Как выбрать кассу для интернет магазина

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет магазина: сравнение самых выгодных моделей

Интернет-магазины и компании, которые продают свои услуги онлайн, с 2017 года также подчиняются требованиям закона 54-ФЗ. Они обязаны проводить все операции через онлайн-кассу и выдавать покупателям чеки. В этой статье мы расскажем вам подробнее о том, какую выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина. Здесь вы найдете сравнение различных вариантов и рейтинг лучших предложений.

Главный редактор
Обновлено: 10 октября 2022

Закон требует, чтобы розничные магазины и предприятия сферы услуг всегда выдавали чеки своим клиентам в момент совершения оплаты. Это требование касается и интернет-магазинов. Чек может быть как бумажным (если заказ оплачен наличными у курьера или в пункте выдачи), так и электронным (если заказ оплачен безналичным способом через интернет).

Любые платежи необходимо проводить через кассовый аппарат, подключенный к интернету и оборудованный фискальным накопителем — онлайн-кассу. Такое устройство автоматически передает все данные о транзакциях в налоговую службу через оператора фискальных данных. Интернет-магазину необходимо подключить кассу к платежной форме на сайте.

Схема работы онлайн-кассы в интернет-магазине следующая. Покупатель, как обычно, формирует заказ и оплачивает его удобным способом. Данные о проведенной операции поступают в подключенную к платежной форме кассу. Она записывает их в фискальный накопитель и отправляет в ОФД. Тот, в свою очередь, формирует и пересылает покупателю чек, после чего передает данные в налоговую.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина?

Чтобы выбрать наиболее оптимальную онлайн-кассу для интернет-магазина, необходимо учесть следующие параметры:

• Какой у вас поток клиентов — в обычное время и в часы пик. От этого будет зависеть, сколько кассовых аппаратов нужно будет установить в магазин
• Каким образом вы принимаете платежи и какие чеки вы выдаете. Если чеки только электронные, то вам не потребуется аппарат, который печатает бумажные чеки. Если только бумажные — то вы можете использовать любую онлайн-кассу
• Какой платежный сервис вы используете в интернет-магазине и на каком CMS работает сайт. Необходимо учитывать совместимость кассового аппарата с ними — если ее не будет, то вы не сможете подключить устройство к платежному модулю

Российские поставщики кассовых решений предлагают два варианта для интернет-магазинов:

• Подключение обычной кассы к платежной форме. Вариант рассчитан на тех, кто выдает не только электронные, но и бумажные чеки — например, при доставке заказов курьером. В этом случае вы сможете использовать одну и ту же кассу для расчетов как онлайн, так и офлайн. Но такое решение не подойдет магазинам с большим потоком клиентов и транзакций
• Аренда облачной кассы. Здесь платежная форма подключается к удаленному кассовому аппарату, который расположен в защищенном дата-центре. Такое устройство может обрабатывать большое количество платежей круглосуточно и без выходных. Вариант удобен для магазинов с большим числом клиентов и тем, кто выдает только электронные чеки. Облачную кассу можно совмещать с обычными аппаратами, которые будут предназначены для курьеров или пунктов выдачи заказов

Сколько стоит онлайн-касса

Чтобы определить, какая онлайн-касса будет лучше для вашего интернет-магазина, необходимо учитывать его специфику и характеристики — например, поток клиентов или регионы работы. Исходя из этого необходимо подобрать решение с оптимальным соотношением цены и качества. Общая закономерность везде одинакова: чем богаче функционал и лучше совместимость, тем выше цена. Самая дешевая касса обычно имеет меньше полезных функций.

Для первого варианта — одна касса и для офлайн- и для онлайн-продаж — обычно используются смарт-терминалы с сенсорным экраном или системы на базе фискального регистратора. Такие решения можно с одинаковым успехом применять и для продаж в интернете, и для обслуживания клиентов через курьеров или в пунктах выдачи заказов. Их производители часто предусматривают дополнительные инструменты совместимости с популярными платежными сервисами и CMS.

Смарт-терминал более удобен в обращении, но стоит дорого — цена на самые простые модели начинается от 12 000 рублей без учета фискального накопителя. Фискальный регистратор стоит от 7 000 рублей, но такие устройства не работают сами по себе — их необходимо подключать к компьютеру.

Для второго варианта — облачных касс — используются специально разработанные кассовые аппараты, которые быстро обрабатывают информацию и выдают только электронные чеки. Такие устройства в свободной продаже встречаются редко, поэтому проще воспользоваться их арендой у одной из компаний. Разработчики таких решений обычно предусматривают больше вариантов интеграции с платежными модулями, а также позволяют подключить обычные кассы для выдачи бумажных чеков.

Стоимость аренды одной облачной кассы составляет от 3 000 рублей в месяц. В эту сумму, как правило, включены услуги по регистрации и настройке, договор с ОФД, а также техническое обслуживание аппаратов. Фискальный накопитель оплачивается отдельно — он, в отличие от кассы, обязан находиться в собственности магазина. Он стоит от 6 000 рублей единоразово.

Рейтинг онлайн ККТ

Далее мы рассмотрим несколько лучших вариантов онлайн-касс для интернет-магазинов. Информация об их преимуществах и о том, сколько они стоят, поможет вам выбрать самый выгодный вариант. Кассовых решений, поддерживающих торговлю и онлайн, и офлайн, не слишком много. Среди них можно отметить следующие:

1. Модулькасса. Кассовое решение от Модульбанка на базе смарт-терминала MSPOS-K. Оно позволяет быстро настроить интеграцию с платежной формой и одновременно обрабатывать онлайн- и офлайн-платежи. Есть готовый модуль для подключения к сервису Яндекс.Касса. Устройство имеет небольшой размер и оснащено встроенным аккумулятором, поэтому подходит для курьера. Стоимость без фискального накопителя — 11 900 рублей
2. ЕКАМ. Решения на базе одноименной системы учета с использованием современного оборудования от крупных производителей ККТ. Для интернет-магазинов доступен комплект из смарт-терминала и кассовой программы. ЕКАМ имеет готовый модуль интеграции для сайтов на движке InSales — остальным придется настраивать его вручную. Стоимость решения — от 14 600 рублей
3. Эвотор. Популярный производитель кассовой техники также предлагает разнообразные варианты интеграции с интернет-магазинов. Можно воспользоваться готовым модулем (есть решения для Яндекс.Кассы, эквайринга от Сбербанка и других сервисов) или решением Бизнес.ру Онлайн-чеки. Аппараты являются смарт-терминалами, доступны как стационарные, так и мобильные варианты. Стоимость кассы — от 13 700 рублей, приложение для интеграции будет стоить от 800 рублей в месяц

Облачных касс на российском рынке также не много, а основной функционал у них примерно одинаков. Различия есть только в доступных вариантах интеграций и дополнительных услугах для пользователей. Вот наиболее популярные решения:

1. Атол Онлайн. Один из первых сервисов аренды облачных касс в России. Он предоставляет в аренду надежные кассовые аппараты и обеспечивает высокую защищенность передаваемых данных. Решение поддерживает большое число CMS и платежных сервисов, что позволит подключить кассу почти к любому сайту. Стоимость аренды одной кассы — 3 100 рублей в месяц, при оплате за год предоставляются скидки
2. Orange Data. Главный конкурент Атол Онлайн, проект компаний Штрих-М и PayKiosk. Как и предыдущий сервис, предоставляет надежные и производительные аппараты собственной разработки, которые расположены в дата-центре высокого уровня защиты. Сервис поможет вам зарегистрировать аппараты и подключиться к ОФД. При этом он предоставляет немного меньше вариантов интеграции. Стоимость аренды в месяц — 2 000 рублей за каждую кассу
3. CloudKassir. Проект платежного сервиса Cloud Payments, одного из крупнейших в России. Этот сервис предоставляет большое количество инструментов для работы с кассой, а также позволяет настроить интеграцию почти с любым сайтом. Специалисты сервиса помогут вам подключить аппарат к любому CMS или платежному модулю. Аренда кассы стоит 3 500 рублей в месяц

Оптимальная онлайн-касса

Итак, оптимальная касса для интернет-магазина обязательно должна:

1. Соответствовать новым требованиям 54-ФЗ и быть включена в реестр налоговой инспекции
2. Подключаться к популярным платежным сервисам и CMS
3. Обеспечивать обработку транзакций круглосуточно и без выходных
4. Быть простой в обращении, иметь совместимость с 1С и другими системами учета
5. Если касса облачная — иметь в комплекте все необходимые услуги по подключению и настройке
6. Если касса обычная — полностью соответствовать способу продаж (через курьеров или пункты выдачи заказов)

Учитывая эти условия, вы сможете подобрать наиболее удобный аппарат для вашего интернет-магазина, который позволит вам быстро проводить любые платежи в полном соответствии закону.

Вопрос — ответ

Когда онлайн-касса не нужна интернет-магазину?

Интернет-магазины могут не использовать онлайн-кассы только в двух случаях:

• Если они ведут расчеты с юридическими лицами через платежные поручения
• Если они принимают платежи через платежных агентов — например, почтовые сервисы

Как выбрать количество касс для интернет-магазина?

Чтобы определить, сколько касс нужно купить или арендовать, рассчитайте примерное число совершаемых покупок в день и скорость обработки транзакций у выбранного вами аппарата. Небольшому магазину достаточно 1-2 касс, более крупному — от десяти. Советуем приобрести один или несколько резервных аппаратов на случай увеличения нагрузки.

Равен ли электронный чек бумажному?

Электронный чек, оформленный по требованиям закона, имеет такую же юридическую силу, что и бумажный. Покупатель может подтвердить с помощью него факт оплаты заказа — например, при обмене или возврате товара.

Рекомендовано для вас

• Онлайн-кассы в сфере услуг: как выбрать и применять
• Получать электронные письма от госорганов в ВТБ Онлайн смогут клиенты ВТБ
• В 4 раза увеличился объем пенсионных взносов в НПФ ВТБ через онлайн-каналы

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

Почти всем ИП и компаниям нужна онлайн-касса, если они работают с розничными покупателями — физлицами без статуса ИП. Льгот для онлайн-торговли нет.

В статье разбираемся, какая онлайн-касса подойдет для интернет-магазина.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — касса с фискальным накопителем. Он хранит все операции и передает их в налоговую по интернету. Изменить информацию на накопителе нельзя, значит, и снизить налоги у предпринимателя или компании не получится. Так налоговая получает информацию о доходах бизнеса и понимает, сколько налогов он должен уплатить.

Онлайн-касса нужна почти всем ИП и компаниям, которые принимают оплату от физлиц.

Как работает онлайн-касса

Когда говорим «касса», представляем кассовый аппарат с кнопками, но в реальности все иначе. Онлайн-кассы бывают:

• стационарные с дисплеем. При работе с такими кассами продавец вбивает информацию о продаже прямо на экране устройства;
• стационарные без дисплея — это черная коробочка, которая подключается к системе продаж магазина. Продавец формирует заказ в программе продаж на компьютере или планшете, а касса только выдает чек;
• мобильные кассы — нужны для выдачи чеков при продажах вне торговой точки, например при доставке. Бывают мобильные кассы «2 в 1» — касса и терминал для приема оплаты картой;
• облачные онлайн-кассы — нужны бизнесу, который принимает оплату в интернете. Физически кассовый аппарат есть, но он стоит в дата-центре, и компания подключается к нему по сети

Выбор вида онлайн-кассы зависит от специфики бизнеса. Например, онлайн-школе подойдет облачная касса, а крупному магазину с большим количеством чеков — POS-терминал.

Обратите внимание: интернет-эквайринг — это не онлайн-касса. Эквайринг — это возможность платить картой, но фискальный чек он не выдает и данные в налоговую не отправляет, а значит, не заменяет онлайн-кассу.

Если у вас не эквайринг от банка напрямую, а договор с платежным агрегатором, уточните, отправляет ли он фискальные чеки вашим покупателям — у некоторых агрегаторов есть такая услуга. Если нет — нужно подключить онлайн-кассу.

Если не использовать онлайн-кассу при расчетах с покупателями, можно получить штраф для ИП или руководителя — от 25 до 50% от суммы каждого расчета, но не меньше 10 000 ₽; для малых предприятий — от 37,5 до 50% от суммы расчета без ККТ, но не менее 15 000 ₽; для остальных компаний — от 75 до 100%, но не меньше 30 000 ₽.

Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса

Если у вас интернет-магазин, можно обойтись без кассы в трех случаях:

• вы применяете НПД;
• покупатели оплачивают товары в стороннем пункте выдачи или курьеру-посреднику;
• деньги за вас принимает платежный агрегатор, который выдает чеки покупателям, а доставляет товар курьер-посредник.

Разберем каждую ситуацию подробнее.

НПД — налог на профессиональный доход. НПД можно применять только при продаже товаров собственного производства или оказании услуг своими силами. У ИП на НПД не может быть сотрудников, а доход не должен превышать 2,4 млн рублей в год.

ИП делает сумки, кошельки и ремни из кожи и продает через интернет-магазин. Он может применять НПД, и онлайн-касса ему не нужна.

Но если он будет покупать сумки у других производителей и перепродавать на своем сайте или наймет для пошива изделий работника по трудовому договору, то придется зарегистрировать онлайн-кассу.

ИП на НПД, можно работать без онлайн-кассы, а чеки — оформлять через приложение «Мой налог».

Клиенты оплачивают покупки в стороннем пункте выдачи или курьеру-посреднику. Тогда чек о покупке выдает курьер или работник пункта выдачи.

Интернет-магазин продает товары с оплатой на почте. Он может работать без онлайн-кассы. Покупатель оплатит посылку и получит чек в почтовом отделении.

Принимаете деньги через платежный агрегатор, а товар доставляет курьер-посредник. С помощью агрегаторов можно принимать платежи разными способами: не только картами, но и через терминалы и различные платежные кошельки, такие как ЮMoney. Часто они берут на себя обязанность по выдаче чека, в этом случае на такие расчеты онлайн-касса не нужна. Уточните это при заключении договора с платежным агрегатором.

Во всех остальных случаях онлайн-касса нужна.

Добавляем подозрительные карты в черный список

Какую кассу выбрать для интернет-магазина

Если у вас несколько интернет-магазинов, можно выбрать одну онлайн-кассу на все.

Выбор онлайн-кассы зависит от того, в какой момент вы принимаете деньги от покупателей:

• на сайте при оформлении заказа;
• через вашего курьера при доставке;
• в вашем офисе или пункте выдачи.

Оплата только на сайте. Нужна облачная онлайн-касса. Такая касса не сломается, будет работать круглосуточно, и ее просто подключить к любому сайту. Касса примет платеж и отправит покупателю чек в автоматическом режиме в любое время дня и ночи.

Если бизнес на ОСН сам доставляет товары, в дополнение к облачной понадобится обычная онлайн-касса — на ней надо будет выбивать чек на зачет предоплаты при вручении товара покупателю.

Если же у вас УСН или АУСН, достаточно одного чека облачной кассы на полную оплату. А когда товар доставляет курьер-посредник, выбить чек на зачет аванса — его забота.

Есть сервисы, которые позволяют принимать оплату и отправлять чеки клиентам по е-mail и СМС без установки облачной онлайн-кассы. Например, у Тинькофф это сервис «Чеки от Тинькофф Кассы». Все нужные данные сервис передаст в налоговую автоматически.

Оплата курьеру. Как мы писали выше, если доставкой занимается сторонняя компания и она же принимает оплату, то покупать кассу для таких расчетов не обязательно — обязанность выбивать чек будет лежать на курьерах.

А если у вас собственные курьеры, которые принимают оплату в момент доставки, нужно купить и зарегистрировать обычную онлайн-кассу.

Подойдут такие варианты:

• мобильная онлайн-касса, которую курьер будет брать с собой и сразу выдавать покупателю чек. Есть даже варианты 2 в 1 — онлайн-касса со встроенным терминалом для приема оплаты картой;
• стационарная касса, которая стоит в офисе, а курьеры подключаются к ней через приложение на телефоне и в нем пробивают чек. Такой вариант обычно используют крупные компании с большим штатом курьеров. Свою систему они интегрируют с онлайн-кассой по OpenAPI.

Оплата в вашем пункте выдачи. Если заказы выдаете в собственном офисе или пункте выдачи, надо выбрать обычную стационарную онлайн-кассу.

Какая именно онлайн-касса подойдет, зависит от схемы работы вашего магазина: возможно, вам понадобится сразу две онлайн-кассы.

Например, если в вашем магазине товар можно оплатить и на сайте, и вашему курьеру, и в офисе, нужно будет завести две кассы. Стационарную — для оплаты в пункте выдачи (и ее же подключить к приложению курьеров) и облачную — для тех, кто платит на сайте.

Со стационарной онлайн-кассой работа строится так же, как и в любом другом виде бизнеса — об этом написали отдельную статью.

Подробнее об облачной кассе расскажем дальше.

Касса для оплаты в онлайне

Онлайн-касса сразу после предоплаты покупки должна прислать чек на электронную почту покупателя или в СМС. Клиент может оформить заказ на сайте когда угодно — днем или ночью. Значит, касса, так же как и сайт, должна работать круглосуточно, чтобы в любой момент принять платеж от клиента и отправить чек.

Обычные кассовые аппараты, которые используют в офлайне, не получится применить для интернет-торговли: они не умеют автоматически принимать платежи и отправлять чеки. Зато без них, в дополнение к облачной кассе, не обойтись бизнесу на ОСН при доставке товаров своими силами, поскольку в момент вручения покупки надо выбить чек на зачет предоплаты в счет стоимости товара. Этого могут не делать компании и ИП на УСН, а также бизнес, чьи товары доставляют сторонние курьеры.

Для интернет-магазина, работающего по предоплате, подойдет только облачная онлайн-касса. Процесс такой: магазин берет в аренду кассу, которая подключена к серверу в дата-центре. Компания, которая предлагает такую услугу, отвечает за работу кассы: обеспечивает стабильное подключение к интернету и электричеству. Интернет-магазин фактически никак не взаимодействует с физической кассой, все происходит «в облаке».

Главные плюсы работы с облачными онлайн-кассами:

1. Легко подключить к любому сайту: у поставщиков услуги настроены различные сценарии использования и есть готовые решения для интеграции с разными типами сайтов и CMS.
2. Можно сразу же купить у поставщика и подключить фискальный накопитель. Он тоже будет находиться в дата-центре поставщика.
3. Есть поддержка: проконсультируют и помогут зарегистрировать онлайн-кассу и фискальный накопитель в налоговой. Если что-то сломается — починят.
4. Работает 24/7 — в какое бы время клиент ни оплатил покупку в интернет-магазине, он сразу автоматически получит чек на электронную почту или в СМС.

Подписку на облачную кассу можно оплачивать помесячно или сразу за более длительный период: чем дольше срок, тем ниже стоимость аренды за месяц.

Как начать работу с онлайн-кассой

Подробно о регистрации кассы мы рассказывали в отдельной статье, здесь кратко перечислим основные этапы.

Заключите договор с ОФД. Оператор фискальных данных — это компания-посредник между предпринимателем или компанией и налоговой. Чеки сначала поступают к ОФД, а он передает их налоговой. Начните работать с любым ОФД из официального реестра налоговой. Средняя стоимость — 3000 ₽ в год.

Если арендуете облачную кассу, уточните у поставщика, что входит в договор, — часто услуги ОФД уже включены. В этом случае не нужно заключать отдельный договор с ОФД и дополнительно оплачивать его услуги.

Оформите электронную подпись. Для регистрации кассы через интернет понадобится квалифицированная электронная подпись — КЭП. Руководитель ООО или ИП может получить подпись бесплатно в налоговой. Если КЭП уже есть, оформлять новую не надо.

Зарегистрируйте кассу в налоговой. Для регистрации нужно подать заявление на сайте налоговой. Заполнить все сведения о кассе: адрес установки, адрес сайта, модель и номер ККТ и фискального накопителя. С этим обычно помогают компании, у которых берут в аренду облачную кассу. После регистрации получите карточку регистрации ККТ, она будет храниться в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Главное

1. При продажах в онлайне нужно выдавать чеки покупателям. Исключение: ИП на НПД либо если покупатель оплачивает товар в стороннем пункте выдачи, или курьеру-посреднику, или через платежный агрегатор, причем в последнем случае товар доставляет тоже курьер-посредник.
2. Прием платежей на сайте через интернет-эквайринг или платежный агрегатор не всегда заменяет онлайн-кассу. Уточняйте условия в договоре.
3. Если покупатель платит вашему курьеру или в офисе, подойдет обычная онлайн-касса, а если принимаете оплату на сайте, понадобится облачная.
4. Если совмещаете онлайн- и офлайн-оплату, понадобятся две кассы. Использовать обычную онлайн-кассу для платежей в интернете не получится. Также две кассы нужны, если бизнес на ОСН принимает предоплату в интернете и сам доставляет товар покупателю.
5. Для начала работы заключите договор с ОФД, оформите КЭП и зарегистрируйте кассу в налоговой. Если подключаете облачную онлайн-кассу, уточните, какие услуги входят в договор, — возможно, не придется доплачивать за ОФД, а еще поставщик поможет с регистрацией в налоговой.

Принимайте онлайн-платежи на сайте, в приложении и соцсетях с Тинькофф Кассой

• Подключим онлайн и сами настроим
• Сможете принимать платежи уже через 2 дня
• Деньги на счете на следующий день

Как выбрать онлайн-кассу – пошаговая инструкция

Перед предпринимателем вопрос выбора онлайн-кассы всегда стоит остро — хочется одновременно не переплатить и найти оптимальный вариант для своих бизнес-задач. Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина и не только, на что ориентироваться при выборе и на какие технические особенности обратить внимание — обо всем этом рассказываем подробно в нашей статье.

1. 1. Виды онлайн-касс
2. 2. Кто может применять облачную кассу вместо обычной
3. 3. На что обратить внимание при выборе кассы?
4. 4. Какую онлайн-кассу выбрать?
5. 5. Что нужно кроме кассы?
6. 6. Как выбрать фискальный накопитель?

Виды онлайн-касс

Обычно кассы подразделяют на 3 вида — автономные, модульные и смарт-терминалы. Но это не совсем правильно. Ведь существует еще готовое решение для интернет-магазинов — облачные онлайн-кассы, которые можно не покупать, а брать в аренду. Теперь обо всем подробнее.

Старый добрый кнопочный аппарат, который функционирует по упрощенной программе и не поддерживает работу с обязательной маркировкой. Такой вид касс подходит малому бизнесу с небольшим набором товаров. Автономные кассы считаются самыми бюджетными вариантами, в которых присутствует фискальный накопитель и модуль для интернет-связи. Однако, чтобы переустановить ПО придется вызывать платного специалиста.

• Простой дизайн
• Низкая цена

• Невозможно подключить товароучётную систему
• Если касса сломается, придется покупать новую или работать без кассы до ее замены
• Нет функции сканирования маркировки на товарах
• Сложности настройки кассы

Модульные кассы и фискальный регистратор

Модульные кассы представляют собой комплекты, которые состоят из нескольких элементов кассовой техники: монитор, кассовая клавиатура, денежный ящик, сканер маркировок и фискальный регистратор. Это так называемые POS-системы (Point of Sale). Фискальный накопитель у таких касс выведен в самостоятельное устройство — фискальный регистратор, который по сути и является онлайн-кассой.

• Обладают большей производительностью в отличие от автономных касс
• Дополнительная функция отрывания чека, которая экономит время кассира

• Не подходит маленьким магазинам
• Если касса сломается, придется покупать новую или работать без кассы до ее замены
• Дорогостоящий ремонт
• Более высокая цена по сравнению с автономными кассами

Смарт-кассы выглядят как смартфоны или планшеты, только с предустановленным фискальным накопителем, чековым принтером и программными модулями.

Мобильная и легкая, подходит для небольших магазинов, например, кофеен, лавок и палаток, минимаркетов.

Стационарная касса подойдет для розничных магазинов, кафе, ресторанов со средним потоком покупателей — до 200 чеков в день.

• Смарт-касса автоматически заносит товар в чек, рассчитывает сумму чека, сдачу и скидки
• Можно подключить товароучётную систему
• Удобно работать с маркированными товарами

Среди минусов — также более высокая цена по сравнению с кнопочной автономной кассой.

Облачные кассы не нужно приобретать, зато их можно брать в аренду помесячно, на квартал или на год, что очень удобно для многих видов онлайн-бизнеса. То есть она не стоит в магазине или в офисе, а находится у арендодателя в дата-центре. Облачная онлайн-касса в отличие от стационарной не распечатывает бумажные чеки, а посылает их по электронной почте или СМС, конечно, если клиент заранее дал свое разрешение на обработку персональных данных.

Какую облачную кассу выбрать — зависит от нескольких факторов: тарифов (на короткий срок лучше арендовать если у вас сезонный бизнес), техподдержки и условий — может ли сервис помочь зарегистрировать онлайн-кассу и заключить договор с ОФД, берет ли на себя заботы по подключению, формированию чеков и отправки их в федеральную налоговую службу и интеграции с вашим сайтом.

• Предсказуемые затраты

Приобретенная касса может в любой момент сломаться или потребуется замена ФН. Тогда как за аренду кассы нужно лишь вносить фиксированную сумму за месяц или год.

• Отсутствие простоев из-за поломок

Предпринимателю не нужно самому возить такую кассу в ремонт и платить за техническую поддержку. Обслуживанием такой кассы занимаются специалисты. Даже если касса выйдет из строя — ее быстро починят.

Минус — облачная касса не подходит для торговли в помещении или если вы выдаете заказы в пункте самовывоза. В этом случае потребуется стационарная касса, так как клиенту нужно будет выдать бумажный чек.

Кто может применять облачную кассу вместо обычной

• Организации, которые занимаются торговлей с рук, из лотка и ручных тележек
• Предприниматели с курьерами и приемом оплаты картой в месте доставки
• Специалисты и мастера, которые оказывают услуги на дому или на выезде
• Владельцы интернет-магазинов и вендинговых аппаратов
• Транспортные компании и таксопарки
• Управляющие компании и ТСЖ, ЖСК, ЖК, которые принимают оплату картами удаленно

На что обратить внимание при выборе кассы?

Когда вы разобрались, какие варианты контрольно-кассовой техники существуют, осталось определиться, какую онлайн-кассу выбрать, чтобы она соответствовала вашим бизнес-целям. Рассказываем, на что стоит обратить внимание.

Чековая нагрузка на торговую точку

Если у вас создаются очереди на кассу, то, возможно, вам подойдет модульная онлайн-касса, которая в отличие от автономной обладает большей производительностью за счёт собственного процессора. Еще на скорость работы модульных касс влияет функция автоматического отрезания чековой бумаги, что значительно экономит время продавца.

Поэтому такие кассы подходят для больших супермаркетов, ресторанов, обслуживающих компаний с большой нагрузкой на кассу. И, наоборот, если поток ваших клиентов не слишком интенсивный, то смысла переплачивать и ставить быстрый и мощный кассовый аппарат нет.

Удобнее всего решать все проблемы, связанные с ККТ, в одном месте. В идеальном мире поставщик не только продает кассу, но и обеспечивает комплекс сервисных услуг: от заключения договора с оператором фискальных данных до настройки кассы для работы. На деле же так получается далеко не всегда.

К счастью, это не относится к облачным кассам, где вся головная боль по техническому обслуживанию ложится на арендодателя касс.

Если у вас маленький магазин, то вам подойдёт автономная касса, она небольшая и работает от аккумулятора.

Если у вас ресторан или кафе, тогда удобнее купить модульную онлайн-кассу с большим, возможно, сенсорным экраном, к которой можно подключить бухгалтерскую программу, а также терминалы эквайринга.

Если бизнес подразумевает большой список номенклатуры, частое обновление позиций, то очень важно, чтобы всю информацию было легко и просто редактировать. Лучше выбирать оборудование, где карточки товаров можно создавать прямо в кассе или в личном кабинете кассового сервиса, например, через ПК. Тогда вам не придется останавливать продажи.

Если ваш бизнес подразумевает доставку или работу не на точке, а, например, в транспорте, то вам подойдут облачные кассы или смарт-терминалы — мобильные онлайн-кассы подключаются к сети через wi-fi или сим-карту. Существуют также модели касс, которые могут работать автономно, если пропал интернет. При возобновлении связи вся информация автоматически передается в ОФД.

Совместимость кассы с другими программами

Сэкономить время владельцу ресторана или интернет-магазина помогают кассы с настроенными интеграциями с CMS и бухгалтерией. Они позволяют не вводить проданные позиции вручную или считать выручку.

А интеграция кассы с сайтом позволяет работать с единой базой и отслеживать наличие товара в магазине, на сайте и в кассе.

В отличие от автономных касс, которые не работают с маркированными товарами, смарт-терминалы сканируют код маркировки, автоматически заносят товар в чек, рассчитывают сумму, сдачу и скидки.

Для приемки товара и работы с документами вам потребуется зарегистрироваться в ЭДО (сервис электронного документооборота) и работать в личном кабинете кассового сервиса.

Совместимость кассы с системой товароучета

Если в торговой точке продается алкоголь, то касса должна иметь функцию списания остатков и поддерживать работу с системой маркировки и отслеживания товаров в России — ЕГАИС. Кроме того, она должна идти в комплекте с 2D-сканером для акцизных марок и модулем для передачи данных.

Какую онлайн-кассу выбрать?

Чтобы решить, какая онлайн-касса нужна, сперва нужно определиться с типом бизнеса. Разберем основные примеры.

Если в день проходит небольшой поток клиентов и в среднем совершается не более 50 покупок, тогда самым бюджетным вариантом онлайн-кассы для ИП станет кнопочная автономная. Подобные кассы проводят самые простые операции и подходят для выездной торговли и услуг, например, такси, доставки еды и продуктов или для небольших торговых точек, например, мини-рынков, овощных палаток.

Однако если кассиру приходится считывать штрих-коды, выберите мобильную кассу со считывателем и встроенным модемом. Тогда при отсутствии в торговой точке Wi-Fi можно будет подключить интернет, раздав сеть со своего смартфона. А еще такие кассы умеют интегрироваться с бухгалтерскими и кассовыми программами, позволяют просматривать отчеты по продажам, следить за анализом спроса на товары.

В кафе и особенно местах быстрого питания клиенты ждут, что их будут обслуживать быстро и без очередей. Поэтому касса должна уметь быстро выбивать до 200 чеков в день. Таким предприятиям лучше выбрать модульные кассы, которые представляют собой комплекты, состоящие из нескольких элементов. Например, монитора, кассовой клавиатуры, сканера маркировок и фискального регистратора.

Чтобы создать онлайн-кассу с управлением со своего компьютера, нужно иметь:

• Компьютер
• Фискальный регистратор
• Программное обеспечение, которое идет в комплекте

Основная задача кассы в интернет-магазине — формировать кассовые чеки на заказанный товар и передать их в доставку, где клиент получает и товар и чек. Поэтому для интернет-торговли идеально подходят облачные онлайн-кассы. Продавцы подключаются к ней с помощью интернета, принимают платежи от покупателей, а касса формирует чеки удаленно. Самый главный плюс такого аппарата — его не нужно покупать, ремонтировать, менять ПО или фискальный накопитель.

Крупные розничные сети

Большие торговые сети обслуживают ежедневно большой поток клиентов. Кассы для этого типа бизнеса должны оперативно печатать чеки, обладать большим дисплеем и быстрым сканером штрих-кода, а также терминалом эквайринга, интегрированным с кассой. Все это есть у модульных pos-систем. Среди очевидных плюсов таких касс можно выделить единственный минус — цену, которая варьируется от 80 до 250 тыс. руб.

Что нужно кроме кассы?

Все зависит от ее комплектности. Например, если вы торгуете алкогольной продукцией, лучше приобрести дополнительно сканер штрих-кодов. В этом случае кассиру будет удобнее искать позицию, и не придется делать это вручную. К сканеру желательно докупить принтер этикеток.

Если вы планируете принимать к оплате банковские карты, то вам необходимо подключить эквайринг. Он бывает двух видов: торговый и интернет-эквайринг. Торговый (его еще иногда называют «наземный») эквайринг подходит для офлайн-бизнеса. Грубо говоря, это банковские терминалы (POS) — устройство, которое помогает принимать оплату по картам. Интернет-эквайринг же подходит для онлайн-бизнеса. Он предоставляет возможность магазинам принимать оплату в интернете по банковским картам, а также с помощью Apple и Google Pay.

Сервис CloudPayments предлагает подключить интернет-эквайринг. Он не перенаправляет никуда пользователей — платеж обрабатывается прямо в платежной форме, что повышает конверсию, увеличивает число импульсивных покупок и снижает число «брошенных» корзин.

Пожалуй, самый удобный способ безопасно принимать платежи для бизнеса — комплексное решение, когда одновременно предоставляется облачная онлайн-касса и эквайринг, как в сервисе CloudKassir. Таким образом можно не только обрабатывать платежи, но и оформлять и выдавать кассовые чеки при каждой покупке, следуя букве закона № 54-ФЗ.

Как выбрать фискальный накопитель?

По закону № 54-ФЗ внутри каждой кассы должен находиться фискальный накопитель (ФН). Его основные функции — защищать, хранить и передавать в ФНС фискальные данные. Накопители отличаются сроками действия. Они могут быть на 15 или 36 месяцев.

Если вы задаетесь вопросом, какой фискальный накопитель выбрать, то сначала нужно определить вид бизнеса и режим налогообложения, и уже потом подбирать аппарат.

ФН со сроком службы 36 месяцев подходит:

• Для ООО и для ИП на УСН или «упрощенке»
• Для ООО и для ИП на патенте (ПСН)
• Для производителей сельхозпродукции (ЕСХН)
• Для бизнеса, который занимается оказанием услуг

Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда, как правило, можно использовать ФН на 15 месяцев.

Работа без фискального накопителя или несвоевременная замена ФН может повлечь серьезные убытки для бизнеса.

Для организаций — это до 100% сокрытых средств от государства, но не менее 30 000 р.

Для ИП — до 50%, но не менее 10 000 р.

А при повторном нарушении штрафом за отсутствие фискального накопителя станет приостановка деятельности ИП на 3 месяца.

В случае поломки ФН, ответственность за передачу данных в налоговую лежит на производителе или арендодателе онлайн-кассы, который должен разобрать сломанный ФН, извлечь данные и отправить в ФНС.

Поэтому перед тем, как купить или взять в аренду онлайн-кассу, нужно убедиться в надежности компании, чьими услугами вы решили воспользоваться.

Например, сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir предлагает сразу готовое решение — весь комплекс пусконаладочных работ по первой кассе — резерв касс. А также обеспечивает круглосуточную работу ККТ и гарантирует формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя.

Какую онлайн-кассу выбрать?

В России предприниматели должны отчитываться в налоговую службу о каждой продаже — при расчёте с покупателем формировать фискальный чек и отправлять его данные налоговикам с помощью онлайн-кассы. По закону чеки должны выдавать продавцы товаров или услуг, или ваши агенты — курьерские службы или розничные партнёрские точки, которые производят расчёты с покупателями за вас.

Простое подключение, 20 способов оплаты и удобная интеграция Подключите оплату на сайте через ЮKassa

Значит, если я заключу договор с ЮKassa, вы будете отправлять чеки в налоговую за меня?

Нет, ЮKassa не работает агентом для подключённых магазинов. ЮKassa обеспечивает приём платежей и уведомляет магазин о поступивших деньгах. После этого продавцу нужно отправить электронный чек покупателю и передать его копию в налоговую, а сделать это можно только с помощью онлайн-кассы.

В офлайне всё просто. Поставили онлайн-кассу, покупатель оплатил заказ, кассир внёс название товара и цену в аппарате, выбил чек — информация улетела в ФНС. А как быть в интернете? Надо сигнализировать кассе, что оплата на сайте прошла, чтобы появился чек.

ЮKassa автоматически передаёт в онлайн-кассу данные о платеже: название и цену товаров, реквизиты покупателя — всё, что нужно для формирования чека и отправки его в налоговую. Для этого у нас есть готовые интеграции с самыми популярными онлайн-кассами — рассказываем, чем они отличаются, и как выбрать подходящую.

Вариант №1: Взять в аренду «облачную» кассу

Что такое «облачная касса»? Вы покупаете не физический кассовый аппарат, а услугу: сервис формирует для продавца электронные чеки и отправляет их в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Решение подойдёт интернет-магазинам, которые принимают только онлайн-оплату.

Брать в аренду «облачную» кассу удобно. Магазину не приходится самому настраивать и охранять кассу. Следить, чтобы устройство работало и коннектилось с интернетом 24/7.

Компании-арендодатели помогают зарегистрировать кассу в налоговой, берут на себя ремонт аппаратуры, гарантируют безопасную передачу данных о бизнесе. Благодаря круглосуточной техподдержке вы сможете оперативно получить помощь, если что-то работает не так, как нужно.

ЮKassa работает с облачными сервисами:

• Атол Онлайн (3000 рублей в месяц за аренду онлайн-кассы + покупка фискального накопителя: 6200 рублей на 15 месяцев или 9200 рублей на 36 месяцев). Для клиентов ЮKassa — скидка 900 рублей на аренду кассы.
• Orange Data (2000 рублей в месяц + покупка фискального накопителя). Для клиентов ЮKassa — скидка на аренду 10% до конца года.

Вариант №2: Купить или арендовать физическую онлайн-кассу

У многих интернет-магазинов есть оплата и на сайте, и при доставке: курьеру или в пункте самовывозу. В таком случае нужно выдавать бумажный чек, а значит магазину понадобится онлайн-касса с принтером.

Когда кассовая техника находится в офисе или точке выдачи заказов, магазин сам отвечает за работу аппарата. Вам не только придётся самостоятельно формировать чеки, но и вовремя менять фискальные накопители.

Фискальный накопитель — это карта памяти и идентификатор, они записывают и хранят всю информацию о чеках. Будьте внимательны, как правило, его продают отдельно от кассы. Покупайте накопитель вместе с кассой: без него налоговой будет просто ничего отправляться. Число записей на устройстве производители ограничили — придётся менять его минимум раз в 3 года. Как только фискальник переполнится, чеки перестанут уходить в ФНС, и вы не сможете продавать, пока его не замените. Чтобы купить новый фискальный накопитель быстрее, обратитесь к продавцу, у которого покупали кассу. Хотя найти фискальник можно и в свободной продаже, например, на Яндекс.Маркете он стоит от 6 тысяч и до 12 тысяч рублей.

Можно приобрести самый простой кассовый аппарат в офис или для курьера: выбивать чеки на такой кассе нужно вручную.

Можно выбрать модель, которая может автоматически фискализировать платежи и на сайте, и в офлайне — среди подключённых к ЮKassa вариантов это МодульЮKassa. Обойдётся в 11900 рублей за покупку самого устройства и 590 рублей в месяц за онлайн-сервис (подключение к 1С, ЮKassa, МойСклад и CMS). Если сомневаетесь, можно взять устройство на тест-драйв — за 2000 рублей в месяц.

Вариант №3: У меня уже есть онлайн-касса, как прикрутить к ней ЮKassa?

Допустим, у вас уже есть кассовый аппарат или вы хотите подключить не «МодульЮKassa», а Атол-ФС42 или ККТ Эвотор 5, или какую-то другую модель.

ЮKassa может автоматически передавать информацию на 70 с лишним кассовых аппаратов с помощью сервиса «Бизнес.Ру Онлайн-Чеки». Он служит своего рода онлайн-прослойкой между интернет-магазином и стационарными кассами компаний Атол, УМКА, Старрус, Эвотор, Дримкас, Искра, Штрих-М, Счетмаш, Инкотекст.

«Бизнес.Ру Онлайн-Чеки» обойдётся в 300 рублей в месяц (только для клиентов ЮKassa).

Что ещё учесть при выборе онлайн-кассы

Непременно выясните, будет ли работать выбранная онлайн-касса с CMS вашего сайта. Обычно компании-производители и сервисы пишут об этом на своих сайтах. Если система магазина самописная, наберитесь терпения — придётся прописывать и дорабатывать настройки самим.

Итак, если у вас небольшой бизнес и вы не технический гений — берите «облачную» кассу. Если вы всё-таки гений, экономьте и выбирайте недорогую модель плюс «Бизнес.Ру Онлайн-Чеки». Если активно продаёте и в офлайне, и в онлайне — используйте решение МодульЮKassa, оно быстро масштабируется, если вам вдруг понадобится открыть ещё несколько пунктов офлайн-продаж.