Какие журналы должны быть в организации

Какие журналы по охране труда должны быть в организации?

Организация безопасного ведения работ на производстве невозможна без ведения журналов по охране труда.
Перечень журналов по охране труда, которые необходимы для каждого предприятия, зависит от специфики деятельности.

Обязательные журналы по охране труда, который должны быть в каждой организации:
1. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
2. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
3. Журнал регистрации целевого инструктажа по охране труда
4. Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу
5. Журнал учета выдачи инструкций работникам
6. Журнал учета инструкций по охране труда на предприятии
7. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
8. Журнал учета обучения по охране труда
9. Журнал учета проверки знаний правил и норм работы в электроустановках
10. Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр
11. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля

Некоторые необходимые журналы по охране труда, обусловленные спецификой производства:
1. Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям для работы в электроустановках
2. Журнал учета предрейсовых, предсменных медицинских осмотров
3. Журнал регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров
4. Журнал регистрации технического состояния и выпуска на линию транспортных средств
5. Журнал учета выдачи водителям путевых листов
6. Журнал трехступенчатого контроля соблюдения требований охраны труда
7. Журнал испытаний абразивного и эльборового инструктажа
8. Журнал осмотра пневматического инструмента
9. Журнал приемки и осмотра лесов и подмостей
10. Журнал учета работ по наряду-допуску
11. Журнал регистрации наряд-допусков на производство работ с повышенной опасности
12. Журнал учета, содержания и выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ)
13. Журнал испытаний средств защиты из диэлектрической резины
14. Журнал учета, проверки и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования к нему
15. Журнал учета и осмотра такелажных средств, механизмов и приспособлений
16. Вахтенный журнал для рабочих люльки, работающих на подъемнике
17. Журнал регистрации профессиональных заболеваний
18. Журнал регистрации огневых работ
19. Журнал учета работ по техническому обслуживанию и текущему ремонту зданий и сооружений
20. Журнал учета проверки знаний правил работы в электроустановках для организаций электроэнергетики

Какие журналы по охране труда должны быть в организации?

• ← Периодичность испытаний средств защиты
• Какие журналы по пожарной безопасности должны вестись в организации? →

Какие журналы должны быть в организации

14 ноября 2023 Регистрация Войти
4 декабря 2023

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

15 ноября 2023

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Какие журналы по охране труда должны быть в организации и их формы? Можно ли их вести в электронном виде?

Какие журналы по охране труда должны быть в организации и их формы? Можно ли их вести в электронном виде?

1 июня 2023

Прежде всего отметим, что исходя из положений п. 88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 (далее — Правила N 2464), работодатель не ограничен в способах порядка регистрации проведенного инструктажа по охране труда (далее — ОТ) и формах его документирования, возникает вопрос о возможности ведения журналов и других документов по регистрации инструктажей по ОТ в электронном виде. В связи с этим напомним, что работодатель вправе ввести электронный документооборот для обусловленных законом документов, а положения новых статей ТК РФ об электронном документообороте не применяются в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (часть третья ст. 22.1 ТК РФ). Следовательно, журналы и любые другие документы, в которых будет регистрироваться проведение всех видов инструктажей по ОТ, в настоящее время должны вестись (быть оформлены) только на бумажном носителе.

Об этом еще раз напомнил Минтруд России в письме от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97. Отвечая на поставленные вопросы, Минтруд разъяснил, что ТК РФ исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Поэтому их подписание осуществляется только на бумажном носителе.

Работодатель обязан проводить следующие инструктажи по охране труда (п. 8, п. 12 Правил N 2464):

а) вводный инструктаж по охране труда;

б) инструктаж по охране труда на рабочем месте, в том числе:

• первичный инструктаж по охране труда;
• повторный инструктаж по охране труда;
• внеплановый инструктаж по охране труда;

в) целевой инструктаж по охране труда.

Результаты проведения инструктажа по ОТ оформляются в соответствии с требованиями, установленными Правилами (п. 24 Правил N 2464). Нормы, регулирующие оформление документов и записей о регистрации проведения обучения ОТ, содержатся в разделе VIII Правил N 2464.

Напомним, что в рекомендуемом приложении А Межгосударственного стандарта ГОСТ 12.0.004-2015 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», введенным в действие приказом Росстандарта от 09.06.2016 N 600-ст (далее — ГОСТ), также содержатся формы журналов проведения инструктажей по ОТ.

Как указано в п. 8.4 ГОСТа 12.0.004-2015, проведение всех видов инструктажей по охране труда и усвоение их содержания регистрируются и фиксируются в соответствующих журналах проведения инструктажей, формы которых приведены в упомянутом выше приложении А к ГОСТу:

А.4 — форма журнала регистрации вводного инструктажа,

А.5 — форма журнала регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового),

А.6 — форма журнала регистрации целевого инструктажа.

Минтруд России в п. 3 письма от 30.05.2022 N 15-2/В-1677 указал, что с 1 сентября 2022 г. на усмотрение работодателя взамен журнала регистрации инструктажа по охране труда допускается вести, например, личные книжки работника или иной способ документирования проведенного инструктажа по охране труда.

Если все же работодатель решит регистрировать сведения о проведении инструктажей по ОТ в специальных журналах, то в этом случае сами журналы могут быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Хотя конкретных требований к оформлению журналов в нормативных актах в этой части нет, в целом существует подход, что все журналы, которые должны вестись работодателем, следует защитить от изъятий страниц и обеспечить их целостность любым доступным способом (смотрите консультации Роструда). А в письме Минтруда России от 16.07.2018 N 15-2/ООГ-1744 указано, что требования, связанные с необходимостью шнуровки журналов, нумерации страниц, печати и подписи, скрепляющей журнал, могут быть установлены локальными нормативными актами работодателя, связанными с организацией делопроизводства в хозяйствующем субъекте.

Срок хранения журналов инструктажей по ОТ (вводного и на рабочем месте) — 45 лет (ст. 423 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных ТК РФ случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по форме N 11 Приложения N 2 к приказу Минтруда России от 20.04.2022 N 223н (часть первая ст. 230.1 ТК РФ). Таким образом, у работодателя также должен быть журнал регистрации несчастных случаев на производстве (даже если не было случаев).

При этом нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя вести журнал учета обучения по охране труда (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).

Помимо инструктажей по охране труда, при приеме на работу сотрудников у работодателя возникает необходимость в обязательном проведении следующих вводных инструктажей:

• по гражданской обороне (далее — ГО). Журнал учета вводного инструктажа по ГО разрабатывается и утверждается работодателем самостоятельно на основании типовой формы, имеющейся в Порядке реализации вводного инструктажа по ГО, содержащийся в письме МЧС России от 27.02.2020 N 11-7-605;
• по действиям в чрезвычайных ситуациях (далее — ЧС). Для проведения инструктажа по ЧС в организации назначается ответственное лицо, разрабатывается и утверждается специальная программа, а также форма журнала учета его прохождения, утверждаемые руководителем организации. При этом журнал учета прохождения инструктажа по ЧС целесообразно разрабатывать на основании Типовой формы журнала учета проведения инструктажа по ЧС (приложение к Примерному порядку реализации инструктажа по действиям в ЧС, изложенному в письме МЧС России от 27.10.2020 N ИВ-11-85);
• по пожарной безопасности (далее — ПБ). О проведении противопожарного инструктажа должностным лицом, проводившим проверку знаний и умений работников, производится запись в журнале учета противопожарных инструктажей, рекомендуемый образец оформления которого приведен в приложении к приложению N 1 Порядка, утвержденного приказом МЧС России от 18.11.2021 N 806 N 806, при этом допускается возможность его ведения в электронном виде (п. 22, п. 25 приложения N 1 к Порядку N 806).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Журналы

Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

• Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
• Журнал по командировкам.
• Журналы воинского учета.

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

К документам предъявляются эти требования:

• Журнал прошивается.
• Должна присутствовать нумерация листов.
• В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

• Форма ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе 12289
• Форма 9. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве 15854
• Журнал повторного инструктажа по охране труда 10670
• Форма СП-22. Журнал учета приемки (закупки) молока от граждан 1664
• Форма СП-21. Журнал учета надоя молока 5017
• Форма №8. Журнал учета движения путевых листов 15719
• Форма МХ-6. Журнал учета расхода продукции, ТМЦ в местах хранения 4625
• Форма МХ-8. Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения 842
• Форма МХ-7. Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения 1802
• Форма ОП-19. Журнал учета столовой посуды и приборов, выдаваемых под отчет работникам организации 5335
• Журнал учета нарядов-допусков на огневые работы 10645
• Журнал учета выдачи направлений на медосмотр 21703
• Форма КМ-5. Журнал показаний суммирующих денежных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста 3137
• Форма ЭСМ-6. Журнал учета работы строительных машин (механизмов) 15864
• Журнал трехступенчатого контроля по охране труда 24120
• Форма ИНВ-25. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации 3757
• Форма МХ-5. Журнал учета поступления продукции, ТМЦ в места хранения 7815
• Форма МХ-4. Журнал учета поступающих грузов 4556
• Журнал входного контроля материалов 49256
• Журнал выдачи ключей от помещений 23939
• Журнал регистрации актов 22018
• Журнал регистрации приказов по основной деятельности 24188
• Журнал регистрации выданных доверенностей 21933
• Журнал регистрации исходящих документов 45187
• Журнал регистрации справок, выданных работникам 21974
• Журнал учета выдачи СИЗ 48309
• Форма 0345008. Журнал выдачи путевых листов 30640
• Журнал учета огнетушителей 77104
• Журнал учета средств дезинфекции 64086
• Журнал сварочных работ 42874
• Журнал учета выдачи инструкций по охране труда 34118
• Журнал антикоррозийной защиты сварных соединений 13719
• Форма КМ-8. Журнал учета вызовов технических специалистов 9713
• Форма Т-53а. Журнал регистрации платежных ведомостей 9849
• Форма МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей 22799
• Журнал образования и движения отходов 54866
• Журнал учета проверок юридического лица 35923
• Журнал учета объема розничной продажи алкогольной продукции 8363
• Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии 44401
• Журнал учета электрооборудования 30904
• Журнал регистрации договоров 38325
• Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда 16118
• Журнал инструктажа по технике безопасности 47655
• Форма ИНВ-23. Журнал учёта контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации 20308
• Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 30086
• Журнал учета листков нетрудоспособности 16993
• Журнал учета рабочего времени сотрудников 44544
• Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур 16561
• Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии 30922
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов 22282
• Журнал учёта выполненных работ по форме КС-6а 70719
• Общий журнал работ по форме КС-6 85945

Журналы по охране труда, которые должны быть в организации

Каждая организация или индивидуальный предприниматель у которых есть работники, не зависимо от вида деятельность, не зависимо от организационно-правовой формы и не зависимости от численности работников, должна вести журналы по охране труда. В этой статье мы расскажем, какие журналы по охране труда вести обязательно, и дадим рекомендации по их заполнению.

Перечень журналов по охране труда, которые необходимы для каждого предприятия (организации), зависит от специфики его деятельности. Но некоторые журналы должны вестись абсолютно во всех организациях, а некоторые нужны только в случае ведения определенных видов работ. Итак, по порядку.

Обязательные журналы по охране труда, который должны быть в каждой организации

1. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда (скачать шаблон)
2. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (скачать шаблон)
3. Журнал учета присвоения I группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (скачать шаблон)
4. Журнал учета выдачи инструкций по ОТ для работников (скачать шаблон)
5. Журнал учета инструкций по охране труда для работников (скачать шаблон)
6. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (скачать шаблон)
7. Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (скачать шаблон)

Некоторые необходимые журналы по охране труда, обусловленные спецификой производства

1. Журнал трехступенчатого контроля соблюдения требований охраны труда (скачать шаблон)
2. Журнал регистрации предрейсовых (предсменных) медицинских осмотров (скачать шаблон)
3. Журнал регистрации послерейсовых (послесменных) медицинских осмотров (шаблон тот-же что предрейсовых и предсменных, просто меняем наименование на нужное)
4. Журнал учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям для работы в электроустановках (скачать шаблон)
5. Журнал регистрации технического состояния и выпуска на линию транспортных средств (скачать шаблон)
6. Журнал учета выдачи водителям путевых листов (скачать шаблон)
7. Журнал испытаний абразивного и эльборового инструктажа (скачать шаблон)
8. Журнал осмотра пневматического инструмента (скачать шаблон)
9. Журнал приемки и осмотра лесов и подмостей (скачать шаблон)
10. Журнал учета работ по наряду-допуску (скачать шаблон)
11. Журнал регистрации наряд-допусков на производство работ с повышенной опасности (скачать шаблон)
12. Журнал учёта и содержания средств защиты (скачать шаблон)
13. Журнал испытаний средств защиты из диэлектрической резины (скачать шаблон)
14. Журнал учета, проверки и испытаний электроинструмента и вспомогательного оборудования к нему (скачать шаблон)
15. Журнал учета и осмотра такелажных средств, механизмов и приспособлений (скачать шаблон)
16. Вахтенный журнал для рабочих люльки, работающих на подъемнике (скачать шаблон)
17. Журнал регистрации профессиональных заболеваний (скачать шаблон)
18. Журнал регистрации огневых работ (скачать шаблон)
19. Журнал учета работ по техническому обслуживанию и текущему ремонту зданий и сооружений (скачать шаблон)
20. Журнал регистрации целевого инструктажа по охране труда (скачать шаблон)
21. Журнал учета проверки знаний правил и норм работы в электроустановках (скачать шаблон)
22. Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр (скачать шаблон)

Общие правила заполнения журналов

В Порядке обучения № 1/29 не содержится требований по нумерации и шнуровке журналов регистрации инструктажа по ОТ. Однако требование о нумерации содержится для журнала учета проверки знаний правил работы в электроустановках в Правилах по охране труда при эксплуатации электроустановок № 328н. В этом документе указано, что страницы журнала должны быть пронумерованы и защищены от изъятий и вложений.

Журнал регистрации инструктажа должен быть:

• на лицевой стороне «дату начала ведения»;
• наименование структурного подразделения;
• пронумерован. Нумеровать нужно каждый лист журнала (не страницу);
• прошнурован. Концы шнуровочного материала должны быть выпущены на обложке журнала или на его последнем листе и закреплены наклейкой так, чтобы концы шнуровки оставались видимы;
• подписан лицом, ответственным за его ведение. На наклейке или рядом с ней должна располагаться следующая надпись: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ листов. «06» ноября 2020 г. ФИО, должность, подпись».

Журнал подписывает лицо, уполномоченное вести данный журнал.

• скреплен печатью организации. Печать ставим так, чтобы ее оттиск был и на наклейке, и на обложке/листе журнала, к которому приклеены концы шнуровки.

Также:

• При заполнении журналов запрещено вносить какие-либо исправления, пропускать, вырывать страницы и т.д.
• Пустых строчек не оставляем
• Необязательно приобретать отпечатанные в типографии журналы, вы можете распечатывать их у себя в организации самостоятельно.
• Журналы заполнятся от руки, лицом которое ответственно за его ведение и заполнение.

Это самые основные требования, которые не следует забывать.

В письме от 16.07.2018 № 15‑2/ООГ-1744 Минтруд уточнил, что требования, связанные с необходимостью шнуровки журналов, нумерации страниц, проставления печати и подписи, скрепляющей журнал, могут быть установлены локальными нормативными актами работодателя, связанными с организацией делопроизводства в хозяйствующем субъекте.

Заполняем журналы инструктажей по охране труда

Все инструктажи по охране труда должны быть зарегистрированы в журналах с подписями инструктируемого и инструктирующего (кто инструктирует, а также даты проведения). Необходимо помнить, что если не ведутся журналы, и нет подписей инструктирующего и кого инструктируют, в соответствии с действующим законодательством, инструктаж считается не проведенным и компания рискует получить штрафные санкции за нарушение охраны труда.

Журнал вводного инструктажа по охране труда

Форма данного журнала установлена ГОСТом 12.0.004-2015. В данный журнал заносятся данные всех принимаемых на работу лиц, а также:

• Командированные лица
• Учащиеся
• Работник и сторонних организаций, которые выполняют работы на предприятии
• Или другие лица, которые участвуют в производственной деятельности

Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда, либо лицо, на которое возложенные данные функции, соответствующим приказом.

Журнал вводного инструктажа ведется и хранится у лица, назначенного ответственным за его проведение. При наличии в организации специалиста по охране труда, вводный инструктаж с принимаемыми на работу сотрудниками проводит он. Если организация имеет менее 50 работающих, и в штате нет специалиста по охране труда, данное мероприятие могут проводить работники, назначенные приказом работодателя.

В отличие от регистрации инструктажа на рабочем месте, которая должна производиться в каждом из подразделений, к журналу вводного проводится для всех работников одинаковый.

Но, если организация занимается активным привлечением сторонних подрядчиков или постоянно ведет набор на производственную практику, имеет смысл проводить вводные инструктажи со штатным персоналом у специалиста по охране труда и регистрировать их в журнале № 1, а с внештатным – у другого специалиста, который занимается вопросами организации деятельности сторонних организаций на территории предприятия.

Для этого нужно: назначить такого работника из числа прошедших обучение с отрывом от производства по 40-часовой программе обучения по охране труда из категории руководителей и специалистов, выдать ему журнал, программу проведения вводного инструктажа, установить в приказе время и место работы со сторонними организациями. Также имеет смысл вести отдельный учет в обособленном структурном подразделении, находящемся на значительном отдалении от головного офиса.

Ведите записи понятным почерком, без исправлений. Нельзя замазывать ошибки штрихом. Если всё же необходимо внести исправление, нужно сделать следующую запись: «Запись за номером . внесена ошибочно» и повторить правильную ниже.

Срок хранения журнала вводного инструктажа

Журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться в организации 45 лет. Это указано в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

В некоторых случаях эти записи могут стать доказательством для претендующих на льготные пенсии, или же при несчастных случаях и профзаболеваниях.

В случае отсутствия данного документа в организации инспектор при проверке может сделать вывод, что инструктажи не проводились, и назначить штраф – 130 000 рублей за каждого работника.

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Первичный, повторный инструктаж по охране труда, а также внеплановый и целевой оформляются в журнале по охране труда на рабочем месте.

В журнале не должно быть зачеркнутых строк или вырванных страниц, в журнале должна соблюдаться хронология проведения инструктажей, т.е. поле даты 15 октября 2020 года, не должна стоять дата раньше 15 октября 2020 года. Такую ошибку часто делают работодатели, тем самым не зная, нарушают закон.

Правила заполнения журнала инструктажа на рабочем месте

В журнале регистрации фиксируют итоги инструктажа по охране труда на рабочем месте, который проводится с целью ознакомления работников с условиями труда, с возможным воздействием вредных и опасных производственных факторов и методами защиты от них.

Все записи в журнале нужно вести вручную. Необходимо помнить, чтобы в нем стояла собственноручная подпись работника, и поставлена она была вовремя, на своем месте. Если при заполнении была допущена ошибка, исправление допускается. При этом ошибочную запись не нужно замазывать «штрихом». Нужно зачеркнуть ее тонкой линией, чтобы проверяющий мог увидеть, где именно произошла ошибка. Далее, на следующей строчке написать правильно.

Если сотрудник работает на удаленном участке, и инструктаж проводился дистанционно, например, в виде вебинара, подпись его всё-равно необходима. В этом случае следует направить работнику по электронной почте отсканированный заполненный лист по форме журнала инструктажей по охране труда. Он должен поставить свою подпись, отсканировать с ней и направить работодателю подтверждение по электронной почте.

После проведения и оформления первичного инструктажа, распоряжением руководителя подразделения назначается лицо, ответственное за проведение стажировки на рабочем месте. В графе «Стажировка на рабочем месте» указывается период проведения стажировки, который определяется руководителем подразделения. По окончанию стажировки в графе «стажировку прошел» — ставит свою подпись сотрудник проходивший стажировку. В графе «знания проверил, допуск к работе произвел» ставит дату и расписывается лицо проводившее инструктаж.

Графы «стажировка на рабочем месте» заполняются только при первичном инструктаже на рабочем месте и только в случае, когда требуется стажировка.

Делать записи о стажировке должен работник, назначенный наставником. Стажировка указывается в рабочих днях (в рабочих сменах) по календарю или по графику сменности.

Если с работником произойдет несчастный случай, комиссия, в определенных случаях возглавляемая главным инспектором по труду, проверит журнал регистрации инструктажей. Если будет установлено, что допуск работника был проведен с нарушением порядка обучения, должностные лица будут привлечены к административной ответственности. Если в течение одного календарного года произойдет аналогичное правонарушение, которое инспектор выявит во время плановой или внеплановой проверки, то данное должностное лицо будет дисквалифицировано.

Срок хранения журнала регистрации инструктажа на рабочем месте

Журнал должен храниться 45 лет. Это указано в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

В каждом структурном подразделении организации должен вестись свой отдельный документ. В данном случае речь идет о внутренних и обособленных структурных подразделениях, то есть расположенных как по месту нахождения организации, так и вне официального (указанного в учредительных документах) места нахождения организации – юридического лица.

Действующее законодательство не уточняет количество журналов инструктажа на рабочем месте в случае наличия у организации нескольких структурных подразделений. На практике возможно ведение одного комплекта журналов на несколько подразделений организации.

При ведении одного комплекта журналов инструктажа по охране труда на несколько структурных подразделений организации в соответствующих журналах не следует указывать наименование подразделения. При этом порядок проведения инструктажей в нескольких структурных подразделениях с одним комплектом журналов необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации.

Повторный инструктаж проводят с определенной периодичностью после первичного. По окончании проведения процедуры заполняют журнал, где указывают данные о работнике, дату и другие сведения.

Повторный инструктаж осуществляется с целью закрепления имеющихся знаний, навыков. Его содержание аналогично первичному. Программы для него берут такие же, как и разработанные для первичного.

Заполняем журнал регистрации повторного инструктажа

Журнал должен соответствовать ГОСТ 12.0.004-2015, который вступил в силу с 1 марта 2017 года.

При заполнении журнала, в 5м столбце указываем «Вид инструктажа» — повторный.

Минимальная периодичность заполнения регистрации повторного инструктажа в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте – 1 раз в 6 месяцев (если на рабочих местах нет вредных и опасных факторов).

Если есть вредные и опасные факторы, то 1 раз в 3 месяца, и чаще, если есть особо вредные и опасные условия труда.

Часто встречающиеся ошибки при заполнении журнала инструктажа на рабочем месте:

• Фамилия, Имя, Отчество инструктируемого – обязательно пишем полностью (например, Петров Сергей Владимирович);
• пустые строки в журнале оставлять нельзя, это может вызвать лишние вопросы у проверяющих органов;
• зачеркивания и исправления (в т.ч. замазывание корректором) строго запрещены. для того чтобы исправить неверно внесенную в журнал запись, аккуратно зачеркните ее прямой линией, исcледующей строкой внесите правильную запись.

При проведении внепланового или целевого инструктажа по охране труда, необходимо указать причину его проведения, номер и название инструкции по охране труда, по которой проводится инструктаж.

Причинами внепланового инструктажа могут быть различными, но основные причины:

• При введении новых инструкций по охране труда.
• При нарушении работником требований охраны труда.
• При изменении технологического процесса.
• После расследования несчастного случая.

Примерами записей в журнале причин целевого инструктажа могут быть:

• Проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций. Предполагается ликвидация следствий аварий, полученных травм сотрудниками, а также природных катаклизмов.
• Проведения массовых мероприятий. Например, организация экскурсий, скоплений людей на митингах или городских праздниках, различных соревнованиях и т.д.
• Осуществления особых работ, для которых требуются специальные допуски, личное распоряжение управленца или прочая разрешающая документация. Подразумевается, что подобные работы имеют повышенный уровень опасности.
• Единовременных работ. Подразумеваются работы, осуществляемые один раз. Например, разгрузка сырья и материалов, работа по уборке территории и т.д.

Образец заполнения целевого инструктажа по охране труда (выше, во внеплановом)

Очень важно правильно вести журналы учета. Если проводится плановая, либо внеплановая проверка со стороны инспекции труда, или произойдет несчастный случай, начнется расследование, журнал послужит основным доказательством, что работники были правильно образом проинструктированы. Если же в компании нет документов, подтверждающих, что сотрудники проинструктированы по охране труда, его, как юридическое лицо, привлекут к административной ответственности и оштрафуют на сумму 110 000 – 130 000 рублей (ч.3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Журнал учета инструкций по охране труда и Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Формы журналов продемонстрированы в Методических рекомендациях, утвержденных Постановлением Минтруда РФ №80 от 17.12.2002 г.

В журнале учета инструкций по охране труда ведется учет всех инструкций в организации. Во втором – журнале учета выдачи инструкций по охране труда — фиксируется их выдача каждому работнику для ознакомления.

В 2016 году Департамент Минтруда опубликовал Письмо Минтруда России от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318, в котором указал, что ведение обоих журналов необязательно для работодателя. После этого многие перестали их вести. Однако в каждой организации должна быть внедрена система управления охраной труда, подразумевающая, в числе прочего, ведение учета ознакомления персонала с инструкциями по ОТ. Ведение учета выдачи и учета самих разработанных в организации инструкций необходимо, в первую очередь, для работодателя, а также для облегчения работы специалиста по ОТ. Письмо же Минтруда лишь даёт разъяснения о том, что именно инспектор не должен требовать от работодателя при проверке.

Как заполнять журнал учета инструкций по охране труда для работников

Этот журнал ведется специалистом по ОТ либо лицом, назначенным приказом работодателя. Форма его приведена в прил. 9 к Методическим рекомендациям.

В графе 1 указывают порядковый номер записи, во второй – дату постановки инструкции на учет. Удобнее всего фиксировать дату в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. В графе 3 нужно привести полное наименование ИОТ, без сокращений, в четвертой – указать дату её утверждения руководителем организации, в пятой – цифро-буквенное обозначение регистрируемого документа для правильной его идентификации. В обозначении должен быть указан порядковый номер, а также год утверждения. В графу 6 вписывают плановый срок проверки (пересмотра) в соответствии с отраслевыми нормативными документами. Для предприятий электроэнергетики, например, он составляет не 5 лет, а 3 года. В графе 7 и 8 фиксируют данные лица, поставившего инструкцию на учет в организации.

Журнал учета инструкций по охране труда для работников