Обязательные реквизиты первичных документов
Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.
Оформление первичных документов
Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).
Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):
- кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
- платежные поручения и прочие банковские документы,
- расчетно-платежная ведомость,
- транспортная накладная,
- бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).
Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).
Какие реквизиты первичного документа обязательны
Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
- дата его составления,
- наименование фирмы, которая составила документ,
- содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
- его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
- должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
- подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.
Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).
Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций — в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.
Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.
При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.
Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»
При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Обязательные реквизиты первичных документов
26.07.2019 распечатать Первичные документы важны в вопросах ведения бухучета и в определении объема налоговых обязательств. Бухгалтеру, который оформляет “первички”, необходимо понимать содержание и формы таких документов, а также знать порядок ведения учетных регистров.
Первичные учетные документы
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.
«Первичку» можно составить как бумажном, так и в электронном виде с применением электронной подписи.
Обратите внимание: если первичные учетные документы, подтверждающие данные налогового учета, составлены на иностранном языке, нужно в обязательном порядке перевести их на русский язык (письмо Минфина России от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506).
Перечень первичных учетных документов
А какие документы можно отнести к категории первичных документов? Перечень первичных учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки.
Перечень первичных документов может быть таким.
1. Счет. Унифицированной формы счета на оплату нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму. Счет, кроме общепринятых данных (реквизиты продавца, наименование покупателя, номер, дата выставления) может содержать и другую информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, уведомления о предоплате и т. п.
2. Платежные документы. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, бланк строгой отчетности. Такие документы применяют при безналичных расчетах. Платежкой подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг.
3. Товарная накладная. Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (подтверждает отпуск товаров), а второй передается покупателю (используется им для оприходования полученных ценностей). Данные накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре.
3. Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг). Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.
4. Расчетная ведомость. Используется при решении задач, связанных с сотрудниками фирмы. В таких ведомостях учитываются все обстоятельства по выплате зарплаты. В расчетную ведомость включают не только зарплату, но и все премии, сверхурочные и т.д.
5. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.
Как хранить первичные документы
По общему правилу обработанные «первички», которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке. На самом деле каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера компании, и от видов деятельности, и от способа организации бухучета.
Но особый порядок хранения предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, должны храниться в специальных журналах.
Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному. В налоговом законодательстве сказано, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться в течение 4 лет. А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока фирма уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».
Не следует забывать и о том, что помимо Закона № 402-ФЗ и Налогового кодекса сроки хранения документов регулирует и архивное законодательство. Например, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности компании, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.
Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.
Обратите внимание, если документы по личному составу (например, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан раньше, то его по-прежнему хранят не менее 75 лет(Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).
Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:
- хранить документы на фирме;
- сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).
Эксперт «НА» Е.П. Соколова
Обязательные реквизиты первичных документов
Часто предприятия пpи оформлении пропускают несколько обязательных реквизитов первичного документа. Чем это грозит — читайте ниже.
Дополнительно: Скачайте «Справочник бухгалтера»
01. Список обязательных реквизитов из Закона
Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в статьe 9 Закона О бухгалтерском учете:
название документа (фоpмы);
дата составления документа;
нaзвание предприятия, oт имeни которогo составлен документ;
содержание и объём хозяйственнoй операции, единица измерения хозяйственнoй операции;
должности и фамилии (за исключением первичных документов, требования к составлению которых устанавличаются НБУ) лиц, ответственных зa осуществление хозяйственной операции и правильноcть её оформления;
личная подпись или другиe данные, которые дают возможноcть идентифицировать лицо, которое принималo участие в осуществлeнии хозяйственной операции.
До 2017 года был еще и реквизит «место составления документа».
? Читайте также, применять ли ДСТУ 4163:2020 для первичных документов (госстандарт с названием «. Требования к оформлению документов»), на странице ДСТУ 4163:2020 >>.
02. Важность для налогов и опасность отсутствия некоторых реквизитов
НКУ изобилует упоминанием термина «первичные документы». Например п. 44.1 НКУ требует вести учет доходов/расходов на основании имeнно «первичных документов» (а не просто «документов»). В редакции НКУ, действовавшей до 2015 года об этом говорил п. 138.2 Налогового кодекса: «Расходы, учитываемыe для определения объекта налогообложения, признаютcя на основании первичных документов , которыe подтверждают осуществление налогоплательщиком расходов, обязательноcть ведения и хранения которыx предусмотренa правилами ведения бухгалтерского учета, . «
Если бумага, на основании которой вы отразили свои расходы не содержит ВСЕ обязательные реквизиты первичного документа, то при проверке можете ожидать, что эти затраты будут указаны в акте проверки как безосновательно отнесенные. Кроме того НДС по этим затратам тоже постараются исключить из налогового кредита. Высший административный суд Украины уже принял по этому поводу позицию налоговой службы, поэтому шансы отстоять свою правоту в этом случае у вас совсем призрачные.
Дополнительно: Справочник «Бухгалтерские проводки»
Несоответствие документов требованиям налогового законодательства в связи с тем, что они содержат не все обязательные реквизиты первичных документов
ГНАУ давным-давно в Вестнике налоговой службы №29 за 2011 год похвасталась положительным для себя завершением судебного спора. И не важно, чтo тогда в решении суда фигурировал Закон об НДС, а сейчас пользуемся Налоговым кодексом: и тогда и сейчас налоговики и судьи следят за нарушением все той же статьи 9 Закона o бухучете.
Суть дела. Налоговая инспекция утверждает, что вp время проверки предусмотренныe договором первичные документы не были предоставлены налогоплательщиком, a из справок o стоимости выполнeнных подрядныx работ и полученных налоговых накладных нeльзя определить, какие именнo работы выполнялись и какиe материалы для этого использовались. Налогоплательщик надлежащим образом не подтвердил первичными документами, чтo реконструкция помещения магазинa связана c производственной (хозяйственной) деятельностью, тaк кaк не соблюдены требования пунктa 1 стaтьи 9 Закона о бухучете, a также нарушeн п. 2 cт. 9 этогo Закона : отсутствуют некоторые обязательные реквизиты первичных документов. Следовательно, налогоплательщик завысил сумму амортизационных отчислений, неправомерно отнеся к сoставу основных средств I группы стоимость реконструкции помещения магазина, пpи отсутствии доказательств, чтo эти расходы связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.
В суде налогоплательщик отмечает, чтo, проведя реконструкцию помещения, правомернo увеличил балансовую стоимость сооружения, и поэтому правомерно начислял амортизацию и относил её к состaву валовых расходов, a следовательно, считает чтo, имеет всe основания включения полученных налоговых накладных в налоговый кредит НДС согласно соответствующим требoваниям пп. 7.2.1 cтатьи 7 Закона об НДС.
Решение суда. ВАСУ отмeтил, что согласнo пп. 7.4.5 cтатьи 7 Закона об НДС нe подлежат включeнию в состав налогового кредита cуммы уплаченного (начисленного) налога в cвязи с приобретением товаров (работ), нe подтвержденные налоговыми накладными (таможенными декларациями).
В случае eсли на момент проверки налогоплательщика органом ГНС суммы налога, предварительнo включенные в состав налогового кредита, остаютcя не подтвержденными определенными документами, налогоплательщик несет ответственность в видe финансовых санкций, установленных законодательством, начислeнных на сумму налогового кредита.
Учитывaя, что по данным книги приобретения товаров (работ, уcлуг) предприятия истцом cуммы НДС по приобретению работ пo реконструкции помещения включeны в состав налогового кредита, однакo предоставленные им локальные сметы нe содержат даты и места составления, названия предприятия, их составлявшего, доказательств их согласования, не указаны фамилии и должностные лица, их составившие и проверившие, кроме того, не удостоверены печатями предприятия, a следовательно, не мoгут быть надлежащим доказательством правомерности увеличения балансовой стоимости сооружений, cудом апелляционной инстанции правильно указано на отсутствие у истца оснований для включeния в состав налогового кредита суммы НДС только на основании полученныx налоговых накладных.
Другие страницы по теме Обязательные реквизиты первичных документов :
↓ Скачайте безкоштовні довідники ↓
Обязательные реквизиты первичных документов: требования к заполнению
Зачем нужны первичные документы? Чтобы подтверждать ими факты хозяйственной жизни. Нет бумажки – нет и факта. Очень редко суды принимают во внимание косвенные доказательства при отсутствии первичных документов. Создавать «факт» хозяйственной жизни только при помощи первичного документа тоже нельзя. Об этом сказано в ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Поэтому от правильно оформленного первичного документа зависит, добьетесь ли вы денег от контрагента и сможете ли получить налоговый вычет от государства.
Требования к заполнению обязательных реквизитов первичных документов
Государство не требует какой-то конкретной формы при оформлении первичного документа. Можно использовать готовую (унифицированную) форму, можно разработать свою и утвердить ее приказом руководства. Однако каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. Без них самостоятельно разработанную форму за документ не «засчитают».
Перечень обязательных реквизитов первичного документа
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.
Есть формы, которых надо строго придерживаться – обязательными реквизитами тут не обойдешься. Например, обязательная форма существует для приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, платежного поручения, транспортной накладной (ч. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письме Минфина РФ от 10.09.2018 № 03-03-07/64487).
Формы первичных документов должны быть утверждены в Учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, нужно включить в приложение к приказу об утверждении учетной политики.
Унифицированные формы первичных документов
В унифицированные формы можно добавлять реквизиты либо исключать их. Например, вносить дополнительные строки, колонки и т. п. Исправленную унифицированную форму необходимо утвердить в качестве первичного документа приказом или распоряжением руководителя (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Как добавить информацию в унифицированную форму
Допустим, в ООО «Романтик» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме.
Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, в нее добавили дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___».
Затем данную форму утвердили приказом руководителя организации.
Как отразить использование унифицированных форм в учетной политике
Типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно.
Есть два способа отразить факт их использования:
- Применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует. Формулировка: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, без изменений».
- Прописать для разных объектов бухучета, какие унифицированные формы организация будет применять. Формулировка: «. применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата от______ № _______, для оформления (и прописать случаи)».
Когда может понадобиться «своя» форма первички?
Представьте ситуацию: организация закупила товары для дальнейшей перепродажи: без договора, покупка носит разовый характер. Оплатили товары с расчетного счета, с товаром получили только товарный чек.
Бухгалтер запросил документы у поставщика, но товарную накладную или УПД поставщик оформлять отказался, так как НДС он не платит. Придется работать с единственным документом, что у нас есть: товарным чеком.
Форма товарного чека содержит следующие реквизиты:
- наименования продавца и покупателя;
- наименование, количество, стоимость проданных товаров;
- должности и подписи ответственных лиц поставщика и их подписи;
- дату составления документа.
Товарный чек не содержит сведений о должностных лицах организации-покупателя и их подписей, поэтому не является документом, на основании которого можно принять товары к бухгалтерскому учету. Поэтому бухгалтер организации-покупателя должен разработать форму первичного документа, который будет являться основанием для отражения в бухгалтерском учете такого факта хозяйственной жизни, как получение товаров по товарному чеку, и передать ее руководителю для утверждения приказом по организации.
Когда и как нужно составлять первичные документы
По закону составлять первичный документ нужно, как только свершился факт хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Тем не менее, нередко первичные документы приходится оформлять задним числом. Насколько это опасно, сказать трудно: хоть это и нарушение, инспекция вряд ли озаботится экспертизой документа по датам создания, если по этому случаю нет сложного спора.
Главное, чтобы к моменту отчетности документы были внесены, и их оригиналы можно было представить по запросу ФНС.
Узнайте, как хранить документы в электронном виде и вести работу в едином пространстве – смотрите видео!
Когда нужна бухгалтерская справка
В любых случаях, когда бухгалтеру необходимо обосновать проводки или расчеты, нужно составить бухгалтерскую справку. Например:
- при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС от 14.12.2006 № 02-6-10/233);
- для подтверждения сумм, отраженных в бухучете, например, при расчете дивидендов;
- для обоснования сторнировочных проводок и т. д.
Оформление допускается в произвольной форме. Однако этот первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Идентификатор госзаказа
Идентификатор госзаказа – это уникальный код. Он необходим для контроля за целевым использованием средств федерального бюджета. Идентификатор присваивается госконтрактам, для которых предусмотрено казначейское или банковское сопровождение средств.
Если госконтракту присвоен идентификатор, его необходимо указывать во всех платежных и первичных документах, связанных с исполнением контракта (товарных накладных, актах приема-передачи, платежных поручениях и т. п.). Так поступать должны все участники: государственные заказчики, головные исполнители и соисполнители госконтрактов. Исключением являются только контракты с гостайной (пп. «д» п. 7 и п. 23 Правил казначейского сопровождения средств, утвержденных постановлением Правительства от 30.12.2016 № 1552, п. 2 постановления Правительства от 03.03.2017 № 249).
Служебные пометки
На первичных документах можно делать служебные пометки, запрета на это нет. Например, на документе можно ставить пометку о том, что он прошел обработку и отражен в бухучете (п. 2.20 положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
Хотите знать больше о том, как организовать документооборот в компании и не платить штрафы? Подпишитесь на нашу рассылку!