Какие документы нельзя подписывать в кэдо

Письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97

Комментарий

Минтруд России пояснил, что КЭДО не применяется к акту о несчастном случае на производстве, приказу (распоряжению) об увольнении работника, а также к документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда (журналы регистрации вводного инструктажа, целевого инструктажа, инструктажа на рабочем месте). Исключение для КЭДО содержится в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Подписывать такие документы можно только на бумажном носителе.

Перечень документов для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений.

Введение такого запрета связано с важностью этих документов для расследования несчастных случаев на производстве, а также возможности восстановить права работника. Указанные документы изъяты из-под действия кадрового электронного документооборота в целях защиты интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе задним числом.

Если документы будут составляться в электронном виде, то работодатель сможет изменить содержание и дату утверждения акта о несчастном случае на производстве либо дату издания или направления (вручения) приказа об увольнении, что в конечном итоге повлияет на возможность обжалования работником (его представителем) результатов расследования несчастного случая, увольнения работника.

Напомним, что помимо документов, указанных в письме Минтруда России, нельзя также пересылать с помощью КЭДО и иные документы – трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности работников, формируемые в электронном виде.

Смотрите также

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
Как ввести кадровый электронный документооборот (КЭДО)?
Какие документы могут участвовать в кадровом электронном документообороте (КЭДО)?

Подпишитесь на новости

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
ваш e-mail не передается третьим лицам;

Какие документы нельзя включать в КЭДО

В 2021 году в ТК РФ ввели новые положения (ст. 22.1 — 22.3), которые регулируют правила кадрового электронного документооборота в организации. Перевести в электронный вид можно большинство кадровых документов, но есть исключения. Они перечислены в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

Какие документы за рамками кадрового ЭДО:

акты о несчастных случаях на производстве;
приказы (распоряжения) об увольнении работника;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда;
трудовая книжка (если работник выразил желание не переходить на электронный формат).

Перечисленные документы нельзя также просто оформить в электронном виде с применением УКЭП.

Почему документы исключены из КЭДО

Причины исключения документов из кадрового ЭДО назвал Минтруд в письме от 12 января 2023 года № 14-6/ООГ-97. Дело в их исключительном значении.

Документы играют важную роль:

при расследованиях несчастных случаев на производстве;
когда необходимо восстановить права работников — оспорить увольнения или пожаловаться на нарушение трудовых прав. Для обжалований в таких ситуациях законодательством установлены довольно короткие сроки.

Изъятие указанных документов из-под действия ЭДО направлено на защиту интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе «задним числом», учитывая в том числе их влияние на исчисление сроков исковой давности по трудовым спорам.

Так, согласно статье 392 ТК РФ работнику на подачу иска в суд отводится:

при рассмотрении индивидуального трудового спора — 3 месяца с момента, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своих прав;
при разрешении спора об увольнении — 1 месяц с момента вручения копии приказа об увольнении, трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы.

Оформление в бумажном виде акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, призвано предотвратить нарушение работодателем прав работников, а со стороны работников — злоупотребление своими правами.

Смотрите также:

Кто будет закупаться закрытым способом в 2022 году: подборка новостей госзакупок
«Закупки с полки» по 44-ФЗ и 223-ФЗ: что важно знать поставщикам
Советы начинающему руководителю: перестаньте поручать, начните делегировать

Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!

Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.

Какие документы можно, а какие нельзя подписывать в КЭДО

КЭДО — эффективный инструмент оптимизации внутренних процессов, он помогает разгрузить КДП и сэкономить бюджет. Многие компании уже оценили преимущества автоматизированного документооборота.
Мы в HRlink уверены, что тенденция будет только набирать обороты и достигнет пика в 2025 году. Сформулируем конкретные преимущества КЭДО и определим, какие документы сегодня можно подписывать в электронном виде, а какие еще требуют бумажного оригинала.

Что такое КЭДО и чем его основные преимущества

КЭДО — удобное решение для бизнеса, которое помогает оптимизировать сразу несколько процессов и существенно ускоряет работу с сотрудниками.

снижаются курьерские затраты;
экономия средств на КДП;
возможность за один день оформить любого, даже удаленного сотрудника;
ошибки при оформлении не влияют на затраты компании (не нужно снова распечатывать исправленную версию и пересылать сотруднику на подпись);
сокращается время, потраченное на найм и оформление сотрудника;
высокий уровень безопасности персональных данных — нет риска, что бумажный носитель попадет не в те руки.

Что входит в кадровый документооборот

Каждая компания, в которой есть наемные работники, должна вести кадровые документы. Единого регламента по тому, какие именно — нет. Но есть обязательный список документов, вести который обязан каждый работодатель. Их могут проверить, при необходимости, контролирующие органы: ФНС, Социальный фонд России, Роскомнадзор, трудовая инспекция.

трудовые договоры;
личные карточки сотрудников
трудовые книжки работников;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
штатное расписание;
графики отпусков;
положение о персональных данных;
согласия сотрудников на обработку персональных данных;
табель учета рабочего времени;
различные приказы.

Подписывайтесь на телеграм канал HRLink

Какие из них можно, а какие нельзя подписывать через КЭДО

Большинство документов из списка выше можно подписывать при помощи электронной подписи в системе HRlink. Каждый из этих документов можно подписывать ЭП разного уровня, более того, работник и работодатель могут, каждый со своей стороны, использовать разные типы ЭП.

Документ;Тип подписи сотрудника;Тип подписи работодателя

Трудовой договор;УКЭП, УНЭП;УКЭП Личная карточка сотрудника;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Электронная трудовая книжка (переводится в цифровой формат только с согласия сотрудника);УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Правила внутреннего трудового распорядка;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Положение об оплате труда;УКЭП, УНЭП;УКЭП Расчетный лист и документ, утверждающий его формы;УКЭП, УНЭП;УКЭП Штатное расписание;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Графики отпусков;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Согласие сотрудников на обработку персональных данных;УКЭП, УНЭП;УКЭП Табель учета рабочего времени;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП Положение о персональных данных;УКЭП, УНЭП;УКЭП

Перечень документов на сегодня, которые нельзя подписывать короткий:

приказ об увольнении;
журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
акт о несчастном случае на производстве;

Подписаться на рассылку новостей HRlink
Что изменится в ближайшее время

Список документов, которые нельзя подписывать в КЭДО ,в скором времени может сократиться. В декабре 2022 года в Госдуму был внесен законопроект, который предлагает разрешить заверять электронной подписью. журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Из ч. 3 ст 22 ТК РФ планируется убрать ограничение на работу через КЭДО с документами, подтверждающими, что сотрудник прошел инструктаж, однако общий порядок оформления документов о проведении инструктажа по охране труда не изменится.

Нельзя с уверенностью сказать, что в скором времени абсолютно все документы можно будет вести в цифровом формате, полностью исключив бумажные оригиналы. Однако рынок уверенно движется в этом направлении.

Какие документы не подлежат переносу в ЭДО

ЭДО снижает затраты на оргтехнику и расходники, помогает оптимизировать бизнес-процессы. Поэтому бумажный документооборот постепенно уступает место электронному. Тем не менее некоторые документы все еще оформляют на бумаге. В статье расскажем, какие документы нельзя перевести в ЭДО.

В этой статье:

Юридическая значимость электронных документов
Кадровые документы, не подлежащие переносу в ЭДО
Почему нельзя отказаться от бумажного архива

Переходите на ЭДО ― экономьте на покупке бумаги и доставке

Юридическая значимость электронных документов

Документ, подписанный электронной подписью (ЭП), имеет юридическую значимость. Об этом говорит Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Технология ЭП позволяет определить лицо, подписавшее документ, и гарантирует, что его не редактировали после подписания. Поэтому у документов с ЭП такой же правовой статус, как у подписанных собственноручно бумажных. Это оригиналы, которые принимают и налоговая, и суд.

Для ЭДО используют квалифицированную (КЭП) или неквалифицированную (НЭП) электронную подпись. КЭП по умолчанию обладает юридической силой, потому что это самый защищенный вид подписи. Именно она используется в Контур.Диадоке. Чтобы вести юридически значимый документооборот с НЭП, придется дополнительно заключить соглашение с контрагентом.

Выдают только аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры (УЦ)
Подходит для ЭДО с государственными органами
Можно подписывать формализованные документы: счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), их корректировки

Выдает любой удостоверяющий центр
Подходит для корпоративного ЭДО. ЭДО с контрагентами ― если подписано соглашение
Можно обмениваться с партнерами неформализованными документами

Когда у компании есть КЭП или НЭП и соглашение с контрагентами, законно оформлять документы электронно и не печатать их.

Переносу в электронный документооборот не подлежат документы, которые закон прямо предписывает составлять исключительно на бумаге, ст. 6. Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Например, переводной и простой вексель всегда составляют на бумаге, это обозначено в Федеральном законе от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе».

Более того, некоторые государственные органы требуют представлять отчетность именно в электронном виде. Например, ФНС принимает только электронные расчеты по страховым взносам от компаний, где больше 10 сотрудников. Участники национальной системы прослеживаемости тоже обязаны оформлять куплю-продажу товара, направлять отчеты в ФНС и уведомления в налоговую в электронном виде.

Электронный документооборот не запрещено совмещать с бумажным. Например, если часть контрагентов пока не готова подключиться к ЭДО. Документы придется составлять на бумаге, если такое требование зафиксировано в договоре с контрагентом.

Диадок предоставляет готовые шаблоны, чтобы рассказать каждому контрагенту о переходе на ЭДО

Кадровые документы, не подлежащие переносу в ЭДО

С ноября 2021 года работодателям разрешено вести кадровый документооборот в системах ЭДО. Закон делает исключение только для:

приказов об увольнении;
актов о несчастном случае на производстве;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Список кадровых документов, которые не подлежат переносу в ЭДО, закреплен в статье 22.1 ТК РФ. Все остальные заявления, приказы и распоряжения, касающиеся сферы трудовых отношений, разрешено создать и подписывать в электронном виде.

ЭДО снижает расходы и освобождает сотрудников отдела кадров от рутинных задач. Они не тратят время на сбор подписей и работают еще быстрее, если настроить интеграцию с привычной учетной системой. Сервис Контур.КЭДО для кадрового документооборота дает такую возможность.

Почему нельзя отказаться от бумажного архива

Если компания перешла на ЭДО, ей все равно придется хранить бумажный архив за прошлые годы. Первичные бухгалтерские документы ― 5 лет, кадровые ― до 75 лет. Эти сроки закреплены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения».

Бумажные документы можно сканировать, но тогда их цифровая версия не будет юридически значимой. Она считается копией, а оригиналом ― первый экземпляр, созданный на бумаге. Именно его представляют при проверке контролирующим органам. Если оригинала не будет, организация рискует получить штраф.

В будущем эта проблема может быть решена законопроектом № 1173189-7, который предусматривает изменения в 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Тогда компании смогут оцифровать архив и не тратить больше средства на его содержание.

Электронный архив экономичнее физического: не требуются специальное помещение, папки, стеллажи и ответственный сотрудник. За сохранность отвечает оператор ЭДО, который копирует файл на разные серверы. Надежность системы подтверждается независимым аудитом.

Электронный архив надежнее бумажного. Оператор ЭДО хранит копии на нескольких серверах

Какие документы нельзя подписывать в кэдо