ХРАНЕНИЕ РАБОТОДАТЕЛЕМ ДОКУМЕНТОВ НА РАБОТНИКА
Кадровая работа предполагает организацию хранения документов на работника. В связи с этим предлагаем рассмотреть вопросы о том, какие документы работодатель обязан хранить, хранение каких документов может привести к нарушению законодательства и наложению штрафов со стороны проверяющих органов, а также порядок хранения документов. В статье не затрагиваются вопросы формирования и ведения личных дел на государственных и муниципальных служащих.
Какие документы обязан предъявить работник работодателю при приеме на работу? Вправе ли работодатель хранить копии таких документов? Какие документы он обязан вести на сотрудника? Каким образом работодатель организует их хранение?
Документы, предъявляемые работником при приеме на работу
При приеме на работу работник обязан предъявить работодателю определенные документы. Так, согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
— документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, выполняющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
— справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, выполняющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
При заключении трудового договора впервые работодатель оформляет трудовую книжку (за исключением случаев, когда согласно ТК РФ, иному федеральному закону трудовая книжка на работника не оформляется). Если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодатель представляет в соответствующий территориальный орган ПФР сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
Хранение копий документов,
предъявляемых работником при приеме на работу
В ТК РФ четко определен перечень документов, которые должен представить работник работодателю. Иные документы могут быть предусмотрены другими федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Однако отсутствуют положения о праве работодателя делать копии указанных документов и хранить их, в связи с чем может возникнуть вопрос о наличии или отсутствии у работодателя такого права.
Роструд в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., указал следующее: работодатель вправе хранить копии документов работника (копии паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных. При этом отметим, что названный документ не является правовым актом и не обладает юридической силой.
Безусловно, наличие копий документов работников будет удобно для работодателя при осуществлении кадровой работы, но может противоречить законодательству о персональных данных.
Согласно ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон N 152-ФЗ) обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе. Она должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора таких данных. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Кроме того, хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки таких данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Соответственно, копии документов могут содержать данные, которые не должен обрабатывать работодатель, в связи с чем они окажутся избыточными по отношению к целям их обработки работодателем.
Судебная практика, сложившаяся в связи с оспариванием решений Роскомнадзора о выявлении нарушений и применении административных взысканий, показывает иную позицию. Так, хранение копий документов, предъявляемых работником при приеме на работу, превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, что действующим законодательством не предусмотрено. Соответственно, это нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника и противоречит федеральному законодательству. В частности, такие выводы сделаны в следующих судебных решениях:
— Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2013 N 15АП-15175/2013;
— Постановлении ФАС СКО от 11.03.2014 по делу N А53-10287/2013;
— Постановлении ФАС СКО от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013;
— Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013.
В них указано, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения и т.д. является избыточным. И конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. Прикрепление фотографий к документам работника тоже является избыточным, поскольку для идентификации работник должен предъявлять паспорт. Судебные решения о признании хранения копий документов работника незаконным вынесены в том числе в случаях, когда у работодателя имелось письменное согласие работника на обработку его персональных данных и хранение копий его документов, содержащих персональные данные.
Частью 1 ст. 13.11 КоАП РФ установлено, что обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, закрепленных в ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
— на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
— на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
С учетом изложенного хранить копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу, не рекомендуем.
Обязанность работодателя оформлять документы на работника
ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя оформлять следующие документы:
1) трудовой договор (ст. 57). Согласно ТК РФ в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника, а также сведения о документах, удостоверяющих его личность;
2) трудовую книжку (ст. 66). Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек). В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
— фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
3) приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (ст. 68);
4) документы, содержащие сведения о медицинских осмотрах (ст. 69). Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н утверждены Перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядок проведения этих осмотров (обследований);
5) письменное заявление работника на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (ст. 128);
6) расчетный листок работника, который ему выдается (ст. 136);
7) заявление на предоставление отпуска по беременности и родам (ст. 255);
8) заявление на предоставление отпуска по уходу за ребенком (ст. 256).
В целях реализации требований ТК РФ Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление) утверждены унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. Среди них названа личная карточка работника (унифицированная форма Т-2). В Постановлении указано, что унифицированные формы первичной учетной документации должны применяться организациями независимо от формы собственности. С 01.01.2013 с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон N 402-ФЗ) обязательное использование форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением, является неоднозначным. Согласно Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем в Федеральном законе N 402-ФЗ отмечено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами.
Обязательность ведения карточки Т-2 предусмотрена документами по воинскому учету. Сведения, которые содержатся в этой карточке, сверяются ежегодно по представлению работником соответствующих документов.
Также необходимость ведения карточки Т-2 следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек: 12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики. Именно в личную карточку работника Т-2 и требуется внести необходимые персональные данные на основании документов, предъявляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности.
Порядок хранения документов сотрудника работодателем
Вопрос о том, каким образом работодатель должен вести и хранить документы на работника, урегулирован лишь частично.
Обязанность работодателя вести личные дела на сотрудников прямо не предусмотрена правовыми актами (за исключением государственных и муниципальных служащих). Вместе с тем существует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов), который устанавливает нормы хранения личных дел работников. Личное дело работника представляет собой свод — папку с документами, связанными с трудовой деятельностью конкретного работника. На практике хранение документов в отдельных папках — личных делах по каждому работнику является удобным и позволяет быстро находить нужные документы в случае такой необходимости. В связи с этим считаем предпочтительным ведение личных дел на работников. Альтернативой личным делам иногда выступает картотека, в которой хранятся кадровые документы работников. Возможны и иные варианты хранения документов работника.
Часто возникает вопрос о том, какие документы нужно хранить в личных делах. В них следует хранить согласие на обработку персональных данных, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, трудовой договор с дополнительными соглашениями, заявления и приказы о переводе работника и его увольнении. Также могут храниться иные заявления и приказы на работника. Согласно Перечню типовых архивных управленческих документов срок хранения личных дел после завершения их ведения (увольнения работника) составляет 50 лет.
Теперь что касается приказов, издаваемых в ходе кадрового делопроизводства. Для разных видов приказов установлены разные сроки хранения. Так, приказы о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы хранятся, как и личные дела, в течение 50 лет после завершения в отношении них делопроизводства. Соответственно, они могут храниться в личных делах.
Отдельно хранятся приказы, для которых установлены более короткие сроки хранения, по нарядам (делам) в зависимости от сроков хранения: о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, о дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о служебных проверках, направлении в командировку — 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года.
В научно-практической литературе активно обсуждается вопрос относительно возможности хранения карточек Т-2 в личных делах работников. Прямого запрета на хранение личных карточек в личных делах нет. Однако нередко указывается на необходимость их отдельного хранения. По нашему мнению, удобнее хранить данные карточки непосредственно в личных делах, исходя из отсутствия правовой нормы об обязательности их отдельного хранения.
Также работодатель должен хранить трудовые книжки. Они хранятся отдельно от личных дел работников с учетом следующего. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. На основании данной нормы принято рассматривать трудовые книжки как бланки строгой отчетности и хранить их в том же порядке, хотя это прямо не закреплено. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Вообще все кадровые документы содержат персональные данные, в связи с чем требуется соблюдение норм законодательства об обеспечении безопасности, установленных соответствующим законодательством. Так, согласно п. 1 ст. 19 Федерального закона N 152-ФЗ оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, от уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных. В связи с этим личные дела, трудовые книжки и иные дела с кадровыми документами хранятся в специальных запирающихся сейфовых шкафах, доступ к которым имеют только уполномоченные сотрудники.
При приеме на работу работник предъявляет установленные документы, содержащие его персональные данные, однако работодатель не вправе хранить их копии. Необходимые сведения вносятся в личную карточку работника Т-2. Документы, которые ведутся в ходе кадрового делопроизводства, работодатель может хранить различными способами, в том числе в личных делах работников. Приказы, не требующие длительного хранения, формируются в отдельные дела. Отдельно хранится трудовая книжка.
Какие документы хранятся у работодателя
См. также Доклады с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 года и за 3 квартал 2017 года.
Хранение копий личных документов работника
Можно ли хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле?
Нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ закрепляет право каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Согласно ч. 1 ст. 24 сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Правила защиты персональных данных работника установлены главой 14 ТК РФ.
Ст. 86 ТК РФ устанавливает, что обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в следующих целях:
— обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
— содействие работникам в трудоустройстве;
— получение образования и продвижение по службе;
— обеспечение личной безопасности работников;
— контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Хранение документов работодателем
Подборка наиболее важных документов по запросу Хранение документов работодателем (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
(«Практическая бухгалтерия», 2023, N 9) Так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см., например, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
Статья: Утерянные трудовые документы — споры. Восстановление для пенсии и при трудовых спорах
(Веселов К.)
(«Трудовое право», 2021, N 12) Работодатель обязан хранить документы о трудовой деятельности своих работников и обеспечивать их учет. Утрата таких документов влечет для организации не только излишние затраты времени кадровых служащих по восстановлению таких документов, но зачастую и материальные издержки. В меньшей степени такие риски несут работодатели, чьи работники перешли на электронные трудовые книжки. Однако, даже если ваши работники еще используют бумажные трудовые, то правильно избранная тактика взаимодействия с работниками, чьи документы утрачены, поможет сохранить денежные средства компании.
Нормативные акты
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 04.08.2023, с изм. от 24.10.2023)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023) Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее — электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы), за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?
Каждый работодатель при приеме на работу работника сталкивается с вопросом о необходимости ведения личного дела работника. Какие документы должны хранится в личных делах работников? Как оформляется личное дело работника?
Какими документами предусмотрено ведение личных дел работников?
Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.
Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.
Какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.
В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:
- удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
- вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
- документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
- документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
- документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
- справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.
При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.
В соответствии с пунктом 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников юридические лица учет призывников ведут по личной карточке.
Согласно подпункту 4) пункта 70 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.
Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.
В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).
Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.
Таким образом, с учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:
- личный листок по учету кадров;
- копия удостоверения личности либо вида на жительство либо удостоверение оралмана;
- копии документов об образовании, сертификатов;
- копия трудовой книжки;
- копия трудового договора;
- копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
- справки о состоянии здоровья – при необходимости;
- внутренняя опись документов дела.
Как оформляется личное дело?
В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.
Согласно пункту 147 вышеуказанных Правил дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя;
- составление внутренней описи документов дела;
- подшивку или переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Пункт 148 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях предусматривает, что на обложке дела по личному составу указываются следующие реквизиты:
- наименование организации — наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
- наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
- номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
- заголовок дела — переносится из номенклатуры дел;
- дата дела (тома, части) — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела — состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 158 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).