Все типовые документы можно преобразовать в интерактивные шаблоны, что в дальнейшем сэкономит десятки и сотни часов высококвалифицированных специалистов и позволит ускорить заключение сделок.

Doczilla Pro может быть интегрирована в СЭД, что позволит максимально оптимизировать работу с документами.

Внутренние нормативные документы организации составляют большую часть ее документооборота независимо от сферы деятельности и штатной численности. Поэтому организованность в учете бумаг с содержанием персональных данных и правильность их составления играет большую роль в деятельности не только отдельных подразделений, но и всей компании. Автоматизировав подготовку и обмен документацией, можно сэкономить много рабочего времени и направить его на другие значимые цели. А подготовленные шаблоны помогут справляться с поставленными задачами за пару минут, вместо привычных растянутых временных рамок.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок

Планируют обновить правила обращения с документами для служебного пользования

На общественное обсуждение вынесли проект документа, который заменит Положение о порядке обращения со служебной информацией. Основное нововведение: определят правила обращения с документами в электронной форме с пометкой «Для служебного пользования». Есть и другие изменения.

На кого распространят правила

Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.

Что должен решить руководитель организации

• категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;
• категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;
• внутренний порядок обращения с документами ДСП;
• организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Как обращаться с документами ДСП

Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов и др.

В порядке нужно предусмотреть правила обращения с документами ДСП в бумажной и электронной форме.

Как создавать документы ДСП

Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:

• гриф «ДСП»;
• номер экземпляра документа;
• информацию о том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).

Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:

• о количестве оригинальных экземпляров;
• порядковом номере оригинального экземпляра;
• дате создания оригинального экземпляра;
• создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).

В тиражный экземпляр документа надо включать:

• номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;
• порядковый номер оригинального экземпляра;
• дату создания тиражного экземпляра;
• фамилию, имя, отчество создавшего его лица.

Как передавать экземпляры документов

В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).

• защиту информации от несанкционированного доступа;
• гарантированную доставку;
• контроль целостности.

Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.

Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю.

Как принимать экземпляры документов

Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.

Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.

Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф «ДСП».

При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.

Как использовать экземпляры документов

Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.

Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.

Как хранить экземпляры документов

Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф «ДСП».

При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.

Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные — в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.

Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах — не реже 1 раза в 5 лет.

При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.

Как уничтожать экземпляры документов

Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают — в них делают отметку со ссылкой на акт.

Как снять ограничение на распространение экземпляра документа

Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа «ДСП». Его снятие отражают в учетной форме.

На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.

Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.

За что сотрудника могут наказать

Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.