Что передает главный бухгалтер при увольнении

Как уволить главного бухгалтера

Главный бухгалтер — ведущий сотрудник организации. Главбух может покинуть рабочее место по своему желанию или по инициативе работодателя, которого не устраивает работник. Для увольнения главбуха нет особых указаний — он обычный сотрудник.

• ликвидация фирмы;
• по собственному желанию;
• при нарушении трудового договора;
• при окончании срока действия срочного трудового договора;
• при несоответствии занимаемой должности.

Увольнение по собственному желанию

Если главный бухгалтер сам решил уйти из компании, он пишет заявление об увольнении на имя директора за 2 недели до ухода. Закон не разрешает директору удерживать бухгалтера на его должности, хотя часто руководители противодействуют уходу такого важного специалиста, по крайней мере, пока не найдут ему достойную замену. Но работнику достаточно зарегистрировать свое заявление в канцелярии — и через две недели он имеет полное право уйти с работы.

Лучше договориться с главбухом полюбовно и скорее искать нового сотрудника: тогда бухгалтер сможет передать ему дела и сообщить все бухгалтерские хитрости компании своему преемнику. Если преемника нет, уходящий главбух составляет письменные инструкции и пытается донести всю важную информацию до директора.

Увольнение по инициативе работодателя

Для увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя нужны основания из Трудового кодекса. Уволить бухгалтера из-за личной неприязни или несходства характеров не получится.

ТК предлагает большой список оснований для увольнения:

• невыполнение своих обязанностей;
• прогулы;
• появление на рабочем месте в алкогольном или наркотическом опьянении;
• нарушение пунктов трудового договора;
• сокращение должности или штата;
• несоответствие должности и др.

Если вы уволили главбуха с нарушением норм закона или внутренних актов компании, он может пойти в суд. Суд может принять сторону истца, и тогда вам придется восстановить бывшего сотрудника в должности, которую он занимал.

Увольнение по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон инициирует работодатель или сам бухгалтер. Стороны обсуждают нюансы процесса, договариваются об условиях, компенсациях, сроках, оплате и что будет при нарушении соглашения. Например, что главбух работает, пока не будет найдет сотрудник на замену, а потом в течение двух дней передает ему дела. Соглашение оформляется в свободной форме — оно пригодится, если одна из сторон нарушит условия.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Порядок увольнения

Если это увольнение по собственному желанию или соглашению сторон, порядок такой:

1. Сотрудник подает заявление на имя директора. Пишет текст в свободной форме, кратко указывает причины увольнения, в конце ставит подпись и дату.
2. Руководитель соблюдает сроки увольнения: в общем порядке — две недели, на испытательном сроке — три дня, при соглашении сторон это договорной срок. Если работник уходит на учебу или пенсию — это срок начала учебы или пенсии. Если руководитель нарушил трудовое законодательство или локальные акты — работник указывает в заявлении срок на свое усмотрение, и его нужно соблюсти.
3. В последний день работы руководитель подписывает приказ об увольнении. Работника знакомят с ним под роспись.
4. В тот же день бухгалтерия оформляет справку о суммах заработка за последние два года работы. Она понадобится на новом рабочем месте.
5. Еще бухгалтерия оформляет документ с персонифицированными сведениями, которые отправлялись в СФР за время его работы.
6. Запись об увольнении вносят в личную карточку по форме №Т-2.
7. Оформляют записку-расчет о прекращении трудовых отношений по форме №Т-61. С этим документом знакомить работника не надо.
8. Выдают зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие компенсации, если они положены.
9. Делают запись в трудовую книжку: номер записи, дата увольнения, причина увольнения со ссылкой на статью закона (“Трудовой договор расторгнут по желанию работника, п. 3 ст 77 ТК РФ”). Книжку, справку о доходах, перссведения и заверенные копии документов, которые мог попросить работник, выдают в последний рабочий день.
10. Не позднее следующего дня после увольнения отправляют в СФР форму ЕФС-1 с данными об увольнении.

Если вы увольняете бухгалтера по сокращению должности, за прогулы или другие нарушения трудового распорядка, то вместо первых двух пунктов инструкции придется провести другие мероприятия — в каждом случае свои. После этого, начиная с пункта 3, действия те же самые.

Передача дел

При увольнении главбуха внесите в приказ пункт о передаче всех дел от старого бухгалтера к новому (или руководителю, если новый сотрудник пока не найден). Укажите в приказе срок окончания передачи дел.

Дополнительно придется провести инвентаризацию: издать еще один приказ, собрать комиссию и записать результаты в опись имущества компании.

Как избежать проблем при увольнении главного бухгалтера

Главбух имеет доступ к важным сведениям организации. Чтобы обезопасить себя, соблюдайте несколько условий.

• Увольняйте на законных основаниях по установленному порядку. Это поможет избежать судебных исков, если сотрудник посчитает себя уволенным не по праву.
• Составляйте грамотные договоры, в которых прописана ответственность бухгалтера за разглашение тайны. Это защитит от утечки информации.
• Дублируйте данные. Это обезопасит от потери информации. Есть риск, что бухгалтер может изменить или уничтожить данные, к которым у него есть доступ.
• Дублируйте должность главбуха его заместителем. Он подстрахует компанию при увольнении на период поиска нового главбуха.

Передача дел бухгалтером при увольнении

Смена бухгалтера зачастую не простой период в деятельности организации. Особый порядок увольнения главбуха Трудовым кодексом РФ не предусмотрен. Регламент передачи дел законодательно не установлен. Но негласные правила на практике существуют. О них сегодня и поговорим.

Содержание статьи:

1. Смена бухгалтера передача дел
2. Передача дел бухгалтером при увольнении
3. Передача дел новому бухгалтеру. Особенности передачи дел по зарплате
4. Документы при передаче дел главного бухгалтера
5. Приказ о передаче дел бухгалтера
6. Акт передачи дел главного бухгалтера
7. Образец передачи дел главного бухгалтера

1. Смена бухгалтера передача дел

Смена бухгалтера передача дел, ее порядок определяется каждой организацией самостоятельно.

Поэтому лицу, ответственному за данную процедуру в конкретной организации, следует как минимум:

• определиться с составом и последовательностью действий при передаче дел,
• понять, кто будет участвовать в передаче дел, кроме прежнего и нового бухгалтера,

• решить, будет ли создаваться комиссия по передаче дел. Ее создание аргументировано, если объем документов (информации) значителен.
• уточнить, какими документами будет оформляться передача дел, и в какие сроки.

Напомним, что в идеале должны передаваться документы и данные за 5 лет, или за время работы главбуха в организации, если он трудился в данной фирме меньший период времени.

Если в организации утвержден локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий передачу дел, нужно просто строго следовать его положениям. Если такого документа в компании нет, смена бухгалтера передача дел может быть произведена в следующем порядке:

1). Ознакомление нового бухгалтера с должностными обязанностями и структурой компании. Зачастую этой процедурой пренебрегают, что может отрицательно сказаться на процессе передачи.

Например, в компании есть кадровая служба. Тогда часть документов передавать от главбуха к главбуху не потребуется. И, наоборот, если нет кадровой службы или кадрового работника в штате, состав передаваемых документов будет расширен.

2). Изучение приказа о передаче дел.

3). Инвентаризация имущества и обязательств компании. В небольших фирмах это момент иногда упускают, хотя инвентаризация при смене главбуха необходима, в т.ч. и для понимания новым сотрудником бизнес-процессов организации.

4). Проверка ведения учета и отчетности, в том числе по данным бухгалтерской программы, ознакомление с порядком работы с документами (бумажный или электронный документооборот, места хранения документов, ответственные лица и т.п.)

5). Получение пояснений от прежнего бухгалтера по неоднозначным моментам.

6). Непосредственная передача документов: фиксация в проекте акта документов, которые передаются, а также документов, которые передаваться не будут по каким-либо причинам.

7). Окончательное оформление и подписание акта приема-передачи дел.

Также рекомендуем новому бухгалтеру:

• Проверить отражение в учете документов за последний период (год, квартал и т.п.), если увольнение в середине месяца — наличие документов за этот период,
• отразить в текстовой части акта те моменты, которые представляются ему нарушением действующего законодательства по бухгалтерскому и налоговому учету. Например, то, что в организации не создавался резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете (БУ).

1. Передача дел бухгалтером при увольнении

Передача дел бухгалтером при увольнении должна сопровождаться проверкой наличия документов не только непосредственно по бухгалтерскому учету и отчетности, но и некоторых других.

Например, следующих документов по деятельности организации:

• учредительных и регистрационных,
• распорядительных и методологических.

Передача дел бухгалтером при увольнении подразумевает главным образом передачу бухгалтерских и сопутствующих им документов. Таких, как:

• учетная политика компании (в т.ч. по налоговому учету),
• другие ЛНА: положение о бухгалтерской службе, положение об оплате труда и премировании, о командировках и кассовых операциях и т.п.
• первичные учетные документы (включая бухгалтерские справки),
• оправдательные документы (договоры с поставщиками и покупателями и т.п.),
• акты сверок и инвентаризаций,
• кассовые и банковские документы,
• кадровые документы,
• регистры бухгалтерского и налогового учета,
• отчетность (бухгалтерская, налоговая, в фонды, статистику и т.п.),
• документы, связанные с судебными разбирательствами, а также недостачами, хищениями и т.п. (при наличии),
• другие документы, необходимые для ведения учета.

Следует уделить внимание и тому, в каком виде передаются документы. На наш взгляд, они должны быть подобраны в хронологическом порядке и прошиты в соответствии с перечнем (описью) к каждой сшивке. Если документы передаются в папках не прошитыми, нужно отразить этот факт в акте приема-передачи.

Рекомендуем проверять соответствие данных сданной отчетности цифрам бухгалтерской программы.

При проверке регистров учета уделить особое внимание тем статьям, по которым отражены наибольшие суммы.

Если есть аудиторское заключение, обязательно ознакомиться с ним, оценить, проведены ли корректировки в учете в соответствии с рекомендациями аудиторов, если такие имеются.

Также следует ознакомиться с документами налогового контроля, имеющимися в организации.

Особенности передачи дел по зарплате

Особенности передачи дел по зарплате заключается, с одной стороны, в возможном расширении/сужении числа передаваемых документов в зависимости от наличия кадровой службы и ее функционала.

С другой стороны, специфики используемых трудовых ресурсов. В компаниях, использующих труд иностранных работников, инвалидов, других особенных категорий работников, передача дел новому бухгалтеру включает дополнительные документы и информацию.

В любом случае документам, связанным с оплатой труда работников, нужно уделить особое внимание.

Передача дел новому бухгалтеру в этом случае включает проверку наличия следующих документов и данных:

• документов, которыми оформлены трудовые отношения (трудовые договора, договора ГПХ, приказы о приеме на работу и увольнении и т.п.),
• штатного расписания и табелей учета рабочего времени,
• документов по вычетам НДФЛ,
• расчетно-платежных ведомостей (ведомостей в банк),
• документов, подтверждающие задолженность по заработной плате (если таковая имеется).

1. Документы при передаче дел главного бухгалтера

Документы при передаче дел главного бухгалтера могут быть самые разные. Но мы советуем всегда оформлять Приказ о передаче дел бухгалтера и Акт передачи дел главного бухгалтера.

Также должны быть оформлены отзывы доверенностей прежнего главбуха на представление интересов организации, прежде всего в контролирующих органах.

Нужно проверить банковские карточки подписей. Возможно, потребуется их переоформить, если подпись уволившегося главбуха присутствовала в таких карточках.

Если при увольнении главного бухгалтера не был оформлен акт приема-передачи дел (не назначено ответственное лицо, принимающее документы), новому главному бухгалтеру рекомендуем составить опись дел и документов, с которыми он начнет работу в новой для себя фирме, а также дать краткую характеристику состояния учета.

Приказ о передаче дел бухгалтера новому ответственному должен содержать:

• ФИО лица, передающего документы.
• ФИО лица, принимающего дела,
• основание передачи дел,
• перечень других лиц, участвующих в передаче с указанием ФИО и их должностей, если такие лица участвуют в процессе.
• состав комиссии по передаче дел, с указанием председателя комиссии, если такая комиссия создается,
• период, в течение которого должна быть осуществлена передача,
• лицо, ответственное за передачу дел (с указанием ФИО и должности).

1. Акт передачи дел главного бухгалтера

Акт передачи дел главного бухгалтера, на наш взгляд, должен содержать:

• ФИО лиц, участвующих в передаче,
• дату передачи дел, период, за который передаются документы,
• ссылку на приказ, на основании которого проводилась передача,
• наименование и количество переданных документов. Это может быть количество дел, папок, сшивок и т.п. Для документов строгой отчетности следует указывать серии и номера неиспользованных бланков.
• список отсутствующих документов (документов, представленных только в виде копий и т.п.),
• список ошибок, недочетов в оформлении документов, обнаруженные в процессе передачи дел,
• число (характеристику) переданных печатей, штампов, электронных носителей информации и т.п.,
• характеристику состояния бухгалтерского и налогового учета: состав учетной политики, состояние учета по различным участкам (ОС, запасы, расчеты и т.п.).

Следует уделить внимание специфике деятельности организации, если таковая имеется, и нормативным документам, на основании которых оформлялись факты хозяйственной жизни.

• описание технических моментов создания, хранения, доступа к учетной информации фирмы.

К акту можно приложить:

• оборотно-сальдовую ведомость за последний отчетный период (год, квартал и т.п.), с максимальной расшифровкой по субсчетам и с подписью руководителя и уволившегося бухгалтера,
• опись переданных документов и материалов,
• пояснения уволившегося бухгалтера.

1. Образец передачи дел главного бухгалтера

Образец передачи дел главного бухгалтера можно посмотреть в любой из информационно-справочных систем, например, Консультант Плюс, доработать его «под себя» и использовать в работе, т.к. законодательных правил по оформлению документов передачи дел не установлено.

Образец передачи дел главного бухгалтера не приводим, так как все важные моменты, которые нужно отразить, мы подробно описали в предыдущих разделах статьи.

В заключение совет для увольняющего бухгалтера.

Рекомендуем сделать копии документов, которые в случае претензий помогут отстоять невиновность бухгалтера, передавшего дела.

Ведь есть некоторый риск привлечения главбуха к ответственности по возмещению убытков, нанесенных фирме из-за бездействия бухгалтера. Например, при наличии больших сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Но если бухгалтер все делал в соответствии с законодательством и должностной инструкцией, делал вовремя, ему нечего опасаться.

Мы с вами рассмотрели передачу дел бухгалтером при увольнении, документы при передаче дел главного бухгалтера. Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Подписывайтесь на наш телеграм

Передача дел при увольнении бухгалтера

Согласно ТК РФ главный бухгалтер не относится к рядовым сотрудникам, эта должность одна из ключевых на предприятии. Поскольку в руках специалиста сосредоточены ключевые для бизнеса функции, увольнение бухгалтера требует особой процедуры передачи дел . Этот процесс идет в несколько этапов и подразумевает знакомство нового специалиста с финансовым положением предприятия, проведение инвентаризации и приемку документов , завершаемую подписанием акта .

Навигация по статье

Увольнение главного бухгалтера — передача дел

Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете ». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.

Расторжение договор а проходит на общих основаниях:

• по собственному желанию;
• инициативе руководства;
• причинам, сопряженным с материальной ответственностью .

Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:

• объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
• субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компани ю, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.

Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказ а директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

• статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
• сроки проверки , передачи дел;
• члены комиссии, ответственные за проведение проверки ;
• сведения о принимающей дела стороне;
• подписи сторон и печать.

Дела передаются новому главбуху , заместителю или руководителю компании . Процедура проходит в 6 этапов.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера .

Этап 2. Проведение инвентаризации

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов , а также всех видов отчетности . В ходе процедуры он оценивает:

• учредительные и регистрационные документы ;
• данные об учетной политике компании ;
• первичную документацию;
• отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
• отчетность во внебюджетные фонды;
• акты сверок с налоговыми органами;
• описи по факту инвентаризаций ;
• кассовые документы и выписки о банковских операциях;
• документы , касающиеся кадрового состава;
• должностные инструкции рядовых бухгалтеров.

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи . После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок . Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха .

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении : основные документы

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении . Речь идет о документах , которые отражают специфику и результаты деятельности компании :

• учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
• документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
• регистры бухгалтерского и налогового учетов ;
• бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
• приказы о проведении инвентаризации и описи;
• документы о взаимоотношениях с налоговой ( акты проверок и сверок с налоговыми органами);
• документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
• документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
• документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
• документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
• договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
• первичные документы и бухгалтерские справки;
• бланки строгой отчетности;
• доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел , также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке п ередача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

• ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
• дата передачи обязанностей;
• дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
• названия и количество переданных документов;
• серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• сведения об утерянных документах;
• ошибки, выявленные проверкой;
• количество переданных печатей, штампов;
• последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

• об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
• учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
• учете основных средств и нематериальных активов;
• учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
• расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
• бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
• хранении и уничтожении документов.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

• за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
• грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании . Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

• трудового договора;
• платежных документов;
• актов проверки надзорных органов.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

• бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
• учетной политики и локальных нормативных актов;
• переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
• бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

• новый главбух;
• действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

• срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
• период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

• все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
• локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
• ключи от сейфов;
• е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
• бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

• непосредственно в самом акте;
• в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

• халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
• допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
• утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
• несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

• работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
• работу главного бухгалтера контролирует куратор;
• работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

• провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
• войти в курс дела;
• точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога