Командировка в отпуске как оформить

Как правильно оформить командировку во время отпуска?

Отпуском считается определённый период времени в качестве заслуженного отдыха, который работник использует на своё усмотрение. Работодатель не вправе влиять или распоряжаться этими днями.

Командировка во время отпуска – ситуация чрезвычайная. Сотрудник вызывается с отдыха и направляется в рабочую поездку в крайне редких случаях. Прервать отпуск допустимо с учётом веских причин.

Как правильно оформить командировочные документы, отзывая служащего из его законного отдыха, не нарушая его прав? Кто оплачивает проезд, питание и проживание в служебной поездке? Об этом расскажем в нашей статье.

Особенности командировки в отпуске

Здесь имеются в виду командировочные поездки не только в разгар отдыха, но и непосредственно после его окончания либо заслуженных нерабочих дней сразу после служебной поездки.

Какие документы необходимо оформить для прерывания отпуска:

• Работодатель издаёт приказ об отбытии работника в командировку с прерыванием отпуска;
• Направляет подчинённому уведомление о сроках поездки и пункте назначения для решения рабочих задач.

Важный момент: без согласия сотрудника отзыв из законного отпуска невозможен. Согласие рекомендуется оформлять письменно для предупреждения возможных разногласий, подтвердив его подписью работника.

По срокам командировки тоже могут быть вопросы. Не всегда сдача объекта или важные переговоры до одного дня совпадают с началом или окончанием отпускного периода. В этом случае работодатель переносит оставшиеся дни на следующий год, либо работник сам планирует даты на использование отпускного времени.

Оформление командировок в отпуске

Основной вопрос, волнующий работодателей и сотрудников, отозванных из отпуска – кто будет оплачивать проезд до места командирования. И здесь тоже возможно несколько вариантов – рассмотрим их на конкретных примерах.

Отпуск сразу после служебной поездки

В этом случае компания компенсирует только стоимость билетов от пункта назначения до города, в котором работает и проживает служащий. Проезд из командировки к месту отдыха оплачивается сотрудником самостоятельно.

Иногда работодатели проявляют лояльность и оформляют компенсацию расходов на билет из места отдыха. Но при этом будут удержаны взносы и ставка НДФЛ. Последний день до начала отпуска фиксируется в качестве последнего дня командировки.

Отпуск проходит в населённом пункте: куда предписана командировка?

Если командировка закончилась, руководитель компании не обязан начислять суточные и оплачивать проезд, т.к. работник приезжает из отпуска. Официально оформляется приказ с указанием даты последнего дня командировки и проездного билета.

Здесь действует та же ситуация: работодатель может сделать возврат за билет, но с удержанием страховки и НДФЛ, так как для сотрудника это экономическая выгода. Также рекомендуется оформлять проездные документы до пункта назначения и обратно разными билетами, не вызывая лишних вопросов у сотрудников налоговой инспекции.

Деловая поездка по окончании отпуска

В данной ситуации можно и сэкономить. Если сотрудник отдыхает в Краснодаре, а место командирования – Москва, билет до пункта назначения обойдётся значительно дешевле, чем, например, из Хабаровска или Иркутска.

По окончании отпуска сотрудник покупает билет до места назначения, документы оформляются по стандартным нормативам.

Оформление командировки в отпуске согласно законодательству РФ

Основные правила оформления отпускных документов и командировки во время отпуска сводятся к следующему:

• Чёткое определение временных рамок отпускного периода и командировки. Так работодатель и сотрудники бухгалтерии смогут рассчитать компенсацию за билеты, аренду жилья, суточные в период делового путешествия;
• Правильный учёт оставшихся свободных дней, которые работник может использовать в течение 12 месяцев до окончания текущего года;
• Уведомление работника о запланированной командировке для решения неотложных рабочих задач;
• Обязательное получение письменного согласия на прерывание отпуска в связи со служебной необходимостью.

И ещё один пример. Работник по окончании командировки решил остаться в этом же населённом пункте. Кто в этом случае оплачивает обратный билет?

Расходы компенсирует руководитель предприятия в общепринятом порядке. Экономического интереса работник не имеет, в выходные дни живёт и питается на собственные средства. Деньги возвращаются без вычета НДФЛ и страховых взносов. Однако дата окончания служебного визита не совпадает с числом на билете. В такой ситуации оформляется объяснительная записка, в которой указана причина задержки в пункте назначения – собственная инициатива для отдыха в выходные дни или отгулы.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «АэроТур» не несёт ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Командировка и отпуск

Рассказываем нюансы оформления командировки, если она пересекается с отпуском.

При пересечении отпуска и командировки могут возникать разные ситуации: сотрудник может потребоваться во время отдыха, или сразу после отпуска, улетать с места командировки в отпуск или же остаться в месте командировке на отдых. Рассмотрим нюансы оформления документов в разных случаях.

Командировка сразу после отдыха

Если после отпуска сотрудник выходит на работу и сразу отправляется в командировку, то она оформляется по стандартной схеме. Но если он поедет в командировку с места отдыха, не заезжая в свой город, то компания должна перечислить ему аванс на оплату билетов, аренды жилья и суточные (пункт 10 Постановления Правительства от 13 октября 2008 г. N 749 ). При этом стоимость билета от места отдыха до места командировки и обратно на работу не подлежит обложению НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ , пункт 1 статьи 264 НК РФ и Письмо Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 ), и учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли, главное подтвердить затраты документально.

Узнать, что входит в суточные . Или уточнить, как рассчитываются суточные в России .

Срочная командировка с отзывом сотрудника из отпуска

При возникновении необходимости работодатель может отозвать сотрудника из отпуска, в том числе и для направления в командировку. Только для этого нужно обязательно получить согласие самого работника (статья 125 ТК РФ ). Если он против, то ничего сделать нельзя.

Оставшиеся дни отпуска человек может на свое усмотрение использовать в любое время в течение текущего рабочего года (можно и сразу после командировки) или присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска нужно зафиксировать в графике отпусков. Документ можно составить, используя свою форму или унифицированную №Т-7 .

Согласие на отзыв из отпуска сотрудник может отметить на соответствующем приказе с формулировкой «Согласен». Здесь же можно прописать, что будет с неизрасходованными днями и как будет произведён перерасчёт отпускных (опять же обсудив это с сотрудником). Дело в том, что часть уже выплаченных отпускных за неиспользованный период нужно вернуть. И сам сотрудник выбирает удобный для него вариант:

• вернуть их наличными в кассу;
• удержать их из зарплаты;
• учесть при командировочных расходах.

Процесс оформления работника в командировку происходит по классическому сценарию: составляется соответствующий приказ и выплачиваются средства на дорогу, проживание и суточные.

Если работник решит использовать оставшиеся дни отпуска сразу после командировки, то компания может ему оплатить билет до места прерванного отдыха вместо обратного, но учесть эти затраты для прибыли нельзя. Также придётся удержать с этой суммы НДФЛ (письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 ).

Кого нельзя отозвать из отпуска

В статье 125 Трудового кодекса РФ чётко прописано, что нельзя отозвать из отпуска:

• работников в возрасте до 18 лет;
• беременных женщин;
• сотрудников, работа которых связана с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отпуск во время командировки

У сотрудника в командировке может возникнуть необходимость взять незапланированный отпуск. Это возможно по согласованию с работодателем. Отпуск оформляется в обычном порядке. А командировку придётся прекратить, издав приказ о прерывании и сроках возобновления.

Отпуск после командировки

Закон не запрещает работнику уехать в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу. Как и в пункте выше, отпускные должны быть перечислены за три дня до начала отпуска. Документы, подтверждающие командировочные расходы и авансовый отчёт, сотрудник может предоставить в течение трёх дней с момента выхода на работу, то есть после отпуска. Это предусмотрено пунктом 26 Постановления Правительства N 749. Из письма Минфина N 03-04-06/1546 следует, что с суммы оплаты билетов, по которым сотрудник отправится из места командировки в отпуск в другой город нужно удержать НДФЛ. И эти затраты нельзя включить в расчёт налоговой базы.

Отпуск в месте командировки

Сотрудник может остаться в том месте, где проходила его командировка, на время отпуска. Днём окончания командировки будет последний день перед отпуском, разъяснил Минфин в своём письме N 03-03-06/3/61516 от 21 октября 2016 г.

Расходы по оплате билета из этого города к постоянному месту работы после отпуска не входят в число затрат, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Также эта сумма признаётся экономической выгодой сотрудника, и поэтому с неё нужно удержать налог на доходы физических лиц (письмо Минфина N 03-03-06/1/47813).

Представим, что расходы на проезд составили 15 000 рублей, билет с места работы до места командировки – 7 000 рублей, обратно – 8 000 рублей. С этих восьми тысяч нужно удержать 13% налога. При этом работодатель имеет право не оплачивать обратный билет (письмо Минфина от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868 ).

До начала командировки сотрудник должен предупредить работодателя о планах взять отпуск.

Командировка в отпуске как оформить

14 ноября 2023 Регистрация Войти
4 декабря 2023

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

15 ноября 2023

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Малый бизнес Каким образом должно быть оформлено направление работника в командировку в период отпуска (по просьбе самого работника)?

Каким образом должно быть оформлено направление работника в командировку в период отпуска (по просьбе самого работника)?

13 января 2014

Отпуск — один из видов времени отдыха работника (ст. 107 ТК РФ). Во время отдыха работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать это время по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Очевидно, что во время нахождения работника в отпуске работодатель не может направить его в командировку. Соответственно, на время командировки работник должен быть отозван из отпуска.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ работник может быть отозван из отпуска с его согласия, за исключением случаев, перечисленных в части третьей ст. 125 ТК РФ; неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (часть вторая ст. 125 ТК РФ)*(1).

Отзыв работника из отпуска оформляется приказом работодателя в произвольной форме. В приказе указывают причины, по которым работник отзывается из отпуска, дату выхода на работу, количество дней отпуска, которые остались неиспользованными. В приказе работник ставит отметку о своем согласии с его содержанием в виде подписи под словами «согласен», «не возражаю». На основании этого приказа вносятся изменения в график отпусков и в личную карточку.

Особенности оформления направления работников в командировки установлены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение), утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Согласно п. 6 Положения цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, которым подтверждается срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения (п. 7 Положения). При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения). По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения).

Отметим, что в результате отзыва работника из отпуска уменьшается фактическая продолжительность отпуска, соответственно, должна уменьшиться и сумма причитающихся работнику отпускных. Учитывая, что в соответствии с частью девятой ст. 136 ТК РФ отпускные работнику выплачены до начала отпуска, складывается ситуация, когда у работника возникает задолженность перед работодателем в сумме излишне выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Полагаем, в рассматриваемой ситуации работодатель может зачесть сумму выплаченных работнику отпускных за неиспользованную часть ежегодного отпуска в счет аванса на оплату командировочных расходов.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

16 декабря 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) С порядком оформления переноса неиспользованной в связи с отзывом части отпуска Вы можете ознакомиться в материале:

— Энциклопедия решений. Оформление переноса и продления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Что делать, если отправляют в командировку из отпуска

Не исключены такие ситуации, когда работодатель направляет сотрудника в командировку прямо из отпуска. Расскажем, как это происходит и какие документы необходимо оформить.

Сотрудник против

Один из возможных вариантов – отказаться от деловой поездки и продолжить отдых. Да, так можно, это право работника. Отозвать сотрудника из отпуска допустимо, но только при наличии его согласия ( ч. 2 ст. 125 ТК ).

При отказе сотрудника прерывать отпуск работодатель не может в отношении него применять меры дисциплинарного взыскания. Это будет расцениваться как нарушение норм ТК.

Есть такие категории работников, которых вообще нельзя отзывать из отпуска ( ч. 3 ст. 125 ТК ). Речь идет о:

• лицах, не достигших совершеннолетия;
• беременных женщинах;
• работниках вредных и опасных производств.

Сотрудник согласен прервать отпуск

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не против прервать свой отпуск и отправиться в деловую поездку. В таком случае необходимо оформить согласие работника в письменном виде. Существует несколько вариантов оформления согласия, например:

• Сотрудник может письменно подтвердить свое согласие на приказе об отзыве из отпуска, составленном руководителем.
• Руководитель оформляет в произвольной форме уведомление об отзыве из отпуска, а сотрудник в письменном виде соглашается.

Уведомить работника можно посредством электронной почты, обычным письмом или по телефону. Согласие важно получить в письменной форме. В этом документе сотрудник может указать, когда предпочитает использовать оставшиеся дни отпуска.

Перенос оставшихся дней отпуска

Неиспользованную часть отпуска работник может догулять в текущем рабочем году или объединить с отпуском в следующем рабочем году. При этом важно помнить, что рабочий год не равно календарному году. Рабочий год берет начало отсчета от даты оформления трудового договора.

В приказе следует указать дату и причину отзыва из отпуска. А если в согласии сотрудника зафиксированы сроки переноса неиспользованного отпуска – их тоже нужно указать в приказе.

Изменения, связанные с вызовом сотрудника из отпуска, необходимо отразить в кадровых документах:

• В графике отпусков указать период, на который переносится отпуск. Изменения дат отражаются в графе 10 «Примечания».
• В личной карточке работника.
• В табеле учета рабочего времени проставить соответствующие коды.

Перерасчет отпускных

Так как отпуск был прерван, возникла переплата по отпускным. Работодателю необходимо удержать часть средств за дни неиспользованного отпуска. Но сделать это можно опять же только с согласия сотрудника в письменном виде. Связано это с тем, что такого пункта как отзыв из отпуска в перечне оснований для удержания из заработной платы сотрудника нет ( ст. 137 ТК ).

Вернуть переплату по отпускным можно следующими удобными для работника способами:

• внести денежные средства в кассу организации;
• вычесть из зарплаты;
• учесть в рамках командировочных расходов.

Оформление командировки

Следующим этапом будет само оформление деловой поездки работника. Для этого:

• издается приказ о направлении сотрудника в командировку, утвержденный руководителем;
• выплачивают работнику суточные, компенсацию на проезд к месту командировки и обратно, а также на проживание.

Сотрудник может отправиться в командировку сразу после отпуска с места проведения отдыха, не возвращаясь на рабочее место . В этом случае работодатель может компенсировать стоимость билетов по маршруту «отпуск – командировка – рабочее место».

Платформа Smartway позволяет согласовать поездки без лишней бюрократии. Здесь можно проводить, в том числе предкомандировочное согласование в единой системе, например, согласовать бюджет командировки. А приказ и служебное задание формируются автоматически.

Сотрудник хочет вернуться на отдых

Если сотрудник изъявил желание вернуться на отдых, то работодатель обязан оплатить только проезд из места отпуска к месту командировки . Обратный билет к месту отдыха оплачивается по усмотрению руководителя. Вот только стоимость такого билета нельзя учесть в расходах для налога на прибыль, необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы ( письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 ).

Отчитаться по командировке – предоставить авансовый отчет – можно в срок, установленный руководителем и закрепленный в локальном акте, с момента выхода на работу после отпуска.

Сотрудник возвращается на рабочее место

Если работник возвращается после командировки к месту работы, то в таком случае работодатель полностью возмещает расходы на дорогу. Такие суммы можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

Начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно.

Командировка перетекает в отпуск

Если сотрудник хочет остаться в городе командировки , то в обязанность руководителя не входит оплата обратного билета. Но при желании он это сделать может.

В этом случае затраты на проезд от места отдыха после отпуска к месту работы нельзя отнести к командировочным расходам, т. е. на них нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль. А также придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Если сотрудник едет в отпуск из места деловой поездки в другой город , то возмещению подлежат только расходы на билет до места командировки. Опять же, при желании работодатель может компенсировать расходы на билет до места отпуска и обратно, удержав с этих сумм НДФЛ и начислив взносы. Но к налоговым расходам такие суммы принять нельзя.

Днем завершения командировки считается последний день перед отпуском. Поэтому суточные будут рассчитываться по этот день включительно.

• согласовать командировочные расходы с руководством в удаленном формате;
• бронировать билеты и отели без сервисных сборов;
• автоматически контролировать затраты;
• планировать бюджет на основании статистики по поездкам.

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста.

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.

• #отпуск
• #командировочные расходы
• #служебная командировка
• #отзыв из отпуска
• #smartway