Как проводится инвентаризация на складе

Инвентаризация товаров на складе — пошаговая инструкция

Инвентаризация подразумевает подсчет остатков продукции и сравнение результатов с цифрами из учетной системы. Методические указания по инвентаризации установлены Приказом Минфина РФ №49. Мы расскажем, как выполнить инвентаризацию и как свести остатки: списать недостачу и оприходовать неучтенную продукцию.

Валерия

Как выбрать терминал сбора данных для вашего магазина?

Проконсультируем и сделаем выгодное предложение по ценам производителя!

Когда нужно проводить инвентаризацию

В некоторых ситуациях проводить инвентаризации обязательно по закону. Полный перечень таких случаев установлен Приказом Минфина России № 34н.

Руководство компании обязано провести инвентаризацию, если:

1. продукция передается другому владельцу (как пример, при продаже бизнеса);
2. происходит преобразование муниципальной или государственной организации;
3. ликвидация или реорганизация частного предприятия;
4. при подготовке годового отчета предыдущая инвентаризация проведена раньше 1 октября отчетного года;
5. произошла чрезвычайная ситуация, включая стихийное бедствие, которой предшествовали экстремальные условия работы.

В перечисленных ситуациях инвентаризация становится обязанностью руководства компании. По собственной инициативе проводить сверку можно с любой частотой. Сроки и порядок выполнения процедуры устанавливает руководства бизнеса. Но внутренний регламент предприятия не должен противоречить упомянутым Приказам Минфина РФ.

Оборудование для инвентаризации

Удобнее всего работать на ТСД — терминале сбора данных. Это мини компьютер со встроенным сканером штрих-кода. В некоторых моделях установлен считыватель радиочастотных меток RFID. Для работы с документами используются кнопки и сенсорный экран. Устройство работает от аккумулятора и подключается к базе по беспроводному соединению.

Терминалы сбора данных подразделяются на 3 класса:

1. Начальный класс. Степень защиты: IP54 – IP64. Терминал подходит для работы в теплом и сухом помещении.
2. Промышленный класс. Степень защиты: не менее IP64. Устройство можно использовать в сложных условиях. Например, под дождем на открытой площадке или на пыльном складе.
3. Сверхзащищенный класс. Степень защиты: IP67 – IP68. С терминалами можно работать во влажных и сильно запыленных помещениях. Приборы выдерживают перепады температур от −30 до + 70 °С.

Набор интерфейсов для подключения к ПК зависит от модели ТСД. В стандартную комплектацию входят порт USB, модули Wi-Fi и Bluetooth. В некоторых терминалах есть RS-232 слот, поддержка GPS и ГЛОНАСС. Наличие слота для SIM-карты позволяет использовать мобильный интернет 2G — 5G.

Лучшими считаются ТСД с двумерным сканером, набором беспроводных интерфейсов и большой емкостью аккумулятора. Двумерный сканер может распознавать не только линейные штрих-коды, но и акцизные марки для ЕГАИС, и штрих-коды Data Matrix для маркировки «Честный ЗНАК».

Во время работы прибор должен поддерживать стабильную связь с ПК по беспроводному каналу. Широкий набор интерфейсов позволяет выбрать вариант подключения, подходящий для вашего склада или торгового зала. Большой объем памяти служит страховкой на случай потери сигнала. При потере соединения данные сохраняются в памяти и передается на ПК при восстановлении сигнала.

Регламент проведения инвентаризации

Выполнять инвентаризацию на складе или в магазине требуется по определенному регламенту. Порядок действий руководства компании и бухгалтерского отдела должен быть следующим:

1. Создание инвентаризационной комиссии. Руководитель компании назначает ответственных лиц, которые должны контролировать процесс.
2. Издание Приказа на проведение инвентаризации по форме ИНВ-22*. Текст Приказа должен содержать причину инвентаризации, срок проведения, ФИО членов комиссии. Информация о Приказе должна быть зафиксирована в Журнале учета контрольных проверок. Вести этот журнал нужно по форме ИНВ-22*.
3. Проверка остатков в товароучетной системе. Один из участников комиссии должен изучить приходную и расходную документацию, отчеты о движении товара. Каждый из документов следует подписать: «До инвентаризации на…(дату)». На основе данных из товароучетной программы будет проводиться списание остатков и оприходование излишков.
4. Выполнение инвентаризации. Сотрудники склада или магазина должны подсчитать остатки товаров по факту и подготовить отчеты. ТСД позволяет работать с учетными документами и быстро оформлять оприходование и списание. Идентификация товаров выполняется по штрих-кодам.
5. Заполнение описей и актов о результатах. Документы составляются по формам ИНВ 3-6. Допускается ведение отчетности в электронном или в бумажном виде.
6. Составление ведомости учета результатов. Ведомость заполняется по форме ИНВ-26*.

Если проверка показала недостачу продукции, необходимо оформить списание в товароучетной системе и выровнять остатки. Найденные излишки следует оприходовать, чтобы поставить их на баланс предприятия.

Упомянутые формы первичных документов в 2022 году не обязательно использовать. Мы привели их как пример удобного заполнения документации. Руководители компаний могут разрабатывать и собственные шаблоны для ведения отчетности. Но выбранные шаблоны должны быть понятными и информативными.

Как провести инвентаризацию на ТСД

Программные решения для ТСД помогают автоматизировать учет продукции на складе и в торговом зале. Автоматизация ускоряет процесс в несколько раз и повышает результативность работы. Она позволяет избежать ошибок, связанных с невнимательностью операторов.

ТСД с программными продуктами DataMobile подходит для автоматизации любых операций, в том числе приемки поступлений, сбора заказов по листам, отгрузки оптовых партий. Специальное ПО быстро интегрируется в товароучетную систему. Взаимодействие со всеми конфигурациями софта 1С происходит без установки промежуточных библиотек.

У программных решений DataMobile простой интерфейс. Владелец ТСД может настроить рабочие параметры, чтобы адаптировать его функционал под свою компанию. Настройка легко проводится своими руками, без привлечения программистов 1С.

Софт DataMobile совместим с ТСД на Android, в том числе со всеми терминалами от MERTECH. В число функций входит интеграция с принтером этикеток. Это дает возможность печатать этикетки в торговом зале или на складе и быстро проводить переоценку продукции.

Пошаговая инструкция по инвентаризации

Рассмотрим, как проходит инвентаризация с помощью ТСД с софтом DataMobile и товароучетной системой «1С:Управление торговлей 11». На выбор доступно две схемы работы. Сотрудники могут сканировать штрих-коды с товаров и сразу сверяться с цифрами из отчетности. Во втором случае персонал сначала сканирует все штрих-коды, а затем выгружает данные в 1С и проводит сверку.

Пошаговый алгоритм действий:

1. Работник авторизуется в своем аккаунте в ПО DataMobile.
2. Оператор открывает раздел «Инвентаризация» и в нем создает новый файл.
3. Сотрудник считывает штрих-код с товара. На экране ТСД появляется название продукции. Работник вводит фактическое количество остатков.
4. Работник может активировать режим поштучного ввода. Функция доступна в настройках. После активации режима нужно будет сканировать штрих-коды со всех упаковок товаров. Программа автоматически определит количество товаров каждого типа.
5. Оператор ТСД загружает документ в товароучетную систему. В файле будет автоматически указана дата и время старта и окончания работы. Для выгрузки файла нужно активировать функции «Заблокировать документ», а затем «Внести в базу».
6. В столбце с учетными данными отобразится количество товаров на балансе. В системе требуется установить статус «Внесение результатов». Далее нажать на кнопку «Провести и закрыть». Если при сверке будут выявлены расхождения, они будут показаны в отдельном столбце.

Для учета алкоголя и маркированных товаров потребуется установить дополнительный модуль Маркировка. Чтобы вести учет алкогольной продукции на оптовых складах, нужен модуль ЕГАИС ОПТ. Для работы с радиочастотными метками на товарах требуется модуль RFID.

Как оформить оприходование продукции

Если сверка показана наличие излишков на складе или в магазине, их нужно поставить на баланс в 1С. Пошаговая инструкция, как провести оприходование продукции:

1. Открыть страницу с созданными инвентаризациями.
   
2. Указать документ из списка. Выбрать кнопку «Создать на основании» и открыть ссылку на «Оприходование товаров».
   
3. На экране появится форма с данными о найденных излишках. Оприходование продукции следует проводить по рыночной цене. Если стоимость товара в базе данных была указана неправильно, сначала нужно исправить цифры. После выбора цены необходимо нажать на кнопки «Записать» и «Провести».
   
4. Чтобы просмотреть бухгалтерские отчеты, следует нажать кнопку «ДтКт». Откроется новое окно с последними проводками. Проводки по оприходованию помечаются как Дт 41 и Кт 91. В документе указывается цена партии и число обнаруженных излишков.
   
5. Нажать кнопку «Записать и закрыть», чтобы сохранить итоги.
   

Оприходование продукции будет отражаться в отчетности за тот месяц, когда проводилась сверка остатков, и за отчетный год.

Как оформить списание товаров

Если при сверке обнаружена недостача, испорченные или пропавшие товары потребуется снять с учета. Списание позволяет уравнять количество остатков в базе данных и по факту.

Списание продукции в 1С происходит в 4 этапа. Чтобы уравнять остатки, понадобится:

1. Открыть раздел с созданными инвентаризациями. Найти и открыть последний документ.
2. Нажать кнопку «Создать на основании» и открыть ссылку «Списание товаров».
3. Проверить указанные цифры в форме для списания. Необходимо убедиться, что название товара, количество остатков по факту, цена товара и стоимость партии указаны правильно.
4. После проверки формы списания нужно нажать кнопку «Записать», а затем «Провести».

Бухгалтерские документы после списания или оприходования продукции можно посмотреть, если нажать кнопку «ДтКт».

Выводы

Инвентаризация позволяет узнать реальное число товаров на складе или в торговом зале. После выполнения процедуры необходимо провести сверку остатков: принять излишки на баланс и списать утерянные или испорченные товары. Чтобы инвентаризация проходила быстро и была точной, мы советуем использовать ТСД MERTECH с программным обеспечением DataMobile.

Инвентаризация склада и процедура инвентаризации товаров на складе, учет остатков на складе

Инвентаризация склада и учета остатков на складе отображают «здоровье» компании в целом. Склад предназначен для хранения товаров и выполнения складских операций, и, в случае неэффективной организации процессов, компания терпит значительные убытки. В нашем проектном опыте встречались компании, в которых уровень убытков из-за неэффективности складских процессов составлял 15-20%. Согласитесь, это хорошая прибавка к прибыли компании, если выстроить процессы управления складом грамотно.

Проведение инвентаризации склада

Проведение инвентаризации склада позволяет получить точные данные об излишках и недостаче товаров. Проведение инвентаризации товаров возможно несколькими способами: выборочная/полная (общескладская) инвентаризация, плановая/внеплановая инвентаризация продукции склада.

Процедура инвентаризации на складе

Алгоритм проведения общескладской инвентаризации:

• Перед тем как делать инвентаризацию на складе, необходимо назначить инвентаризационную комиссию.
• Приостановка отгрузки и приемки товаров.
• Подготовка инвентаризационных ведомостей с данным о товарах (наименование, артикул, количество, адрес хранения).
• Сверка действительного наличия товара и наличия по ведомости.
• При выявлении несоответствия или брака – выставление паллеты для пересчета товара.

Частичную инвентаризацию можно проводить при выявлении несоответствия учетных данных, без остановки складских процессов.

Алгоритм проведения частичной инвентаризации:

• Подготовка ведомости с адресами товаров.
• Проверка фактического наличия товаров по адресам.
• Данные сверяются с учетной системой.
• Сверка с данными учетной системы.

Учет остатков на складе желательно проводить, соблюдая сроки годности, условия хранения, качество товаров, а также проводить контрольные замеры и взвешивания.

Основные эффекты внедрения WMS на складе компании «МОБІЖЖУК» — инвентаризация склада без остановки складских операций, обработка результатов проверки в автоматическом режиме. Подробнее о том как повысилась эффективность склада на 30% читайте в разделе новости на сайте ABM Cloud.

Как проводить инвентаризацию товаров на складе: вручную или автоматизировано?

Ручная инвентаризация склада – это долгий и утомительный процесс, требующий остановки склада. Также немалую роль играет человеческий фактор – малейшая невнимательность и результаты оказываются под сомнением.

Автоматизированная инвентаризация товаров на складе – происходит с помощью терминала сбора данных (ТСД), быстро и безошибочно, при этом не требует остановки работы склада. П рограмма для инвентаризации склада на 99,9% снижает искажение данных и возможность их подделать.

Таблица сравнения ручной инвентаризации склада и автоматизированного учета остатков на складе:

2. Документальный: все действия должны оформляться.

3. Остановка всех процессов склада.

4. Кадровый: персонал склада отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей.

2. Данные собираются и подсчитываются при помощи ТСД.

3. Из ТСД данные автоматически загружаются в учётную систему.

Факторы эффективной автоматизированной инвентаризации продукции склада

Автоматизированная инвентаризация продукции склада требует финансовых и кадровых инвестиций, для окупаемости расходов необходимо предусмотреть некоторые нюансы:

1. Выбрать при помощи какого способа маркировать товар (штрихкод, RFID метка).
2. Выбрать терминал сбора данных (ТСД).
3. Организовать рациональную систему адресов хранения товаров на складе (динамическая, статическая).
4. Контролировать загрузку персонала склада, вести биллинг ресурсов.

Результаты автоматизации процесса инвентаризации склада

• Существенный рост скорости работы персонала.
• Сокращение в 2 раза времени обработки заявки.
• Быстрая аналитика по складу и возможность оперативно реагировать на проблемные ситуации.

Автоматизация склада с помощью ABM WMS

Готовы наладить автоматизированный процесс инвентаризации на Вашем складе без остановки его работы!

Запросить презентацию ABM WMS Вы можете по телефону: +7 (495) 204-15-09 +7 (727) 311-03-51 +380 (44) 379-00-33 +372 884-00-64 , электронной почте sales@abmcloud.com или заполнив форму:

Инвентаризация склада порядок и правила проведения

Товары, находящиеся на складе, периодически подлежат инвентаризации – данная процедура проводится для подтверждения данных о наличии и фактическом состоянии объектов, имеющих материальную ценность. Инвентаризации на складе крайне важна, так как её проведение позволяет выявлять излишки или недостачи, если таковые имеются.

В какой период обязательно прохождение инвентаризаций

Проверка может быть двух видов: плановая и внеплановая. Плановую проверку проводят по графику, который составляется и утверждается задолго до инвентаризации. Внеплановую проверку назначают и проводят уполномоченные органы, если на то есть основания.

В статье Федерального Закона № 492 перечислены ситуации, которые являются основанием для начала внеплановых инвентаризаций на складе:

• В компании сменяются руководители или она вовсе продаётся другому лицу;
• Проводится увольнение более чем половины сотрудников;
• Компанию переводят в другую форму собственности;
• Было выявлено хищение или установлен факт порчи собственности;
• Уничтожение или повреждение запасов по причине произошедшей чрезвычайной ситуации.

К чрезвычайным относятся ситуации, связанные с непредвиденными обстоятельствами природного характера, нанёсшими урон компании, обычно это пожары, землетрясения, ураганы и т.д. Далее обсудим, как проходит переучёт имущества на складе, и какими документами сопровождается процесс.

Даты, в которые идет прохождение инвентаризаций

Основная проверка складов, затрагивающая всё имущество, обязательно проводится один раз в год минимум, но если возникнет необходимость, то можно провести не одну ревизию. Обычно проверка проводится в период между первым октября и тридцать первым декабря. Ревизия должна быть окончена до того, как начнёт формироваться годовой отчёт. В случае, если итоговый отчёт будет составлен без учёта инвентаризации, главный бухгалтер и руководитель компании могут быть оштрафованы.

Кто принимает участие в процессе переучёта имущества

Процесс начинается по решению главы организации, а основной целью является получение точных данных о фактическом состоянии объектов. Полученные данные сравниваются с данными прошлых проверок и таким образом можно заметить убытки, возникающие по причинам, не связанным с людьми, это истёкшие сроки годности, арифметические ошибки, внесённые в ранее составленные документы и т.д.

Если в ходе ревизии обнаруживается факт кражи, к работе приступают сотрудники сторонних служб. Обычно это аудиторы, сотрудники полиции и налоговой. Все перечисленные люди входят в состав комиссии.

Из кого составляют комиссию

Начинать и проводить ревизию можно только в присутствии сотрудника, несущего ответственность за хранения проверяемых объектов, но в состав комиссии этот человек не выходит. Все члены комиссии утверждаются главой компании, на небольшом предприятии комиссия составляется из трёх человек, в более крупных организациях число членов комиссии должно составлять не менее шести лиц.

Наиболее эффективной будет комиссия, состоящая из следующих лиц:

• Главный бухгалтер или его заместитель;
• Глава компании или его заместитель;
• Глава подразделения;
• Специалист из отдела логистики;
• Сотрудник из службы охраны.

Глава компании самостоятельно утверждает сотрудников, которые войдут в состав комиссии. Целью проведения инвентаризации является максимально эффективный и точный подсчёт. На место выполнения подсчёта обязательно должны быть привезены специальные инструменты с помощью, которых и будет осуществляться подсчёт. В случае, если ревизия будет проведена в присутствии меньшего количества людей чем было утверждено, результаты комиссии будут считаться недействительными.

Какие виды инвентаризации существуют

Полная. Проводится для получения достоверных данных о наличии и состоянии имущества на момент инвентаризаций. Также арендованные компанией вещи подлежат проверке.

Частичная — это проверка и подсчёт, какой-либо части объектов. Если при проведении инвентаризации выявляется недостача, масштаб работ расширяется.

Выборная проверка – при таком виде инвентаризаций затрагиваются только определённый вид объектов или материальных ценностей. Список объектов, которые подлежат проверку определяется главой компании.

Работы, проводимые перед инвентаризацией

Перед началом проведения инвентаризации в помещениях, в которых будет проходить основные мероприятия, наводятся порядок. После, необходимо подготовить документы, связанные со всеми финансовыми операциями, они требуются для того, чтобы комиссия смогла нормально функционировать.

Комиссия обязательно должна получить бумаги, составленные по итогам прошлой проверки, в этих бумагах проставляется специальная пометка «До инвентаризации». Эти документы помогают не только ускорить процесс проверки, проводимой в настоящий момент, но и позволяют быстро обнаружить расхождения в данных.

Лицо, несущее материальную ответственность, передаёт членам комиссии документы, которые необходимо подписать. К каждой описи прилагается документ с информацией о списанных товарах. Все списания должны быть заверены.

В каком порядке проходит процесс инвентаризации

По регламенту проведения инвентаризации первым делом подготавливают сличительные ведомости.

Информация в нее будет вносится на протяжении всего времени осуществления ревизии. По правилам данные заносятся в единый реестр. А по завершению всех процессов на основе его данных формируется заключение.

Те объекты, что помещены на хранение в склад на время, вносятся в отдельную ведомость. Любые несовпадения данных фиксируются, особое внимание уделяется отсутствию объектов. Несущее материальную ответственность лицо обязано присутствовать при оформлении расхождения данных. Если ситуация неоднозначна, проверка данных проводится повторно.

Процесс исполнения инвентаризации продуктового склада поэтапно

Оформление приказа о начале проверки.

Составление приказа можно считать началом процесса переучёта. Составить приказ можно в свободной форме, а можно воспользоваться бланком (ИНВ-22). Основной информацией, которая должна быть внесена в документ являются сроки проведения, имена членов комиссии и перечень проверяемых объектов.

После того как документы готовы и приказ вышел начинается основной процесс.

Инвентаризация складских помещений — это процесс, в ходе которого выявляется фактическое состояние и наличие объектов на складах. В составляемые описи вносятся данные о виде, сорте, номере объекта, а также другие его характеристики. Внести данные в опись можно только после пересчёта, примерные данные или подсказанные кем-либо считаются не действительными. Обязательно проходят проверку:

• Переданные объекты, по которым не было проведено оплаты;
• Объекты, имеющие материальную ценность, переданные на хранение в другую компанию;
• Номера и наименования объектов доставляемых;
• Комиссия также исследуют тару, внимание обращается на вид, состояние и цель использования. Если возникает необходимость в получении новой тары, в момент осуществления проверки, новую тару получают в присутствии комиссии, а после вносят данные о её получении в специальные бланки.

Правила проверки могут быть нарушены, в таком случае отпускать товар можно будет только после разрешения главы. Отпущенные вещи вносятся в отдельную ведомость, а выдают их в присутствии членов комиссии. У лица, несущего материальную ответственность, в распоряжении может находится не один склад, в таком случае процедура проводится постепенно. Кода проверка заканчивается дверь помещения пломбируется, и комиссия перемещается на следующее место проведения инвентаризации.

После того как все объекты посчитаны, необходимо оформить результаты.

Шаг 3. Оформление результатов инвентаризации складских помещений

• Опись (ИНВ-3);
• Бумаги о проверке объектов, которые были отгружены (ИНВ-4);
• Сличительная ведомость (ИНВ-19).

Также составляются документы, которые должны подтвердить выявленную недостачу. Если виноватого в получившейся недостаче не обнаружили используют следующие документы:

• ДТ2 КТ1;
• ДТ94 КТ1;
• ДТ91/2 КТ64.

Есть определённый предел недостач, выявление которых относят к издержкам производства. В случаях, когда недостача больше этой нормы, необходимо назначить специальное расследование, целью которого является выявление лиц виновных в несовпадении. Если виновное лицо было найдено, информация фиксируется с помощью:

Если были выявлены излишки их вносят в ДТ1 КТ91. Часто возникают проблемы с тем, как правильно оформлять бумаги с итогами проверки.

Окончание инвентаризации

Когда вся итоговая документация будет готова, начнётся формирование протокола о работе комиссии, а также начнётся анализ расхождений в финансовом эквиваленте. Это делается для того, чтобы выявить присутствуют ли на производстве убытки или экономия. Недостачи могут появляется по многим причинам в основном это: нарушение технологий хранения и транспортировки и хищения. Избыток на предприятии может появится из-за невнимательности, недобросовестности работы или из-за мошеннических действий, проводимых с документами или учётными программами.

Человек, который был виновен в появлении избытков или недостатков на предприятии, облагается материальной ответственностью. Он обязан компенсировать убыток компании возместив требуемую сумму из своей заработной платы. Глава компании имеет право понизить виновного человека в должности, а если общая сумма хищений будет особо крупного размера, то имеет право вовсе уволить из организации, также работать может подать на своего сотрудника заявление в правоохранительные органы.

Как фактические данные сверяются с учётными

Сверять фактические данные товаром можно вручную, с помощью механического взвешивания, а также можно воспользоваться специальным терминалом, который позволяет сканировать штрихкоды и быстро вносить данные в базу.

Выполнять подсчёт вручную максимально выгодно, когда речь идёт о проведении инвентаризации на небольшом объёме работ. А если требуется значительно сократить время, затрачиваемое на прохождение инвентаризаций, больше подходит автоматизированный метод подсчёта.

Чего нельзя делать совместно с инвентаризацией имущества

В момент мероприятий по пересчёту объектов ни в коем случае нельзя смешивать объекты разных категорий и переносить определённые позиции на хранение на другие склады. Также запрещено отпускать запасы и расходуемые материалы, единственное исключение, это ситуация, когда необходимость выдать объект подтверждается руководителем в письменной форме.

Никто не может посещать территорию, на которой идут процессы инвентаризаций без сопровождения членов комиссии, даже если проверка проводится долгое время. Когда рабочий день оканчивается, вход на склад запечатывается, а на пломбе указывается точное время запечатывания.

Масштабную ревизию обязательно проводят перед составлением годового отчёта.

Итоги ревизии обязательно фиксируются, после чего составляется протокол, который позже подписывается главой компании, также на него в обязательном порядке ставится печать компании.

Проведение инвентаризации продовольственного склада является единственным способом подтвердить наличие и целостность объектов, имеющих материальную ценность.

Как можно автоматизировать процесс

Если применить автоматизацию, можно будет избавится от сверки номеров вручную, уже существует специальный механизм способный собирать и сверять номера. Обычно для этого применяют мобильные считыватели. Остатки пересчитывают с помощью терминала сбора данных. Можно выделить следующие преимущества автоматизации:

• Время на проведение работ сокращается не меньше чем в два раза;
• Исключается риск ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Сокращается сумма, выплачиваемая персоналу;
• Нет необходимости останавливать работу складов;
• Автоматизация окупает все траты в течении пары лет;

Снижается риск получения недостоверных или искажённых данных.

Как внедрить автоматизацию, поэтапно:

• Для начала необходимо сформировать базу данных, в которую будут включены данные всех объектов, хранящихся на складе.
• Следует промаркировать все объекты, находящиеся на хранении специальными штрих кодами;
• Далее специальный сканер будет считывать данные с помощью нанесённых штрих-кодов. После чего все данные будут внесены и сохранены.
• После фиксируются совпадения сведений из составленной ранее базы и данных сканера.
• Последним этапом, данные заносятся в электронную систему, и помогают при последующих работах.

Если обнаружится недостача, терминал самостоятельно сообщит об этом.

Классификация складов

Если пользоваться классификацией логистики, то склады можно разделить на четыре группы. Каждой группе присвоена своя буква А,В,С,D. Используют также две подгруппы А+ и В+, которые отличаются от остальных только размерами.

Мероприятия инвентаризаций можно осуществить двумя способами или вручную, или с помощью специальных машин.

Если делать просчёт вручную, расходов будет мало, а вот сил и времени идёт чрезвычайно много. К тому же высок риск ошибок, связанных с человеческим фактором, проблемы могут возникнуть как из-за специально допущенных неточностей, так и по вине простой невнимательности работников.

Если воспользоваться автоматизированным методом выполнения мероприятий по переучёту, можно значительно ускорить процесс, сэкономить силы персонала и избежать множества ошибок и не точностей, получив на выходе более достоверные данные, однако, это может стоить дороже.

Наиболее часто ручную проверку применяют на складах классов С и D, так как они обладают сравнительно небольшими размерами. Материальных ценностей там не очень много и масштаб работ не слишком велик.

Тогда как на крупных складах категории А и В обычно используется автоматизированная проверка по той причине, что масштаб работы может быть действительно огромным.

Инвентаризация товаров на складе: для чего нужна и как проводить без ошибок

Склад — неотъемлемая и важная составляющая инфраструктуры торгового предприятия. Даже если процессы на нем автоматизированы, то все равно нужно регулярно проводить инвентаризацию товаров. Проверка позволяет выявить пересорт и определить реальные остатки продукции.

В статье расскажем, как правильно провести инвентаризацию товаров на складе , сделать это быстро и свести к минимуму количество ошибок из-за действия человеческого фактора.

Автоматизируем инвентаризацию товаров на вашем предприятии! Бесплатная консультация.

Зачем и когда нужна инвентаризация товаров на складе

Основной целью проведения инвентаризации является сверка фактического наличия товаров на складе с учетными данными. Кроме того, она позволяет:

• выявить неучтенные запасы, недостачи и излишки;
• проверить, соблюдаются ли правила хранения товаров;
• определить фактическое состояние продукции (не повреждена ли упаковка, не истек ли срок годности и т. д.) и при необходимости сделать их переоценку;
• установить факты хищения и порчи запасов.

Причины , по которым проводят инвентаризацию товаров на складе , указаны в таблице.

смена заведующего, кладовщика, завхоза;

реорганизация или ликвидация компании;

передача товаров в аренду или их выкуп;

пожар, наводнение, землетрясение и подобные ситуации;

обнаружение хищения или утери некоторых товарных позиций;

сдача годовой отчетности

По желанию руководства с любой периодичностью

сдача смены одного кладовщика другому;

проверка наличия отдельной позиции или товарной группы;

аудит контролирующими (надзорными) органами;

в любых других случаях

Обязательная проверка касается всех товаров на складе — то есть проводится полная инвентаризация . Исключение: смена кладовщика, завхоза. В этом случае в инвентаризационную опись включают только подотчетные конкретному сотруднику товары. Проверка, проводимая по приказу руководителя (собственника), может быть и полной, и частичной.

Какое оборудование нужно для инвентаризации : сканер штрих код ов, принтер и другое

Варианты проведения инвентаризации товаров на складе предприятия : вручную или с использованием средств автоматизации процессов . В первом случае не исключено действие человеческого фактора. Как следствие — неточности, ошибки, допущенные в ходе проверки.

Во втором — инвентаризация проходит быстро, без просчетов. Достаточно отсканировать штрихкоды, и товароучетная система сама посчитает количество товара. Автоматизация требует вложений, но они быстро окупаются. Что для нее нужно:

• Принтер этикеток — устройство, которое необходимо для маркировки товаров. Именно с этого процесса и начинается автоматизация. Принтер этикеток печатает штрихкоды, текстовую и графическую информацию термо- и/или термотрансферным способом. Для товаров, которые часто перемещаются по складу, долго хранятся, лучше использовать термотрансферное оборудование. Этикетки, напечатанные на нем, не выцветают, не стираются и не повреждаются при попадании воды, жира.
• Аппликатор — устройство, которое значительно ускоряет процесс маркировки продукции. Позволяет быстро наносить самоклеящиеся этикетки со штрихкодами на упаковку, тару или сам товар. Для работы на складе подходят ручные и полуавтоматические аппликаторы.
• Сканерштрих кодов — основное оборудование , необходимое для проведения инвентаризации. Он распознает данные, зашифрованные в идентификаторе, передает их в товароучетную систему. По типу считывающего устройства различают светодиодные, лазерные и имиджевые сканеры. Последние распознают любые типы символик (и одномерные, и двумерные), остальные — только 1D-идентификаторы.
• Терминал сбора данных (ТСД) — альтернатива сканеру штрихкодов, обладает более широким набором функций. Устройство распознает линейные и матричные коды и передает данные в «товароучетку», позволяет делать фотографии брака (повреждений) и прикреплять их к карточкам товаров, работает с документами учета. Оператор может прямо на экране ТСД просматривать данные о продукции, вносить сведения в инвентаризационную опись и выполнять другие операции, связанные с проверкой фактического наличия товаров на складе.

Также для автоматизации процессов и ускорения проведения инвентаризации нужно и специальное программное обеспечение, о котором мы подробнее расскажем ниже.

Подберем оборудование для инвентаризации на любой бюджет!

Как правильно провести инвентаризацию товара на складе

Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995* . Опираясь на них, мы составили небольшую инструкцию, которая поможет осуществить проверку:

1. Сбор первичных документов. Материально-ответственное лицо (кладовщик, заведующий, завхоз) предоставляет комиссии расходные и приходные накладные, акты, данные которые не успели внести в товароучетную программу до начала проверки.
2. Проведение инвентаризации . Фактическое наличие товаров проверяется путем взвешивания, пересчета и т. д., но ни в коем случае не со слов кладовщика. При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, иначе процедура считается недействительной. Сверяются данные учета и фактическое наличие товаров. Излишки продукции свидетельствуют об ошибках сотрудников или манипуляциях с первичными документами.
3. Оформление результатов ревизии . Полученные результаты отражаются в описях. Если есть расхождения между учетными и фактическими данными, создается сличительная ведомость. Перечень необходимых документов и их формы содержатся в методических рекомендациях, утвержденных Приказом Минфина № 49 13.06.1995* . Для удобства можно использовать образцы актов инвентаризации товаров на складе . Они есть в свободном доступе — достаточно скачать, распечатать и заполнить.

Важно. Для проведения обязательной инвентаризации на основе приказа руководителя создается специальная комиссия. В состав включают представителя администрации, бухгалтера, начальников подразделений и других ответственных сотрудников. Также членом комиссии может стать независимый аудитор. Кладовщик, заведующий складом или завхоз не является членом комиссии, но обязательно присутствует при проверке.

В ходе инвентаризации могут возникнуть разные спорные ситуации. Самые распространенные и пути их решения:

Ситуация

Что делать

Товары, подотчетные одному и тому же материально-ответственному лицу, хранятся в изолированных друг от друга складских помещениях

Инвентаризацию проводят сначала в одном из помещений. Затем его опечатывают и переходят к следующему. Таким образом выполняется проверка всей подотчетной продукции

Во время инвентаризации на склад поступили товары

Принимают продукцию. Создают отдельную опись товаров, поступивших во время инвентаризации. В нее вносят информацию из первичных документов. На накладных ставят отметку о том, что товар пришел во время проверки, прописывают номер и дату описи

Во время проверки нужно отгрузить продукцию со склада

Изделия отпускают только по разрешению руководителя или бухгалтера и в присутствии комиссии. Создают отдельную опись товаров, отпущенных во время инвентаризации

Продукция хранится на другом предприятии или находится там на переработке

Создают отдельную опись, в которую вносят данные из «первички»

Автоматизация проведения инвентаризации с ПО DataMobile

Программное обеспечение DataMobile предназначено для автоматизации всех складских операций с товарами, в том числе и проведения инвентаризации . Настраивается параметрически — пользователь проставляет галочки напротив актуальных для него функций.

DataMobile разработано специально для ТСД и мобильных устройств на операционной системе Android. Благодаря открытым форматам обмена данными программа совместима с любой товароучетной системой. Это готовое решение для 1С — интеграция проходит без дополнительных баз.

• проведение инвентаризации товаров;
• приемка, отпуск и перемещение продукции;
• сбор заказов по заданию;
• организация адресного хранения;
• идентификация изделий по серийным номерам или штрихкодам;
• работа с групповыми упаковками и упаковочными листами;
• переоценка продукции;
• ведение учета товаров по множественным кодам;
• загрузка в ТСД шаблонов этикеток и их печать на принтере;
• редактирование документов прямо на экране терминала.

Программа DataMobile оптимизирует инвентаризацию товаров. Доступны следующие возможности:

• проверка фактического наличия товаров по штрихкодам, работа с документами прямо на экране ТСД;
• внесение новой продукции с терминала — актуально для формирования описей товарных единиц, прибывших в период проверки;
• работа с серийными номерами, партиями, палетами;
• создание документов по шаблонам — можно быстро оформить «первичку» при отпуске продукции во время инвентаризации.

ПО позволяет работать не только с линейными или матричными идентификаторами, но и с RFID-метками (при установке модуля DataMobile RFID).