Аренда офиса на какой счет затрат отнести

Офис в аренде

Арендуя помещение офиса, начислять амортизацию по такому объекту не нужно — это ваш забалансовый объект. Но вот арендные платежи, а также прочие компенсационные выплаты, связанные с договором аренды (коммунальные платежи, охрана, уборка, парковка), арендатору пристроить придется. Давайте разбираться, как это правильно сделать.

Арендные платежи

Бухгалтерский учет . Принятый в аренду офис арендатор должен зачислить у себя на забалансовый счет 01 «Арендованные необоротные активы». Для учета стоимость арендованного помещения офиса следует взять из договора аренды (п. 8 П(С)БУ 14, Инструкция № 291).

Начисленную арендную плату, как правило, признают расходами на прямолинейной основе (т. е. равными частями) — в течение срока аренды офиса (п. 9 П(С)БУ14).

Учитывая, что расходы на аренду офиса являются общехозяйственными расходами (их невозможно увязать с доходом), отражать их следует в том отчетном периоде, в котором они были фактически понесены (п. 7 П(С)БУ 16).

Отражать арендную плату следует на счете 92 «Административные расходы».

Важно! В случае, когда арендатор уплачивает арендную плату авансом за несколько отчетных периодов, сразу всю сумму в расходы не относят. Сначала ее отражают на счете 39 «Расходы будущих периодов», а уже потом списывают на расходы деятельности предприятия в тех периодах, к которым она относится (п. 9 П(С)БУ14). Здесь все зависит от расчетного периода, установленного в договоре аренды.

И даже если акт предоставленных услуг подписан с опозданием (например, уже в следующем месяце), расходы отражают не по дате составления акта, а по дате начисления арендной платы согласно договору (по факту предоставления услуг),

т. е. в том периоде, в котором эти услуги собственно и предоставлены

Причем признание расходов не зависит от периода получения первичных документов от поставщиков.

Так, в ситуации, когда на основании выставленного арендодателем счета-фактуры арендатор перечислил оплату, но акт за предоставленные услуги запаздывает, то, по мнению Минфина, выставленный счет может быть основанием для отражения операции по получению услуг аренды имущества без составления акта предоставленных услуг (см. письмо Минфина от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658).

Если же двухстороннего документа (счета или акта выполненных услуг) не было и/или акт за предоставленные услуги запаздывает, то арендатор для отражения расходов вполне может оформить односторонний «самоакт» (п. 2.6 Положения № 88).

Далее, если определенная в «самоакте» расчетная величина расходов отличается от фактической суммы, зафиксированной в акте предоставленных услуг, тогда в текущем периоде получения от контрагента акта предоставленной услуги возникшую разницу отражают (п. 3.5 Положения № 88):

— в составе расходов, если фактическая стоимость выше оценочной (Дт 92 — Кт 631);

— в составе доходов, если фактическая стоимость ниже оценочной (Дт 631 — Кт 719).

Эту корректировку оформляют бухгалтерской справкой в периоде получения контрагентского акта. Детальнее о том, как «самоактом» задокументировать расходы, по которым первичка от контрагента не была получена, и отразить их в учете и отчетности, см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 43, с. 6, № 62, с. 29, № 71, с. 14. Так что если акт на услуги аренды составлен и попал к вам в следующем месяце, но до окончания закрытия регистров за такой период, то в учете проводим его (отражаем расходы) в месяце потребления услуги.

Если по договору вы перечисляете гарантийный платеж (как правило, это задаток за последний месяц аренды или залог того, что арендатор исполнит свои обязательства и не откажется раньше времени от арендованного объекта), то в расходы эта сумма пойдет только за последний месяц аренды, и то если договором предусмотрено, что сумма задатка покрывает последний месяц аренды.

Налог на прибыль . В части учета арендных платежей никаких отличий от бухучета и никаких налоговых разниц не будет.

НДС. Если за приобретенные услуги вы перечислили предоплату и получили зарегистрированную в ЕРНН налоговую накладную (НН), то налоговый кредит (НК) вам обеспечен на все 100 % (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 60, с. 3).

А если, наоборот, первым событием стало получение услуги плюс имеется зарегистрированная НН? Но при этом сам акт, подтверждающий факт предоставления такой услуги, получен с опозданием. Можно ли считать услугу приобретенной и отразить НК на основании такой НН, не дожидаясь акта? Или все-таки приобретателю результатов услуг лучше подождать получения запоздавшего акта? В какой момент отражать НК?

На наш взгляд, если вы задокументировали получение услуги «самоактом» и при этом у вас есть зарегистрированная НН, то вполне можете отразить НК, опираясь на п. 198.2 НКУ, т. е. по дате получения такой услуги. Подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 101, с. 45.

Если вы не составили внутренний документ, тогда стоит дождаться запоздавшего акта. Потом можно:

— или воспользоваться правилом «365 дней» и отложить свой НК на любой следующий отчетный период в течение 365 дней с даты составления НН согласно п. 198.6 НКУ;

— или подать УР к тому отчетному периоду, в котором возникло право на налоговый кредит*. Напомним, такой вариант будет весьма кстати, если из офиса вы ведете, в частности, необлагаемую деятельность и обязаны НК (не позднее последнего дня отчетного периода) компенсировать частичными НО исходя из размера доли «анти-ЧВ» (пп. 189.1 и 199.1 НКУ).

* О включении сумм НДС в НК через УР до окончания 365 дней налоговики в БЗ 101.13 ничего не говорят. Наш комментарий см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 67, с. 6.

И еще одна полезная информация, которая вам пригодится, чтобы не оплошать с налоговым кредитом.

Показать налоговый кредит вы будете вправе и из суммы перечисленного в составе предоплаты задатка/гарантийного платежа, который по договору в будущем будет зачислен в счет арендной платы (как правило, это задаток за последний месяц аренды или залог того, что арендатор исполнит свои обязательства и не откажется раньше времени от арендованного объекта). Ведь сумма такого задатка облагается НДС у арендодателя на дату ее получения (см. БЗ 101.04).

Если вы проплатили задаток и договором аренды предусмотрено, что он обеспечивает исключительно исполнение обязательств и подлежит возврату по истечении срока действия договора, то НДС на такой платеж не начисляется (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 23.10.2015 г. № 16111/10/26-15-15-01-18, БЗ 101.04).

Но если условия договора будут пересмотрены и деньги будут пущены в счет арендной платы, то возникнут и налоговые обязательства по НДС на дату изменения направления гарантийного платежа (дату допсоглашения). В свою очередь, вы вправе рассчитывать и на налоговый кредит.

Компенсация коммуналки и допрасходов

Бухгалтерский учет . По договоренности сторон арендатор офиса может оплачивать (компенсировать) арендодателю стоимость коммунальных услуг (т. е. электроэнергии, водоснабжения и водоотведения, газо- и теплоснабжения). Кроме того, стороны часто договариваются о возмещении арендатору и других услуг, например, по уборке и охране офиса, парковке автомобилей и т. п.

Учтите! Обязанность компенсировать стоимость коммунальных и других допрасходов должна быть прописана в договоре. Причем можно это сделать и в договоре аренды. Без указания такой обязанности автоматически принудить арендатора к компенсации нельзя.

По договоренности сторон их стоимость оплачивают отдельно или же включают в арендную плату, т. е. такая компенсация может осуществляться:

— либо в составе арендной платы,

— либо отдельным платежом.

При включении стоимости коммунальных и других услуг, связанных с содержанием офиса, в состав арендной платы все проще простого — оформление документов и все расчеты происходят как собственно за аренду имущества (см. выше).

Другое дело, если стоимость коммунальных и прочих услуг, связанных с обслуживанием офиса, возмещается на основании отдельных счетов, выставленных арендодателем арендатору / отдельных актов согласования.

Так вот, сумму компенсационных выплат арендатор относит на расходы в том же порядке, что и арендные платежи, т. е. на счет 92 «Административные расходы».

То есть такая сумма ложится на расходы в таком же порядке, как и арендные платежи. Как и по расходам на аренду — отражаем в расходах в периоде потребления коммунальных услуг и прочих дополнительно возмещаемых услуг по содержанию арендованного офиса. И если акт согласования еще не получен — отражаем расходы по «самоакту», а затем, получив акт согласования коммунальных и прочих услуг, на основании бухправки в текущем периоде (периоде получения акта согласования) отражаем возникшую разницу.

Налог на прибыль . В части учета расходов на возмещение коммунальных и прочих платежей никаких отличий от бухучета и никаких налоговых разниц не будет.

НДС . С правовой позиции, компенсация арендатору расходов, сопутствующих аренде, не является услугой (ч. 1 ст. 901 ГКУ). Однако вполне вписывается в определение поставки услуг, в связи с чем сумма возмещения подпадает под обложение НДС. На начислении НДС настаивают и налоговики.

Причем под объект обложения НДС подпадают, в частности, суммы компенсации арендодателю земельного налога и налога на недвижимое имущество (см. БЗ 101.04). По мнению налоговиков, компенсация налога на землю и налога на недвижимость является составляющей частью арендной платы и облагается НДС в общем порядке, в том числе при условии, если между арендатором и арендодателем заключены отдельные договоры о предоставлении компенсации таких расходов.

«Коммунальную» компенсацию рассматривают как «услуги», а не, скажем, как поставку товаров: электроэнергия, газ, вода и т. п. Ведь арендодатель напрямую арендатору их не поставляет — их лицензионным поставщиком не является (см. письмо ГУ ГФС в Сумской обл. от 16.09.2015 г. № 10/18-28-15-01-39 и письмо ГФСУ от 06.01.2017 г. № 200/Р/99-99-13-01-02-14). А так как

возмещение коммунальных услуг является составляющей аренды, оно имеет тот же самый код по ГКПУ, что и услуги по аренде недвижимости, — «68.20»

То есть в гр. 3.3 НН табл. Б возмещение коммунальных услуг следует обозначать тем же «услужным» кодом, что и аренду. При этом в номенклатурной гр. 2 НН налоговики рекомендуют писать «Послуги з оренди» (см. БЗ 101.17). Хотя, на наш взгляд, такой вариант заполнения НН нельзя считать единственно возможным.

Так, если в акте согласования номенклатура компенсируемых арендатором коммунальных услуг расписана «по полной», к примеру, обозначена каждая услуга: водоснабжение, водоотведение, отопление, электричество, газ — со своим объемом потребления, единицей измерения и стоимостью, то в том же духе можно составить и НН. То есть показать сумму «коммунальной» компенсации в НН развернуто — несколькими строками (по видам потребленных арендатором услуг). Подробнее варианты заполнения НН при предоставлении услуг аренды офиса с компенсацией арендатором коммунальных услуг см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 63, с. 9.

Аналогичным образом арендным кодом «68.20», на наш взгляд, должны быть выделены в НН и прочие возмещаемые арендатору услуги — услуги охраны, уборка, парковка, компенсация земельного налога и налога на недвижимость.

Проследите за этим, ведь ошибка в коде услуги (его отсутствие) все так же опасна, несмотря на то что зарегистрированная НН уже сама по себе является достаточным основанием для отражения НК (п. 201.10 НКУ). Налоговики по-прежнему настаивают на том, что для отражения НК налоговая накладная должна содержать все обязательные реквизиты, причем заполненные правильно (см. письма ГФСУ от 11.07.2017 г. № 1095/ІПК/10/04-36-12-01-16 и от 18.08.2017 г. № 1676/6/99-99-12-02-01-15/ІПК).

Учет платежей, связанных с арендой офиса, рассмотрим на примере.

Пример. Предприятие получило в аренду помещение под офис. Стоимость офиса, оговоренная в договоре аренды, составляет 850000 грн.

Арендная плата уплачивается арендатором авансом ежемесячно не позднее 5-го числа текущего месяца в размере 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.). За сентябрь 2017 года — получена в сумме 12000 грн. (в том числе НДС — 2000 грн.). Акт предоставленных услуг аренды получен вовремя.

На основании отдельных счетов (актов согласования), выставляемых арендодателем, арендатор ежемесячно возмещает коммунальные и прочие платежи за содержание офиса. Акт согласования возмещений за август поступил в конце сентября на сумму 7200 грн. (в том числе НДС — 1200 грн.). В августе возмещаемые расходы определены рассчетно (отражены на основании внутреннего акта) в сумме 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн).

Учет расходов на аренду офиса

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Аренда офиса: проводки по бухгалтерскому учету

Многие современные компании осуществляют свою деятельность на арендованных площадях. Аренда офиса или производственного цеха – явление заурядное, но вместе с тем, бухгалтеру следует правильно учитывать подобные затраты. Попробуем разобраться, как вести бухучет аренды и выясним такие нюансы, как проведение ремонта в арендованных помещениях и отнесение расходов по нему.

Арендная плата: проводки у арендатора

Арендная плата (АП) – одна из статей расходов по обычным видам деятельности, учитываемых в компании. Как правило, при заключении договора аренды, сторонами устанавливается размер ежемесячных платежей за пользование имуществом. Помимо договора оформляется акт приема-передачи помещения, который также подписывается обеими сторонами.

Начисление арендных платежей производится по дебету счетов производственных расходов (20, 23, 25, 26, 29, 44) и кредиту счетов расчетов (60, 76). Сам же объект не становится собственностью арендатора, а учитывается по учетной стоимости за балансом.

Отдельно учитывается стоимость коммунальных услуг – их сумма (та, которую уплачивает собственник) возмещается арендодателю на основе допсоглашения. Закрывают эти затраты в бухучете на последнее число каждого месяца. Проводки, сопровождающие операции по аренде у нанимателя следующие:

Содержание

Д/т

К/т

Поступление арендованного объекта в пользование (в оценке по договору)

Начислена плата за месяц

Оплата аренды с расчетного счета

Начислена сумма платежа по коммунальным услугам

Сумма возмещения по коммунальным услугам перечислена арендодателю

Прекращение аренды – передача объекта собственнику

Пример

Компания арендует помещение под офис, стоимость аренды в месяц составляет 33 040 руб., в т.ч. НДС 5 040 руб. Размер платежа по коммунальным услугам – 4720 руб., в т.ч. НДС 720 руб. Каждый месяц на протяжении действия договора аренды бухгалтер делает записи:

Содержание	Д/т	К/т	Сумма
Начислена плата по аренде и коммунальным услугам за месяц (28 000 + 4000)	26	76	32 000
НДС (5040 + 720)	19	76	5 760
Оплата с расчетного счета	76	51	37 760
Учтен НДС	68	19	5 760

Ремонт арендованного помещения: бухучет

Ст. 616 ГК РФ распределяет обязанности по проведению ремонта – капитальный осуществляется за счет арендодателя, текущий – за счет арендатора, если договором не предусматривается иное разделение.

Проводки у арендатора при производстве ремонта за свой счет:

Содержание

Д/т

К/т

Затраты по ремонту

По договору капремонт может осуществляться за счет арендодателя силами арендатора, а стоимость работ может быть зачтена в арендной плате. Проведение ремонта следует согласовывать с владельцем помещения, договариваясь о размерах возмещения, поскольку, будучи не в курсе осуществленных улучшений, он вправе отказаться от возмещения затрат.

В этом случае проводки у арендатора будут такими:

Содержание

Д/т

К/т

Затраты по ремонту

Ст. 623 ГК предусматривает возмещение расходов по капремонту арендатору после окончания срока аренды. Расходы по ремонту арендованного производственного помещения учитываются по дебету счета капвложений (при капремонте). Капвложения в арендованные ОС зачисляются арендатором в собственные ОС, как фактические затраты, если в договоре не оговорены другие условия. Арендодатель при этом не фиксирует произведенные улучшения в своем балансе до прекращения срока аренды. Рассмотрим на примере бухучет капремонта в арендованном здании:

Пример

Компания ООО «Тур» арендует здание первоначальной стоимостью 20000 тыс. руб., по согласованию с собственником здания (ООО «Лотос»), фирма произвела реконструкцию здания на сумму 1180 тыс. руб. с учетом НДС 180 тыс. руб.

Содержание	Д/т	К/т	Сумма
У ООО «Тур»
Затраты по капвложениям в арендованное имущество	08	10, 20, 44, 60	1 000 000
Затраты учтены в составе ОС	01	08	1 000 000
Начислена амортизация на дату завершения срока аренды	20	02	100 000
У ООО «Лотос» по истечении срока аренды
Стоимость капитальных затрат по акту приемки (1 000 000 – 100 000)	08	60	900 000
Выделен НДС (900 000 х 18%)	19	60	162 000
Капитальные затраты увеличили стоимость здания	01	08	900 000
Арендатору возмещена стоимость расходов (900 000 + 162 000)	60	51	1 062 000
НДС предъявлен к вычету	68	19	162 000

Аренда офиса: проводки по бухгалтерскому учету у арендодателя

Оформление операции по учету дохода от сдачи имущества в аренду в бухучете арендодателя разнится в зависимости от признания доходов от аренды в структуре обычных видов деятельности или прочих. Бухгалтерские проводки по аренде помещения у арендодателя:

Содержание

Д/т

К/т

Аренда, как прочий доход

Отражена передача ОС в аренду

01/ОС, сданные в аренду

Начислена амортизация по переданным в аренду объектам

Отражена АП, причитающаяся к получению

На каком счете учитывается аренда помещения?

Подскажите пожалуйста, компания ООО на ОСНО. Занимается торговлей и иногда производством. Есть офисное помещение, затраты на которое отношу на счет 26. Сейчас арендовали помещение, которое будет использоваться одновременно и под торговый склад, и под производство. как быть с счетом затрат, на какой относить? Делить на счет 44 и счет 20 или же тоже относить на 26, как косвенные затраты?

3 У меня такой же вопрос ​

г. Ростов-на-Дону 557 665 баллов

Добрый день.
Если невозможно определить, к какому виду деятельности относятся те или иные затраты, организация должна установить порядок распределения соответствующих расходов между производственной деятельностью и торговлей.
Выбранный порядок распределения указанных расходов должен быть закреплен в учетной политике организации.

Цитата (Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Вахромова Наталья): Организация одновременно занимается производством продукции и торговлей. При этом многие затраты организации являются общими и относятся как к производственной деятельности, так и к торговле. Работники организации могут принимать участие как в производственном процессе, так и в деятельности, связанной с торговлей.
На каких счетах бухгалтерского учета необходимо учитывать затраты (в частности расходы, связанные с продажей продукции, с производственной деятельностью, амортизационные отчисления, расходы на оплату труда, арендные платежи, рекламные расходы, расходы на доставку товара до покупателя), чтобы правильно сформировать себестоимость готовой продукции?
Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций установлены:
— ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99);
— Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — План счетов).
В рассматриваемой ситуации организация занимается производством и торговлей одновременно.
Для того чтобы обеспечить максимальную достоверность информации о себестоимости производимой продукции и сумме издержек обращения в торговле, необходимо вести раздельный учет расходов, часть которых используется для производства продукции, а часть — для торговой деятельности.
Если невозможно определить, к какому виду деятельности относятся те или иные затраты, организация должна установить порядок распределения соответствующих расходов между производственной деятельностью и торговлей.
Распределять расходы можно пропорционально:
— начисленной заработной плате рабочих, занятых в различных видах деятельности;
— сумме прямых затрат, связанных с содержанием того или иного производства;
— выручке и т.д.
Выбранный порядок распределения указанных расходов должен быть закреплен в учетной политике организации.
При отсутствии раздельного учета общих расходов в бухгалтерском учете возникнут искажения как при определении себестоимости изготавливаемой продукции, так и при определении суммы расходов на торговлю.
Пунктом 4 ПБУ 10/99 установлено, что расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.
При этом расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, а также расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99).
К расходам по обычным видам деятельности относится также возмещение стоимости основных средств, нематериальных активов и иных амортизируемых активов, осуществляемых в виде амортизационных отчислений.
С учетом изложенного представляется, что поименованные в вопросе расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности.

Расходы, связанные с продажей продукции

Для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг Планом счетов предусмотрен счет 44 «Расходы на продажу». В организациях, осуществляющих торговую деятельность, на этом счете могут быть отражены, в частности, следующие расходы (издержки обращения):
— на перевозку товаров;
— на оплату труда;
— на аренду;
— на содержание зданий, сооружений, помещений и инвентаря;
— по хранению и подработке товаров;
— на рекламу;
— на представительские расходы;
— другие аналогичные по назначению расходы.
В организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность, на счете 44 могут быть отражены, в частности, следующие расходы:
— на затаривание и упаковку изделий на складах готовой продукции;
— по доставке продукции на станцию (пристань) отправления, погрузке в вагоны, суда, автомобили и другие транспортные средства;
— комиссионные сборы (отчисления), уплачиваемые сбытовым и другим посредническим организациям;
— по содержанию помещений для хранения продукции в местах ее продажи и оплате труда продавцов в организациях, занятых сельскохозяйственным производством;
— на рекламу;
— на представительские расходы;
— другие аналогичные по назначению расходы.
Таким образом, расходы по обычным видам деятельности торговые организации должны в полном объеме учитывать на счете 44.
Отметим, что Планом счетов не предусмотрено использование торговыми организациями счетов 20, 23, 25, 26.
Использование торговой организацией указанных счетов для отражения расходов, по нашему мнению, является грубым нарушением правил учета расходов, правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Расходы, связанные с производственной деятельностью

Производственные организации для отражения информации о расходах по обычным видам деятельности используют счета 20, 23, 25, 26, 29 и, как мы уже отметили, для некоторых расходов — счет 44.
Счет 20 «Основное производство» предназначен для обобщения информации о затратах производства, продукция (работы, услуги) которого явилась целью создания данной организации. По дебету этого счета отражаются прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг, а также расходы вспомогательных производств, косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства, и потери от брака. Аналитический учет по счету 20 «Основное производство» ведется по видам затрат и видам выпускаемой продукции (работ, услуг).
Информация о расходах по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации собирается на счете 25 «Общепроизводственные расходы». На этом счете, в частности, могут быть отражены расходы по арендной плате за помещения, машины, оборудование и др.
Расходы, учтенные на счете 25 «Общепроизводственные расходы», списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
Счет 26 «Общехозяйственные расходы» предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом. На этом счете могут быть отражены следующие расходы:
— административно-управленческие расходы;
— содержание общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;
— амортизационные отчисления и расходы на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения;
— арендная плата за помещения общехозяйственного назначения;
— расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;
— другие аналогичные по назначению управленческие расходы.
Указанные расходы списываются в дебет счета 20 «Основное производство» либо в качестве условно-постоянных в дебет счета 90 «Продажи». Один из вариантов учета учтенных на счете 26 расходов необходимо закрепить в учетной политике.
Таким образом, расходы, приходящие на торговую деятельность, следует учитывать на счете 44, а расходы, приходящие на производство продукции, в частности — на счетах 20, 25, 26.
Отклонения от указанных требований отражения операций в первую очередь не допустимы при составлении бухгалтерской отчетности. Особенно это важно при составлении отчета о прибылях и убытках и заполнении строк 2210 «Коммерческие расходы» и 2220″Управленческие расходы» с учетом требований п. 18.1 ПБУ 9/99 «Доходы организации» и п. 21.1 ПБУ 10/99.
Напомним, что согласно указанным нормам выручка, прочие доходы (выручка от продажи продукции (товаров), выручка от выполнения работ (оказания услуг) и т.п.), составляющие пять и более процентов от общей суммы доходов организации за отчетный период, показываются по каждому виду в отдельности. В случае выделения в отчете о прибылях и убытках видов доходов, каждый из которых в отдельности составляет пять и более процентов от общей суммы доходов организации за отчетный год, в нем показывается соответствующая каждому виду часть расходов.
Руководствуясь приведенными выше нормами, рассмотрим на каких счетах бухгалтерского учета можно отразить указанные в вопросе расходы.

Амортизационные отчисления

Амортизация производственного оборудования, участвующего в производстве продукции относится к прямым расходам и данные расходы целесообразно отражать на счете 20.
Амортизация основных средств, используемых только в торговле, учитывается на счете 44.
Амортизация основных средств, непосредственно не связанных с производством продукции и торговлей (например основных средств офиса), распределяется между видами деятельности в соответствии с принятым организацией способом. Часть расходов, приходящаяся на производство, отражается на счете 26, а часть, приходящаяся на торговлю, — на счете 44.

Расходы на оплату труда

Так как в рассматриваемой ситуации работники организации могут одновременно участвовать как в производственном процессе, так и в деятельности, связанной с торговлей, то расходы на оплату труда необходимо также распределять между производством и торговлей.
Расходы на оплату труда, например рабочих, мастеров в части, приходящейся на производство, целесообразно учитывать на счет 25, в последующем распределять по видам продукции на счет 20. Расходы на оплату труда управленческого персонала в части, приходящейся на производство, — на счете 26. Расходы на оплату труда в части, приходящейся на торговлю, учитываются на счете 44.

Арендные платежи

Расходы на аренду помещений, используемых как в торговле, так и в производстве, распределяются аналогичным образом.
Расходы на аренду производственных помещений в части, приходящейся на производство продукции, целесообразно учитывать на счете 25. Расходы на аренду офиса в части, приходящейся на производство,- на счете 26. Расходы по аренде в части, приходящейся на торговлю, списываются на счет 44.

Налоговые обязательства (НДФЛ, налог на имущество, транспортный налог)

Расходы на уплату налогов, которые нельзя однозначно отнести к тому или иному виду деятельности, также подлежат распределению и в соответствующей части относятся либо на счет 26, либо на счет 44.
В то же время учетной политикой организации может быть предусмотрено отнесение расходов по уплате налога на имущество и транспортного налога в состав прочих расходов (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).

Рекламные расходы

Поскольку рекламные расходы производственной организации могут учитываться на счете 44, то для раздельного учета коммерческих расходов организации, полагаем, целесообразно предусмотреть разные субсчета для счета 44. Например, субсчет «Коммерческие расходы по производственной деятельности» и субсчет «Издержки обращения в торговле». Соответственно, рекламные расходы необходимо распределить по указанным субсчетам. В дальнейшем данные расходы полностью списываются на счет 90, субсчет «Себестоимость продаж».

Расходы на доставку товара до покупателя

Расходы на доставку продукции до покупателей являются для производственной организации коммерческими расходами и могут учитываться на счете 44. Таким образом, если доставка осуществлялась, например, одним автомобилем и готовой продукции, и товаров для продажи, то такие расходы также необходимо распределить по видам деятельности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

22 ноября 2012 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

К каким расходам относится аренда помещения

Для ведения бизнеса нередко приходится брать в аренду имущество, например здания, помещения, оборудование, автомобили и многое другое. Эксперт «Что делать Консалт» как правильно учитывать расходы на аренду в бухгалтерском и налоговом учетах, а также каким документам уделить особое внимание.

Какие документы нужны для учёта арендной платы

Как правило, это не вызывает сложностей, так как документов нужно совсем немного.

Для подтверждения расходов по аренде необходимы:

1) договор аренды;

2) акт приёмки-передачи арендованного имущества;

3) документы, подтверждающие оплату;

4) счёт-фактура, если арендодатель является плательщиком НДС;

5) ежемесячные акты на аренду. Они нужны, когда в самом договоре прописано их составление. Если такого условия нет, то и акты не нужны. Об этом давно уже говорит Минфин в своих письмах от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067), от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) и от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.

Как учитываются арендные расходы при расчёте налога на прибыль

При расчёте налога на прибыль можно учесть любые расходы, которые отвечают трём условиям (ст. 252 НК РФ):

Как правило, арендная плата, учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Если аренда имущества не соотнесена с производством или реализацией, но связана с другой деятельностью, которая приносит доход организации, то плата учитывается во внереализационных расходах на основании подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Например, расходы на аренду цеха для производства продукции в налоговом учёте включаются в прочие расходы.

А вот аренда конференц-зала для проведения общего собрания акционеров будет учитываться уже во внереализационных расходах.

Если же аренда никак не связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то в расходах арендную плату её учесть не получится. Такие траты не будут экономически обоснованными.

Также нельзя учесть расходы по незарегистрированному договору, если он заключён на срок более года и не прошёл регистрацию. Расходы могут быть расценены налоговыми органами как не соответствующие условиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Момент учёта зависит от того, какой метод применяется организацией.

При применении метода начисления расходы в виде арендной платы признаются независимо от факта оплаты на наиболее раннюю из дат (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.07.2012 № 03-03-06/1/328 ):

— на последнее число месяца (или иного расчётного периода, прописанного в договоре);

— на последнее число отчётного (налогового) периода.

К примеру, если арендная плата перечислена единовременно за весь год вперёд, то соответствующие расходы нужно признавать равномерно в течение года.

При применении кассового метода расход в виде арендной платы признаётся, если одновременно выполняются два условия (п. 3 ст. 273 НК РФ):

1) арендодатель оказал услуги по предоставлению в аренду имущества;

2) арендатор оплатил услуги арендодателя.

То есть признать арендную плату в составе расходов можно на одну из следующих дат:

— на последнее число месяца (или иного расчётного периода, прописанного в договоре) при условии, что этот период аренды оплачен. Например, если по условиям договора перечислен аванс за текущий месяц, то сумма арендной платы признаётся на последнее число этого месяца;

— на дату оплаты оказанных услуг по аренде. Например, если аренда за прошлый месяц оплачивается в текущем месяце, то расход признаётся на дату перечисления платы.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Как учитываются арендные расходы при УСН

Расходы на аренду можно учесть только при упрощённой системе налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы». При УСН с объектом «Доходы» расходы не учитываются.

Арендная плата включается в расходы в момент фактической оплаты (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Тогда же в расходы зачисляется и входящий НДС, предъявленный арендодателем.

Бухгалтерский учёт

С 1 января 2022 года становится обязательным к применению ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды».

Существуют категории тех, кто продолжит применять прежний порядок учёта без изменений.

На забалансовом счёте, как и прежде, можно учитывать полученные в аренду основные средства, если одновременно выполняются следующие условия (п. 12 ФСБУ 25/2018):

1) договор аренды не предусматривает переход права собственности;

2) договор аренды не предусматривает возможность выкупа по цене значительно ниже справедливой стоимости;

3) арендатор не предполагает сдачу ОС (основных средств) в субаренду.

Также арендованный объект можно учитывать на забалансовом счёте в любом из случаев, указанных в п. 11 ФСБУ 25/2018, а именно:

— срок аренды – 12 месяцев или меньше;

— стоимость аналогичного нового ОС не превышает 300 000 рублей, и при этом арендатор может получать от арендованного ОС экономические выгоды независимо от других активов;

— арендатор вправе применять упрощённые способы ведения бухучёта, включая упрощённую отчётность.

В первом случае решение о забалансовом учёте арендованных ОС должно быть принято в отношении группы однородных по характеру и способу использования ОС. В остальных случаях решение можно принять по каждому ОС в отдельности. Порядок учёта фиксируется в учётной политике ( ).

При соблюдении таких условий, как и раньше, имущество принимается на забалансовый учёт на счёт 001 «Арендованные основные средства» на дату его получения по стоимости, указанной в договоре аренды.

А на дату возврата собственнику списывается с забалансового счёта.

Аналитический учёт по счёту 001 ведётся по каждому арендодателю и по каждому объекту ОС (Инструкция по применению плана счетов).

Для бухгалтерского учёта арендных расходов достаточно оформить бухгалтерскую справку. Подписывать с арендодателем какой-либо двусторонний документ (например, акт об оказании услуг) не требуется.

Расходы отражаются в зависимости от того, используется арендованное имущество в обычной деятельности организации или нет.

В связи с этим арендная плата (без учёта НДС) учитывается:

— в расходах по обычным видам деятельности, если арендуемое имущество используется в процессе производства и продажи продукции/товаров/ работ/услуг (ПБУ 10/99);

— в прочих расходах, если не используется.

Например, затраты на аренду производственного цеха учитываются в расходах по обычным видам деятельности, а арендная плата за зал для проведения праздничного мероприятия – в прочих расходах.

Расходы признаются в том отчётном периоде, в котором имела место аренда.

Бухгалтерские записи при этом такие:

Дт 20 (26,44,91/2 и др.) — Кт 76. Отражены расходы в виде арендной платы на основании бухгалтерской справки.

Дт 19 — Кт 76. Отражён НДС, предъявленный арендодателем на основании счёта-фактуры.

Дт 68 — Кт 19. Принят к вычету НДС, предъявленный арендодателем на основании счёта-фактуры.

Дт 76 — Кт 51. Перечислена арендная плата на основании выписки банка по расчётному счёту.

Как будет отражаться аренда у тех арендаторов, у кого не выполняются условия для учёта по старым правилам? В этом случае нужно применять ФСБУ 25/2018 и отражать право пользования активом и обязательство по аренде (п. 10 ФСБУ 25/2018).

Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.

Как отражается аренды с учётом ФСБУ 25/2018

В таком случае на счёте 01 отражается право пользования активом (ППА).

Если договор аренды не предусматривает последующий переход права собственности на арендуемый объект, то по принятому к учёту ППА начисляется амортизация. Обязательство по аренде увеличивается за счёт начисления процентов и уменьшается по мере уплаты арендных платежей.

Стоимость права равна сумме обязательства по аренде и платежей, перечисленных до получения недвижимости в аренду. Срок полезного использования равен сроку аренды.

Обязательство по аренде отражается на счёте 76 по приведённой стоимости арендных платежей. Она равна номинальной сумме будущих платежей, дисконтированной по ставке, по которой можно получить заём на сопоставимый срок. По этой ставке ежемесячно начисляются проценты на остаток обязательства и уменьшаются на текущий платёж.

Рассчитать обязательства и проценты по аренде поможет калькулятор https://glavkniga.ru/calculators/lease_obligations.

Пример: 28 февраля заключён договор аренды офиса на 18 месяцев, ежемесячный платёж 90 000 руб. (НДС – 15 000 руб., платёж без НДС – 75 000 руб.). До получения имущества платежей нет.

Расчёт обязательства по аренде и процентов:

10 % – годовая ставка, по которой арендатор может занять сопоставимую сумму на сопоставимый срок.

0,0261 % – ставка в день, рассчитанная из годовой ставки по правилу сложных процентов.

График платежей		Дисконтирование всех платежей по классической формуле	Процентный расход (начисление на остаток задолженности по правилу сложных процентов)	Уменьшение обязательства	Остаток задолженности
28.02.2021	1 252 700, 92 (первоначальное обязательство по аренде – сумма дисконтированных арендных платежей)
31.03.2021	75 000,00	74 395,70	10 175,38	64 824,62	1 187 876,30
30.04.2021	75 000,00	73 815,53	9 336,36	65 663,64	1 122 212,66
31.05.2021	75 000,00	73 220,78	9 115,46	65 884,54	1 056 328,12
30.06.2021	75 000,00	72 649,77	8 302,43	66 697,57	989 630,55
31.07.2021	75 000,00	72 064,41	8 038,53	66 961,47	922 669,08
31.08.2021	75 000,00	71 483,77	7 494,62	67 505,38	855 163,70
30.09.2021	75 000,00	70 926,31	6 721,33	68 278,67	786 885, 03
31.10.2021	75 000,00	70 354,83	6 391,68	68 608,32	718 276,71
20.11.2021	75 000,00	69 806,18	5 645,44	69 354,56	648 922,15
31.12.2021	75 000,00	69 243,73	5 271,04	69 728,96	579 193,19
31.01.2022	75 000,00	68 685,81	4 704,65	70 295,35	508 897,84
28.02.2022	75 000,00	68 185,75	3 732,16	71 267,84	437 630,00
31.03.2022	75 000,00	67 636,35	3 554,76	71 445,24	366 184,76
30.04.2022	75 000,00	67 108,90	2 828,10	72 121,90	294 062,86
31.05.2022	75 000,00	66 568,18	2 388,60	72 611,40	221 451,46
30.06.2022	75 000,00	66 049,05	1 740,54	73 259,46	148 192,00
31.07.2022	75 000,00	65 516,88	1 203,73	73 796,27	74 395,73
31.08.2022	75 000,00	64 988,99	604,27	74 395,73	0,00
итого	1 350 000,00	1 252 700,92	97 299,08	1 252 700,92	—

Работы бухгалтерам с начала этого года прибавилось.

Как учитываются расходы по оплате коммунальных услуг

Учёт зависит от того, как оплачиваются коммунальные услуги: включены ли они в арендную плату, уплачиваются сверх арендной платы или заключён агентский договор.

Сумма возмещения коммунальных услуг, которая перечисляется арендодателю сверх арендной платы, учитывается в расходах (Письмо Минфина РФ от 08.07.2010 № 03-03-06/1/394).

НДС по коммунальным услугам, перевыставленный арендодателем, можно принять к вычету, если:

1) заключить с арендатором агентский договор, установив в нём небольшое вознаграждение;

2) оформить коммуналку как переменную часть арендной платы.

Бухучёт в зависимости от варианта оформления будет следующий

1) Возмещение сверх арендной платы:

Дт 20 (26, 44) — Кт 60. Учтены расходы на коммунальные услуги, возмещаемые арендодателю.

Дт 60 — Кт 51. Перечислено возмещение расходов на электроэнергию.

2) Коммунальные услуги оформлены как переменная часть арендной платы (то есть аренда состоит из фиксированной части и переменной):

Дт 20 (26, 44) — Кт 60. Учтена переменная часть арендной платы.

Дт 19 — Кт 60. Отражён НДС с переменной части арендной платы.

Дт 68 — Кт 19. Вычет НДС с переменной части арендной платы.

Дт 60 — Кт 51. Перечислена переменная часть арендной платы.

3) Заключён агентский договор, по которому агент (арендодатель) приобретает для принципала (арендатора) коммунальные услуги и перевыставляет счета-фактуры, полученные от энергоснабжающих компаний.

Дт 20 (26, 44) — Кт 60. Учтена электроэнергия, приобретённая арендодателем.

Дт 19 — Кт 60. Отражён НДС с электроэнергии, приобретённой арендодателем.

Дт 20 (26, 44) — Кт 60. Учтено вознаграждение по агентскому договору.

Дт 19 — Кт 60. Отражён НДС с вознаграждения.

Дт 68 — Кт 19. Вычет НДС с электроэнергии, приобретённой арендодателем.

Дт 68 — Кт 19. Вычет НДС с вознаграждения

Дт 60 — Кт 51. Перечислены деньги арендодателю по агентскому договору.

Как учитываются расходы по ремонту

Затраты на текущий или капитальный ремонт арендованного имущества можно учесть в прочих расходах, если:

1) арендуемое имущество задействовано для производства и реализации;

2) по условиям договора (соглашения к договору) арендодатель не возмещает такие расходы арендатору.

В таком случае расходы признаются в отчётном (налоговом) периоде, в котором они возникли, в размере фактических затрат.

Если организация создаёт резерв под предстоящий ремонт, то эти расходы списываются за счёт резерва.

Нужно обратить внимание на следующее: если в договоре аренды ничего по поводу ремонта не прописано, то по умолчанию капитальный ремонт является обязанностью арендодателя, а текущий – арендатора (ст. 616 ГК РФ).

Если арендодатель решит провести капитальный ремонт, то затраты не учитываются. Это будет экономически необоснованный расход.

В бухучёте операции отразятся в зависимости от цели использования арендованного имущества следующим образом:

1) если арендуемый объект используется при производстве или продаже продукции, реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг (п. 5 ПБУ 10/99):

Дт 20 (44 и др.) — Кт 60 (70, 69 и др.). Расходы на ремонт полученного в аренду имущества отражены в составе расходов по обычным видам деятельности;

2) если арендуемый объект не используется при производстве или продаже продукции, реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг (п. 11 ПБУ 10/99):

Дт 91-2 — Кт 60 (70, 69 и др.). Расходы на ремонт полученного в аренду имущества отражены в составе прочих расходов.

Как учитываются расходы на ремонт при УСН

Расходы смогут учесть только те упрощенцы, которые применяют объект «Доходы минус расходы».

Они учитывают затраты на основании подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При условии, что расходы соответствуют критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (то есть затраты должны быть обоснованные и документально подтверждённые).

Расходы на текущий и капитальный ремонт принимаются в момент их фактической оплаты.

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г. Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru