Должностные инструкции в компании: что это за документы и зачем они нужны
Разногласия между наемным работником и работодателем часто связаны с различным толкованием функциональных обязанностей и задач, возлагаемых предприятием на сотрудника. Это увеличивает кадровые риски и расходы средств на персонал, приводит к увольнениям, долгому поиску нужного сотрудника на вакантную должность, провоцирует работника на неэффективную работу.
Как минимизировать непонимание и устранить разногласия с помощью качественно разработанных и внедренных должностных инструкций рассказывает управляющий партнер компании по разработке автоматизированных систем управления бизнесом IJI IT Group Наталья Клименченко.
В своей практической деятельности я часто сталкиваюсь с тем, что под обычным названием должности может скрываться абсолютно разный смысл работ и набор функциональных обязанностей.
Например, распространенная должность офис-менеджера может иметь широкий набор функций и, соответственно, требовать от человека различных навыков, умений, знаний. В одной компании офис-менеджер отвечает на входящие звонки, работает с корреспонденцией, организует работу курьеров, водителей, обеспечивает наличие канцтоваров, воды, отвечает на электронную почту, ведет журнал документов. В другой – занимается планированием рабочего дня руководителей, организует встречи, сопровождает юридические документы, подготавливает командировки – билеты, гостиницы, также выполняет другие поручения руководителя. В третьей – руководит административной службой офиса и работает с документами, отвечает за жизнеобеспечение офиса, организует встречи, общается с посетителями, готовит распорядок дня руководителей. Набор функций зависит от специфики структуры компании, ее размера, стиля управления, сложившихся традиций, нюансов корпоративной культуры.
Объективно важно, чтобы сотрудником понимание своего функционала совпадало с потребностями компании. Именно для этого разрабатываются и дорабатываются специальные документы – должностные инструкции.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – документ, который описывает виды и последовательность выполнения действий работником компании, который занимает эту должность.
Принимая нового сотрудника на работу, предприятие заключает с ним трудовой договор, одним из условий которого, согласно действующих правовых норм законодательства Украины, является выполнение работником профессионального (трудового) функционала. Предприятие со своей стороны, согласно этому же договору, обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда (Кодекс законов о труде Украины. Статья 21).
Таким образом, должностная инструкция – это необходимое расширение трудового контракта, которое позволяет предприятию и сотруднику максимально эффективно выполнять договор и избегать разночтений в понимании содержания работ, подчиненности, особых условий должности (если таковые имеются), должностной ответственности.
Наличие должностных инструкций на предприятии является обязательным. Перечень должностных инструкций должен соответствовать перечню должностей, которые зафиксированы в действующем штатном расписании.
Исключение составляют должности, обязанности, права и ответственность которых описана в других юридических документах предприятия или организации: например, директор компании, правовой статус которого установлен Уставом предприятия.
Обязательность наличия должностных инструкций регулируется содержанием Кодекса законов о труде Украины. Статья 29 подчеркивает, что работодатель до начала работы обязан проинформировать нового сотрудника о его правах и обязанностях. Информация об обязанностях, правах и ответственности работника изложена в должностной инструкции (согласно Справочника квалификационных характеристик профессий работников, п.4 Общих положений, утвержден приказом Министерства труда Украины от 29.12.2004 № 336).
Разрабатывая должностные инструкции, нужно использовать ряд документов, которые помогут сделать это правильно: Классификатор профессий, Справочник квалификационных характеристик профессий работников, внутренние документы предприятия (устав, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка).
Должностная инструкция состоит из нескольких разделов и содержит необходимую информацию о том, каким требованиям должен отвечать работник на этой должности, чем он должен заниматься на рабочем месте, его полномочия, кому подчиняется, какие права имеет и какую ответственность несет.
Практическая рекомендация: стоит подойти к вопросу разработки должностных инструкций основательно и со всей тщательностью, ведь каждое предприятие имеет свои особенности и тонкости. Конечно, легче воспользоваться типовыми, уже кем-то написанными, должностными инструкциями, которые можно найти в открытых источниках, но ни одна из них не может на 100% соответствовать конкретной должности в организационной структуре конкретного предприятия.
Основные разделы должностной инструкции
Общие положения
В этом разделе зафиксирована следующая информация:
- полное наименование должности (согласно действующему Классификатору профессий);
- отдел / департамент / подразделение, в которое входит должность;
- квалификационные требования к должности, уровень образования и специальность, необходимый опыт работы по специальности, другие требования;
- порядок назначения на должность и освобождения от должности;
- подчиненность;
- замещения на период отпуска и больничного, командировок;
- законы, положения, документы, регламентирующие работу на этой должности;
- другая общая информация, касающаяся должности.
Практическая рекомендация: при необходимости требования к должности (образование, квалификация, опыт, специальные знания и навыки, разряды, научные степени и др.) можно вынести в отдельный раздел должностной инструкции, назвав его «Квалификационные требования к должности».
Задачи и обязанности
Содержание этого раздела является ключевым для предприятия и сотрудника. В нем говорится о задачах, возложенных на должностное лицо и о функциях, которые должен выполнять сотрудник на рабочем месте.
Этому разделу стоит уделить особое внимание и максимально точно и подробно описать содержание работ. Особого внимания требует описание следующих пунктов:
- перечень задач, которые должен решать сотрудник на этой должности в рамках подразделения и предприятия в целом;
- виды работ, которые выполняет сотрудник;
- участок работ, за который отвечает сотрудник;
- перечень самостоятельных работ (если таковые имеются).
Содержание раздела «Характеристика работ» должно соответствовать разделу «Общие положения» и не противоречить ему. Например, виды работ, описанные в этом разделе, предполагают достаточную квалификацию, описанную в пункте о требованиях к должности.
Практическая рекомендация: этот раздел лучше разрабатывать рабочей группой, в которую следует включить функционального руководителя; опытных специалистов, которые знают и понимают работу на этой должности, понимают особенности предприятия и его внутренней среды; руководителя отдела по работе с персоналом; юриста. Такая группа способна обеспечить высокое качество информации для ключевого раздела должностной инструкции.
Права сотрудника
Этот раздел определяет круг полномочий должности и описывает, в каком формате и какими методами сотрудник может качественно выполнять возложенные на него обязанности. Например, быть проинформированным о решениях руководства, которые имеют отношение к его функциональным обязанностям; согласовывать документы, принимать решения, участвовать в совещаниях, вносить предложения и тому подобное.
В этот раздел также стоит добавить перечень действий, которые сотрудник имеет право осуществлять в случае возникновения нестандартных ситуаций. А также при возникновении ситуации, когда необходимо внести изменения в существующий порядок работы.
Практическая рекомендация: этот раздел можно расширить, сделав его регламентированной площадкой для творческого подхода к работе: здесь можно зафиксировать возможные алгоритмы по самым разным ситуациям, тем самым предоставляя возможность сотруднику реализовывать креативный потенциал даже в рутинных должностях.
Ответственность
В этом разделе собрана информация о том, как связаны между собой результаты работы сотрудника и его ответственность за эти результаты в рамках должностных полномочий. Также в этом разделе описаны ситуации и наступающая ответственность в случае нарушения закона, ненадлежащих действий или бездействия должностного лица в рамках выполнения или невыполнения служебных обязанностей.
Практическая рекомендация: информацию в данном разделе стоит изложить максимально точно и подробно, чтобы избежать разночтений в случае наступления ответственности за ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Чем точнее сформулированы пункты этого раздела, тем больше понимания будет у работника о том, как его работа влияет на работу всего предприятия.
Взаимоотношения (связи с должностью)
Этот раздел предусматривает описание места должности в подразделении и в компании в целом: с кем и по каким вопросам происходит взаимодействие, с какими отделами, с какими сотрудниками.
Если для выполнения своих обязанностей должностное лицо взаимодействует со сторонними предприятиями и организациями, информация об этом также входит в этот раздел. Стоит описать формат: отчет, аналитическая записка, информационный лист, сообщение и тому подобное; каналы коммуникации – электронная почта, телефонная связь, бумажный носитель.
Кроме этого, пункт взаимодействие содержит информацию о частоте коммуникаций. Особенно это важно для регулярных регламентированных отчетов и документов, сообщений и т.п.
Практическая рекомендация: в этот раздел следует включить регламенты по совместной разработке или согласованию документов, или проектов, в которых предусмотрено участие сотрудника на данной должности.
Если пункты выше не позволяют описать все тонкости обязанностей должности, должностная инструкция может быть расширена дополнительными пунктами.
Утверждение должностной инструкции
После разработки должностная инструкция в двух экземплярах проходит процесс утверждения руководителем, о чем на титульном листе документа делается отметка «Утверждаю» с указанием должности и фамилии руководителя, подписью и датой. Один экземпляр находится в отделе по работе с персоналом, второй – у руководителя структурного подразделения. Сотруднику выдается копия под подпись.
Иногда возникают ситуации, требующие внесения изменений в должностные инструкции. Например, перераспределение функциональных обязанностей в связи с сокращением штатных единиц, изменение названия профессии в Классификаторе, расширение квалификационных требований к должности. Основанием для внесения изменений является приказ по предприятию.
Резюмируя, отметим, что должностные инструкции – обязательные документы на предприятии. Но важно не только их наличие, но и качество изложенной в них информации. Качественная должностная инструкция – это незаменимый помощник в работе как для компании, так и для сотрудника: в понимании обязанностей и прав, в определении функционала и взаимодействия, в сложных вопросах трудовых споров и конфликтных ситуациях. Поэтому не жалейте времени на ее грамотное составление!
Должностная инструкция: десять вопросов, интересующих всех
В ТК должностная инструкция определена как один из локальных актов нанимателя, определяющий трудовой распорядок для работников (п. 3 части первой ст. 194 ТК). Вместе с тем обязательное ее наличие в организации законодательство не предусматривает – перечисление должностных обязанностей допустимо производить как в трудовом договоре (контракте), так и в прилагаемой к нему должностной инструкции (подп. 3.1 п. 3 постановления № 1180).
Указанное обстоятельство нередко порождает мнение о том, что вполне можно обойтись без должностной инструкции.
В данной статье проанализированы некоторые вопросы, связанные с разработкой и применением должностной инструкции, а также рассказано, в каких случаях наличие указанного документа будет бесспорным преимуществом для нанимателя.
Для чего нужна должностная инструкция?
Под должностными инструкциями следует понимать локальные нормативные правовые акты, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям (п. 1 Общих положений ЕКСД).
Таким образом, должностная инструкция – это документ, в котором можно подробно определить квалификационные требования к кандидатам на ту или иную должность, функциональные обязанности работника, его права, обязанности, пределы ответственности. Безусловно, все перечисленные условия можно включить и в трудовой договор с работником, но это сделает его чрезмерно объемным и неудобным для восприятия, а также усложнит процедуру внесения любых, даже самых незначительных изменений в функционал работника.
Наличие должностной инструкции, в первую очередь, позволяет правильно оценить уровень исполнения работником порученной им работы, а в случае ненадлежащего отношения к трудовым обязанностям – иметь все основания для принятия к нерадивому сотруднику мер взыскания вплоть до увольнения. В данном случае должностная инструкция является своего рода перечнем критериев, с помощью которых возможно сделать обоснованный вывод о добросовестности выполнения вмененной трудовой функции.
Ситуация 1
Работа специалиста по продаже предполагает представление отчета о проделанной работе начальнику отдела. Относительно формы представления такого отчета мнения работника и его непосредственного руководителя разошлись: специалист считает достаточным представление требуемой информации в устной форме, для начальника предпочтительным является подробный письменный отчет.
В рассматриваемой ситуации наличие должностной инструкции, содержащей четкие требования относительно формы, сроков, периодичности представления указанного отчета, перечня сведений, которые он в обязательном порядке должен содержать, позволило бы считать невыполнение требований относительно письменной формы его представления нарушением трудовой дисциплины, влекущим возможность привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
Наличие должностной инструкции, содержащей определенные требования в части образования и стажа работы к претендентам на указанную в ней должность, поможет осуществить обоснованный отказ в приеме на работу, если уровень квалификации кандидата не будет отвечать заявленным требованиям.
Обоснованный отказ – это отказ, связанный с отсутствием у кандидата на ту или иную должность необходимого уровня образования, стажа работы. В ситуации, если указанные требования подробно определены должностной инструкцией, обоснованно отказать в приеме на работу претенденту, им не соответствующему, не составит труда.
Справочно:
обратиться в суд с оспариванием отказа нанимателя в заключении трудового договора вправе не только граждане, перечисленные в ст. 16 ТК, но и другие лица, которые считают отказ в приеме на работу необоснованным (п. 4 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).
Ситуация 2
Будет ли отказ в назначении на должность ведущего экономиста беременной женщине, не имеющей высшего экономического образования и требуемого стажа работы по специальности, необоснованным?
ЭТО ВАЖНО! Нет, поскольку он обусловлен не беременностью претендентки, а исключительно отсутствием у нее необходимой квалификации.
С учетом положений п. 12 Общих положений ЕКДС в отдельных случаях наниматель в порядке исключения вправе принять на работу лицо, образование и (или) стаж работы которого не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности.
При этом учитываются:
– уровень и профиль (направление) образования работника;
– его специальность и квалификация;
– специальные знания и деловые качества;
– опыт работы по соответствующему направлению деятельности;
– инициативное и творческое отношение к работе;
– другие факторы.
Наличие должностной инструкции в определенных случаях может оказаться выгодным и для работника. Если круг его должностных обязанностей четко определен, при поручении дополнительной работы сотрудник вправе рассчитывать на повышение оплаты своего труда, а если наниматель решил расширить трудовую функцию работника без дополнительного вознаграждения – отказаться от выполнения нового объема работы, что влечет увольнение по п. 2 части второй ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия.
Ситуация 3
Вменение юрисконсульту дополнительных обязанностей специалиста по кадрам может быть осуществлено:
– путем поручения дополнительной работы и установления доплаты за совмещение должности специалиста по кадрам в порядке, определенном ст. 67 ТК (такой вариант может быть применен на период временного отсутствия основного работника либо период, необходимый для поиска специалиста на имеющуюся вакантную должность);
– путем изменения его трудовой функции (т.е. дополнением его должностной инструкции обязанностями, предусмотренными по должности специалиста по кадрам) без какой-либо дополнительной оплаты. В такой ситуации дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с соблюдением процедуры изменения существенных условий труда (к указанному варианту наниматель может прибегнуть при сокращении должности специалиста по кадрам из штатного расписания организации).
Помимо перечисленных случаев, преимущества наличия должностной инструкции очевидны, если требуется:
– беспристрастно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
– оперативно ввести нового сотрудника в курс дела, ознакомив с подробным перечнем обязанностей по должности, на которую он назначен;
– устранить дублирование трудовых обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении работы, разграничить сферы их ответственности;
– установить подчиненность сотрудников, порядок их взаимодействия во время работы;
– определить порядок замещения работника в период его отсутствия (во время временной нетрудоспособности, пребывания в отпуске или командировке);
– дать объективную оценку уровню деятельности работника при решении вопроса о соответствии его занимаемой должности, присвоении квалификационной категории, зачислении в кадровый резерв.
Кто и как разрабатывает должностные инструкции?
Должностную инструкцию разрабатывает и утверждает наниматель самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).
Процесс составления и изменения должностной инструкции наниматель вправе подробно регламентировать на локальном уровне (например, в Положении по составлению и оформлению должностных (рабочих) инструкций).
Должностные инструкции обычно разрабатывает сотрудник кадровой службы совместно с руководителем соответствующего структурного подразделения. Указанный вариант позволяет не только оформить документ с учетом требований законодательства, но и учесть все нюансы работы, подлежащие обязательному отражению в должностной инструкции сотрудника.
Как правило, должностная инструкция составляется в одном экземпляре, который остается у нанимателя. При необходимости копия указанного документа может быть представлена руководителю подразделения, где трудится работник, а также самому работнику.
Должностная инструкция подписывается лицами, участвовавшими в ее разработке, и утверждается руководителем организации. Помимо этого, она подлежит дополнительному согласованию с юридической службой организации, а также должностными лицами и структурными подразделениями, взаимодействующими со специалистом, для которого указанная инструкция предназначена.
Утвердить должностную инструкцию возможно двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
при смене руководителя, утвердившего должностную инструкцию либо издавшего распорядительный документ об ее утверждении, утверждать заново должностные инструкции работников не требуется.
Как разрабатывать ли должностную инструкцию на руководителя организации?
Достаточно распространен вопрос о необходимости разработки должностной инструкции на руководителя организации, а также руководителей представительств и филиалов. На указанных лиц должностные инструкции, как правило, не разрабатываются: права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).
Как оформить должностные инструкции, если должность одна, а функции разные?
Ситуация 4
В бухгалтерской службе организации имеется несколько бухгалтеров, ведущих разные участки бухгалтерского учета (заработная плата, налоги, учет материалов и др.).
Как решить вопрос с должностными инструкциями в данном случае?
Работникам, занимающим одинаковые должности, выполняющим работу, примерно одинаковую по сложности и объему, но разную по направленности, наниматель может разработать и утвердить несколько должностных инструкций, отличных по перечню трудовых функций. При использовании указанного варианта каждой из таких инструкций целесообразно присвоить отдельный учетный номер, а в трудовом договоре с каждым из работников включить пункт о трудовой функции со ссылкой на реквизиты соответствующей должностной инструкции, определяющей перечень именно его обязанностей.
Что предусмотреть в должностной инструкции?
Форма должностной инструкции предусмотрена УСОРД.
Структура текста указанного документа должна содержать следующие разделы:
– «Общие положения» – в нем определяются основные задачи, выполнение которых возлагается на работника, требования к его квалификации, непосредственная подчиненность, порядок замещения, а также приводятся нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе;
– «Должностные обязанности» – в этом разделе определяется перечень действий, обеспечивающих качественное выполнение возложенных на работника функций;
– «Права» – в данном разделе отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих обязанностей;
– «Взаимоотношения (связи по должности)» – в указанном разделе описывается взаимосвязь работника с иными работниками организации;
– «Оценка работы и ответственность» – в указанном разделе должны быть определены самые важные функции, за невыполнение которых работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной и иной ответственности.
Сколько хранить должностную инструкцию?
Должностные инструкции работников подлежат хранению в организации в течение 50 лет после замены новыми. Типовые должностные инструкции работников хранятся постоянно по месту утверждения (п. 30 Перечня).
Как оформить должностную инструкцию?
Должностная инструкция может оформляться двумя способами:
– в виде отдельного документа;
– в качестве приложения к трудовому договору.
В первом случае она является локальным нормативным правовым актом, распространяющим свое действие на всех работников, принятых на соответствующую должность.
С содержанием указанного документа наниматель обязан ознакомить работника под роспись при приеме на работу.
Ознакомление может быть организовано путем учинения личной подписи работника на должностной инструкции либо соответствующем листе для ознакомления. Кроме того, наниматель может завести отдельный журнал, предназначенный для учета ознакомления сотрудников с локальными актами.
Если должностная инструкция оформляется в качестве приложения к трудовому договору, она представляет собой его неотъемлемую часть и, следовательно, должна приниматься по обоюдному согласию работника и нанимателя и подписываться ими.
При этом наниматель не правомочен в одностороннем порядке изменить содержание должностной инструкции, установив в ней какие-либо дополнительные условия.
С учетом изложенного должностную инструкцию предпочтительнее утвердить в качестве отдельного документа.
Как внести изменения в должностную инструкцию?
Внесение в должностные инструкции изменений и дополнений оформляется соответствующим приказом руководителя организации, который доводится до сведения работника под роспись.
При этом, если указанные нововведения предполагают изменение трудовой функции работника, наниматель должен соблюсти процедуру изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК, подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5).
ЭТО ВАЖНО! Не влечет изменения трудовой функции и, следовательно, не считается изменением существенных условий труда:
– изменение наименования должности в связи с изменением законодательства (например, «специалист по таможенному оформлению» на «специалист по таможенному декларированию»);
– изменение наименования организации или структурного подразделения;
– изменение подчиненности работника.
Изменение организационной структуры организации можно рассматривать как изменение существенных условий труда в случае, если оно ведет к перераспределению функций между подразделениями и работниками.
Если трудовая функция работника не меняется, изменить обязанности работника возможно без учета его мнения (за исключением случая, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору). В данной ситуации нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работника под роспись.
Если условия труда, подлежащие изменению, определены в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору, их изменение осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к нему.
Как оформить расширение трудовой функции?
Ситуация 5
В связи с сокращением должности бухгалтера, осуществлявшего учет основных средств, выполнение указанной работы решено поручить бухгалтеру, ведущему учет материалов.
Как правильно произвести такое изменение трудовой функции?
В изложенной ситуации необходимо исходить из того, каким образом определены обязанности работников бухгалтерской службы в должностных инструкциях. Так, если у нанимателя разработаны и действуют отдельные должностные инструкции по соответствующим направлениям бухгалтерского учета, поручение работы по другому участку, не оговоренному в инструкции, будет являться изменением существенных условий труда.
В случае если работа всех работников-бухгалтеров регулируется одной общей должностной инструкцией, поручение сотруднице выполнения работы по другому участку бухгалтерского учета возможно осуществить без предварительного получения ее согласия.
Что делать, если сотрудник отказывается от ознакомления с измененной должностной инструкцией?
На практике наниматели нередко сталкиваются с ситуацией, когда работник не соглашается что-то менять в своем функционале и отказывается от ознакомления с новой редакцией должностной инструкции, дополненной рядом обязанностей, не влекущих при этом изменения его трудовой функции.
Ситуация 6
Табель учета рабочего времени сотрудников организации изначально вел специалист по кадрам. После сокращения указанной должности из штатного расписания ряд функций по этой должности был передан юрисконсульту, а обязанность по ведению табеля по решению нанимателя была дополнительно включена в должностную инструкцию бухгалтера. Однако сотрудница отказалась от подписания новой редакции инструкции, мотивируя свое решение большой загруженностью и неготовностью выполнять дополнительно вмененную обязанность.
При возникновении подобных ситуаций отказ от подписания новой редакции документа в обязательном порядке следует оформлять актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. Если в дальнейшем работник будет уклоняться от исполнения дополнительных обязанностей, у нанимателя будут все основания привлечь его к дисциплинарной ответственности.
Светлана Семенихина, юрист
Документы:
Примерная форма контракта нанимателя с работником, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 (далее – постановление № 1180).
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
Новосибирской области
Зачем нужна должностная инструкция? Во-первых, в должностной инструкции определены критерии оценки, которые позволяют контролировать результаты работы. Во-вторых, подробные инструкции по выполнению определенных функций не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности. В-третьих, для предупреждения несогласованности действий. У всех ли должны быть должностные инструкции? Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, включая директора и специалиста, уборщицу и грузчика. Это требование законодательства. Без прописанных правил работать невозможно. Должностная инструкция говорит сотруднику о том, что именно он должен делать. Вдолжностные инструкции постоянно вносятся корректировки и изменения. Документ должен иметь дату выпуска. Как быть, если существует какая-либо должность, а сотрудник, ее занимающий, увольняется? Одним из плюсов утвержденной должностной инструкцииявляется возможность в один момент передать полномочия и обязанности от одного лица другому, и происходит это не только при увольнении сотрудника, но и в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь, учеба, командировка). Допускается и временная передача выполнения определенного поручения.
Должностная инструкция — это некий свод правил, действуя врамкахкоторых, сотрудник в обязательном порядке получит положительный результат. В ней написано, что он должен делать, как он должен это делать, чтобы добиться максимального эффективного результата в работе. Это локальный нормативный акт, который позволяет работодателю принимать правильные управленческие решения.
Работодатели, не использующие должностные инструкции, вспоминают о них лишь тогда, когда какой-либо работник перестает справляться со своими должностными обязанностями. Привлечение к дисциплинарной ответственности, а также увольнение п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ без четкого определения круга прав и обязанностей работника проблематично. Ведь, если возникнет трудовой спор, работодатель должен будет предъявить доказательство того, что работника уволили действительно за невыполнение того, что входило в его обязанности. И, если работодатель не представит должностную инструкцию или представит, но не докажет факта ознакомления с ней работника, суд того восстановит.
Совершенно понятно, что кто-то прочитает должностную инструкцию мельком, кто-то изучит досконально, но результат будет одним и тем же — Ваш клиент будет знать, что сотрудник работает в соответствии с определенными требованиями, а, значит, заказчик получит требуемое качество.
Ведущий инспектор ГКУ НСО ЦЗН Тогучинского района
Соколова Елена
Разработка должностных инструкций: понятие и правила составления
Должностная инструкция учреждения (ДИ) является официальным документом. Цель должностной инструкции – очертить круг обязанностей и ответственность работника, занимающегося оправленную должность.
Для кого разрабатываются должностные инструкции:
- Для руководящих должностей – директоров филиала, начальников подразделений, заместителей;
- Для специалистов различных сфер, чья квалификация подтверждается наличием профильного образования;
- Для прочих классов работников, которые выполняют в организации координирующие или какие-либо регулярные работы, например, для секретарей, охранников, инкассаторов.
Зачем нужна должностная инструкция
Иногда должностную инструкцию по нормированию труда называют формальной. Но такой в корне не верен. Даже если к вам пришел сотрудник с опытом, стандарты работы у предыдущего работодателя могли значительно отличаться от ваших. Для молодых специалистов содержание должностной инструкции становится своеобразным пособием, которое помогает вникнуть в новую работу на практике. Плюс ко всему, руководителю без общего стандарта сложно контролировать работу подчиненных даже в небольшой фирме, а на крупных предприятиях – тем более.
Независимо от размера компании, без грамотной должностной инструкции специалиста любая спорная ситуация может перерасти в конфликт. Потому что этот документ описывает обязанности специалистов и регламентирует выполнение регулярных работ в организации .
Например, в рекламном агентстве есть специалист, который ведет аккаунты в социальных сетях заказчиков. Здесь же работает маркетолог, который занимается продвижением самого агентства. Обязан ли SMM-специалист заниматься Инстаграмом агентства или это исключительно ответственность маркетолога? Должностная инструкция как раз помогает разделить их обязанности и наладить эффективную работу в команде.
Главная цель любой рабочей инструкции – наладить трудовой процесс в фирме. Грамотно составленная ДИ помогает не только контролировать работников, но и поощрять их за высокие результаты.
Важно! Не хитрите и включайте в должностную инструкцию все обязанности, которые есть у работника в должности. Если вы решите поручить сотруднику дополнительную работу, как минимум у него возникнет недоумение, а в худшем случае новый специалист уйдет от вас.
Должностная инструкция составляется в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей. Оформление ДИ регламентировано Госстандартом РБ 6.38-2004. Но стоит оговориться, что в вышеназванных документах описаны только общие принципы составления должностных инструкций, так как ДИ – это документ, который создается исключительно для внутреннего использования.
Кто разрабатывает ДИ
Руководитель или начальники подразделений при участии компетентных специалистов, например, специалиста по кадрам и управляющего профсоюзом
В каком виде оформляется ДИ
— Как самостоятельный документ.
— Как приложение к трудовому договору.
Что входит в ДИ
— Квалификационные требования работника;
— За что отвечает работник;
— Как контролируется выполнение обязанностей;
— Способы поощрения за результаты работы.
Этапы разработки ДИ
— При необходимости назначаем ответственного за разработку должностной инструкции.
— Определяем обязанности специалиста, для должности которого составляется документ.
— Составляем проект ДИ.
— ДИ подписывает разработчик, составитель, представитель профсоюза.
— Для утверждения ДИ издается приказа или на самой инструкции проставляется гриф утверждения.
— Регистрация должностной инструкции производиться производится по правилам внутреннего делопроизводства, например, путем внесения записи в журнал регистрации ЛНПА.
— С готовой инструкцией каждый работник должен быть ознакомлен под подпись.
Образец должностной инструкции
Для рабочих специальностей разрабатывают не должностные инструкции, а рабочие. Чтобы наглядно показать разработку должностной инструкции, мы приведем вам несколько примеров.
Должностная инструкция секретаря
Раздел с общей информацией содержит данные о:
- Положении секретаря в фирме и его непосредственном начальнике;
- Документах, которые регламентируют трудовую деятельность секретаря,
- Необходимых компетенциях секретаря;
- Работнике, который замещает секретаря.
Далее нужно описать основные функции секретаря: обеспечение работы руководителя.
Обязанности секретаря нужно описать четко и в полном объеме. В различных организациях секретарь может выполнять разные виды работ, но в основном включают ведение графика, необходимой документации, электронной переписки, отправку и получение корреспонденции, присутствует на совещаниях, следит за наличием канцелярских принадлежностей, бумаги, чая, кофе, встречает и провожает посетителей. Иногда секретарь сопровождает руководителя в командировках, отвечает за делопроизводство, ведет картотеку.
Права секретаря следуют из обязанностей. Так как секретарь является посредником между директором, руководителями подразделений, другими работниками, то он имеет право запрашивать у подразделений документы, необходимые для организации работы директора. Также секретарь может вносить предложения об изменениях для оптимизации работы руководителя и работы компании.
Секретарь несет ответственность за ненадлежащее исполнение рабочих обязанностей, за нарушение законодательства в процессе рабочей деятельности, за причиненный компании материальный ущерб.
Должностная инструкция уборщика помещений
Раздел с общей информацией содержит данные о:
- Положении уборщика в фирме и его непосредственном начальнике;
- Документах, которые регламентируют трудовую деятельность уборщика,
- Необходимых знаниях и навыках уборщика.
Далее нужно описать основные функции уборщика: поддержание чистоты помещения и оборудования.
Обязанности уборщика помещений могут варьироваться в зависимости от места работы. Например, в них может входить сухая и влажная уборка помещения, содержание в чистоте оборудования, вывоз мусора, дезинфекция оборудования, контроль за наличием средств для уборки.
Уборщик обязан выполнять свою работу в соответствии с ДИ и требованиями безопасности, использовать спецодежду и средства химической защиты, сообщать руководителю о неисправностях оборудования, проходить инструктаж по технике безопасности.
Уборщик имеет право на обеспечение оборудованием и средствами, необходимыми для работы, на доступ в помещения, за санитарное состояние которых он отвечает.
За ненадлежащее выполнение работы уборщик может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. За порчу имущества организации уборщик привлекается к материальной ответственности.
Резюме
Должностная инструкция по нормированию труда – это внутренний документ, который помогает организовать слаженную работу различных подразделений в компании. Главное, чтобы в ДИ были четко указаны функции, обязанности и ответственность сотрудника. Вы можете назначить разработчиком должностных инструкции работника вашей компании или сэкономить ресурсы фирмы и поручить работу по составлению рабочих инструкций специалистам компании Консалт.