Какие документы можно передавать по эдо

Обмен документами через ЭДО

Электронный документооборот представляет собой совокупность процессов автоматической передачи документов, представленных на цифровых носителях. Информация в таком виде используется в бухгалтерских программах. А для признания юридической силы электронных документов требуется заверка ЭЦП — электронной цифровой подписью.

Что можно передавать?

• информация размещается в структурированном и централизованном цифровом архиве;
• экономятся средства на печать, пересылку по почте и хранение на бумажных носителях;
• ускоряется процесс регистрации, согласования и доставки;
• применяется единообразный подход к формированию и обработке документов;
• удается максимально быстро найти нужную информацию;
• любые операции, включая загрузку, сверку, отклонение и отслеживание, можно проводить в режиме онлайн круглосуточно.

Гарантируется конфиденциальность обмена, так как информация шифруется. При этом идентификация подписанта, полнота и достоверность передаваемого документа обеспечиваются электронной цифровой подписью. Доставка адресату выполняется специализированной организацией — оператором.

Как начать использовать сервис электронного документооборота?

До внедрения ЭДО необходимо принять следующие меры:

1. Разработать и утвердить схему электронного документооборота.
2. Выбрать должностных лиц, ответственных за проект.
3. Организовать цифровой архив.
4. Внести в учетную политику правила обмена, оформления и хранения электронных документов.
5. Получить цифровые подписи для каждого сотрудника, который уполномочен заверять электронные документы предприятия.

После введения системы в эксплуатацию распечатывать отчеты, договоры и первичку больше не обязательно, так как для хранения используется электронный архив. При необходимости, например в случае запроса проверяющих, любой документ можно представить на бумажном носителе, но с электронными подписями и должной заверкой.

Как определить, стоит ли переходить на ЭДО?

Для начала нужно уточнить, применяют ли сервис электронного документооборота контрагенты предприятия. Узнать это можно у предполагаемых операторов либо разослать каждому партнеру официальный письменный запрос. После получения информации следует оценить степень охвата предприятий, с которыми ведется сотрудничество, электронным документооборотом. Но даже если таких контрагентов мало, важнее объем документов, которыми приходится обмениваться. При существенном потоке информации присоединение к ЭДО заметно упростит процессы отправки и передачи, согласования и редактирования в случае допущенных ошибок.

При принятии принципиального решения о внедрении необходимо узнать у оператора о возможностях продукта. Так, для минимизации времени и усилий на выгрузку и загрузку документов новая программа должна допускать беспроблемную интеграцию с уже установленной учетной системой.

Виды сервисов электронного документооборота

Наиболее распространенный пример системы ЭДО — электронная почта. Подобный способ обмена информацией вполне жизнеспособен и часто бывает даже эффективным, но только в случае тщательного согласования сторонами своих действий (заключения соглашения). Однако для передачи счетов-фактур электронную почту использовать нельзя, так как невозможно соблюсти регламент обмена универсальными передаточными документами (УПД). И указанный минус не единственный. Канал считается небезопасным, так как легко взламывается. Кроме того, по этой причине контролирующие органы, к примеру ИФНС, отказывают в приеме документов.

Важно, чтобы переход на ЭДО состоялся без проблем и негативных последствий, что позволит без ограничений обмениваться как неформализованными, так и формализованными документами. Это возможно, если создавать электронный документооборот на основе специально разработанных систем операторов ЭДО. Такие организации обладают программно-аппаратным комплексом, который обеспечивает обмен информацией между участниками экономических отношений. Открытые и конфиденциальные данные передаются по телекоммуникационным каналам связи. Системы операторов — это, по сути, мощная электронная почта с защитой и шифрованием, гарантирующими безопасный обмен документами, поддержку законодательно установленных форматов и соблюдение действующих регламентов передачи.

Таких систем ЭДО, позволяющих организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях, и в Москве, и в России в целом несколько десятков. Их функционал, надежность и скорость идентичны, но уровень сопутствующего обслуживания может отличаться. В частности, при выборе лучше узнать:

• помогают ли консультанты-аналитики на этапе внедрения сервиса;
• будет ли оказано содействие в подключении контрагентов;
• как быстро отвечает техподдержка;
• каковы возможности интеграции.

Идентификация организации в сервисе электронного документооборота оператора происходит по сертификату ЭЦП уполномоченного лица. Каждый участник системы получает уникальный номер, который вправе сообщить любому контрагенту для настройки схемы обмена. Партнеру также нужно подключиться к оператору ЭДО. Это может быть тот же или другой посредник (в этом случае передача информации ведется через роуминг по аналогии с сотовой связью). После отправки приглашения и принятия его конкретным контрагентом необходимый маршрут считается официально построенным, а обмен данными становится доступным.

При регистрации в системе оператора участник автоматически присоединяется к регламенту сервиса. Это избавляет от заключения отдельного соглашения с каждым контрагентом и, соответственно, упрощает подключение к ЭДО.

Специалисты расчетного центра «Практик» помогут разобраться в системах электронного оборота, оформить цифровые подписи и внедрить СЭД под ключ.

Типы документов в ЭДО.

Электронный документооборот повсеместно используется как в крупных компаниях и мировых брендах, так и в небольших предприятиях. Использование электронных документов существенно упрощает алгоритм работы, позволяет сэкономить время и деньги, сократить расходы на услуги курьера и направить человеческий труд в более продуктивное русло.

Какая документация передается с помощью ЭДО?

ЭДО возможен абсолютно для всех официальных документов.

Наиболее распространенные такие типы электронных документов:

• договоры;
• акты выполненных услуг;
• счета;
• акты сверок;
• ТТН;
• и др.

Как происходит обмен документами?

Рассмотрим вариант обмена актами выполненных работ с единоличной подписью.

1. Документ формируется и проводится в учетной системе.

2. Далее нажимаете прямо из учетной системы кнопку «Отправить». В этот момент происходит подписание электронного документа.

3. Электронный акт выполненных работ, подписанный с Вашей стороны, приходит на почту контрагенту. Далее контрагенту достаточно скачать данный документ.

Отправка электронных документов занимает несколько секунд. Получателю приходит оповещение о новом письме, поэтому он может прочесть и дать свой ответ за считаные минуты. Оперативность работы – главное преимущество электронной передачи документов.

Можно передавать любой электронный документ информация в нем сохранится без изменений. Нет никаких ограничений или особых правил для отдельных бумаг. Они должны соответствовать общим требованиям оформления, иметь подходящий формат. Электронная сила документа заверяется актуальной электронной цифровой подписью.

Внедряйте электронный документооборот и повышайте эффективность работы с документами!

Какие виды документов можно передавать через ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) помогает организациям сократить издержки, оптимизировать взаимодействие сотрудников и отделов внутри компании, ускорить и упростить обмен документами с контрагентами и контролирующими органами. Многие организации уже перешли на ЭДО, однако у тех компаний, который ещё только планируют такой переход возникают вопросы, и в частности, какие виды документов можно передавать через ЭДО. Эта статья поможет разобраться в этом и некоторых других вопросах.

Что такое электронный документ

По сути, электронный документ представляет собой цифровой файл, являющийся аналогом бумажного документа. Он содержит ту же информацию, но, в отличие от бумажного документа, электронный документ записывают и хранят на электронном носителе, а для пересылки используют цифровые каналы связи.

Документооборот внутри организации осуществляется в соответствии с внутренними регламентами. Внешний документооборот регулируется соответствующими соглашениями с контрагентами или действующим законодательством.

В общем случае юридическую силу электронным документам придаёт усиленная электронная цифровая подпись (ЭЦП). Заверенный ЭЦП документ полностью равнозначен бумажному, подписанному собственноручно. Выдачу усиленной квалифицированной ЭЦП и соответствующих сертификатов осуществляют аккредитованные удостоверяющие центры и ФНС России.

Особенности внешнего электронного документооборота

Документооборот внутри компании включает в себя обмен документацией между подразделениями и отделами. Это могут быть приказы, инструкции, служебные записки и т.п. Работу с внутренними документами организации могут вести по своему усмотрению.

Внешний документооборот подразумевает взаимодействие с государственными органами, партнёрами и клиентами. В него входит подача налоговой и бухгалтерской отчётности, согласование и подписание договоров, выставление счетов и т.п.

Для конкретных видов электронных документов.Федеральная налоговая служба России утвердила перечень форматов. В их числе:

• договор;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• товарная накладная;
• электронная транспортная накладная;
• акт выполненных работ

Пересылать электронные документы можно разными способами, однако юридически значимый документооборот производится только через уполномоченного посредника, имеющего соответствующую лицензию — оператора электронного документооборота.

Оператор ЭДО гарантирует, что документооборот осуществляется в соответствии со всеми действующими нормами: следит за форматами документов, проверяет, чтобы документы были подписаны квалифицированной ЭЦП с неистёкшим сроком действия сертификата, пересылает их по защищённым каналам связи, хранит документы и историю произведённых с ними действий в течение установленного законом времени.

Услуги оператора ЭДО платные; перед началом документооборота к сервису выбранного оператора должны присоединиться все его участники.

Переход к использованию ЭДО

Электронный документооборот по сравнению с бумажным обладает комплексом преимуществ, главные из которых — ускорение документооборота и сокращение издержек на делопроизводство. Кроме того, в 2024 году ЭДО станет в Российской Федерации обязательным для всех организаций.

Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо:

• внести изменения в учётную политику организации и разработать соответствующие регламенты;
• выбрать оптимальную для организации техническую реализацию ЭДО: как правило, для него используют специальную компьютерную программу — систему электронного документооборота (СЭД);
• обеспечить квалифицированными ЭЦП всех сотрудников, подписывающих документы;
• выбрать оператора ЭДО и присоединиться к нему.

Также переход на электронный документооборот подразумевает создание электронного архива.

Какие документы нельзя перевести в ЭДО?

Несмотря на популярность и удобство электронного документооборота (ЭДО), действующее законодательство не разрешает переводить в цифровой вид все документы. Разберёмся, у каких документов в любом случае должна быть бумажная версия.

Налоговые документы в неутверждённых форматах

Сейчас ФНС принимает электронные документы в форматах XML-файлов или скан-образов в виде PNG, TIF, PDF, JPG (приказ № ММВ-7-6/16@ от 18 января 2017 года). Если налогоплательщик решит отправить в налоговую электронные документы в форматах, которые не соответствуют перечисленным выше, то ему придётся создавать дополнительную бумажную версию документа с отметкой о том, что она подписана электронной подписью (письмо ФНС № ЗГ-3-26/13861 от 9 декабря 2022 года).

Ряд кадровых документов и документов об охране труда

• документы, которые подтверждают, что сотрудник прошёл инструктаж по охране труда;
• трудовые книжки, а также сведения о трудовой деятельности работников;
• распоряжения или приказы об увольнении сотрудника;
• акты о несчастном случае на производстве.

Однако большинство документов можно беспрепятственно перевести на ЭДО. С его помощью можно передавать документы контрагентам, государственным органам и сотрудникам внутри компании за считанные минуты. Например, в сервисе СФЕРА Курьер доступен обмен более 260 типами документов, а скорость их доставки до адресата исчисляется 5 секундами.