Накладная или УПД
Плательщики НДС применяют универсальный передаточный документ вместо товарной накладной с целью сокращения количества бухгалтерских бумаг и упрощения оформления хозяйственных операций. Использование УПД рекомендовано ФНС России (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Документ должен содержать все необходимые реквизиты «первички», установленные законом «О бухгалтерском учете». Форма документа утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.
Назначение УПД
Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, объединенный с первичным документом. На его основании можно принимать НДС к вычету. УПД отвечает всем требованиям законодательства к первичной документации, поэтому покупатель имеет право признать расходы на его основании.
Кроме счета-фактуры УПД может заменить собой ряд передаточных документов:
- накладную ТОРГ-12;
- акт выполненных работ (услуг);
- акт приема-передачи ОС;
- накладную на отпуск материалов на сторону.
Использовать универсальную форму могут все организации и индивидуальные предприниматели (даже те, которые не платят НДС). Нумерация УПД осуществляется в единой хронологии со счетами-фактурами.
Когда УПД заменяет накладную?
Заменить накладную УПД можно в следующих случаях:
- при отгрузке товаров (в том числе – на экспорт);
- при передаче имущественных прав;
- при передаче результатов выполненных работ или оказанных услуг (оформляя универсальный передаточный документ на услуги, рекомендуется приложить подробный отчет по ним).
Иногда возникают ситуации, когда по одному договору вперемешку оформлены УПД и накладные. Переживать по этому поводу не стоит, так как на учет НДС и расходов это никак не повлияет. Но во избежание хаоса в документообороте необходимо закрепит такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договорах с контрагентами. Тогда у представителей ФНС не будет оснований предъявлять претензии в отношении того, почему в рамках одного договора оформлены разные первичные документы.
Когда использовать УПД вместо накладной нельзя?
- При получении аванса.
- При начислении НДС с полученного аванса.
- Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
- Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
- При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
- При исправлении ошибок в документах.
Что лучше – накладная или УПД?
Использование в организации универсальных передаточных документов имеет ряд преимуществ:
- упрощение документооборота;
- сокращение архива бухгалтерских бумаг;
- оформление документов в едином стиле;
- сокращение ошибок при составлении документов;
- экономия времени на подготовку документов, снижение расходов на бумагу.
УПД очень удобен в использовании, так как при оформлении различных операций он заполняется по единому образцу. Ответственным лицам не придется думать над тем, как надо заполнять накладную по форме ТОРГ-12 или М-15. Образец заполнения УПД на услуги можно взять за основу.
Можно сделать выводы о том, что применение УПД более выгодно по сравнению с использованием обычных накладных. Необходимость УПД назревала давно, и за ним будущее. Но иногда все же возникают ситуации, когда без оформления счетов-фактур не обойтись.
Обязательные реквизиты
Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. 5-6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Наряду с реквизитами счета-фактуры, обязательными реквизитами УПД являются:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование юридического или физического лица;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- величина натурального или денежного измерения;
- должность ответственного лица, совершившего сделку;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Предприниматели имеют право добавлять дополнительные реквизиты в УПД так же, как в счет-фактуру. Ранее специалисты ФНС заявляли о том, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от «первички», но сейчас налоговая не запрещает добавлять информацию внутри нее (основание – письмо ФНС от 17.08.2016 г. № СД-4-3/15094).
У лиц, ответственных за оформление документа, может возникнуть вопрос: обязательно ли заполнять код товара в УПД? Данную графу заполняют, если организация или ИП осуществляли отгрузку товаров в страны-члены ЕАЭС. При отсутствии необходимых сведений в графе ставится прочерк.
Как же заполнить код товара, работ, услуг в УПД? Код товара указывается в соответствии с внешнеэкономической Единой товарной номенклатурой ЕАЭС (ТНВЭД).
Статус УПД
При заполнении бланка в левой верхней части надо выбрать один из двух статусов. Именно статус документа определяет перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в нем.
Универсальный передаточный документ со статусом «1» должен содержать все реквизиты первичного документа и счета-фактуры. В данном случае УПД будет выполнять функцию двух документов одновременно. Данный статус указывают, если в документе будет отражен факт хозяйственной деятельности, как в целях бухучета, так и для обложения НДС и налогом на прибыль.
УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ и содержит показатели товарной накладной (акта). Функцию счета-фактуры он не выполняет, поэтому его надо выписывать отдельно. В форме со статусом «2» заполняют только те реквизиты, которые должен содержать передаточный акт, который она заменяет. Часть полей можно оставить пустыми.
Использование УПД при оказании услуг
Можно ли выставлять УПД на услуги? Да, на практике это встречается часто. Иногда даже возникают ситуации, когда универсальный передаточный документ выставляют на поставку товара, сопровождающуюся оказанием услуг. Сотрудники ФНС обращают внимание предпринимателей на такие моменты (письмо ФНС РФ от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910):
- к моменту передачи товара и оформления универсальной формы услуга должна быть оказана и потреблена заказчиком;
- УПД подписывают лица, уполномоченные на подписание как счетов-фактур, так и «первички».
УПД на услуги оформляется в двух вариантах:
- как счет-фактура и «первичка» (указывается статус «1»);
- только как первичный документ (указывается статус «2»).
В первом случае строки 1-7 и графы 1-11 следует заполнять как в обычном счете-фактуре (в том числе и графу «Код товара» в УПД). Для заполнения строк № 2 и № 6 предусмотрены некоторые особенности в зависимости от содержания сделки. Если были оказаны «простые» услуги — в этих строках указывают исполнителя и заказчика. Если же оказывались услуги по транспортной экспедиции — тогда в соответствующих полях указывают экспедитора и клиента, при оказании услуг по агентскому договору сторонами выступают агент и принципал.
Если УПД заменяет собой только накладную (или акт) — часть полей можно оставить пустыми. Обязательному заполнению подлежат:
- графа 1;
- графа 2, 2а;
- графа 3;
- графа 9;
- строки 1, 1а;
- строки 2 и 6;
- строка 7.
В дополнение к УПД в этом случае составляют счет-фактуру. Пример заполнения УПД вы найдете здесь.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
В чем отличие УПД от товарной накладной?
Подскажите, в чем отличие УПД от Товарной накладной?
Мы всегда делали Товарные накладные, а наши коллеги выставляют всегда УПД, есть ли разница?
14 У меня такой же вопрос
г. Симферополь 43 152 балла
Цитата (Екатерина21100): в чем отличие УПД от Товарной накладной?
Добрый день! УПД -Универсальный Передаточный Документ.Он один в себе несет функции и товарной накладной, и счета-фактуры, и данных о транспортировке.
Товарная накладная-это только товарная накладная.
Более подробно тут:
https://www.buhonline.ru/pub/comments/2013/10/7988
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
г. Ростов-на-Дону 557 356 баллов
Добрый день!
Цитата (Екатерина21100): Добрый день!
Подскажите, в чем отличие УПД от Товарной накладной?
Мы всегда делали Товарные накладные, а наши коллеги выставляют всегда УПД, есть ли разница?
Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. п.5,6 ст. 169 НК РФ( С/Ф) и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ (Торг 12). Два документа в одном, в этом его универсальность.
Цитата (Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной): Сфера и порядок применения УПД
Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).
УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.
Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.
Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963. О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664.
Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.
Про акты, накладные и УПД для новичков
Чем отличается акт от накладной? По какой форме их составлять? В каком документе можно провести одновременно и товар, и услугу? Можно ли выдавать накладные физлицам? На все эти и другие вопросы про акт, накладную и УПД отвечает Эльба.
Акт и накладная — это документы, которые подтверждают, что вы выполнили то, что обещали по договору. В случае с услугами — оказали их. В случае с товарами — выдали покупателю. Эти документы еще называют закрывающими, потому что они как бы закрывают сделку.
Чем они отличаются друг от друга? Всё просто. Акт подтверждает факт оказания услуги, а накладная — факт отгрузки товара.
Например, вы отгрузили арахисовую пасту клиенту. В идеале в момент отгрузки клиент должен подписать накладную в двух экземплярах: один для вас, другой для себя. Этим действием он документально подтвердит, что принял ваш товар и что не имеет к нему никаких претензий.
С услугами схема такая же: акт подтверждает, что услуга или работа выполнена качественно, в полном объеме и претензий у заказчика нет. После его подписания клиент не может требовать от вас доработки. Ну а если что-то пошло не так, то ваш клиент вполне может не подписать акт. Или подписать, но прямо в нем перечислить обнаруженные недостатки, что в будущем может повлиять на стоимость.
Акт более простой документ, чем накладная, и всё дело в его форме.
Формы накладной и акта
У накладной, в отличие от акта, есть установленная форма, она называется ТОРГ-12. Можно, конечно, разработать и свою форму накладной, но для контрагентов она будет непривычной, поэтому лучше пользоваться ТОРГ-12. В ней много полей, аббревиатур и строчек, но Эльба, к примеру, по большей части всё это заполняет автоматически.
Выставляйте счета, акты, накладные, договоры и другие документы по шаблонам Эльбы
А вот у акта чёткой формы нет, есть лишь обязательные реквизиты и вы их можете организовать по-своему. В Эльбе, например, акт выглядит так:
Что делать, если одновременно с отгрузкой товара вы оказываете услуги?
Самое частый пример: вы отгружаете и доставляете товар. Нужно ли для этого оформлять и акт, и накладную?
По-хорошему, да. Потому что неправильно включать услугу в накладную или товар в акт. Но есть еще один интересный документ —универсальный передаточный документ (УПД). Изначально он предназначен для того, чтобы объединить акт/накладную со счетом-фактурой, но УПД можно выставить и без счета-фактуры, это не запрещено. И тогда от него остается симбиоз акта и накладной, то есть это как раз тот документ, по которому можно провести и товары, и услугу.
Нужно ли выдавать накладные физлицам?
Нет, не нужно, с функцией накладной отлично справляется кассовый чек. Если же физлицо по какой-то причине просит у вас накладную, вы можете пойти ему навстречу. Этим вы точно ничего не нарушите.
Бизнес, учет и отчетность для предпринимателей и ООО на УСН или патенте без участия бухгалтера
Отличие УПД от товарной накладной
Подборка наиболее важных документов по запросу Отличие УПД от товарной накладной (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Товарная накладная:
- Адрес грузополучателя в торг-12
- Адрес доставки в торг 12
- Акт торг-12
- Бланк накладной на возврат товара
- Грузоотправитель в торг-12
- Показать все
- Товарная накладная:
- Адрес грузополучателя в торг-12
- Адрес доставки в торг 12
- Акт торг-12
- Бланк накладной на возврат товара
- Грузоотправитель в торг-12
- Показать все
- Универсальный передаточный документ:
- Заменяет ли УПД акт выполненных работ
- Исправительный УПД
- Какие документы заменяет УПД
- Код товара работ услуг
- Образец заполнения УПД со статусом 2
- Показать все
Судебная практика
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Можно ли оформить счет-фактуру и товарную накладную одним документом
(КонсультантПлюс, 2023) УПД можно использовать вместо товарной накладной. Например, с его помощью оформляют операции по отгрузке ТМЦ по договорам поставки, комиссионным, агентским договорам. Если УПД используется только в качестве товарной накладной, в нем указывают статус «2». В таком случае в УПД необходимо заполнить только обязательные реквизиты первичного учетного документа (Приложение N 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Показатели, установленные для счетов-фактур (например, «К платежно-расчетному документу. «, «Налоговая ставка», «Страна происхождения товара», «Регистрационный номер таможенной декларации»), не заполняются.
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2023
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон «О полиции» N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2023 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей
Контактная информация
117292 , Москва , ул. Кржижановского, 6 (центральный офис)