Копия верна как правильно заверить

Как правильно заверить копию документа

Заверенные копии кадровых документов могут понадобиться как работнику, так и работодателю. Например, работодатели вправе размещать копии на информационном стенде. Кроме того, он обязан предоставить их по запросу. Чаще всего заверенные копии требуются сотрудникам.

Копии документов, связанных с работой, необходимы работникам для получения кредита, оформления визы, назначения алиментов и проч. Сотрудники вправе запросить их у работодателя, не называя причины (ст. 62 ТК РФ). Запрос об этом они подают в письменном заявлении. Чтобы безвозмездно предоставить по нему заверенную копию, у работодателя есть не более трех рабочих дней со дня его подачи. Иначе работодателю грозит ответственность (по ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).

Выясним, как заверить копию документа «надлежащим образом».

Образец заявления на выдачу справки о месте работы и выписки из приказа о приеме на работу

Что такое заверенная копия

На практике копию делают с помощью копира, сканера, принтера. При этом простая копия документа – это его дополнительный экземпляр, который полностью воспроизводит информацию подлинника. На заверенной копии проставляют определенные реквизиты, которые обеспечивают ее юридическую значимость. Такие определения дал еще Росстандарт в своем приказе от 17.10.13 № 1185-ст (пп. 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р-2013).

ГОСТ Р-2016 говорит, что отметку о заверении оформляют, чтобы подтвердить соответствие копии документа (выписки из него) подлиннику (п. 5.26 ГОСТ Р-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Обязательно ли применять в компании ГОСТ Р-2016

Каждая организация не обязана применять ГОСТ Р-2016 (ст. 26 федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Однако его правила рекомендуют ввести как обязательные.

Соблюдение ГОСТ Р-2016 позволит:

достичь единообразия при оформлении документов (унификации);
минимизировать отказ в принятии документов (и копий) и исключить споры с: сотрудниками, запрашиваемой организацией, ГИТ;
повысить так называемую юридическую значимость документа при возможном рассмотрении спора контролирующими органами, а также – в суде;
упростить классификацию, а также – поиск в архивном фонде и др.

если в компании зафиксировали соблюдение именно ГОСТ Р-2016, его нужно исполнять в полном объеме, а не выборочно. Сделать это можно, например, в инструкции по ведению кадровых документов. С таким ЛНА нужно ознакомить всех работников, которые занимаются оформлением;
«видоизменить» ГОСТ Р-2016 также допустимо, разработав свои правила ведения делопроизводства и оформления документов (и их заверенных копий) с учетом указанных рисков.

Что такое копии, как их оформить и сшить разъясняют и другие НПА и документы в смежных областях. В частности, это делает ФНС (в приказе от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, приложение № 18) и Минфин (в письмах от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). Любые рекомендации следует изучить как ориентир, поскольку не каждый процесс и случай заверения регулирует ГОСТ.

Какие документы относятся к «связанным с работой»

Среди копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ):

приказы: о приеме на работу, о переводах на другую работу, приказа об увольнении и др.;
выписка из трудовой книжки (если она ведется);
справки: о зарплате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, периоде работы у текущего работодателя и др.

Примечание: перечень не является исчерпывающим. Фиксировать выдачу копий можно в специальном журнале.

Как заверить документы «Копия верна»

Многие привыкли при заверении использовать запись: «копия верна», подпись, печать. В целом это действительно так. Однако ГОСТ Р-2016 внес уточнения в правила заверительной надписи.

Во-первых, ГОСТ Р-2016 разделяет такие надписи для «внутреннего» и «внешнего» пользования. Во-вторых, предлагает разные варианты оформления и требования к нему в зависимости от указанной цели предоставления.

По ГОСТ Р-2016, для заверения при внутреннем пользовании нужно использовать специальную отметку (п. 5.26). Выглядит она так:

Верно Подпись И.О. Фамилия

Инспектор службы кадров

Если копию выдают для представления в другую организацию, отметку о заверении дополняют надписью о месте хранения документа, с которого ее изготовили:

«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год».

Эту надпись заверяют печатью организации (если она есть). Оттиск печати не должен закрывать подпись того, кто заверил документ (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р-2016).

Важно! По ГОСТ Р-2016, при заверении для представления в иные организации не используют печати подразделений компании.

Как мы видим, необязательно писать именно «копия верна» на документах. Достаточно указать «верно». С точки зрения ГОСТ это более корректно. Кроме того, некоторые специалисты не рекомендуют использовать совместно слова «копия» и «верна». При необходимости они советуют проставлять отдельно «копия» и «верно» с указанием иных реквизитов заверения (например, по ГОСТ Р-2016, которые мы привели выше).

Где ставить «копия верна»

По ГОСТ Р-2016, отметку «копия верна» (как ее привыкли называть), проставляют под реквизитом «подпись». Она включает:

слово «верно»;
наименование должности лица, заверившего копию и его собственноручную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения копии (выписки из документа);
надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» и печать организации (для «внешнего» пользования и при наличии печати)

Учтите эти правила ГОСТ при заполнении заявления на отпуск.

Как подписывать «копия верна»

Заверить документы «копия верна» можно с помощью специального штампа, в котором набрана запись по образцу. Написать «копия верная» и указать другие реквизиты заверительной надписи можно и рукописно. Следовательно, «копия верна» от руки – не ошибка.

Заверить документ может уполномоченное лицо. Полномочие устанавливают: уставные документы, доверенности, приказы по организации и т. д. ИП может заверить документ сам или наделить таким правом своего работника. Должность уполномоченного лица прописывают в заверительной отметке.

При этом в надписи можно предусмотреть и документ-основание для заверения (например, если копию подписывает не руководитель организации). Такое уточнение поможет снять дополнительные вопросы со стороны организаций, которые запросили копию. Иногда к копии кадрового документа прилагают копию основания для подписи уполномоченным лицом, а также – сопроводительное письмо работнику в ответ на его заявление-запрос.

Оформить любой кадровый документ по ГОСТ поможет наш новейший курс .

Как заверить документы «копия верна» при нескольких листах

Для работодателя нет четких требований, как заверить копии кадровых документов на нескольких листах. Заверять допустимо по одному листу или же вместе. Что учесть в последнем случае, рассмотрим ниже.

Во-первых, если в документе несколько страниц, делают копии каждой из них на отдельном листе. Затем их следует скрепить (например, прошить). Для этого листы нумеруют и скрепляют (как правило, нитью или лентой).

Сшить копию из нескольких листов допустимо на 3–4 прокола. Прошитые листы должны держаться крепко относительно друг друга, чтобы не потерять их часть. Проколы нужно делать так, чтобы можно было прочесть содержание (например, так советует п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 ).

Во-вторых, при сшивании листов итоговую заверительную надпись вносят на небольшой листок бумаги. Его нужно наклеить на оборотной стороне последнего листа на место крепления нити. Например, Минфин рекомендует использовать бумажную наклейку в виде прямоугольника размером 40–60 мм на 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место прошивки. Нити за пределы нее должны выходить не более чем на 2–2,5 см (письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). При этом на практике печать организации проставляют так, чтобы ее часть приходилась на наклейку и место сшивания, а часть – непосредственно на документ. Так исключают возможность подмены страниц в сшитой заверенной копии.

В-третьих, непосредственно вносят заверительную надпись. При этом следуют одному из вариантов, поскольку единого требования нет.

Вариант 1: на каждый лист ставят отметку «копия», а на обороте последнего листа указывают их общее количество и заверительную надпись (например, «верно» по ГОСТ Р-2016, как мы рассмотрели выше).

Вариант 2: слово «копия» указывают только на первой или последней оборотной странице, а дальше на оборотной стороне последнего листа вносят заверительную надпись по ГОСТ, но с указанием количества листов. То есть, вариант 2 – это оптимизированный вариант 1. При нем слово «копия» не указывают на каждом листе.

Вариант 3: каждый лист заверяют как единичную копию, а на обороте сшитых листов проставляют такую же заверительную надпись, но с указание их количества (арабскими цифрами и прописью). То есть, помимо количества листов, запись в конце идентична копии единичной страницы. Это самый неоптимальный вариант.

Обратите внимание! Для «внешнего» предоставления на всех заверительных надписях также указывают место хранения оригинала и проставляют печать организации (при наличии).

Также есть упоминания, что отметку о заверении проставляют на каждом или на последнем листе скрепленной многостраничной копии. При этом только на последнем листе указывают место хранения. В частности, об этом говорит, пункт 2.51 примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 ).

Например, запись на обороте последнего листа заверенной копии после сшивания может выглядеть так:

«Верно. Всего пронумеровано, прошито и скреплено печатью 10 (десять) листов». Далее в записи указывают другие реквизиты, как и при заверении одиночного листа. В том числе – место хранения оригинала с проставлением печати организации (если копия «внешняя», а у компании есть печать).

Как заверить копию трудовой книжки

Для трудовой книжки либо каждую заполненную страницу заверяют отдельно. Либо сшивают все листы-копии с заверительной надписью на обороте последнего листа, в которой указывают их количество (арабскими цифрами и прописью). Как мы выяснили, заверительную надпись можно сделать от руки или проставить ее в штампе.

При заверении каждого листа надпись обычно указывают под последним текстовым элементом. ГОСТ Р-2016 говорит, что ее ставят под реквизитом «подпись». При отсутствии этого реквизита в конце предыдущей записи заверительную надпись обычно вносят со следующей свободной строки.

Совет. Предусмотрите возможность по запросу работника указывать в копии трудовой: «Работает по настоящее время». Закон не обязывает работодателя это делать. Однако на практике такое требование устанавливают организации, которые эту копию запрашивают. Например, банки.

Узнайте, как заполнить новый бланк трудовой книжки с 2023 года.

Также затруднения вызывает и указание места хранения подлинника трудовой книжки. Если книжки не включили в качестве одного дела в номенклатуру дел, то на заверенной копии прописывают, что оригинал хранят в отделе кадров работодателя. Если же трудовые в номенклатуру включены, запись можно сделать по требованиям ГОСТ Р-2016, которые мы уже указали.

При этом закон не упоминает, какое именно время действует копия трудовой книжки. По факту она актуальна до внесения новой записи в оригинал документа. В этом случае копия перестанет отражать содержание оригинала. К тому, же конкретные сроки могут установить и субъекты, которые запрашивают копию или выписку. Например, банки.

Как заверить копию документа в 2023 году

Копии документов может заверить руководитель компании или представитель по доверенности, но в некоторых ситуациях могут потребоваться документы, заверенные нотариально. Как правильно заверить копию документа — читайте в статье.

Как заверить копию документа в 2023 году

Копии документов: зачем заверять

Довольно часто для совершения некоторых видов юридически значимых действий в государственные органы и контрагентам необходимо предоставлять копии документов.

Для подтверждения корректности выполнения копии (данные в ней соответствуют оригиналу) выполняется заверение. После него копия становится юридически значимой и может использоваться в официальном документообороте.

Чаще всего компании предоставляют заверенные копии документов в налоговую инспекцию при камеральных или выездных проверках. Компании или предпринимателю грозят значительные штрафы, если они направят в ИФНС обычные копии, инспекторы могут расценить этот факт как отсутствие подтверждающих документов. Дополнительно: первичные и иные финансовые документы могут предоставляться при аудиторских проверках. Возможны ситуации, когда заверенные копии документов запрашивает контрагент, который потерял оригиналы документов и восстанавливает их. Юридически значимые копии могут быть использованы для совершения сделок и выполнения регистрационных действий. Также копии, которые были надлежащим образом заверены, могут предоставляться в суд в качестве письменных доказательств. При арбитражном разбирательстве обычные копии документов не будут приняты судом: необходимо предоставлять либо оригиналы, либо заверенные копии.

Существует 2 способа заверения документов: самостоятельно, когда достоверность копий удостоверяет руководитель компании, и нотариально, когда проверку выполняет нотариус.

В процессе свидетельствования он только подтверждает верность копий документов, выписок из них или подлинность подписи, содержание которого не противоречит законодательству. Нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определенным лицом.

Заверение документов: чем руководствоваться

Правила заверения копий устанавливаются несколькими подзаконными актами и рекомендациями государственных органов. Основной регламентирующий документ — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст.

В нем содержатся основные положения о том, как сделать копию документа юридически значимой.

Важные нормы, касающиеся заверения документов, содержатся в указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Этот нормативно-правовой акт должен применяться в обязательном (а не рекомендательном) порядке российскими организациями. Важные разъяснения по оформлению заверенных копий приведены в приложении № 18 к приказу ФНС РФ от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. В нем установлены требования к бумажной документации, которая предоставляется в налоговые органы. Еще один документ, регламентирующий порядок представления заверенных копий документов в налоговые органы, — письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-рз/39142. В своих разъяснениях ведомство подробно описывает, как оформить заверенную копию. В качестве дополнительного источника сведений о выполнении заверения можно использовать методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденные решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16. Этот регламент разработан для нотариусов и является необязательным к применению иными лицами, но в нем собрано много полезной информации, которая пригодится для самостоятельного заверения копий.

Устали возиться с первичкой, хотите освоить новые навыки? Пройдите курс «Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах».

Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании. Поднимитесь по карьерной лестнице, заслужите уважение начальства и прибавку к зарплате. Купить курс

Кто заверяет документы

От имени организации копии документов может заверить ее руководитель или уполномоченное должностное лицо (заместитель директора, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и другие). Право заверять документы может быть установлено уставом организации, доверенностью или приказом руководителя. Подпись должностного лица желательно скрепить печатью организации (при наличии). Индивидуальный предприниматель также может самостоятельно заверить копии документов.

Перечень документов, копии которых необходимо засвидетельствовать у нотариуса, определяется в соответствии с нормативными актами, регулирующими порядок совершения юридически значимого действия.

Кроме того, стороны сделки могут договориться о взаимном представлении определенного пакета документов в копиях, засвидетельствованных нотариально.

Для некоторых ситуаций нотариусы свидетельствуют верность подписи. Это выполняется, в частности, при регистрации общества с ограниченной ответственностью: в налоговую инспекцию заявление от учредителей подается в бумажном виде. Тогда подлинность подписи потребуется засвидетельствовать в нотариальном порядке.

Нотариус имеет право отказаться от заверения документов по разным причинам. К наиболее распространенным из них относятся следующие: заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не в состоянии проверить их подлинность, поэтому он откажется от их заверения. Если документы имеют иностранное происхождение и не были легализованы в соответствии с российским законодательством, а также написаны на иностранном языке, нотариус тоже может отказаться от их заверения. Если документ состоит из нескольких листов, но не сшит и не пронумерован, то и это может стать причиной отказа от заверения.

Что должно быть на копиях

Порядок заверения зависит от того, для кого оформляется копия: для внутренних или внешних пользователей.

Для сотрудников или руководителей структурных подразделений на копии необходимо сделать надпись: «Верно» (проставить штамп «Верно»), указать должность работника, который ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.

Важно отметить, что ГОСТ не предусматривает применение штампа «Копия верна». Однако возможно использование комбинации двух штампов — «Копия» и «Верно».

Первый штамп указывает на то, что данный документ не является оригиналом. Второй штамп необходим для подтверждения подлинности. Указанные штампы могут быть применены для заверения копий документов.

Внешние пользователи — это любые сторонние организации: ФНС, аудиторы и контрагенты. Чтобы заверить для них копию, дополнительно к первому случаю в заверительной надписи указывается место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку необходимо подтвердить печатью или штампом организации (при наличии). Оттиск проставляется таким образом, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии.

Для освидетельствования копий многостраничных документов применяют аналогичные правила. Заверительная отметка должна быть размещена на каждой странице и на их сшивке.

Надо указывать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.
Печать и подпись нужно ставить таким образом, чтобы они частично приходились на бумажную наклейку, при этом другая часть – была на последнем листе сшивки.

Как избежать ошибок

Для исключения налоговых и юридических рисков, связанных с неправильно заверенными копиями документов, необходимо проверять 2 ключевых аспекта: полномочия ответственного сотрудника и корректность оформления надписей на копиях.

Полномочия на заверение копий могут быть установлены в разных документах: в уставе, приказе, в инструкции, доверенности и иных. Предоставление этих документов является обязательным условием в целях проверки полученных заверенных копий.

Также перечисленные документы необходимы для оформления копий в организации. Документы будут подтверждать тот факт, что сотрудник, заверивший копию, обладает полномочиями на это действие. Отсутствие доверенности — это высокий риск оспаривания документов в суде или отказа в совершении юридически значимых действий.

Второй ключевой аспект проверки копий — оценка правильности оформления необходимых надписей, подписей и печатей.

Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе.

При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. Ненадлежащее оформление может повлечь разные юридические риски: налоговая инспекция откажет в признании расходов, контрагент оспорит выполнение договора, нотариус на законных основаниях откажется регистрировать сделку.

Чтобы избежать ошибок при самостоятельном заверении документов и при получении копий, необходимо придерживаться следующего алгоритма:

Проверить: требуется ли заверение копии документа. Возможно, будет достаточно только составить копию, без дополнительной проверки.
Оценить: какой тип заверения необходим. Подойдет для сделки самостоятельно заверенная копия или необходимо обращаться к нотариусу.
Все ли обязательные элементы заверительной подписи оформлены корректно: необходимо проверить надпись, подпись и другие данные.
Если оформляется несколько сшиваемых в один том копий, нужно проверить правильность оформления сшивки копий документов.

первичные документы
копии документов
заверение копии
нотариальное заверение документов
доверенность

Подпись и печать: как правильно заверить копию документа

Некоторые организации вместо оригиналов документов запрашивают официальные копии, заверенные по действующему законодательству. Рассказываем, как без ошибок заверить дубликаты и чем нужно руководствоваться.

Как заверить
- Индивидуальный предприниматель
- Юридическое лицо
- Документ из нескольких страниц
Как заверить

Иногда оригиналы теряются во время переездов или при частой смене работы. На их поиски необходимо время. Но проблема решается копией с подписями и штампами. Заверенные дубликаты документов необходимы в разных жизненных ситуациях: от трудоустройства на новое место работы до вступления в наследство.

Однако документ получает юридическую силу только при правильном оформлении. Важно, чтобы на листе стояла подпись специалиста или уполномоченного сотрудника, а также печать или штамп «Копия верна».

Например, сотрудник запрашивает сведения, которые организации по внутреннему распорядку или нормативным актам не вправе выдать в оригинальном виде. Тогда уполномоченный сотрудник делает копию приказа о приеме на работу, трудовой книжки, приказа об увольнении или другого документа, заверяет по правилам и передает работнику лично в руки.

Если вы как наемный сотрудник хотите получить дубликаты бумаг для передачи в налоговую службу, социальный фонд, инспекцию труда или в любую другую организацию, обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию с письменным запросом.

Дубликаты документов, копия паспорта потребуются и при оформлении ипотечного кредита. Обычно банк просит предоставить дубликат трудовой книжки, справок, подтверждающих доход, ИНН, СНИЛС и других бумаг.

Хотите оформить ипотеку, но голова идет кругом от разных условий, документов, процентных ставок? Совкомбанк предоставляет кредит на максимально выгодных условиях. Ипотечные программы помогут купить квартиру мечты людям с разными запросами и материальными возможностями. Простая система оформления документов и широкие возможности позволят сделать мечту ближе.

Индивидуальный предприниматель

Бизнесмен со статусом индивидуального предпринимателя обязан удовлетворять запросы налоговой инспекции, любых надзорных органов и передавать дубликаты важных документов, в том числе сведений о деятельности и отчеты.

В этом случае нужно знать, как правильно заверить документы и вовремя передать их в бухгалтерию, которая обслуживает организацию, у нотариуса, либо в специализированной компании.

Аналогичным образом следует поступить и с документацией, необходимой для участия в тендерных закупках по Федеральным законам №44-ФЗ и №223-ФЗ. Если индивидуальный предприниматель или его представитель стали истцом или ответчиком в суде, документы для процесса тоже нужно будет официально заверить.

Что должно быть на копиях:

Документооборот — это сложный процесс, требующий внимания и профессионального подхода. Не каждый индивидуальный предприниматель готов нанимать бухгалтера или тратить большую сумму на сотрудничество со специальной фирмой.

Достаточно воспользоваться услугой Совкомбанка, с которой можно просто и быстро подготовить пакет документов для Федеральной налоговой службы и оформить их по действующим правилам.

Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.

Юридическое лицо

Крупным организациям или корпорациям требуется меньше времени на заверение копий. Обычно этим занимаются внутренняя бухгалтерия и юридический отдел. Для подтверждения подлинности большого объема бумаг сотрудникам требуется специальная печать с надписями «Копия верна»/ «Верно»/ «Копия»/ «Истина».

Что должно быть на дубликатах.

Документ из нескольких страниц

Заверяется по той же схеме, как и одностраничный. Сложности могут возникнуть, если листы не прошиты — тогда придется запрашивать штампы и подписи на каждой странице. С прошитой документацией проще, поскольку будет достаточно пронумеровать листы, указать общее число и подтвердить подлинность на месте сшивки.

Важный нюанс — это срок действия заверенных копий: не более 30 дней. Нормативные акты не регулируют этот нюанс напрямую, однако на практике финансовые, надзорные и другие организации не принимают дубликаты документов через месяц с даты создания.

Стоит учесть, что банк или микрофинансовая компания могут потребовать бумаги, срок действия которых 2-14 дней.

Законодательная база

Чтобы заверить копии документов по новым правилам, достаточно обратиться действующему законодательству. Специалисты ориентируются на несколько нормативных актов, в которых четко прописаны требования.
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» в редакции от 2018 года ,
2. Указ Президиума Верховного Совета СССР №9779-Х от 08.04.83 в редакции от 2003 года ,
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
4. Налоговый кодекс РФ,
5. Гражданский кодекс РФ,
6. Арбитражный процессуальный кодекс РФ.
Кто должен заверять

Существует убеждение, что всю юридическую работу с документацией выполняет нотариус. На деле все иначе — к этому специалисту следует идти лишь в некоторых случаях, о которых расскажем ниже.

Краткий список документов, которые заверяет нотариус:
- паспорт физического лица,
- свидетельство о собственности,
- доверенность сделки за границе,
- свидетельство о праве на наследство,
- измененные учредительные документы компаний.
Подтвердить подлинность других документов могут руководитель организации, менеджер, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела, любой уполномоченный сотрудник или сторонний представитель директора с подтвержденным правом на такие действия.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур, kontur.ru

В делопроизводстве средних и крупных компаний на оформление сшивов оригиналов и заверение копий документов уходит немало времени и ресурсов. Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др.

Связанный материал
Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?
Связанный материал
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Как технически изготовить сшив
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола

Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны размеры полей организационно-распорядительных документов с формулировкой «не менее». Левое поле документа (если смотреть на его «лицо») должно быть не менее 20 мм. В большинстве организаций его делают 30 мм. Место прошивки как раз делают в середине левого поля. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. Но если вы заранее знаете, что будете прошивать документ, то это поле лучше увеличить до 35 мм, тогда сшив потом будет удобнее читать и копировать его листы.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Связанный материал
Как прошить документы
Связанный материал
Как оформить гриф «Коммерческая тайна»

Заверительная надпись на сшиве многостраничного оригинала
- указание на количество прошитых листов (именно листов, не страниц) числом и прописью в скобках (с большой или строчной буквы);
- должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего сшив (обычно это тот же человек, который подписывает документ, но может быть и иное лицо, например, юрист, готовивший проект договора на подпись, либо сотрудник делопроизводственной службы);
- печать организации (здесь и далее – при ее наличии).
Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.

Связанный материал
Изменение в правилах заверения копии?

Надо ли кроме отметки о заверении копии ставить штамп «Копия», как делали раньше? Ответ в № 8’ 2020

Связанный материал
Как заверить копию, чтобы в ней не было подписи руководителя?

Как заверить копию документа, чтобы в ней не было копии личного росчерка руководителя организации? Ответ в № 11’ 2019

Если документ многосторонний (например, договор обычно подписывают 2 стороны), то принято, чтобы представитель каждой стороны заверил сшив каждого экземпляра документа (см. Пример 5). Но если сшивы обоих экземпляров договора заверит только одна сторона по удобной ей методике (мы ведь помним, что жестких общероссийских требований нет), то это не критично 1 . Главное, чтобы договор был подписан уполномоченными лицами в принципе. Ведь перед подписанием стороны проверяли текст документа и пошли на эту сделку.

Другой пример с оригиналами документов – акты и протоколы. Помимо предусмотренных подписей сторон в самом акте или протоколе, эти документы могут быть дополнительно прошиты и заверены сторонами на сшиве. Заверительную надпись правильней оформить (как и в случае с договором) с указанием всех сторон, подписавших документ (Пример 5).

Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями. В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Но в заверительной надписи на сшиве мы указываем общее прошитое число листов:

Пример 3. Какое число листов указывать в надписи на сшиве
- основной документ состоял из 10 стр. и получился на 10 листах;
- приложение 1 к нему было тоже на 10 стр. и 10 листах;
- но страницы приложения 2 распечатали на обеих сторонах листов, поэтому его 10 стр. поместились на 5 листах.
Итого у нас получилось 25 листов (10 + 10 + 5). Это количество и указываем в заверительной надписи сшива – см. Пример 4.

Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого 1 автор

Пример 5. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого несколько авторов

Связанный материал
Истребование документов налоговой и их представление по разным каналам связи (часть 1)
Связанный материал
Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять

Прошиваем и заверяем копии документов
- печатью (при ее наличии) и
- надписью о месте хранения оригинала – предмета копирования с указанием номера дела по номенклатуре.
Связанный материал
Как жить без печати?

Печать стала необязательным атрибутом юрлица. Какие организации могут от нее отказаться? Как относиться к входящим документам от этих контрагентов, на которых теперь нет оттиска печати?

Ответы в статье «Как жить без печати?» в № 5’ 2015

Связанный материал
Размышления о печати в связи с ее «отменой»

См. статью «Размышления о печати в связи с ее отменой» в № 7’ 2015

Пример 6. Отметка о заверении копии для ее использования внутри организации

Пример 7. Отметка о заверении копии для ее представления во внешнюю среду организации

Причем о необходимости наличия этих 2 атрибутов говорит не только рекомендательный ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательный для всех Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ 1983 г.; он до сих пор действует, фигурирует и в судебной практике, а это серьезный аргумент). Надпись о месте хранения оригинала, с которого изготавливается копия, была в этом Указе еще в 1983 году, а предыдущий ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов 2003 года такой рекомендации не содержал, и в судах порой неправильно оформленные копии документов не принимали в качестве доказательств, поэтому в последний ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимость данной формулировки добавили.

Но установить точный номер дела по номенклатуре можно не у всех документов. Так, не всегда в делах хранятся трудовые книжки. В таких ситуациях допускается не указывать конкретный номер дела, но остальную часть фразы лучше написать – см. Пример 8.

Связанный материал
Заверенную копию можно выдать только при наличии подлинника
01 декабря 2014

См. новость «Заверенную копию можно выдать только при наличии подлинника» на основе судебной практики в № 12’ 2014

Связанный материал
Об оригиналах, копиях и архивной науке

См. статью «Об оригиналах, копиях и архивной науке» в № 12’ 2016

Связанный материал
Если документ существует в электронной и бумажной форме

Если документ существует в электронной и бумажной форме, то который из них оригинал? в № 10’ 2020
- оформить отметку о заверении на каждом листе копии либо
- сделать сшив листов и на приклеенном листочке разместить информацию и о количестве прошитых листов, и о заверении копии (Пример 9).
Пример 8. Отметка о заверении копии, когда оригинал не подшит в дело

Пример 9. Отметка о заверении сшива копии многостраничного документа

Требований к прошивке листов копии документа в ГОСТ Р 7.0.97-2016 либо в каком-то другом стандарте или нормативном документе нет. Но есть исключения для отдельных видов документов. Например, приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ устанавливает требования к копиям документов, которые представляются в налоговые органы на бумажном носителе.

Фрагмент документа

Приложение № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.

2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:

обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;

исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

Из формулировок приказа ФНС России и практики представления документов в налоговые органы следует, что в 1 сшив можно помещать копии многих документов, главное, чтобы его объем не превышал 150 листов.

В приказе ФНС России не упоминается слово «Верно». В отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016, нет в нем и условия о проставлении печати. Но эти элементы лучше вставлять в отметку о заверении копии в силу ГОСТ.

Нормативных правовых актов, которые вводят особые требования к прошивке и заверению копий документов для представления в суды или правоохранительные органы, нет. Как правило, в их запросах можно встретить фразу «копии документов должны быть заверены надлежащим образом». Если такая формулировка имеется, то следует руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указа 1983 г. – фактически следуйте Примерам 7–9 нашей статьи.

Связанный материал
Копия трудовой книжки: когда выдавать, как оформлять

Приоритет документам в электронном виде

Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Когда документооборот масштабный

Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

Пример 10. Фрагмент Инструкции по делопроизводству о работниках, наделенных правом заверять копии документов

Пример 11. Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Пример 12. Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Пример 13. Возможная формулировка в доверенности для внештатного сотрудника
- представлять интересы Доверителя в отношениях с организациями всех организационно-правовых форм; с физическими лицами; во всех государственных и муниципальных органах власти и управления, нотариальных конторах, правоохранительных органах, судах с правом подписи, получения, представления документов по вопросам, связанным с ;
- заверять копии документов для предоставления любым лицам, в том числе: клиентам, партнерам, правоохранительным и контролирующим органам, адвокатам, судам и т.д.
- предъявив оригинал доверенности по запросу или
- сразу приложить копию доверенности, предварительно заверенную руководителем компании.
Тут возникает еще один вопрос – ставить ли на отметку о заверении копии печать вашей организации? Копия выходит за ее пределы, а потому оттиск печати нужен, просто проставлять его будет сотрудник вашей компании («внештатникам» редко ее отдают). Кстати, оттиск печати теперь принято ставить так, чтобы он не закрывал личный росчерк.

Пример 14. Отметка о заверении копии доверенным лицом для ее представления во внешнюю среду организации
Похожие публикации: