Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение
1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
Информация об изменениях:
Часть 2 изменена с 29 января 2018 г. — Федеральный закон от 28 декабря 2017 г. N 435-ФЗ
2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ в часть 3 статьи 21 настоящего Федерального закона внесены изменения
3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, научными организациями, включенными в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и собственниками указанных документов.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 23 мая 2016 г. N 149-ФЗ в часть 4 статьи 21 настоящего Федерального закона внесены изменения
4. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации.
5. Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.
ГАРАНТ:
См. комментарии к статье 21 настоящего Федерального закона
Как сдать документы в госархив. Все этапы и альтернативы
Рассказываем, как сдать документы на хранение в государственный архив при ликвидации, банкротстве или по иным причинам. И есть ли этому разумные альтернативы.
718 открытий
Три основных момента
Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).
Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.
Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.
Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.
Денис Авдюшин — генеральный директор «Делис Архив»
Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.
Передача архивных документов в государственный архив
Сдача документов в государственный архив – кропотливый и сложный процесс. Важно учесть множество нюансов и правильно все сделать. Поэтому сегодня все предприятия все чаще делегируют эту задачу профессионалам из «Архив и Экспертиза».
Оставьте контакты — менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение
В каких случаях необходимо сдать документы в госархив:
- при ликвидации юридического лица, при условии, что у нее нет правопреемника;
- в случае если организация является источником комплектования государственного архива, по результатам архивной обработки документов с постоянными сроками хранения;
- при риске порче или утраты бумаг, на договорной основе с архивом.
Подготовка и передача документов в государственный архив
Процедура осуществляется на основании закона 125-ФЗ и «Перечня типовых управленческих документов». Процесс сдачи документов в государственный архив длительный, многозадачный, требует затрат большого количества свободного времени и человеческих ресурсов и состоит из нескольких основных этапов:
- формирование внутренней экспертной комиссии,
- систематизация и обработка документов (экспертиза, формирование, нумерация листов, сшивка, оформление, описание дел),
- подписание договора с государственным архивом, принимающим документы на хранение;
- согласование описей на экспертно- проверочной комиссии государственного архива;
- передача дел с составлением акта приемки.
На каждом этапе важно учесть множество нюансов, поскольку при наличии ошибок в госархиве имеют право отказать в приемке документации.
Важно! Документы передаются поединично по описи согласованной экспертно-проверочной комиссии (ЭПК). В особо ценных делах проверяется количество листов. Если оно выше фактического, составляется новая опись, причины расхождения выясняются.
Научно- справочный материал визируется экспертно-проверочной комиссией. Процедура передачи архивный документов в государственный архив строго регламентируется не только в отношении документального оформления, но и по срокам. Если организация является источником комплектования, передача документов в государственный архив осуществляется в зависимости от объема документооборота с периодичностью раз в 3-5 лет или по индивидуальному, согласованному с архивом графику (при наличии свободных полок в госархиве).
Акт приемки составляется в двух, экземплярах, заверяется подписями представителей передающей и принимающей стороны. Вместе с документами, в архив передаются три копии описи, на которых проставляется штамп и отметка государственным архивариусом о приемке бумажных материалов.
Стоит отметить, что законодательно не регламентирован срок, в течение которого государственный архив должен согласовать предоставленные на экспертную комиссию описи и иные документы, а в дальнейшем осуществить приемку переплетенных томов на хранение.
Важно! Дела по личному составу, временного (более 10 лет) и постоянного хранения подвергаться полистному формированию и полному оформлению.
Полное оформление предполагает формирование дел из россыпи, нумерацию листов, переплет, оформление. В конце каждого тома прикладывается лист- заверитель, который в обязательном порядке заверяется архивным работником. При подшивке бумаг удаляются все скрепки, скобы, стикеры. В соответствии с нормативами прошивка выполняется в 4 прокола (ручной составной переплет).
Отдельные требования выдвигаются к нумерации. Нумерация выполняется арабскими цифрами, простым карандашом, наименования дела переносится в опись из номенклатуры, принятой на предприятии, которое передает бумаги.
Дела, срок хранения которых не превышает 10 лет, подлежат частичному оформлению. Листы можно не нумеровать, готовые дела можно не переплетать и хранить в скоросшивателях. Однако ошибок в оформлении также быть не должно, в противном случае документацию на хранение не примут.
Сдать документы в госархив на длительное хранение
Воспользовавшись услугами архивной компании, вы получите ряд преимуществ:
- дела будут оформлены в соответствии с нормами российского законодательства и в кратчайшие сроки переданы в архив;
- не потребуется выделять дополнительные площади и сотрудников для оформления и передачи материалов – сотрудники продолжат заниматься профильными задачами;
- в офисе будет чисто, тихо и ничто не будет отвлекать ваших коллег от рабочего процесса.
Как мы работаем?
Специалисты компании «Архив и Экспертиза» подготовят документ, переплетут, составят опись, правильно оформят, переместят документацию на собственном транспорте и передадут их в архив. Мы работаем быстро, профессионально, гарантируем сохранность документов.
Почему с нами выгодно сотрудничать?
Мы обработаем документы в соответствии с нормами и стандартами законодательства РФ, а также гарантируем, что федеральные, муниципальные или городские архивы примут документы на хранение. Сотрудничая с нами, вы экономите время, силы и средства, которые можно использовать на развитие собственного дела, а выполнение рутинных задач мы возьмем на себя.
9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.
9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.
9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:
архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения — 15 лет;
архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — 10 лет;
архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — 5 лет;
записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги — 75 лет;
архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, — 10 лет;
научная, технологическая и патентная документация — 10 лет;
конструкторская документация — 15 лет;
проектная документация по капитальному строительству — 25 лет;
телеметрическая документация — 5 лет;
кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы — не более 3 лет со времени изготовления;
фотодокументы — 3 года;
документы на машинных носителях — 5 лет.
9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.
9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.
9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.
9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия — в прилагаемой к акту справке организации.
Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.
9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.