Как подключить ЭДО в 1С
В статье мы расскажем как оптимально подключить ЭДО (электронный документооборот) к системе 1С, как он влияет на ускорение и оптимизацию бизнеса, какого провайдера выбрать, сколько это займет времени.
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот — это документы, которые передаются через интернет, подписанные электронной подписью. Электронная подпись необходима для указания ответственного лица, она полностью соответствует личной подписи.
Зачем компаниям переходить на электронный документооборот?
ЭДО оптимизирует не только расходы на бумагу, канцелярию, доставку, но и на процессы компании: быстрое закрытие сделок, своевременные оплаты, расширения контрагентов, рост конкурентоспособности, трудозатраты сотрудников.
Основные преимущества электронного документооборота:
- Прозрачность документооборота
- Отсутствие необходимости переделывать документы из-за ошибок или в случае потери — это могут быть счет-фактура, акты и тд.
- Быстрый доступ к данным с возможностью выгрузить документы при проверке за минуты
- Отсутствие складских архивов, не нужно платить за дополнительные площади
- Документы, подписанные электронной подписью, юридически значимые, поэтому госструктуры принимают их отчетности
Как выбрать провайдера электронного документооборота?
Самое главное опираться на возможности, которые предоставляет провайдер — надежность, интеграция, расширенный функционал, закрытие всех бизнес-процессов в едином окне.
На рынке Украины есть несколько провайдеров электронного документооборота, которые предоставляют услуги по обмену электронными данными. В частности, одним из решений является платформа ЭДО EDI-Network от EDIN, которая закрывает
не только процесс обмена документами, но и налаживание бизнес-партнерства и поиск новых контрагентов, то есть компания имеет возможность закрывать вопросы развития в одной системе, не тратя средств и времени на дополнительные.
Что нужно для подключения 1С-ЭДО?
Для подключения 1С-ЭДО необходимо выбрать провайдера, который разрабатывает интеграционный модуль с возможностью гибких настроек. Важно, чтобы модуль был сертифицирован для надежной работы с интеграционным решением.
Интеграционный модуль 1С можно установить как с помощью специалистов провайдера электронного документооборота, так и самостоятельно. При установке модуля конфигурация 1С не меняется, поэтому интегрировать можно как измененные конфигурации систем, так и стандартные. Если 1С установлен на сервере, в таком случае модуль интеграции можно установить там же, что не повлияет на функционал.
Зачем нужна интеграция?
1С-ЭДО не требует работы на веб-интерфейсе или в отдельном дополнительную сервисе. Всем участникам процесса удобно работать, ведь они ведут работу в обычном аккаунте 1С, что не влияет на производительность работы. Количество работающих в сервисе не влияет на качество функционала решения.
Как начать работу с электронным документооборотом?
Во-первых, необходимо понять, какие процессы нужно перевести из бумаги в электронный формат. Для этого важно составить цепь документооборота внутри компании и с контрагентами. После определения целей, можно начинать переход на ЭДО.
Во-вторых, нужно определить подписантов и обеспечить их КЭП — квалифицированной электронной подписью. Получить КЭП возможно в АЦСК. Для того, чтобы просматривать документы в системе, электронная подпись не нужна — пользователь может зайти на платформу под своими данными.
В-третьих, стоит определиться как удобнее работать с ЭДО: интегрировано 1С или с другими системами, или в веб-версии. После этого нужно пригласить всех партнеров к сервису электронного документооборота, ведь только так есть перспектива полностью отказаться от бумаги.
Электронный документооборот в 1С
Электронный документооборот в 1С — это решение, которое позволяет получать, подписывать документы с помощью ЭЦП, формировать и передавать их непосредственно в среде 1С. Все документы сначала оформляются с помощью компьютерных программ, после чего их распечатывают, присылают, визируют и тд. Для того, чтобы избежать многошагового процесса, сэкономить время, средства и материалы, существует цифровое решение — электронный документооборот в 1С.
Как подключить электронный документооборот в 1С
- Самостоятельная установка;
- Интеграция с типовыми конфигурациями 1С;
- Интеграция с индивидуальными конфигурациями.
Провайдер электронного документооборота EDIN предлагает собственное интеграционное решение API. Разработанный компанией модуль позволяет работать с учетными системами 1С: Предприятие на базе операционной системы Windows. Провайдер предоставляет подробную инструкцию с первого запуска и настройке модуля.
При установке, система сразу предлагает установить все необходимые «Настройки» для ввода данных. При подключении образуется основной каталог — месторасположение модуля, а также сервер обмена — адрес платформы электронного документооборота, на которую направляются запросы модуля.
Как настраивается процесс обменом ЭДО
Для передачи электронных данных необходимо синхронизировать модуль и 1с, а также осуществить настройку сохранения информации и справочников. После, стоит добавить контрагентов, с которыми будет происходить процесс ЭДО, в окне «Сети» выбрав компании, кторые подключены к электронному документообороту.
Настройка самых е-документов зависит от того, какой вид конфигурации 1С. Например, 1с Бухгалтерия позволяет создавать «Реализация товаров покупателя», «Счет на оплату покупателя». 1с, которые не относятся к бухгалтерии создают «Заказ покупателя», «Релизация товаров и услуг». В 1С Управление небольшой фирмой и Управление средним бизнесом на управляемых формах возможно создать «Заказ клиента», «Расходная накладная». Для 1С Управление торговлей, Управление предприятием, Управление производственным предприятием возможно создать «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг».
Для каких компаний подходит ЭДО в 1с
Решение внедрения электронного документооборота в 1с подходит для всех компаний, которые обмениваются EDI со своими контрагентами. Чаще всего это, конечно же, предприятия, которые имеют отношение к ритейла: торговые сети, поставщики, дистрибьюторы.
Основные преимущества от внедрения ЭДО в 1с
Для каждой компании есть ряд задач и первоочередных вопросов, которые должен решать та или иная услуга. Из основных плюсов внедрения е-документооборота выделяют:
- Индивидуальные интеграционные решения;
- Безопасный обмен электронной данными;
- Оптимизация бизнес-процессов;
- Автоматизация е-документооборота;
- Экономия;
- Ускоренная работа.
ЭДО в 1с на примере клиентов EDIN
Компании, которые внедрили электронный документооборот в 1С с помощью интеграции от EDIN в своих бизнес-процессах замечают следующие изменения:
- Возможность сотрудничать с большей количеством контрагентов
- Быстрая работа с КЭП;
- Бесперебойность системы;
- Упрощение согласования и формирования договоренностей и др.
Узнать больше о том, какие преимущества получают компании от внедрения ЭДО в 1с, можно в отзывах наших партнеров.
Как подключить электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) внутри компании обеспечивается с помощью соответствующего программного обеспечения. Все документы хранятся централизованно на сервере, а сотрудники по мере необходимости получают к ним доступ со своих рабочих мест. Обмен документами происходит внутри системы документооборота.
Электронный документооборот между компаниями — это другой случай. Расскажем о том, как его подключить.
Разумеется, документы можно отправлять по обычной электронной почте. Однако этот способ имеет принципиальные недостатки:
- конфиденциальность переписки при передаче по обычным каналам связи не гарантируется;
- сохранность и неизменность документа не гарантируется;
- регламент официальной переписки с государственными органами, например, с пенсионным фондом не предусматривает использование обычной электронной почты.
Для того чтобы подключить электронный докуменооборот по всем правилам, необходимо:
- Получить квалифицированную электронную цифровую подпись (ЭЦП).
- Подключиться к одному из операторов ЭДО.
Получение ЭЦП
Электронную цифровую подпись можно приобрести в специальном удостоверяющем центре, список которых есть на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Для этого нужно выбрать ближайший к вам удостоверяющий центр и оставить заявку на его сайте. С вами свяжется менеджер и объяснит порядок оплаты и получения ЭЦП.
Для получения ЭЦП необходимо приехать в офис удостоверяющего центра с паспортом и доверенностью от компании. Ключ ЭЦП загружается на флешку или другой носитель.
Существует два вида ЭЦП — простая (неквалифицированная) и квалифицированная. Они используются по-разному.
Простая подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается удостоверяющим центром. Достаточно заключить с вашими контрагентами отдельное соглашение об использовании такой подписи.
Если у вашей организации много контрагентов, соглашение придётся заключать с каждым, а это неудобно.
Квалифицированная подпись выдаётся удостоверяющим центром. Сертификат подписи необходимо ежегодно обновлять, поэтому придётся следить за сроком его перевыпуска. Квалифицированную подпись можно использовать для любых документов, в том числе для .
Квалифицированная подпись прикрепляется к электронному документу с помощью специальной программы, она же проверяет подлинность подписей других участников документооборота.
Подключение к оператору ЭДО
Для соблюдения требований законодательства обмен электронными документами с госорганами должен вестись через одного из уполномоченных операторов электронного документооборота.
Обмен документами ведётся по защищённым каналам связи, передаваемая информация шифруется.
Для подключения к оператору ЭДО необходимо зайти на его сайт, зарегистрироваться, загрузить сертификат ЭЦП и оплатить услуги по выбранному тарифу. Ваши также контрагенты должны быть подключены к одному из операторов ЭДО.
Отправлять и получать электронные документы можно через браузер: процедура в этом случае похожа на отправку и получение файлов по электронной почте. Однако следует помнить, что первичные документы должны храниться в организации не менее четырёх лет. Поэтому без электронного архива не обойтись.
Подключение к электронному документообороту
ЭДО – электронный документооборот – это система обмена документацией в электронном виде. Каждая розничная торговая точка, работающая с маркируемыми товарами, должна перейти на электронный документооборот. Это требование обусловлено необходимостью уведомлять систему маркировки обо всех перемещениях продукции. Так, при обмене электронными документами система прослеживания будет получать сведения о передаче товаров автоматически. Так как перечень товаров, подлежащих маркировке, продолжает дополняться, переход на электронный документооборот в скором времени может стать обязательным для большинства магазинов. Чтобы получить возможность создавать, отправлять и получать электронные документы, необходимо подключиться к одному из операторов ЭДО.
Помощь в подключении к ЭДО
+
Товароучетная программа для маркированной продукции бесплатно Стоимость услуги 1000 рублей
Заказать звонок
8 (804) 333-21-77 доб. (555) info@3ar.su
Как подключиться к системе ЭДО
- Получить электронно-цифровую подпись.
Если у вас есть УКЭП, полученная для авторизации в личном кабинете «Честного Знака», можно использовать её и считать этот пункт выполненным.
Следует заранее уточнить, работает ли он с ГИС МТ. Затем необходимо пройти процедуру регистрации на сайте и следовать инструкции выбранного оператора.
Идентификатор представляет собой уникальный символьный код, присваиваемый оператором ЭДО каждому участнику электронного документооборота.
Этот шаг не является обязательным, но заключить дополнительное соглашение с указанием использования УПД как первичного документа всё же стоит.
Операторы ЭДО
Наиболее распространёнными сервисами ЭДО являются «Диадок», «СБИС», «Такском», «Тензор», «Сислинк».
На официальном сайте ГИС МТ «Честный Знак» представлен полный перечень операторов электронного документооборота, сотрудничающих с системой маркировки.
Бесплатный ЭДО
Участникам оборота маркированных товаров ЦРПТ (оператор системы мониторинга) предоставляет возможность бесплатно подключиться к сервису электронного документооборота ЭДО Лайт.
В первую очередь, ЭДО Лайт ориентирован на небольшие организации, не использующие ЭДО для других целей.
Данный сервис встроен в личный кабинет ГИС «Честный знак» и поддерживает работу только с маркированными товарами.