Отчет ЕФС-1: состав, форма, особенности заполнения в 2023 году
ЕФС-1 — новый отчет, который должны сдавать налогоплательщики. С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились правила сдачи отчётности по застрахованным лицам. Расскажем как заполнять и сдавать ЕФС-1, который пришёл на смену сразу нескольким отчётам.
Форма отчета ЕФС-1
Новый отчёт заменяет четыре кадровых отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Единую форму сведений и порядок её заполнения утвердили Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 года № 245п.
Форма нового отчёта ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из которых включает в себя подразделы. Для каждого раздела и подраздела действуют отдельные правила и сроки сдачи.
Образец Единой Формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»:
Состав отчета ЕФС-1
| Раздел | № подраздела | Подраздел |
|---|---|---|
| Титульный лист | ||
| Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию | 1 | Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате зарегистрированного лица |
| 1.1 | Сведения о трудовой (иной) деятельности | |
| 1.2 | Сведения о страховом стаже | |
| 1.3 | Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений | |
| 2 | Основание для отражения данных о периодах работы для назначения пенсии | |
| 3 | Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя | |
| Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний | 2.1 | Расчёт сумм страховых взносов |
| 2.1.1 | Сведения о базе и взносах для организаций с выделенными СКЕ | |
| 2.2 | Сведения для исчисления страховых взносов НСиПЗ для тех, кто направляет персонал в другие компании | |
| 2.3 | Сведения о результатах проведённых обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и проведённой СОУТ на начало года | |
Кто должен сдавать форму ЕФС-1
Отчетность ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:
- Сотрудники, работающие по трудовым договорам
- Исполнители, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПД или ГПХ) на выполнение работ или оказание услуг, а также на передачу прав на произведения или авторского заказа
Куда сдавать отчет ЕФС-1
Порядок сдачи отчета ЕФС-1 следующий: подавать отчет в электронном виде обязаны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая работников на ГПД, больше 10 человек. Прочие работодатели имеют право сами выбирать способ сдачи отчета: в электронном виде или на бумаге.
Отчеты сдаются в территориальные органы объединенного Социального Фонда России.
Порядок заполнения ЕФС-1 в 2023 году
Как заполнить раздел 1, подраздел 1
Это сведения о зарегистрированном лице, где указываются ФИО, СНИЛС, ИНН и даты рождения работника, а также статус застрахованного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.
Статус застрахованного лица обозначается одним из кодов, приведённых в таблице:
| Код | Статус застрахованного лица |
|---|---|
| ГРФ | граждане Российской Федерации |
| ПЖИГ | иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Российской Федерации |
| ВЖИГ | иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище |
| ВПИГ | иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории РФ |
| ВКС | иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ |
Как заполнить раздел 1, подраздел 1.1
Это аналог формы СЗВ-ТД. Этот подраздел заполняют все работодатели, у которых с работниками заключён трудовой договор, а также его представляют в отношении застрахованных лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера:
- о выполнении работ (оказании услуг),
- договоры авторского заказа,
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства,
- издательские лицензионные договоры,
- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключённые с организацией по управлению правами на коллективной основе.
Классификатор мероприятий для заполнения графы 3 дополнили новыми позициями.
Код 9 «Начало договора ГПХ» применяется для обозначения начала периода работы по договору гражданско-правового характера.
Кодом 10 «Окончание договора ГПХ» обозначается окончание периода работы по этому договору.
Графу 6 «Код выполняемой функции» обязательно заполнять, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» или «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».
При этом для договоров ГПХ нужно указывать один из приведённых в таблице кодов:
| Код | Вид договора |
|---|---|
| ДГПХ | договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) |
| ДАВТ | договор авторского заказа |
| ДОИП | договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
| ИЗЛД | издательский лицензионный договор |
| ЛДПИ | лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе |
Для мероприятий в рамках трудовых договоров указывают код выполняемой функции по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08)).
Как заполнить раздел 1, подраздел 1.2
Это аналог формы СЗВ-СТАЖ, но отличается от неё наличием типа «корректирующая» и «отменяющая».
Подраздел заполняют и представляют не на всех работников, а только в отношении застрахованных лиц из подпунктов 1–10 пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. То есть на тех работников, которые в отчётном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, занимали государственные должности или имели другие особенности, влияющие на стаж.
В Подразделе 1.2 Раздела 1, в отличие от СЗВ-СТАЖ, есть новые графы для отражения:
- районного коэффициента за работу в регионах со сложными климатическими условиями — графа 5, она заполняется в случае наличия в графе 4 «Код» кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР»;
- занятости — графа 10, где указываются доля ставки для медиков и педагогов, время пребывания под водой для водолазов, налёт часов для лётчиков;
- данных о результатах спецоценки условий труда (СОУТ): в графе 11 указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ, а установленный класс (подкласс) условий труда по степени вредности отражается в графе 12.
Коды в графах 4, 6–9 подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 указываются по тем же правилам, что и в форме СЗВ-СТАЖ.
Как заполнить раздел 1, подраздел 1.3
Подраздел заполняют и представляют только государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют виды деятельности из приказа Минтруда.
Служит для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Аналог форм СИоЗП и СИоРУн. Большую часть граф заполняют с применением соответствующих классификаторов.
Как заполнить раздел 1, подраздел 2
Это аналог раздела 5 формы ОДВ-1. Заполнять и представлять подраздел 2 нужно вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 при подаче сведений о застрахованных лицах, занятых на определённых видах работ. Тут речь о работах, которые предусмотрены ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона № 400-ФЗ.
Как заполнить раздел 1, подраздел 3
Это аналог формы ДСВ-3. Заполняют и представляют подраздел страхователи, которые перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты).
Как заполнить раздел 2
Этот раздел заменяет собой форму 4-ФСС. Заполняют и представляют его страхователи:
- юридические лица любой организационно-правовой формы;
- иностранные организации, которые ведут деятельность на территории РФ и нанимают граждан РФ на работу;
- физические лица, которые нанимают лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2023 году
Отменённые отчёты вошли в ЕСФ-1 в виде отдельных разделов со своими сроками отправки. В таблице приведены все сроки сдачи ЕСФ-1 в 2023 году:
| Сведения | Срок сдачи |
|---|---|
| Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности | |
| Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
| Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
| Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку | |
| Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
| Подраздел 1.2 — сведения о стаже | Ежегодно до 25 января |
| Подраздел 1.3 — сведения о выплатах в пользу работников бюджетной сферы | Ежемесячно до 25 числа |
| Подраздел 2 — сведения об особенностях условий работы | Ежегодно до 25 января |
| Подраздел 3 — сведения об отчислениях на накопительную пенсию | Ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом |
| Раздел 2 со всеми подразделами — сведения об отчислениях на травматизм | Ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом |
.jpg)
Новый отчёт ЕФС-1 в электронном виде должны сдавать работодатели, у которых среднесписочная численность застрахованных лиц, включая исполнителей по договорам ГПХ, превышает 10 человек. «Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С
ЕФС-1 — новый отчёт с 2023 года
С 2023 года ПФР и ФСС будут объединены в единый Социальный фонд России, в связи с чем и отчетность объединят в одну — ЕФС-1. В ней будут сведения из 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3.
Что такое ЕФС-1
ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.
Бумажная форма и правила заполнения этого отчета содержатся в проекта Постановления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, а электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.
В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:
- информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и допвзносах на накопительную пенсию;
- информация о начисленных страхвзносах «на травматизм».
На основании ЕФС-1 заменяются такие формы отчетности как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти отчетные формы в последний раз нужно будет подать за периоды 2022 года.
Внимание! С 2023 года также не нужно будет сдавать отчет СЗВ-М. Персонифицированные сведения о физлицах нужно будет передавать в ИФНС каждый месяц, а инспекции будут направлять их в Социальный фонд РФ.
Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:
Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности
Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора.
Ввели классификатор причин увольнения — потребуется указывать код, а не формулировку.
Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже
Дополняется данными по СОУТ — индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда.
Будет графа с районным коэффициентом.
Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа.
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП)
Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии
Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии
СИоЗП (для бюджетных учреждений)
Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях
Для многих полей имеются классификаторы допустимых значений.
Минтруда будет устанавливать виды деятельности, при которых потребуется подавать указанный подраздел.
Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя
Заполняется аналогично отчету ДСВ-3
Раздел 2 по информации о начисленных страхвзносах «на травматизм»
Нужно указывать численность не физлиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма.
Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страхвзносов.
В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя:
- СКЕ;
- частичное финансирование;
- страхователь, рассчитывающий страхвзносы по нескольким основаниям.
Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы.
Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде.
Сроки сдачи ЕФС-1
Отчет ЕФС-1 потребуется сдавать за периоды с 01.01.2023 г. в срок до 25-го числа. Однако при этом не потребуется каждый раз заполнять весь отчет полностью.
Периодичность представления разделов и подразделов отчета сохраняется:
- подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
- при приеме на работу или увольнении, приостановке или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении ГПХ договора — не позже следующего рабочего дня;
- при остальных кадровых мероприятиях — не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
Предлагаем ознакомиться со схемой сдачи разделов и подразделов ЕФС-1:
Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) первый раз потребуется сдавать только до 25 января 2024 года, поскольку они сдаются по результатам года. Однако в некоторых ситуациях нужно учитывать специальные сроки. К примеру, когда застрахованное лицо подает заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ требуется сдать не позже трех рабочих дней после указанного действия. Все подобные ситуации указаны в п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.
Можно ЕФС-1 сдавать по разделам
Информацию, которую нужно подавать до 25-го числа месяца, не обязательно требуется передавать единовременно.
К примеру, до 25.04.2023 г. компания обязана подать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) за март, подраздел 3 (ДВС-3) и раздел 2 (4-ФСС) за первый квартал.
Работодатель может сдавать ДСВ-3 в дату 20 апреля, 4-ФСС — 21 апреля, а СЗВ-ТД — 24 апреля.
Как и куда сдавать ЕФС-1
Правила сдачи ЕФС-1 сохраняются прежними. Отчет нужно сдавать в электронном формате, если численность застрахованных лиц (в т.ч. работников на ГПХ договорах), больше 10 человек. При численности не больше 10 человек можно выбирать — сдавать бумажный или электронный отчет.
Сдавать ЕФС-1 требуется в территориальное отделение Социального фонда РФ.
Отчетность за прошедшие периоды
За периоды до 2023 года отчеты нужно сдавать по правилам и формам, действовавшим на тот момент. В том числе это относится и ко всей отчетности за 2022 год. По ней не изменяются сроки и формы сдачи отчетности:
- СЗВ-М за декабрь — не позже 16 января;
- СЗВ-ТД по кадровым событиям в декабре — до 16 января;
- ДСВ-3 за 4 кв. — до 20 января;
- 4-ФСС за год — до 20 или 25 января;
- СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за год — до 1 марта.
Данный момент относится и к корректировочной отчетности. Допустим, если в 2023 году понадобится уточнить 4-ФСС за 9 мес. 2022 года, потребуется сдать отчет по форме, которая утверждена Приказом ФСС от 14.03.2022 г. № 80.
Внимание! Всю отчетность за 2022 год в 2023 году потребуется сдавать по прежним формам. ЕФС-1 нужно использовать лишь в отчетных периодах 2023 и последующих годов.
Какой сотрудник готовит ЕФС-1
Подавать ЕФС-1 в Социальный фонд РФ является обязанностью любого работодателя. В правилах формирования отчета и законодательстве о страховании не указываются конкретные работники, которые должны подготавливать отчет для сдачи и передавать его.
Соответственно, формирование разделов отчета ЕФС-1 логично возложить на сотрудников:
- бухгалтерии — подраздел 1.3 (СИоЗП), подраздел 3 (ДСВ-3), раздел 2 (4-ФСС);
- отдела кадров — раздел 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).
Такая возможность у работодателей есть. Формировать отчет могут различные сотрудники, а части отчета можно передавать в разные даты в границах регламентированных сроков сдачи.
Ответственность за ошибки в ЕФС-1
Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:
- штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение — информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;
- штраф 1 000 руб. — за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.
При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации — штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).
С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов. Работодатель сможет их избежать, когда:
- сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;
- исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.
Кроме того, послабление — скидка в 50% по штрафам в течение 10-ти дней после получения требования. При нарушении сроков сдачи ЕФС-1 или сдаче отчета с ошибками фонд передает работодателю требование об уплате штрафа не позже 20-ти дней.
Форма ЕФС-1 (скачать бланк)
На данный момент форма еще не утверждена и существует в виде проекта. Скачайте бланк, чтобы посмотреть, как он будет выглядеть.
Поддержка формы ЕФС-1 в 1С
В «1С:Предприятии» новая форма ЕФС-1 будет поддержана к моменту вступления в силу новых норм с выходом очередных версий.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылкуЧто такое сиозп в форме ефс 1
Напоминаем: с 01.01.2023 ПФР и ФСС объединятся в единый Социальный фонд (см. памятку от ПФР).
И после этого работодателям-страхователям придется вместо так называемых персонифицированных отчетов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, реестров застрахованных лиц) и формы 4-ФСС сдавать в новый Фонд единый отчет ЕФС-1.
Например, если уже в январе 2023 года организация наймет или уволит сотрудника, в январе же и придется ЕФС-1 впервые сдать.
Но обо всем по порядку.
Форма сдачи отчета
Тут все просто: в бумажном виде предоставляется ЕФС-1, если работников 10 и менее, в электронном – если 11 и более.
Содержание нового отчета
ЕФС-1 будет включать:
- Титульный лист со сведениями о страхователе;
- 2 раздела:
— со сведениями о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
— с информацией о страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаях и профессиональных заболеваний.
Если соотносить с устаревшими формами, то:
- Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» — это СЗВ-ТД, только добавлен кодовый классификатор причин увольнения, а также теперь нужно подавать еще и сведения о начале и прекращении договора ГПХ;
- Подраздел 1.2 «Сведения о трудовом стаже» — это СЗВ-СТАЖ с прибавлением информации о районном коэффициенте, индивидуальном номере рабочего места сотрудника, классе (подклассе) условий труда. Плюс заполняется только по тем, у кого есть особенности учета стажа;
- Подраздел 1.3 «Сведения о зарплате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений» — по сути, это СИоЗП (для бюджетников) с установлением классификаторов допустимых значений. Но еще не определены точные виды деятельности, по которым заполнять данную информацию;
- Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии» — «бывший» ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП). Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2 при наличии сотрудников, имеющих право на досрочное назначение пенсии;
- Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» — полная аналогия ДСВ-3;
- Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний» — замена формы 4-ФСС. Но в этом разделе:
— нужно указывать численность работающих застрахованных лиц (имеется в виду ООС от НС и ПЗ), а не ФЛ, в пользу которых производятся выплаты;
— в расчете суммы взносов добавлена строка «На начало отчетного периода»;
— в сведениях об облагаемой базе придется выбирать тип страхователя;
— для государственных и муниципальных учреждений добавлен раздел по определению облагаемой базы;
— блок с данными про численность пострадавших в связи со страховыми случаями за отчетный период исключен.
Сроки сдачи ЕФС-1
Подчеркнем, ЕФС-1 нет необходимости каждый раз заполнять полностью — для разделов и подразделов сохранились следующие строки предоставления:
- Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
— если был прием на работу, увольнение, приостановление/возобновление трудового договора, заключение/расторжение договора ГПХ – не позднее следующего рабочего дня;
— при переводе, переименовании, установлении, присвоении, запрете занимать должность – не позже 25 числа месяца, следующего за отчетным; - Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) – ежегодно, крайний срок — 25 января года, идущего за отчетным;
- Подраздел 1.3. (СИоЗП) – ежемесячно, но не позднее 25 числа месяца после отчетного;
- Подраздел 3 (ДСВ-3) – ежеквартально, до 25 числа месяца, идущего за отчетным кварталом;
- Раздел 2 (4-ФСС) – аналогично подразделу 3.
Как отчитываться за прошлые периоды
Обратите внимание: для отчетности за 2022-й год, которая сдается не в рамках нового отчета, а по-старому, сохраняются установленные для ранее сроки предоставления:
- СЗВ-М и СЗВ-ТД за декабрь-22 нужно сдать до 16 января 2023-го;
- ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года предоставляем до 20 января;
- 4-ФСС за 2022-й год – до 20 или 25 января (зависит от формы сдачи);
- СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022-й год – отправляем до 1 марта 2023 года.
Корректировать и отменять данные за период до 2023 года (т.е. до введения ЕФС-1), переданные по устаревшим, но действовавшим на тот момент формам (например, 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и так далее), можно будет через старые формы (СЗВ-КОРР, 4-ФСС, СЗВ-ТД).
Отправлять корректировки периодов до 2023 года через ЕФС-1 не разрешается.
Нюансы передачи данных в Фонд
Так как технически пока направления сдачи ФСС и ПФР не объединяются (остаются разные регистрационные номера), у пользователей ПО для подготовки и сдачи отчетности остаются подключенными 2 направления.
Каналы передачи данных остаются (пока) следующие:
- Форма 4-ФСС за 2022-й год и корректировки за предыдущие периоды — шлюз ФСС;
- Форма ПОВЭД – шлюз ФСС и канал СЭДО;
- СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, корректировка и отмена сведений в них – АИС ПФР 2;
- СЗВ-ТД с корректировкой и отменой данных – АИС ПФР 2 ЭДОК;
- ЕФС-1 — АИС ПФР 2 ЭДОК;
- ЭЛН, Запросы недостающих сведений и иные формы по проактивной схеме, требования – канал СЭДО.
А что в итоге?
Скажем философски: время покажет.
А пока можно сказать, что новая форма ЕФС-1 в положенные сроки будет доступна в «Астрал Отчет» , «Астрал Отчет. Онлайн» , «1С-Отчетность».
Разобраться с нововведениями помогут наши специалисты:
Проконсультироваться
Остаемся на связи:
(831) 228-28-38
sale@cek.ru
(831) 228-28-38
sale@cek.ru
Образец заполнения формы ЕФС-1
ЕФС-1 — это новый отчёт, который заменил собой СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 1 января 2023 года он сдаётся в Социальный Фонд России — орган, возникший в результате слияния ПФР и ФСС.
ЕФС-1 сдают работодатели, то есть организации и ИП с сотрудниками, для передачи сведений персонифицированного учёта о застрахованных лицах, а также данных о страховых взносах на травматизм.
Форма отчёта и порядок её заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 года № 245п.
Способ сдачи зависит от количества застрахованных лиц. Если их менее 10, отчёт можно сдать на бумаге. Если застрахованных лиц 10 и более, СФР примет отчёт только в электронном виде.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Форма состоит из титульного листа и двух разделов с подразделами. Для каждого вида сведений установлены свои сроки сдачи. В статье расскажем, как заполнять и когда сдавать те или иные подразделы ЕФС-1.
Как заполнить титульный лист ЕФС-1
Титульный лист обязательно заполняют при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.
В нём указываются следующие сведения о страхователе:
- ИНН и КПП организации либо ИНН ИП;
- отчётный период;
- территориальный орган СФР;
- регистрационный номер страхователя;
- ОГРН (для организаций) либо ОГРНИП (для ИП);
- контактный номер телефона страхователя или его представителя;
- адрес электронной почты;
- код основного вида деятельности страхователя в соответствии с ОКВЭД по состоянию на дату сдачи отчёта.
Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» заполняются только государственными и муниципальными учреждениями, которые сдают подраздел 1.3. Всем остальным страхователям эти поля заполнять не нужно.
Подраздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется в случае, если страхователь является правопреемником бывшего работодателя, который уже снят с учёта. Например, когда необходимо представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее были представлены бывшим работодателем. В этом разделе указываются сведения о реорганизованном работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП (при наличии), ОГРН (ОГРНИП), код ОКВЭД, телефон и адрес электронной почты.
В конце на титульном листе указывается дата составления отчёта, должность и ФИО подписанта — страхователя или его уполномоченного представителя. Если отчёт подписывает представитель страхователя, следует также указать реквизиты доверенности.
Раздел 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию
Раздел 1 состоит из подразделов 1, 2 и 3 и содержит сведения, которые раньше отражались в отчётах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СИоЗП и ДСВ-3.
Подраздел 1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)
Подраздел 1 состоит из подразделов 1.1, 1.2 и 1.3. Каждый из них нужно подавать вместе с заполненным подразделом 1.
Подраздел 1 содержит общие сведения о застрахованном лице: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, код категории, гражданство.
Подраздел 1.1 ЕФС-1. Сведения о трудовой (иной) деятельности
Если страхователь подаёт только сведения о трудовой деятельности, в состав отчёта должны входить титульный лист, подразделы 1 и 1.1.
Сведения заполняются на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, включая совместителей, декретниц, работников, находящихся в отпуске за свой счёт и др. В отчёт включаются сотрудники, в отношении которых произошёл хотя бы один из следующих случаев:
- приём на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- установление второй и последующей профессии или иной квалификации;
- изменение наименования работодателя;
- лишение права в соответствии с приговором суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью;
- приостановление действия трудового договора;
- возобновление действия трудового договора;
- начало работы по договору ГПХ;
- окончание работы по договору ГПХ;
- отмена ранее проведённых мероприятий;
- подача заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или выборе ЭТК.
Если в течение месяца по сотруднику не было никаких кадровых изменений, то подавать по нему сведения не нужно. Нулевой отчёт не сдаётся.
Далее отражаются сведения по сотрудникам, в отношении которых произошли кадровые изменения.
Если в течение отчётного месяца сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то указывается мероприятие «Заявление», выбранный способ (на бумаге или в электронном виде), признак «Подано» и дата подачи заявления.
Если нужно отменить ранее представленные сведения о подаче заявлений, выбирается признак «Отменено» и отражается ранее указанная дата подачи этого заявления.
Сведения о трудовой деятельности работника отражаются в блоке «Мероприятие».
При заполнении сведений по кадровым мероприятиям указывается тип кадрового мероприятия (приём, увольнение и т.д.). Поле «UUID» формируется автоматически и является уникальным идентификатором для каждого кадрового мероприятия.
В поле «Доп. сведения» указываются дополнительные сведения о кадровом мероприятии, а также период его действия. Это поле обязательно для заполнения при выборе кадрового мероприятия «Переименование».
В поле «Должность» указывается наименование должности работника в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если сотрудник работает на данной должности по совместительству, делается соответствующая отметка.
Поле «Должность» обязательно заполняется при выборе кадровых мероприятий: «Приём», «Перевод», «Приостановление», «Возобновление» и «Установление (присвоение)».
В поле «Подразделение» указывается наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Это поле заполняется в случае, если условие о работе в конкретном подразделении указано в трудовом договоре.
Поле «Крайний Север» заполняется, только если работник, на которого составляется СЗВ-ТД, трудится в районах Крайнего Севера. В этом случае выбирается код «РКС». Если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, выбирается код «МКС».
В поле «Код по ОКЗ» выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х, где:
- первые 4 знака — код наименования группы занятий по ОКЗ;
- 5 знак — контрольное число.
Все работодатели обязательно должны указывать код выполняемой функции сотрудников в соответствии с ОКЗ для таких мероприятий, как приём, увольнение, перевод, начало или окончание договора ГПХ. Для договоров ГПХ также обязательно должен быть указан код, характеризующий вид договора ГПХ, например, ДАВТ — договор авторского заказа и др.
Поле «Код причины» заполняется только при выборе типа мероприятия «Увольнение». Из классификатора, содержащегося в данном поле, выбирается код причины увольнения, и автоматически заполняются сведения о причине прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. В случае выбора кода «иное» указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.
В поле «Документ-основание» указываются наименование и реквизиты документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений и иных кадровых изменений.
Блок «Отмена мероприятия» предназначен для аннулирования ранее представленного мероприятия кадрового учёта любого типа.
Для отмены мероприятия указывается дата отмены и в соответствующем поле выбирается отменяемое кадровое мероприятие и указывается дата его проведения.
Если при проведении исходного мероприятия работник являлся совместителем, то в соответствующем поле делается отметка.
Далее разберём, как заполнять подраздел 1.1. при разных кадровых событиях:
- Приём на работу
- Перевод
- Переименование
- Установление (присвоение)
- Увольнение
- Запрет занимать должность (вид деятельности)
- Приостановление
- Возобновление
- Начало договора ГПХ
- Окончание договора ГПХ
Приём на работу
При приёме на работу указываются данные о кадровых мероприятиях только с момента приёма на работу. Сведения о стаже у предыдущего работодателя не заполняются.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата приёма UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения о приёме. Не обязательно заполнять Должность Указывается наименование должности Крайний Север Заполняется в случае приёма на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера Совместитель Ставится отметка, если работника принимают на работу по совместительству Подразделение Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор Код по ОКЗ и Вид работы Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых приняли сотрудника на работу Отчёт необходимо сдать не позднее одного рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа об оформлении трудовых отношений.
Заполняется, когда перевели сотрудника на другую постоянную работу. Например, на другую должность или в другое подразделение.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата перевода UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения о переводе. Не обязательно заполнять Должность Указывается наименование должности Крайний Север Заполняется в случае перевода на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера Совместитель Ставится отметка, если работник является совместителем Подразделение Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор Код по ОКЗ и Вид работы Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых сотрудника перевели на другую работу Отчёт нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
Переименование
Если организация сменила название, подраздел 1.1 заполняется на всех сотрудников.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата переименования UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Обязательно указываются сведения о переименовании: старое и новое название Должность Не заполняется Крайний Север Не заполняется Совместитель Не заполняется Подразделение Не заполняется Код по ОКЗ и Вид работы Не заполняется Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых переименовали должность или организацию Если переименовали должность, подраздел 1.1 заполняется аналогично, но только по тем работникам, название чьей должности изменилось.
Сдать отчёт нужно не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором переименовали организацию.
Установление (присвоение)
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях установления работникам второй и последующих профессий или специальностей, а также присвоения новой квалификации.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата проведения мероприятия UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения об установлении (присвоении) Должность Указывается новая профессия или специальность, квалификация Крайний Север Не заполняется Совместитель Не заполняется Подразделение Не заполняется Код по ОКЗ и Вид работы Не заполняется Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых сотруднику присвоили новую профессию или квалификацию Отчёт нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
Заполняется при увольнении сотрудников независимо от причины.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата увольнения UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения об установлении (присвоении) Должность Не заполняется Крайний Север Не заполняется Совместитель Проставляется отметка, если работник — совместитель Подразделение Не заполняется Код по ОКЗ и Вид работы Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х Код причины Выбирается код причины увольнения, и автоматически заполняются сведения о причине прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. В случае выбора кода «иное» указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения. Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых сотрудника уволили Отчёт следует подать не позднее одного рабочего дня, который следует за днём издания приказа или другого документа о прекращении трудовых отношений.
Запрет занимать должность (вид деятельности)
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях лишения работника права занимать определённые должности либо заниматься определёнными видами деятельности.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата принятия решения о запрете UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения о запрете, период действия запрета или дата, до которой действует запрет Должность Указывается сведения по должности (виду деятельности), в отношении которых действует запрет Крайний Север Не заполняется Совместитель Не заполняется Подразделение Не заполняется Код по ОКЗ и Вид работы Не заполняется Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых действует запрет Отчёт нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
Приостановление
Заполняется при приостановлении трудового договора работника, в том числе в случае призыва его на военную службу по мобилизации или заключения им контракта на прохождение военной службы.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата приостановления трудового договора UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения о приостановлении. Не обязательно заполнять Должность Указывается наименование должности Крайний Север Заполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера Совместитель Проставляется отметка, если работник — совместитель Подразделение Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор Код по ОКЗ и Вид работы Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых ТД был приостановлен Отчёт нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или распоряжения о приостановлении действия трудового договора, заключённого с мобилизованным работником.
Возобновление
Заполняется в случае возобновления трудового договора, в том числе в случае получения заявления о выходе на работу от сотрудника, ранее призвавшегося на военную службу по мобилизации или заключившего контракт на прохождение военной службы.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата возобновления трудового договора UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения о возобновлении. Не обязательно заполнять Должность Указывается наименование должности Крайний Север Заполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера Совместитель Проставляется отметка, если работник — совместитель Подразделение Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор Код по ОКЗ и Вид работы Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х Документ-основание Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых ТД был возобновлён Отчёт нужно подать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или распоряжения о возобновлении действия трудового договора, заключённого с работником.
Начало договора ГПХ
Заполняется при заключении с застрахованным лицом договора гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договора авторского заказа, договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, лицензионного договора о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства и т.п.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата начала периода работы по договору ГПХ UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения о договоре ГПХ. Не обязательно заполнять Должность Не заполняется Крайний Север Заполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера Совместитель Проставляется отметка, если работник — совместитель Подразделение Не заполняется Код по ОКЗ и Вид работы Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х Вид работы Не заполняется Вид договора Выбирается код вида договора ГПХ Документ-основание Указываются наименование, дата заключения и реквизиты договора ГПХ Отчёт следует подать не позднее рабочего дня, следующего за днём его заключения с исполнителем.
Окончание договора ГПХ
Заполняется в случае прекращения работ по ранее заключённому с застрахованным лицом договора ГПХ.
Поле Как заполнить Дата Указывается дата окончания периода работы по договору ГПХ UUID Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически Доп. сведения Указываются дополнительные сведения о договоре ГПХ. Не обязательно заполнять Должность Не заполняется Крайний Север Заполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера Совместитель Проставляется отметка, если работник — совместитель Подразделение Не указывается Код по ОКЗ и Вид работы Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х Вид работы Не заполняется Вид договора Выбирается код вида договора ГПХ Документ-основание Указываются наименование, дата прекращения и реквизиты договора ГПХ Отчёт нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днём его прекращения.
Подраздел 1.2 ЕФС-1. Сведения о страховом стаже
Если подаются только сведения о страховом стаже в состав ЕФС-1 должны входить титульный лист, подразделы 1, 1.2 и 2.
Сначала нужно выбрать тип представляемой формы.
- Тип «Исходная» заполняется при подаче первичных сведений за отчётный период по застрахованному лицу.
- Тип сведений «Назначение пенсии» представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии, в том числе накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений, необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчётности за который не наступил.
При наступлении срока представления сведений в отношении застрахованного лица, на которого была представлена форма с типом сведений «Назначение пенсии», должна быть представлена форма с типом сведений «Исходная».
Форма с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счёте на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».
Форма с типом «Корректирующая» заполняется с целью корректировки сведений, учтённых на индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица на основании ранее представленных страхователем данных.
На основании формы с типом «Отменяющая» данные, учтённые на ИЛС за отчётный период, который корректируется, будут отменены.
В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается год, за который корректируются или отменяются сведения.
Для формирования сведений необходимо выбрать сотрудника. Его выбирают из списка или добавляют нового, заполнив при этом все его персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, паспортные данные и т.д.).
Затем указываются периоды работы застрахованного лица. Причём эти периоды не должны выходить за рамки отчётного периода. В отдельных полях также указываются периоды, когда сотрудник не только работал, но и находился в отпуске, болел и т.д. Для этого в поле «Больничный/дети/отпуск» выбирается код соответствующего периода.
При отражении нескольких периодов работы по конкретному сотруднику каждый из периодов указывается отдельно, в том числе если сотрудник в течение года увольнялся и снова был принят на работу.
Для формы с типом «Назначение пенсии» периоды работы сотрудника указываются по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию.
Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в поле «Больничный/дети/отпуск» одного из следующих кодов:
- «ДОГОВОР» — если оплата по договору была в отчётном периоде,
- «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если оплата не производилась.
Если в поле «Больничный/дети/отпуск» нужно указать одновременно более одного кода, один из которых обозначает замещение государственных или муниципальных должностей, то такие сведения указывают двумя строками. При этом всегда в первой строке указывают периоды с кодами: «ЗГДС», «ЗГД», «ЗГГС», «ЗМС», «ЗМД». Во второй строке отражается период с другим кодом дополнительных сведений, который должен находиться внутри периода или быть равным периоду, указанному в первой строке.
В поле «Территориальные условия» указывается код территориальных условий, в которых трудится работник. Поле заполняется, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных.
Если сотрудник работает в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, то период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени (поле «Выработка в месяцах (часах)»); если в режиме неполного рабочего дня, то отражается объём работ (поле «Ставка») в данный период.
Поле «Особые условия труда» заполняется в отношении застрахованных лиц, работающих на условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии.
Это поле заполняется только в случае, если за период работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии, уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
Если работник был занят на работах с вредными или тяжёлыми условиями труда, то дополнительно указывается код профессии работника в поле «Код позиции списка».
Поля «Особые условия труда», «Досрочное назначение пенсии» не заполняются, если:
- особые условия труда не подтверждены документально;
- занятость работника в особых условиях не соответствует требованиям действующих нормативных документов;
- уплата страховых взносов по доптарифу или взносов в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения отсутствует.
В поле «Страховой стаж» выбирается основание для исчисления страхового стажа, а в соответствующих полях указывается фактически отработанное время — количество календарных месяцев и дней (для водолазов — время пребывания под водой в часах и минутах).
В поле «Индивидуальный номер» указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ.
Подраздел 1.3 ЕФС-1. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений
Подраздел заполняют государственные (муниципальные) учреждения, работающие в одной из сфер: образование, наука, здравоохранение, культура, искусство, кинематография, социальные услуги. В нём указываются сведения, необходимые для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.
Подраздел заполняется на всех работников, кроме тех, которые работают исключительно по договорам ГПХ. Также сведения не представляются в отношении работников, находящихся в отчётном периоде в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением ребёнка, по уходу за ребёнком (письмо Минтруда России от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784).
Если отчёт содержит только сведения о заработной плате, в состав ЕФС-1 должны включаться титульный лист, подразделы 1 и 1.3.
Заполнение начинают с добавления застрахованного лица, в отношении которого выбирается тип формы сведений: исходная, корректирующая или отменяющая.
Тип «Исходная» указывается при подаче первичных сведений за отчётный период по работнику.
Форма с типом «Корректирующая» заполняется с целью корректировки сведений, учтённых на ИЛС застрахованного лица на основании ранее представленных страхователем данных с типом «Исходная».
Для отмены данных, учтённых на ИЛС работника, подаётся форма с типом «Отменяющая».
В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчётный период на одно и то же застрахованное лицо.
В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения. Данное поле заполняется только в сведениях с типами «Корректирующая» или «Отменяющая». При этом год корректируемого периода не может быть меньше 2023.
В поле «Код типа организации» из классификатора выбирается тип отчитывающегося учреждения.
Поле «OID организации» заполняется только медицинскими организациями и в нём указывается OID организации (уникальный идентификатор) в соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО).
Поле «ТОСП» заполняется, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В поле указывается цифровой код, состоящий из 14 цифр.
Далее заполняются сведения о занятости и выплатах сотрудника.
В поле «Период работы в отчётном месяце» указываются даты начала и окончания периода работы в отчётном месяце.
В подразделе «Сведения о структурном подразделении» указывается полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает сотрудник по должности (гр. 4). «OID» заполняется только медицинскими организациями в точном соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО). Другие организации OID не заполняют.
В подразделе «Звание, должность и категория застрахованного лица» указываются:
- код должности в соответствии с классификатором (гр. 5);
- код категории персонала, к которой относится должность (профессия) (гр. 6);
- учёная степень и (или) звание; почётное звание работника (указываются при наличии) (гр. 7).
В подразделе «Сведения о договоре» указывается информация о договоре, заключённом с работником:
- вид договора: основная работа, внутреннее или внешнее совместительство (гр. 10). Если в течение месяца вид договора или его существенные условия труда изменились, сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого варианта договора с указанием в поле «Период работы в отчётном месяце» соответствующего периода работы;
- срок: договор, заключённый на неопределённый срок или срочный договор (гр. 11).
В подразделе «Сведения о квалификации» указываются код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия) (гр. 12), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии со справочником (гр. 13). Также отражаются класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности на рабочем месте, установленный по итогам проведения СОУТ (гр. 14), и код квалификационной категории по специальности (должности), присвоенной (установленной) работнику по итогам аттестации (гр. 15).
В поле «Число занятых» (гр. 16) подраздела «Сведения о заработке и выплатах» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии), код которой отражён в поле «Код должности» (гр. 5).
В случае работы на условиях полной занятости (на полную ставку), в том числе при сокращённой продолжительности рабочего времени, в данном поле указывается значение 1,000 (максимально допустимое значение). При работе по основному месту работы и совместительству данные заполняются отдельно по каждому трудовому договору.
При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной занятости) указывается соответствующая доля занятости (доля ставки): 0,750; 0,500; 0,250; 0,125.
Если в течение месяца число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора, изменялось, сведения о начисленных выплатах заполняются отдельно в отношении каждого значения числа штатных единиц с указанием в поле «Период работы в отчётном месяце» соответствующего периода работы.
В поле «Система оплаты труда» (гр. 17) выбирается один из кодов, соответствующий системе оплаты труда работника по трудовому договору: сдельная — «1», повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка) — «2», повременная (работнику установлена часовая ставка) — «3», иная — «4».
Далее в зависимости от системы оплаты труда указывается нормативный размер выплаты (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки).
В случае если система оплаты труда сдельная и работнику установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, сведения о начисленных выплатах заполняются для каждой сдельной расценки отдельно.
В полях «Рабочие часы по норме» (гр. 19) и «По факту» (гр. 20) указываются норма рабочих часов (выступлений, постановок) в отчётном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени и количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчётном месяце.
В подразделе «Сведения о заработке и выплатах» отражаются условия занятости работников медицинских организаций: код вида специальных (отраслевых) условий занятости (гр. 8) и его значение (гр. 9).
В подразделе «Количество специальных часов» указываются:
- код специальных часов работы, например, КЧНВ — за работу в ночное время и др. (гр. 21);
- количество часов, соответствующих коду, указанному в графе 21 (гр. 22).
В подразделе «Сведения о заработной плате» отражаются:
- код выплаты в соответствии с классификатором выплат (гр. 23);
- сумма выплат, соответствующих коду, указанному в графе 23 (гр. 24). В данном поле указываются фактические размеры выплат, начисленных работнику, как в отчётном месяце, так и за предыдущие периоды.
Подраздел 2 ЕФС-1. Основание на досрочное назначение пенсии
Подраздел 2 представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ (тяжёлые и вредные работы).
Заполнение подраздела начинается с выбора типа сведений:
- «Исходная» — применяется при подаче первичных сведений за отчётный период по застрахованному лицу;
- «Корректирующая» — представляется при необходимости корректировки первичных данных подраздела;
- «Отменяющая» — представляется при необходимости отмены данных подраздела 2 с типом «Исходная».
При заполнении корректирующей или отменяющей формы в поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается год, за который корректируются или отменяются сведения.
Далее указываются следующие данные о должностях, подлежащих досрочному назначению пенсии:
- наименования структурных подразделений за отчётный год в соответствии со штатным расписанием, где работали сотрудники с правом на досрочную пенсию;
- по каждому подразделению все наименования профессий (должностей) за отчётный год по штатному расписанию;
- описание работы и условий труда в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником;
- наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях труда;
- код особых условий труда/выслуги лет. Данные коды указываются только в случае, если за период работы в особых условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу. Также в этом поле отражаются коды позиции списков 1 и 2, «малого» списка;
- максимальное количество рабочих мест в структурном подразделении по конкретной профессии (должности) за отчётный год по штатному расписанию;
- количество сотрудников, которые работали в отчётном году и по которым имеются сведения о стаже в подразделе 1.2;
- количество фактически работающих в особых условиях труда застрахованных лиц.
Также в данном подразделе отражаются:
- общее количество рабочих мест в особых условиях труда по штату в течение отчётного периода. Оно должно быть равно сумме рабочих мест по всем должностям (графа 4);
- общее количество сотрудников, фактически работающих в особых условиях труда в отчётном периоде. Оно должно соответствовать количеству, отражённому в графе 5.
Подраздел 3 ЕФС-1. Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию
В полях «Платёжное поручение №» и «Дата исполнения» указываются номер, дата и дата исполнения платёжного поручения на перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и взносов работодателя за застрахованных лиц.
Далее отражаются сведения о застрахованных лицах, за которых были перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя: ФИО и СНИЛС застрахованного лица, сумма перечисленных дополнительных страховых взносов и уплаченных за застрахованное лицо.
Сведения заполняются отдельно в отношении сумм дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и в отношении сумм взносов работодателя. Для этого предназначены отдельные вкладки «Доп. СВ работника» и «Взносы работодателя».
Также в данном подразделе отражается общая сумма перечисленных по платёжному поручению средств.
Раздел 2 ЕФС-1. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве
Если отчёт содержит только сведения о взносах на травматизм, в его состав должны включаться: титульный лист, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные подразделы раздела 2 включаются в отчёт при наличии сведений в них.
В разделе 2 указываются следующие данные:
- среднесписочная численность работников;
- численность лиц, застрахованных по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- численность работающих инвалидов и работников, занятых во вредных производствах.
Все показатели численности указываются на отчётную дату, т.е. на последнее число отчётного периода, за который сдаётся расчёт.
Поле «Номер корректировки» заполняется так: если расчёт первичный, то указывается «000», если корректирующий расчёт, то указывается номер корректировки «001», «002» и т.д.
Поле «Прекращение деятельности» заполняется только в случае прекращения деятельности организации в связи с ликвидацией либо прекращением деятельности в качестве ИП.
Подраздел 2.1 ЕФС-1. Расчёт сумм страховых взносов
В подразделе отражается облагаемая база и сумма исчисленных страховых взносов на случай травматизма.
Показатели в таблице отражаются следующим образом:
- в графе 3 — нарастающим итогом с начала расчётного периода;
- в графе 4 — на начало отчётного периода;
- в графах 5–7 — за последние три месяца отчётного периода.
В строке 1 указывается общая сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц.
В строке 2 указываются выплаты, которые не облагаются страховыми взносами (если таковые имеются).
В строке 3 отражается база для исчисления страховых взносов, которая определяется так:
стр. 3 = стр. 1 – стр. 2
В строке 4 указываются выплаты, произведённые в пользу инвалидов.
В строке 5 указывается размер тарифа, который установлен для организации или её обособленного подразделения.
Строка 5 заполняется на основании уведомления о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которое выдаётся страхователю отделением ФСС России.
Если организация имеет право на скидку к страховому тарифу, то она отражается в строке 6. Процент скидки к страховому тарифу устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год и зависит от состояния охраны труда (включая результаты специальной оценки условий труда, а также обязательных медосмотров) и расходов на обеспечение по страхованию.
Если же организация использует надбавку к тарифу взносов, то строке 7 указывается процент надбавки, который устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год.
Максимальный размер скидки (надбавки) не может превышать 40% утверждённого страхового тарифа.
В строке 8 отражается итоговый тариф страховых взносов с учётом скидки или надбавки, рассчитанный по следующим формулам:
-
если плательщику страховых взносов не установлены скидки (надбавки) к страховому тарифу:
Страхователи, у которых структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ), строки 5–8 не заполняют.
По строке 9 отражаются суммы исчисленных страховых взносов.
Показатели графы 3 должны быть равны сумме значений по графам 4, 5, 6 и 7.
Подраздел 2.1.1 ЕФС-1. Расчёт страховых взносов для организаций с выделенными СКЕ
Данный подраздел предназначен для страхователей, у которых структурные подразделения выделены в СКЕ. Он заполняется в целом по страхователю и по каждому его подразделению, являющемуся самостоятельной классификационной единицей.
В поле «Основной ВЭД»/ «Наименование ВЭД» указывается наименование основного вида экономической деятельности страхователя и его выделенных СКЕ.
В поле «ОКВЭД» указывается код ОКВЭД страхователя, а также его СКЕ.
В поле «Подразделение» указывается наименование структурного подразделения — самостоятельной классификационной единицы (СКЕ) либо наименование страхователя.
По строке 5 отражается размер страхового тарифа, который устанавливается в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится страхователь и его СКЕ.
Строки 6–8 заполняются только по основному виду деятельности страхователя.
По строкам 6-7 указывается процент скидки или надбавки к страховому тарифу, который устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год.
В строке 8 отражается итоговый тариф страховых взносов с учётом скидки или надбавки.
В подразделе «База для исчисления страховых взносов» отражается база, исчисленная как разница между суммой выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и суммой, не подлежащей обложению страховыми взносами. Все сведения указываются как в целом по страхователю, так и отдельно по каждому его подразделению.
По строке 9 отражается база, исчисленная нарастающим итогом с начала расчётного периода. База, рассчитанная в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должна быть равна показателю по графе 3 строки 3 подраздела 2.1.
По строке 10 указывается сумма выплат в пользу работающих инвалидов, исчисленная нарастающим итогом. Показатель по строке 10, рассчитанный в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должен быть равен сумме выплат, указанной по графе 3 строки 4 подраздела 2.1.
По строкам 11–12 указывается база для расчёта страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом на начало отчётного периода, т.е. на начало 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и год. При этом в строке 11 отражается база по всем работникам, а в строке 12 — по работающим инвалидам. Всего суммы по строкам 11–12 должны быть равны соответственно суммам по графе 4 строк 3–4 подраздела 2.1.
В строках 13, 15 и 17 отражается база для исчисления страховых взносов за последние 3 месяца отчётного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:
стр. 13 = гр. 5 стр. 3 подр. 2.1
стр. 15 = гр. 6 стр. 3 подр. 2.1
стр. 17 = гр. 7 стр. 3 подр. 2.1
В строках 14, 16 и 18 отражается база для исчисления страховых взносов с выплат в пользу работающих инвалидов за последние 3 месяца отчётного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:
стр. 14 = гр. 5 стр. 4 подр. 2.1
стр. 16 = гр. 6 стр. 4 подр. 2.1
стр. 18 = гр. 7 стр. 4 подр. 2.1
В подразделе «Исчислено страховых взносов» отражается сумма страховых взносов, рассчитанная нарастающим итогом. Все сведения указываются как в целом по страхователю, так и отдельно по каждому его подразделению.
В строке 19 отражается сумма страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год. Показатель по строке 19, рассчитанный в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должен быть равен показателю по графе 3 строки 9 подраздела 2.1.
По строке 20 указывается сумма страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом на начало отчётного периода за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год. Всего сумма по строке 20 должна быть равна сумме по графе 4 строки 9 подраздела 2.1.
В строке 21 отражается сумма исчисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчётного периода, рассчитанная по формуле:
стр. 21 = стр. 22 + стр. 23 + стр. 24
В строках 22, 23 и 24 отражается сумма исчисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчётного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учётом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:
стр. 22 = гр. 5 стр. 9 подр. 2.1
стр. 23 = гр. 6 стр. 9 подр. 2.1
стр. 24 = гр. 7 стр. 9 подр. 2.1
Подраздел 2.2 ЕФС-1. Сведения для расчёта взносов по работникам, временно переданным другим работодателям
Подраздел заполняют те страхователи, которые временно передают своих сотрудников для работы в другие организации или к ИП по договорам о предоставлении персонала.
В подразделе «Принимающая организация» указываются следующие сведения:
- регистрационный номер в территориальном органе ФСС, ИНН, КПП и ОКВЭД принимающей стороны: организации или ИП;
- в строке 6 — общее количество сотрудников, временно направленных по договору для работы в другие организации или к ИП;
- в строке 7 — общее количество временно направленных на работу к другим работодателям сотрудников-инвалидов;
- в строках 16–19 — размер страхового тарифа принимающей стороны, скидки или надбавки к тарифу, а также страховой тариф с учётом установленной скидки или надбавки.
В подразделе «База для начисления СВ» отражаются:
- в строках 8–9 — выплаты в пользу временно направленных на работу сотрудников (в т.ч. инвалидов), исчисленные нарастающим итогом за отчётный или расчётный период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год);
- в строках 10, 12 и 14 — выплаты за последние 3 месяца отчётного периода в пользу работников, временно направленных по договору;
- в строках 11, 13 и 15 — выплаты за последние 3 месяца отчётного периода в пользу работающих инвалидов, временно направленных по договору.
Подраздел 2.3 ЕФС-1. Результаты проведённой спецоценки условий труда и медосмотров
Подраздел предназначен для отражения сведений о результатах проведённой специальной оценки труда и обязательных медосмотров работников.
В подразделе «Проведение медосмотров работников» указываются:
- общее число работников, подлежащих обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам;
- число работников, прошедших обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.
В подразделе «Проведение спецоценки условий труда» отражаются:
- по строке 3 — данные об общем количестве рабочих мест работодателя, подлежащих специальной оценке условий труда;
- по строкам 4–11 — данные о количестве рабочих мест, в отношении которых проведена спецоценка условий труда, в т.ч. отнесённых к классам (подклассам) условий труда, содержащиеся в отчёте о проведении специальной оценки условий труда.
Сведения в таблице отражаются по состоянию на начало года.