Как составить штатное расписание для ооо образец 2021

Штатное расписание: образец-2023

Компании используют штатное расписание для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве работников, зарплатах и надбавках. Обязательно ли утверждать такой документ, по какой форме его составлять и как часто нужно обновлять, расскажем далее в нашей статье.

Штатное расписание – это локальный нормативный акт компании, в котором фиксируют в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками (письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1).

Обязательность штатного расписания – вопрос спорный. Существует две противоположные точки зрения.
1. Те, кто считают этот документ необязательным, ссылаются на то, что в ТК РФ нет прямого указания на необходимость штатного расписания и не установлен порядок его принятия. В отличие, например, от такого обязательного документа, как график отпусков, который работодатель должен ежегодно утверждать не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).
2. Сторонники версии об обязательности штатного расписания приводят следующие доводы. Трудовые отношения возникают на основании трудового договора и подразумевают личное выполнение сотрудником за плату трудовой функции (ст. 15, 16 ТК РФ). Трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы. Трудовая функция должна быть прописана в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Таким образом, если работник выполняет обязанности по определенной должности или профессии, то это означает, что такая должность или профессия есть у работодателя и поэтому должна быть предусмотрена штатным расписанием. Кроме того, штатное расписание помогает работодателю обосновать сокращение штата. Без этого документа сложно доказать, что увольнение законно и что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо предлагать сокращаемым работникам в соответствии со ст. 180 ТК РФ.

Наличие штатного расписания в организации может быть предусмотрено отраслевыми соглашениями (ч. 8 ст. 45 ТК РФ). Например, пунктом 4.2 Федерального отраслевого соглашения по морскому транспорту на 2021–2024 годы определено, что оплата труда работников устанавливается трудовым договором исходя из должностных окладов, закрепленных в штатных расписаниях, утверждаемых работодателем, а также на основании иных элементов системы оплаты труда в соответствии с локальными нормативными актами организации и коллективным договором.

Ниже мы подробно разберем задачи штатного расписания, которые помогут сомневающимся убедиться в полезности этого документа.

Штатное расписание:
• позволяет четко проследить организационную структуру компании;
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников;
• устанавливает и закрепляет размеры окладов, тарифных ставок, надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
• способствует формированию кадрового резерва;
• помогает организовать мероприятия по повышению квалификации кадров;
• позволяет обосновать сокращение штата;
• доказывает, что увольнение законно и что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо предлагать сокращаемым работникам в соответствии с ч. 1 ст. 180 ТК РФ.

Кроме того, штатное расписание могут затребовать контролирующие органы, например:
• при камеральной или выездной налоговой проверке, при встречной налоговой проверке контрагента налогоплательщика (пп. 6 п. 1 ст. 23, пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ, Решение ФНС РФ от 19.06.2019 № СА-4-9/11730@, письмо Минфина РФ от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246);
• при документальной проверке достоверности индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке застрахованных лиц (п. 2 приложения 1 к методическим рекомендациям, утвержденным Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п).

Исходя из своих потребностей, компания может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания или использовать типовую форму № Т-3 (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Срок действия штатного расписания законом не ограничен. Поэтому компания может разработать документ в начале своей работы и пользоваться им до момента прекращения деятельности. Жизнь не стоит на месте, и штатное расписание может потребовать корректировки в случае:
• расширения либо сокращения штата или численности работников (ст. 180 ТК РФ);
• переименования структурных подразделений или должностей;
• изменения окладов, размера федерального МРОТ или региональной минимальной заработной платы (при наличии в штатном расписании окладов, тарифных ставок, не соответствующих установленным размерам) и так далее.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно в любое время двумя способами по выбору работодателя:
• издать приказ о внесении изменений. Этот способ удобен, если корректировки носят единичный характер. Например, изменилось название должности сотрудника. В этом случае вносимые правки работодатель отражает в приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» указывает номер и дату приказа о внесении правок;
• оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его приказом. Этот способ оптимален, если изменения носят массовый характер или затрагивают не только наименования должностей, но и структурных подразделений.

При сокращении численности или штата работников новое штатное расписание, как правило, утверждают до начала предупреждения работников об увольнении и вводят в действие не позднее того дня, с которого работники подлежат увольнению в связи с проведением мероприятий по сокращению численности или штата сотрудников (п. 4 письма Роструда от 29.07.2009 № 2263-6-1).

При отсутствии необходимости переутверждать штатное расписание заново ежегодно или с другой периодичностью не нужно. Оно может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

По ссылкам можно скачать:

Ниже разберем пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3.

В унифицированную форму № Т-3 сведения вносят по следующим правилам:
• название компании указывают в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то его следует прописать в скобках ниже полного или за ним;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия. Его можно взять из информационного письма органа государственной статистики;
• «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивают № 1, а в последующем применяют сквозную нумерацию;
• «Дата составления». Необходимо указать текущую дату. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
• в строке «На период» указывают период действия штатного расписания, а также дату его ввода в действие, например, документ можно ввести в действие с 1 января сроком на год. Период действия фиксировать необязательно;
• в гриф утверждения документа вносят реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден документ, а ниже указывают общее количество штатных единиц предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Для этого:
1. В графе 1 «Наименование структурного подразделения» указывают наименование (колонка 1) и код (колонка 2) структурного подразделения, к которому относится конкретная должность. Эту графу заполняют только при их наличии в компании. Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ от 17.03.2004 № 2).

Наименования структурных подразделений можно расположить:
• по степени их функциональной важности и далее в порядке подчинения (например, сначала «Администрация», затем производственные подразделения, административно-технические);
• в алфавитном порядке.

В некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств.
2. В графе 2 «Код» указывают коды структурных подразделений при их наличии в компании. Кодирование применяется, как правило, когда в организационной структуре компании есть несколько структурных подразделений, а управление кадрами ведется с помощью автоматизированных систем. Кодирование применяется, в частности, для формирования сводной управленческой отчетности, для удобства ведения документооборота. Например, подразделению «Финансовый департамент» присвоен код «02», в его состав входят «Бухгалтерия» и «Отдел труда и заработной платы», которым соответственно присваиваются коды «02.1» и «02.2» и так далее.
3. В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации», если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), название должности, профессии присваивает непосредственно работодатель.
Как правило, здесь применяют разделение по виду трудовой деятельности, то есть должность предусматривают для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации). Понятие «профессия» относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указывают в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой).

Если законом установлены льготы или ограничения в отношении работы в определенной должности (осуществления определенного вида работ), то при наименовании должностей компания должна использовать:
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;
• Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ — 08), утвержденный Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Наименование профессии и должности в штатном расписании указывают в составе структурных подразделений и по старшинству (руководитель – заместитель руководителя – ведущий специалист – специалист).

Обязательно приводят разряд, класс (категорию) квалификации работников, например, специалист I категории.

Сотрудников, которые не входят в состав какого-то конкретного структурного подразделения, обычно оформляют как «прочий персонал» — это уборщицы, курьеры и так далее.
4. В графе 4 «Количество штатных единиц» прописывают их количество. Работодатель вправе заранее предусмотреть вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения документа. Это позволит в дальнейшем принимать сотрудников, не внося в него корректировок. В этом случае работодатель должен ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1, письмо Минтруда РФ от 25.10.2017 № 14-1/В-953).

Трудовое законодательство не запрещает организациям вводить в расписание неполную штатную единицу, которую указывают в соответствующих долях — 0,25, 0,5. Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность налогового консультанта можно указать «0,5». Неполная штатная единица – это не количество работников по одной должности, а необходимый объем работы по ней.
5. В графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, вносят:
• фиксированную месячную заработную плату по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке в рублях (например, 45 000);
• процент от выручки, долю или процент от прибыли, коэффициент трудового участия, коэффициент распределения и прочее.
Данные о тарифной ставке или окладе не включают компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены отдельные графы.

Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. У некоторых сотрудников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 «Примечание» можно указать следующее: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

В штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (письма Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1, Минтруда РФ от 25.10.2017 № 14-1/В-953, ГИТ по городу Москве от 04.06.2020 № 77/10-20706-ОБ/18-1299).

В некоторых случаях суды могут признать правомерным установление работникам, замещающим одноименные должности, различных должностных окладов, если посчитают разницу обоснованной. Например, в ситуации, когда у одного из работников шире круг обязанностей и выше ответственность, что подтверждается должностной инструкцией (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу № 33-6699).
6. Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель заполняет исходя из принятой в компании системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне, например, за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностям. Другие — работодателем в локальном нормативном акте, например, за знание иностранного языка, стаж работы в компании.

Если надбавка, предусмотренная для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, начисляется на заработную плату, а не на оклад, то ее размер указать в этой графе невозможно.

В этом случае необходимо сделать в графе 10 ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата, что позволит ее учесть и правильно рассчитать.

Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, то ее можно не указывать, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
7. Графу 9 «Всего в месяц» заполняют, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в графе ставят прочерк, а в примечании указывают ссылку на документы, их устанавливающие.
8. В графу 10 вносят любую информацию, относящуюся к штатному расписанию, например, ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Штатное расписание утверждает руководитель компании своим приказом. С правилами составления такого приказа можно ознакомиться в нашей статье «Образец приказа об утверждении штатного расписания».
Утверждение документа в виде грифа «Утверждаю» формой № Т-3 не предусмотрено. В грифе утверждения штатного расписания необходимо проставить реквизиты соответствующего приказа. Место для проставления печати в документе не предусмотрено.

Штатное расписание необходимо постоянно хранить по месту его утверждения. Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, его нужно сохранить до момента ликвидации компании (п. «а» ст. 40 раздела 1.3 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При ликвидации компании штатные расписания подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

Сокращать установленные сроки хранения запрещено (п. 4.10 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Автор: Юлия Сыскова

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ НА 2021 ГОД: ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ

Штатное расписание — важный документ, который должен быть у каждого работодателя (организации или ИП). Отсутствие «штатки» может обернуться не только штрафами за нарушение трудового законодательства, но и проблемами при налоговых и прочих проверках. О том, как в 2021 году составить, утвердить или изменить штатное расписание, читайте в нашей статье.

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

• структура, штатный состав и численность работников;
• перечень структурных подразделений (при наличии);
• наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи 57 ТК РФ, где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

ВАЖНО . Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Штатное расписание

Один из главных кадровых документов, которые ведут все работодатели, это штатное расписание. С его помощью формируется внутренняя структура организации, определяется возможная численность персонала, фиксируются названия должностей, специальностей, профессий, а также размеры зарплат сотрудников.

Трудовой кодекс прямо не устанавливает, что штатное расписание – обязательный документ. Но при этом в статье 57 ТК РФ указывается, что описание должности работника в трудовом договоре должно соответствовать штатному расписанию. А это значит, что отказаться от его ведения не могут даже микропредприятия. Работать без штатного расписания могут только ИП без сотрудников.

Форма штатного расписания

Как известно, первичные документы унифицированной формы, за некоторым исключением, необязательны еще с 2013 года. Но дело в том, что предложенные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 формы настолько удобны и привычны, что работодатели не спешат от них отказываться. Поэтому и сейчас многие компании и индивидуальные предприниматели используют типовое штатное расписание (бланк по форме Т-3).

Конечно, работодатель может вести штатное расписание, форма которого разработана специально для его бизнеса, то есть не типовое. Но надо убедиться, что в этом бланке есть все необходимые реквизиты первичного документа (статья 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Что указать в штатном расписании

Перед тем, как составить штатное расписание, подготовьте необходимые сведения: структурные подразделения, должности (специальности, профессии), количество штатных единиц и размер заработной платы по каждой должности.

Названия структурных подразделений организации или бизнеса ИП указываются по выбору работодателя. Это могут быть отделы, сектора, администрации, управления, цеха, склады, филиалы и др. Каждому подразделению надо присвоить свой код с учетом подчиненности. Так, дирекция или администрация чаще всего имеет код 01. Если в структурном подразделении есть своя внутренняя иерархия, то ей можно дать код типа 01.01 и далее.

Названия должностей (специальности, профессии), разряда, класса, квалификации обычно выбирают из этого перечня нормативных документов:

• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• общероссийский классификатор занятий (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда от 21.08.1998 № 37);
• профессиональные стандарты;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

При совмещении можно давать двойные наименования должностей, специальностей, профессий.

Теперь надо определиться, сколько штатных единиц по каждой должности требуется. При небольшом объеме работ для некоторых позиций можно указать не полную ставку, а например, 0,25 или 0,5.

Стоит ли закладывать в расписание больше единиц, чем требуется в данный момент, то есть с расчетом на будущее? С одной стороны, это удобно, потому что не придется менять документ, если вскоре планируется расширение штатов. Но с другой, когда у работодателя есть незакрытые вакансии, он должен ежемесячно сообщать о них в службу занятости.

Осталось установить размер зарплаты, причем, для работников одной должности или специальности она должна быть одинаковой (статья 22 ТК РФ). Проще всего вписать в штатное расписание фиксированный оклад. Если к нему полагаются надбавки, премии, компенсации, их указывают отдельно.

Бывает, что зарплата предполагается сдельная, поэтому нельзя привести ее к фиксированной сумме. В этом случае в штатном расписании оплату не указывают, но дают отсылку на локальный нормативный акт, где приводится порядок расчетов.

Как оформить штатное расписание

После сбора всех нужных сведений их надо вписать в форму Т-3. Сначала заполняется шапка документа:

• полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• код по ОКПО;
• номер и дата составления;
• период действия;
• реквизиты приказа, которым утверждено расписание;
• общее количество штатных единиц.

Далее заполняем каждую графу в отдельности:

• название структурного подразделения;
• код структурного подразделения;
• название должности, специальности, профессии;
• количество штатных единиц;
• ставка либо оклад;
• надбавки, если они предусмотрены;
• итоговая сумма с учетом надбавок;
• примечание.

В самом низу таблицы выводят общую сумму зарплат всех работников по организации.

В штатном расписании нет личных данных работников, а также сведений о наличии вакансий. Но на больших предприятиях, для удобства работодателя, дополнительно составляют очень похожий документ, который называется штатной расстановкой. Здесь как раз указывают все занятые позиции с именами работников, а также отмечают свободные вакансии. Это облегчает работу кадровой службы.

Знакомить работников со штатным расписанием закон не обязывает, потому что этот документ не относится к локальным нормативным актам. Соответственно, и полей для подписей сотрудников в штатке не делают.

Интересна позиция Роструда по этому вопросу. В письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 ведомство утверждает, что штатное расписание является локальным нормативным актом. При этом в письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 Роструд сообщает, что расписание не связано непосредственно с трудовой деятельностью, поэтому знакомить работника с ним не требуется. Суды же обычно признают штатное расписание организационно-распорядительным документом.

Тем не менее, по запросу работника ему должна быть выдана выписка из штатного расписания, с указанием только занимаемой им должности и размера оплаты труда.

Это может быть интересно

• Личная карточка сотрудника
• Трудовая книжка работника

Утверждение и изменение штатного расписания

О том, кто подписывает штатное расписание, можно узнать из самой формы Т-3. В соответствующих полях подписи должны проставить руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Конечно, далеко не во всех компаниях есть такие специалисты, поэтому на практике штатку может подписать руководитель, юрист, другой уполномоченный сотрудник. А поскольку форма Т-3 не является обязательной, можно внести в нее изменения, указав должности подписантов.

Но только лишь подписать штатное расписание недостаточно, его еще надо утвердить соответствующим приказом руководителя. Реквизиты приказа, как мы уже отметили, вписывают в верхней части расписания.

Сколько действует утвержденная штатка? Срок действия законом не устанавливается, но обычно его составляют на год, как и штатное расписание, пример которого есть выше. При этом необязательно устанавливать срок с января нового года или с 1 числа.

Что делать, если в период действия утвержденного штатного расписания изменились содержащиеся в нем сведения? Например, вырос размер оплаты труда, введены или исключены вакантные должности, сокращены штат или численность, поменялась структура организации.

В таких случаях в штатное расписание надо внести изменения, чтобы оно соответствовало реалиям. Для этого работодатель издает соответствующий приказ. Другой вариант – утвердить новую штатку, не дожидаясь окончания срока действующего документа.

Обратите внимание: хотя знакомить работника с самим штатным расписанием работодатель не обязан, но о некоторых вносимых в документ изменениях необходимо письменно сообщить. Это касается сокращения штата, изменения условий оплаты труда, переименования должности или структурных подразделений.

Ответственность за отсутствие штатного расписания

Итак, мы выяснили, что штатное расписание – нужный и важный внутренний документ, хотя его правовой статус до конца не ясен. Запросить штатку при проверке может ИФНС, трудовая инспекция, другие госорганы и ведомства.

Что касается штрафов, то проверяющие могут применить статью 126 НК РФ (200 рублей за непредставленный документ), а также статью 5.27 КоАП РФ (от 10 до 50 тысяч рублей).

Кроме того, если между работодателем и работником возникнет спор о правомерности сокращения, то штатное расписание поможет доказать, что вакансий, которые можно предложить сокращенному, в организации нет.

Образец штатного расписания на 2023 год

В штатном расписании фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы. Рассказываем, когда компании и ИП обязаны утверждать документ, и обязаны ли вообще.

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание (или ШР) совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, тогда ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто, из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует: если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, то такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, которые занимают сотрудники, положены льготы.

Следовательно, документ в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность, в отсутствие его должности в штатке, относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР вправе работать:

• физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
• микропредприятия (вправе отказаться от локалки на основании ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (вправе отказаться от нормативных актов, содержащих нормы трудового права, на основании ст. 309.2 ТК РФ).

Они используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия.

Для сведения: основы делопроизводства и документооборота

Для чего составляют штатное расписание

В первую очередь, документ необходим для планирования. По своей сути ШР — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму ШР, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что, если должность обозначена в ШР, она должна быть занята. Но это не говорит о том, что при каждом увольнении сотрудника необходимо менять ШР. При появлении вакансии у работодателя возникает обязанность сообщать информацию в службу занятости. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Штатка — одна из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых и иных проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только, как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда разрабатывается штатное расписание и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если документ забыли утвердить, то сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3 штатного расписания, которая с 2013 года перешла в разряд рекомендованных, а не обязательных. Несмотря на это, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей, и утвердить ее во внутреннем локальном акте.

Какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать собственный образец штатного расписания, то оно должно соответствовать требованиям части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В расписании не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ — так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатку, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на ШР не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться Списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (Постановление Кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991, Постановление Совмина СССР № 1173 от 22.08.1956). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России № 20 от 24.03.1999. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, то ШР разрешается не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них, в силу статьи 11 ТК РФ, не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как исполняют разовые работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, то возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Индивидуальные предприниматели

ИП с наемными работниками вправе работать без ШР. Но если возникнет желание или необходимость утвердить этот документ, то никаких особых требований по его составлению нет, штатка ИП не отличается от аналогичного документа, утвержденного юрлицом. В нем указывают должности, их количество и положенный заработок. Заверяет документ своей личной подписью ИП.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Любое изменение штатного расписания всегда происходит на основании приказа. Такие поправки связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и пр.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы.

Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений. Если изменения касаются вакантных мест, то этот срок разрешено не соблюдать.

Аналогично: при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.

• как составить приказ об изменении штатного расписания;
• как оформить сокращение должности в штатном расписании.

Заполнение формы Т-3

Разберем на примере: оформляем по всем правилам образец штатного расписания на 2023 год для индивидуального предпринимателя, у которого десять штатных единиц (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

А это образец для ООО на примере штатного расписания строительной компании на 2023 год (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным, в документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании. Вот пример заполнения штатного расписания на 2023 год для ООО с филиалом (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):