Делегирование полномочий и определение обязанностей

Убедитесь, что каждый сотрудник понимает свою роль и обязанности в защите компании от комплаенс-рисков. Это должно быть подтверждено не только в устной, но и в письменной форме. Например, прописано в трудовом договоре или во внутреннем стандарте компании.

Постоянный мониторинг и внесение изменений

Если процесс описан, но почему-то не работает, обязательно проведите ревизию всех внутренних стандартов. Возможно, какой-то из них тормозит всю работу. Например, норма по обработке персональных данных слишком сложная и задействует несколько человек в разных отделах. Тогда стоит пересмотреть «исходник», назначить единое ответственное лицо и упростить процедуру в целом.

Как управлять комплаенс-рисками

Некоторые компании предпочитают ничем не управлять. Они считают штрафы частью затрат на ведение бизнеса. Другие пользуются серыми схемами, чтобы исключить риск пострадать от нарушения норм. И то, и другое не выдерживает никакой критики, если бизнес собирается долго работать на рынке.

Вот 3 варианта того, как можно упростить управление комплаенс-рисками:

1. Создание специального отдела или выделение отдельного сотрудника на комплаенс.
   Вместо того, чтобы делегировать полномочия разным сотрудникам, которые зачастую даже не коллеги, стоит назначить одного опытного человека отвечать за все. Даже комплаенс-менеджер в единственном числе, который будет определять и оценивать возможные риски, поможет существенно упорядочить процесс. Стоит также выделить ему ресурсы и бюджет для управления такими рисками. Если же делом займется целый отдел — особенно это касается крупных компаний, проблем станет еще меньше. Эти задачи можно также отдать на аутсорсинг, если структура компании не позволяет вносить такие изменения.
2. Автоматизация работы по комплаенс — полная или частичная.
   Некоторые процессы в комплаенс требуют рассмотрения огромного количества документов. Утомительного занятия можно избежать, используя автоматизацию и возможности искусственного интеллекта. Специальные программы помогут упорядочить всю документацию и информацию, связанную с вопросами стандартов. Это можно сделать, вложив средства в одну хорошо продуманную комплаенс-систему или в различные инструменты для управления отдельными этапами. Например, оформить подписку на юридическую или налоговую базу знаний, чтобы отслеживать все изменения в законодательстве и финансах. Или внедрить автоматизацию управления колл-центром.
3. Обязательное отслеживание коммуникаций.
   Вы можете использовать системы мониторинга цифровых коммуникаций для отслеживания текстов, электронных писем, упоминаний в социальных сетях и многого другого. Это позволит управлять внешними и внутренними коммуникациями сотрудников. Человеческий фактор — один из важнейших при оценке любого комплаенс-риска. И свести его к минимуму — значит, свести к минимуму опасность.

Независимо от подхода, который вы выберете, управление комплаенс-рисками необходимо для правильного ведения любого бизнеса — большого или малого. Комплаенс-риск не зависит от типа или размера компании. Он требует наличия необходимых процессов для защиты как клиентов, так и самих предприятий. Невыполнение этого простого правила может привести к нежелательным и потенциально негативным последствиям. И наоборот — грамотное управление комплаенс-рисками поможет снизить общую нагрузку на бизнес. И придать ему стабильность в постоянно меняющемся мире. Обычно ведение комплаенс в организации обеспечивают специальные сотрудники — комплаенс-менеджеры.

Комплаенс-менеджер: функционал

Комплаенс-менеджер должен иметь четко определенный функционал по обязанностям, задачам и ответственности.

Обязанности

Комплаенс-менеджер, ответственный за соблюдение нормативных требований, обязан работать с руководством и персоналом для выявления возможных комплаенс-рисков. В его функционал также входит разработка и управление комплаенс-систем внутреннего и внешнего контроля. При выявлении текущих или новых комплаенс-рисков его задача — грамотно оценить их и управлять ими.

Задачи

Все задачи такого сотрудника входят в комплаенс-менеджмент. Это включает в себя следующие позиции:

• Идентификация. Выявление всех возможных комплаенс-рисков, разработка рекомендаций по ним.
• Предотвращение. Разработка и внедрение средств контроля для защиты компании от этих рисков.
• Мониторинг. Сбор отчетности об эффективности разработанных средств контроля.
• Разрешение проблем. Устранение трудностей с соблюдением требований по мере их возникновения.
• Консультации в рамках комплаенс-менеджмента. Консультация бизнеса по действующим нормам, законам, правилам и средствам контроля.

Ответственность

Общая ответственность специалиста по комплаенс заключается в организации внутренней комплаенс-службы. Это функция эффективной поддержки бизнеса по всем нормативным документам. Служба комплаенс отслеживает соответствие документооборота требованиям отрасли, действующему законодательству и внутренним стандартам компании.

Словарь и термины комплаенс: всё, что нужно знать

С понятием комплаенс тесно связаны такие термины, как:

• регулирование;
• первичное и вторичное законодательство;
• нормативные стандарты и инструкции;
• надзорные и регулирующие органы;
• правоприменение;
• сертификат соответствия.

Чтобы вы могли свободно ориентироваться в этой сфере, мы расшифруем их все.

Регулирование

Термин «регулирование» относится к набору обязательных правил, изданных частным или государственным органом. Он должен обладать необходимыми полномочиями: надзор за соблюдением установленных норм и применение санкций за нарушения.

Хотя единого мнения не существует, основные цели регулирования заключаются в следующем:

• Защита инвесторов и потребителей
• Обеспечение справедливости, эффективности и прозрачности рынков
• Снижение системного риска
• Снижение финансовой преступности
• Поддержание доверия потребителей к компании

Характеристики эффективного регулирования:

• способствует достижению одной или нескольких основных целей деятельности;
• поддерживает открытый рынок, где присутствует широкий круг компаний — без ненужных барьеров для входа и выхода;
• обеспечивает равную нормативную нагрузку на всех участников, отвечающих минимальным критериям.

К регулируемым отраслям в большинстве стран относятся финансы, противопожарная безопасность, рекламная деятельность.

Первичное законодательство

Первичное законодательство относится к законам, стандартам или постановлениям, принятым законодательными органами определенной юрисдикции. К примеру, Федеральный закон «О защите прав потребителей» N 2-ФЗ — первичный законодательный акт. Он обязателен для выполнения всеми предприятиями, которые работают с потребителями на территории России, — например, салонами красоты.

Вторичное законодательство

Законодательный орган во многих юрисдикциях имеет право делегировать или подчинять законотворческие полномочия другим органам. Которые затем могут принимать свои подзаконные акты, часто называемые «вторичными» законами. Подзаконные акты обычно разрабатываются регулирующим органом, который уполномочен делать это в соответствии с основным законом. К примеру, территориальный Роспотребнадзор может регулировать требования для предприятий бытовых услуг, в том числе, салонов красоты, расположенных в Москве. И это будет дополнительный список требований для столичного бизнеса, которым необходимо соответствовать.

Что такое нормативные стандарты или правила

Стандарты обычно устанавливают общие принципы, согласно которым регулируемый бизнес должен вести свою деятельность. Правила эти подробны и касаются каждой регулируемой деятельности и функции. Для нашего примера с салоном красоты таким стандартом является, например, Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 51142-2019 «Услуги бытовые. Услуги парикмахерских и салонов красоты. Общие технические условия».

Нормативные инструкции

Иногда регулирующий орган выпускает подробные инструкции для компаний о том, как именно должно проходить фактическое выполнение ими своих юридических и нормативных обязательств. Борьба с отмыванием денег и финансированием терроризма, например, — одна из областей, для которой большинство регулирующих органов во всем мире выпустили собственные инструкции.

Какие функции обычно выполняют надзорные и регулирующие органы

В общих чертах регулирующие органы выполняют следующие функции:

• Обеспечивают соблюдение правил
• Контролируют соблюдение правил
• Проводят расследования подозрений в нарушении правил, иногда совместно с другими правоохранительными органами.
• Сотрудничают и обмениваются информацией с другими регулирующими органами

Существует 2 метода, с помощью которых контролируется соблюдение нормативных правил: надзор на месте и общий надзор.

• Надзор на месте предполагает посещение сотрудниками регулирующего органа офисов компании для инспекции условий соблюдения норм и правил.
• Общий надзор требует, чтобы регулируемые предприятия, предоставляли соответствующую информацию регулятору посредством отчетов, обычно предписываемых законодательством или условиями лицензии.

Правоприменение

Это необходимая часть процесса надзора в том смысле, что регулирующий орган должен обеспечивать соблюдение этих правил. Правоприменение — это как расследование, сбор и обмен информацией, так и наложение штрафов.

Правоприменение обычно влечет за собой следующие процессы:

• инспекция действий;
• следственные действия;
• надзорные мероприятия;
• применение корректирующих действий;
• наложение штрафов.

Общие правоприменительные полномочия любого регулирующего органа включают:

• Право проверять и запрашивать информацию
• Право добиваться приказов, чтобы заставить бизнес подчиняться
• Право отстранять директоров и аудиторов
• Право назначать внешнего администратора
• Право налагать административные санкции или добиваться постановлений судов
• Право возбуждать или передавать дела для уголовного преследования
• Право приостанавливать операции или торговлю

Сертификат соответствия

При организации бизнеса в соответствии с нормативными требованиями многие компании получают сертификаты соответствия от определенного регулирующего или отраслевого органа.

Сертификация демонстрирует соблюдение компанией руководящих принципов, установленных действующими стандартами отрасли.

Например, помимо соответствия ГОСТам, компания-производитель пищевых продуктов может получить стандартный сертификат соответствия для систем менеджмента безопасности пищевых продуктов SGS. Это сертификация «гарантирует целостность процесса производства пищевых продуктов, а также соблюдение правил безопасности пищевых продуктов».

Кроме того, компании могут получать сертификаты по другим международным отраслевым стандартам, таким как:

• Энергетический менеджмент (ISO 5001)
• Экологический менеджмент (семейство ISO 14000)
• Безопасность пищевых продуктов (ISO 22000)
• Здоровье и безопасность (ISO 45001)
• IT-безопасность (ISO / IEC 27001)
• Управление качеством (семейство ISO 9000)

ТОП-6 советов по внедрению комплаенс в любой компании

Вот 6 шагов, которые помогут запустить программу.

1. Начните с исследования

Первым шагом является полное понимание юридических и отраслевых регулирующих норм, которым должна следовать компания. Имейте в виду, что надзорные органы могут меняться в зависимости от отрасли и страны, в которых вы работаете.

2. Обеспечьте контроль и установите цели

Определите, кто будет ответственным за составление комплаенс и контроль его соблюдения. Как правило, крупные компании назначают директора по комплаенс, который возглавляет соответствующий отдел в организации. Дополнительно усилия этого департамента обычно поддерживаются другими сотрудниками из разных отделов для полного соблюдения нормативных требований.

После того, как нужная команда сформирована, установите цели для корпоративной программы комплаенс. И приступайте к созданию внутренних документов на ее онсове. Это могут быть различные политики, схемы процедур и кодекс поведения, если они еще не приняты. Но учтите: документы, возможно, потребуется обновить после завершения полной оценки комплаенс-рисков.

3. Оцените комплаенс-риск

При запуске программы с нуля проведите оценку комплаенс-рисков в своей организации и на производственных площадках, чтобы узнать, где находятся слабые места.

4. Устраните слабые места

После оценки рисков примите соответствующие меры по устранению любых уязвимых областей, которые могут помешать компании соблюдать требования соответствующих надзорных органов. Иногда это может быть быстрое исправление или же полная переработка процесса.

5. Проведите обучение сотрудников

Сотрудники являются важным фактором в обеспечении соблюдения комплаенс. Поэтому важно обучить их соблюдению нормативных требований и подчеркнуть важность этих мероприятий в корпоративной культуре.

Предлагайте сотрудникам ежегодно проходить тренинги по комплаенс. Правила могут часто меняться. Регулярное обучение помогает сотрудникам идти в ногу с текущими стандартами, чтобы они всегда делали все правильно.

При обучении сотрудников предоставьте всю необходимую документацию. Чтобы у персонала всегда был «референс», к которому они смогут обратиться, если столкнутся с необходимостью решить сложную задачу. Стоит хранить такую документацию в общем доступе, чтобы сотрудники всегда могли найти ее, где бы они ни находились.

6. Сделайте комплаенс постоянным

Этот последний шаг, пожалуй, самый важный. Создание успешного комплаенс — это постоянное стремление соответствовать требованиям регулирующих органов и руководящим принципам компании.

Эти усилия должны включать:

• Мониторинг изменений, которые исходят от регулирующих органов и отраслевых организаций
• Эффективное информирование сотрудников об изменениях в соответствии с требованиями
• Регулярная оценка комплаенс-рисков, чтобы предпринять соответствующие действия
• Проведение ежегодного обучения сотрудников комплаенс
• Соответствие производственным требованиям после COVID-19

Резюме

За считанные месяцы пандемия затронула многие компании по всему земному шару. Мировые рынки пытаются справиться с долговременным воздействием последствий COVID-19. Соблюдение постоянно меняющихся правил и норм будет иметь ключевое значение для их восстановления. А, значит, введение комплаенс практически в любой компании увеличит защиту бизнеса. Соответствие всем требованиям также защитит сотрудников, клиентов, профессиональные сообщества и другие заинтересованные стороны. Это позволит компании работать безопасно и предсказуемо.

Частые вопросы

Что такое комплаенс?

Это набор правил, норм и стандартов, которым должна соответствовать деятельность компании. Комплаенс бывает внутренним и внешним. Внутренний разрабатывается самими бизнесом. Внешний — государством или иными контролирующими органами, которые регулируют деятельность бизнеса.

Что такое комплаенс-риск?

Под комплаенс-рисками понимают любые негативные последствия — например, финансовые потери, ущерб репутации, штрафы и санкции, которые случаются из-за несоблюдения компанией существующих норм и правил законодательства.

В чем отличие комплаенс от безопасности?

Безопасность защищает информационные и технические активы компании. Комплаенс обеспечивает обработку и хранение всех данных, которые касаются соблюдения правил и норм. И безопасность — лишь малая часть стандартов, которым компания должна соответствовать.

Что такое комплайнс-услуги?

Это весь комплекс проверок по соблюдению требований комплаенс, который оказывают бизнесу сторонние организации. Можно привлечь компанию, которая оказывает комплаенс-услуги. Чтобы всесторонне изучить, как у вас соблюдаются нормы, правила и стандарты. И получить список выявленных нарушений, чтобы вы могли их устранить.

Что относится к целям управления комплаенс риском

Комплаенс-риски – это потенциальные потери и юридические санкции из-за несоблюдения законов или правил. В статье приведены 6 основных областей, где они могут проявиться. Причем критическая ситуация в одной области может повлечь за собой возникновение ответственности в другой.

Комплаенс (англ. compliance – соответствие) – это способность компании соответствовать нормам и правилам – как внешним, так и внутренним. Следовательно, быть ответственным за ведение бизнеса не на словах, а на деле. Если вы не контролируете зоны риска, то в итоге понесете убытки, и не только финансовые, но и репутационные. При этом необходимо осознавать, что, даже если вы решили полностью соответствовать нормам закона и приняли для этого все меры, это не означает, что ваша компания защищена от возникновения комплаенс-рисков.

Какие типы комплаенс-рисков бывают?

Экология и окружающая среда

Деятельность любой компании может повлечь за собой экологические риски: загрязнение окружающей среды, причинение вреда живым организмам. В большей степени это касается добывающих и производственных предприятий.

В 2013 году компания King Pharmaceuticals LLC, дочерняя компания Pfizer, выплатила гражданский штраф в размере $2,2 млн по обвинениям EPA (United States Environmental Protection Agency). Агентство обнаружило, что производитель лекарств нарушает Закон о чистом воздухе (Clean Air Act).

Здоровье и безопасность на рабочем месте

Здоровье и безопасность на рабочем месте – это ответственность любой компании. Помимо соблюдения техники безопасности, сюда относятся и риски несчастных случаев или производственных травм.

В марте 2005 г. компании BP Products North America Inc. был выставлен штраф в размере $21 млн после расследования Управления по безопасности и гигиене труда Министерства труда США (OSHA). Расследование было вызвано взрывом и пожаром на производственной установке, которые привели к гибели 15 и травмированию 170 сотрудников. Повторная инспекция в 2009 году выявила 760 нарушений (как новых, так и тех, которые компания обязалась исправить), за что на компанию был наложен еще один штраф в размере $87 млн.

Коррупция и мошенничество

Организации, как правило, несут ответственность за коррупционные действия своих сотрудников и агентов, такие как взяточничество или мошенничество.

В 2014 году BNP Paribas выплатил рекордный штраф в размере $8,9 млрд за нарушение санкционного режима США. Банк скрыл операций на $30 млрд с участием клиентов из Ирана, Судана и Кубы – государств, в отношении которых действуют американские санкции.

Риск того, что ваша предпринимательская деятельность наносит вред вашим работникам или людям в местах, где вы работаете.

Hugo Boss в 2013 году была оштрафована на 1,2 млн фунтов стерлингов после того, как четырехлетний мальчик погиб в результате несчастного случая в одном из их магазинов. На мальчика упало зеркало весом в 114 кг, экстренная операция не смогла его спасти. Компания признала, что не смогла обеспечить безопасность в своем магазине.

Риск возникает при выпуске низкокачественного продукта или услуги, которые не соответствуют ожидаемому уровню или нарушают законы и правила.

Вьетнамское подразделение Coca-Cola в 2016 году было оштрафовано на $16 млн за выпуск продукции несоответствующего качества. Энергетический напиток Samurai, выпущенный компанией, имел более низкое содержимое фолиевой кислоты и витамина B9, чем было заявлено на этикетке.

Риск того, что ваша деятельность может нанести какой-либо ущерб, даже если процессы оптимизированы и налажены.

Компания Exxon Mobil была оштрафована на $5 млрд. В результате крушения танкера Exxon Valdez у берегов Аляски произошел масштабный разлив нефти, в море вылилось 11 млн галлонов (42 млн литров) нефти, загрязнив более 2 тыс. км береговой линии. Но в итоге компании удалось снизить размер штрафа до $500 млн.

Как управлять комплаенс-рисками?

Ключом к управлению данными рисками является установление средств контроля, которые подтверждают, что организация выполняет свои внутренние и внешние требования на постоянной и регулярной основе. То есть вы должны так выстроить процессы в компании, чтобы при возникновении малейшей возможности для нарушения правил и законов вы сразу были в курсе и могли бы их предотвратить. Для управления рисками обратите внимание на три момента.

Определите те области, в которых ваша компания имеет максимальные риски, и создайте общие критерии их оценки. Это поможет понять степень уязвимости бизнеса и влияния на него рисков. Такой подход позволяет контролировать возникновение комплаенс-рисков и оптимизировать работу по их выявлению.

Оптимизируйте нормативы и стандарты

Вместо сложных и запутанных должностных и нормативных документов создайте четкие и понятные инструкции. Должен быть понятен порядок действий: что необходимо сделать, в какие сроки, подотчетность. Это даст понимание обязательств между заинтересованными сторонами. Все ключевые данные добавьте в ERM, чтобы они были доступны для поиска и своевременного информирования об изменениях или нововведениях. Такая оптимизация уменьшит нагрузку в отслеживании комплаенс-рисков в бизнес-процессах.

Убедитесь, что все сотрудники знают, чего они должны придерживаться с точки зрения политик и процессов компании, особенно в выявленных зонах риска. Проводите тренинги. При этом необходимо следить за выполнением инструкций – проводить периодические проверки, чтобы подтвердить, выполняют ли сотрудники правила. Быть может, есть процессы, где комплаенс не соблюдается. Тогда необходимо найти первопричину такого поведения. Возможно, разъяснения не были достаточными или есть причины (и возможности), по которым сотрудники идут на осознанное нарушение правил. Нужно выявить и устранить данные проблемы на уровне организации процесса, убрать возможность нарушения норм и правил.

Ни одной компании не стоит надеяться, что она никогда не нарушит ни один закон или что ее не уличат в этом. Игнорирование таких рисков – большая ошибка. Вам необходимо определить и понять свои риски, а затем проактивно и сознательно смягчить их с помощью внутреннего контроля. И если корпорации могут себе позволить выплачивать многомиллионные штрафы и оставаться в деле, имея большой финансовый запас и ресурсы для восстановления репутации, то большинству компаний будет сложно справиться с последствиями серьезных нарушений.

_____________________________________________
© ТОВ «ІАЦ «ЛІГА», ТОВ «ЛІГА ЗАКОН», 2018

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов’язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ «ЛІГА ЗАКОН» заборонено.

Почему Управление Рисками Третьей Стороны Имеет Значение для Комплаенс

Что значит понятие третья сторона? Кого оно охватывает?

Известную цитату экзистенциального философа Жана-Поля Сартра «L’enfer, c’est les autres» можно перевести как «ад — это другие люди». В глобальной экономике работа с третьими сторонами — это вопрос реальности, и, если ею не управлять должным образом, их транзакции могут создать ад.Чтобы понять управление рисками третьей стороны, мы должны сначала сосредоточиться на определениях.

В англо-саксонском праве термин «третья сторона» означает физических и юридических лиц, представляющих компанию в деловых отношениях и юридически связывающих эту компанию своими сделками от имени компании. Как правило, компания является «первой стороной», клиент и сотрудники могут считаться «второй стороной», а поставщики продуктов и/или услуг, такие как провайдеры, консультанты или посредники, которые помогают материнской компании в достижении ее целей в области продаж, маркетинга и компании, описываются как «третьи стороны».

В отличие от понятия «третье лицо с благими намерениями», которое мы часто применяем в турецком законодательстве, термин «третья сторона» в широком смысле, упоминаемый в англо-саксонском законодательстве, относится к любому физическому и юридическому лицу, такому как поставщики, деловые партнеры, дистрибьюторы, агенты и консультанты, которые предоставляют товары или услуги компании. В случае любой незаконности, возникающей из-за вины третьих сторон во время деятельности, осуществляемой от имени компании, возникает юридическая ответственность компании «первой стороны», а также соответствующей третьей стороны. По мере того, как доля третьих сторон, с которыми взаимодействует компания, значительно возрастает, так же как и риски, которые они представляют.

Каковы потенциальные риски, связанные с отношениями с третьими сторонами ?

Все действия в деловом мире сопряжены с риском. В управлении рисками снижение риска до нуля может означать полное прекращение деятельности, поэтому мы должны быть реалистами. Именно поэтому компании должны ранжировать свои риски, сосредотачиваться на правильных красных флажках и тратить свое время и инвестиции на управление областями высокого риска. Хотя существуют некоторые соизмеримые и контролируемые риски, есть также опасные, которые могут нанести необратимый ущерб, подвергая компании финансовым потерям, несоблюдению требований, действиям регулирующих органов, судебным разбирательствам, потере клиентов и репутации.

Следует подчеркнуть, то что, представляют ли отношения с третьей стороной высокий риск, и основная причина участия третьей стороны различаются в каждой компании. На первое влияет ряд факторов, таких как сфера деятельности компании, сфера деятельности потенциальной третьей стороны, а также предмет и объем отношений с потенциальной третьей стороной, которыми могут быть аутсорсинговые услуги, поставка продукты, предоставление агентства или вступление в новые деловые партнерства, среди многих других причин.

Регулируется ли ваша деятельность? Ваша компания на 100% местная или у вас есть зарубежные филиалы? Каковы масштабы деятельности с потенциальной третьей стороной? Какова предполагаемая степень участия третьих лиц в организации вашей компании и их уровень доступа к вашим бизнес-данным? Будете ли вы иметь прямой контроль и строгий надзор за действиями третьих лиц или это будет обязательство для ваших оффшорных дочерних компаний с ограниченным удаленным контролем? В какой степени третья сторона может повлиять на деловую деятельность вашей компании и отношения с клиентами? Это всего лишь несколько вопросов, которые побудят вас повысить свою осведомленность, и это лишь верхушка айсберга.

Каковы основные шаги эффективного управления рисками третьих сторон?

Первое требование состоит в том, чтобы ваша компания была знакома с характером планов управления рисками. Основная цель здесь не в сокращении использования третьих сторон, а, как упоминалось выше, в эффективном использовании третьих сторон в интересах вашей компании путем выявления, оценки и управления рисками, связанными с отношениями с третьими сторонами.

Крайне важно осознавать, что управление рисками — это не программа «галочки», которую нужно применять сразу. Это непрерывный процесс, который позволяет вам оценивать и контролировать отношения с третьими сторонами с момента их начала и до самого конца. Таким образом, происходит оценка текущей организации вашей компании, чтобы убедиться, что у вас есть возможность решать такие вопросы, связанные с отношениями с третьими сторонами, поскольку каждое взаимодействие с третьими сторонами требует постоянного надзора, периодического аудита, контроля и, при необходимости, вмешательства. Следовательно, вступление в отношения с третьей стороной — это решение, которое следует принимать только после того, как вы оценили как свою собственную компанию, так и третью сторону.

Несмотря на то, что реализация сторонних программ управления рисками будет варьироваться в зависимости от масштаба отношений, следующие пункты являются основой любого процесса управления сторонними рисками :

1. Оценка рисков
2. Комплексная проверка
3. Комплексное структурирование контрактов с учетом рисков
4. Постоянный надзор и контроль

Оценка рисков является краеугольным камнем эффективной программы управления рисками, которая должна включать следующие шаги:

1. принятие решения о том, следует ли привлекать третью сторону для конкретной цели, выявление бизнес-обоснования, лежащего в основе привлечения третьей стороны к сделке, понимание причины использования третьей стороны вместо внутренних закупок и явное представление предшествующего с его финансовые, юридические, операционные и стратегические результаты путем сравнительного анализа на основе риска / вознаграждения
2. выявление и оценка потенциальных рисков и уязвимостей, связанных с привлечением третьих сторон с учетом предмета и объема отношений
3. сравнение потенциальных третьих сторон и оценка их квалификации, их соответствия бизнес-стратегиям вашей компании и их способности реагировать на ожидания вашей компании
4. определение рисков, связанных с рассматриваемой третьей стороной, оценка их квалификации и адекватности для потенциальной сделки, а также представление того, почему взаимодействие с ними отвечает интересам вашей компании для долгосрочного успеха.

На протяжении всего процесса оценка рисков должна проводиться всесторонним и прозрачным образом со стороны уполномоченных органов вашей компании и в соответствии с кодексами и политикой поведения и процедурами вашей компании.

Следующим шагом в эффективном управлении рисками, связанными с третьими сторонами, является комплексная программа должной осмотрительности, призванная предоставить вам всю необходимую информацию о потенциальной третьей стороне. Программа должна быть сосредоточена на финансовом состоянии третьей стороны, ее деловых операциях, квалификации и опыте, соблюдении ими нормативных требований, судебном статусе и репутации. Эффективная программа должной осмотрительности не только иллюстрирует все сопутствующие риски, но также поможет вам ранжировать риски, позволяя сосредоточиться на наиболее важных из них. Следует иметь в виду, что степень любой должной осмотрительности зависит от характера и размера предполагаемых отношений. Вот почему программы должной осмотрительности, а также контракты должны иметь структуру, основанную на оценке рисков.

В любом случае до или после заключения договора ваша компания не сможет извлечь выгоду из должной осмотрительности в полной мере, если вам не будет предоставлен надежный и творческий контракт, отвечающий вашим деловым интересам. Составление контракта является важной частью программ управления рисками, поскольку именно здесь процесс выявления и оценки ваших рисков переходит в конкретные действия. Таким образом, ваши контракты должны быть адаптированы и отвечать интересам вашей компании, соответствовать финансовым и операционным ожиданиям вашей компании, а также бизнес-целям вступления в отношения с третьей стороной. Вы должны убедиться, что ваш контракт обеспечивает вашей компании адекватный уровень защиты и возмещения убытков. Если вы хотите получить более глубокое представление о составлении контракта и получить несколько советов по основным положениям, ознакомьтесь с нашей статьей 5. Пунктов контракта для снижения рисков третьих сторон.

Как упоминалось ранее, управление рисками — это непрерывный процесс. Ваша компания несет ответственность за контроль и мониторинг отношений с третьими сторонами. Это ответственность, которая остается до прекращения отношений и даже после этого, иногда при наличии каких-либо обязательств после прекращения. Вы должны убедиться, что соотношение риск/вознаграждение, ранжированный риск и соблюдение требований третьей стороной остаются такими же, как отражено в вашем отчете о должной осмотрительности во время отношений. Кроме того, оценка того, выполняет ли третья сторона свои договорные обязательства и соблюдает ли применимые правила и программу соответствия вашей компании, может быстро помочь определить, наносят ли отношения с третьей стороной вред вашим деловым операциям. Поэтому в вашей компании должен быть уполномоченный орган, занимающийся мониторингом и аудитом третьих сторон и сообщением о подозрительных обстоятельствах, которые могут представлять риск для вашей компании.

Большинство компаний придают большое значение программам должной осмотрительности, однако они составляют лишь часть планов по управлению рисками. Планы управления рисками третьих сторон представляют собой непрерывный процесс, который начинается с принятия решения о привлечении третьих сторон к сделке; они продолжают выявлять и оценивать ваши риски, обеспечивая защиту и контролируя отношения, которые могут изменить результаты вашей оценки в любое время. Основное обоснование плана управления рисками всегда заключается в том, чтобы предоставить вашей компании необходимую информацию, осведомленность и самый полный уровень контроля над отношениями вашей компании с третьими сторонами. В заключение цитатой другого великого философа Томаса Рида: «цепь настолько прочна, насколько ее самое слабое звено».

With thanks to Mira Gokalp for her assistance on this translation. You can read the article in English here.

Что такое комплаенс и зачем он нужен бизнесу

Термин «комплаенс» происходит от английского «to comply», или «соответствовать». Этим термином обозначаются инициативы, цель которых — предупредить нарушение законов и требований нормативных документов, предписаний контролирующих органов и внутреннего этического кодекса компании.

Например, если отдельный автолюбитель не соблюдает правила дорожного движения — ему выписывают штраф. И это в лучшем случае, а возможно и в аварию попасть. Поэтому выполнение правил дорожного движения — комплаенс.

То же и в коммерческой сфере: если компания не платит налоги, она рискует не только крупными штрафами, но даже в некоторых случаях уголовными разбирательствами. Поэтому отслеживание и уплата всех налогов — это комплаенс. В целом комплаенс необходим для снижения рисков финансовых и репутационных потерь бизнеса, поэтому его можно назвать и системой управления рисками.

Простыми словами, комплаенс — это все, что компания делает для обеспечения ответственного поведения сотрудников и бизнеса в целом на рынке.

Наглядный пример

Наверняка вы знаете сеть магазинов продуктов здорового питания «ВкусВилл». Концепция магазина учитывает «зеленые» настроения в обществе и организует работу так, чтобы сокращать количество отходов — это важно для людей, которые заботятся об экологии.

Так, в магазинах предлагают купить не только фермерские продукты и косметику, которая не тестировалась на животных, но и многоразовые эко-сумки для продуктов. А периодически во «ВкусВилле»…

Это не что иное, как желание соответствовать ожиданиям целевой аудитории, важный элемент работы по минимизации рисков ее недовольства стратегией работы магазинов.

Читайте также:
SKU: что это в торговле и продажах, зачем он нужен и как его создать

Зачем комплаенс нужен бизнесу

Понятие «соответствия» в бизнесе появилось не на пустом месте: сегодня это необходимое условие безопасности. Быстро меняется российское законодательство, появляются новые подзаконные акты и новые требования в различных коммерческих сферах, а действующие требования могут ужесточаться. Если бизнес к этому не готов, он может налететь и на крупные штрафы, и на судебные разбирательства из-за обвинений в совершении налоговых или экономических преступлений. Основная задача комплаенса — не допустить этого. Также он решает еще несколько задач:

• Противодействие неправомерным действиям сотрудников, например, получению «откатов» или искажению финансовой отчетности. А также передаче конкурентам коммерческих секретов или баз данных.
• Снижениерепутационных рисков за счет соответствия, например, необязательным отраслевым стандартам. Или за счет прохождения добровольной сертификации продукции или системы менеджмента качества. Или за счет изменения tone of voice при общении с клиентами — вариантов немало.

Читайте также:
Что такое маркетинг простыми словами: виды, цели, задачи

Основные политики комплаенса

Каждая компания сама определяет набор политик, которые будет разрабатывать и внедрять для соответствия нормам законодательства и ожиданиям общества, клиентов, партнеров. Это могут быть:

Кодекс корпоративной этики. Определяет морально-этические принципы работы, приоритеты компании и обязанности сотрудников.

Политика взаимодействия с регулирующими организациями. Это свод правил, описывающий отношения и взаимодействие компании с налоговой службой, «Центробанком», различными контролирующими органами.

Политика конфиденциальности. Описывает правила работы с данными о клиентах и обязательства компании о неразглашении персональных данных, а также данных о проектах и сделках.

Политика противодействия отмыванию доходов. Предусматривает действия, направленные на то, чтобы не допустить легализации денег, полученных преступным путем. Сюда же входят возможности по противодействию финансирования террористических организаций.

Политика урегулирования конфликтов интересов. Это свод этических стандартов поведения сотрудников в случаях конфликта интересов. Например, запрет работать параллельно на прямых конкурентов.

Политика информационных барьеров, она же — политика «Китайской стены». Регулирует разграничение доступа сотрудников к различной внутренней информации. Это важно и для предотвращения конфликта интересов, и для того, чтобы снизить вероятность утечек.

Политика контроля покупки ценных бумаг. Имеются в виду покупки таких бумаг сотрудниками компании. Так, может быть запрещена покупка акций компаний, с которыми бизнес прямо сейчас проводит сделки, чтобы сотрудники не использовали конфиденциальную информацию в целях личного обогащения.

Политика дарения подарков. Разграничивает понятие подарка и взятки/«отката», обычно устанавливает предельную допустимую стоимость подарков.

Редакционная политика. Описывает стандарты оформления материалов для их унификации и повышения эффективности работы удаленной редакции.

Читайте также:
Что такое имидж организации: цели и виды, формирование имиджа компании

Функции комплаенс-контроля

• Перестройка компании для соответствия новым требованиям. Требования могут быть законодательными, или исходить от контролирующих органов — и если эти требования обязательны, компания вынуждена будет перестроить свои бизнес-процессы.
• Пожарная безопасность. Выделяю в отдельный пункт, так как очень часто у пожарных возникают претензии к бизнесу — и вполне обоснованные. Все мы помним и пожар в торговом центре «Зимняя вишня», и пожар в кафе «Хромая лошадь», где пострадали и погибли люди. Поэтому контроль над выполнением требований пожарной безопасности, проверка наличия противопожарной сигнализации, огнетушителей и запасных выходов — очень важная задача.
• Работа с персональными данными. Несколько лет назад вступил в силу регламент по работе с персональными данными. Он обязывает любые компании, даже просто собирающие личные данные через форму захвата на своем сайте, соблюдать целый пул правил по их безопасным обработке и хранению. Именно этим объясняются и размещение политики конфиденциальности на сайтах, и браузерные уведомления о том, что сайт собирает cookie.
• Охрана труда. Это контроль над соблюдением техники безопасности и обеспечением сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе работы. И даже просто при пребывании на территории/в офисе компании.

Читайте также:
Техники продаж: что это, ТОП-15 лучших, какую выбрать?

Виды комплаенса

Всего их можно выделить пять.

Антикоррупционный комплаенс

Сюда входит все, что может предпринять бизнес для противодействия коррупции внутри компании. Снижает вероятность вовлечения организации в ситуации, связанные с риском нарушения законодательства или же потери репутации.

Антифрод-комплаенс

Это комплекс мер для оценки финансовых операций с точки зрения мошенничества. Он характерен для банков, с карт которых телефонные аферисты и мошенники целенаправленно похищают средств вкладчиков. Также его используют торговые организацию, у которых есть онлайн-продажи.

Антимонопольный комплаенс

Ориентирован, прежде всего, на естественные монополии и предназначен для контроля за соблюдением актуального антимонопольного законодательства. Но и для любых коммерческих компаний он тоже актуален. Например, бизнес может попасть на серьезные штрафы, если укажет в таргетированной или контекстной рекламе, что компания предоставляет «лучшие цены» или «лучшее качество продукции на рынке» без доказательств этого факта.

Налоговый комплаенс

Это система управления рисками, проверка бизнес-процессов на соответствие действующему налоговому законодательству и тем добровольным обязательствам, которые принял на себя бизнес. Система нацелена на выявление рисков, их исключение, а если это по каким-то причинам невозможно — на минимизацию финансовых потерь.

Финансовый комплаенс

Это более широкое понятие по сравнению с антифрод-соответствием. Здесь идет регулирование и обеспечение соблюдения законов/правил в области финансов.

Финансовый комплаенс необходим всем компаниям финансового сектора, от инвестиционных компаний до банков, деятельность которых жестко регулируется надзорными органами.

Читайте также:
Объем и емкость рынка: что такое, формулы и примеры расчета

Комплаенс и риски для бизнеса

• Несоответствие регулятивным нормам и стандартам. Все помнят, что «незнание законов не освобождает от ответственности»? Незнание, отсутствие отслеживания изменений законодательства и их исполнения — очень серьезный риск.
• Репутационные риски. Раньше какая-то негативная информация до клиентов компании могла и не дойти. Сегодня, когда люди живо общаются в соцсетях, а в интернете есть сайты-отзовики, любое нарушение интересов клиента или просто грубость сотрудника быстро становятся известны целевой аудитории.
• Риск отзыва аккредитации/исключения из членов организации. Например, в строительстве есть понятие СРО — саморегулируемые организации. Фактически это сообщества строительных компаний, быть членом которых крайне важно для получения новых заказов и развития бизнеса. Если компания совершает действия, идущие в разрез с требованиями СРО, ее могут исключить.
• Пожарные риски. Здесь уже все сказано выше — пожарная безопасность для любого бизнеса (кроме удаленного) критична. Несоответствие нормам — это штрафы, приостановка деятельности, разбирательства с государственными органами надзора.
• Финансовые риски. К ним также относятся потери от сотрудничества с поставщиками, выбранными не на основе объективных данных, а использования личных связей, а проще говоря — откатов. Например, несоответствие компании-продавца продуктов актуальным требованиям СанПиНа повлечет за собой серьезные штрафные санкции: и это тоже финансовые риски.

В целом комплаенс помогает бизнесу избегать большого количества рисков, сокращать финансовые потери, сохранять репутацию и активы.

Вопросы регулирования комплаенса

В России комплаенс-контроль централизовано не регулируется, хотя еще в 2012 году была создана Национальная Ассоциация Комплаенс. В основном компании до сих пор опираются на собственное понимание того, от каких рисков им важно себя обезопасить. Те из них, кто осознает значение безупречной репутации, стараются предусмотреть и исключить как можно больше факторов риска.

Но есть моменты, когда соответствие становится обязательным. Например, в стране действует федеральный закон № 135-ФЗ «О защите конкуренции». В соответствии с ним каждый участник рынка обязан разработать систему антимонопольного соответствия.

А федеральный закон № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости» предусматривает для застройщиков накопления денежных средств покупателей жилья на особых эскроу-счетах. И возможность использования этих средств только после завершения строительства для снижения риска появления обманутых дольщиков.

Иначе — штрафы и судебные разбирательства.

Также все участники рынка обязаны следить за соответствием своих действий требованиям федеральных законов № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступных путем, и финансированию терроризма».

Как внедрить комплаенс в организацию

Повторюсь: вопросы внедрения остаются на откуп самим участникам рынка, но общая последовательность действий практически всегда будет такой:

• Оценить риски, существующие для бизнеса. Для кого-то это прежде всего соблюдение антимонопольного законодательства, для кого-то — работа с конфликтом интересов сотрудников, а для другого бизнеса — работа с налоговыми органами.
• Принять решение. «Нам нужен комплаенс в области налогового законодательства, внутренний этический кодекс и регулирование того, что может считаться подарками сотрудникам компании».
• Проанализировать работу конкурентов. Возможно, кто-то из них уже внедрил успешную систему контроля рисками, и ее можно взять как ориентир при разработке своего варианта.
• Привлечь экспертов. Например, юристов, для разработки всех необходимых политик. Эксперты могут быть как внутренними (сотрудниками компании), так и внешними.
• Проинформировать сотрудников обо всех важных правилах. Как минимум, о правилах пожарной безопасности и внутренних этических правилах.
• Назначить ответственных. Они должны отслеживать, как исполняются политики.
• Вести работу по устранению выявленных нарушений. Реагировать на рискованные или неэтичные действия сотрудников, отслеживать изменения законодательства и отраслевых стандартов.

Коротко о главном

• Комплаенс — это комплекс мер по предупреждению действий компании или ее сотрудников, противоречащих законодательству, общепринятым в отрасли стандартам, нормам внутренней этики.
• Комплаенс нужен бизнесу для снижения всех и всяческих рисков, начиная от риска невыполнения требований действующего законодательства до рисков утечки персональных данных и получения сотрудниками откатов от контрагентов.
• К основным видам относятся антикоррупционный, антимонопольный, антифрод, налоговый и финансовый комплаенс.
• Основные политики, которые внедряют компании — это кодекс корпоративной этики, политика конфиденциальности, политика противодействия легализации незаконных доходов и другие.
• Основные риски, с которыми работают системы соответствия — финансовый, репутационный, несоответствия законодательству и исключения из членов организации.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.