Суточные в командировке: как рассчитать и что учесть
В командировке у сотрудника практически неизбежно возникают различные расходы – на проезд, проживание, питание и так далее. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан их возмещать. Различные дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, называются суточными, и при их планировании и расчете есть некоторые нюансы. Разберем их этой статье с помощью нашего партнера OneTwoTrip for Business, онлайн-сервиса организации командировок для юридических лиц.
О сервисе
OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.
На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 миллионов отелей.
Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.
Суточные или командировочные?
Все расходы сотрудника в деловой поездке можно разделить на две группы:
Командировочные – сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.
Суточные – это дополнительные расходы, которые возникают в командировке. Сюда входят все платежи, которые заранее не были согласованы с работодателем, например, ужин в кафе. Сотрудник вправе распоряжаться суточными по своему усмотрению, отчитываться за них в бухгалтерию не нужно.
Когда полагаются суточные
Работодатель обязан выплатить суточные за каждый день пребывания работника в деловой поездке, даже за выходные и праздники, а также за дни, которые он находился в пути. В том числе и за время вынужденной остановки, например, из-за переноса или отмены рейса. Такой порядок предусмотрен п. 11 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749.
Однако есть несколько важных моментов. Если сотрудник живет недалеко от города, в котором проходит командировка, и может ежедневно возвращаться домой, суточные начислять необязательно. Компания может их выплатить, например, если дорога занимает много времени, а работа сложная – но решение это он принимает самостоятельно.
Кроме того, суточные не положены, если командировка длится всего один день и сотрудник в этот день не выезжает за границу.
Объем выплат
В нынешнем законодательстве не установлены нормы расходов на командировки, существуют только лимиты для обложения НДФЛ (700 руб. за день нахождения в деловой поездке в России, 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке) и социальными взносами.
Работодатель вправе установить собственные лимиты в своих локальных актах, например, в положении о командировках. Это предусмотрено в ч. 4 ст. 168 ТК РФ.
Если командировка за границу
При международных деловых поездках суточные нужно выплачивать, даже если сотрудник выехал из России и вернулся в один и тот же день. В этом случае размер суточных составит 50% от нормы, определенной для зарубежных командировок в локальном нормативном акте компании (п. 20 положения, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
Если перед тем как выехать за границу сотрудник перемещается по территории России, например, добирается до столицы и уже оттуда вылетает в другую страну, суточные нужно выплатить по норме, установленной для внутренних командировок. Правила для зарубежных поездок, будут действовать со дня пересечения границы при выезде из России. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России.
Если за время бизнес-поездки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границ между государствами нужно выплачивать по нормам той страны, в которую он направлен (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Срок выплат
Согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749, возмещение расходов в командировке нужно производить авансом. При этом конкретные сроки выплат никак не определены, работодатель может самостоятельно их установить, закрепив в положении о командировках. Главное, чтобы сотрудник отправился в деловую поездку с деньгами.
Если же вы выплатите суточные не в составе аванса, а после возвращения работника, то придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – аналогично компенсации за задержку зарплаты.
Как определить период командировки
Днем начала деловой поездки считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса) из населенного пункта, где работает сотрудник, к месту, в которое он направлен в командировку. Соответственно, днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где сотрудник работает постоянно.
Важно понимать, что если, к примеру, самолет вылетает 3 декабря в 23:55, то 3 декабря считается днем командировки, и за него нужно выплатить суточные. Если же вылет происходит в 00:05, датой начала деловой поездки будет уже 4 декабря.
Чтобы упростить расчет времени, удобно пользоваться онлайн-сервисами для организации командировок. Например, в OneTwoTrip for Business можно моментально выгрузить билеты и ваучеры из личного кабинета командированного сотрудника и прикрепить их к отчету в качестве подтверждения дат поездки. Это удобно еще и потому, что так точно не потеряется посадочный талон.
Какие документы нужны для оформления суточных
Сотрудник не обязан писать отдельное заявление на выплату суточных. Они включены в состав аванса командировки, который бухгалтерия выдает на основании приказа руководителя или иного документа, определенного местными локальными актами. Можно выдать аванс по заявлению сотрудника, но если оформлен приказ руководителя, оно не обязательно (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Как отчитываться
Как мы уже упомянули выше, сотруднику не нужно отчитываться перед бухгалтерией за расходование суточных, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению (этот порядок следует из ст. 168 ТК РФ и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749).
А вот бухгалтерии все же придется составлять отчеты, ведь суточные – это нецелевая трата. Списывать расходы в виде суточных нужно после возвращения сотрудника из командировки. Чтобы списать затраты, потребуются авансовый отчет (в дату его утверждения нужно отразить списание расходов) и проездные документы, которые станут подтверждением дат пребывания сотрудника в командировке.
Как рассчитывать НДФЛ
При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в следующих пределах:
- 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
- 2500 руб. за день нахождения в деловой поездке за границу.
Если суточные больше этих норм, нужно удержать с них НДФЛ, ведь эта сумма считается доходом сотрудника. Это правило установлено в абз. 12 п. 1 ст. 217 и в ст. 210 НК РФ.
Доход сотрудника от суточных признается после возвращения сотрудника из командировки на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Это предусмотрено подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.
НДФЛ следует удержать при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты доход (подп. 4, подп. 6 ст. 226 НК РФ).
Если сотрудник едет в загранкомандировку, суточные можно выдать в иностранной валюте. Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6п. 1 ст. 223 НК РФ). Если сотрудник в этом месяце уволился, перерасчет нужно сделать по курсу Банка России на последний день его работы (п. 5 ст. 210, п. 2 ст. 223 НК РФ).
Как рассчитывать страховые взносы
В этом случае также действуют нормы суточных (700 руб. по России и 2500 руб. за границу).
С суточных сверх этих сумм нужно начислять страховые взносы – это следует из п. 2 статьи 422 НК.
А вот при расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2 000 рублей, а значит, взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх этой суммы. Это следует из п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Как рассчитывать налог на прибыль
При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). В этом случае суточные нужно включить в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации.
Суточные при однодневной командировке по России можно учесть в расходах – но не в составе командировочных, а в тех, которые связаны с производством и реализацией.
Суточные нужно признавать в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
А если у нас УСН?
Если вы платите налоги по упрощенной системе налогообложения (с разницы между доходами и расходами), вы вправе учесть суточные в составе расходов. Их размер при этом нужно брать из норм, установленных внутренними документами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283).
Суточные в валюте нужно признавать в расходах на дату утверждения авансового отчета. Курс валюты берите на дату выплаты суточных.
Справка о компании:
OneTwoTrip for Business – современный онлайн-сервис для организации командировок юридических лиц. С его помощью оформляют деловые поездки уже более 11 тыс. различных компаний, от малого бизнеса до крупных компаний с тысячами сотрудников.
На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно полностью спланировать поездку: купить авиабилеты 800 перевозчиков и ж/д билеты по России и СНГ, заказать трансфер и забронировать номер в одном из 2 млн отелей.
Пользоваться сервисом выгодно: подключение бесплатно, нет комиссий и скрытых платежей. Кроме того, в OneTwoTrip for Business действуют скидки до 35% на отели для корпоративных клиентов. Оплачивать билеты и отели можно удобными способами: корпоративной картой, постоплатой по счету, с депозита или бонусами программы лояльности.
Руководство: как считать суточные в загранкомандировках и при пересечении границы
В нашем блоге мы уже затрагивали тему расчета и выплаты суточных при командировках. Сегодня речь пойдет о том, как решать эти задачи в том случае, если сотрудник отправляется в деловую поездку за границу.
Зачем вообще платят суточные
Сотруднику, который отправляется в деловую поездку, положены суточные. Это деньги, которые позволят ему оплачивать расходы, возникающие потому, что какое-то время он будет вынужден выполнять работу не в своем городе.
Сколько суточных платить при загранкомандировках
Правил, регламентирующих выплату суточных определенного размера, не существует. То есть компания-работодатель самостоятельно может определять сколько суточных платить в поездках по России и за рубежом и в какой валюте. Можно даже установить размер суточных при заграничной командировке в валюте определенной страны, а выплату сделать в рублях по текущему курсу.
Не стоит забывать о том, что после определенного лимита возникает необходимость уплаты НДФЛ. По правилам на 2022 год, в случае зарубежной командировки размер суточных, которые не будут облагаться налогом, составляет 2500 рублей. Поэтому, если компания решит платить сотруднику 6000 рублей, то с 3500 рублей свыше лимита будут удержаны налоги.
Как рассчитать размер суточных , мы рассказали в отдельной статье.
Как рассчитать суточные при пересечении границы
Расчет суточных по «заграничной» ставке начинается со дня пересечения границы. Здесь действует принцип страны прибытия – если после дороги сотрудник оказывается вне России, то и платить ему нужно по ставке, установленной для страны пребывания. Для учета факт пересечения государственной границы осуществляется по штампам пограничников в заграничном паспорте.
В том случае, если деловая поездка охватывает несколько стран, то суточные при таких командировках выплачиваются по ставкам, установленным для каждой из стран. День прибытия в новую страну должен оплачиваться по ставке для этой страны или региона, в который она входит.
Заключение
Согласно трудовому кодексу России, работодатель обязан выплачивать суточные за каждый день командировки. Чтобы верно рассчитать суточные нужно следовать простым правилам:
- Суточные по «зарубежной» ставке нужно рассчитывать по принципу прибытия – деньги нужно выплатить по ставке для той страны, где сотрудник окажется в конце дня.
- Во избежание необходимости уплаты НДФЛ размер суточных для зарубежных поездок не должен превышать 2500 рублей.
- Для разных стран размер суточных может быть разным, платить нужно исходя из того, где сотрудник будет после завершения пути в конкретный день.
Вам может быть полезен материал:
Расчет суточных для командировки
Суточные – это расходы на питание и финансирование личных потребностей физлица, понесенные в связи с командировкой (пп. 170.9.1 НК). Такие расходы не надо подтверждать документально. Согласно ст. 121 КЗоТ работодатель обязан выплатить командированному работнику суточные.
Для работников коммерческих предприятий:
- минимальный размер суточных законодательством не определен;
- максимальный КЗоТом также не установлен, но пп. 170.9.1 НК предусмотрен максимум, который не считается налогооблагаемым доходом физлица, направленного в командировку (пп. 165.1.11 НК) (см. таблицу).
Коммерческое предприятие вправе установить размер суточных как выше, так и ниже не облагаемого НДФЛ размера. При этом сверхнормативные суточные, выданные работнику, придется обложить НДФЛ с применением натурального коэффициента и военным сбором (далее – ВС) (пп. 164.2.11, п. 164.5, п. 16 1 подразд. 10 разд. ХХ НК).
Размер не облагаемых НДФЛ и ВС суточных в 2022 году
Вид командировки
Размер суточных
Не более 0,1 минимальной зарплаты, установленной на 1 января отчетного года. В 2022 году это 650 грн (0,1 х 6 500 грн)
Не выше 80 евро* за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день
* В бухучете расходы отражаются по курсу НБУ на дату выдачи аванса (в пределах аванса) или на дату утверждения Отчета об использовании средств, выданных на командировку или в подотчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (в сумме сверх аванса или в случае, если аванс не выдавался) (п. 5, 6 НП(С)БУ 21). Поэтому колебания валютного курса могут привести к тому, что выданный в инвалюте аванс в пересчете на гривни в итоге выйдет за не облагаемые НДФЛ/ВС рамки. Но никто не запрещает установить суточные в размере меньше указанной величины, например 70 евро.
Размер суточных по Украине определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (пп. 170.9.1 НК). Под таковыми Минфин (письмо от 04.05.2011 № 31-07230-16-25/11433) понимает документы, которые подтверждают пребывание работника в месте командировки: транспортные билеты, счета, полученные в гостиницах (мотелях) либо от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, и т. д.
Размер суточных для зарубежных командировок определяется так (пп. 170.9.1 НК):
- для командировки в пределах стран, въезд на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), – согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
- для командировки в страны, въезд на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), – согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение лица в командировке). То есть отсутствие отметки в загранпаспорте о пересечении границы не является основанием для отказа в выплате суточных при наличии других подтверждающих документов. Но все же не стоит рисковать, лучше поставить такую отметку.
Порядок расчета суточных предприятие устанавливает самостоятельно, например, в Положении о командировках. За основу можно взять нормы Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59.
«Безвизовая» загранкомандировка: считаем суточные правильно
Командировка за границу — тема, к которой интерес наших читателей не утихает. Сегодня остановимся на командировках в страны, въезд на территорию которых не требует наличия визы. Поговорим о том, нужно ли при таких командировках определять момент пересечения границы и какие суточные платить, если дату ее пересечения определить невозможно. А также разберемся, что делать в случае, если командированный не прошел пограничный контроль или задержался в командировке из-за простоя на таможне.
Как известно, хозрасчетные предприятия самостоятельно разрабатывают правила служебных командировок и закрепляют их в положении о командировках. Впрочем, нормы такого положения зачастую «списаны» из Инструкции № 59*. А она обязательна только для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств. В связи с этим Инструкцию № 59 следует применять, скорее, как ориентир для определения вопросов, подлежащих освещению в «командировочном» положении. А вот то, что обязательно следует учесть, так это требования КЗоТ** и НКУ***.
** Кодекс Законов о труде Украины.
*** Налоговый кодекс Украины.
Отнестись к разработке такого положения предприятию следует со всей серьезностью, ведь его нормы будут напрямую влиять на порядок возмещения работнику командировочных расходов и на налогообложение излишне израсходованных средств. Причем в настоящее время эти нормы затрагивают не «налоговоприбыльный» учет (который, очевидно, в «командировочной» своей части абсолютно тождественен бухгалтерскому), а налогообложение доходов командированных работников (НДФЛ/ВС/ЕСВ).
Размер суточных, которые положены командированному работнику, — один из вопросов, который следует осветить в положении о командировках. За дни заграничной командировки зачастую выплачивают суточные в повышенном размере. Ведь расходы на питание (а суточные предназначены в основном для их компенсации), понесенные за границей, могут значительно превышать аналогичные «украинские» расходы. Однако следует учесть, что, направляясь в заграничную командировку или возвращаясь из нее, работник некоторое время находится на территории Украины. Если даты пересечения границы отличаются от дат выбытия в командировку и прибытия из нее, возникает вопрос: следует ли за время пребывания на территории Украины выплачивать суточные исходя из украинских мерок? Содержит ли законодательство подобные требования или решение за предприятием? И как определить дату пересечения границы в случае загранкомандировки в «безвизовую» страну?
«Заграничные» суточные согласно НКУ
Вы, конечно же, хорошо знаете: в налогооблагаемый доход не включаются расходы на командировку, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других личных потребностей физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более чем 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года (далее — МЗП) в расчете за каждый календарный день такой командировки, а для командировок за границу — не выше 0,75 размера МЗП в расчете за каждый календарный день такой командировки ( абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Формулировка не совсем однозначна. Ведь, с одной стороны, установлен предел 0,2 размера МЗП для расходов, понесенных на территории Украины, с другой стороны — предел 0,75 размера МЗП для загранкомандировок без привязки к дате пересечения границы. Однако, поскольку указанные нормы установлены на каждый день командировки, а не на каждый день пребывания в Украине или за границей, можно сделать вывод, что
для «внутриукраинских» командировок действует лимит необлагаемых суточных в сумме 0,2 размера МЗП, а для командировок за границу — 0,75 размера МЗП для всех дней такой командировки
В то же время согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумма суточных определяется в случае командировки:
— в страны, въезд на территорию которых не требует наличия визы, — в соответствии с приказом о командировке и соответствующими первичными документами;
— в страны, въезд на территорию которых разрешен только при наличии визы, — в соответствии с приказом о командировке и отметками уполномоченного должностного лица Госпогранслужбы Украины в заграничном паспорте или в документе, который его заменяет.
При этом при отсутствии соответствующих первичных документов, приказа о командировке или отметок пограничной службы сумма суточных включается в налогооблагаемый доход работника.
Как видим, при загранкомандировках в безвизовые страны НКУ не требует наличия отметок в загранпаспорте, что подтверждает «независимость» заграничных суточных от фактического времени пребывания за границей.
Но зачем тогда необходимы отметки пограничной службы для определения суммы суточных при командировках в визовые страны? Видимо, просто для подтверждения факта такой командировки. Ведь никаких оговорок по поводу применения внутриукраинских лимитов суточных для дней пребывания в Украине во время заграничной командировки НКУ не содержит.
Поэтому даже при наличии пограничных отметок, отличающихся от дат выбытия/прибытия из командировки, считаем, что нормы НКУ позволяют относить к необлагаемым доходам суммы в пределах заграничных суточных для всех дней заграничной командировки независимо от даты пересечения границы. Хотя мнение налоговиков по этому поводу может отличаться (об этом поговорим далее).
Инструкция № 59 и внутренние нормативы предприятия
Следует помнить: НКУ не устанавливает размер и правила выплаты суточных, а лишь определяет случаи, когда установленные на предприятии суточные подлежат или не подлежат налогообложению. КЗоТ требует выплатить работнику суточные за время пребывания в командировке ( ч. 2 ст. 121), также не устанавливая при этом их размер и порядок осуществления выплаты.
Правила применения суточных, предусмотренные Инструкцией № 59, обязательны лишь для бюджетников, а хозрасчетные предприятия, как уже говорилось ранее, руководствуются лишь собственным положением о командировках.
хозрасчетное предприятие самостоятельно решает, какие именно суточные (украинские или заграничные) платить за время пребывания в Украине при заграничной командировке, и закрепляет свое решение в положении о командировках
Хотя следует признать, что налоговики при проведении проверок на хозрасчетных предприятиях все же предпочитают отталкиваться от норм, установленных Инструкцией № 59*. Поэтому не учитывать ее нормы может лишь смелый налогоплательщик, готовый отстаивать свою правоту в суде. А вот тем, кому спорить неохота, отступать от указанной Инструкции не стоит. Для таких осторожных плательщиков, проанализируем, что говорит Инструкция № 59 по рассматриваемому вопросу. Хотя и для «смельчаков» эта информация будет полезна.
* Хотя в письме Миндоходов от 26.02.2014 г. № 4119/5/99-99-19-03-02-16 они подтверждают, что нормы Инструкции № 59 обязательны только для бюджетников.
Согласно п.п. «а» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59 суточные расходы за время пребывания в командировке возмещаются в пределах утвержденных сумм за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник.
При этом установлены следующие особенности для загранкомандировок:
— в «визовые» страны — если даты выбытия и прибытия из таких командировок не совпадают с датами пересечения границы по отметкам в паспорте, суточные расходы за время проезда по территории Украины оплачиваются в размере, установленном для командировок по Украине ( п.п. «б» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59);
— в «безвизовые» страны — если командированный, направляясь в такую страну или возвращаясь из нее, имеет пересадку на другое транспортное средство (остановку в гостинице, другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение расходов на командировку за период проезда по территории Украины осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.
При этом суточные расходы со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из гостиницы, другого жилого помещения) на территории Украины по пути в командировку и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) при возвращении в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.
В случае если день отправки в командировку или день прибытия командированного работника на место постоянной работы совпадает с днем указанной пересадки (остановки), суточные расходы за соответствующий день выбытия или день прибытия возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу ( п.п. «в» п. 16.2 разд. III Инструкции № 59).
согласно Инструкции № 59 при загранкомандировках в безвизовые страны за дни пребывания в Украине «украинские» суточные выплачивают только в случае наличия пересадки на другое транспортное средство или остановки в гостинице на территории Украины
Если такие пересадка/остановка отсутствуют, за все дни заграничной командировки выплачивают «заграничные» суточные.
В то же время хозрасчетное предприятие вправе установить в положении о командировках более жесткие правила, чем предусмотрены Инструкцией № 59. В таком случае оспаривать главенство положения налоговики вряд ли будут.
Например, в положении о командировках хозрасчетное предприятие может установить, что дни пребывания в Украине во время любой заграничной командировки оплачиваются в «украинских» размерах. В таком случае отметка пограничной службы в паспорте — обязательный реквизит как для «визовой», так и для «безвизовой» загранкомандировки. Ведь определить дату пересечения границы и подтвердить эту дату документально иначе будет достаточно сложно. Кстати, о необходимости получения такой отметки работника следует уведомить (указать об этом в приказе о командировке).
Направляясь в загранкомандировку или возвращаясь из нее, работник может столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, в результате чего запланированная поездка либо не укладывается в установленные сроки, либо досрочно заканчивается. Как действовать в таком случае? Рассмотрим две возможных ситуации.
Оплачиваем простой на таможне
Прежде всего отметим: простаивая на таможне, работник находится в служебной командировке, поэтому дни такого простоя подлежат оплате в общем порядке, как и любой другой день командировки. При этом к дням простоя в пределах Украины могут быть применены нормы украинских суточных, если это предусмотрено в положении о командировках.
Расходы на обогрев автомобиля за время вынужденного простоя также подлежат возмещению. Бюджетники при этом ориентируются на п. 12 разд. III Инструкции № 59, согласно которому расходы на горюче-смазочные материалы в случае командировки за границу на служебном автомобиле возмещаются с учетом установленных норм на 1 км пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, что должно быть определено в приказе руководителя. Соответствующую норму должно содержать и положение о командировках хозрасчетного предприятия.
При этом следует учесть: если нормы расхода топлива определяются с учетом предельных норм, установленных приказом Минтранспорта от 10.02.98 г. № 43, вы вправе списать дополнительные объемы топлива в случае обоснованных простоев автомобилей в холодную пору года, когда есть необходимость в обогреве салона, — до 5 % от базовой линейной нормы на один час простоя с возможной корректировкой на климатические условия (см. пп. 3.1.13, 3.4.3, 3.4.4).
В результате простоя на таможне работник может не уложиться в установленный приказом срок командировки. В таком случае командировку следует продлить. Ведь суточные и другие возмещаемые расходы за дни командировки, не подтвержденные приказом, с учетом натурального коэффициента, подлежат обложению НДФЛ и военным сбором ( абзац пятнадцатый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, п.п. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).
Согласно п. 4 разд. III Инструкции № 59 с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. Наличия документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, требует и абзац шестнадцатый п.п. 170.9.1 НКУ. Поэтому, если причина объективная и этот факт документально подтвержден, на основании докладной записки работника и оригиналов подтверждающих документов по возвращении из командировки издается приказ о продлении командировки. Работнику выплачиваются суточные и возмещаются все расходы, понесенные во время такой продленной командировки.
Отметим: в этой ситуации, несмотря на то, что нормы Инструкции № 59 обязательны для применения лишь бюджетниками, а положение о командировках хозрасчетного предприятия может и не содержать требования о необходимости документального подтверждения задержки в командировке, не подтверждать такую задержку документально опасно даже для «смельчаков». Ведь здесь уже уместно говорить о нарушении норм НКУ (в частности, вышеуказанного абзаца шестнадцатого п.п. 170.9.1 НКУ). С вытекающей отсюда необходимостью налогообложения сумм, выплаченных работнику за дни такого продления. На наш взгляд, подтверждающим документом в данном случае можно считать путевой лист, в котором сделана отметка о простое. Ведь получить какой-либо документ, подтверждающий простой, у таможенников вряд ли удастся. Впрочем, есть и другой выход: если в достаточности путевого листа есть сомнения, можно просто задним числом переделать приказ о командировке и указать в нем требуемые даты. Тогда никакого продления, а соответственно и документального подтверждения такого продления, не нужно.
Работник не прошел пограничный контроль
Если работник, направленный в заграничную командировку, не прошел пограничный контроль, в результате чего эта командировка не состоялась, может возникнуть много вопросов. Подлежат ли возмещению расходы на проезд и проживание (например, командированный мог остановиться в гостинице, не успев добраться домой)? Платить ли суточные? Можно ли вообще считать такую поездку служебной командировкой?
Начнем с того, что служебная командировка считается таковой независимо от того, достигнуты ли цели такой командировки. В данном случае поездка работника также является не чем иным, как служебной командировкой (пусть и неудавшейся). Ведь именно с целью выполнения служебного задания по распоряжению руководителя сотрудник направлялся в пункт назначения. Возместить суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда и проживания предприятие обязывает ч. 2 ст. 121 КЗоТ, согласно которой перечисленные выплаты осуществляются работникам, направленным в командировку. Поэтому наличие приказа о направлении в командировку является достаточным основанием для того, чтобы считать эту поездку служебной, а также для возмещения суточных и других документально подтвержденных расходов.
Однако в связи с тем, что цели командировки не достигнуты, налоговики, как и в случае с документально неподтвержденным продлением, могут говорить о ее нехозяйственном характере. И считать суточные и возмещенные работнику расходы его дополнительным благом с вытекающей отсюда обязанностью заплатить с таких сумм НДФЛ и военный сбор.
Выйти из такой «скользкой» ситуации можно путем оформления приказа об отзыве работника из командировки. Тогда получится, что работник действовал в соответствии с распоряжением руководства, и говорить о нехозяйственности станет совсем неуместно.
Если же предприятие не желает возмещать расходы, понесенные в командировке, прерванной по собственной вине работника, следует позаботиться о документальном подтверждении того, что служебная командировка прервана именно по его вине. Правда, и в таком случае уместнее говорить о взыскании с работника причиненного предприятию вреда, а не о невозмещении понесенных в командировке расходов. А вот о хозяйственности командировки тогда не может быть и речи. Поэтому сумма возмещаемых командировочных расходов в таком случае подлежит обложению НДФЛ и военным сбором как доход в виде дополнительного блага.
- Хозрасчетные предприятия самостоятельно устанавливают правила служебных командировок в положении о командировках, а бюджетники обязаны выполнять предписания Инструкции № 59.
- Согласно НКУ предельный размер необлагаемых суточных при заграничных командировках — 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января отчетного года за каждый календарный день такой командировки.
- Согласно Инструкции № 59, если при командировке в безвизовую страну командированный имеет пересадку на другой транспорт или остановку в гостинице на территории Украины, суточные за дни пребывания в Украине оплачиваются по украинским нормам.
- Простой на границе — уважительная причина задержки в командировке, поэтому такие дни подлежат оплате в установленном для командировок порядке. Однако следует позаботиться о документальном подтверждении необходимости продления командировки.
- Согласно ч. 2 ст. 121 КЗоТ работникам, направленным в командировку, должны быть выплачены суточные, расходы на проезд и наем жилья. Поэтому данные расходы должны быть возмещены работнику независимо от того, достигнуты ли цели поездки.