Банк клиент как работать бухгалтеру

Система «Клиент-банк»: учет затрат на установку и обслуживание

Татьяна Амитова, Аудитор Необходимость возить платёжки в банк и лично общаться с операционистом с развитием безбумажных технологий постепенно уходит в прошлое. Бухгалтеру гораздо удобнее оплачивать счета, не покидая своего рабочего места. Для этого в офисе нужно установить систему «Клиент-банк». Что представляет собой эта система? Как учесть расходы на её установку и абонементное обслуживание?

О системе и документальном оформлении

Система «Клиент-банк» – это технология удаленного банковского обслуживания, позволяющая организации получать банковские услуги, не посещая банковский офис. Она строится на базе обмена данными между двумя компьютерами, один из которых находится в банке, а другой — в офисе организации. Используя специальное программное обеспечение, бухгалтер со своего компьютера подаёт электронный сигнал банковскому компьютеру, скажем, о перечислении денег поставщику. При этом обязательно соблюдаются форматы передачи данных и условия защиты информации. Первый шаг на пути к использованию системы «Клиент-банк» – это оформление договора с банком или дополнения к основному договору банковского счёта. В любом случае, прежде всего, нужно обратить внимание на заполнение бумаг. Для установки системы обслуживающий банк предложит организации пакет документов. Как правило, он состоит из договора (дополнительного соглашения к договору) и приложений к нему. Заполнить типовой договор не составит труда. В него вносятся наименование и реквизиты организации, а также фамилия директора или уполномоченного представителя. В составе приложений к договору обычно следуют тарифы на услуги банка, специальные данные по программному обеспечению и техническим данным компьютера, заявка от организации на установку системы, акт об установке. Кроме того, некоторые банки сразу предлагают оформить доверенность на лицо, принимающее программное обеспечение. То есть на человека, который в дальнейшем будет ответственным за эксплуатацию системы «Клиент-банк». Такую доверенность лучше составить на бухгалтера, поскольку именно ему предстоит пользоваться системой. После заключения договора сотрудник банка передаст организации документацию по работе с системой, установит специальное программное обеспечение на офисный компьютер и обучит персонал работе с системой. За обучение банк может взять отдельную плату.

Что может «Клиент-банк»?

• платежное поручение;
• заявку на инкассацию;
• поручение на обязательную продажу валютной выручки;
• заявку на конвертацию валютных средств;
• заявку на покупку или продажу валюты;
• заявление на перевод валюты;
• распоряжение на перевод валюты со специального транзитного счета.

Работая в системе, можно составлять реестры введённых документов, получать выписки по счетам. Кроме того, есть возможность обмениваться с банком почтовыми сообщениями. А оригиналы платёжек и выписки можно получать в банке в любое удобное для бухгалтера время.

Некоторые банки предлагают возможность составлять с помощью системы «Клиент-банка» и другие валютные документы. Речь идет о:

• паспорте сделки по контракту;
• паспорте сделки по кредитному договору;
• справке о поступлении валюты Российской Федерации;
• справке о подтверждающих документах и справке о валютных операциях.

Если бухгалтер ошибется при заполнении платёжного поручения, то система известит его о невозможности приёма платежки к исполнению, а также укажет, где именно допущена ошибка.

Сроки проведения документов различные в разных банках. Как правило, документ, присланный до обеда, проходит в тот же операционный день. А поручения, переданные в банк после обеда или даже вечером, будут исполнены на следующий рабочий день.

Удобно и то, что системы «Клиент-банк» некоторых банков полностью совместимы с широко известными компьютерными бухгалтерскими программами.

Учет затрат

Чтобы перейти на систему «Клиент-банк» организация оплачивает банку непосредственную установку программы. Также банк может предложить другие платные услуги, например, по настройке программы, по обучению работе с ней и т. п.

Затем банк будет ежемесячно списывать со счёта организации плату за пользование системой «Клиент-банк».

По нормам Налогового кодекса стоимость услуг банка, связанных с установкой и эксплуатацией электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе систем «Клиент-банк» относится к внереализационным расходам (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). А расходы по оплате услуг банков, если они связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

• открытие счета – 500 руб.;
• проведение безналичных операций по счёту фирмы (проведено 44 платежных поручения по оплате услуг, связанных с производством и реализацией продукции) – 220 руб. (5 руб. х 44).

Согласно пункту 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», расходы на оплату банковских услуг относятся к операционным. Они отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

В бухгалтерском учете на сумму таких затрат делается запись:

Дебет 91-2 Кредит 51

– перечислены денежные средства за услуги, связанные с установкой и использованием системы «Клиент-банк».

Пример 2

В августе 2005 года ООО «Восход» заключило договор с банком на установку и обслуживание системы «Клиент-банк». Расходы на установку и настройку системы составили 4500 руб. Ежемесячный платеж за обслуживание системы равен 800 руб. В соответствии с НК РФ (подп. 3 п. 3 ст. 149) эти услуги не облагаются НДС.

В бухгалтерском учёте организации перечисленные расходы отражаются проводками:

Дебет 60-1 Кредит 51

– 5300 руб. (4500 руб. + 800 руб.) – оплачены установка системы «Клиент-банк» и услуги по её обслуживанию за август;

Дебет 91-2 Кредит 60-1

– 5300 руб. – списаны на операционные расходы затраты по установке и обслуживанию системы.

Для спецрежимщиков

Налогоплательщики-«упрощенцы», выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. При этом такие расходы должны соответствовать критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ.

Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, прямо указаны в подпункте 9 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Поэтому «упрощёнцы» вправе относить затраты на оплату установки и эксплуатацию системы «Клиент-банк» к расходам, уменьшающим полученные доходы при определении объекта обложения единым налогом.

Аналогичным образом затраты по использованию удалённого доступа учитывают в составе расходов и сельскохозяйственные товаропроизводители при определении налоговой базы по ЕСХН (подп. 9 п. 2 ст. 346.5 НК РФ). В налоговой декларации по ЕСХН (утв. приказом Минфина России от 28.03.05 № 50н) эти расходы отражают по коду строки 020.

Организации, применяющие общий режим налогообложения и одновременно уплачивающие ЕНВД, должны вести раздельный учёт доходов и расходов. Если разделить расходы по видам деятельности невозможно, то деление должно осуществляться пропорционально доле доходов организации от деятельности, переведенной на ЕНВД, в общем доходе организации по всем видам деятельности. Это следует из положений пункта 9 статьи 274 НК РФ.

Таким образом, затраты по установке и обслуживанию системы «Клиент-банк», учитываемые в составе внереализационных расходов, подлежат пропорциональному распределению по видам деятельности.

Если система «Клиент-банк» используется организацией, полностью перешедшей на уплату ЕНВД, то пропорцию к затратам, связанным с этой системой, определять не нужно. Учёт таких затрат ведётся в общеустановленном порядке.

Должностные обязанности бухгалтера по банковским операциям

Все бизнесмены пользуются услугами банков и ведут безналичные расчеты. Цена ошибки при работе с деньгами очень высока, поэтому здесь важно подробно регламентировать рабочий процесс. Рассмотрим обязанности бухгалтера по банковским операциям и их отражение в должностной инструкции.

Функциональные обязанности бухгалтера на участке банк-клиент

На сегодняшний день практически все бизнесмены взаимодействуют с банками в онлайн-режиме. Бумажные платежки встречаются крайне редко, обычно в случаях каких-либо сбоев или проведения нестандартных операций.

Поэтому участок работы бухгалтера «Банк» сейчас часто называют «Банк-клиент», по аналогии со стандартным наименованием программы для обмена информацией с кредитными организациями.

Специалист на этом участке отвечает за следующий функционал:

1. Формирование и отправка в банк платежных поручений. Контроль за их прохождением.
2. Получение выписок по банковским счетам и их отражение на счетах по учету безналичных денежных средств (51, 52).
3. Контроль за своевременностью платежей по кредитным и другим подобным договорам, связанным с привлечением и выдачей заемных средств.
4. Отражение расчетов по кредитам и займам, в т.ч. по начисленным процентам на счетах 58 (выдача) и 66,67 (получение).
5. Оформление всех необходимых документов для проведения валютных операций.
6. Взаимодействие с банками по всем вопросам, связанным с осуществлением валютного контроля.
7. Подготовка информации о движении денежных средств, необходимой для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности.

Иногда (обычно в небольших компаниях) бухгалтер, наряду с банком, ведет и кассовые операции.

Требования к бухгалтеру по банку

Квалификационных требований к рядовому бухгалтеру, обязательных для всех компаний, действующее законодательство не содержит.

Профессиональный стандарт «Бухгалтер» (приказ Минтруда РФ от 21.02.2019 № 103н) для рядовых сотрудников носит лишь рекомендательный характер.

Но многие организации на практике при разработке внутренних документов отталкиваются от требований профстандарта. Для рядовых специалистов по учету они достаточно мягкие:

1. Среднее специальное образование. Причем оно даже не обязательно должно быть профильным. Правда, в последнем случае кандидат должен пройти обучение на специализированных курсах.
2. Стаж необходим только, если должность «категорийная» (бухгалтер 1 или 2 категории). В этом случае специалист должен отработать не менее года на предыдущей ступени. А на должность обычного бухгалтера может быть принят и кандидат без опыта работы. Про квалификационные требования к главному бухгалтеру мы рассказываем здесь.

Однако на практике участок ведения расчетов редко доверяют неопытным сотрудникам. Обычно организации устанавливают для этой позиции как минимум обязательный стаж. Обычно он равен одному году, а нередко его повышают и до 2-3 лет.

Из специфических для данной должности навыков нужно отметить умение работать с программой «Банк-Клиент». Если же компания ведет международные расчеты, то бухгалтер на этой позиции должен хорошо разбираться в валютном законодательстве.

Что же касается личных характеристик, то здесь на первый план выходят честность, порядочность и ответственность. Разумеется, все это работодатель по умолчанию хочет видеть в каждом сотруднике. Когда же речь идет о работе с деньгами, значимость таких качеств возрастает многократно.

Абсолютно необходима «банковскому» бухгалтеру точность в работе, даже доходящая до педантизма. Ведь на этом участке ошибка в одном знаке может обойтись очень дорого. А исправить ситуацию, если платеж уже отправлен, бывает очень сложно, а иногда — и вовсе невозможно.

Специалисту по расчетам также потребуются коммуникабельность и стрессоустойчивость. Ведь ему постоянно приходится взаимодействовать с коллегами из других подразделений, специалистами банков, сотрудниками компаний-контрагентов, с проверяющими.

Должностная инструкция бухгалтера по банковским операциям — образец

Все требования к бухгалтеру по расчетам и его обязанности нужно отразить в должностной инструкции.

Единой установленной формы этого документа не существует, но обычно он имеет следующую структуру:

• общие положения: статус должности, порядок оформления и увольнения, вышестоящий руководитель;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности;
• права (в этом разделе могут быть упомянуты как общие социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ, так и специфические права. Например, бухгалтеру может быть предоставлено право подписи некоторых первичных документов);
• ответственность в соответствии с действующим трудовым, гражданским, а в отдельных случаях — административным и уголовным законодательством.

Как избежать форс-мажорных ситуаций при работе с банками

Ошибки при проведении расчетов обходятся компании очень дорого. Из-за просроченного или неверного платежа бизнесмену часто приходится платить неустойку, а иногда он и вовсе может лишиться важного контракта. Если речь идет о налогах, то ИФНС взыщет пени и штрафы за неуплату.

Чтобы разобраться, кто виновен в случившемся, необходимо четко регламентировать работу с платежами. И здесь один из основных документов — должностная инструкция бухгалтера, ведущего расчеты. Если же трудовой спор дойдет до суда, то и здесь инструкция будет одним из важнейших доказательств.

Важно!

В условиях штатной бухгалтерии исключить проблемы с банком нельзя. Хорошая новость — их можно свести к нулю другим способом. Например, когда платежами занимается солидная аутсорсинговая компания. Автоматизация рутинных процессов и многоуровневая система контроля не пропускают ни одной ошибки.

Вывод

Безналичные расчеты — один из важнейших процессов для любого бизнеса.

Чтобы обеспечить их безошибочное ведение, работу бухгалтера на этом участке нужно подробно регламентировать с помощью должностной инструкции.

Этот документ необходим не только в текущей работе, но при разрешении возможных конфликтов.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

«Клиент-Банк»: правила безопасности

08.08.2005 распечатать Сегодня систему «Клиент-Банк» используют в своей работе все больше бухгалтеров. Однако не все задумываются над тем, что безопасность этой системы, провозглашаемая банками, далеко не стопроцентна.

1. Знать о переводах денег должны только те работники, которые подписывают финансовые документы.
2. Пароль доступа и цифровую подпись храните в недоступном для других людей месте (желательно в сейфе). Пароли лучше регулярно менять.
3. Компьютер и телефон, через которые происходит связь с банком, должны быть выведены из общей сети компании, что сделает невозможным доступ к информации остальным сотрудникам фирмы. Также лучше не использовать этот компьютер для работы с электронной почтой и иными интернет-продуктами.
4. В договоре с банком можно указать конкретную сумму платежа, сверх которой банк не сможет переводить денежные средства без вашего личного присутствия и заполненных документов.

Если деньги «ушли» со счета при использовании вашей электронноцифровой подписи, банк за операцию ответственности не несет. И неважно, кто перечислил деньги по системе «Клиент-Банк»: вы или мошенник

Светлана БЛИНОВА, Дмитрий КОПЫЛОВ

Выбор читателей

Как оформить выплату зарплаты работника его доверенному лицу

Инвентаризация перед составлением отчетности по итогам года

С 6 по 10 ноября 2023 года: исключение из ЕГРЮЛ, бухгалтеры все чаще замешены в криминале

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Что такое клиент-банк, зачем он нужен, основные функции

Интернет прочно вошёл в нашу жизнь. Уже мало кто ездить в банк с платёжками или для осуществления переводов. Сейчас многие используют программу «Клиент-банк», которая позволяет управлять счетами организации дистанционно, даже если они находятся в разных кредитных учреждениях.

Что это за программа

Это система дистанционного банковского обслуживания, позволяющая сотруднику предприятия, имеющему доступ, осуществлять банковские операции в удалённом режиме. То есть, из офиса можно осуществлять переводы в пользу контрагентов и государственных органов, выплачивать зарплату сотрудникам, формировать выписки, отслеживать движение средств на счетах в реальном времени.

Программа позволяет обмениваться информацией с банком посредством каналов электронной связи. Платёжные документы формируются в той информационной базе, которой пользуется клиент (например, 1С). Потом происходит их выгрузка в программу клиент-банк и отправка в кредитное учреждение.

• Установка на ПК пользователя.
• Формирование банковских и платёжных документов, выгрузка и загрузка их в информационную базу клиента.
• Возможность работы вне сети. Программа позволяет формировать документы оффлайн, использовать возможности экспорта и импорта. Но для связи с банком нужен интернет.

Схема работы клиент-банка

Преимущества и недостатки программы

Программой клиент-банк пользуются многие бизнесмены. За это время выявились положительные и отрицательные стороны. К плюсам можно отнести:

• Простота использования. Чтобы пользоваться программой не нужно иметь специальных знаний и навыков.
• Полностью дистанционное управление. Причин для посещения банка практически не остаётся.
• Постоянный финансовый контроль в реальном времени.
• Можно создать шаблоны регулярных платежей и тратить меньше времени на составление платёжек.
• Постоянный доступ к актуальным валютным котировкам.
• Регулярный электронный документооборот, что позволяет экономить время и деньги.
• Электронные документы подписываются электронной подписью, хранятся в единой базе, поэтому не требуют нотариального подтверждения.
• Работать можно в любое время и из любой точки мира. Главное – наличие ПК и доступа в интернет.
• Защита информации. Каждое действие в системе требует подтверждения с помощью уникального индивидуального кода. Никто другой, кроме пользователей, имеющих доступ к программе, не может проводить операции со счетами предприятия.

Среди большого количества плюсов программы, можно выделить и минусы, к которым можно отнести:

• Возможные сбои. Как и любое другое ПО, клиент – банк может «зависнуть», что приведёт к потере времени, а, иногда, и некоторых данных.
• Постоянные атаки мошенников. Несмотря на хорошую защиту, хакеры регулярно разрабатывают новые схемы, чтобы получить доступ к деньгам крупных и не очень фирм.

Поэтому стоит внимательно пользоваться программой клиент-банк и не доверять ей полностью банковский документооборот.

Отличия клиент-банка от интернет-банка

Некоторые пользователи считают, что клиент-банк и интернет-банк – это одно и то же. Это не так!

Клиент-банк – это система, которая будет работать только после того, как на ПК будет установлена отдельная программа. Интернет-банк позволяет работать через любой браузер.

То есть, если нет доступа ко всемирной паутине, в программе клиент-банк работать можно – можно создать документы на будущий период, подготовить выписки и прочее. С интернет-банком так не получится – если нет доступа к сети, то и никаких операций совершить не получится.

Что клиент-банком могли пользоваться несколько сотрудников предприятия, каждому из них нужно установить соответствующее программное обеспечение на ПК. Но, если система выйдет из строя, часть информации может быть утеряна. Если пользоваться интернет-банком, такого не произойдёт – достаточно будет перезагрузить компьютер. Чтобы себя обезопасить, нужно регулярно создавать резервные копии в программе клиент-банк – так рекомендуют сотрудники кредитных учреждений.

Схема работы интернет-банка

Клиент-банк позволяет пользователям отслеживать статус оплаты определённых документов. Также он взаимодействует со множеством бухгалтерских программ, которыми пользуются бухгалтеры.

То есть, можно сделать вывод, что клиент-банк более функциональный для работы предприятий. Современные версии программы позволяют бухгалтерам не только управлять счетами и формировать отчёты, но и направлять отчётность в ПФР и ФНС по каналам телекоммуникационных связей. Это значительно экономит время бухгалтера и облегчает его работу.

Как подключить клиент-банк

Чтобы начать полноценно пользоваться программой клиент-банк, необходимо предпринять несколько простых шагов:

1. Проверить все компьютеры, на которых будет стоять ПО, на соответствие техническом требованиям устанавливаемой программы.
2. Обратиться в банк для того чтобы установить их программное обеспечение.
3. Зарегистрироваться на официальном сайте компании, которая является поставщиком ПО.
4. Подтвердить регистрацию с помощью мобильного девайса или электронной почты.
5. Установить программу, которая будет выступать в роли генератора ключей. Запрос на генерацию отправляется в банк. Сейчас многие кредитные учреждения предлагают всю установку провести онлайн.
6. Войти в программу нужно через окно браузера, введя в нудные поля свой логин и пароль. В порт USB нужно вставить электронный ключ.
7. Через несколько дней сертификаты ключей станут доступны всем пользователям и программой можно будет пользоваться.

За установку и обслуживание придётся заплатить – установка около 3 тысяч рублей, обслуживание порядка 1 рублей в месяц. Но многие банки сейчас предлагают бесплатную установку и обслуживание на несколько месяцев за пользование дополнительными функциями программы. Эти допфункции могут даже не понадобиться, но и платить каждый месяц не всегда хочется.

Клиент-банк является очень удобным вариантом банковского обслуживания юридических лиц и ИП. У системы есть свои преимущества и недостатки. Установкой и обслуживанием занимается технический специалист, работает – бухгалтер, желательно, опытный пользователь ПК. Работать в программе можно как онлайн, так и оффлайн.

Узнать подробнее об изменениях в законодательстве о бухгалтерском учёте в 2023 году можно тут. О правильном учете банковских комиссий узнайте здесь. О подотчетных суммах читайте здесь.