Электронный чек как подключить

Как настроить и подключить отправку электронных чеков в фитнес-клубе

Сейчас во многих регионах России наблюдаются проблемы с поставками бумаги для чековой ленты. Причина — нестабильная экономическая ситуация и проблемы с логистикой. В ФНС России уже заявили, что не будут привлекать предпринимателей к ответственности за отсутствие бумажного чека и предложили выдавать покупателям электронные. Подобную схему с успехом используют крупнейшие онлайн-магазины и маркетплейсы, а также кинотеатры, музеи и другие учреждения. Разбираемся, чем хороши электронные чеки и как внедрить систему онлайн-расчетов в фитнес-клубе.

Что такое электронный чек

Электронный чек — вид кассового документа, который имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Для формирования чека требуются контактные данные покупателя и его согласие на отправку. Получить документ можно любым удобным способом: email, SMS, мессенджер.

Когда отправлять

Согласно закону № 54-ФЗ, направить электронный чек нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем расчета, но не позже момента передачи товара. За несоблюдение этого требования продавцам грозит штраф по статье 14.5 КоАП — две тысячи рублей для должностных лиц и десять тысяч рублей для организаций.

Можно ли использовать электронный чек вместо бумажного

Можно, но необходимо помнить два правила. Во-первых, клиент должен предоставить контактные данные до проведения всех расчетов (телефон, e-mail). Во-вторых, в чеке должна содержаться следующая информация:

• регистрационный номер KTT;
• сумма покупки;
• дата и время проведения операции;
• фискальный признак документа.

Чем удобны

Электронный чек может иметь вид файла, документа или ссылки. Большинство чеков содержат QR-коды, в которых зашифрована информация о товаре или производителе. Это обеспечивает покупателям защиту своих потребительских прав в случае возникновения споров и конфликтных ситуаций. Такие чеки легко найти и почти невозможно потерять.

Кроме того, электронные чеки — современный способ коммуникации со своей аудиторией. Через повседневные инструменты клиенты охотнее вовлекаются в жизнь бренда и становятся лояльнее.

Как перейти

Сначала нужно подключить формирование и отправку чеков через своего ОФД. Затем необходимо убрать галочку напротив команды «Печать чеков» в системе, подключенной к ККТ. После этого чеки будут автоматически формироваться в электронном виде.

Продвижение товаров и услуг

Еще одно преимущество электронных чеков — возможность продвижения товаров и услуг. С помощью ОФД (оператора фискальных данных) каждый пользователь может:

• заменить в чеке юридическое название организации на бренд фитнес клуба;
• добавить фирменный логотип.

Как отправить

Отправить электронный чек можно на кассе или в личном кабинете фискального оператора. Для этого необходимо выбрать опцию «Отправить по почте» и ввести адрес. Большинство операторов предоставляют данную опцию бесплатно. Отправка SMS оплачивается согласно тарифному плану.

Как отключить печать бумажного чека в 1С:Фитнес клуб

Если вы твердо решили перейти на электронные чеки, целесообразно отключить печать бумажных в 1С:Фитнес клуб. Для этого нужно выполнить следующие действия:

1. Откройте меню 1С:Фитнес клуб
2. Найдите раздел «Справочники»
3. Откройте «Кассы» и выберите необходимую кассу
4. Нажмите на переключатель «Приоритет электронного чека».

Цифровизация помогает клиентам совершать покупки с максимальным комфортом. А бизнес сокращает расходы и повышает качество сервиса. Чтобы установить систему автоматизации 1С:Фитнес клуб, оставьте заявку. Наши менеджеры свяжутся с вами для бесплатной консультации!

Электронные чеки

После вступления в силу 54-ФЗ изменились не только требования к кассовому чеку, но и сам принцип его формирования — бланк строгой отчетности и кассовый чек стали равнозначными, а онлайн-касса стала формировать как бумажный, так и электронный чеки. С самого начала их содержание было практически идентичным, а в 2021 году бумажные и электронные чеки стали юридически равнозначны.

Переход на электронный чек

Раньше по большей части использовались бумажные чеки, как более привычный вариант, однако в марте 2022 года ситуация кардинально изменилась. Весенний дефицит чековой ленты, возникший по причине сбоев с зарубежными поставками, спровоцировал переход ритейла на электронный формат. В соответствии с действующей редакцией 54-ФЗ бумажный и электронный чеки юридически равнозначны, благодаря чему продавцу не обязательно выдавать печатный чек, если покупатель готов получить документ онлайн и сообщает до момента расчета свои контактные данные (номер телефона или адрес электронной почты).

Если продажа происходит в конкретной торговой точке с использованием онлайн-кассы, отправить покупателю чек также можно в приложении “Мои чеки онлайн”, при условии, что клиет является его зарегистрированным пользователем. Чтобы это осуществить, покупатель должен сказать о своем пожелании перед оплатой покупки и продиктовать продавцу контактные данные — номер телефона или адрес электронной почты, на которые зарегистрирован аккаунт. Отправка таких чеков осуществляется бесплатно.

Тем не менее, электронный и бумажный чеки, несмотря на четкие требования к реквизитам, могут быть видоизменены и содержать дополнительную информацию. Для клиентов OFD.ru реализована услуга рекламный чек, которая может быть применена к любому формату. Это настоящий маркетинговый инструмент, позволяющий увеличить пост-продажи и узнаваемость бренда, подробнее о котором мы расскажем ниже.

Способы отправки электронного чека

Переход на отправку электронных чеков не требует больших энергозатрат. Всё, что нужно сделать — это подключить услугу отправки чеков у своего оператора фискальных данных, после чего вручную отключить печать чеков на ККТ.
Существует два основных формата передачи электронных чеков — по электронной почте и по SMS, но команда OFD.ru готова предложить своим клиентам еще больше возможностей: к стандартным способам мы добавили возможность отправки сообщением в Viber, «ВКонтакте» и «Одноклассники».

Доставка осуществляется каскадным методом: если клиент не получил сообщение указанным способом, оно будет переотправлено по другим каналам. Система отслеживает успешную отправку и получение электронного чека покупателем. Порядок отправлений настроен по умолчанию, но вы можете изменить его по своему усмотрению.

В личном кабинете ведется статистика по всем отправленным сообщениям. Вы можете посмотреть, сколько чеков было доставлено, а сколько не нашли адресата и их надо переотправить. Аналитика представлена в графическом и текстовом виде.

Отправка чека по e-mail

Услуга отправки чека на e-mail осуществляется бесплатно и подключена у всех клиентов OFD.ru. Для ее активации необходимо отключить печать чеков на кассе и убедиться, что сообщения на электронную почту отправляются со всех касс. Если этого не происходит, следует обратиться в техподдержку оператора.

Отправка ссылки на чек по SMS, в Viber, VK, OK

Чтобы отправлять чеки по SMS, в Viber или социальные сети, надо пополнить баланс. При желании можно ввести ограничение на количество отправляемых чеков. Пополнение баланса, отслеживание остатка денежных средств и настройка отправки осуществляется в Личном Кабинете Клиента в разделе «Сообщения покупателям».

Примечательно, что для получаетля выглядеть электронный чек будет по-разному в зависимости от того, куда он был отправлен: в SMS придет только ссылка на чек, в то время как на e-mail придёт письмо с чеком в виде картинки.

Для рассылки электронных чеков существует четыре пакетных тарифа с разным количеством сообщений. Все они предусматривают отправку сообщений по e-mail, SMS или Viber. Ознакомиться с ценами более детально можно в разделе на сайте или в Личном кабинете Клиента.

Электронные чеки вместо бумажных. Как это работает

Электронные чеки продолжают замещать бумажные. Как это работает и какие дополнительные возможности дает бизнесу?

Закон и электронные чеки

Согласно п. 2 ст.1.2 закона № 54-ФЗ, кассовый чек должен быть направлен в электронной форме, если покупатель сообщил свой абонентский номер или адрес электронной почты до момента расчета.

Такой чек равнозначен бумажному, который печатается на кассовом аппарате.

Кроме того, ФНС еще в 2020 году пояснила, что чеки могут направляться и с помощью сервисов обмена сообщениями (мессенджеров), которые привязаны к номеру телефона.

То есть покупатель может получить электронный чек:

• по электронной почте (например: на любой e-mail, указанный при регистрации в интернет-магазине);
• СМС-сообщением;
• через мессенджеры соцсетей (например: ВКонтакте, Viber), привязанные к номеру телефона.

В соответствии с п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ электронный чек должен содержать абонентский номер покупателя или адрес его электронной почты. Отсутствие обязательных реквизитов является нарушением и за него могут наказать по ч. 4 ст. 14.5 КоАП. Наказание: предупреждение или штраф в размере:

• от 1,5 до 3 тыс. руб. – для должностного лица;
• от 5 до 10 тыс. руб. – для организаций.

Сроки и форматы

Важно не пропускать сроки отправки электронных чеков. Согласно п. 5.4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ это нужно сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета, но не позже момента передачи товара.

В противном случае продавца тоже могут наказать (ч. 6 ст. 14.5 КоАП) предупреждением или штрафом в размере:

• 2 тыс. руб. – для должностных лиц;
• 10 тыс. руб. – для организаций.

Электронный чек, направленный покупателю, может отображаться в виде картинки, pdf-документа или ссылки с указанием, времени, даты и суммы покупки.

Покупателю достаточно кликнуть на ссылку и перейти на страницу с электронной версией чека.

Нужно ли выдавать дубликаты электронного чека? Продавец это делать не обязан, к тому же санкций за невыдачу дубликата чека законом не предусмотрено.

Однако, чтобы сохранить репутацию и лояльность покупателей, можно найти чек в личном кабинете оператора ОФД и вновь отправить его покупателю по электронной почте. Либо рекомендовать покупателю проверить чек на сайте оператора фискальных данных.

Как настроить отправку и проверку чеков

Этот процесс не потребует много времени. В личном кабинете Платформа ОФД реализован функционал по поиску, проверке и отправке электронных чеков покупателю.

Кроме того, в разделе личного кабинета «Электронные чеки» пользователь сможет:

• увидеть количество отправленных чеков на телефоны и e-mail покупателей;
• активировать или заблокировать отправку электронных чеков;
• оформить заявку на дополнительные услуги (логотип компании в чеке, брендированные сообщения, расширенный отчет о передаче чеков покупателям).

Реклама в электронных чеках

При отправке электронных чеков можно подключить разные промо-опции. Для этого нужно их просто «включить» в личном кабинете Платформа ОФД.

Какие дополнительные рекламные возможности есть:

• брендированное сообщение на SMS или мессенджер (позволяет заменить юридическое название компании на бренд или другое сообщение, — в чеке, который отправляется на абонентский номер покупателя);
• логотип в чеке на e-mail (позволяет разместить логотип компании в чеке, отправляемом на e-mail покупателя).

Эти опции доступны каждому пользователю в разделе «Электронные чеки» на lk.platformaofd.ru.

Как перейти на электронные чеки

Всё больше компаний отказывается от бумажных чеков. В качестве одной из причин такого решения становится оптимизация расходов на приобретение кассовой ленты, цены на которую с начала весны заметно выросли. Но есть и другие причины.

Электронный чек — это аналог бумажного чека, который отправляется покупателю на электронную почту или по SMS в виде PDF-документа, ссылки или изображения.

Предлагать покупателям получать электронные чеки вместо бумажных начали прежде всего крупные ретейлеры. За три месяца этой опцией воспользовались 8,5 млн покупателей «Ленты». Доставку без бумажного товарного чека формата А4 начал тестировать сервис «Утконос Онлайн», при этом компания отказалась и от печати кассовых чеков. В середине апреля о расширении программы по отказу от печати бумажных чеков заявила торговая сеть «Перекресток». Она начала предлагать клиентам отправку чека на электронную почту еще в 2021 году. За это время к проекту присоединились более 177 000 человек.

Вот некоторые результаты эксперимента, которые озвучили сами торговые сети:

• «Четыре Лапы». Зоосеть реализует программу по отказу от печатных чеков с июля 2021 года. За 8 месяцев инициативу поддержали не менее 40 000 клиентов. Это позволило сэкономить более 35 км чековой ленты.
• Fix Price. Сеть начала предлагать электронные чеки вместо бумажных в конце апреля. В результате использование ленты снизилось почти на 50 %.
• «Перекресток». Частично отказавшись от бумажных чеков с 2021 года, ретейлер сэкономил около 6 млн чеков.
• «ВкусВилл». Около 270 000 покупателей сети отказались от бумажных чеков и таким образом помогли сэкономить 9 270 км чековой ленты.

Преимущества электронных чеков

Электронные чеки имеют ту же юридическую силу, что и бумажные — это их основное преимущество (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Но компании отмечают и другие особенности, которые затрагивают интересы и покупателей, и бизнеса:

• Долговечность. Электронные чеки не выцветают и не теряются. Покупателям доступен сервис «Мои чеки онлайн», он позволяет хранить фискальные документы в одном месте.
• Оптимизация расходов благодаря экономии чековой ленты.
• Повышение надежности касс. В Fix Price считают, что благодаря переходу на электронные чеки снижается нагрузка на печатающие устройства.
• Сокращение количества токсичных и неперерабатываемых отходов. Большинство покупателей выкидывают обычные бумажные чеки, которые распечатываются на термобумаге, ее химический состав не перерабатывается.
• Экономия времени покупателя. Не нужно ждать распечатки бумажного чека.

Возвращение штрафов за невыдачу чеков

В середине марта ФНС предупредила о том, что в период перебоя с поставками кассовой ленты и переориентации логистических цепочек не будет привлекать пользователей ККТ к ответственности за отсутствие бумажного чека. При этом расчет должен быть зафиксирован на кассе, а чековая лента отсутствовать по не зависящим от пользователей обстоятельствам (временное отсутствие на рынке).

Но уже спустя месяц появилось Письмо ФНС от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@, в котором сообщалось о возвращении штрафов за невыдачу чеков. Налоговики заявили, что в настоящее время дефицита чековой ленты нет, ею обеспечены абсолютно все регионы. В таких условиях «отсутствие ленты у конкретного пользователя ККТ в случае невыдачи кассового чека покупателю не может рассматриваться в качестве объективного обстоятельства, свидетельствующего об отсутствии вины».

Согласно ст. 14.5 ч. 6 КоАП, за невыдачу чека во время расчета владелец ККТ рискует получить предупреждение или штраф:

• 2 000 руб. — для должностных лиц и ИП;
• 10 000 руб. — для компаний.

Три способа перейти на электронные чеки

Просто так отказаться от выдачи бумажных чеков нельзя. П. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ обязывает продавцов еще до момента расчета получить от покупателя номер телефона или адрес электронной почты, куда можно было бы направить кассовый чек в электронной форме. Основная сложность заключается именно в возможностях сбора персональных данных клиентов. На сегодняшний день есть несколько способов.

Настройки в мобильном приложении

Если клиент пользуется мобильным приложением магазина, то он может зайти в личный кабинет и настроить автоматический отказ от печати чека за совершенные покупки. При этом он будет получать информацию о покупках на электронную почту и видеть данные непосредственно в приложении.

Через карты лояльности

Обладатели карт лояльности могут выбрать электронный способ получения чека, после чего будут получать его на указанную при регистрации в системе лояльности электронную почту. При этом, например, Fix Price дает возможность в течение двух недель обратиться в магазин и получить копию бумажного чека. Его можно распечатать на кассе из архива, найдя по дате, времени и сумме покупки.

Через сервис «Мои чеки онлайн»

Возможность отказаться от бумажных чеков предоставляет сервис «Мои чеки онлайн». Если покупатель установит это приложение, то при оформлении покупки он может назвать кассиру номер телефона, после этого в приложении появится чек.

О таком варианте получения электронных чеков упоминает ФНС и уточняет, что в этом случае электронные чеки можно дополнительно не направлять покупателю, поскольку они автоматически будут загружаться в сервис.

Техническое решение вопроса

Удобно, когда на стадии формирования чека продавец может отказаться от печати «бумаги». Но для этого нужно, чтобы кассовая программа была настроена должным образом. Например, в Контур.Маркете возможна отправка электронного чека без необходимости выпуска бумажного аналога на любом тарифе.

Можно отправить чек и на телефон, но тогда придется оплатить пакет SMS и настроить кассу.

Если бизнес пользуется системой лояльности, то он формирует клиентскую базу, то есть собирает контакты покупателей. Чтобы каждый раз не спрашивать у клиента электронный адрес в процессе оформления покупки, можно предложить ему указать эти данные при заполнении анкеты для системы лояльности. В этой же анкете можно предложить отправлять чеки только в электронном виде. Узнайте, как настроить эту опцию в Контур.Маркете.