Как вести учет рабочего времени дистанционного работника
Одна из обязанностей работодателя — ведение учета рабочего времени своих сотрудников, в том числе дистанционных. Разберемся, как производится учет рабочего времени при дистанционной работе в 2020 году.
Рабочее время дистанционного работника
Особенность дистанционной работы заключается в том, что сотрудник трудится вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места. График работы такой сотрудник вправе устанавливать себе самостоятельно (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). То есть он сам решает, когда ему трудится, а когда отдыхать. Условие о режиме работе дистанционного сотрудника необходимо отразить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Если работодателю нужно, чтобы сотрудник работал в определенный промежуток времени или в конкретные дни, это также стоит прописать в договоре. От того, как указан режим сотрудника в трудовом договоре будет зависеть порядок ведения табеля учета рабочего времени дистанционщика.
Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!
С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю.
Посмотреть программу обучения
Дистанционная работа в табеле учета рабочего времени
- Общий — если работник сам устанавливает режим работы и отдыха при стандартной рабочей неделе.
В этом случае в табеле укажите код «Я» или числовое обозначение «01» и количество часов работы в день — 8.
- Индивидуальный — если график работы, количество часов труда и отдыха устанавливает работодатель.
В такой ситуации код в табеле будет также «Я» или «01», а вот количество часов нужно указать фактическое, по тому графику, что прописан в трудовом договоре или исходя из показаний программы-учета.
Как отразить в табеле прогул дистанционного работника
Представим себе ситуацию: дистанционный сотрудник в течение нескольких часов или даже дней не дает о себе знать. Может ли работодатель в этой ситуации поставить в табеле код «НН» и инициировать увольнение сотрудника за прогул?
Сразу скажем, что уволить удаленщика за прогул практически невозможно. Дело в том, что прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены или рабочего дня, независимо от его продолжительности (подп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться или требуется прибыть для выполнения работы (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). При дистанционной работе рабочее место сотрудника находится вне места нахождения работодателя и соответственно оно ему не подконтрольно. Это значит, что работодатель не может знать точно, сколько времени его сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте. Но выход из этой ситуации есть.
Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно уволить, но не за прогул, а за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В этом случае в табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я» или «01», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами: служебными записками, докладными и т. д.
В первый раз к сотруднику нужно применить дисциплинарное наказание в виде выговора или замечания, а если такая ситуация повторится — допускается увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Подводим итоги
- По дистанционным сотрудникам необходимо вести учет рабочего времени, как и по остальному штатному персоналу.
- Если график работы сотрудник устанавливает себе сам, в табель вносится код «Я» или «01» и указывается общее число отработанных часов в день (8 — при нормальной рабочей неделе).
- Если количество часов труда определяется работодателем или учитывается специальной программой, в табель вносится код «Я» или «01» и фактическое количество отработанных в день часов.
- Если сотрудник не выполняет работу, табель нужно вести в обычном порядке, а факт неисполнения должностных обязанностей зафиксировать документально.
- дистанционная работа
- удаленная работа
- табель учета рабочего времени
Как отмечать в табеле удаленную работу
Одной из основных обязанностей работодателя в организации является учет рабочего времени. В нем должны быть отражены дни и часы, которые отработал тот или иной сотрудник.
Это дает возможность грамотно распределить часы отдыха и работы, провести расчет заработной платы, а также документально обосновать расходы, связанные с работниками. Как вести табель учета рабочего времени в 2023 году — об этом расскажем в нашей статье.
Оглавление:
- Кто должен вести учет в компании
- Как вести табель учета рабочего времени: excel, 1C. Пример – образец табеля
- Как правильно вести учет для работников-сдельщиков, сотрудников на удаленке, дистанционных работников. Особенности.
- Как вести суммированный учет рабочего времени.
- Как вести табель учета автоматически
Кто в организации ведет табель учета рабочего времени?
Руководитель организации может сам заниматься учетом, также он может свои приказом назначить ответственное лицо за выполнение этой функции. Если компания крупная, то каждое структурное подразделений в ней занимается ведением собственного учета.
В большинстве случаев табель ведут табельщики, или сотрудники кадровой службы (менеджеры по персоналу или специалисты по кадрам).
По окончании каждого месяца эти сотрудники подписывают заполненный табель у руководителя подразделения и сдают в отдел кадров, после чего он передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Вести табель учета рабочего времени в 2022 году можно в нескольких вариантах:
— указывать в табеле лишь отклонения от установленного в организации режима работы,
— указывать ежедневно фактически отработанное сотрудниками время, а также отмечать неявку и явку на работу.
Табель учета рабочего времени в 2023 году имеет несколько форм:
1. форма Т-12 — заполняется вручную (скачать образец табеля)
2. форма Т-13- заполняется автоматически (скачать образец табеля)
3. форма 0504421- заполняется вручную (используется всеми государственными и муниципальными учреждениями) (скачать образец табеля)
Как вести табель учета рабочего времени: excel, 1C. Пример – образец табеля
Excel
Ведение табеля учета рабочего времени в excel для чайников состоит из нескольких шагов
1. Сформулируйте основные требования к данным, сюда относятся:
— отчетный период,
— информация о проекте (смене, трудовой деятельности),
— основные данные, связанные с персоналом (например, идентификационный номер, имя),
— отчетный период,
— общее кол-во часов отпуска, сверхурочных и отработанных часов
— и другие.
2. Озаглавьте табель
3. Используйте необходимые ярлыки (отчетная дата, идентификатор или имя сотрудника, название работы)
4. Используйте ярлыки, которые связаны со временем (например, дата и время прихода, отработанные часы и др.)
5. Сделайте форматирование таблицы
6. Для автоматизации вычислений добавьте необходимые формулы (например, формулы Excel),
7. Проверьте введенные данные.
Табель учета рабочего времени в 1С
В программе 1С такой табель составляется на основе производственного календаря в автоматическом режиме. Сначала нужно заполнить этот производственный календарь. Чтобы это сделать зайдите на вкладку «Настройка», а затем выберите вкладку «Производственные календари».
Для ведения учета в 1С, как мы и говорили выше, применяются методы отклонений (предполагает регистрацию лишь отклонений от графика) либо метод сплошной регистрации (предполагает фиксацию фактически отработанного времени и отклонений).
При приеме работника обязательно укажите график работы. Регистрация расхождения же с графиком проистекает с использованием документов: Отпуск по уходу за ребенком, Начисление по больничному листу и др.
Если необходимо сформировать индивидуальный график, то во вкладке Зарплата перейдите в пункт Учет времени, здесь сформируйте его.
Больше всего в учет рабочего времени требуется тем компаниям, в которых регулярно меняются рабочие смены персонала.
Итак, в пункте Учет времени вам необходимо выбрать вкладку Табели. Создайте новый табель, нажав на кнопку «создать».
Затем заполните графы период и организация. После чего нажмите на кнопку «заполнить» и внесите необходимую информацию.
Для внесения информации в программе 1С применяются специальные буквенные обозначения (найти их вы сможете, перейдя в раздел Настройка, далее вкладка справочника Виды рабочего времени)
Закончив вносить информацию, нужно нажать кнопку Провести и закрыть.
Для регистрации трудовой деятельности работников-сдельщиков используются суммированный способ, еженедельный и поденный.
В табеле необходимо зафиксировать:
— присутствие на рабочем месте в дневные часы и в ночные,
— время, когда работник начал трудовую деятельность и время окончания,
— отсутствие (например, по болезни и т.д.),
— общее кол-во трудовых часов за 1 день, неделю и месяц.
Хотя сотрудники на удаленке и дистанционные работники трудятся вне установленного работодателем места, по ним также должен вестись учет рабочего времени.
Сам табель чаще всего оформляется в формах Т-12 или Т-13.
Поскольку такой формат работы не очень удобен для работодателя с точки зрения контроля персонала, то данный режим труда предполагает введение особых мер, например, применение специальных программ, позволяющих контролировать нахождение сотрудника за ПК, объем выполненной работы и т.д. Подробнее о программах здесь.
Суммированный учет проводится в тех случаях, когда в организации установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена (например, при вахтовом методе работы, круглосуточном и т.д.)
Работодатель должен учитывать рабочее время сотрудников персонально. Учет рабочего времени персонала ведется по фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.
Как вести табель учета автоматически
Как мы уже сказали ранее, табель учета рабочего времени может заполняться с помощью пропускной системы (СКУД) либо вручную уполномоченным лицом.
Однако, как показывает практика, оба эти способа не могут дать полной картины рабочего дня сотрудников. При пропускной системе персонал, деятельность которого заключается в работе за ПК может включить компьютер и заниматься личными делами. Сотрудников на удаленке также сложно контролировать. Если табельщик заполняет документ вручную, то не исключены ошибки по причине человеческого фактора. Как быть?
Решение есть! В 2023 году самым оптимальным методом учета рабочего времени являются специальные программы! Они не только зафиксируют время начала и окончания работы пользователя ПК, они покажут всю картину рабочего дня в специальных отчетах.
Вы можете быть уверены в том, что все действия за рабочим компьютером будут зафиксированы! Кроме этого исключается человеческий фактор, а отчеты с табелем можно формировать в конце месяца автоматически!
Программа ЛанАгент
Это отечественная разработка, которая способна облегчить процесс контроля персонала и учета их рабочего времени! Установка и настройка программы достаточно просты. ПО фиксирует все действия сотрудников за ПК, предоставляя всю информацию в подробных отчетах.
Табель рабочего времени на компьютере, учет переработки и недоработки
В отчете указывается время включения ПК и время его выключения. Также указывается, сколько в общей сложности работал компьютер, сколько времени из общего количества ПК простаивал, а какое время за ним велась активная деятельность.
В табеле программы график работы персонала вы можете задать индивидуально для каждого работника, либо он может быть общим.
Программа дает возможность работодателю создать список сайтов, программ, приложений, которые будут относиться к разряду непродуктивных и/или продуктивных. Таким образом, можно будет сделать выводы о продуктивности трудовой деятельности каждого работника.
Софт предоставит вам подробную информацию об опозданиях, прогулах, переработках или же недоработках каждого пользователя ПК.
Контроль удаленных сотрудников аналогичен контролю офисных работников, для них также ведется подсчет фактически отработанного времени.
Возможности программы:
— Программа составит табель учета рабочего времени по заданным срокам
— Для полной картины рабочего дня сотрудников ПО делает снимки экранов (скриншоты)
— Кейлоггер (захват нажатия клавиш)
— Подсчет общего времени работы сотрудника, времени работы в каждой из программ или сайтов, продуктивность работы
— Программа помогает сохранить важную информацию. Кроме этого вы можете с помощью LanAgent можно запретить копирование файлов, подключение внешних носителей или отправку электронных писем, содержащих конфиденциальные данные
— Видеозапись с вебкамеры, а также аудиозапись (при подключенном микрофоне)
— LanAgent ведет статистику персонала по отношению друг к другу. Например, ввыявить ТОП-5 сотрудников по продуктивной активности или по непродуктивной активности.
Вас может заинтересовать:
Источник фото — сеть Интернет
Коды в табеле учета рабочего времени: как не запутаться
Чтобы знать, сколько отработали работники, и полагается ли доплата или наоборот – удержание из зарплаты, в компаниях ведут табель учета рабочего времени сотрудников. С помощью букв или цифр обозначают соответствующее событие. Если это отпуск или сверхурочная работа, то вопросов не возникает, но бывают нестандартные ситуации. Например, молодая мама работает неполный день и одновременно сидит с малышом или сотрудник поехал в командировку и заболел. В этом случае трудно сразу определить, что поставить в табеле, а неправильно заполненный документ может стать причиной штрафа. В статье разберем, какие есть коды, как их использовать правильно и не путаться.
Скачайте образцы документов для работы:
Формы табеля и методы заполнения
Трудовой кодекс обязывает компании вести учет времени, которое фактически отработали сотрудники (ст. 91 ТК РФ), а закон «О бухгалтерском учете» – отражать все факты хозяйственной жизни в первичных документах. Табель является таким документом и нужен бухгалтерии для правильного начисления зарплаты.
Теперь необязательно применять унифицированные табели, компания может внедрить свои собственные. На практике большинство использует формы Госкомстата России Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1 ), либо ф. 0504421, утвержденную Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н . Последнюю утвердили для использования в бюджетных организациях, для них она обязательна, но любая коммерческая компания может взять эту форму и адаптировать под себя.
Табель Т-13 используют для автоматизированного заполнения, а Т-12 можно использовать, если в компании учет ведут вручную, в форме есть раздел для начисления заработка.
Важно! Компания в учетной политике обязательно должна указать, какой она выберет табель учета рабочего времени и коды условных обозначений.
Заполняют табель одним из двух способов: сплошным, когда регистрируют все события и выборочным или методом отклонения, когда указывают неявки и их причины. Второй способ целесообразно применять, если сотрудники работают обычный восьмичасовой рабочий день. Если продолжительность рабочего времени меняется, то табель лучше вести сплошным методом, чтобы учесть переработки. Все неявки нужно подтверждать соответствующими документами.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Коды в табеле будут разными для коммерческих и бюджетных организаций. Обозначения бывают буквенные и цифровые. Можно применять тот или другой вид, они равнозначны. Иногда встречается смешанный вариант.
В стандартных формах Т-12 и Т-13 используют одинаковые коды.
Код | Значение |
Я | Явка или сотрудник пришел на работу в положенное время |
РВ | Работа в праздники и выходные |
Н | Выход в ночь |
С | Работа сверхурочно |
К | Командировка |
Б | Больничный |
ОТ, ОД, У и УД | Отпуска: основной, дополнительный, учебный и учебный неоплачиваемый |
В | Выходной |
ПР | Прогул |
Скачать форму Т-12 со всеми кодами можно по ссылке.
Помимо основных еще встречаются другие коды неявок в табеле учета рабочего времени, например «НН» – отсутствие сотрудника по невыясненным причинам. Этот код позже можно исправить. Например, сотрудник попал в больницу в тяжелом положении и связаться с ним не представлялось возможным. В табеле ему ставили «НН». После выписки он принес больничный лист. В этом случае код «НН» нужно исправить на «Б».
Код «НВ» – неоплачиваемый выходной или отгул, но если этот день работнику оплачивают, то в табеле ставят код «ОВ».
Если сотрудник берет дни за свой счет, которые положены по закону, например, на свадьбу к родственнику, то его отсутствие в документе отметят кодом «ОЗ». Если это просто отпуск без сохранения зарплаты, но согласованный с работодателем, то поставят код «ДО» – дополнительный отпуск.
Как правильно предоставить сотруднику отпуск за свой счет читайте в статье .
Частые ошибки в кодах
Если отпуск попадает на праздник, ставят код «ОТ», а на выходной – «В». Это неверно, потому что праздники, которые попадают на период основного или дополнительного отпуска в него не включаются, а вот выходные, наоборот, входят в календарные дни отпуска (ст. 120 ТК РФ). Поэтому нужно в выходные, которые попадают на отпуск, ставить код отпуска в табеле учета рабочего времени,
а праздники помечать кодом «В».
Больше об отпуске и частых вопросах, связанных с ним читайте в нашей статье .
Ставят код командировки, когда фактически это не командировка. Если сотрудника направляют в служебную поездку по решению руководителя, то в табеле ставят код «К». Но работник может поехать в другую местность по иной причине, например, из филиала в головное подразделение для повышения квалификации. В этом случае следует проставить обозначение «ПМ» – повышение квалификации в другой местности.
Применяют код «РВ», если сотрудники работают в нерабочие дни, но не являющиеся выходными. Бывают ситуации, когда указом правительства определенные дни признают нерабочими, как было в период пандемии.
Часть сотрудников продолжали выполнять свои обязанности и в табеле ставили код «РВ». Это неверно. Работа в выходной предполагает оплату в двойном размере, но эти дни не признаны выходными, поэтому целесообразно ввести дополнительное обозначение, к примеру «ОНД» – оплачиваемый нерабочий день. Это не запрещено, но все дополнения нужно утвердить приказом и отразить в учетной политике компании (Порядок утв. постановлением Госкомстата от 24.03.1999 №20).
Обозначают удаленную работу кодом «УД». Это буквенный код в табеле учета рабочего времени, которым обозначают дополнительный учебный отпуск без оплаты. Поэтому для дистанционной работы лучше взять другие буквы, рекомендуют «РУ».
Больше информации о дистанционной работе и новых требованиях законодательства в нашем курсе .
У сотрудника ненормированный рабочий день, в табеле не ставят количество фактически отработанных часов. Если сотрудник с ненормированным рабочим днем иногда перерабатывает, то такая работа не считается сверхурочной (ст. 97 ТК РФ, письма Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1, от 07.06.2008 № 1316-6-1), поэтому не оплачивается, но в табеле отражаться должна, закон обязывает работодателя учитывать все фактическое время работы сотрудников (ст. 91 ТК РФ). Для работников с ненормированным днем можно ввести дополнительный код или ставить «Я» и ниже количество часов, которые они отработали.
Обратите внимание! Количество часов нужно указывать за обычный рабочий день, сверхурочную работу, выход в ночь или выходные и праздники.
Предпраздничные короткие дни в табеле отражают как полные. Когда сотрудники работают по 8 часов, короткий день должен быть 7 часов (ст. 95 ТК). Если поставить восьмерки, то лишний час считается сверхурочным и должен быть оплачен в соответствие с законом.
Кодом «ОТ» обозначают все дни отпуска и в случае, если сотрудник заболел, тоже. Это неправильно, дни болезни нужно обозначать кодом «Б», даже если они попадают на выходные. Пособие по больничному выплачивают за календарные дни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ ). Кроме того, если болезнь пришлась на отпуск, то его продляют или переносят (ст. 124 ТК РФ). Поэтому кодом «ОТ» нужно отметить дни до болезни, потом проставить код «Б», и после снова «ОТ» на то количество дней, на которое продлили отпуск.
Выявить ошибки в табеле пожмет аудит кадровых документов. Освоить этот востребованный сейчас навык поможет наш курс . Его разработала Валентина Митрофанова на основе многочисленной практики аудитов.
Как обозначить удаленную работу в табеле учета рабочего времени?
Наша компания перевела всех сотрудников на удаленный режим работы на основании п.3 Письма Минтруда России от 27.03.20 № 14-4/10/П-2741 «О дополнении Рекомендаций работникам и работодателям в связи с Указом Президента РФ от 25.03.2020 N 206», в котором написано:
Цитата: 3. Работники, осуществляющие удаленный режим работы, по согласованию с работодателем имеют право на его продолжение в период действия Указа с обязательным соблюдением требований Минздрава России и Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции.
Подскажите, что указывать в табеле учета рабочего времени на период удаленной работы? Как обычно «Я» или же нужно какое-то новое обозначение?