Электронный чек в налоговой зачем

Что такое электронные кассовые чеки и кому они нужны

Электронный кассовый чек — это документ, который подтверждает покупку товара или услуги. Они необходимы для фискализации онлайн-платежей по 54-ФЗ. Рассказываем подробнее про то, кому они нужны, а кому нет, как их формировать, отправлять покупателю и другие детали.

1. 1. Что такое электронный кассовый чек
2. 2. Преимущества электронных облачных чеков
3. 3. Кому и в какие сроки необходимо отправлять кассовые чеки
4. 4. Когда чек можно не формировать
5. 5. Как создать электронный чек и как его отправить покупателю
6. 6. Что делать, если в чеке возникла ошибка
7. 7. Как сделать чек коррекции
8. 8. Выводы

Что такое электронный кассовый чек

Электронный кассовый чек создается и хранится в электронном виде, а покупатель может получить его по СМС, в мессенджере или e-mail. Электронный кассовый чек — аналог бумажного, который выдается в магазинах. Электронный чек важен для налоговой отчетности, так как позволяет контролировать доходы продавца и размер налогов, которые он должен платить.

Преимущества электронный чеков

● Продолжительность хранения. Цифровые электронные чеки имеют длительный срок службы: они не выцветают, не деформируются и не теряются.

● Экономия расходов на материалы. Использование электронных чеков позволяет сэкономить на чековой ленте и закупке краски, которые требуются для обычных бумажных чеков.

● Снижение нагрузки на печатающие устройства. Это приводит к увеличению их срока службы и экономии на ремонте и замене компонентов.

● Уменьшение количества отходов. Поскольку покупатели больше не получают бумажные чеки, это способствует сокращению объема отходов и не наносит вред окружающей среде.

● Экономия времени для покупателя. Нет необходимости ждать, пока чек будет напечатан.

Чем электронный чек отличается от бумажного

Как было упомянуто выше, электронный чек — аналог бумажного. Но есть различия.

1. Основание для выдачи. Продавец печатает чек, даже если он не нужен покупателю. Получение электронного документа зависит от самого покупателя и его желания.
2. Контактные данные. Для выдачи бумажного чека не нужно запрашивать электронную почту или номер покупателя. Для отправки электронного документа клиенту необходимо указать контактные данные.
3. Срок жизни. Бумажный чек со временем выцветает, что приводит к потере данных. Электронный чек всегда можно найти в смартфоне или в приложении ФНС «Мои чеки онлайн».
4. Срок выдачи. Печать бумажного чека происходит сразу же после покупки. Согласно 54-ФЗ, отправка электронного чека осуществляется не позднее:

• следующего после оплаты рабочего дня;
• момента, когда покупатель получает посылку от курьера или почтового оператора в случае с интернет-продажами.

Если клиенту нужен электронный экземпляр после печати бумажного чека, то продавец не сможет его выдать. Но при сканировании QR-кода с бумажного документа в приложении ФНС можно получить доступ к электронному аналогу.

Кому и в какие сроки необходимо отправлять кассовые чеки

54-ФЗ требует, чтобы все организации, которые принимают платежи наличными или онлайн, использовали онлайн-кассы и выписывали чеки. Это касается магазинов, кафе, ресторанов, аптек, заправок, юридических фирм и других организаций.

Важный момент: если организация получила деньги до момента реализации товара, выполнения работы или оказания услуги, она также должна пробивать чеки на предоплату или аванс.

Необходимо отправлять электронные чеки вовремя. Согласно 54-ФЗ, фискальные документы можно не отправлять оператору не более 30 дней, потом фискальный накопитель будет заблокирован, а кассовые операции станут недоступны.

Какие бывают формы отправки кассовых чеков

Отправка на телефонный номер по СМС

СМС-версия электронного чека ограничена по символам и содержит только основную информацию о расчетах:

● дата и время покупки;

● регистрационный номер ККТ;

● ссылка на полную версию на сайте ОФД.

Отправка в мессенджеры, привязанные к телефону клиенту

Чек в мессенджерах отображается в виде картинки, pdf-документа или ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. По этой ссылке можно перейти на страницу с полной электронной версией чека.

Чек можно сохранить в смартфоне или облачном хранилище, чтобы при необходимости вернуть товар.

Отправка на электронную почту покупателя

Электронный чек, который отправляется по email, содержит больше информации, чем СМС-версия. Документ содержит те же обязательные реквизиты, что и бумажный, а также дополнительные, которые должны быть в электронном.

Обязательные реквизиты для электронного чека:

● номер телефона или e-mail покупателя и магазина;

● номер версии ФФД (формат фискальных документов);

● код формы фискального документа;

QR-код в чеках

QR-код — двумерный код, в котором зашифрованы:

● время и дата расчетов;

● номер фискального документа;

● номер фискального накопителя;

● фискальный признак документа.

Покупатель может отсканировать QR-код и проверить эту информацию. Продавец может добавить в QR-код любую дополнительную информацию: сайт магазина, информацию о скидках и т.д.

Электронный чек с маркировкой

При расчетах за маркированный товар обязательно в чеке должны быть:

● код GTIN (международный код маркировки и учета логистических единиц);

● символ маркировки [М+].

У последнего реквизита есть три варианта печати:

● [M+] – проверка в фискальном накопителе и системе маркировки прошла успешно. Покупатель приобрел оригинальный маркированный товар.

● [M] – хотя бы одна из проверок не была проведена. Это может произойти из-за того, что ККТ не смогла связаться с системой маркировки, либо сама касса работает в автономном режиме.

● [M-] – хотя бы одна из проверок была провалена.

В печатной версии чека указывать эти реквизиты необязательно.

Также продавец может дополнительно подключить промо-опции, чтобы использовать расчетные документы для продвижения.

Реклама в электронных чеках

С помощью электронных чеков также можно продвигать товары или услуги. Например, на чек можно добавить информацию о скидках и акциях, адреса сайтов и пр. Кроме того, на чек можно добавить собственный логотип.

Когда чек можно не формировать

Некоторые организации или ИП, продающие товары или услуги в интернете, могут не использовать контрольно-кассовую технику. Это самозанятые, B2B-компании, которые оказывают услуги за безналичный расчет, мастера народных промыслов, предприниматели, работающие по патенту и некоторые другие. О категориях «льготников» вы можете подробнее прочитать в нашем материале.

Штрафы за нарушения при отправке электронных чеков

Ненаправление электронного чека покупателю – это административное правонарушение. Влечет предупреждение или штраф:

● должностным лицам – 2 000 руб.;

● юридическим лицам – 10 000 руб.

Как создать электронный чек и как его отправить покупателю

Для этого необходимо использовать специальное ПО, которое должно быть установлено на кассовом аппарате или компьютере продавца. Это может быть как отдельная программа, так и модуль в составе комплексных ПО для автоматизации торговли и услуг. Примеры таких программ: «1С:Касса», «Айко», «Такском», «Штрих-М: Кассир» и другие.

После оформления покупки продавец заполняет соответствующую форму в программе, указывая данные о товаре или услуге, стоимость, налоги и прочее. После этого программа автоматически формирует электронный кассовый чек, который может быть отправлен на телефон или почту покупателя.

В сервисах, которые предлагают облачные онлайн-кассы для формирования чеков, как правило, есть готовые модули интеграции с популярными CMS или API. Благодаря этому чеки формируются автоматически. Такая опция есть и в сервисе онлайн-касс CloudKassir. Он предоставляет готовое решение для фискализации безналичных платежей и формирования электронных чеков по 54-ФЗ для любого бизнеса — интернет-магазины, онлайн-образование, ЖКХ, такси, курьерские службы, вендинг и других. В ЛК сервиса можно и вручную формировать чеки.

Как сделать проверку чеков

В личном кабинете ОФД можно получить полную информацию по кассовому чеку и убедиться в корректности данных и подлинности фискального документа.

Что делать, если в электронном чеке возникла ошибка

Бывает, что продавец пробил чек неправильно. Ошибки могут быть следующими:

● неправильное наименование товара или услуги;

● неверная цена товара или услуги;

● отсутствует информация о количестве товара или услуги;

● неверная дата покупки;

● неверные данные о продавце или покупателе;

● выдан неполный чек;

● выдано несколько чеков на одну и ту же покупку.

Ошибки в чеках приводят к передаче некорректной информации в ФНС и проверкам или штрафам от налоговой. Поэтому, если в электронном кассовом чеке допущена неточность, ее необходимо исправить.

Как сделать чек коррекции

Рассмотрим на примере сервиса CloudKassir, как сформировать чек коррекции. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

● Зайти в личный кабинет CloudKassir.

● Выбрать раздел «чеки коррекции» — «сформировать чек».

● Ввести параметры чека коррекции: данные и сумму.

● Сформировать чек коррекции.

Принципы корректировки и порядок формирования чеков в процессе коррекции

● В случае, если чек не был пробит вовремя, т.е. транзакции не были фискализированы, то формируется чек коррекции прихода.

● Если были ошибочные чеки прихода, то формируется чек возврата прихода с ошибочными данными, а после чек прихода с корректными.

● Если чеки задублировались, то делается чек возврата прихода.

Выводы

● Формирование электронных чеков обязательно для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, продающих товары и предоставляющих услуги.

● Важно следить за тем, чтобы чеки были выданы правильно и содержали всю необходимую информацию, такую как наименование товара или услуги, цену, количество товаров и дату покупки.

● Чтобы отправлять чеки, иметь онлайн-кассу не обязательно: облачные Cloud-чеки позволяют фискализировать платежи без кассы.

ФНС разъяснила, что при наличии электронного кассового чека бумажный хранить не обязательно

О чем речь. Чтобы уменьшить налог на доход, некоторые компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» должны подтверждать расходы на бизнес. Если подтверждения не будет — обосновать траты не получится и сумма налога будет больше. Поэтому бизнес сохраняет кассовые чеки: в электронном и бумажном виде.

Еще эти чеки нужны для подтверждения расходов подотчетных лиц, например командировочных сотрудников. Они сдают авансовые отчеты работодателю, на основе которых с этих денег ему не приходится исчислять НДФЛ и взносы.

Что случилось. ФНС опубликовала письмо, в котором разъяснила, что, если есть электронный кассовый чек — бумажный хранить не обязательно. Достаточно, чтобы его можно было найти в приложении «Проверка чеков ФНС России». Тогда его можно приобщить к документам, которые подтверждают расходы бизнеса и уменьшают налоговую базу. Также электронный чек позволит не начислять НДФЛ и взносы на расходы подотчетных сотрудников.

Это относится и к отсканированным кассовым чекам. Если с помощью QR-кода чека его можно найти в приложении «Проверка чеков ФНС России» — его будет достаточно и без бумажного.

Что это значит для бизнеса. Если бизнес входит в число тех, кто должен отчитываться о своих расходах, — он может подтверждать их только электронными чеками, если они соответствуют условиям налоговой.

Что такое электронный чек и зачем он нужен бизнесу

Кризисной весной 2022 года предприниматели столкнулись с проблемой – из-за санкций и сложностей с логистикой возник дефицит чековой ленты. ФНС заявила о том, что временно не будет привлекать предпринимателей к ответственности за невыдачу бумажного чека, но сколько продлится эта ситуация – пока непонятно. Давайте разберёмся, что делать бизнесу в этой ситуации и можно ли заменить бумажные чеки на электронные.

Что такое электронные чеки

Электронный чек – это электронная версия бумажного чека, который продавец отдаёт потребителю. Такой чек отправляют покупателю на электронную почту, по смс или в мессенджер в виде изображения, PDF-документа или ссылки. По юридической силе электронный чек равнозначен бумажному, если данные в них идентичны ( п.4 ст.1.2 №54 ФЗ ).

Сейчас практически все предприниматели обязаны пользоваться онлайн-кассами и регистрировать их в налоговой службе. Онлайн-кассы передают информацию, в том числе и электронные чеки, оператору фискальных данных (ОФД), который отправляет их в налоговую. С помощью этих же касс предприниматели могут отправлять электронные чеки и покупателям. Главное – подключить услугу отправки чеков покупателю у оператора фискальных данных и настроить оборудование.

Несмотря на то, что юридически электронные и бумажные чеки равнозначны, просто так в один момент отказаться от бумажных чеков не получится. Чтобы отправить покупателю только электронный чек, нужно до момента расчёта получить его электронную почту или номер телефона. Это обязательное требование п.2 ст.1.2 №54 ФЗ . Если покупатель не согласится, то продавец обязан выдать ему бумажный чек.

Мнение эксперта

Дарья Акимова, руководитель отдела аналитики исследовательской компании NTech: Основная сложность заключается в том, как получить согласие клиента на получение электронного чека. Если продавец каждого покупателя будет спрашивать о готовности получения электронного чека и просить предоставить для этого его контактные данные (номер телефона или email), это будет существенно задерживать и очередь, и самого покупателя, и продавца. В этом плане удобно ритейлерам, потому что у них уже есть сложившаяся система лояльности, а значит и номер телефона или email клиента, куда можно направить чек. Малому бизнесу тоже нужно задуматься о создании собственной системы лояльности для клиентов. При этом вовсе не обязательно создавать физическую пластиковую скидочную карту, достаточно будет номера телефона. Данная схема существенно облегчит жизнь тем продавцам, у которых возникли сложности с приобретением бумажной чековой ленты.

Когда бумажный чек обязателен и можно ли не выдавать чек вообще

В большинстве случаев, если покупатель согласен получить электронный чек, то бумажный можно не выдавать. Исключений немного, в основном они касаются отдалённых от сетей связи местностей и военных объектов. Подробнее об ограничениях можно узнать в п.7 ст.2 №54-ФЗ .

Мнение эксперта

Владимир Гайдай, директор по развитию ООО «ГЛОБАЛ АЙТИ»: Если организация в соответствии со ст.2 №54-ФЗ обязана использовать контрольно-кассовую технику, то она обязана выдавать чек в бумажном или электронном виде. Исключительно в электронном виде можно выдавать чек при продаже товаров и услуг через интернет. А также через автоматические торговые аппараты – в этом случае чек можно направлять в электронном виде или отображать ссылку на него в виде QR кода.

А вот совсем не выдавать покупателю чек запрещено. За это, согласно п.6.ст.14.5 КоАП РФ , грозит предупреждение или административный штраф в размере 2 000 рублей для должностных лиц и 10 000 рублей для юридических лиц.

Что делать бизнесу, если кончилась чековая лента

Весной 2022 года возникли сложности с поставками чековых лент. В ответ на ситуацию, ФНС России заявила , что не будет привлекать пользователей онлайн-касс к ответственности за отсутствие бумажного чека, если расчёт зафиксирован на кассе, а чековая лента отсутствует по не зависящим от них обстоятельствам. Но сколько продлится этот период, в налоговой не уточнили. Поэтому лучше не ждать, пока чековая лента закончится, а предлагать покупателям получить электронные чеки.

Мнение эксперта

Дарья Акимова, руководитель отдела аналитики исследовательской компании NTech: Согласно 54-ФЗ чек нужно выдавать обязательно, но не уточняется, в каком формате должен быть этот чек: в бумажном или электронном. В законе говорится, что чек может быть заменён на накладную строгой отчётности, либо на электронную версию чека. Таким образом, совершенно законной будет выдача электронного чека с согласия покупателя, если продавец не может выдать чек бумажный. Если у продавца нет возможности выдать и электронный чек, тогда нужно выдать документ строгой отчётности, т.е. накладную.

Экспресс-резюме по статье

• Электронный чек – это электронная копия бумажного чека, по юридической силе они равнозначны.
• Электронный чек автоматически формируется в онлайн-кассе для передачи оператору фискальных данных. Если настроить оборудование, эти же чеки можно отправлять и покупателям.
• Чтобы заменить бумажный чек на электронный, нужно до расчёта получить от покупателя электронный адрес или телефон. Для этого удобно использовать программы лояльности.
• Совсем не выдавать покупателю чек запрещено, но в большинстве случаев бумажный можно заменить электронным.
• Налоговая служба обещала не штрафовать предпринимателей, если они не смогли выдать бумажный чек из-за отсутствия чековой ленты.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360

Зачем ФНС запустила сервис для хранения чеков

ФНС создала сервис для хранения чеков, и не так давно система начала свою работу. Несколько месяцев назад стало известно о создании налоговиками специального сервиса, в котором будут храниться все электронные чеки. Работники Федеральной налоговой службы уверены, что создание такой системы упростит работу с прямыми налогами, а кроме того поможет с заполнением деклараций. Предоставление данных в систему пока что ведется в добровольном режиме. Попросту говоря, сервис должен быть полезен и удобен как налоговым службам, так и простым гражданам. Но будет ли это реализовано на практике? Об этом поговорим в данной статье.

Регистрация онлайн-кассы в ФНС

Регистрация онлайн-кассы в ФНС необходима для проведения расчётов в соответствии с законом 54-Ф3. Закажите услугу прямо сейчас — цена 2000 ₽.

Что такое сервис для хранения чеков от ФНС?

Итак, система, которую разрабатывает налоговая служба, носит наименование «Мои чеки онлайн». Перейдя по ссылке на сайт, можно заметить, что он имеет простой и удобный интерфейс. Для входа необходимо совершить несколько простых действий:

• 1. Сперва стоит указать телефонный номер пользователя. После чего на ваш телефон придет СМС с подтверждающим кодом, который нужно ввести в поле.
• 2. Далее сервис предложит ввести адрес электронного почтового ящика. Данное действие совершать не обязательно, регистрацию можно завершить, нажав кнопку “Пропустить”. Поэтому этот пункт выполняется по желанию.
• 3. После выполнения этих простых пунктов открывается доступ ко всем операциям, которые зарегистрированы на ваш номер. Открыв любой из чеков, вы можете посмотреть в нем информацию о продавце, стоимость товара или услуги, а также дату и время, когда была совершена та или иная покупка по банковской карте. Все чеки в списке можно открыть и посмотреть данные по ним. Фактически все данные совпадают с теми, что есть на бумажных вариантах чеков. Кроме того, есть кнопка для скачивания электронного чека.

Для чего хранятся чеки в ФНС?

Есть несколько причин разного характера, почему ФНС разработала сервис для хранения электронных чеков.Федеральный орган исполнительной власти, в том числе опирался на опыт иностранных государств. Ведь в последнее время все больше стран стараются отказаться от чеков из бумаги и перейти на электронные варианты. Итак, разберем основные причины создания системы:

• Причина экономического характера. Анализируя затраты, которые уходят на печать бумажных чеков, можно заметить, что отказ о них поможет сэкономить приличную сумму. Ведь цена за каждый разнится от 10 до 20 копеек.
• Причина экологического характера. Печать чеков производится на специальной термобумаге и с применением специальных химических веществ. Известно, что из-за содержания вредных средств такая бумага не принимается на переработку. Европейские страны уже начали программу по отказу от оборота термобумаги.
• Учет потребностей клиентов. Потребители, благодаря сервису, смогут легко получать доступ к данным о купленных товарах. Все чеки будут в одной системе, в которую каждый сможет можно зайти в любое время из любого места. К примеру, если покупатель потеряет бумажный чек и захочет вернуть товар, он сможет предъявить электронный вариант. Также наличие чеков необходимо, чтобы участвовать в программах с возвратом кэшбэка, бонусов и программах лояльности.
• Налоговый вычет и его получение. ФНС часто уведомляет о планах по упрощению процедуры получения налоговых вычетов. Благодаря сервису «Мои чеки онлайн» эта процедура должна стать проще. Налоговые органы смогут учитывать суммы возвратов с помощью данных, полученных системой, а налогоплательщикам не придется заполнять декларации для получения денежных средств.
• Простота в хранении чеков. К сожалению, чеки, напечатанные на бумаге, ограничены в сроке годности. Они выцветают, теряются, рвутся, что создает неудобства для потребителей, ведь иногда присутствует необходимость хранения чеков даже в течение нескольких лет. Электронные варианты в этом плане намного практичнее.

Каким образом сервис получает данные?

Ведомство информирует о том, что электронные варианты чеков направляются на сайт лишь с позволения потребителей. Таким образом, данные о ваших покупках смогут попасть в сервис для хранения чеков от ФНС следующими путями:

• Потребитель при покупке может продиктовать кассиру свою электронную почту, а также номер мобильного телефона;
• Также потребитель имеет возможность сканирования специального двухмерного штрихкода, расположенного на квитанции, посредством использования приложения «Проверки чеков ФНС». Так как мобильное приложение авторизует пользователя через телефонный номер, электронная квитанция будет направлена в онлайн-сервис.

Пользователь может не захотеть указывать данные для внесения чека в электронную базу, тогда он получит чек на бумаге. Однако чек все равно будет занесен в сервис, но телефонный номер и адрес электронного почтового ящика не будут к нему привязаны.

Читайте также: «Регистрация онлайн кассы в ФНС»

Что вызывает беспокойство у пользователей?

С созданием ФНС сервиса для хранения чеков СМИ все чаще стали публиковать статьи, в которых выражались опасения по этому поводу. Ведь с помощью такого сервиса налоговые ведомства имеют возможность следить за тратами на товары и транзакциями по банковским картам,х отя налоговые службы и уведомляют о том, что квитанции в электронном виде не будут синхронизироваться с банковскими операциями. То есть, когда потребитель будет оплачивать покупку по карте и получит квитанцию, данные в систему не поступят.

Однако такие заявления от ФНС спровоцировали появление беспокойств и волнения у людей. Так давайте же попытаемся разобраться в этой информации и понять, стоит ли беспокоиться из-за создания сервиса для хранения чеков.

Итак, из-за появления системы хранения чеков, в сети начали появляться обеспокоенные комментарии от пользователей о том, что налоговые органы начинают отслеживание всех покупок, которые оплачены банковской картой. Такие заявления сильно преувеличены, так как не являются действительностью. Для начала стоит разобраться, каким образом налоговые службы соотносят чеки и покупателей.

По умолчанию, когда покупатель приобретает товар в магазине, кассир должен выбить бумажный чек. Соответственно после выдачи чека, кассовое оборудование должно отправить его в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных. Отправленный чек не связан с личностью оплатившей товар, в том числе, если расплатились по карте. Таким образом, в налоговую попадает информация только о продавце, который продал товар, а данные о покупателях нет.

Однако ссылаясь на закон 54-ФЗ, потребитель может запросить версию чека в электронном виде. В таком случае он должен сообщить об этом кассиру перед тем, как оплатить товар и предоставить последнему либо телефонный номер, либо личную электронную почту, на которую придет квитанция. После этого данные покупателя действительно будут привязаны к покупке и занесены в ведомство ФНС.

В том случае, когда покупатель осуществляет покупку товара через интернет, то соответственно печать экземпляра квитанции на термобумаге не представляется возможной. В таком случае, квитанция будет отправлена лишь в электронном виде на указанный адрес почты. Такие квитанции также соотносятся с информацией о плательщике, так как он указывает ее для получения чека на товар.

Вывод

Таким образом, подытожим, все-таки сервис для хранения чеков от ФНС, после того, как вы войдете в личный кабинет, покажет лишь те чеки, которые были получены на электронный почтовый ящик и телефонный номер, указанные лично вами. В сервисе не будут представлены данные обо всех покупках, которые были оплачены картой. На данный момент подавляющее большинство чеков в системе составляют уведомления об оплате услуг таксистов, заказов продуктов и других товаров в интернет-магазинах. Чеки из розничных точек станут персонализированы только по желанию потребителя.

В дальнейшем налоговые службы планируют объединение информации из персонального кабинета пользователей и информации с кассового оборудования. Это предполагается сделать, чтобы упростить выдачу налоговых выплат. К примеру, выплаты с покупки медикаментов в аптеках или за оплату в медицинских учреждениях. В таком случае потребителям не потребуется сохранять чеки напечатанные на термобумаге, чтобы предоставить их в инспекцию федеральной налоговой службы.

Нужна помощь в регистрации онлайн-кассы?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и проведем регистрацию онлайн-кассы в ФНС.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования