Касса что нужно знать

Все что нужно знать о применение касс в сфере ЖКХ

С 1 июля 2019 года все предприниматели в сфере оказания услуг населению, в том числе в сфере ЖКХ, обязаны применять онлайн-кассы. Как при наличных, так и при безналичных расчетах. Для тех, кто всё ещё надеется что реформу отменят и использовать кассы будет не нужно — увы, чуда не произойдет. Поскольку два этапа реформы уже прошли, и в третьем этапе каких-то глобальных изменений не предвидится. На каждом этапе были определенные инициативы чтобы отменить необходимость применения касс для некоторых категорий бизнеса. Но в основном всё что было сделано со стороны правительства — это даны некоторые отсрочки, не более того. Поэтому ещё раз: надеяться и верить, что всё отменится в последний момент мы вам крайне не рекомендуем. Далее по статье мы постепенно объясним почему не нужно оставлять приобретение и регистрацию кассы на последний момент.
Итак, срок третьего этапа известен, и чем ближе к 1 июля вы решите поставить на учёт кассу, тем маловероятнее у вас получится это сделать.

Что изменилось в кассовой дисциплине с 54-ФЗ

Во-первых, чтобы зарегистрировать кассу в ФНС, её необязательно нести в налоговую. Теперь это можно сделать онлайн. Появилась возможность электронной удаленной регистрации, перерегистрации и снятия с учета контрольно-кассовой техники в личном кабинете ФНС.
Во-вторых, необходимо обязательно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). На сайте налоговой службы есть обновляемый список ОФД, на момент написания этой статьи в реестре состоит порядка двадцати ОФД. Все они также подробно описаны на нашем сайте в разделе Рейтинг ОФД. Заключение договора с оператором фискальных данных это первичное действие.

Оператор фискальных данных — организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации, находящаяся на территории Российской Федерации, получившая в соответствии с законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники разрешение на обработку фискальных данных

В-третьих, появилось понятие электронного чека. По требованию, а в некоторых случаях в обязательном порядке, кассовый чек должен быть отправлен в электронном виде. Эта процедура на самом деле достаточно простая несмотря на теоретическую сложность. В электронном чеке есть определенное количество полей-реквизитов, некоторые из них обязательные к заполнению, другие нет. Среди них электронный адрес и абонентский номер плательщика. Это необязательные реквизиты фискального документа. Если у вас есть эти данные, вы обязаны отправить электронный чек по указанному адресу. Проще говоря: во время формирования чека в поле адрес плательщика вбивается его электронная почта либо номер мобильного телефона. Далее чек шифруется, данные отправляются в ОФД, а оператор в свою очередь направляет электронный чек по указанному адресу, если поле было не пустое. Если у вас нет этих данных, обязанность по пробитию чека с вас не снимается. Просто чек в данном случае передается плательщику при первом взаимодействии.
В электронном чеке есть признаки расчетов: «приход», «возврат прихода», «расход» и «возврат расхода». В сфере ЖКХ используются два из них — «приход» и «возврат прихода», то с чем вы будете сталкиваться. Это важный момент, и нужно об нем помнить при исправлении ошибок.

Электронный чек это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

По поводу обязанности применения контрольно-кассовой техники. Следует обратить внимание на статью 4 пункт 4 Федерального закона 192-ФЗ от 3.07.2018 года. В нем как раз прописана обязанность применения касс в сфере ЖКХ. То есть, управляющие компании и товарищества собственников жилья обязаны использовать онлайн-кассы с 1 июля 2019 года, без исключений.

Организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов с физическими лицами в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа), расчетов при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги, включая взносы на капитальный ремонт, при осуществлении зачета и возврата предварительной оплаты и (или) авансов, при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг, при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы, услуги вправе не применять контрольно-кассовую технику и не выдавать (направлять) бланки строгой отчетности до 1 июля 2019 года.

В-четвертых, пожалуй самый неприятный момент — по сравнению с 54-ФЗ от 2003 года существенно изменились штрафы за нарушение кассовой дисциплины. Они стали более справедливыми, а также добавились новые штрафные санкции, вплоть до дисквалификации, приостановки деятельности и взыскания в полном объеме сумму непробитых или неверно пробитых чеков. По штрафам следует смотреть КоАП статью 14.5 — продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники. Поэтому, в том числе мы рекомендуем применять кассовую технику правильно и не затягивать с этим.

Приобретение кассовой техники

В связи с тем, что у каждой организации выстроены собственные бизнес-процессы, не факт что одна и та же модель подойдет двум с виду абсолютно одинаковым ТСЖ. Поэтому к выбору ККТ стоит подходить основательно. Кассу можно купить или взять в аренду. Второй вариант дешевле. При покупке кассы будьте очень внимательны: на сайте ФНС есть возможность проверить модель кассовой техники, модель и исполнение фискального накопителя на предмет соответствия закону.

Выбор оператора фискальных данных

Подходить к выбору оператора фискальных данных, как и самой контрольно-кассовой техники нужно очень взвешенно, поскольку все ОФД с разным опытом, с разным сроком внесения в реестр ОФД и разным уровнем обслуживания соответственно. Лучше конечно обратить внимание на те ОФД, которые были аккредитованы на первых этапах и в теме уже давно. Основная функция оператора — прием от любой кассовой техники, которая соответствует 54-ФЗ, фискальных документов и их обработка в режиме реального времени. Поступившие данные хранятся в некорректируемом виде, и оператор никак на них повлиять не может. Другими словами: как чек сформировался на кассе, и в каком виде поступил в ОФД — так он и хранится в течении 5 лет по закону. Чек может быть затребован и воспроизведен покупателем, продавцом или ФНС в любой момент. Еще одна функция ОФД — отправка электронных чеков на электронную почту или телефонный абонентский номер покупателя. Также необходимо знать, что договор всегда заключается напрямую: то есть между владельцем ККТ и ОФД. Еще один момент на который стоит обратить внимание: договор с ОФД до момента регистрации кассы должен носить не финансовый характер. То есть ОФД не выставляет вам никаких счетов пока ваша касса не будет зарегистрирована в налоговой и не начнет передавать чеки. Мы рекомендуем обратить внимание на следующие организации:

Также известны случаи когда недобросовестные участники рынка пытаются всучить заведомо нерабочие или испорченные фискальные накопители. Защититься от этого сложно, поэтому рекомендуем устанавливать ФН в кассу и регистрировать ее при приобретении силами продавца, как например делаем это мы. Также делать замену фискального накопителя по окончанию срока его действия в специальных центрах технического обслуживания кассовой техники, а не своими силами или какой-нибудь компьютерной помощи.
Поскольку это статья про сферу ЖКХ, то вам следует использовать фискальные накопители сроком годности не менее чем на 36 месяцев. Исключение — общая система налогообложения или совмещение любой системы с общей системой налогообложения.

Фискальный накопитель —
программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных, содержащее ключи фискального признака, обеспечивающее возможность формирования фискальных признаков, запись фискальных данных в некорректируемом виде (с фискальными признаками), их энергонезависимое долговременное хранение, проверку фискальных признаков, расшифровывание и аутентификацию фискальных документов, подтверждающих факт получения оператором фискальных данных фискальных документов, переданных контрольно-кассовой техникой, направляемых в контрольно-кассовую технику оператором фискальных данных (далее — подтверждение оператора), а также обеспечивающее возможность шифрования фискальных документов в целях обеспечения конфиденциальности информации, передаваемой оператору фискальных данных. ФН — неотъемлемая часть любой онлайн-кассы.

Электронные платежи

Если вы работаете в сфере ЖКХ, то вероятнее всего вы не имеете дело с наличностью, а все платежи принимаете через посредников в виде Почты России (не путать с Почта банком), Сбербанк, Петроэлектросбыт и тому подобные. Здесь нужно знать и понимать очень важный нюанс: чек-ордер, который выдается банком, не является фискальным документом, и не освобождает вас от обязанности применять ККТ. В понятии 54-ФЗ чек-ордер это не чек. Так как кредитные организации освобождены от применения контрольно-кассовой техники законодательно, то эта обязанность возлагается на вас. Однако, если платеж был совершен через Петроэлектросбыт например, или Почту России, то эта организация как платежный агент обязана выдать плательщику чек. В таком случае, вам пробивать такой платеж не нужно. Тут некоторые из вас, дорогие читатели, могут подумать что достаточно отправить всех платить по квитанциям на почту, и в таком случае покупать кассу нет необходимости. Но на самом деле это не сработает по двум причинам: во-первых вы должны сами понимать что наша родная почта славится отнюдь не скоростью обслуживания пользователей и не отсутствием очередей, а во-вторых если кто-то из ваших плательщиков заплатит за услуги ЖКХ напрямую вам на расчетный счет, а вы не проведёте такой платеж по кассе потому что у вас ее нет, то тут же получите штраф. И скорее всего такой платеж будет не единственным. Потенциальная экономия сразу перекроется налоговым инспектором в виде штрафа за нарушение кассовой дисциплины.

Чек-ордер, который выдается банком или другой кредитной организацией, не является фискальным документом, и не освобождает Вас от обязанности применения контрольно-кассовой техники!

Про обработку электронных платежей

Известно, что Сбербанк России обслуживает до 70 процентов всех платежей физлиц в сфере ЖКХ. В законе указано что чек должен быть пробит в момент расчета. Но поскольку плательщик платит сегодня, а фактически деньги из банка и реестр платежей перечисляются только на следующий рабочий день, то обязанность пробить чек возникает на следующий рабочий день после разнесения платежей бухгалтером, то есть когда будет обработана банковская выписка с платежами от плательщиков — физических лиц.
Считаются только рабочие дни. Официальное письмо с разъяснениями по данному поводу на данный момент на стадии подготовки ФНС. Мы цитируем устные разъяснение центрального аппарата ФНС. Однако тут не следует злоупотреблять: если платежи из реестров будут разноситься бухгалтером и пробиваться на кассе раз в месяц, то это сразу же вызовет вопросы у налоговой службы. Это нужно понимать. Следующий вопрос который вероятно встаёт перед вами — как пробивать платежи из приходящих реестров платежей от банка?

Специально для вас мы разработали онлайн-сервис для автоматической обработки приходящих из банка реестров платежей. Все что вам нужно — это зарегистрироваться, указать модель онлайн-кассы и направлять реестра на специальную электронную почту. Все платежи будут автоматически пробиты на указанной кассе, а вы сэкономите кучу времени. Сервис работает с реестрами любого банка.

Как правильно начать работать?

Наши коллеги из центров технического обслуживания и налоговой службы не дадут соврать — ошибок на первых двух этапах внедрения нового порядка применения кассовой техники было очень много. Первое что нужно сделать — заключить договор с оператором фискальных данных. Если у вас не заключен договор с ОФД, то вы не сможете зарегистрировать кассу. Мы при продаже кассовой техники предлагаем на выбор несколько ОФД, которые являются нашими проверенными партнерами и предоставляют тарифы в несколько раз дешевле, чем если вы будете приобретать их самостоятельно. Кроме того, договор с этими операторами заключается удаленно с помощью электронной подписи, что также экономит время. Сразу встает вопрос — где взять электронную подпись? Если вы сдаете бухгалтерскую электронную отчетность в контролирующие органы, у вас уже должна быть электронная подпись и такая ЭП подходит. С помощью ЭП регистрируется кабинет налогоплательщика на сайте налоговой, регистрируется касса, и заключается договор с ОФД. Далее необходимо выбрать и приобрести кассовую технику в соответствии с вашими бизнес-процессами. Несмотря на то, что услуги в сфере ЖКХ вроде бы одни и те же, и все ЖСК и ТСЖ похожи друг на друга, но как показывает практика процессы в разных организациях очень сильно отличаются. Буквально один нюанс может отмести ту модель кассы которую вы вроде бы присмотрели. Мы подобрали для вас несколько моделей ККТ в аренду, в соответствии с требованиями к фере ЖКХ.

Далее необходимо зарегистрировать ККТ. Это можно сделать несколькими способами: через личный кабинет налоговой, либо через некоторых операторов фискальных данных. По закону вы можете регистрировать свою кассовую технику самостоятельно. Но если у вас нет технического образования, не рекомендуем туда лезть. Вероятность ошибки велика, а цена ее — испорченный фискальный накопитель. В этом случая вся ответственность ложится полностью на ваши плечи. Мы это делаем за вас в момент приобретения кассы. Затем необходимо подключить кассу к кабинету ОФД. Это необходимо чтобы чеки передавались в налоговую.

Если все же вы решите зарегистрировать кассу самостоятельно, то расскажем кратко как это сделать. Первое — заключить договор с ОФД. Далее сформировать электронное заявление на регистрацию ККТ в кабинете налогоплательщика. После обработки заявления, ФНС присвоит кассе регистрационный номер. Затем идет самый сложный этап — фискализация кассы. На данном этапе если допустить ошибку, то она будет критичной. Например просто опечатались в номере ИНН или заводском номере ФН — фискальный накопитель можно выбросить. Поэтому рекомендуем делить эту ответственность с ЦТО или продавцами ККТ. В данном случае если они ошибутся при регистрации ККТ — замена ФН будет за их счет. Квалификация персонала таких сервисов позволяет не допускать таких серьезных ошибок, потому что на ранних этапах ими было загублено много фискальных накопителей, а сейчас — они уже научились работать без ошибок, все делают правильно, хорошо и красиво. После того как кассу фискализировали пробивается первый фискальный документ — отчет о регистрации кассы. Сведения из этого отчета переносятся в кабинет налогоплательщика. Налоговая проверяет эти сведения и после этого выдает карточку регистрации ККТ. На этом процесс регистрации завершается и можно начинать работать. Если вы начнете пробивать чеки до завершения регистрации кассы, то это будет нарушением 54-ФЗ.

Не несите весь груз ответственности за свою кассовую технику сами — разделите её с профессионалами!

Нормативная база:

1. 54-фз от 22,05.2003г. — основной закон в который вносились изменения
2. 290-фз от 03.07.2016г. — закон, который совершил революцию в контрольно-кассовой технике
3. 337-фз от 27.11.2017г.
4. 192-фз от 03.07.2018г. — последняя редакция закона
5. Сайт ФНС РФ nalog.ru, реестры ККТ, ФН и ОФД.

Часто задаваемые вопросы

Что делает налоговая после того как получает чеки? Налог возникает? ФНС обрабатывает и анализирует электронные чеки, а также услуги и товары в них. Никакого налога в данном случае не возникает.

Почему есть смысл заключать договор с ОФД заранее? Просто чтобы не забыть и в момент необходимости регистрации кассы чтобы не попасть на заминку.

Где еще используются электронные чеки? Все мы с вами хотим в магазины и покупаем продукты. На самом деле, с момента пробития чека на кассе проходит 3-4 секунды и этот чек уже можно загрузить и проверить. Налоговая разработала приложение которое позволяет загружать и хранить ваши чеки в мобильном телефоне. Мы о нем подробно рассказывали ранее. Через это же приложение можно посмотреть попал чек в налоговую или нет, а также пожаловаться в случае нарушения кассовой дисциплины продавцом. Тоже самое может быть предпринято и против вас вашими же жильцами, имейте это ввиду, закон для всех один.

Почему применять ККТ для ТСЖ и ЖКХ нужно с 1 июля 2019 года, а не с 1 июля 2017 года, ведь данная обязанность для тех, кто принимает электронные платежи как и ЖКХ, была введена ранее? Коммунальная сфера обязана применять кассовую технику с 1 июля 2019 года согласно 192-ФЗ п.4 ст.4 от 3 июля 2018 года, не зависимо от способа расчета.

Является ли обязанностью ТСЖ прикрепления чека об оплате к очередной квитанции на услуги ЖКХ? Это допустимо, но совершенно необязательно. В том случае, если плательщик запросил у вас чек — только тогда возникает обязанность отправить этот чек в электронном виде. Далее чек можно распечатать на принтере и он будет иметь абсолютно такую же легитимность как и будучи пробитым на кассовом аппарате.

Если нет электронной почты плательщика, то чек можно не пробивать? Чек должен быть передан плательщику при первом взаимодействии, либо вместе с товаром или услугой. Если плательщик к вам не пришел и не сообщил вам свой адрес, не нужно за ним бегать. У вас нет обязанности отдать ему чек, но обязанность по пробитию чека с вас никто не снимает. Чек в данном случае отправляется на электронную почту по умолчанию, то есть на вашу.

Если ко мне через два года придет плательщик и скажет что когда-то что-то оплачивал и хочет получить чек, что делать? Ничего страшного: оператор фискальных данных в момент заключения договора предоставляет вам личный кабинет, в котором вы видите все чеки которые пробиваются через кассу. В этом же личном кабинете по неким признакам можно отыскать этот чек, распечатать на листе формата А4 и эта распечатка будет приравнена к фискальному документу по закону. ОФД по закону хранит все фискальные документы в течении 5 лет после пробития.

Как правило сначала приходит реестр платежей, а уже после поступают деньги на расчетный счет. Могу ли я не дожидаясь фактического поступления денег разнести платежи согласно реестру и пробить их на кассе? Если говорить о кассовой дисциплине, то совершенно нормально если вы пробиваете чеки на кассе из пришедшего реестра платежей. В случае же если после фактического поступления денег на расчетный счет выясняется что деньги пришли не в полном объеме (например был ошибочный платеж), то это можно исправить чеком с типом операции «возврат прихода» в формате фискальных документов 1.05, который актуален с 1 января 2019 года и на момент написания статьи, либо чеком коррекции в формате 1.1. ФФД 1.1 должен прийти на смену ФФД 1.05, но когда это случится ясности пока нет.

Формат фискальных документов (ФФД) — набор реквизитов фискального документа, который формирует электронный чек. ФФД 1.0 прекратил свое существование 31 декабря 2018 года. В данный момент, начиная с 1 января 2019 года, действует ФФД 1.05. В этом формате ошибочные платежи исправляются возвратным чеком. К примеру, если пришел платеж на 1000 рублей, а вы случайно пробили по кассе 100 рублей, то исправить ситуацию можно чеком с «возвратом прихода» на 100 рублей и пробиваете новый правильный чек на 1000 рублей. Когда будет введен следующий формат чеков
ФФД 1.1 , более расширенный по сравнению с действующим, такая ситуация будет исправляться чеком коррекции.

Что делать если вдруг нет интернета? Например возле дома где установлен кассовый аппарат что-то копали и повредили кабель. Чеки не пробивать? Законодатель такую ситуацию предусмотрел. Чек нужно пробить в любом случае, бумажный чек в этом случае получится сразу. Что касается формирования электронного чека — по закону у вас есть 30 дней на исправление этой ситуации. Фискальный накопитель — это устройство, которое входит в состав кассы, позволяет накапливать чеки в своей памяти в течении 30 дней, в порядке строгой очередности как они были пробиты. Как только связь ККТ и ОФД будет восстановлена чеки в автоматическом режиме будут отправлены в сохраненном порядке. Все модели кассовых аппаратов просигнализируют вам о том, что нарушена связь между кассой и оператором фискальных данных. Кроме того, об проблемах с интернетом вы можете понять по отсутствию пробитых чеков в личном кабинете ОФД. Если в течении 30 дней фискальный накопитель данные не передавал, он будет автоматически блокирован. То есть 30 дней — это тот срок, в течении которого по закону нужно устранить проблему со связью.

Раз фискальный накопитель может передавать чеки раз в 30 дней, то я так и буду делать, почему нет? Если вы решите пробивать чеки раз в 30 дней, то это сразу же вызовет вопросы у налоговой службы. Чеки должны пробиваться сразу же в момент расчета или в случае с реестрами платежей от банков — на следующий рабочий день после разнесения таких платежей бухгалтером.

Как оформляется чек за платеж, который никак не получается идентифицировать (непонятно за какую он услугу или кто плательщик)? В данном случае такой платеж будет заведен как «невыясненный платеж» и правильнее будет пробить чек когда платеж будет идентифицирован.

Я выяснила что должна была пробить чек, но не сделала этого. Как быть и каких штрафов ожидать? В формате ФФД 1.05 чек коррекции применяется в случаях когда касса должна была применяться, но не применялась. В данном случае вам нужно составить акт в произвольной форме, пробить чек коррекции на сумму платежа и уведомить об этом ФНС. Если вы уведомите ФНС первыми — ответственность с вас снимается, в противном случае, если ФНС узнает об этом раньше — наступит ответственность.

Еще по теме:

• Онлайн-сервис обработки реестров платежей и отправки чеков через онлайн-кассы АРМ Фрактал
• Всё что нужно знать о применении ККТ и 54-ФЗ за полчаса
• Отправка чеков в онлайн-кассу из реестра платежей
• Как подобрать чековую ленту для кассового аппарата
• Настройки API Дримкас Касса Ф для АРМ Фрактал
• Прием оплаты за коммунальные услуги и онлайн-кассы

Статьи

С введением новых требований по установке и применению контрольно-кассовой техники пришли изменения и в правила ее использования.

Теперь для корректной работы в соответствии с требованиями закона руководителю, а главное кассиру, нужно не только уметь пробивать чеки правильно, но и следить за передачей данных к оператору и за наличием интернет соединения на кассе.

Сейчас разберем и расскажем, как работать на кассе правильно и о каких нововведениях нужно знать владельцу бизнеса и кассиру.

Принцип работы на ККТ: основные требования к онлайн кассе и ее работа

Что же представляет собой кассы нового образца, именуемые онлайн кассами?

Это аппараты, которые должны передавать данные о фискализированных чеках посреднику налоговой – Оператору фискальных данных (далее ОФД), через интернет соединение. ОФД, в свою очередь, эти чеки обрабатывает и передает в базу налоговой.

Требования к аппарату, соответствующему новым законам, можно свести к следующим пунктам:

1. Онлайн касса должна быть нового образца, т.е. иметь возможность установки фискального накопителя .

Фискальный накопитель ( далее ФН) – это некая флешка памяти аппарата, отвечающая за формирование и отправку чеков в ОФД. Накопители бывают разного срока службы – 13, 15 и 36 месяцев. Чтобы понять, какой накопитель потребуется для Вашего бизнеса, нужно отталкиваться от Вашей системы налога и сферы деятельности. Обязательно перед покупкой рекомендуем уточнить модель и производителя ФН, так как в паспортах каждого производителя отдельно прописываются указания к применению и ограничения.

1. Кассовый аппарат должен иметь бесперебойную передачу данных в налоговую, для этого он может быть оснащен любым удобным для Вас модулем – WiFi, Сим-карта, Ethernet, USB. Если произошло так, что у Вас произошел сбой в интернет соединении, не стоит волноваться – при внедрении онлайн касс это было учтено. Все кассовые машины нового формата запрограммированы таким образом, что без передачи чеков в ОФД они проработают 30 дней. И если в данный промежуток проблема не будет устранена, ФН будет заблокирован, касса будет выдавать ошибку и не даст пробить Вам ни одного чека. Данная проблема решится сразу, как только касса получит доступ к сети и передаст все накопленные чеки. Чеки будут переданы оператору с теми же датами и временем, в которые Вы произвели операции, поэтому никаких штрафов за несвоевременную отправку чеков не предусмотрено.

1. Сейчас любой вид кассового аппарата должен уметь печатать расширенный перечень обязательных реквизитов, в том числе QR-код. Это обязательное требование. Данный код покупатель может отсканировать через специальное приложение на своем смартфоне и проверить свой чек на официальном сайте ИФНС. По новой редакции закона обязательной стала и отправка электронной версии чека на номер телефона или электронную почту клиента. Обязанность предоставить чек в данном виде возлагается на Вас только в том случае, если клиент запросил у Вас его до момента осуществления расчета (пробития фискального чека). Электронная версия является аналогом выдаче обычного бумажного чека, поэтому, чтобы избежать санкций налоговой инспекции, не пренебрегайте просьбам покупателей – они имеют на это законное право. Чтобы не ошибиться с выбором аппарата, который подойдет под все требования закона, рекомендуем перед покупкой проверить его наличие в реестре контрольно-кассовой техники на официальном сайте ИФНС.

1. Передача информации о произведенных Вами кассовых операциях теперь должна производиться через ОФД. Операторы представляют собой коммерческие организации, которые созданы в соответствии с Законодательством Российской Федерации и имеют разрешение на обработку и хранение фискальных данных. Все действующие операторы так же прописаны в официальном реестре на сайте налоговой инспекции. Зарегистрировать кассу, без привязки к ОФД- невозможно. Поэтому позаботьтесь о выборе оператора прежде чем запланируете приобрести кассовый аппарат.
2. Важным моментом является соответствие технических характеристик аппарата требованиям 54-ФЗ. Примером их могут служить наличие заводского номера на корпусе аппарата, часы реального времени, устройство для печати документов, передавать данные в ФН, обеспечивать возможность печати на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) двухмерного штрихового кода (QR-код размером не менее 20 x 20 мм).

Рассмотрим схему взаимодействия «кассир-клиент»:

1. Кассир принимает от клиента оплату любым из удобных ( реализованных на Вашей точке) способов: наличными, банковской картой, сертификатом.
2. Данные поступают в накопитель с соответствующим признаком и способом расчета.
3. Фискальный накопитель шифрует данные о пробитом чеке, сохраняет его в своей памяти и отправляет в ОФД ( при стабильном интернет соединении).
4. ОФД принимает чек, проверяет его соответствие и отправляет в базу налоговой.
5. Кассир передает бумажную версию чека ( или формирует с кассы электронный вариант и отправляет на номер телефона или электронную почту клиента) клиенту.

Кто же может выступать кассиром? Нужно ли получение удостоверения кассира-операциониста?

В соответствии с пунктом 2.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовой техники выступать в роли кассира может любое лицо, которое прошло инструктаж по эксплуатации кассового аппарата в аккредитованном сервисном центре, ознакомлено с требованиями законодательства относительно работы с контрольно-кассовой техникой и подписало договор о полной материальной ответственности.

Удостоверение кассира для работы с кассовым аппаратом обязательным не является, но если Ваш сотрудник пройдет соответствующие курсы и будет обладать данным документом, это будет огромным плюсом!

Не стоит забывать — именно от действий кассира напрямую зависит предоставление верных сведений о выручке Вашей организации в налоговые органы. И чем выше будет квалификация Вашего кассира, тем меньше вопросов и штрафов от налоговой у Вас будет.

Порядок действий кассира на торговой точке – с чего начать и как завершить рабочий день?

Прежде чем кассир начнет работу на кассовом аппарате, он должен убедиться в том, что аппарат находиться в исправном техническом состоянии. Для этого он должен включить аппарат, сверить дату и время, проверить не возникает ли каких-либо технических ошибок при включении. Если ошибки обнаружены, кассир должен оперативно сообщить о возникших проблемах руководителю или обратиться за технической поддержкой в обслуживающую компанию. Начинать работу на неисправном аппарате категорически нельзя! Даже чеки, пробитые с указанием неверной даты, являются нарушением кассовой дисциплины и влекут за собой штрафные санкции.

Если аппарат находится в исправном состоянии, кассир может открыть кассовую смену. Данные сразу же будут отправлены в ОФД. Частым заблуждением начинающих предпринимателей является то, что кассовую смену нужно открывать независимо от того, планируются у вас продажи или нет. Это не так. Законодательно Вас никто не обязывает открывать и закрывать смену каждый рабочий день Вашей компании. Мы рекомендуем открывать смену исключительно перед первой продажей.

После окончания рабочего дня, кассир производит закрытие смены (снятие Z-отчета), проверяет отправку данных с кассы в ОФД, сдает наличность в кассу компании.

Как работать на кассе правильно и избежать санкций налоговой?

Для того чтобы Вам быть полностью уверенным в том, что Ваш сотрудник, отвечающий за работу кассового аппарата не приведет своими действиями к нарушению кассовой дисциплины, а как последствия – к штрафам, нужно следовать следующим правилам:

1. Перед тем, как допустить до работы сотрудника, который будет выступать в роли кассира, убедитесь в том, что он хорошо осведомлен о правилах эксплуатации кассового аппарата, обладает знаниями о всех реализуемых кассовых операциях.

2. Особое внимание уделите проработке «сложных» операций – пробитие чека на аванс и предоплату, закрытие чека аванса, работа с номенклатурной группой, оформление чека возврата и чека коррекции.

3. Расскажите продавцу о том, что ему нельзя покидать рабочее место и оставлять кассовую зону без присмотра или впускать в нее посторонних.

4. Кассир должен знать, что обязан предоставить по требованию клиента электронную версию чека на номер телефона или email.

5. Если нет подключения кассы к интернету, в данном режиме можно работать только 30 календарных дней. По истечении этого срока накопитель будет заблокирован до момента решения проблемы. Эта ситуация может вызвать простой деятельности и штрафные санкции.

6. При возникновении некорректной работы/зависаний аппарата, кассиру следует сразу же обратиться в сервисный центр или обслуживающую компанию для проведения диагностики. Причинами некорректной работы кассового аппарата может служить не только технические проблемы, но и устаревшая прошивка. В этом случае ее потребуется срочно обновить, так как работа кассы на старой прошивке ( если вышла новая, включающая в себя изменения под требования закона) влечет за собой наложение штрафов.

Работа на кассовом аппарате на самом деле не так сложна, как кажется. Стоит только разобраться и держать в голове основные тонкости. Также рекомендуем производить инструктаж для сотрудников хотя бы раз в пол года – меняются требования закона, вводятся новые реквизиты и способы оплат, меняются прошивки. Все это приводит к тому, что заученные ранее комбинации могут стать не актуальными. Чтобы избежать ошибок и работать «по закону» заказывайте услугу «Обучение кассе» в нашем аккредитованном сервисном центре.

Как видите, процесс работы на кассе удобен и прост!

Наши специалисты знакомы со всеми моделями ведущих производителей кассовой техники и могут обеспечить высокий уровень обучения для Ваших сотрудников!

Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.

Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.

В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Настройка онлайн-кассы

Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:

1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.

2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить фискальный накопитель отдельно.

3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.

4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.

После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса формирует по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Отличаются форматы друг от друга обязательными реквизитами.

К фискальным документам относят:

• отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
• отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
• отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
• кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
• кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
• отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
• отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
• отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.

Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

С кассой может работать как сам ИП, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист».

Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.

Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.

Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.

Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:

1. Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
2. Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.

Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:

1. Формирует отчет о начале новой смены.
2. Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
3. К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
4. Формирует отчет о закрытии смены.

Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.

Как открыть рабочую смену

Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.

Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:

• в ручном режиме — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
• автоматически — касса сама формирует отчет при формировании кассового чека или другой операции.

Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.

Как выдавать чек покупателю

О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.

Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — их оформляют при получении денег от покупателя. Чек пробивают в момент расчета и сразу передают его покупателю:

• если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют в момент расчета;
• если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
• если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.

Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.

Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе выбивают еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.

Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить в момент продажи или возврата.

Чек возврата — если покупатель принес товар обратно в магазин и нужно принять его и вернуть деньги.

Как закрыть рабочую смену

После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. До 2017 года для этого формировали Z-отчет. Сейчас его заменил отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом.

Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:

• о количестве пробитых чеков за смену;
• о количестве непереданных фискальных документов;
• суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.

Если ОФД не были переданы какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.

Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.

Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.

Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.

Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф от 1500 до 3000 ₽.

Кассовая дисциплина у ИП

У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане ведения кассовой дисциплины: требований закона к ним гораздо меньше.

• оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
• вести кассовую книгу;
• устанавливать лимит остатка наличных.

Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.

Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейфе магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.

Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе чеки открытия и закрытия смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с момента, когда накопитель перестали использовать.

Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП ограничений нет.

Главное требование закона к ИП по поводу работы с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.

Что делать кассиру, если возникли проблемы

Разобрали, что делать в самых частых случаях:

• сломалась касса или отключили электричество;
• отключили интернет;
• сломался фискальный накопитель.

Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.

Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой момент. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.

На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю необходимо остановить, пока не восстановят работу кассы.

Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.

Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.

Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:

• из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
• в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
• из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.

Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.

Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы

Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.

Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.

Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.

Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.

Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.

ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.

Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.

Как победить выгорание
Курс для тех, кто много работает и устает. Цена открыта — назначаете ее сами

Начать учиться

Какие документы нужны для работы с наличными

Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:

1. Приходный кассовый ордер — ПКО.
2. Расходный кассовый ордер — РКО.
3. Кассовая книга.
4. Платежная ведомость.
5. Книга учета кассиром принятых денежных средств.

Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.

Приходный кассовый ордер — ПКО. ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Заполняет документ бухгалтер по форме № КО-1 , утвержденной Госкомстатом, — указывает номер ордера, дату, кто вносит деньги, основание, сумму цифрами и прописью.

Это приходный ордер на получение из банка денег на зарплату. Ордер подписывают бухгалтер, оформлявший документ, и кассир, который принял деньги в кассу

Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.

Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.

Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.

В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.

Расходный ордер на хозяйственные нужды. Тот, кому выдают деньги, должен в строке «Получил» написать сумму прописью — считается, что так будет сложнее подделать документ

Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.

• Например, 4 марта кассир магазина положил в кассу выручку — 109 000 ₽, и в тот же день передал ее в банк. За 4 марта в кассовой книге будет две записи — по приходному кассовому ордеру на 109 000 ₽ и расходному ордеру на такую же сумму.
• 11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 ₽ на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.
• Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.

Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.

В расчетно-платежной ведомости указывают:

1. Период, за который выдают зарплату.
2. Дату и номер ведомости.
3. ФИО каждого работника, его табельный номер, должность, оклад.
4. Количество отработанных дней.
5. Сумму начисленной заработной платы, сумму удержаний — НДФЛ и других.
6. Задолженность за работником или работодателем на начало периода, если она есть.
7. Сумму к выплате.

В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.

Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.

Бланк платежной ведомости

Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.

Какие правила нужно знать при работе с документами

Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.

Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.

Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.

При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.

В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.

Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.

В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.

• В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
• Руководителю нужны были средства под отчет на покупку кофемашины. Он получил из кассы 50 000 ₽, купил кофемашину за 30 000 ₽ и теперь должен вернуть остаток согласно авансовому отчету. Для этого бухгалтер составляет приходный кассовый ордер на 20 000 ₽, и с ним руководитель идет в кассу. Кассир проверяет ПКО, принимает деньги от руководителя и выдает ему квитанцию.

Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.

• Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 ₽ и два расходных ордера — на выдачу 3000 ₽ работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 ₽ в банк.
• Теперь Анна считает деньги. По документам остаток на начало смены был 1459 ₽, на конец — 2439 ₽. Анна пересчитывает остаток: 1459 + 43 980 − 3000 − 40 000 = 2439 ₽.
• В начале следующего дня Анна передает кассовые документы бухгалтеру Елене, и та составляет лист кассовой книги за предыдущий день, чтобы зафиксировать новый остаток на начало смены — 2439 ₽. После этого Анна и Елена расписываются в кассовой книге.

Как принимать наличные

Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.

В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.