Хранение и учет должностных инструкций
Люди! Подскажите, как образом и у кого хранятся должностные инструкции, нужен ли журнал регистрации и куда девать должностные инструкции людей, уже не работающих в организации? Заранее благодарна.
06.11.2003 00:00:00
Должностные инструкции хранятся в отделе кадров предприятия, там же происходит ознакомление с должностной инструкцией вновь поступающего работника. Регистрируются ДИ в журнале регистрации, у нас такой журнал называется «Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним», можете назвать его по другому. Если Вы имеете ввиду устаревшую должностную инструкцию, то я думаю, ее можно должго не хранить, главное, чтобы все работники были ознакомлены с новой. А вообще, желательно раз в год обновлять все ДИ.
16.11.2003 00:00:00
Должностная инструкция должна храниться в том отделе, где работает сотрудник. Ознакомив работника с должностной инструкцией при приеме, необходимо сделать отметку в журнале регистрации ДИ (с ДИ ознакомлен, дата, роспись). Копию можно выдать работнику на руки.Другая копия хранится в о/к.
17.11.2003 00:00:00
Очень часто додностные инстуркии яляются неотъемлемой частью трудового договора, поэтому и хранить подписанный экземпляр инструкции вместе с договором у сотрудника. Также такой пакет документов должен быть выдан сотруднику.
Как правило сам трудового договор помещается в состав личного дела, если оно ведется на предприятии. Копи храняться у нач.отдела, где работает сотрудник,
18.11.2003 00:00:00
Получается, что на каждого сотрудника нужно делать отдельно экземпляр должностной инструкции и прикладывать в личное дело. По-моему это неудобно. Подписанный экземпляр ДИ отдавать на хранение работнику ни в коем случае нельзя. Иначе, в случае спора, как же ВЫ потом докажете, что он был ознакомлен с ДИ? У нас копии ДИ есть в каждом отделе, если у работника возникают какие-то вопросы, он может освежить память в любой момент. Я за то, чтобы все подлинники ДИ хранились в отделе кадров.
11.02.2004 00:00:00
А существуют ли нормативные документы, которые
в той или иной мере регламентируют место храниения должностных инструкций (как-то — один экземпляр — в ОК, другой (не копия, а подписанный руководителем!) — на руках у работника)?
11.02.2004 00:00:00
Я вот ни разу не видел и никогда не слышал о регламентации хранения ДИ.
Но при этом, на всех фирмах где я работал, всегда выполнялись следующие законы введения и использования ДИ , охнакомления с обязанностями на рабочем месте:
1) Должностная инструкция пишется экономистом по труду ООТиЗ (при отсутствии ООТиЗ,- работником ОК), затем согласовывается с Нач. ООТИЗ, Нач.ОК, Руков. подразделения, утверждается Ген.Директором.
2) Один экземпляр хранится в ОК, второй в ОТИЗ, третий в подразделении;
3) При приеме на работу, ОК проверяет претендента на соответсвие требований ДИ, направляет на собеседование к руков. подразделения, при его согласии- заключается контракт.
4) После прохождения мед/комиссии работник приходит в ОК, ознакамливается с основными регламентирующими документами, заключает контракт и получает направление на рабочее место;
5) Подходит к нач. подразделения, тот ознакамливает его с должностной инструкцией, хранящейся в подразделении под роспись, предоставля5ет возможность откопировать ДИ или получить ее в электронном виде, направляет его в ОТБ для прохождения ознакомительного (вводного) инструктажа по ТБ, потом Нач. подразделения ознакамливает работника с рабочим местом, передает по роспись в присутствии Нач. Ахо по описи МЦ, потом делает инструктаж по ТБ на рабочем месте, данный факт регистрирует под роспись в журнале инструктажей по ТБ.
ДИ хранятся в папках по структурным подразделениям, и если в штатном расписании происходят изменения, все равно продолжают там храниться.
Если ДИ коренным образом изменена и устарела, больше использоваться не будет, тогда ее сдают в архив, там она хранится 50 лет, затем уничтожается (срок хранения связан с пенсионным обеспечением).
Как долго необходимо хранить должностные инструкции работников
Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий трудовой распорядок работников в организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь). Она разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).
Наниматель должен определить лицо (круг лиц), которому поручается разработка проектов инструкций, путем:
– или издания приказа (распоряжения) о назначении ответственных лиц;
– или включения в должностные инструкции руководителей (специалистов) обязанности по их разработке.
Должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция. Поэтому после увольнения работника его должностная инструкция не уничтожается.
Неутвержденная инструкция не имеет юридической силы. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
Должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения и действует до замены новой инструкцией. Но и после замены сразу уничтожать ее нельзя.
Для должностных инструкций установлен срок хранения 50 лет (после замены новыми) (п. 30 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения должностных инструкций исчисляется с 1 января года, следующего за годом их замены новыми.
Например, если должностная инструкция утверждена в 2015 г., а новая была утверждена в 2017 г., то срок хранения (50 лет) отсчитывается с 1 января 2018 г.
Ольга Орлова, юрист
Если вы заметили ошибку в тексте актуального комментария, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter
Срок хранения должностных инструкций
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения должностных инструкций (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Должностные инструкции:
- Должностная инструкция
- Должностная инструкция агента по снабжению
- Должностная инструкция агронома
- Должностная инструкция администратора
- Должностная инструкция администратора гостиницы
- Показать все
- Должностные инструкции:
- Должностная инструкция
- Должностная инструкция агента по снабжению
- Должностная инструкция агронома
- Должностная инструкция администратора
- Должностная инструкция администратора гостиницы
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Бухгалтерские и кадровые документы: сроки хранения и уничтожение
(Издательство «Главная книга», 2023) Должностные инструкции для конкретного работника — 50 лет, типовые по должности, профессии — 3 года после замены новыми
Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Сразу оговоримся, что для должности разрабатывается должностная инструкция (например, должностная инструкция документоведа). А для профессии – инструкция по профессии, на практике ее также называют рабочей или производственной инструкцией (например, инструкция по профессии курьера). Но далее для упрощения все их будем именовать должностными инструкциями.
Типовая и индивидуальная должностные инструкции соотносятся как общее и особенное.
Типовая должностная инструкция закрепляет общие формулировки вида и цели деятельности, содержит описание обобщенных трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняются по должности, а также права и ответственность. Обычно она утверждается как локальный нормативный акт организации.
Формулировки трудовых функций и трудовых действий в настоящее время на самом высоком уровне закрепляются в профессиональных стандартах, ими руководствуются кадровые службы, когда разрабатывают штатные расписания.
На основе одной типовой должностной инструкции могут работать несколько документоведов в службе делопроизводства, если они выполняют одинаковую трудовую функцию. В штатном расписании будет закреплено общее количество штатных единиц с одинаковым наименованием «документовед».
В разработке типовых должностных инструкций обычно участвуют руководители структурных подразделений, организующие производственные, технологические и административные процессы. На руководителей процессов также возлагается ответственность и за актуализацию типовых должностных инструкций.
Индивидуальные должностные инструкции закрепляют конкретные трудовые действия, которые выполняет конкретный работник на конкретном, закрепленном за ним рабочем месте в конкретном структурном подразделении. Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции уточняются и конкретизируются по сравнению с профессиональными стандартами и отражают конкретные условия труда работника.
Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции обычно дополняют содержание трудового договора этого работника. А сама индивидуальная должностная инструкция может формироваться в личное дело работника. Роструд отмечает, что такая должностная инструкция может являться (см. письма от 30.11.2009 № 3520-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6):
- как самостоятельным документом,
- так и приложением к трудовому договору (и тогда она хранится столько же, сколько хранится сам трудовой договор, см. ст. 435 Перечня 2019 г.),
Теперь о сроках хранения. Типовая должностная инструкция является в чистом виде организационным документом, а индивидуальная должностная инструкция одновременно выполняет функцию и документа по личному составу. Отсюда следуют и разные наименования данной категории документов, и разные сроки их хранения, которые закреплены в новом Перечне 2019 г.:
- в ст. 442 для типовых должностных инструкций и
- в ст. 443 для индивидуальных должностных инструкций.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Поясним дополнительные термины, которые тут фигурируют.
Профиль должности – новый справочно-информационный документ, который кадровые службы составляют на основе профессиональных стандартов и конкретных требований своей организации-работодателя. Используется для поиска (подбора) кандидатов, а также в процессах аттестации, обучения и промежуточной оценки деятельности сотрудников. Разрабатывается в табличной форме и содержит краткие требования к профессиональным и личным компетенциям сотрудника, описание трудовой функции, должностных обязанностей, прав и ответственности.
Должностной регламент – документ, в котором устанавливаются квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность государственного гражданского или муниципального служащего. Применяется в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов РФ, в органах местного самоуправления. Разрабатывается в обычной текстовой форме и в части формулировок трудовых действий гармонизируется с административными регламентами реализации функций и оказания государственных или муниципальных услуг.