Мэдо для чего нужна

Система межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО)

Реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной целевой программы «Информационное общество (2011-2020 годы)».

Взаимодействие реализуется в рамках:

• системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
• единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Что такое МЭДО и для чего она нужна

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, в том числе:

• электронными документами,
• уведомлениями — информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов.

Цель создания МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Принцип и технические решения МЭДО

Основной принцип МЭДО — интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

В основу реализации проекта МЭДО легли следующие технические решения:

• все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями;
• каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (хранение, просмотр, поиск, выгрузку и загрузку);
• каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:
  • для поступающих по МЭДО сообщений — их прием и преобразование из единого формата обмена в формат СЭД для реализации дальнейшей обработки;
  • для исходящих по МЭДО сообщения — их подготовку к передаче, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и передачу.

  Архитектура МЭДО

  

  Состояние дел и перспективы развития МЭДО

  В 2010-2011 годах в состав участников МЭДО вошло более 90 организаций и органов государственной власти. Это число постоянно растёт. Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО осуществляется поэтапно.

  На начальном этапе подключения организации к МЭДО обмен электронными документами осуществляется с их дублированием на бумажном носителе. По мере отработки технологии обмена электронными сообщениями по МЭДО предполагается отказ от направления бумажных документов.

  В перспективе планируется перевод федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Кроме того, существует план-график сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО.

  Как стать участником МЭДО

  Взаимодействие используемой СЭД с МЭДО осуществляется в соответствии с Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

  Чтобы стать участником МЭДО организации или ведомству необходимо:

  1. Быть включенным в список участников МЭДО и обеспечить наличие технико-технологической инфраструктуры для подключения используемой СЭД к МЭДО.
     Для этого нужно официально обратиться в Федеральную службу охраны Российской Федерации (ФСО), являющуюся организатором МЭДО и выполняющую организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и информационную безопасность МЭДО.
  2. Обеспечить сопряжение используемой СЭД с МЭДО в части реализации для СЭД единого формата обмена электронными сообщениями используемого МЭДО.
     Для этого нужно получить у ФСО информацию по формату обмена и реализации взаимодействия участников МЭДО и обратиться к поставщику или разработчику используемой СЭД для выполнения им работ по реализации данного сопряжения.

  Участники МЭДО

  В число участников МЭДО, использующих решения компании ЭОС, входят федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, в частности:

  • Совет Федерации РФ;
  • Государственная Дума РФ;
  • Счётная палата Российской Федерации;
  • Центральный Банк Российской Федерации;
  • Генеральная прокуратура Российской Федерации;
  • Следственный комитет Российской Федерации;
  • Судебный департамент при Верховном суде РФ;
  • Центральная избирательная комиссия РФ;
  • Министерство юстиции Российской Федерации;
  • Министерство культуры Российской Федерации;
  • Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков;
  • Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка;
  • Государственная фельдъегерская служба РФ;
  • Аппарат Правительства Калининградской области;
  • Аппарат Правительства Липецкой области;
  • Аппарат Правительства Ростовской области;
  • Аппарат Правительства Ставропольского края;
  • Администрация Президента и Правительства Республики Бурятия;
  • Администрация Тамбовской области;
  • Администрация Новгородской области;
  • Администрация Алтайского края;
  • Администрация Забайкальского края;
  • Администрация Рязанской области;
  • Администрация Ненецкого автономного округа.
  • Правительство Ханты-Мансийского автономного округа — Югры;
  • Федеральное агентство по туризму.

  Количество ведомств — пользователей систем ЭОС, входящих в состав участников МЭДО, постоянно растёт.

  Функционал, реализуемый в рамках сопряжения с МЭДО

  Решения ЭОС по реализации сопряжения с МЭДО позволяют:

  • Осуществлять обмен документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;
  • Проверять поступившие документы на соответствие Требованиям;
  • Фильтровать поступившие документы для оптимизации процедуры их регистрации;
  • Формировать для поступивших документов уведомления всех видов;
  • Отображать (визуализировать) поступивший документ с электронной подписью (подписями);
  • Подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими электронными подписями;
  • Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);
  • Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов;
  • Сохранять поступившие и отправляемые документы в виде, в котором они передаются по МЭДО.

  Что такое МЭДО и для чего нужен?

  

  МЭДО – это система Межведомственного Электронного Документооборота, обеспечивающая обмен электронными документами и сообщениями между государственными органами, такими как Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные, региональные органы исполнительной власти и другие ведомства.

  Основным принципом МЭДО является связка систем электронного документооборота участников МЭДО и почтовой службы, обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками МЭДО.

  Целью создания МЭДО является повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

  • возможность оперативного получения направляемых документов;
  • минимизация времени и трудозатрат на ввод и последующую обработку документов в СЭД и на подготовку исходящих документов к отправке;
  • возможность получения оперативной информации о состоянии работы с отправленными по МЭДО документами у их получателя (если этот получатель также входит в число участников МЭДО).

  Межведомственный электронный документооборот

  Государственные структуры используют цифровые инструменты для передачи данных внутри ведомства, между собой или сторонним организациям. Для обмена сведениями используются федеральные и региональные системы электронного документооборота (СЭД).

  В статье рассмотрим такие понятия, как МЭДО, СЭД, МСЭД, что это за системы, в каких случаях применяются и особенности их подключения.

  Что такое СЭД

  СЭД — это автоматизированная система документооборота и делопроизводства, включающая прикладное программное и системное обеспечение. Осуществляет передачу внутренних и внешних электронных документов в государственных организациях. Взаимодействие с помощью СЭД подразумевает передачу уведомлений, файлов, документов и их реквизитов.

  СЭД создана для того, чтобы:

  • автоматизировать процессы регистрации, хранения и обмена документов;
  • выдавать и контролировать исполнение поручений по связанным с системой решениями;
  • создавать электронный архив документации.

  МСЭД: расшифровка и как начать с ней работу

  МСЭД — это межведомственная система электронного документооборота, реализованная для государственных структур и исполнительных органов Московской области.

  Инструкция по подключению к МСЭД включает в себя три шага:

  1. Отправить официальное письмо с просьбой о подключении в МИТС Московской области. В сообщении указать контактные данные ответственного должностного лица, который выдаёт пароли пользователям в организации.
  2. Вместе с письмом отправить заявку на подключение.
  3. Отсканировать копию зарегистрированного письма вместе с заявкой и отправить в службу технической поддержки на адрес: msed_support@mosreg.ru

  Организацию подключают в течение двух рабочих дней. Задержка регистрации может быть связана с некорректным заполнением заявки, в связи с чем срок увеличивается на время уточнения сведений.

  С помощью специального VPN-клиента выполняется настройка МСЭД. Вход в систему тоже осуществляется через VPN-подключение. Для уточнения информации по заявкам или установке системы можно обратиться в службу технической поддержки по телефону: 8 (498) 602-83-29.

  Что такое система МЭДО и для чего она нужна

  Система МЭДО — это единая система межведомственного электронного документооборота, которая осуществляет взаимодействие между государственными органами. Иными словами, это межведомственная СЭД федерального уровня.

  Межведомственный электронный документооборот используется:

  • администрацией Президента РФ;
  • федеральными органами исполнительной власти;
  • органами исполнительной власти субъектов РФ;
  • в иных государственных органах и организациях.

  Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счёт сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

  Организатором межведомственного электронного документооборота (МЭДО) является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует:

  • организационное и методическое обеспечение МЭДО;
  • ведение адресных справочников МЭДО;
  • создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

  Основной целью МЭДО является увеличение качественных показателей управления в госорганах, достигаемое благодаря снижению временных затрат на обмен, обработку и контроль документооборота среди госструктур, отделов и организаций.

  Главенствующую роль в реализации, внедрении и исполнении МСЭД в России играет Федеральная служба охраны Российской Федерации. Базисные задачи по организации, внедрению и обеспечению работы МСЭД:

  • формирование и применение всех технических и технологических баз;
  • актуальная защита хранимой и передаваемой информации;
  • ведение адресных информационных баз данных;
  • координационная и организационная поддержка;
  • методическая помощь пользователям.

  

  Взаимодействие между СЭД государственных органов происходит с помощью специализированных шлюзов. Благодаря им участники межведомственного электронного документооборота передают информацию между госструктурами. Каждая СЭД имеет свой адаптер, который приводит отправленные сведения в единый XML-формат.

  Данный формат утверждён Постановлением Правительства от 16 марта 2019 №754 года и Распоряжением от 2 октября 2009 года №1403-р.

  Технико-организационные решения и основы при реализации

  Основной принцип МЭДО — связка СЭД-аккаунта с почтой с целью обмена информацией.

  На что обратить внимание при разворачивании МЭДО:

  • соответствие параметров между разными МЭДО-аккаунтами;
  • их согласование с Минкомсвязи и ФСО;
  • проведение документооборота через специальные адаптеры (шлюзы), сохраняющие данные на время передачи.

  Все аккаунты МЭДО имеют персонифицированные комплексы СЭД, входящие в общую сеть. Они:

  • принимают и меняют формат МЭДО в формат СЭД;
  • обрабатывают формат СЭД в формат МЭДО.

  Технические и организационные возможности

  Основным функциональным базисом МЭДО является информационная поддержка и взаимодействие, обеспечивающие непрерывный электронный документооборот, защищённый усиленными индивидуальными цифровыми подписями. Официальным форматом обмена является PDF/A.

  На практике документооборот через МЭДО происходит следующим образом:

  1. Отдельная система электронного документооборота федерального органа формирует информационный пакет, заверенный одной либо большим количеством электронных подписей.
  2. Данный пакет, обладающий собственными регистрационными данными, отправляется адресату в формате сообщения для МЭДО.
  3. Полученный информационный пакет проверяется на соответствие электронной подписи и документа гостребованиям, после чего производится регистрация в собственной СЭД.

  Для обмена официальной документацией необходимо:

  • обзавестись личным идентификатором и индивидуальным адресом через заявление в ФСО РФ;
  • иметь в наличии индивидуальную СЭД с сопутствующей технической инфраструктурой для дальнейшего подключения к МЭДО;
  • обладать специальным адаптером для подключения к МЭДО.

  В связи с ростом популярности электронного документооборота, многие организации начинают производить документооборот между ведомствами через интернет. МЭДО является федеральной информационной системой, разработанной специально для обмена документами между различными госструктурами и их подразделениями (участниками СЭД).

  Чтобы подключиться к МЭДО, необходимо оцифровать и интегрировать в общую систему документооборот организации. Все оцифрованные документы СЭД должны подтверждаться квалифицированными или усиленными цифровыми подписями (ЭЦП). На первоначальном этапе объём работ достаточно значительный, но дальнейшее применение электронного документооборота значительно снижает трудоёмкость.

  Подключение и базовое использование МЭДО

  Организационно-технический этап подключения

  Для входа в число участников МЭДО необходимо обратиться в ФСО. Организация попадает в базу системы, а подключение происходит через специальные каналы связи. Становясь частью единого информационного пространства, у организации появляются возможности для цифрового документооборота между всеми федеральными органами власти.

  Также необходимо закупить необходимое оборудование, с помощью которого можно подключить СЭД к шлюзу МЭДО по специальному каналу с защитой. Работу обычно выполняет технический руководитель или уполномоченный сотрудник организации, отвечающий за подключение. Возникновение трудностей на данном этапе практически невозможно.

  Создание модуля и адаптация к его работе

  Модуль (адаптер) предназначен для автоматизации и ускорения процесса обмена документами с участниками, подключёнными к единой системе оборота документов с использованием СЭД.

  При взаимодействии с МЭДО можно использовать простой интерфейс, а также обеспечить безопасность и надёжность документооборота. Основная задача — сохранить автоматизированные процессы, используемые в компании до введения электронного документооборота.

  При интеграции и адаптации могут возникнуть определённые трудности. С ними столкнулись многие организации при начале работы на платформе Docsvision. Оказалось, что не так просто получить готовый пакет документации по внедрению МЭДО, xml-описание и использовать их для дальнейшей работы в СЭД. Подготовка файлов, создание стандартного описания и отправка документы в МЭДО также не должна была вызывать трудностей, однако выяснилось много тонкостей при работе с полученными документами и их дальнейшей отправкой.

  Особенности отправляемых документов

  Как понять, можно ли отправить документ по МЭДО? Если в вашей организации есть специалист или отдел, занимающийся интеграцией, стоит обратиться туда.

  Специалисты знакомы с нюансами оформления документации и подключения контрагентов к МЭДО, а также заранее проходят обучение и инструктаж. При отсутствии в организации таких специалистов стоит обратить внимание на рекомендации для выбора вида доставки документации в МЭДО.

  Специальный код участника обмена также определяет возможность отправки документации по МЭДО. Данные коды должны быть внесены в справочник контрагентов СЭД организации

  Если адресат является участником обмена по МЭДО, в диалоговом окне отобразится оптимальный вид доставки документации.

  Преимущества использования МЭДО

  • Полная автоматизация взаимодействия по единым государственным правилам.
  • Возможность проводить работу с СЭД удалённо, через интернет.
  • Возможность сохранения документации в архиве в электронном виде.

  Оформление документов при работе в МЭДО

  Для успешной отправки документов через системы электронного документооборота необходимо соблюсти ряд обязательных к исполнению правил. Они отображаются в информационном блоке и представляют собой пошаговое руководство к действию:

  1. Согласовать документ. Для этого все отдельные правки требуется собрать в одном файле.
  2. Не использовать в названии кириллицу и специальные символы. Разрешается использование букв от А до Z (строчные и прописные), цифр и нижнего подчёркивания.
  3. Конвертировать файл в формат PDF/A-1.
  4. Это одно из важнейших условий. Если файл будет изначально отправлен утверждающему лицу и подписан, к примеру, в формате DOCX, а после конвертирован в формат PDF, электронная подпись станет недействительной из-за смены структуры файла. Поэтому заранее установите на ваше рабочее место быстрый конвертер формата файлов. Проверить главный файл при его отправке на соответствие формата. Методические рекомендации советуют для этого воспользоваться предустановленной утилитой veraPDF.
  5. Нанести регистрационный штамп и отметки ЭП.

  После того как документ подписан и утверждён руководителем, его необходимо зарегистрировать. Для этого специальный мастер нанесения штампов наносит на файл отметки о подписи и регистрирует файл в системе. По этому номеру документ можно будет легко идентифицировать в базе.

  Штамп регистрации наносится на документ таким образом, чтобы не вносить изменения в главный файл. Система создаёт дополнительные PNG файлы с информацией и файлы визуализации электронного штампа. СЭД сохраняет место их размещения для дальнейшей идентификации.

  После регистрации главного файла в системе и нанесения штампа на документ оформление считается законченным, файл готов к отправке.

  Вышеперечисленные требования к оформлению документов регламентируются последней версией МЭДО 2.7. Это, во-первых, приводит к единообразию оформленных и отправляемых файлов, а во-вторых, со временем форматы ранних версий устаревают и могут быть не приняты к работе: при попытке отправить документ система попросит вас обновить программное обеспечение до более поздней версии.

  Проверка УКЭП

  Основное условие отправки документов через МЭДО 2.7 — наличие на главном файле действующей усиленной квалифицированной электронной подписи актуальной версии.

  Существует три степени проверки легитимности подписи в СЭД:

  1. Проверка у утверждающего документ лица наличия и актуальности УКЭП. Если УКЭП не существует или она просрочена, система предупредит об этом и оставит решение за вами: отправлять документ настоящему получателю или выбрать другое утверждающее лицо.
  2. Проверка наличия и актуальности УКЭП у утверждающего лица. Если при подписании файла выяснится, что электронная подпись неквалифицированная, то процедура подписи будет отклонена, а утверждающему лицу СЭД предложит оформить требуемый формат сертификата электронной подписи.
  3. Проверка УКЭП перед окончательной отправкой документа. Если во время процедуры отправки системой будет выяснено, что файл подписан неквалифицированной версией электронной подписи, то СЭД уведомит пользователя, что отправить такой файл через МЭДО не представляется возможным. Документ необходимо переподписать УКЭП.

  Если все три ступени проверки УКЭП успешно пройдены, СЭД уведомит вас об отправке документа.

  Как получить ЭЦП для МСЭД

  Для системы МСЭД подходит квалифицированная электронная подпись. ИП и юрлица могут оформить УКЭП на своё имя в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц налоговой службы. Если необходимо выпустить УКЭП на имя ответственного сотрудника, который будет подписывать документы от имени организации, необходимо обратиться аккредитованный удостоверяющем центр. Однако для подписания документов от имени организации также потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

  МЭДО — система межведомственного электронного документооборота

  В начале декабря 2020г. Президент России заявил о необходимости осуществления цифровой трансформации страны в ближайшие 10 лет. Неотъемлемой частью данного процесса является переход на электронный документооборот (ЭДО), что напрямую влияет на выполнение задач национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». ЭДО направлен на повышение качества и эффективности оказания услуг, а также на снижение издержек государственного управления.

  Национальный аттестационный центр (НАЦ) предлагает комплексное решение по подключению к системе межведомственного электронного документооборота.

  Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) представляет собой федеральную информационную систему для автоматизированного обмена электронными документами в защищенном режиме между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирования высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.

  Согласно постановлению правительства РФ №477, функцию управления и развития МЭДО реализует федеральная служба охраны (ФСО) РФ. Также ФСО ведет глобальный адресный справочник участников информационного взаимодействия и рассылает участникам актуальные справочники.

  МЭДО используется администрацией Президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также иными государственными органами и государственными организациями.

  В конце июля 2021 года подписано постановление правительства, которое определяет правила обмена электронными документами и упрощает подключение к системе МЭДО новых участников, имеющих потребность в электронном виде осуществлять документооборот с госорганами и между собой. Утвержденные правила устанавливают порядок информационного взаимодействия посредством обмена документами в электронном виде.

  В рамках совершенствования системы МЭДО Правительством РФ предполагается расширить использование за счёт муниципальных органов, бюджетных подведомственных учреждений, таких как школы, сады, больницы, а также некоммерческих организаций, осуществляющих публично значимые функции (организации банковской сферы и т.п.).

  Целью создания и использования МЭДО является повышение эффективности деятельности органов государственной власти. Благодаря МЭДО в органах власти уменьшается объем ручного ввода данных, повышается автоматизация типовых процессов делопроизводства и документооборота, что приводит к улучшению координация действий органов государственной власти и ведомств.

  Для подключения организации к системе МЭДО необходимо создать узел доступа в соответствии с требованиями документов

  • Положение о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754);
  • Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций по осуществлению межведомственного электронного документооборота (утв. совместным приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. № 667/233);
  • Организационно-технические условия для организации доступа к системе межведомственного электронного документооборота ФСО РФ от 29.03.2021 г.;
  • Приказ ФСТЭК России № 17 «Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах» (далее – Приказ ФСТЭК России № 17).

  Для выполнения работ по созданию Узла доступа могут привлекаться организации, имеющие лицензии ФСТЭК России и ФСБ России.

  Особенностью проведения работ по созданию узла доступа является

  • необходимость согласования технических требований и состава технических и программных средств с организатором системы МЭДО (ФСО);
  • технические средства должны установленным порядком пройти специальную проверку в организации, обладающей соответствующими лицензиями.

  НАЦ осуществляет полный комплекс работ по созданию Узла доступа к системе МЭДО

  • проектирование и развертывание Узла доступа к системе МЭДО на базе отдельной локальной вычислительной сети;
  • проведение аттестационных испытаний защищаемого помещения для АРМ оператора;
  • проведение аттестационных испытаний Узла доступа к системе МЭДО на соответствие требованиям безопасности информации ФСТЭК России.

  Результатом работ является узел доступа к системе МЭДО, представляющий собой комплекс программных, технических и программно-технических средств и аттестованный в соответствии с Приказом ФСТЭК России №17.

  

  Типовая схема Узла доступа к системе МЭДО

  Похожие публикации:

  1. Аренда и субаренда в чем разница
  2. Как искать корпоративных клиентов
  3. Как регулируется курс юаня в китае
  4. Сколько стоит майнер