Как поменять фискальный накопитель в кассе самостоятельно

Замена фискального накопителя

Замена фискального накопителя (ФН) — операция, с которой сталкивается каждый владелец кассового аппарата. Даже если касса абсолютно исправна, блок ФН подлежит обязательной замене, иначе аппарат заблокируется и не сможет пробивать чеки. Рассказываем про общие моменты, связанные с заменой ФН.

Причины замены ФН

Есть три наиболее частые причины замены блока ФН: истечение срока эксплуатации, поломка, перерегистрация по причине смены владельца.

Замена ФН по истечении срока эксплуатации

ФН бывают с возможным сроком работы 15 и 36 месяцев. Даже если не было пробито ни одного чека, после истечения срока эксплуатации касса будет заблокирована. За 1–3 месяца до конца срока на чеке автоматически будет печататься предупреждение о скором окончании действия блока ФН. Желательно поменять блок заранее, иначе могут возникнуть сложности при замене и простой в работе магазина.

Если в ФН закончилась память, заменить его практически невозможно даже на кассах круглосуточных гипермаркетов.

Замена ФН по причине поломки

Современные блоки ФН ломаются редко. Основная причина экстренной замены блока ФН — занесение в него чеков с неправильной датой. Это происходит при сбое часов кассы из-за разряженного аккумулятора или батарейки. Исправить дату последнего документа в блоке ФН в меньшую сторону невозможно. Вводя новую дату, будьте предельно внимательны.

Замена ФН при перерегистрации на другое юридическое лицо

При перерегистрации кассы требуется заменить ФН, только если меняется ИНН предприятия (владельцем становится другое юридическое лицо). Во всех остальных случаях достаточно перерегистрации уже работающего блока.

ФН не надо менять при смене:

• системы налогообложения (например, при переходе с ЕНВД на другую систему налогообложения);
• названия организации;
• адреса деятельности (изменение КПП);
• ОФД.

Порядок замены блока ФН

Замена ФН проводится поэтапно:

• покупка нового блока и подготовка к замене,
• закрытие архива старого ФН,
• непосредственная замена ФН,
• активация нового блока,
• регистрация замены на сайте ФНС.

Покупка нового блока ФН и подготовка к замене

Срок эксплуатации блоков ФН — 15 или 36 месяцев.

ФН со сроком действия 36 месяцев обязаны применять организации, продающие товары (кроме подакцизных) и находящиеся на налоговом специальном режиме: УСН, ЕНВД, ПСН, ЕНСХ.

ФН на 15 месяцев применяют организации на общей системе налогообложения (или совмещающие с ней).

Производитель ФН (ООО «РИК», ООО «Прагматик» и др.) особого значения не имеет. Для исключения сложностей при замене по гарантии ФН лучше приобрести в ЦТО, который обслуживает вашу кассу. ЦТО должен быть официально аккредитован производителем кассы.

Если вы используете кассовое ПО, отличное от СБИС, согласуйте предстоящую замену с вашем программистом. Это особенно актуально при обновлении прошивки или драйверов фискального регистратора.

Чтобы зарегистрировать замену блока ФН в налоговой инспекции, магазину понадобится действующая электронную подпись.

При замене ФН 10–20 минут касса будет в разобранном состоянии, еще 10–20 минут потребуется для регистрации замены в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Кабинет часто не работает, поэтому завершить регистрацию блока ФН, возможно, придется позднее.

Закрытие архива, замена и активация нового блока ФН

У каждого производителя кассового аппарата эти действия совершаются по-разному, поэтому мы рассказали о них в отдельных статьях:

• Замена ФН на кассах «Атол»,
• Замена ФН на кассах «Штрих»,
• Замена ФН на кассах «Элвес»,
• Замена ФН на кассах «Меркурий».
• Замена ФН на кассах «Эвотор».

Регистрация нового блока на сайте ФНС

После замены ФН в течение одного дня надо провести перерегистрацию кассы на сайте ФНС. Для этого потребуется электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП. Подробную пошаговую инструкцию об этом читайте на нашем справочном портале.

Итогом всех действий по замене ФН является новая карточка регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика и присланная на ваш e-mail.

Сроки хранения документов после замены ФН

Сохраняйте паспорт установленного блока ФН в течение всего срока службы — без этого документа невозможно заменить ФН по гарантии.

Старый блок ФН нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования — в электронном виде в блоке содержатся все чеки, пробитые на кассе за время работы блока. Налоговая инспекция имеет право запросить их в случае проверки.

Заменим ФН под ключ

У Тензора 101 филиал в каждом регионе России. Мы являемся аккредитованным сервисным центром всех основных производителей кассовой техники. В течение одного рабочего дня мы подготовим кассу к замене, поменяем блок ФН и поставим кассовый аппарат на техническое обслуживание.

Замена фискального накопителя на кассе Атол

Подготовка к замене фискального накопителя (ФН) и действия после замены одинаковы для любых моделей кассовых аппаратов. Их мы рассмотрели тут. Расскажем об особенностях замены ФН на кассах серии АТОЛ.

Что вы узнаете

• Можно ли заменить фискальный накопитель (ФН) на кассах АТОЛ самостоятельно?
• Проверяем актуальность прошивки кассы АТОЛ и точную дату блокировки
• Проверяем отсутствие неотправленных документов
• Закрываем архив ФН
• Физически меняем блок ФН
• Активируем новый блок

Можно ли заменить фискальный накопитель (ФН) на кассах АТОЛ самостоятельно?

Да, можно. Но лучше поручить это инженеру ЦТО.

Механическая замена ФН на кассах АТОЛ очень простая: блок ФН на всех современных моделях находится в отдельном отсеке. Главной сложностью является необходимость проведения всех операций по закрытию архива и активации нового блока из служебной программы «Драйвер торгового оборудования». Меню программы довольно сложное, а отменить команды закрытия и активации ФН с ошибочными данными невозможно. Даже обученный специалист в первый месяц работы убивает минимум один блок ФН из-за своих ошибочных действий.

Перед заменой ФН желательно проверить техническое состояние кассы и актуальность прошивки. А замену ФН совместить с заменой батарейки на плате (если касса старше 3 лет) и, если надо, обновлением программы кассы. Все это может сделать только квалифицированный инженер аккредитованного производителем кассы ЦТО.

ЦТО «Компания «Тензор» имеет 99 собственных филиалов в каждом регионе России. Мы являемся аккредитованным сервисным центром всех основных производителей кассовой техники и оператором ОФД. В течение одного рабочего дня мы подготовим кассу к замене, поменяем блок ФН и поставим кассу на техническое обслуживание. А еще выпустим электронную подпись для регистрации замены в НИ.

Заказать замену ФН

Если вы решили заменить ФН самостоятельно, ниже подробная пошаговая инструкция.

Проверяем актуальность прошивки кассы АТОЛ и точную дату блокировки

Производитель постоянно совершенствует прошивку кассы и драйверов, отвечая новым требованиям закона: переход на новые стандарты передачи фискальных документов в ОФД, продажа маркированных товаров.

Для надежной работы кассы после замены блока ФН желательно обновить ее прошивку до последней версии. Особенно если в работе кассы был длительный перерыв.

Чтобы узнать версию прошивки, достаточно нажать кнопку протяжки бумаги и включить кассу. Распечатается сервисный чек с информацией о ККТ. На отчете версия прошивки будет отражена в скобках, в строке «ID серии». Позвоните в наш (или другой авторизированный производителем) сервисный центр, чтобы узнать, требуется ли перед заменой ФН обновить прошивку на вашей кассе.

В том же отчете, в строке «Срок действия», касса печатает точную дату, после которой откажется дальше пробивать чеки. Замену ФН желательно провести до даты блокировки, иначе могут быть проблемы с отправкой чеков и закрытием архива.

И, наконец, проверяем на отчете дату и время, установленные в кассе (пятая строка снизу).

Проверяем отсутствие неотправленных документов

Перед заменой блока ФН убедитесь, что в старом блоке нет неотправленных документов. Проще всего это сделать на автономных кассах АТОЛ-91Ф, −92Ф. В них количество неотправленных документов всегда отображается на дисплее. Если неотправленных нет, можно закрывать архив старого блока.

На фискальных регистраторах количество неотправленных документов проверяется из программы «Драйвер торгового оборудования», раздел «ФН», запросить «1-Статус информационного обмена».

Закрываем архив ФН

Закрытие архива ФН отменить нельзя. После закрытия касса не заработает, пока не будет правильно активирован новый блок. Как на автономных кассах, так и на фискальных регистраторах операция выполняется из программы «Драйвер торгового оборудования».

Операция выполняется на вкладке «Регистрация ККТ», команда «Закрытие ФН».

Касса распечатает чек о закрытии архива. Проверьте, что дата и время на чеке правильные. Еще раз проверьте количество неотправленных документов и убедитесь, что чек закрытия был передан в ОФД.

Можно приступить к физической замене блока ФН.

Физически меняем блок ФН

Место нахождения блока ФН отличается в каждой модели. Оно обязательно указано в руководстве пользователя для каждой модели кассы АТОЛ. На современных моделях касс замена обычно никакой сложности не представляет.

Для надежной работы новый блок ФН должен быть надежно закреплен. При необходимости используйте двусторонний скотч.

Вот расположение ФН для наиболее распространенных касс АТОЛ:

АТОЛ-30Ф, −30Ф+, −11Ф

ФН тоже в аккумуляторном отсеке. Для установки нужен двусторонний скотч

АТОЛ-55Ф

Для ФН предусмотрен отдельный отсек

АТОЛ-91Ф, −92Ф

ФН в аккумуляторном отсеке

Советую при замене блока ФН раз в 2-3 года менять часовую батарейку типа CR2032, чтобы не было сбоя часов в процессе работы.

Активируем новый блок

После физической замены блока ФН обязательно проконтролируйте, что на кассе остались правильные дата и время. Если вы активируете ФН с неправильной датой, то блок ФН будет испорчен.

Как и закрытие архива, активация ФН на любой технике АТОЛ происходит в тесте драйвера, в режиме «Сервис», команда «Замена ФН». Касса распечатает «Отчет о перерегистрации». Проверьте, что чек активации также передан в ОФД.

На этом замена блока ФН на кассе АТОЛ завершена. Вам осталось зарегистрировать замену на сайте налоговой инспекции, по статье замены ФН общей для всех моделей кассовых аппаратов.

Полезные статьи

• Что такое фискальный накопитель
• Как выбрать фискальный накопитель
• Перерегистрация кассы атол
• Инструкции для касс атол
• Замена фискального накопителя

Онлайн-кассы в 2021 году.

Онлайн-касса отличается от привычных касс с ЭКЛЗ следующими особенностями:

1. Передает пробитые чеки в ОФД и в конечном итоге в ФНС;
2. С новой версии 54-ФЗ внесено требование указывать номенклатуру продаваемых товаров/оказываемых услуг — онлайн-касса должна печатать в чеке и передавать в ОФД эту номенклатуру;
3. Формирование специального QR кода для скнирования со смартфона.

Отличия не сильно большие, но вот требование указывать номенклатуру отправило на свалку истории простые кассы на которых указывался только отдел, налог и стоимость. Производителям пришлось сменить начинку касс на более интеллектуальную да ещё и с возможностью работы с Интернет, а вместе с этим появилась возможность в кассы добавить много чего интересного.

Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами онлайн-кассы выбирайте кассу, производитель которой позволяет самостоятельно встрывать корпус ККТ, осущствлять самостоятельную настройку и обновление ПО кассы, имеющую отдельный отсек для ФН и личный кабинет для управления и мониторинга онлайн-кассы из интернет.

В чем преимущества онлайн-касс?

Для предпринимателей:

• Теперь выручку по кассе можно посмотреть в ОФД и легко контролировать состояние торговой точки;
• Регистрация ККТ без посещения налоговой, буквально за 5-10 минут;
• Обслуживать кассу можно самостоятельно, ЦТО больше не нужны а при возникновении проблем — все вопросы можно решить в АСЦ;
• В налоговой есть вся информация с кассы — нет необходимости проверять и контролировать ККТ, загружать оттуда данные;
• Упразднены все формы обязательной бумажной отчетности по кассе — теперь не надо вести журнал кассира-операциониста;
• С применением онлайн-касс упрощается использование наличной выручки: теперь можно оплачивать поставщикам напрямую из кассы;

Для налоговой:

• Автоматический контроль выручки по кассе: не надо выезжать, не надо загружать — все уже загружено;
• Контроль правильности выданных чеков со стороны покупателей через специальное приложение с возможностью сразу отправить жалобу;
• Больший охват предпринимателей: 54-ФЗ подразумевает перевод на онлайн-кассы широкого перечня предпринимателей;

Для покупателей:

• Получение чека с QR кодом который можно отсканировать и проверить законность;
• Получение электронных чеков, в том числе — при покупках через интернет;
• QR код позволяет автоматизировать ввод затрат при ведении домашней бухгалтерии;

Какие бывают онлайн-кассы?

Мобильная/портативная

Стационарная

Автоматическая

Небольшие кассы, укомплектованные аккумулятором, которые можно взять с собой и пробивать чеки на месте оказания услуг или отгрузки товаров.
Как правило используют компании микро и малого бизнеса, курьеры.

Если вам необходима возможность поддержать длительный рабочий день — выбирайте онлайн-кассу с ёмким аккумулятором или способную зарядиться от Power Bank.

Это онлайн-кассы, которые устанавливаются на рабочем месте кассира. Как правило укомплектованы сканером штрих-кода, торговыми весами, высокоскоростным фискальным регистратором для печати чеков.
Основная задача стационарных касс — максимально быстро обслужить большой поток покупателей.
Как правило работают в тесной интеграции с корпоративной учетной системой.

Используется в интернет-магазинах, принимающих безналичные платежи и торговых автоматах.
Онлайн-касса не печатает бумажные чеки — отправляет электронные чеки на e-mail покупателя и по СМС.

Онлайн-кассы для интернет магазинов должны быть доступны в режиме 24/7/365, поэтому как правило производители предлагают их как «услугу»

Что необходимо чтобы начать пользоваться онлайн-кассой.

Чтобы начать пользоваться новой онлайн-кассой необходимо выполнить следующие простые шаги:

1. Купить онлайн-кассу.

При выборе кассы необходимо в первую очередь обращать внимание на удобство эксплуатации и простоту ремонта кассы. Сейчас достаточно моделей современных онлайн-касс с которыми удобно и приятно работать. Вторая важная характеристика — скорость печати чека, и напоследок обратите внимание на возможность кассы работать без электричества.

2. Получить ЭЦП.

В большинстве случаев подойдет та ЭЦП, которой бухгалтер отправляет отчетность в ФНС. Однако, если электронной подписи нет — то её необходимо получить.

3. Зарегистрировать ККТ в ФНС.

Несложная процедура, доступная после входа в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России.

4. Подключить онлайн-кассу к оператору фискальных данных.

Новые штрафы согласно 54-ФЗ за неиспользование онлайн-кассы

Работа без онлайн-кассы	Старая касса	Не передан электронный чек
Для ИП	от ¼ до ½ от выручки. Не менее 10.000 ₽	3.000 ₽	10.000 ₽
Юридическое лицо (ООО, АО)	От ¾ до 100% от выручки. Не менее 30,000 ₽	10.000 ₽	10.000 ₽

Кто может не использовать онлайн-кассы?

От обязанности применять онлайн-кассы освобождены следующие категории предпринимателей:

• Продавцы овощей, фруктов и бахчевых в развал;
• Водители, продающией проездные билеты в городском транспорте;
• Торговцы мороженным и безалкогольными напитками в палатках;
• Продавцы молока, масла и кваса с цистерн;
• Кредитные организации;
• Ярмарки и рынки без помещений;
• Сдающие собственное жилье в аренду;
• Мастерские по ремонту обуви и изготовлению ключей;
• Пункты приема стеклотары;
• Столовые на территории образовательных учреждений;

Замена фискального накопителя (ФН)

Одна из обязательных операций при работе с кассовым аппаратом – замена фискального накопителя (ФН). Процедура неизбежна даже для тех, кто пробивает пару чеков в месяц или вообще закрылся на полгода-год. При возобновлении деятельности придется столкнуться с блокировкой старого накопителя и необходимостью замены ФН на новый. В этой статье рассмотрим вопрос, когда и в какой последовательности «обновляют» фискальный накопитель.

Что такое ФН и зачем он нужен?

Сначала уточним определение и назначение ФН – это специальный блок однократно записываемой памяти. Он предназначен для хранения всех операций, выполняемых кассиром. При записи сведения шифруются криптографическим алгоритмом. Расшифровка происходит только на сервере оператора фискальных данных (ОФД). Такой подход обеспечивает защиту от несанкционированного доступа, исключает риски корректировки или удаления сведений.

Еще на модуль ФН возлагается задача по генерации так называемого «фискального признака». Это код из десяти символов, подтверждающий подлинность чеков. Фискальный накопитель продолжает записывать даже при отсутствии связи с ОФД. Но при отсутствии возможности передачи данных более 30 дней система будет автоматически заблокирована (при абсолютно исправном блоке). При такой ситуации разбираться, как заменить ФН, будет лишним.

Виды фискальных накопителей

Перед тем, как изучать порядок замены фискального накопителя, стоит определить, какой вариант из существующих установлен на кассовом аппарате. Обычно приобретают такой же, хотя возможно изменение в соответствии со сменой формы налогообложения или вида деятельности. Выпускают версии на 15 и 36 месяцев.

1. На 15 месяцев – универсальный вариант для любой системы налогообложения, если организация занимается торговлей подакцизных товаров (табачные изделия, алкоголь), при применении ОСНО, при сезонном характере (временном) работы или когда торговая точка функционирует автономно.
2. На 36 месяцев – подходит для ИП и ООО, ведущих деятельность по оказанию услуг населению, для юрлиц на одной из упрощенных форматов налогообложения (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН).

Таймер, отсчитывающий срок эксплуатации, автоматически запускается при активации модуля ФН на конкретном оборудовании. Он энергонезависимый, поэтому извлекать блок из оборудования нет смысла. Если при настройке была совершена ошибка, придется купить новый модуль и провести процедуру заново. Важно учитывать, что установка «неподходящего» ФН влечет за собой штрафы (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Типовые причины замены фискального накопителя

Теперь о том, почему приходится разбираться, как поменять фискальный накопитель. Истечение установленного периода является лишь одной из причин. Ещё встречаются ситуации, когда задача возникает из-за технической поломки, из-за смены владельца, повлекшей за собой перерегистрацию онлайн-кассы. Рассмотрим их подробнее.

Истечение срока эксплуатации

Еще раз отметим, что блок будет автоматически заблокирован через 15 или 36 месяцев после активации независимо от количества пробитых чеков. Даже если кассовый аппарат просто полежит на складе, например, если его покупали для так и не открытой торговой точки. Если он находится в пользовании, за 1-3 месяца до конечной даты, в зависимости от интенсивности фискализации чеков, оборудование начнет печатать предупреждение о скорой блокировке.

Чтобы избежать простоев магазина/сервисного центра, рекомендуется заказывать новое изделие заранее. Отдельное внимание этому вопросу уделяют в супермаркетах и иных компаниях с большим потоком покупателей. Важно учитывать, что память может заполниться раньше срока. Независимо от периода эксплуатации он рассчитан на 230-250 тысяч чеков, то есть, примерно по 700 клиентов в день. Если такое произошло, ФН меняется на новый.

Произошла техническая поломка

Сбои памяти происходят довольно редко, т. к. в них применяют современные чипы с высокой надежностью хранения. Но изредка такое происходит, поэтому нужно быть готовым к экстренному разбору ситуации, чтобы понять, как заменить фискальный накопитель и избежать длительного простоя торговой точки.

Чаще проблема возникает из-за ошибки пользователя. Например, в блок занесен чек с неверной датой. Такое происходит из-за сбоя часов в кассовом аппарате (при разряженном аккумуляторе). При фискализации некорректного чека изменить дату/время не получится. Восстановить нормальный учёт можно только «обновлением» ККТ.

Перерегистрация кассы на другую фирму

Речь идет именно о другом юридическом лице, которому присвоен иной ИНН. В этом случае нужно разбираться, как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе. И сделать это до начала работы магазина. Если всего лишь изменилось название компании, адрес деятельности, был осуществлен переход на другую систему налогообложения или заключен договор с другим ОФД, вполне достаточно перерегистрации уже работающего блока ФН.

Порядок замены блока ФН

Порядок действий при замене фискального накопителя независимо от причины или модификации включает фиксированный перечень мероприятий: покупка нового блока, закрытие архива старого ФН, подключение и активация нового модуля. Остаётся лишь зарегистрировать его на сайте ИФНС и можно продолжать работу. Если есть сомнения в правильности действий, лучше поручить задачу специалистам. Это поможет исключить риски ошибок, которые приводят к допзатратам.

Подготовка к замене

Первый этап не требует «закрытия» предприятия, за исключением случаев технического сбоя и заполнения памяти «под ноль». Продавцы обычно уточняют детали, влияющие на выбор блока ФН, но стоит и самому владеть информацией. Напомним: ФН на 36 мес. подходит для тех, кто продает любые товары, кроме подакцизных, оказывает услуги и работает на одном из упрощенных режимов.

Если применяется ОСНО или в ассортименте есть алкоголь, табак или какой-то другой подакцизный товар, придется покупать модуль на 15 мес. То же относится, если компания совмещает «общую» систему с «упрощенкой». Производитель непринципиален, продукция ООО «Прагматик» или ООО «РИК» работает одинаково. Главное – покупать изделие у аккредитованного ЦТО, который обслуживает кассовые аппараты.

Закажите фискальный накопитель, который подойдёт для вашей кассы в ЦТО «Такском-Касса».

Процедура замены

Следующий этап включает закрытие архива, установку/запуск нового блока ФН. Процедура зависит от модели кассового аппарата. Поэтому, когда будете разбираться, как самостоятельно поменять фискальный накопитель, сразу учитывайте маркировку. Даже при наличии опыта обслуживания каких-либо аппаратов иногда приходится изучать вопрос «с нуля». Тогда есть смысл поручить задачу профессионалам.

Регистрация на сайте ИФНС

После физической установки, на которую при наличии опыта уходит 20-40 минут, требуется его регистрация в налоговой инспекции. Понадобится действующая электронная подпись директора организации (одинаково для ООО и ИП). Её стоит перепроверить еще на первом этапе, когда речь идет о покупке нового блока. Переоформление обычно осуществляется в день обращения в ИФНС, но изредка приходится сталкиваться с задержками (высокая загрузка инспекторов и пр.).

Сроки хранения документов после замены ФН

Разобрались, как поменять фискальный накопитель в кассе. Теперь о последующих действиях: для возможности замены ФН по гарантии обязательно хранить паспорт установленного блока в течение всего срока службы. Старый модуль должен оставаться у предпринимателя в течение 5 календарных лет с даты завершения его эксплуатации. Налоговая инспекция имеет право запросить их в случае проверки юридического лица.

• Регистрация касс в ФНС
• Перерегистрация касс в ФНС
• Кассовые аппараты всех популярных производителей
• Сопутствующие товары: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных, весы, денежные ящики и прочее
• Оператор фискальных данных. Пять лет подряд «Такском» занимает 2-е место в рейтинге ОФД по числу подключённых касс
• Регистрация в системе «Честный ЗНАК» — настройка рабочего места для работы на портале честныйзнак.рф
• Электронные подписи для касс, ЭДО и отчётности
• Эквайринг и терминалы для него
• Сервисы для онлайн-отчётности в госорганы