Как перейти на электронный документооборот

Как перейти на электронный документооборот: алгоритм действий

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) разрешен Трудовым кодексом с ноября 2021 года. Работодатели могут оформлять большинство документов во взаимоотношениях с работниками «в цифре», без дублирования на бумажных носителях. Но для перехода на электронный документооборот нужно выполнить ряд обязательных шагов. А с 1 марта 2023 года нужно применять единые требования к составу и форматам электронных документов по приказу Минтруда России от 20.09.2022 №578н. Приводим пошаговый алгоритм перехода на КЭДО.

Внедрить электронный документооборот можно самостоятельно, разобравшись в процедуре и проанализировав процессы и документы в компании. А можно заказать сопровождение внедрения ЭДО. Его проведут эксперты ИПК. Опыт коллег, которые воспользовались услугой и снизили расходы на 40% – здесь . Оставить заявку на сопровождение ЭДО можно по ссылке .

Шаг 1. Определяем виды электронного документооборота

Сначала составьте перечень документов и список категорий работников, взаимоотношения с которыми будете переводить в «цифру». Статья 22.1 ТК РФ содержит четыре исключения, к которым правила КЭДО не применяются:

• трудовые книжки, форма СТД-Р;
• акт о расследовании несчастного случая;
• журналы учета инструктажей по охране труда;
• приказ об увольнении сотрудника.

Все остальные документы в трудовых отношения можно «оцифровать» по правилам ст. 22.1—22.3 ТК РФ. А вот нужно ли, решайте сами. Исходя из своих финансовых и технических возможностей. Ведь расходы на подключение работника к электронному документообороту несет работодатель.

Ваше право перевести в «цифру» не все кадровое делопроизводство, а только часть. Перечень электронных документов и категории работников, с которыми они оформляются, вы сами определите в локальном нормативном акте.

Совет. Переводите в цифровой формат, в первую очередь, отношения с сотрудниками подразделений, географически удаленных от офиса. Так вы сэкономите время на получении подписей об ознакомлении с документами, личных заявлений. Малым предприятиям, где работает несколько человек в одном кабинете, нет смысла тратить усилия на внедрение электронного документооборота. Учитывайте, что стоимость программ КЭДО от частных вендоров зависит от количества подключенных пользователей.

В помощь работодателю в приложении к приказу Минтруда России от 20.09.2022 №578н приведен список сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. Он сгруппирован по видам кадровых мероприятий, в том числе:

• прием на работу;
• рабочее время и время отдыха;
• материальная ответственность;
• оплата труда;
• изменение условий трудового договора.

Можно взять его за основу для составления перечня «цифровых» документов при переходе на электронный документооборот.

Памятку «10 рисков при переходе на КЭДО» скачайте по ссылке

Шаг 2. Внедряем единые требования к форматам электронных документов

До 1 марта 2023 года кадровики могли работать в КЭДО с разными форматами файлов: docx, pdf, jpg, xml и другими, которые поддерживала выбранная система электронного документооборота. Это касается тех компаний, которые уже внедрили КЭДО до этой даты. С 1 марта нужно учитывать единые требования в приказе № 578н .

Приведем кратко, как должен выглядеть электронный документ по требованиям Минтруда:

1. Основная часть (обязательный элемент). Это файл в формате PDF/A-1A — приказ, заявление работника и другое.
2. Приложения(необязательный элемент). Оформляются в форматах для текста, таблиц или изображений отдельными файлами, либо сохраняются вместе с основной частью документа единым файлом в формате pdf.
3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) для данного вида документа пост. 22.3 ТК РФ(обязательный элемент). ЭЦП подписывают каждый файл — основную часть и приложения, если они сохранены отдельно от нее.
4. Машиночитаемая доверенность (необязательный элемент). Требования к ней приведены в приказе Минцифры России от 18.08.2021 № 858 . Машиночитаемая доверенность требуется, если кадровый документ подписан не руководителем, а уполномоченным лицом.
5. Описание в формате xml (обязательный элемент). Оно формируется после подписания основной части и приложений. Требования к описанию приведены в приложении к единым требованиям по приказу №578 н.

Если вы будете организовывать КЭДО на базе информационной системы (ИС) собственной разработки, то вам нужно выдать техническое задание программистам на доработку ее до требований Трудового кодекса и приказа № 578н. В частности, ИС должна автоматически формировать описание кадрового документа по образцу электронного документооборота Минтруда.

Подробнее про единые требования к электронным документам читайте в статье.

Важно! XML-схема описания документа КЭДО размещена на сайте Минтруда России. В марте 2023 года действует версия 1.1. Если Минтруд России обновит схему, то работодатель сможет работать со старым вариантом еще 12 месяцев. За этот период он может доработать свою ИС.

Если вы будет покупать для КЭДО готовые решения, то убедитесь, что они учитывают требования приказа № 578н. Крупные вендоры типа «Контур» и СБИС уже доработали свои программные продукты для электронного документооборота.

Учитывайте, что «цифровой» кадровый документ с нарушением приказа № 578н считается неформализованным. Он не будет иметь юридическую силу для трудовой инспекции, суда и органов власти.

Также работодателя могут привлечь к административной ответственности за игнорирование единых требований. Необходимость их применения установлена ст. 22.1 ТК РФ, поэтому их несоблюдение относится к нарушениям трудового законодательства. Например, за ненадлежащее оформление трудового договора в КЭДО штраф по ст. 5.27 КоАП РФ составит от 50 000 до 100 000 рублей для юрлица.

Шаг 3. Определяем виды ЭЦП

Вам нужно будет выбрать, какие электронные цифровые подписи понадобятся для подписания «цифровых» документов в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ. Например, приказ о дисциплинарном взыскании работодатель может подписать только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Кроме УКЭП используются:

• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) работодателя;
• УНЭП работника;
• простая электронная подпись (ПЭП) физического лица.

Вам нужно будет взять перечень кадровых документов, которые вы переводите «в цифру», и по каждому документу определить вид ЭЦП. Подписи потребуются руководителю, кадровикам и работникам.

Шаг 4. Подключаемся к системе электронного документооборота

Вы можете выбрать один из двух вариантов, разрешенных ст. 22.1 ТК РФ:

1. Использовать ЭДО от частных компаний (вендоров), если она отвечает следующим требованиям:

• позволяет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — та понадобится для подписания трудового договора и других документов, указанных в ст. 22.3 ТК РФ;
• фиксирует факт получения цифрового оригинала сторонами;
• обеспечивает хранение электронных документов в такие же сроки, как бумажных версий.

2. Работать через ЭКД портала «Работа в России». Это официальный сервис Роструда, бесплатный для компаний, работников и соискателей. Для пользования им нужно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах.

Собственная ИС работодателя интегрируется с Госуслугами в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192. Это нужно, чтобы работник мог использовать свой личный кабинет в ЕСИА для подписания кадровых документов.

Минтруд России в письме от 06.10.2022 №14-6/ООГ-6311 разъяснил, что интеграция системы электронного документооборота работодателя с Госуслугами нужна при одновременном выполнении двух условий:

• работник подписывает электронные документы ПЭП;
• он в качестве способа получения документов, связанных с работой, указал в своем заявлении портал Госуслуг.

При выборе ИС учитывайте, что работодатель может одновременно работать с двумя системами: «Работа России» и собственным КЭДО.

Совет. На портале «Работа России» доступны руководства для пользователей системы электронного кадрового документооборота. В них вы найдете, как подключать работников к ЭКД, организовать подтверждение их учетных записей в ЕСИА, например, через зарплатные карты Сбербанка.

Шаг 5. Выпускаем локальный нормативный акт (ЛНА)

В статье 22.2 ТК РФ установлено, что электронный документооборот в организации внедряется на основании локального нормативного акта (ЛНА), согласованного с профсоюзом в установленном порядке . На самом деле, документов будет, как минимум, два:

1. Приказ о переходе на электронный документооборот. В нем вы назначаете ответственного за процесс, который будет разрабатывать ЛНА, обеспечивать выполнение организационных мероприятий; устанавливаете перечень действий и их сроки.
2. ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота. Это может быть отдельное Положение или поправки в другие внутренние документы — ПВТР, Положение о кадровом делопроизводстве и др.

Главное правило: приказ о переходе на КЭДО и ЛНА обязательно согласовываем с профсоюзом. Это требование ст. 22.2 ТК РФ.

Образец приказа о внедрении электронного документооборота скачайте здесь.

Как правильно утвердить ЛНА, читайте в нашем экспертном материале .

Совет. Не объединяйте в один приказ организационные мероприятия, ограниченные по срокам, и утверждение ЛНА. Такие документы имеют разный срок действия (у Положений — до замены новыми) и хранения по Приказу Росархива от 20 декабря 2019 № 236.

Шаг 6. Проводим организационные мероприятия

На этом этапе вы выполняете действия из приказа о переходе на КЭДО, в том числе:

• уведомляете работников — например, путем записи с личной подписью сотрудника в листе ознакомления к приказу;
• получаете письменное согласие от всех работников в штате, во взаимоотношениях с которыми будете применять цифровые документы;
• обеспечиваете доступ персонала к системе КЭДО и наличие у него усиленных электронных подписей по требованиям ст. 22.3 ТК РФ;
• проводите внутреннее обучение работников пользованию системой КЭДО;
• подписываете соглашение об электронном документообороте к трудовому договору — в нем указываете порядок проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи, если она будет использоваться.

Уведомить работников вы должны до перехода на КЭДО; получить согласие — в любое время, когда сотрудник «дозреет».

Имейте в виду, что с работниками, которые не оформили письменное согласие, вы будете продолжать обмениваться бумажными документами (ст. 22.2 ТК РФ).

Важно! Не нужно получать согласие на КЭДО от тех, кто принимается на работу впервые после 01.01.2022 и трудового стажа по состоянию на 31.12.2021 г. не имеет. Но только в том случае, если вы уже используете электронный документооборот.

Совет. Хорошая привычка — при подписании любых бумажных документов указывать дату и требовать того же от подчиненных сотрудников. Так вы всегда сможете доказать, например, инспектору ГИТ, что своевременно уведомили или ознакомили с документом работников.

Ведение одновременно цифрового и бумажного документооборота увеличит нагрузку на специалистов по работе с персоналом. Не запутаться в новых нормативных требованиях поможет наш курс « Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0 ». При обучении вы узнаете, как сократить количество бумаг в трудовых отношениях: что стоит перевести в «цифру», а что вообще исключить.

Как перейти на электронный документооборот: пошаговая инструкция

Чтобы торговать маркированными товарами, нужно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Через ЭДО информация о приёмке товаров будет передаваться в единую систему маркировки «Честный ЗНАК».

Подключиться к ЭДО придётся производителям, импортёрам, поставщикам и предпринимателям.

Рассказываем, почему работать с ЭДО дешевле и быстрее, чем с бумажными документами. А ещё о том, как перейти на электронный документооборот.

Почему ЭДО — это выгодно

ЭДО	Бумажные документы
Создать электронный документ можно бесплатно в любом текстовом редакторе.	Распечатать бумажный документ на одной странице — 1,5 ₽. Пакет документов на шесть листов будет стоить 9 ₽.
Отправить электронный документ можно за 6-8 ₽. Платит отправитель, а все входящие бесплатны.	Отправить документы по почте — около 50 ₽. А с курьером — около 500 ₽.
За хранение документов не нужно платить.	Нужно место для хранения документов — придётся платить за аренду помещения.

Почему ЭДО — это быстро

ЭДО	Бумажные документы
Не нужно распечатывать документы и ставить печати. Подписать документ можно за пару кликов.	Каждый документ нужно распечатать, поставить на него печать, подписать. Если у компании большой документооборот — это отнимает несколько рабочих дней бухгалтеров.
Электронная накладная от поставщика придёт за несколько секунд. Отправка после подписания займёт столько же.	Доставка почтой займёт от 2 до 14 дней. Если отправляете курьером — то от 1 до 4 дней. Столько же времени уйдёт на обратную доставку подписанных документов.
Чтобы найти нужный документ, нужно ввести ключевые слова в поисковой программе. 2-3 секунды — и нужный документ на экране.	Бумажные документы часто теряются — бухгалтера ищут их и тратят время.

Как перейти на ЭДО

Для перехода на электронный документооборот нужно изменить учётную политику, выбрать подходящую систему и оператора ЭДО, подключить контрагентов. Рассказываем подробно о каждом этапе.

1. Измените учётную политику. Пропишите в документах компании, что вы можете использовать электронные документы. В частности, что документы могут создаваться в онлайне и подписываться электронной подписью.

2. Изучите движение документов в компании. Важно понять, через кого проходят документы, сколько человек задействованы, какие цепочки работают. Отметьте, где возникают затруднения и задержки.

3. Выберите систему ЭДО. Есть два варианта — веб-версия или интеграция ЭДО в учётную систему компании:

• Веб-версия. Для её установки не нужно «влезать» в учётные системы компании. Такой вариант подойдёт, если у вас немного контрагентов и вам не нужно получать и отправлять документы каждый день;
• Интеграция. ЭДО будет интегрирован в учётную систему — работники смогут принимать и подписывать электронные документы через привычный интерфейс. Такой вариант позволит автоматизировать действия — это удобно и сэкономит время.

Если у вас Эвотор — установите приложение «Маркировка». Оно позволит подписывать электронные документы на кассе, в мобильном приложении и на компьютере.

4. Купите электронную подпись. Чтобы подписывать документы в онлайне, нужна электронная подпись. Её можно прикрепить к документам с помощью средства криптозащиты информации (СКЗИ).

Как купить подпись и установить СКЗИ:

• Обратитесь в удостоверяющий центр, который проверен налоговой. Закажите у них подпись — для работы с маркированными товарами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
• Установите СКЗИ. Есть бесплатные и платные программы — бесплатные не подходят для некоторых приложений и терминалов.
• Также есть аппаратные и программные СКЗИ. Первые — это специальные флешки (токены), на которые установлены программы шифрования. Вторые — программы, которые устанавливаются на ПК или терминал.

Если у вас Эвотор — обратитесь к партнёру, чтобы купить УКЭП. А СКЗИ «КриптоПРО» будет установлено на кассу вместе с сервисом «Маркировка» — лицензию на программу можно докупить в Эвотор.Маркете.

5. Выберите оператора ЭДО. Это специальные сервисы, через которые стороны обмениваются электронными документами. Они похожи на электронную почту: есть папки с входящими и исходящими документами, поиск адресатов, возможность создать и отправить файл. Особенность ЭДО — хорошая система шифрования. Взломать систему и украсть документы почти невозможно.

Операторы не отличаются друг от друга по функциональности и удобству. Различия есть в скорости обслуживания и помощи при интеграции ЭДО в бизнес.

Узнайте у контрагентов, какие ЭДО они используют — если у вас одинаковые системы, за отправку документов нужно будет платить меньше.

Если у вас Эвотор — лицензия на использование ЭДО будет включена в сервис «Маркировка». Сейчас можно подключиться к оператору «Такском» и «Калуга Астрал». А скоро будут доступны «Платформа ОФД», «СБИС» и «Корус».

6. Подключите контрагентов. Чтобы обмениваться документами, производители, поставщики и импортёры также должны подключиться к ЭДО. Без этого вы не сможете легально принимать маркированные товары.

От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот

Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП. Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.

2. Подключитесь к оператору ЭДО

Это, пожалуй, самый ответственный этап. Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются. Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.

Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших партнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.

Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота. Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов). Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).

Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО. Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом. Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.

Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом. Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке. С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться здесь.

3. Выберите способ работы с ЭДО

Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.

Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе. Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль). И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.

Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.

4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО

Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных партнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.

Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект. Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО. В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

В статье расскажем, как перейти на ЭДО ― в 2022 году это вопрос волнует многих, поскольку с 1 января произошел ряд важных изменений. Еще недавно электронный документооборот казался сложной технологией, требующих больших ресурсов. Но как показала практика, ЭДО удобнее, чем бумажное делопроизводство, а также обходится дешевле. Для одних дело действительно в удобстве, для других ― требование закона. Расскажем, кому нужно обязательно использовать ЭДО в 2022 году, а у кого пока еще есть выбор. А также объясним, как перейти на электронный документооборот с контрагентами.

Подключение организации к ЭДО

Оперативное подключение к электронному документообороту вашей организации (ИП). Большой выбор операторов. Выгодные цены.

Оглавление

• ЭДО при обороте маркированных товаров
• Обмен транспортными документами с помощью ЭДО
• Новые требования к операторам ЭДО
• Электронная подпись
• Как перейти на ЭДО
• Итог
• Частые вопросы и ответы

Для справки!

ЭДО ― это не просто обмен электронными документами между контрагентами. Он происходит с участием оператора ЭДО, которым выступает организация, обладающая необходимой технической и программной базой для обеспечения защиты передаваемой информации путем шифрования. Это ограничивает доступ третьих лиц к внутренним данным контрагентов. Задача оператора ЭДО ― сделать электронный документооборот безопасным.

ЭДО при обороте маркированных товаров

В Постановлении Правительства № 2464 от 31.12.2020 указано, кто обязан перейти на ЭДО с 1 января 2022 года. В перечень вошли участники оборота маркированных товаров, а именно:

• обуви;
• продукции легпрома;
• автомобильных шин и покрышек;
• парфюмерных изделий;
• фототехники.

Другие отрасли пока не указаны, но скоро требования закона коснутся и их. Если вы торгуете маркированными товарами, которые еще не вошли в вышеизложенный перечень, рекомендуем все равно подключиться к оператору электронного документооборота. Во-первых, это позволяет вам сделать работу проще и удобнее. Во-вторых, ваш бизнес будет готов к грядущим переменам. Но есть исключения. Так, до сих пор разрешается передавать прямые сообщения в систему «Честный ЗНАК», если товар выводится из оборота. Например, при продаже.

Покупатели ― физические лица, и им не обязательно переходить на электронный документооборот.

Обратите внимание на то, что покупатель, работающий с ЭДО, может выставлять электронный УПД на выбытие товара или направить прямое сообщение в систему маркировки. Если же он не подключен к ЭДО, продавцу нужно подавать данные самостоятельно через личный кабинет пользователя.

С 1 ноября 2022 года участники оборота упакованной воды обязаны вести объемно-сортовой учет. Это значит, что до этой даты им нужно обязательно переходить на ЭДО. Требования по другим категориям товаров отслеживайте на официальном сайте «Честный ЗНАК».

Обмен транспортными документами с помощью ЭДО

В 2022 году грузоперевозчики могут работать с электронными документами. Смысл заключается в следующем. В РФ запустили единую информационную систему, где будут храниться перевозочные документы. Доступ к ней полностью открыт для органов государственной власти. Таким образом, все, кто имеет отношение к данному бизнесу (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики), заключают договор с оператором ЭДО.

В электронной товарно-транспортной накладной содержатся файлы обмена:

• отправителя груза;
• перевозчика (отдельно о приемке товара к транспортировке и выдаче ответственному лицу на месте доставки);
• получателя груза.

Напоминаем, что эксперимент по внедрению электронных перевозочных документов прошел еще в прошлом году в 6 регионах России. Его результаты оказались более чем успешными, поэтому было принято решение распространить программы ЭДО для грузоперевозчиков в пределах всей страны.

Новые требования к операторам ЭДО

С 1 марта 2022 г. операторы ЭДО, кроме своих непосредственных обязанностей по защите данных, обеспечивают круглосуточную техническую поддержку пользователей. Клиенты должны получать ответы на интересующие их вопросы в течение 10 минут в режиме телефонной связи и до 2 часов по электронной почте. С этой же даты действует новый реестр операторов ЭДО. Законодательство не ограничивает бизнесменов в выборе, можно отдать предпочтение любой компании-оператору из официального списка. Расскажем немного о том, для чего нужен этот реестр. Налоговая служба таким образом объединяет операторов, которые обеспечивают обмен счетами-фактурами в системе прослеживания и взаимодействие между подконтрольными лицами и контролирующими органами. То есть, предоставляют две или одну из услуг. И только на этих условиях могут считаться «легальными» операторами ЭДО.

Сроки записей в реестре не безграничны:

• 24 месяца для операторов, оказывающих две услуги одновременно;
• 18 месяцев для организаций, которые предоставляют только одну услугу.

Это означает, что содержание списка периодически пересматривается.

Электронная подпись

Документ, передаваемый через систему ЭДО, не будет обладать юридической значимостью, если его не заверить электронной подписью. В 2022 году изменилась схема ее получения для работодателей. Обратите внимание, что для заверки рабочих документов понадобится именно усиленная КЭП.

С 1 января 2022 действуют новые требования для ИП, нотариусов и юрлиц:

• если подпись получена в 2021 году в Удостоверяющем Центре, аккредитованном по новым правилам, ее можно использовать до завершения срока действия;
• с 1 января 2022 г. новые КЭП нужно получать в УЦ ФНС или ее одобренных лиц.

Финансовые организации получают подпись в УЦ Банка России, государственный сектор ― Федерального Казначейства. Теперь про сотрудников. До конца 2022 г. они могут продолжать пользоваться электронными подписями, в сертификате которых содержатся реквизиты работодателя. С 1 января 2023 г. им придется заверять рабочие документы только теми КЭП, которые выданы на физических лиц, дополнительно прилагая машиночитаемую доверенность. Отметим, что получить МЧД можно уже с 1 марта, но на добровольной основе. Сотрудникам компаний выдают подписи коммерческие Удостоверяющие Центры, прошедшие аккредитацию по новым правилам.

Как перейти на ЭДО

Мы подошли к главному вопросу нашей статьи: как перейти на электронный документооборот. Нужно пройти несколько важных этапов:

1. 1. Указать изменения в учетной политике предприятия. Речь идет о том, чтобы прописать возможность применения электронных документов, заверенных с помощью КЭП, для обмена с контрагентами.
2. 2. Дать права доступа сотрудникам, которые будут работать с электронными документами. Они могут их редактировать, подписывать или согласовывать без права подписи.
3. 3. Заключить договор с оператором ЭДО. Сначала нужно выбрать организацию из утвержденного реестра. Ориентируйтесь на количество контрагентов, почитайте реальные отзывы пользователей, чтобы заключить договор с оператором, готовым предоставить наиболее подходящие условия сотрудничества. Обратите внимание на то, что многие операторы ЭДО предлагают пробный период для настройки и тестирования работы в системе электронного документооборота. Воспользуйтесь этой возможностью.
4. 4. Получить электронную подпись. Для работы с ней понадобятся средство криптографической защиты данных, драйвер токенов и плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in.
5. 5. Определиться со способом работы с ЭДО. Есть два варианта: работать через интерфейс отдельного сервиса или использовать специальный программный модуль (например, для 1С).

Некоторые операторы ЭДО предоставляют возможность интегрировать их сервисы с товароучетными системами клиентов. Как перейти на ЭДО с контрагентами? Нужно, чтобы все участники были подключены к системе электронного документооборота. Не обязательно, чтобы все работали через одного оператора, каждый партнер вправе выбрать ту организацию, условия которой кажутся наиболее лояльными. Крупные операторы поддерживают технологию роуминга.

Итог

Мы выяснили, как ИП или ООО перейти на электронный документооборот. Обратите внимание, что индивидуальные предприниматели и юридические лица пользуются одной и той же инструкцией. Возложите обязанность по защите электронных документов на оператора ЭДО, и они всегда будут в безопасности.

Частые вопросы и ответы

Обязательно ли переходить на электронный кадровый документооборот?

В 2022 году переход на электронный кадровый документооборот не обязателен. Многие организации до сих пор работают с бумажными документами. Пока этот вопрос вправе решать работодатель. Обязательный переход на кадровый документооборот запланирован на 2023 год.

Как перейти на ЭДО индивидуальному предпринимателю?

Чтобы ИП перейти на ЭДО, нужно получить усиленную КЭП и заключить договор с оператором электронного документооборота. Его можно выбрать из реестра, утвержденного ФНС ( ссылка ). Дополнительно нужно внести изменения в учетную политику и предоставить права доступа сотрудникам, которые несут ответственность за работу с электронными документами.

Можно ли подписать договор с контрагентом через систему ЭДО?

Для подписания договоров не обязательно личное присутствие сторон, если ведется работа в системе ЭДО. Документ, заверенный КЭП, приравнивается к бумажному аналогу с ручной подписью и печатью.

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Хотите подключиться к ЭДО ?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и оформим подключение.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования