Передача документов в архив
Сдача документов на хранение в архив в «Делис Архив» –выгодные условия сотрудничества, гарантия конфиденциальности:
Размещение документов в архиве класса «А».
Подборка и доставка документов из архива точно в срок.
Комплекс услуг по сдаче документов в архив (систематизация, опись, упаковка, перевозка).
Бесплатное предоставление доступа в личный кабинет клиента.
Контроль за сроками хранения документов.
Акции и особые предложения.
На фото: Документы до и после архивной обработки
Лицензия ФСТЭК на защиту конфиденциальной информации
На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия
Качество менеджмента подтверждено сертификатом ISO
Услуги по архивной обработке документов — полный комплекс
Подготовительные работы
Оценка типов и объёмов документов, подлежащих упорядочению, подготовка заключения с указанием перечня необходимых работ и определения их стоимости.
Экспресс-аудит корпоративного архива
Анализ на соответствие состояния архива требованиям законодательства, оценка общего объёма хранимой документации с разбивкой по классификации, срокам хранения и объемов документов, подлежащих уничтожению.
Систематизация документооборота
Разработка и внедрение новых регламентов, номенклатур дел, положений, инструкций и регламентов в области формирования, хранения и использования документов.
Комплексная архивная обработка документов
Комплексная архивная обработка документов по личному составу и документов по основной деятельности предприятия в соответствии с требованиями законодательства и архивных органов.
Отбор документов на уничтожение
Экспертиза ценности документов, отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения с составлением акта установленного образца.
Переплетные работы
Систематизация, подготовка и переплет документов в архиве.
Внедрение автоматизированных систем учета
Внедрение эффективных автоматизированных систем учета наличия и передвижения документов.
Передача документов на государственное хранение
Подготовка и передача документов на государственное хранение с предоставлением акта приема-передачи дел.
Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение
Татьяна Сконина, менеджер по работе с клиентами
Отправить заявку
Сдача документов в архив
Отличительной особенностью большинства крупных и средних компаний является значительный документооборот. Такие организации ежедневно решают вопросы по сборке, проверке, систематизации и хранению бумажных материалов в соответствии с требованиями законодательства и разработанными Росархивом правилами. Сама процедура подготовки и передачи документов в архив является четко определенной, затратной по времени и средствам процедурой. Ниже предлагаем ознакомиться с основными этапами и некоторыми особенностями передачи документов в архив на хранение.
- Подготовка документации.
- Формирование документов в дела.
- Составление описи для сдачи документов на хранение в архив.
- Нумерация листов, прошивка и оформление архивного дела.
- Передача дел на постоянное хранение в архив.
- Прием дел на хранение в архив — обратитесь в «Делис Архив»!
Подготовка документации
Передача документов в архив на хранение начинается с экспертизы ценности. Для ее проведения в организации обычно создают внутреннюю экспертную комиссию в составе секретаря, главного бухгалтера и штатного работника (это может быть юрист, кадровик или архивариус). Очень широко применяется практика, когда на основании договора функция по определению сроков хранения передается внешней аутсорсинговой архивной компании. Созданная комиссия или специалисты компании-исполнителя проводят экспертизу, состоящую из следующих условных этапов:
- сбор и сортировка документов по типам и хронологии;
- определение даты начала исчисления срока хранения каждого бумажного носителя;
- установление срока хранения каждого документа на основании утвержденного перечня (временного – от 1 года до 10 лет, длительного – 10–75 лет, в определенных случаях – постоянного);
- уточнение полной комплектности материалов.
По результатам проведенной экспертизы можно переходить к следующим этапам.
Формирование документов в дела
На данном этапе осуществляется формирование отобранных при экспертизе ценности документов в дела. Основной принцип комплектации – в дела формируются только однотипные бумажные носители или объединенные единой тематикой в рамках одного годового периода. Применяется либо номерной, либо алфавитный, либо хронологически-номерной принцип формирования (в зависимости от типа документов). Итоговые дела не должны быть более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров в корешке.
Составление описи для сдачи документов на хранение в архив
Опись является основным справочным инструментом, благодаря которой в дальнейшем будет организован учет архивных томов и осуществляться их поиск. В опись заносится информация о каждом сформированном деле. Согласно требованиям Росархива, опись составляется в трех экземплярах. В ней указывается название организации (в случае его изменения старое прописывается в скобках), номера дел, даты их начала и конца, архивный индекс, количество листов, информация об отделе, контактные данные ответственного лица и примечания. В конце описи должна находиться итоговая запись, в которой указываются общее количество томов и их номера (первый и последний), а также особенности нумерации листов в папке.
Нумерация листов, прошивка и оформление архивного дела
Все листы должны быть пронумерованы (цифра проставляется в верхнем правом углу), за исключением вспомогательных, в частности, описи, листы-заверения и т. п. В случае ошибки может использоваться литерная нумерация.
Сформированные в тома по архивным правилам бумажные носители прошиваются на четыре прокола и одеваются в плотную картонную обложку с использованием тканевого корешка из коленкора. Еще раз напомним, что в подшиваемых папках не может находиться больше 250 листов, а толщина папки не должна быть более 4 см. Прошивка документации дает ряд преимуществ: защищенность содержимого от утраты и изъятия, экономия места на полке.
Далее осуществляется оформление обложки дела, на лицевую сторону которой переносится информация о деле из описи, а также в конце тома подшивается заполненный лист-заверитель. После этого можно сдать документы на хранение в архив.
Передача дел на постоянное хранение в архив
Это завершающий этап архивных работ, порядок и сроки его реализации зависят от места приемки и дальнейшего размещения ранее сформированных дел. Подготовленные материалы могут передаваться в собственный архив (структурное подразделение самой организации, имеющее для этого специализированное помещение и штат), в архив аутсорсинговой компании или на хранение в государственный архив (например, при ликвидации предприятия происходит передача документов в архив на хранение со сроком хранения от 50 лет и более).
Передача дел на постоянное хранение возможна только в том случае, если все описанные выше этапы выполнены в полном объеме и соответствуют требованиям Росархива. Передача дел на постоянное хранение происходит по составленным описям. В момент приема дел на хранение в архив осуществляется сверка каждого принимаемого дела по количеству листов и содержанию, по результатам подготавливается и подписывается передающей и принимающей стороной акт приема-передачи.
Прием дел на хранение в архив — обратитесь в «Делис Архив»!
Процесс подготовки документации к хранению и процедура передачи являются довольно трудоемкими и требуют от участников четких знаний норм законов архивного дела. Если вы хотите получить качественный результат в четко определенный срок, рекомендуем заказать услуги по сдаче документов в архив в «Делис Архив». Наши специалисты окажут качественную услугу по сдаче документов в архив и проведут тщательную экспертизу документации, исключат документы, требующие уничтожения (в частности, копии, дубликаты и т. п.), составят опись и прошьют дела. В случае необходимости мы также окажем вам услуги по сдаче документов в архив или примем любые объемы бумажных материалов в свое современное и круглосуточно охраняемое архивное хранилище.
Принятие документов на хранение
Случается, что человеку или организации необходимо обеспечить сохранность и недосягаемость для третьих лиц тех или иных документов, при этом собственных ресурсов у них для этого нет либо они недостаточно надежны. В этом случае можно воспользоваться услугой по передаче документов на хранение нотариусу. Он обеспечит их сохранность на любой срок, который необходим заявителю — физическому или юридическому лицу.
При приеме документов на хранение нотариус составляет их опись, один экземпляр которой остается у него, а другой выдается на руки заявителю. Также возможна передача документов нотариусу без описи — в этом случае они должны быть упакованы надлежащим образом. Упаковка подписывается нотариусом и скрепляется его подписью. Также свою подпись на упаковке оставляет заявитель. В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.
Получить свои документы обратно заявитель может в любое время у того нотариуса, которому он их передавал на хранение.
Тариф на передачу документов на хранение нотариусу составляет 20 рублей за каждый день хранения. Также заявитель оплачивает услуги правового и технического характера, стоимость которых в соответствии с законом различается в зависимости от региона, где совершается нотариальное действие.
Хранение документов
Чердак — мастер на все руки, то есть вещи: мы храним не только шины, велосипеды, мебель и одежду, но ещё и документы.
Организация хранения документов — большая проблема для многих компаний, так как требуется много свободного пространства и особенные условия, чтобы документы не портились. Поэтому фирмы часто ищут склады, которые занимаются оказанием услуг по хранению документов.
Чердак — это ответственное хранение документов! На нашем тёплом складе обеспечены правильные условия хранения и гарантирована безопасность. Ваши архивы в надёжных руках!
Как сдать свои документы в госархив?
Отвечаем на 2 глобальных вопроса. Во-первых, куда ликвидируемой организации сдавать оставшиеся документы, что именно и кто возьмет? Во-вторых, как «ныне здравствующей» организации стать источником комплектования государственного или муниципального архива и что это ей даст? Мы рассказываем о процедуре и подводных камнях.
- Все документы предприятия являются его частной собственностью. Соответственно, правообладатель реализует все сопряженные с этим обязанности. Организации (и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица) обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17 125-ФЗ 1 ). Кроме того, в силу юридического смысла пункта 2 статьи 132 Гражданского кодекса РФ документы являются неотъемлемой частью имущества любого предприятия, так как предназначены для его деятельности и непосредственно с ней связаны.
- Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение) и оформляется договором между собственником (или владельцем) архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником (или владельцем) архивных документов.
Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?
- Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.
Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций:- действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также
- проявивших инициативу по их включению в Списки (на основании письма организации-заявителя).
- Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.
- Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника.
- На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем – по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения).
Среди критериев отбора выделяется:- особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческая преемственность ее документов);
- место среди других организаций в зоне комплектования государственного, городского или муниципального архива (является ли организация градообразующей или наиболее типичной для данной территории).
- Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива.
- В завершение составляется Экспертное заключение и справка об организации как источнике комплектования государственного / городского / муниципального архива.
На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения.
В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций – источников комплектования архива. Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве – это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.
Особенности договора о включении негосударственной организации / общественного объединения в Список государственного / городского / муниципального архива (далее для краткости будем именовать их «организация» и «архив»):
- Договор фиксирует согласие организации на включение ее документов в состав Архивного фонда Российской Федерации с безвозмездной передачей данных документов на постоянное хранение в архив.
- В договоре приводится Список видов (групп) документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, согласованный сторонами. К договору может быть приложена опись документов, принимаемых в архив, если экспертиза ценности и упорядочение документов уже проведены, с конкретным составом документов постоянного срока хранения. При этом в договорах оговаривается возможность изменения состава принимаемых документов.
- В договоре дополнительно оговариваются:
- форма передачи документов организации (безвозмездно);
- срок передачи документов на хранение в архив (непосредственно после обработки дел и утверждения описи дел, научно-справочного аппарата или строго по графику, установленному архивом). Для разных документов определен конкретный срок хранения в организации. Все это подробно изложено в разделе 9 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года 2 . Сроки передачи документов варьируются от 3 до 75 лет с учетом практического использования документов собственником, отсутствия возможности архива на прием документов.
Следует заметить, что для ликвидируемых организаций без правопреемника срок подготовки документов, составления описей и их передачи в соответствующий архив, как правило, строго ограничен периодом работы ликвидационной комиссии – в данном случае условия и сроки передачи дел достаточно жесткие; - условия в области использования документов, разрешенные законом (право закрытия на определенный срок доступа посторонним лицам без согласия организации, установление срока использования документов – по истечении 10, 20, 30 или др. количества лет со времени создания документов либо после их передачи в архив, право на первую публикацию и др.);
- отсутствие (снятие) грифа «коммерческой тайны»;
- порядок упорядочения документов (экспертиза ценности и упорядочение документов проводится организацией или работниками архива – в договоре должен быть прописан конкретный вариант);
- вид носителя принимаемых документов и
- другие особенности.
Договор должен быть правильно оформлен и подписан лицами, имеющими необходимые полномочия. Договор составляется в 2 экземплярах:
При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению. Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату. Следующее преимущество: если ликвидируется организация – источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.
Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:
- упорядочить, т.е. обработать, все свои документы в соответствии с архивными требованиями;
- составить описи на дела постоянного хранения, по личному составу, временного хранения и, конечно, представить акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения и не представляющими научно-практической и исторической ценности и передать их на согласование архиву;
- в дальнейшем ежегодно представлять описи на согласование архива;
- ежегодно (или 1 раз в 2 года) заполнять паспорт архива (так называемую «инвентаризацию» вашего документального фонда);
- ежегодно составлять либо вносить изменения в номенклатуру дел;
- по истечении определенного срока, установленного графиком, организация должна будет передавать документы на хранение в архив (более подробно эта процедура описана в пунктах 9.1–9.7 Правил);
- разработать положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК);
- проводить методическую работу по ведению делопроизводства и архивного дела в подразделениях своей организации;
- участвовать в конференциях и семинарах, организуемых архивом для повышения квалификации и обмена опытом;
- обеспечить сохранность всех документов вашей организации, поставленных на учет в архив.
Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации
Обратите внимание на п. 9.7 Правил, в котором указано, что при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Здесь есть неточность, и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства.
Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация, то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Чаще всего архивные учреждения перегружены и пытаются «откреститься» от новой дозы документов, пытаясь возложить эту ношу на другие плечи, и делают это даже с документами по личному составу. Если вышестоящая организация и ликвидируемая находятся в одном городе / регионе, то это куда ни шло. А если ликвидируемая, например, в Саранске, а головная – в Москве, то головной организации везти документы к себе либо оплачивать их депозитарное хранение в Саранске одинаково «неприятно». Если же документы «уедут» из Саранска, то как людям потом разыскивать их и получать архивные справки, когда они понадобятся для Пенсионного фонда и иных целей?
Итак, при ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).
Отдельно поясним роли действующих лиц этой «пьесы»:
- Вышестоящая организация – она может быть таковой для филиала или представительства и не только. Вышестоящая и подчиненная организация могут иметь совершенно разные наименования и их взаимосвязь может быть видна лишь из учредительных документов. Если ликвидируемая организация создана по распоряжению органа власти, то он тоже может получить «в наследство» ее документы.
- Ликвидационная комиссия – это орган управления предприятием, находящимся в стадии ликвидации или банкротства (конкурсного производства).
- Орган управления архивным делом – это орган исполнительной власти, уполномоченный на управление архивным делом на территории субъекта Российской Федерации и реализующий государственные функции в сфере архивного дела.
- Специализированный архив (центр) документов по личному составу – государственное учреждение, которое создается в субъекте на основании постановления Правительства субъекта и входит в систему архивных учреждений субъекта РФ с подчинением органу управления архивным делом субъекта РФ.
Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Ваш главный аргумент – документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.
Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то Закон настаивает 4 , чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, т.е. оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия), порой ему приходится оплачивать услуги сторонних специалистов для выполнения этой работы 5 . Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе.
Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:
- Согласно п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредители юридического лица или орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации.
- Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и / или в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений).
- От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ (Пример 1), а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом.
- Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.) путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации. В случае судебного разбирательства это письмо будет использовано как подтверждение намерений предприятия, направленных на обеспечение сохранности документов (Пример 1).
- Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение.
- Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке.
- Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение.
- Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт – в зависимости от указаний архива.
- После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе.
- Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела в соответствии с п. 3.5–3.6 Правил; включены в описи дел в соответствии с пунктом 7.2 тех же Правил. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.
- Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия (Пример 2). Как «вычислить» это архивное учреждение, мы поясним чуть ниже.