Какие регламенты нужны в компании

Создание регламентов: основа порядка в компании

Бизнес — это система, которая требует четкой организации. Регламенты помогают создать эту структуру и порядок. Однако многие руководители пренебрегают их значением, относя к категории лишней бюрократии. В этой статье расскажем зачем нужны регламенты и как их создать.

Что такое регламент

Представьте, что новый сотрудник пришел на работу, но у него нет ясного представления о том, что от него требуется — как выполнять работу, какие стандарты соблюдать. На эти вопросы отвечают регламенты.

Регламент — это документ, описывающий по порядку все шаги и действия, которые нужно выполнить на рабочем месте.

Слово «регламент» происходит от французского «règlement», и переводится как «свод правил». Это своего рода «инструкция», которая поясняет сотрудникам, как выполнять свои обязанности наилучшим образом и какие правила соблюдать. Регламенты могут охватывать различные аспекты работы компании, включая обслуживание клиентов, производство, стандарты качества, правила безопасности и многое другое.

Пример. Рабочий регламент производственного процесса может описывать:

• Технологию выполнения каждого шага процесса — от получения сырья до окончательной сборки и проверки качества продукта
• Какие материалы и инструменты использовать
• Какие процедуры безопасности следует соблюдать
• Контроль качества на каждом этапе производства

Значение регламентов в бизнесе: почему они так важны

Регламенты не просто задают правила игры, они создают структуру, обеспечивают последовательность и предсказуемость в действиях.

Освобождение времени руководителей

Мало кому нравится повторять одно и то же. Вместо объяснений, руководители могут предоставить новым сотрудникам четко сформулированные регламенты. Руководитель один раз описал регламент, разместил его на общедоступной платформе и проконтролировал, чтобы сотрудники ознакомились с ним.

Например, не объяснять каждому новому программисту, как настроить рабочее окружение, а создать регламент с пошаговыми инструкциями. Или не рассказывать новому менеджеру по продажам о процессе работы с клиентами, а предоставить ему чек-лист с основными этапами работы.

Стандартизация работы

Благодаря регламентам результат работы становится предсказуемым, в соответствии со стандартами качества. Это уменьшает зависимость от отдельных сотрудников — результат будет одинаковым, вне зависимости от того, кто выполняет задачу.

Представьте ресторан, где паста Карбонара — хит меню. Без регламента каждый повар готовит её по-своему, и вкус блюда меняется от визита к визиту. Но с четким регламентом, указывающим пропорции и время приготовления, каждый повар готовит Карбонару одинаково вкусно. Так клиенты всегда получают ожидаемое блюдо, независимо от того, кто сегодня на кухне.

Повышение эффективности

Когда все знают, что делать и как, они могут сосредоточиться на выполнении своей работы наилучшим образом, а не на попытках понять, что от них требуется. Таким образом регламенты помогают упростить и ускорить процессы, уменьшают вероятность ошибок.

Представьте сборочную линию завода по производству автомобилей. Если каждый рабочий будет действовать по своему усмотрению, не зная точной последовательности и стандартов, это может привести к дефектам в автомобилях или замедлению производства. Однако, когда у каждого рабочего есть четкий регламент, он точно знает, какую деталь и в каком порядке устанавливать.

Соответствие законодательству

В некоторых отраслях регламенты не просто полезны, но и обязательны по закону. Соблюдение этих регламентов помогает компаниям избежать штрафов и санкций за нарушение законодательства. Например, в сфере здравоохранения существуют строгие регламенты, которые регулируют обработку и хранение медицинских данных.

4 этапа разработки регламента

Создание регламентов — это процесс, который сам по себе должен быть регламентирован. Воспринимайте эту инструкцию, как образец регламента по его же разработке. Вот несколько шагов, как превратить регламент из «ну вот, еще одна бумажка» в «вау, это действительно помогает!».

Шаг 1. Определить цели и задачи

Первым делом важно четко определить, какой конечный результат или продукт вы хотите получить от выполнения бизнес-процесса. Какова его основная цель? Какие конкретные задачи он должен решать? Что именно должен регулировать этот документ? Более того, следует разбить конечный продукт на субпродукты или промежуточные этапы. Эти субпродукты становятся ключевыми моментами в разработке регламента и определяют основные этапы процесса.

Например, при создании регламента для обработки заказов в ресторане, конечным результатом может быть увеличение количества довольных клиентов, которые получают свой заказ в кратчайшие сроки. Этот результат разбивается на субпродукты: быстрый прием заказа, оперативная передача информации на кухню, своевременная подготовка блюда и его доставка клиенту. Каждый из этих субпродуктов становится этапом в регламенте и требует четкой проработки.

Шаг 2. Назначить ответственных за разработку регламента

Представьте это чувство, когда ваши сотрудники сами создают понятные регламенты, и выполняют их.

Лучше всего поручить создание регламента эксперту, который знает все тонкости процесса, но при этом умеет четко и понятно излагать свои мысли. Но если он занят или у него не хватает навыков создания регламентов, назначьте менеджера по обучению. Он будет собирать информацию у эксперта и превращать ее в понятные инструкции.

Зачастую сотрудники не хотят заниматься созданием регламентов. Вот несколько причин:

• Требует сосредоточенности: Создание регламента — это творческая работа, которая требует спокойной обстановки, где никто не будет отвлекать. Может быть сложно найти такое место в офисе. Решение? Предоставьте сотрудникам время и место, где они могут сосредоточиться на этой задаче. Это может быть тихий кабинет или даже возможность работать из дома.
• Нет мотивации: Если основная работа сотрудника не связана с созданием регламентов, ему может не хватать мотивации. Поэтому вклад в создание регламентов важно поощрять. Решение? Введение системы поощрений или бонусов за создание и обновление регламентов.
• Это что-то новое: Для многих сотрудников создание регламентов — это новый и неизвестный процесс. Люди часто предпочитают делать то, что уже знают, и избегают новых задач. Решение? Обучение и поддержка. Проведите тренинги или мастер-классы по созданию регламентов, дайте сотрудникам возможность научиться и попрактиковаться в безопасной обстановке.

Когда вы назначаете ответственных за создание регламентов, убедитесь, что у них есть необходимые ресурсы, мотивация и поддержка. Это поможет сделать процесс создания регламентов более эффективным и приятным.

Шаг 3. Собрать информацию

Если регламент компании создает менеджер по обучению, ему потребуется помощь эксперта в данной теме. Это может быть опытный коллега или руководитель, который знает все тонкости процесса. Например, если создается регламент порядка по обслуживанию клиентов, следует поговорить с лучшими менеджерами по работе с клиентами. Если это регламент по безопасности, обратитесь к специалистам по безопасности. Они помогут учесть все нюансы и создать действительно эффективный регламент.

Чтобы собрать информацию с эксперта, нужно провести с ним интервью — онлайн или лично. Можно задавать ему вопросы, используя структуру регламента. После чего записать все ответы, и на основе этой информации создать регламент. Удобно записывать разговор на диктофон, чтобы транскрибировать аудиозапись в текст, и на его основе создать регламент. После этого попросите эксперта проверить регламент предприятия на ошибки и неточности. Таким образом, вы сможете объединить экспертность в теме с экспертностью в разработке регламентов.

Шаг 4. Выбрать формат регламента

Вот три основных формата, которые в последнее время часто используются для документирования процессов:

Текстовые инструкции

Это традиционный формат, который обычно включает в себя подробное описание процесса с пошаговыми инструкциями. Подходит для сложных и детализированных процессов, которые требуют точности и внимания к деталям. Например, процедуры безопасности на производстве, подробные технические инструкции для обслуживания оборудования или документация по программному обеспечению.

Текстовую инструкцию можно написать в формате Word или Google Docs, или даже в виде электронной таблицы Excel, если процесс включает в себя множество переменных или шагов.

Чек-листы

Это упрощенная форма регламента, которую часто используют для процессов. Подходят для процессов, которые требуют выполнения конкретного набора шагов в определенном порядке. Например, процедура закрытия магазина в конце дня, проверка качества продукции или процесс оформления нового сотрудника.

Чек-листы обычно состоят из простых, завершенных действий, каждое из которых сформулировано как конечный продукт. Количество пунктов в чек-листе составляет от 3 до 15.

Видео

Видео-инструкции становятся все более популярными, поскольку они позволяют наглядно демонстрировать процесс в действии. Их можно использовать для демонстрации сложных процессов — сборки оборудования или работы на ПО.

Видео-регламент может быть в виде скринкаста или говорящей головы. Важно предусмотреть текстовую версию для тех, кто предпочитает или по каким-то причинам не может просмотреть видео. Если в инструкции что-то изменится, можно не перезаписывать заново, а транскрибировать видео и сделать текстовый материал.

Совет. Искусственный интеллект поможет автоматизировать создание и обновление регламентов, особенно для сложных или быстро меняющихся процессов.

Как создать текстовый регламент с хорошей репутацией: структура и правила

Должностной регламент процесса должен быть структурирован и логичен. Каждый раздел должен быть четко озаглавлен, чтобы сотрудники могли быстро найти нужную информацию.

1. Инициирующее событие. Это начальная точка, с которой начинается выполнение регламента. Например, такое событие как поступление новой жалобы от клиента может запустить исполнение регламента по обработке жалоб и возражений.
2. Правильные действия и ответственные за них. Это «сердце» регламента. Описывает конкретные правила, процедуры, стандарты и требования к ответственным за выполнение регламента. Опишите конкретные шаги, которые нужно предпринять для решения проблемы или ситуации. Это должны быть четкие, понятные инструкции, которым можно легко следовать. Например, «Сначала выслушайте клиента, дайте ему выразить свое недовольство. Затем извинитесь и предложите решение, которое удовлетворит его».
3. Примеры ситуаций и последствий. Покажите, что может случиться, если не соблюдать регламент. Тогда сотрудники будут соблюдать его с особой внимательностью. Например, «Без правильной обработки жалоб, мы можем потерять клиента, а вместе с ним и его друзей, которым он расскажет о своем неприятном опыте».
4. Проверка результата. Составьте небольшой чек-лист, по которому можно проверить, что получившийся результат бизнес-процесса соответствует ожидаемому и сотрудник сделал все правильно.
5. Резюме и призыв к действию. Подведите итог и призовите к действию. Например, «Помните, каждый недовольный клиент — это шанс показать насколько мы ценим наших клиентов. Используйте наш регламент, чтобы превратить недовольство в восторг».

Совет. Чтобы сотрудники лучше запомнили суть регламента, можно придумать для него короткую фразу — девиз. Например, «Выслушай, извинись, удиви».

Вот и все. Добавьте эту информацию, и регламент готов. Но важно не только ЧТО вы рассказываете, но и КАК вы это делаете.

Правила составления регламентов

Как писать регламент, который превращает сложные процессы в простые шаги? Вот три обязательных требования к регламенту:

• Написан понятным языком. Регламент должен быть доступным для всех, независимо от их профессионального опыта. Замените сложные термины на понятные слова. Например, вместо «провести аудит» используйте «проверить все данные».
• Описывает конечный продукт. Сотрудник должен знать, что результат его работы соответствует ожидаемому и какой конечной цели служит каждое действие. Так, он будет создавать продукт высокого качества, который будет полезен другим сотрудникам и улучшит репутацию компании.
• Сопровождается изображениями. Визуализация информации помогает быстрее и лучше усвоить материал. Используйте схемы, диаграммы и фотографии для наглядности. Например, если регламент описывает процесс сборки мебели, то схемы и фотографии каждого шага будут очень полезны.
• Содержит детали. Регламент должен быть настолько детализирован, что новичок сможет выполнить работу без ошибок. Опишите каждый шаг, возможные проблемы и способы их решения. Пишите не только КАК выполнять работу, но и ПОЧЕМУ именно так.
• Предупреждает о проблемах. Особенно акцентируйте внимание на моментах, опасных для здоровья или безопасности. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта.

Когда регламент готов, нужно рассказать о нем заинтересованным лицам, и внедрить в работу.

Как быстро внедрить регламент в работу

Создание и внедрение регламентов — это процесс, который требует внимания и тщательности. Вот несколько шагов, которые помогут вам в этом:

Согласовать регламент

Когда черновик регламента готов, покажите его тем, кто будет его использовать — руководителям, работникам, даже клиентам. Получите их мнение и учтите их предложения. На этом этапе важно утвердить регламент и проверить, чтобы все регламенты в компании были согласованы между собой и не противоречили друг другу. Это особенно важно в больших компаниях, где у каждого отдела могут быть свои регламенты.

Обучить сотрудников

Чтобы установить новый регламент, нужно ознакомить с ним сотрудников. Проверить ознакомление можно с помощью платформы для онлайн-обучения — разместите регламент на платформе, добавьте несколько проверочных упражнений и убедитесь, что сотрудник ознакомился с регламентом и понял как его применять.

Проконтролировать использование

После внедрения регламента, нужно проверить, соблюдается ли он и к каким результатам приводит. Например, можно наблюдать за работой или собирать отзывы с клиентов. Если что-то не работает, вносите корректировки в регламент.

Постоянно обновлять

Система регламентов не статична, она должна меняться и адаптироваться под новые условия, чтобы сотрудники не работали по устаревшим неактуальным методикам. Регулярно обновляйте документы, добавляйте новые шаги или даже полностью пересматривайте, если это необходимо. Например, при появлении новых систем и оборудования, изменениях в организационной структуре. Если вы вносите изменения в один утвержденный регламент, не забудьте проверить все смежные регламенты. Например, если вы меняете процесс обработки заказов, то возможно, вам придется внести изменения и в регламент работы службы доставки.

Вывод. Помните, что создание и внедрение регламентов — это процесс, который требует времени и терпения. Но с правильным подходом, вы создадите регламенты, которые сделают вашу работу эффективнее. Если желаете сэкономить время, можете делегировать разработку регламентов команде профессиональных методологов Unicraft. Специалист проведет интервью с вашим экспертом, и на основе этих данных создаст регламент.

Регламент в компании: 76 примеров для эффективной работы

Любая организация – это сложный механизм, который образуют люди, оборудование, бизнес-процессы. Сделать его функционирование слаженным и контролируемым помогают регламенты – своды правил, описывающие действия сотрудников, деятельность подразделений и всей организации. Регламенты позволяют обеспечить стабильность, предсказуемость, прозрачность деятельности компании и заниматься не решением рутинных вопросов, а стратегическим развитием. В статье рассказываем подробно, что такое регламенты и какими они должны быть, а также предлагаем готовые образцы документов.

Что такое регламент

Регламент – это правила, определяющие порядок какой-либо деятельности. Это документ, в котором описываются по порядку все шаги и действия, которые необходимо выполнить.

Слово règlement имеет французское происхождение и переводится как «свод правил». Согласно этому определению, можно сделать вывод, что рецепт приготовления какого-либо блюда – это тоже регламент. Однако в таком контексте термин не используется.

В разговорной речи слово «регламент» чаще всего употребляется в отношении какого-либо устного выступления и предполагает его ограничение по времени. Например, регламент доклада составляет 15 минут, а выступления участников его обсуждения – 3 минуты.

Кроме того, слово имеет отношение к администрированию, упорядочению бизнес-процессов, проведению мероприятий (семинаров, конференций, заседаний), работы государственных органов. Термин также используется в военной науке и в законодательстве – например, этим словом называют один из типов законодательства Европейского Союза. Наконец, регламент может быть техническим и устанавливать, скажем, требования к зданиям, методам эксплуатации или процессам производства. В качестве примера можно привести ТР «О безопасности объектов внутреннего водного транспорта», утвержденный на основании постановления Правительства РФ от 12.08.2010 г.

Зачем нужны регламенты в организации

Регламент в организации предполагает упорядочивание всех бизнес-процессов, благодаря которому результат работы будет стабильным и прогнозируемым. Регламент может затрагивать компанию как в целом, так и по отдельным направлениям. Также документ может содержать требования к работе сотрудника, занимающего определенную должность – например, управляющего. Как правило, в нем содержатся:

• Подробное описание алгоритма взаимодействия сотрудников или подразделений.
• Отдельные процедуры и действия с указанием их сроков.

Основные задачи, которые решает регламент:

• Облегчает стратегическое планирование и процесс управления.
• Определяет обязанности, позволяет эффективно решить вопросы их распределения.
• Позволяет избежать ошибок, которые может допускать персонал.
• Исключает выполнение одних и тех же функций несколькими сотрудниками.
• Определяет стандарты работы на каждой должности.
• Позволяет зафиксировать критерии оценки работы и требования к ее результатам.

В целом регламент повышает эффективность и продуктивность компании, позволяет собственнику заниматься не рутинными процессами, а развитием бизнеса.

Принципы создания системы регламентов

Регламент – часть системы локальных правовых актов, в которую также входят:

• Положение. В документе указывается статус компании или ее филиала, перечень компетенций.
• Инструкция. Алгоритм действий при выполнении определенных должностных обязанностей – например, инструкция по собеседованию кандидатов при приеме на работу.
• Правила, регламентирующие порядок выполнения отдельных операций в рамках экономической деятельности компании.
• Методические рекомендации. Излагают последовательность действий для достижения определенного результата.

В крупных организациях все эти документы представляют собой целую систему связанных между собой правовых актов. Чтобы она успешно функционировала, при разработке следует придерживаться использовать следующие документы:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет требования к организационно-правовым документам и к оформлению локального акта.
2. Инструкция по делопроизводству, содержащая информацию о том, как должна проходить разработка локальных правовых актов на предприятии.
3. Словарь видов документации, который позволяет определить типы документов.
4. Методические рекомендации по оформлению законопроектов, которые помогут привести ЛПА в соответствии требованиям российских законов.

Классификация регламентов

Чаще всего на практике используются следующие типы регламентов:

• Административный.
• Технический.
• Регламент управления.

Расскажем подробно о каждом из этих видов.

Административный регламент

Документы этого типа используются государственными органами и регулируют порядок их работы, а также осуществления обратной связи с гражданами государства. Задачи таких регламентов:

1. Определять права и обязанности органов законодательной, исполнительной власти.
2. Указывать сферы, на которые распространяются полномочия органов.
3. Определять способы взаимодействия органов государственной и муниципальной власти между собой в процессе решения совместных задач.
4. Определять перечень услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам.

Административные регламенты определяют деятельность государственных служащих для повышения ее эффективности, а также уменьшают коррупцию, поскольку обеспечивают прозрачность работы госорганов.

Технический регламент

Документ, определяющий нормы и порядок какого-либо производственного процесса. Технические регламенты появились в России в 2003 году, после того как ГОСТы, действовавшие в СССР, стали необязательными. Документы утверждают процесс производства продукции, определяют критерии ее безопасности и разрабатываются только для тех товаров и процессов, которые могут повлиять на жизнь и здоровье людей. Существующие сегодня технические регламенты действуют на территории стран Евразийского экономического союза и Таможенного Союза.

В соответствии с федеральным законом №184-ФЗ «О техническом регулировании», требования, установленные в ТР, должны обеспечивать безопасность:

• излучений;
• механическую
• биологическую;
• взрывобезопасность;
• пожарную;
• продукции;
• термическую;
• химическую;
• электрическую;
• радиационную;
• работы приборов и оборудования;
• единство измерений.

Тот же закон указывает критерии, которым должны соответствовать технические регламенты:

1. Не могут быть препятствием для предпринимательской деятельности в большей степени, чем это нужно для обеспечения жизни и безопасности граждан.
2. Содержат перечень объектов техрегулирования и требования к ним.
3. Включают требования к характеристикам продукции и процессу ее производства, в том числе специальные.
4. Применяются одинаково, независимо от страны изготовления продукции.
5. Не включают требования к продукции, представляющей опасность для жизни и здоровья.
6. Основой для разработки технического регламента являются международные стандарты и национальные стандарты РФ.
7. ТР принимается региональными органами власти или постановлением Правительства Российской Федерации, которое разрабатывает предложения для его соответствия интересам экономики страны.

В качестве примера можно привести Технологические регламенты, действующие на предприятиях химической промышленности и утвержденные Министерством экономики. Они определяют:

• технологический режим;
• порядок проведения операций;
• нормативы расходных материалов;
• условия производства, безопасные для людей;
• список нормативных документов, в соответствии с которыми выпускается продукция;
• качество выпускаемой продукции;
• включают описание используемых материалов и сырья.

При этом на химических предприятиях, в соответствии с законодательством, могут действовать разные виды регламентов:

• постоянные;
• временные;
• разовые;
• лабораторные.

Кроме того, существуют ТР общего назначения, например:

• На обращение с отходами – документ утверждается застройщиком, осуществляющим строительство. Регламент включает перечень отходов, классификацию по классам опасности, способы утилизации, места временного хранения.
• ТР на работу очистных сооружений, без наличия которого предприятие не может подключаться к водопроводной сети.

Регламент управления

Этот термин относится к бизнес-среде. Он представляет собой нормы и правила, которые упорядочивают хозяйственную деятельность и устанавливают полномочия сотрудников.

Такие регламенты могут касаться:

• организации в целом;
• персонала;
• информации управления;
• техники управления;
• процесса управления.

Например, регламент создания организации в общих чертах может включать следующие пункты:

1. Определение цели, философии, миссии компании.
2. Оформление Устава.
3. Подписание договора между учредителями.
4. Регистрация компании.
5. Формирование штатного расписания.
6. Найм работников, заключение трудовых договоров.

Управленческие регламенты могут называться инструкциями, методическими рекомендациями, положениями, но их цель одна – регламентирование деятельности компании.

Структура регламента

Регламенты организации могут быть нескольких видов, причем в совокупности они представляют собой вертикальную структуру, то есть каждый последующий основывается на предыдущем. Выделяют следующие формы регламентов организации:

1. Общая стратегия.
2. Организационная структура.
3. Взаимодействие элементов структуры.
4. Административный регламент организации.
5. Документы о деятельности подразделений.
6. Должностные инструкции.
7. Расписание рабочего времени.
8. Правила внутреннего распорядка.
9. Финансирование компании.
10. Мотивация.
11. Технические регламенты на продукцию.
12. Положение о принципах разработки других регламентов.

При составлении всех перечисленных документов важно добиться, чтобы они были согласованы между собой, чтобы нормы одних не противоречили требованиям других. Чаще всего регламенты содержат следующие разделы:

1. Общие положения. Описываются задачи, для решения которых разработан документ, перечисляются сотрудники, для которых он действует. Также описываются процедуры принятия и отмены документа.
2. Назначение. Описывается кратко процесс, который регламентируется документом.
3. Область применения. Указываются задействованные объекты, процессы, сотрудники.
4. Термины и определения.
5. Нормативные ссылки. В этой части содержатся ссылки на законы, на которых базируется регламент, а также на базовые документы с указанием их реквизитов.
6. Описание процессов или методов работы. Описываются конкретные действия и ожидаемые результаты.
7. Распределение ответственности. Также указываются ее виды – например, дисциплинарная или административная.
8. Формы контроля. Указываются лица, которые должны осуществлять контроль над выполнением положений регламента.
9. Методическая инструкция, которая определяет правила, обязательные для всех исполнителей и не зависящие от них.
10. Рабочая инструкция, в которой зафиксирован порядок действий работника либо подразделения.
11. Порядок внесения изменений и дополнений в регламент.
12. Приложения. Указывается использованная вспомогательная информация – справочники, алгоритмы, классификаторы, схемы процессов, формы и правила оформления документов, таблицы исполнителей.

Кроме того, документ должен содержать несколько обязательных элементов:

• название организации;
• дата составления;
• тип документа;
• отметки об утверждении;
• подписи.

В качестве примера можно привести регламент отдела продаж, который состоит из следующих частей:

1. Основная часть – терминология, порядок взаимоотношений между сотрудниками, распорядок рабочего дня, а также полномочия сотрудников, включая топ-менеджмент.
2. Обязанности – выполнение плана продаж, соблюдение конфиденциальности, исполнение распоряжений руководителя, планирование рабочего времени и прочие.
3. Деловой этикет в компании, который включает дресс-код, взаимоотношения между сотрудниками, правила поведения во время перерыва и в помещениях офиса.
4. Нормативы обучения, которые описываются для специалистов всех уровней. Они включают описание теоретической, практической частей, а также форму аттестации. Описываются программы, на основе которых проводится обучение, его длительность, методические материалы.
5. Приложения – чек-листы, документы для аттестации, инструкции по планеркам и по работе с CRM-системой, если она внедрена в компании.

Как написать регламент: 5 шагов

Предлагаем пошаговый алгоритм составления регламента в соответствии с существующими требованиями.

Подготовительная работа

В первую очередь, необходимо определить действия и отношения, которые подлежат регулированию. Следующие этапы подготовки:

1. Определение лиц, которые будут ответственны за разработку регламента.
2. Консультации с сотрудниками, деятельность которых будет регулировать документ, чтобы не допустить ущемления чьих-либо интересов.
3. Разработка конкретных инструкций и стандартов опытными сотрудниками, которые могут стать основой проекта регламента.

Кроме того, на этом этапе распределяются роли в команде, которая будет заниматься разработкой регламента. Это могут быть:

1. Руководитель проекта – топ-менеджер или человек, привлеченный со стороны. Главное, чтобы он мог планировать, делегировать обязанности и контролировать результаты.
2. «Крестные отцы» — люди, заинтересованные в успехе, но не принимающие непосредственного участия в разработке документов. Обычно это собственники компании.
3. Фанат проекта, его своеобразный амбассадор, который, однако, обычно не может быть руководителем, поскольку не имеет достаточно компетенций для этого.

Участники фокус-группы, которая работает над созданием документа, должны быть вовлеченными в бизнес-процессы организации, могут влиять на них и отвечать за их результаты. Среди них нужно выбрать одного, который будет нести основную ответственность за итог работы, а также составить график совещаний всех участников, на которых они смогут обсуждать свои наработки.

После того как проект обсужден всеми заинтересованными сторонами, можно приступать к более детальной проработке документа.

Определение цели и содержания

Регламент должен описывать порядок процесса работы организации и регулировать его. Например, техническую эксплуатацию судна могут регламентировать следующие стандарты:

• планового ремонта;
• непланового ремонта;
• технического обслуживания судна;
• модерации судов;
• паспортизации судов;
• оценка технического состояния судна;
• стандартизация процессов эксплуатации судов;
• должностные инструкции;
• положения о вознаграждении;
• классификаторы, справочники, принятые стандарты.

Главная цель любого регламента – стандартизация рутинной работы и достижение слаженности действий всех исполнителей.

Форма регламента

Форму документа устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно этому стандарту, в документе обязательно указываются наименование организации, место составления, номер и дата. Кроме того, он должен содержать подписи лиц, утвердивших документ – под его текстом или на отдельном листе. Работники, которых касаются положения регламента, также должны поставить подписи на листе ознакомления о том, что они изучили содержание документа.

Структура документа и его основные разделы подробно описаны выше. В нем обязательно должны содержаться разделы:

1. Общие положения.
2. Термины, сокращения, определения.
3. Описание процесса и методов работы.
4. Нормативные ссылки.
5. Порядок внесения изменений.
6. Ответственность.
7. Контроль.
8. Приложения.
9. Методическая инструкция.
10. Рабочая инструкция.

Особое внимание уделяется описанию процесса работы и применяемых методов, а также требований к объектам, которые используются при работе. Описывая процесс, необходимо указать:

• цель;
• выход (планируемые результаты);
• вход (объекты, которые используются в процессе);
• методы, параметры и правила, которым должен соответствовать процесс;
• запускающие события – например, наступление календарных сроков;
• срок исполнения;
• место выполнения;
• действия в рамках процесса;
• исполнители;
• средства документирования.

Описание деятельности зависит от специальности и должностных обязанностей сотрудника. Например, регламент работы менеджера по продажам обязательно должен включать следующие пункты:

1. Структура торгового отдела.
2. Работа в CRM.
3. Вспомогательные инструменты – например, коммерческие предложения или информация на сайте компании.
4. Система отчетности.
5. Действия в форс-мажорных ситуациях.
6. Взаимодействие с клиентами, ведение клиентской базы.
7. План продаж.
8. Система рекламы, формы ведения ее учета.
9. График рабочего времени.

Согласование документа

Готовый регламент обсуждается всеми, чьи интересы он затрагивает. Финальный этап – утверждение окончательного варианта и подпись директора на документе или в соответствующем приказе.

Другие варианты работы над регламентом

Этапы составления документа могут быть и иными, в зависимости от сферы деятельности компании. Например, при подготовке регламента для отдела продаж можно придерживаться следующего алгоритма:

1. Составление карты рабочего времени.
2. Оформление воронки продаж с описанием активностей, которые требуются на каждом этапе воронки.
3. Описание конкретных действий с указанием времени на выполнение.

Если же документ нужен, чтобы определить обязанности и функции на конкретной должности, план его разработки может выглядеть так:

1. Определить должность, для которой нужен регламент.
2. Зафиксировать задачи для человека, работающего на этой должности.
3. Описать бизнес-процессы, необходимые для решения этих задач.
4. Зафиксировать ожидаемые результаты.

Оформление регламента

Правильно оформленный документ должен включать:

• Титульный лист в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Пункты и маркированные списки.
• Заголовки.
• Систему гиперссылок для быстрого перемещения между страницами документа.
• Неизменяемый формат (например, PDF).

Особенности рабочего регламента

Рабочий регламент устанавливает единые для всех нормы и результаты работ и позволяет коллективу работать как слаженный механизм. Это означает, что:

• Каждый сотрудник точно знает свои обязанности и функции, качественно выполняет их.
• Коллектив работает согласованно.
• Если кто-то уходит в отпуск, на больничный или увольняется, работа коллектива не страдает и не нарушается.

Инструкции, которые включает регламент, содержат порядок действий в стандартных ситуациях, поэтому не приходится тратить время на поиск вариантов решений.

Таким образом, регламент позволяет направить усилия на решение нестандартных задач, необходимых для развития компании.

Рабочий регламент описывает:

• процессы в деятельности компании;
• стандартные процедуры, которые реализуются ежедневно;
• деятельность, в которой принимает участие много сотрудников;
• события, имеющие отношение к клиентам компании;
• процедуры, требующие больших расходов;
• ситуации, требующие постоянного контроля.

Чаще всего в регламент включаются инструкции, описывающие коммуникации с клиентами, обеспечение предприятия материальными ресурсами, организационные моменты (например, охрана труда).

Правила внедрения регламентов

Не стоит ждать моментальных изменений в компании сразу после введения регламента – на то, чтобы коллектив заработал как единый механизм, требуется время. Кроме того, если регламент успешно введен, важно обеспечить контроль над выполнением правил – этим может заниматься один человек или отдельное подразделение.

Основные правила, которые помогут быстро внедрить регламент в работу организации:

1. Контроль над тем, чтобы с документом познакомились все сотрудники, которых он касается. Сделать это помогут должностные папки в бумажном либо в электронном виде, которые должны находиться в свободном доступе. Кроме того, важно, чтобы сотрудники, ознакомившись с регламентом, поставили свою подпись.
2. Тестирование на знание правил, изложенных в регламенте, причем подобные проверки должны повторяться регулярно.
3. Контроль выполнения инструкций с фиксированием результатов. Для этого можно ставить сотрудникам планы на неделю или месяц, проверять их по чек-листам, проводить планерки.
4. Поддержка мотивации для выполнения правил, изложенных в регламенте.

Важно обеспечить сотрудникам возможность обратиться к руководству с предложениями по изменению регламентов, которые помогут сделать документ более эффективным.

Плюсы и минусы введения регламентов

Составление регламентов – трудоемкая работа, требующая внимания и строгого контроля выполнения правил. Перечислим плюсы и минусы наличия подобных документов в организации.

• Определяет структуру деятельности сотрудников, их права и обязанности, сроки выполнения задач.
• Не нужно объяснять функции, задачи и правила каждому новому сотруднику.
• Повышает организованность работы, дает руководству возможность не вмешиваться в нее.
• + Раскрыть
• Анализ бизнес-процессов при составлении регламента позволяет выявить неэффективные участки, оптимизировать работу компании.
• Повышает эффективность работы каждого сотрудника.
• Упорядочивает все процессы в организации, даже те, для которых не составлены отдельные регламенты.
• Делает всю работу компании понятной и прозрачной как для сотрудников, так и для клиентов.
• Позволяет быстрее находить ошибки и анализировать их.
• Упрощает адаптацию и обучение новичков.
• Помогает сохранять опыт, накопленный компанией.

• Если деятельность компании протекает в нестандартных условиях, возможна низкая эффективность регламентов.
• Снижение инициативы, стремление к поиску нестандартных решений.
• Если создать регламент неправильно, он будет мешать работе коллектива.

Ошибки при разработке и внедрении регламента

Перечислим самые распространенные ошибки, которые допускают владельцы предприятий при внедрении регламентов в работу организации:

1. Документ не применим на практике, поскольку не отражает реальные процессы. Так обычно происходит, если в состав группы разработчиков входят люди, не принимающие непосредственного участия в жизни компании.
2. Регламент не корректируется при изменениях в организации, поэтому реальные бизнес-процессы не соответствуют ему.
3. Нет системы мотивации, которая стимулировала бы сотрудников выполнять инструкции и правила.
4. Слишком большой текст, положения которого нельзя использовать на практике.
5. Сложность правил, трудные для восприятия формулировки.
6. Отсутствие единства в использовании понятий и терминов.
7. Нет объяснений аббревиатур, использованных в документе.
8. Не назначен ответственный за исполнение положений регламента.
9. Инструкции неполные, охватывают не все важные процессы.
10. Регламент неактуален, поэтому его положениями никто не пользуется.
11. В компании низкая дисциплина, поэтому внедрения регламентов не происходит.
12. Процветает «зарегламентированность»: руководство пытается подчинить регламентам каждое без исключения действие, не оставляя возможности для инициативы.

Чтобы регламент действительно работал и позволял организации эффективно развиваться, необходимо:

• ознакомить с ним всех сотрудников;
• ответить на вопросы;
• контролировать весь процесс;
• обеспечить обратную связь;
• отработать возможные проблемы, внести изменения в документ.

Примеры регламентов и положений для компаний

Предлагаем несколько готовых примеров регламентов для разных направлений бизнеса.

• Предоставление скидок покупателям.
• Формирование плана продаж.
• Коммерческая политика.
• Маркетинговая политика.
• Ценообразование.
• Порядок формирования цен на продукцию.
• Бюджет продаж.

• Регламент закупочной деятельности.
• Положение о закупках.
• О порядке анализа товара.
• О выборе поставщиков и услуг.
• О конкурсной комиссии.
• О соблюдении антикоррупционного федерального законодательства.

• Об управленческой отчетности.
• О системе управленческого учета.
• О системе управленческого учета в группе компаний.
• О внутреннем аудите.

• О проверке контрагента.
• О договорной работе компании.
• О порядке заключения договоров.
• О порядке оформления, выдачи, учета доверенностей.

• Платежный регламент.
• Платежная политика.
• Формирование платежного календаря.
• Предоставление отсрочек платежей.

• Формирование бюджета движения денежных средств.
• Учет неликвида.
• Положение о неликвидах.
• Инвестиционная политика.
• Положение о лизинге.

• Регламент работы отдела продаж.
• Положение об отделе продаж.
• Работа юридического отдела.
• О сервисном центре.
• Об отделе управления персоналом.
• О службе охраны труда.

• О правлении.
• О совете директоров.
• О генеральном директоре.
• О стратегическом комитете.
• О собрании акционеров.
• Об общем собрании участников общества.

• О подборе персонала.
• Об отпусках.
• О дистанционной работе.
• О временной дистанционной работе.
• Штатная расстановка.
• О наставничестве.
• О премировании.
• О командировках.
• Об аттестации сотрудников.
• О сдельной оплате труда.
• О ненормированном рабочем дне.
• О вахтовом методе работы.
• О материально ответственных лицах.
• О суммировании учета рабочего времени.
• О видеонаблюдении.
• О видеонаблюдении за производством работ.
• О рабочей группе по внедрению профстандартов.
• Об оценке персонала.

• О работе с персональными данными сотрудников.
• О порядке уничтожения персональных данных.
• О порядке защиты и хранения персональных данных.
• О коммерческой тайне и конфиденциальности информации.

• О системе управления охраной труда.
• Об особенностях расследования микротравм.
• О проведении стажировки на рабочем месте.
• О комиссии по охране труда.
• Об обеспечении работников СИЗ.
• О создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда.

• Инструкция по делопроизводству.
• Положение о порядке визирования.
• Об электронном документообороте.
• О переходе на электронный документооборот.
• О порядке введения электронного документооборота.
• О документообороте организации.

Часто задаваемые вопросы

Ответственными за разработку регламента могут быть:

• руководитель подразделения;
• специалист по контролю качества:
• супервайзер, если инструкция касается локальных процессов.

Регламент необходим компании в следующих случаях:

1. Сотрудники плохо знают свои обязанности, часто обращаются к руководству за разъяснениями.
2. Персонал часто допускает ошибки в работе.
3. Деятельность предприятия предполагает выполнение множества однотипных задач.

Можно использовать следующие методы контроля:

1. Регулярное тестирование на знание положений регламента.
2. Ежедневный анализ показателей.
3. Еженедельное собрание с планированием на 5 дней.
4. Индивидуальные встречи с сотрудниками, в том числе выезды к клиентам.

Система мотивации должна быть заранее продумана и описана, причем поощрения могут быть ожидаемые (за выполнение плана) и неожиданные (за крупную сделку). При разработке системы поощрений рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Комбинирование материального и нематериального поощрения (благодарностей).
2. Частое премирование, без ожидания конца года.
3. Возможность получить поощрение публично, в торжественной обстановке.
4. Справедливость и прозрачность каждого поощрения.
5. Разработанную систему можно менять, но не нужно делать это «задним числом».
6. Справедливость наказаний тех, кто отказывается подчиняться правилам.
7. Отсутствие путаницы в проступках и ошибках. Первое – это нарушение правил, второе – неправильные действия.

Система регламентов не порождает демократию, а, напротив, помогает систематизировать документы. Однако это актуально лишь в том случае, если регламенты не просто пишутся, но еще и воплощаются в жизнь, используются в деятельности компании.

Заключение

Регламент – это не просто «дежурный» документ, а хорошая работающая технология значительной экономии времени руководителей компании и ее сотрудников. Он позволяет наладить бесперебойное функционирование рутинных процессов, систематизировать деятельность, обеспечить наличие понятной системы мотивации, прозрачное управление. Чтобы регламент обеспечил эффективность работы компании, необходимо не только тщательно продумать его, но и внедрить в компанию как руководство к действию и для рядовых сотрудников, и для топ-менеджмента.

• #Управление
• #Предпринимательство

Виды регламентов компании — зачем нужны и как помогают бизнесу

0

Работа любой фирмы должна контролироваться внутренним регламентом. Он помогает настроить единую, слаженную деятельность всех сотрудников, значительно повысить производительность организации и увеличить прибыль. Но, к сожалению, не все фирмы имеют регламент и понимают его важность для компании. Что такое регламент, зачем он необходим и как его сформировать — обо всем этом читайте в данной статье.

Зачем необходим регламент?

Регламент — это детальный план для конкретного работника, который описывает, какие задачи на него возлагаются, чем он должен заниматься и какие бизнес-процессы он должен выполнять. В регламенте обычно описывают:

☑ график работы сотрудников;

☑ взаимодействие блоков между собой и подчинение сотрудников;

☑ показатели эффективности для каждой должности.

Регламент в компании помогает структурировать работу всех отделов, создать порядок и выстроить четкий план действий для производства или предоставления услуг. Такой документ позволяет значительно сэкономить время, ведь директору не придется по нескольку раз отвечать на одни и те же вопросы сотрудников. Регламент необходим для:

�� Конкретного сотрудника. Создав регламент для конкретной должности вы сможете сразу предоставить сотруднику информацию о том, какие задачи и ожидания на него возлагаются.

�� Каждого блока. Регламент помогает наладить взаимодействие между отделами без коммуникации с начальством. Документ определяет зону ответственности каждого блока.

Для любой организации регламент — необходимость, ведь без него невозможно создать структурированную, но в то же время цельную систему работы.

Преимущества регламента для компании

Введение регламента в работу компании влияет на множество факторов и показателей. В частности, он позволяет решить ряд проблем:

• упростит анализ ошибок сотрудников и поиск методов их устранения;
• облегчит обучение новых сотрудников — после прочтения регламента у новичков пропадает много вопросов;
• все процессы становятся понятными для руководителей и клиентов;
• ответы на большинство частых вопросов сотрудники смогут найти в регламенте не беспокоя начальство.

Важность регламента нельзя недооценивать, ведь в противном случае сформировать слаженность коллектива будет в разы сложнее. Довольно часто причина низкой эффективности работы заключается именно в отсутствии контролирующего документа.

Составляющие регламента

Регламент обязательно включает в себя несколько блоков, каждый из которых имеет конкретное назначение. Рассмотрим каждый блок регламента более детально.

▶ Общие положения и назначение

В данном блоке обычно описывают особенности функционирования организации и основные должности. Обязательно описывается инфраструктура и субъекты бизнеса, предоставляются отсылки на внутренние документы фирмы.

▶ Термины и сокращения

Для того, чтобы сделать регламент максимально понятным для сотрудников в него необходимо добавить раздел с терминологией. В нем описываются общие и впервые упоминающиеся термины, а также сокращения и термины, описать которые нужно для раскрытия других понятий.

▶ Требования и особенности работы

В этом блоке детально описываются требования к работникам, особенности производственного процесса и другие важные факторы. Также раздел должен включать информацию о правах, обязанностях и зонах ответственности для каждого человека. Этот раздел важно описать максимально детально — в противном случае возможны серьезные последствия, вплоть до сбоев производственного процесса и травм во время работы.

▶ Ответственность за работу

Один блок непременно посвящается ответственности сотрудников за соблюдение правил регламента. Здесь нужно указать, какое наказание может ждать сотрудника за невыполнение правил:

Подобные наказания возможны при несоблюдении сотрудником правил регламента, что привело к ущербу для компании.

▶ Контроль исполнения регламента

Данный раздел предназначен для того, чтобы описать, кто ответственен за контроль выполнения регламента. Также в разделе указываются особенности, сроки и другие требования к контролю сотрудников.

▶ Приложения

Приложения имеют дополнительные данные, способную более детально раскрыть все данные, поданные в регламенте. Здесь обычно размещают:

• таблицы;
• схемы;
• перечень литературы и др.

Раздел помогает разместить отдельно дополнительную информацию, важную для сотрудников, не перегружая при этом основной блок.

�� Виды регламентов

В настоящее время регламент не ограничивается одним документом. Для контроля разных групп деятельности составляются индивидуальные документы. Всего выделяют 3 вида регламента:

1. Административный. Это нормативный документ, который контролирует все государственные процессы. Благодаря прозрачности документа можно уменьшить коррупционные действия и ввести контроль деятельности госслужащих.
2. Технический. Такой документ определяет нормы, условия и порядок реализации заданий производства. Он контролирует все процессы, а также описывает правила безопасности сотрудников на организации.
3. Для управления бизнесом. Регламент состоит из инструкций, прав и обязанностей работников компании. Он описывает правила деятельности фирмы и формирует порядок в ее деятельности. Желательно составлять регламент фирмы на этапе формирования фирмы, чтобы избежать хаоса и непоняток в дальнейшем.

Каждый вид регламента описывает конкретную сферу, но все они имеют высокую степень важности. Если вы хотите описать все процессы и создать грамотный рабочий план — сделайте все 3 вида регламента.

♕ Как создать регламент: поэтапная инструкция

Создание регламента — это общая работа сотрудников и управленцев, которая обязательно включает несколько этапов:

1. Определение предмета документа. На начальном этапе необходимо провести анализ существующих проблем, понять какие именно факторы должен описывать и контролировать регламент.
2. Собрать и проинформировать сотрудников. Сборы должны объяснить сотрудникам, для чего создается регламент и какое влияние он будет иметь на деятельность фирмы.
3. Описать регламент. В виде схем, текста и других методов информирования создать основу регламента, описать основные правила для каждого участка.
4. Выслушать мнения. Обязательно нужно прислушиваться к каждому сотруднику. Предложите другим высказать свое мнение и сформировать собственные предложения.
5. Утвердить. Прописать все правила и пункты регламента, утвердить его и заверить подписями всех сотрудников. Подпись автоматически означает согласие сотрудника со всеми пунктами документа.

Создание регламента поможет контролировать работу фирмы и обеспечивать правильное взаимодействие между сотрудниками.

Зачем компании нужны регламенты

Регламент — это внутренний нормативный акт, который описывает бизнес-процессы, например, взаимодействие между подразделениями или порядок работы сотрудников. Действует только для той компании, которая его разработала, утвердила и внедрила. Регламент организации может быть разработан с нуля или опираться на общепринятые документы, например на ГОСТы.

Зачем нужен рабочий регламент

Любой бизнес представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов.

Внутренний регламент — это ключевой инструмент руководителя, необходимый для организации и эффективного управления бизнесом. Он структурирует работу, обеспечивает бесперебойность процессов, помогает экономить бюджет. Разберемся подробнее в назначении регламентов:

Оптимизация рутинных рабочих процессов компании. Регламент не просто описывает процесс, но и предлагает способы более эффективной работы. Например, в колл-центре банка правила предписывают ежедневно просматривать корпоративную базу знаний. Благодаря этому сотрудники своевременно знакомятся с изменениями, что помогает им правильно консультировать клиентов.

Стандартизация деятельности. Когда в компании много подразделений, внутренние регламенты помогают привести процессы к общему знаменателю. Действия сотрудников из смежных отделов согласованы, подчинены единому алгоритму и нацелены на общий результат. Персонал может найти ответы на популярные вопросы без обращения к руководству. Так специалистам легче работать, они не отвлекаются на чужие задачи, быстрее достигают поставленных результатов.

Экономия на обучении персонала. Чтобы внедрить новый процесс в бизнес-деятельность, нужно разработать учебную программу, оплатить услуги тренинг-менеджера. Или можно пойти простым путем — составить внутренний регламент и обеспечить доведение его до персонала. Ответственному лицу остается только контролировать, получены ли знания, как качественно они усвоены, применяются ли на практике и какой дают результат.

Простота контроля. Утвержденный порядок составления отчетности поможет привести всю документацию компании к единому виду. Руководитель будет точно знать, где искать нужную информацию, чтобы быстро изучить и оценить предложенные данные.

Передача информации без потерь и искажений. Документы, описывающие процессы информационного взаимодействия в компании, помогают накапливать базу знаний, чтобы быстро обмениваться информацией между сотрудниками и подразделениями. Такой подход можно сравнить с big data, где вся информация едина, структурирована по категориям, а сотруднику открыт доступ к нужной для его продуктивности категории знаний.

Мотивация и стимулирование инициативности персонала. Когда у сотрудника есть внутренний регламент, ему не нужно ждать указания руководства, чтобы приступить к своим задачам. Нормативный документ четко описывает, какую работу нужно делать, как организовать процесс, какие результаты должны быть. В условиях автономности и личной ответственности работники лучше развиваются профессионально.

Распределение нагрузки. Благодаря регламентации каждый сотрудник занят своим делом, а с руководителя компании снимается ответственность за точечный контроль. Становится понятно, кто из подчиненных нуждается в дополнительной нагрузке, а с кого, наоборот, стоит снять ряд функций.

Повышение общей продуктивности и доходности организации. Когда все бизнес-процессы налажены, а сотрудники работают в соответствии с поставленным планом без простоев, это лучшим образом сказывается на общих результатах.

Чтобы внутренний регламент работал эффективно, он должен быть структурирован, составлен подробно и информативно.

Структура рабочего регламента

Разберемся, какие блоки должны быть в документе.

Общие положения. В этом разделе описана суть регламента и его назначение. Уместно сослаться на внутренние нормативные акты организации. Важно обозначить условия, при которых документ действует или, наоборот, может быть отменен.

Определения. Сюда входят все термины, сокращения, аббревиатуры, которые используются в описании бизнес-процессов. Для удобства необходимо оформить определения списком в алфавитном порядке.

Описание внутренних процессов. Каждый процесс должен быть описан поэтапно, с указанием начала и завершения каждого этапа, сроков, результата. Необходимо обозначить исполнителей, их права, обязанности, уровни ответственности.

Ответственность. За невыполнение требований, нарушение порядка процессов должна быть предусмотрена ответственность. Например, несоблюдение техники безопасности при работе со станком может быть травматичным или даже привести к смертельному исходу. Ответственность можно разделить по степени негативных последствий, как того требует закон.

Контроль. Блок отвечает за внедрение стандартов, степень усвоения, исполнение, результат. Изучили ли работники внутренний регламент или проигнорировали? Выполняют все предписания? Если нужный эффект не достигнут, ответственный за контроль сотрудник компании должен определить причину и принять меры, чтобы исправить ситуацию.

Приложения. В разделе собраны таблицы, схемы, диаграммы, расчеты, книги, материалы для дополнительного изучения — всё то, что поможет в усвоении новой информации.

Готовому регламенту нужно присвоить название, номер, указать дату. Документ оформляется по утвержденной форме. Он должен быть утвержден и подписан должностным лицом компании.

Плюсы и минусы рабочего регламента

С помощью регламентации можно удобно и быстро внедрить новшество сразу во все подразделения организации. Так как документ описывает желаемые результаты, на его основе можно измерять эффективность отдельных сотрудников или целых отделов. Также можно обнаружить и исключить ошибки в процессах, происходящие из-за несоблюдения внутреннего нормативного акта.

Регламентация значительно упрощает процесс внутреннего обучения или адаптации как новых сотрудников организации, так и действующих, например при повышении или переводе в смежный отдел.

Важно контролировать, чтобы внутренние регламенты были в доступе у сотрудников компании, так как обращаться к ним нужно регулярно. Необходимо поддерживать документы в актуальном состоянии, вносить обновления, заново согласовывать. Это требует определенных усилий и времени. Разработка и актуализация могут потребовать ощутимых инвестиций, особенно если ведение документации передается на аутсорсинг.

Виды регламентов

Внутренние нормативные акты различают по назначению. В таблице приведено несколько примеров.
Сервисный: Регулирует общий порядок оказания услуг.
Технический: Описывает поэтапно технологический процесс производства и ожидаемый результат.

По ведению документов: Устанавливает порядок ведения документации в организации, заполнения бумаг, правила хранения, утилизации, сведения о секретности.

По управлению бизнесом и персоналом: Включает права и обязанности работодателя и сотрудников, а также порядок взаимодействия между ними. Описывает структуру всего бизнеса, трудовой распорядок.

По общению с клиентами: Содержит информацию о политике компании по отношению к клиентам, правила поведения в спорных ситуациях.

По безопасности: Регламентирует все моменты, связанные с потенциальным вредом для здоровья: время пребывания за компьютером, правила обращения с электрическими приборами, технику безопасности при работе с оборудованием.

Должностная инструкция: Описывает задачи сотрудника на его рабочем месте.

Компания вправе разрабатывать любые необходимые внутренние регламенты — например, если есть потребность описать процесс или составить список правил для сотрудников.

Как разработать рабочий регламент

Инициатором становится владелец бизнеса или сотрудник, выполняющий одну и ту же задачу. Чтобы разработать регламент, необходимо сначала определить его назначение, затем составить сам документ. После утверждения с нормативным актом знакомят сотрудников, например посредством приказа или доведя информацию лично. Важно контролировать, как нововведения применяются в рабочих процессах, вызывает ли это сложности.

Разработать внутренний нормативный акт могут опытные сотрудники компании, опираясь на готовый образец. Они лучше знакомы с процессами, особенностями, поэтому смогут описать все в деталях. Но нет гарантии, что документ будет составлен правильно, структурирован, а информация подана в понятном и удобном формате.

Можно перепоручить задачу консалтинговому агентству. Как правило, это достаточно дорого, а разработка занимает много времени. Сначала агентство должно собрать всю необходимую информацию, на этапе утверждения могут быть правки.

Лучший вариант — когда за составление внутреннего регламента берутся профессионалы из консалтингового агентства, но они плотно взаимодействуют с сотрудниками организации. В этом случае представители агентства могут оперативно получить всю необходимую информацию для полноты картины, правильно опишут процесс и сформируют документ.

Доработку нормативных актов эффективнее всего выполнять силами сотрудников. В процессе внедрения новых правил они могут выявить ошибки, неточности и предложить варианты улучшения. Чтобы работники охотно участвовали в работе с регламентами, можно ввести поощрительные меры. Это выгоднее, чем каждый раз обращаться за помощью к сторонней компании.

Правила работы с регламентами

Чтобы успешно внедрить регламент в деятельность компании, необходима системность и общая вовлеченность в процесс. Не всегда можно добиться этого от подчиненных добровольно, поэтому необходим сотрудник или целый отдел, отвечающий за внедрение. Ответственный проконтролирует, доведен ли документ до нужных работников, изучен или нет, как выполняются требования.

Как можно организовать работу ответственного лица:

Этап 1. Распространение нового нормативного акта среди сотрудников организации.

Сегодня, когда большая часть документации переведена в электронный вид, распространить внутренний нормативный акт можно при помощи корпоративной электронной почты или CRM-системы. Цифровые сервисы для бизнеса помогут осуществить массовую рассылку, а также проверить, читают ли сотрудники письма.

Этап 2. Контроль знаний.

Проверить, насколько сотрудники компании усвоили информацию, можно при помощи тестирования. Здесь также доступны разные инструменты: от простого опроса в Google Формах до готовых цифровых платформ для корпоративного обучения.

Этап 3. Обратная связь и доработка.

Результаты тестирования помогут выявить недочеты, если они есть. Например, если опрошенные сотрудники плохо поняли информацию, стоит переписать ее более понятным языком. Если на деле соблюдение новых правил вызывает трудности, это тоже потребует доработки — возможно, есть ошибки в описании процессов.

Несмотря на то, что разработка внутреннего регламента требует усилий, времени и вложений, это окупается более эффективной работой компании в будущем. Главное — сделать регламентацию процессов частью бизнеса и регулярно уделять этому внимание.

Внедрение внутренних регламентов – это только один из способов наладить бизнес-процессы. Клиентам ВТБ доступны особые условия на подключение полезных сервисов, которые помогут оптимизировать работу компании и снизить расходы. Юридическая и бухгалтерская помощь, конструктор документов и сайтов, проверка контрагентов – только малая часть из них. Чтобы получить скидку и начать пользоваться сервисами для бизнеса, достаточно открыть расчетный счет в ВТБ.