Rfi что это такое в закупках
Перейти к содержимому

Rfi что это такое в закупках

  • автор:

Различия RFI, RFQ и RFP

Развивая тему пресейловых активностей и типов договоров, в B2B, в т.ч. заказной разработке RFI, RFQ и RFP — это три важных процесса, используемых для получения информации о продукте или услуге, а также о требованиях к поставщику. RFI используется для получения информации о компании и ее продукте или услуге, RFQ используется для получения ценовых предложений на конкретный продукт или услугу, а RFP используется для получения подробного предложения на конкретный продукт или услугу. Правильное использование этих процессов может помочь компаниям выбрать наилучший продукт или услугу и заключить выгодную сделку.

RFI: Запрос информации

RFI (Request for Information) — это первый этап в процессе закупок. Он используется для получения информации о продукте или услуге, которую компания может предложить. RFI не является обязательным или юридически обязательным для подачи, но он может помочь компаниям собрать информацию и сузить список потенциальных поставщиков. RFI обычно содержит вопросы о компании, ее опыте и квалификации, а также о продукте или услуге, которую она предлагает.

Основным подводным камнем для инициатора RFI является его формат — он может быть слишком общим или не содержать всей необходимой информации, что затрудняет выбор подходящего поставщика. Кроме того, RFI может занять много времени и ресурсов, поскольку требует подготовки вопросов и анализа полученных ответов.

RFQ: Запрос на ценовое предложение

RFQ (Request for Quotation) — это запрос на ценовое предложение, который отправляется потенциальным поставщикам. RFQ используется для получения ценовых предложений на конкретный продукт или услугу. Он содержит детальную информацию о продукте или услуге, а также о требованиях к поставщику. RFQ может помочь компаниям выбрать наилучшее предложение и принять решение о заключении сделки.

RFQ может иметь несколько проблем. Во-первых, он может быть очень времязатратным, поскольку он требует детальной информации о продукте или услуге, а также о требованиях к поставщику. Кроме того, RFQ может быть слишком жестким по отношению к поставщикам, что может привести к тому, что некоторые из них не захотят участвовать в процессе закупок. Наконец, RFQ может не учитывать некоторые из аспектов продукта или услуги, которые могут быть важны для компании.

RFP: Запрос на предложение

RFP (Request for Proposal) — это запрос на предложение, который отправляется потенциальным поставщикам. RFP используется для получения подробного предложения на конкретный продукт или услугу. Он содержит детальную информацию о требованиях к продукту или услуге, а также о требованиях к поставщику. RFP может помочь компаниям выбрать наилучшее предложение и заключить более долгосрочную сделку.

В digital-разработке RFI, RFQ и RFP также используются для получения информации о продукте или услуге, а также о требованиях к поставщику. Однако, в отличие от традиционных процессов закупок, они могут иметь некоторые отличительные особенности.

Одна из особенностей digital-разработки заключается в том, что технологии и требования могут изменяться очень быстро, поэтому процессы RFI, RFQ и RFP могут быть более гибкими и адаптивными. Например, вместо того, чтобы отправлять RFP сразу после RFI или RFQ, компании могут использовать agile-методологии разработки и отправлять запросы на предложение на более ранних этапах проекта.

RFI может использоваться для получения информации о технологических решениях, которые могут быть использованы для реализации продукта или услуги. RFQ может содержать дополнительную информацию о технологических требованиях, таких как поддержка определенных языков программирования или платформ. RFP может содержать подробную информацию о технологических требованиях, а также о процессе разработки, тестирования и внедрения.

Безумие RFI, RFP и RFQ в цепи поставок

На протяжении многих лет Lokad завоевала некоторую известность, и мы получили привилегию стать частью все более большого числа RFI (запрос на информацию), RFP (запрос на предложение) и RFP (запрос на котировку), связанных с оптимизацией цепи поставок. Хотя я благодарен за то, что Lokad считается достаточно заметной для включения в эти инициативы — и регулярно выбирается также — я не могу не задуматься о безумии, которая лежит в основе этих процессов.

The Desperate, Gustave Courbet

Я давно удивлялся странной практике, которая преобладает в области предприятийного программного обеспечения 1 . Более недавно я также предложил подход, который я считаю куда более превосходным во всех аспектах по сравнению с основными 2 . Однако сегодня я хотел бы рассмотреть некоторые из явно странных (если не сказать безумных) элементов RFP, которые я наблюдал. Вкратце, RFP 3 — это научизм в действии. Взгляд, отношение и процесс, которые подражают в глазах широкой аудитории тому, каким ожидается, что будет выглядеть “научное” предприятие. Однако на практике RFP научными или рациональными являются не более, чем сеанс.

Во-первых, списки вопросов, собранных в RFP, неизменно являются одновременно длинными и бессмысленными. Эти документы всегда являются продуктом комитета, который пытается угодить всем, перечисляя все вопросы, которые могли прийти в голову каждому. Что хуже, когда вводятся эксперты — обычно консультанты — для проверки или улучшения списка, каталог вопросов увеличивается в десятки раз.

В то время как поговорка нет такого плохого вопроса может быть действительным руководящим принципом для начальной школы, она является прямым вредом, когда речь идет о крупной компании и ее цепи поставок. Откровенно говоря, в реальном мире плохие вопросы могут иметь долларовые затраты на потраченное время, потраченное внимание и дорогостоящие компромиссы, сделанные для сохранения чувств. Существует несколько классов таких вопросов 4 , и в следующем я определю семь наиболее распространенных и обозначу их недостатки.

  • Ленивые вопросы. Пример: Следует ли решение лучшим практикам безопасности? Эти вопросы просто тратят время всех. Ни один поставщик предприятийного программного обеспечения, со здравомыслием, никогда не даст отрицательный ответ на такой вопрос.
  • Глупые вопросы. Пример: Управляет ли решение MOQ (минимальными объемами заказа)? Эти вопросы добавляют путаницу. Управление MOQ тривиально; сложность заключается в осуществлении любого вида оптимизации в присутствии MOQ.
  • “Умные” вопросы. Пример: Как решение рационализирует расхождения прогнозирования с исходным планом в условиях отсутствия товара на складе? Я предполагаю, что эти вопросы (кажущиеся точными, но на самом деле неопределенными) предназначены для впечатления коллег, но они только добавляют дополнительный уровень путаницы, который вскоре будет усугублен таким же флоридным ответом поставщика программного обеспечения.
  • Загруженные вопросы. Пример: Предлагает ли решение возможность управления и настройки профилей сезонности? Эти вопросы вмешиваются в нейтральность процесса и подразумевают дополнительные неявные вопросы. Примерный вопрос подразумевает, что сезонность должна рассматриваться через “профили” (почему?) и что в процессе должны быть задействованы конечные пользователи (почему?).
  • Неоднозначные вопросы. Пример: Позволяет ли решение вводить КПИ (ключевые показатели эффективности)? Этот класс вопросов усугубляет недоразумения. Что является КПИ (ключевым показателем эффективности) — это вопрос субъективный; поставщик и клиент вряд ли разделяют одни и те же взгляды на этот счет.
  • Побочные вопросы. Пример: Может ли решение пересчитывать свои рекомендации по пополнению в режиме реального времени? Эти запросы отвлекают от основных вопросов. Понятие “реального времени” в области распределенного корпоративного программного обеспечения включает в себя долгие, чрезмерно технические обсуждения, которые в конечном итоге не имеют значения, если исходные данные по пополнению являются некорректными.
  • Пугающие вопросы. Пример: Сертифицировано ли решение по ISO/IEC 27001? Такие вопросы дают преимущество неправильным сторонам. Сертификации в корпоративном программном обеспечении придают силу сертифицирующим органам и их экосистеме, но не приносят никакой ценности для клиентской компании.

Ожидание, что правильного поставщика можно выбрать, задавая неправильные вопросы, имеет столько же смысла, что и ожидание правильного результата вычислений при использовании неправильных исходных данных. Однако, кажется, что это подход, выбранный большинством крупных компаний при выборе корпоративного программного обеспечения.

Чтобы сделать все еще хуже, многие RFP (запросы на предложения) включают столбец “Соответствие” — или нечто подобное — рядом со столбцом “Ответ”, просив поставщика самостоятельно оценить степень его соответствия вопросу. Идея того, что программный продукт может быть соответствующим вопросу, вызывает недоумение. Однако на практике вопросы RFP настолько полны предубеждений, что столбец “Соответствие” имеет некоторый смысл, хотя и в странном, искаженном виде.

Я также должен отметить, что (почти?) все документы RFP отражают в своей презентации довольно грубое небрежное отношение. В каждом абзаце встречаются ужасные орфографические ошибки. Есть повторяющиеся вопросы и повторяющиеся номера вопросов. Размер шрифта неэлегантно изменяется от 6 до 20, а документ заполняют случайные переносы строк. Что касается вопросов, то тут еще хуже, так как RFP обычно форматируются в виде таблиц Microsoft Excel spreadsheets — разбитых на несколько вкладок, каждая из которых имеет свои столбцы “Вопрос” и “Ответ”, а также несколько других для надежности (например, приведенный выше пример “Соответствие”). Формат таблицы не имеет никакого смысла в контексте RFP. Пользовательский опыт — будь то написание или чтение многоабзацного контента в ячейке таблицы — является неприятным; тем более, когда вопросов сотни, как это обычно бывает.

Как если бы этого было недостаточно, следует учесть, что инструменты электронной закупки, часто используемые для проведения этих показных представлений, были созданы в девятом круге ада. Эти инструменты представляют собой худшие воплощения корпоративного программного обеспечения, каждый из которых открывает пути к снижению ожиданий: неотзывчивый, небрежный дизайн, нелепый пользовательский опыт и накопившиеся списки нерешенных ошибок длиной в Толкиена. Использование таких инструментов электронной закупки повышает бюрократическое безумие до одиннадцати 5 .

Неверно думать, что форма не имеет значения, пока есть сущность. Форма Запроса на предложение (RFP), несмотря на свою отвратительность, гарантирует, что погружение в вопросы, не говоря уже о ответах, является огромной тратой времени. В результате люди, которые должны были бы возглавить процесс выбора — такие как директор по снабжению — отступают и делегируют “экспертам”, таким как менеджеры по закупкам или третьи стороны. Менеджеры по закупкам обычно имеют мало представления о том, что является разумным решением для их собственной компании. Тем временем, третьи стороны, представленные в качестве фасилитаторов RFP, стимулируют сделать это предприятие максимально запутанным.

Некоторые могут возразить, что RFP — это меньшее зло по сравнению с открытым взяточничеством, которое происходило бы в его отсутствие. Другими словами, RFP, несмотря на свои недостатки, остаются самым безопасным вариантом для сохранения целостности компании и ее процесса выбора. Однако это довольно необычное утверждение и, следовательно, требует необычных доказательств. Действительно, оно вызывает вопросы относительно того, какого рода мошенничество должны предотвращать RFP и насколько они эффективны в этой миссии. Откровенно говоря, идея того, что направление большого процесса выбора через такую же большую и хаотичную таблицу делает процесс “более честным”, кажется, весьма сомнительной. (Прошу прощения за мое скептическое отношение.)

Мои собственные наблюдения в мире корпоративного программного обеспечения показывают, что многие крупные поставщики программного обеспечения щедро вознаграждают людей, которые ранее занимали должности влияния в отношении RFP, нанимая их спустя десять лет. Противоядие от этой (не)практики простое: идентифицировать поставщиков, которые играют в эту игру, и полностью запретить их [^поставщики]. В реальности RFP ничего не делают против такого прогрессивного взяточничества, которое существует в мире корпоративного программного обеспечения.

Таким образом, мой анализ следующий: все, что делает процесс выбора поставщика более бюрократическим, чем это необходимо, в свою очередь делает процесс более уязвимым перед злонамеренными действующими лицами. Это предложение можно переформулировать с точки зрения компьютерной безопасности: бюрократия увеличивает поверхность атаки процесса выбора поставщика, так как она распределяет доверие (и, следовательно, уязвимость) по слоям людей, которым нет оснований доверять в рамках этого процесса.

Несмотря на все эти проблемы, RFP все еще широко распространены в корпоративном программном обеспечении. Тем не менее, на частных беседах большинство людей — по крайней мере те, кто не зарабатывает на RFP — признают, что процесс имеет мало смысла, что делает распространение RFP еще более загадочным. Самое простое объяснение, которое я могу предложить, заключается в том, что RFP являются сложной формой корпоративного “сигнала добродетели” [^добродетель]. В эпоху информационных технологий признание того, что крупное решение может быть принято на основе ничего более чем образованного предположения, неприемлемо и воспринимается как упрощенное, недостаточно сложное и совершенно не научное. Процесс RFP может не приносить никакой ценности для компании, но он полностью удовлетворяет аспекту сигнализации добродетели.

  1. Руководство покупателя по корпоративному программному обеспечению, Жоанн Верморель, август 2013 года. ↩︎
  2. Состязательный подход к исследованию рынка программного обеспечения — Лекция 2.4, март 2021 года, Жоанн Верморель ↩︎
  3. В целях краткости, в этой записи термин “RFP” относится коллективно к RFI, RFP и RFQ. ↩︎
  4. Все приведенные в этом разделе примеры — это реальные вопросы RFP, которые мы получили за последние 12 месяцев. ↩︎
  5. Как правило, когда используется инструмент электронной закупки, как Lokad, так и его потенциальный клиент тратят эквивалент нескольких рабочих дней на то, чтобы отправить электронное письмо с прикрепленным PDF-файлом 5 получателям в копии. ↩︎

Какую информацию запрашивать у вашего поставщика косметической упаковки и когда?

Менеджеры по закупкам должны отправлять запросы своим поставщикам для предоставления информации о своих товарах или услугах. Информация, полученная от поставщиков, должна быть переведена в официальные условия контракта, прежде чем контракт может иметь место. Далее объясняются три типа информационных запросов, а также различные ситуации для чего и когда запрашивать.

  • Запрос информации (RFI)
  • Запрос предложений (RFP)
  • Запрос цен (RFQ)

Запрос информации

RFI представляет интерес покупателя к анализу рынка относительно альтернатив и возможностей. Это запрос, в котором покупатель обычно спрашивает поставщиков о типах товаров и услуг, которые они могут предоставить, и в чем их отличие от конкурентов. Вот примеры RFI для косметической упаковки:

  • средства и финансы
  • логистика и динамика рынка поставок
  • альтернативные ценовые стратегии
  • описания продуктов и функции
  • тенденции, влияющие на поставщиков и конкурентов

Этот запрос не включает никаких заявлений о намерении подписать контракт. В то же время покупатели должны помнить, что поставщики обычно реагируют на требующий много времени RFI, только если они ожидают, что процесс продолжится в направлении RFP или RFQ.

Обычно этап RFI является сигналом для поставщика, что покупатель думает, что он знает, чего хочет, но ему необходимо собирать более глубокую информацию, не принимая формальных обязательств. Обычно это приводит к этапам запроса предложений и запроса предложений, поскольку покупатель уже сузил выбор поставщиков после проведения тщательной оценки.

Запрос предложения

После того, как покупатель получает представление о рынке и создает отчет о работе, который включает требования к производительности, он выдает запрос предложений. Этот запрос может касаться требований, касающихся прочности, гибкости и огнестойкости, не подчеркивая, из каких материалов сделаны. Этот запрос иногда касается нестандартных или очень сложных предметов, которые могут требовать консультации с поставщиком.

Поставщик предоставляет подробную информацию о том, как потребности покупателя будут удовлетворяться по конкретным ценам. Затем мяч возвращается на площадку покупателя, что приводит к пересмотру требований с последующим согласованием точных условий. Этап запроса предложений отражает более определенный интерес со стороны покупателя, которому просто нужна более конкретная информация о ценах и надежности поставщиков.

Вот примеры деталей, используемых в предложениях:

  • показатели эффективности
  • инструкции как ответить
  • сроки выполнения
  • технические и учебные соображения
  • к кому обращаться за дальнейшими вопросами

Запрос цен

Заключительным этапом процесса, предшествующего контакту, является запрос цен, который выдается покупателю, когда он готов обсудить техническое задание, в котором содержатся точные спецификации необходимых товаров или услуг, которые необходимо приобрести. Запрос, который следует за оценкой заявок, может сопровождать конкурсные торги и обычно не требует подробных переговоров.

Запрос цен хорошо подходит для закупки стандартных или хорошо известных изделий в отрасли благодаря предварительным требованиям к спецификациям. Затем покупатель компилирует ответы поставщика, переводит информацию в договорную форму и представляет официальный запрос предложения. Он может быть отправлен только одному поставщику или может привлечь несколько поставщиков к участию в конкурсе.

В конечном итоге, заключительным этапом является заключение договора между покупателем и поставщиком. В договоре подробно изложены обязанности покупателя, такие как условия оплаты или порядок исполнения договора. Некоторые контракты имеют несколько соглашений о платежах и неплатежах. Вот примеры элементов в запросах цитаты:

  • количества и объемы
  • требования к доставке
  • навыки персонала и уровни компетентности

Условия договора обычно согласовываются между покупателем и продавцом. Контракты с фиксированной ценой указывают, что покупатель будет платить независимо от затрат на исполнение. В этом случае фиксированный процент может быть добавлен к тому, что покупатель платит, исходя из затрат поставщика на косметические упаковочные материалы.

Заключение

Процесс, который приводит к предложениям и предложениям между покупателями и поставщиками, включает обмен информацией о спецификациях упаковки для косметики. Этот процесс начинается с RFI. После того, как поставщик получает RFP или RFQ, они подают заявки, которые помогают сформировать цену товаров и услуг.

Запросы относительно цен, коммерческих предложений, дополнительных сведений.

Запрос о расценках. Отправляются, когда закупщик и внутренний пользователь могут четко и без всяких искажений описать потребность и воспользоваться общепринятой терминологией. Предусматривает сравнение только по цене. Рассылается на стандартных бланках запросов. В тех случаях, когда запрашиваются цены, на обороте запроса указывается список поставщиков. Отправка по почте, факсу, электронной почте или через электронную площадку. Расценки сравниваются, выбирается наилучший поставщик и размещается заказ.

Запрос о предложениях. Применяется к сложным запросам, когда необходимо воспользоваться опытом поставщика в разработке и предложении варианта решения. Как правило, в дальнейшем используются переговоры. Запрос включает подробное описание потребности. В запросе при необходимости указывается, что потенциальный поставщик может предложить несколько решений.

Запрос об участии в торгах. Содержит пакет спецификаций по торгам. Приемлемо для ситуаций без дополнительных переговоров. Поставщику сообщается, как будет приниматься решение о выборе поставщика.

Запрос на дополнительные сведения. Используется, к огда организация хочет собрать больше сведений о продукте или поставщике. Сюда может входить информация о готовности и способности поставщика предоставить конкурентный товар или сервис.

Тип запросы (требования)

Определение (дефиниция)

Когда можно использовать?

Запрос на цены (расценки) ( RFQ – Request for Quotation)*

RFQ — документ, составляемый, когда организация намерена приобрести товар или заинтересована в сервисе, и доводит спецификацию до сведения других фирм, чтобы получить и сравнить ответные ценовые предложения. То есть, это не оформленное коммерческое предложение со стороны покупателя, а просто запрос относительно цен (расценок) и наличия товара. Если ответ удовлетворителен, то будут начаты переговоры.

Если стоимость в денежном выражении чего-либо интересующего фирму высока, а действующих поставщиков пока нет, то в этом случае создается запрос (требование) RFQ. В ответ на запрос (потенциальный) поставщик высылает примерные расценки на свои продукты. Стандартная практика: для сравнения запрашиваются данные не менее чем у трех поставщиков.

Запрос на коммерческое предложение (RFP – Request for Proposal)

RFP — документ, который создается, когда организация хочет приобрести продукт или услугу, но при этом требуется участие, полное или частичное, поставщика в разработке. Как и в случае с RFQ, речь не о предложении со стороны фирмы-покупателя, но пока только о запросе относительно доступности, цены и возможности разработки чего-либо по заказу потенциального покупателя.

Если переговоры по возможному контракту более приоритетны, чем конкурентно-ценовое сравнение предложений, RFP предпочтительнее RFQ. Тут вопрос в сложности потенциального решения: бывает, что в реакции поставщика просматривается нечто более важное, чем цены, — способность к инновациям и готовность вести значительную научно-исследовательскую работу с целью разработать что-либо для клиента — заказчика поставок.

Запрос на (дополнительные) сведения ( RFI – Request for Information)

Этот документ нужен, когда организация хочет собрать больше сведений о продукте или поставщике. Сюда может входить информация о готовности и способности поставщика предоставить конкурентный товар или сервис. RFI может далее инициировать появление RFQ или RFP.

RFI бывает полезен, если фирме-покупателю недостает полной информации о продукте или состоянии рынка и пока преждевременно составлять RFQ или RFP.

* RFQ или RFP иногда используются в практике некоторых фирм как синонимы, но это не верно. RFQ или RFP применяют при различных обстоятельствах; «уравнение» их в правах нивелирует сложную природу RFP.

Стратегическое управление цепочками поставок/П.Кузинс, Р.Ламминг, Б.Лоусон, Б.Сквир — М., 2010.

Управление закупками и поставками/ М.Линдерс, Ф.Джонсон, А.Флинн, Г.Фирон – М.,2013

Другие способы закупок и схемы оценки поставщика мы разбираем на тренингах по закупкам. Расписание открытых тренингов

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *