Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения
К числу обязательных документов, которые должен иметь водитель при выполнении коммерческих перевозок грузов или пассажиров, относится путевой лист. Понимая, для чего он нужен и каковы его особенности, можно избежать штрафов со стороны ГИБДД. Данный документ подтверждает факт наличия ТС на балансе предприятия или ИП, а также позволяет получить важную информацию относительно пути следования автомобиля и перевозимого груза.
Что такое путевой лист и зачем он нужен
Этот официальный документ, содержит информацию о перемещении какого-либо ресурса или объекта. Он позволяет организации отслеживать перемещение транспортных средств, оборудования, грузов или инвентаря.
Путевые листы играют важную роль в бухгалтерском учете, позволяя правильно оформлять расходы на бензин, ТО и амортизацию. Такой документ позволяет обосновывать расходы на эксплуатацию транспортных средств, выплаты сотрудникам, которые используют личный транспорт в служебных целях, а также организовать оплату труда водителей.
Для чего нужен путевой лист:
- Безопасность. Путевой лист позволяет контролировать маршруты и время вождения, что снижает риски ДТП и несчастных случаев.
- Юридическая защита. В документе фиксируется информация о выполнении задач по перевозке грузов, что может быть полезным в случае споров, убытков или несоблюдения договорных обязательств.
- Управление ресурсами. Документ позволяет планировать и мониторить маршруты, расходы на топливо, время работы сотрудников и т.д.
- Финансовый контроль.
Таким образом, транспортный лист играет важную роль в организации бизнес-процессов в сфере логистики, обеспечивая контроль, безопасность, учет и управление ресурсами.
Кто обязан вести путевые листы
Путевой лист автомобиля за 2023 год отличается от прежних версий, поскольку 1 сентября этого года Минтранс утвердил новую форму документа. Ответственность за ведение путевого листа остается на владельце транспортного средства. Он обязан открывать данный лист на каждое ТС, имеющееся в гараже и участвующее перевозках грузов и пассажиров. При этом путевой лист для ИП оформляют максимум на один рейс или одну смену, сделать его сразу на 1–2 месяца нельзя.
В документе содержатся такие сведения:
- Дата и время начала и окончания маршрута. Сведения помогают определить продолжительность поездки и контролировать соблюдение временных ограничений для водителей.
- Место начала и окончания поездки. Указание точных адресов или географических координат помогает установить маршрут и местоположение транспортного средства в разные моменты времени.
- Пройденное расстояние. Информация необходима для определения объема топлива, потраченного на поездку, а также для контроля за соблюдением скоростных ограничений и других правил дорожного движения.
- ФИО водителя и его удостоверение личности. Обеспечивает идентификацию водителя и доказывает его право на управление автомобилем.
- Технические характеристики транспортного средства. Описывают марку, модель, государственный номер, VIN-код и другие характеристики автомобиля.
Путевые листы – это важный инструмент в управлении транспортными средствами и обеспечении безопасности дорожного движения. Они выполняют функцию регистрации перемещения транспортных средств и водителей, а также играют важную роль в налаживании системы учета и контроля в транспортной индустрии.
Что поменялось в путевых листах с 2023 года
С сентября 2023 года была зарегистрирована электронная форма ведения путевого листа. Документ должен состоять из таких обязательных файлов:
- особенности рейса;
- результаты предрейсового медосмотра водителей;
- показания одометра – требуются при выезде с парковки или же при приеме автомобиля от другого водителя.
Изменения по сравнению с прошлыми версиями:
- В сведениях о шофере теперь нужно указывать СНИЛС, а также все реквизиты водительского удостоверения.
- Теперь допустимо оформление путевого листа на один рейс, если его длительность превышает официальный рабочий день шофера, или же на несколько рейсов, если все они совершаются в течение одной смены водителя.
- Разрешается корректировать информацию о шоферах, моделях прицепов, полуприцепов, а также их регистрационных номерах в электронном путевом листе.
Ведение путевых листов при грузо- и пассажироперевозках на коммерческой основе помогает контролировать соблюдение нормативов по времени вождения и отдыха, что способствует безопасности на дорогах.
Форма и реквизиты для путевых листов
За образец заполнения актуальной версии документа взята форма, установленная Госкомстатом (постановление № 78 от 28.11.1997). В нем должны содержаться такие данные:
- официальное название и дата;
- срок действия;
- название фирмы или ФИО ИП;
- отметки о тех. контроле, медосмотре;
- сведения относительно модели, марки и типа автомобиля;
- регистрационный номер авто;
- ФИО, СНИЛС водителя, дата выдачи, серия и номер водительского удостоверения;
- дата и время выезда/возвращения на парковку;
- показания одометра.
Как заполнять путевой лист
Приведем пошаговую инструкцию, как оформить все правильно с первого раза:
Шаг 1. Срок действия
Теперь можно оформлять путевой лист не только на день, но и на иной срок. В случае оформления на несколько дней в обязательном порядке сообщается дата окончания рейса в виде ЧЧ.ММ.ГГГГ.
Шаг 2. Данные об оформителе
Для юридических лиц указывается полное наименование, включая адрес, телефон, а также номер ОГРН. Для частных предпринимателей достаточно указать ОГРНИП, а также адрес прописки, номер мобильного телефона и ФИО.
Шаг 3. Сведения о ТС
К обязательным данным, которые указываются в путевых листах с 2023 года, относятся:
- марка и модель прицепа (если он используется);
- информация о предрейсовом ТО;
- модификация ТС с указанием регистрационного знака ГИБДД;
- показания одометра при въезде/выезде, а также при передаче ТС другому водителю.
Прописывать точный маршрут следования автомобиля сегодня необязательно.
Шаг 4. Данные водителя
При оформлении путевого листа автомобиля в 2023 году следует указывать в нем информацию о шофере:
- ФИО;
- реквизиты водительского удостоверения;
- номер СНИЛС;
- время и результат предрейсового медицинского осмотра.
Важно добавить, что с 1 сентября 2023 года в отметках о медосмотре не нужно указывать реквизиты лицензии на ведение медицинской деятельности.
Шаг 5. Сведения о виде перевозки
Здесь можно выделить несколько вариантов:
- Для персональных нужд . При перевозке пассажиров договор не заключается.
- На коммерческой основе – если перевозка пассажиров или грузов выполняется регулярно.
Шаг 6. Тип сообщения
Выделяют такие виды сообщения в путевом листе:
- Городское. Поездка планируется только в границах какого-то одного населенного пункта.
- Пригородное. Перевозка предусматривается между пунктами на расстояние не более 50 километров.
- Междугородное. Перевозка между пунктами, которые располагаются на расстоянии свыше 50 км друг от друга.
- Международное. Поездка происходит с пересечением государственной границы РФ или транзитом.
Шаг 7. Подписи
Каждый путевой лист с 2023 года должен быть заверен подписями водителя ТС, технического специалиста и врача, проводившего предрейсовый медосмотр. При заполнении документа в электронном виде от всех ответственных лиц потребуется УКЭП или УНЭП сотрудников.
Что будет, если неправильно заполнить путевой лист
За отсутствие путевых листов или нарушенный порядок их заполнения владельцу предприятия и водителю ТС полагается административное наказание.
Отсутствие путевых листов
Штраф за это нарушение составляет:
- для водителя – предупреждение или 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
- для должностного лица — от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).
За повторное нарушение наказание будет строже.
За ошибки при составлении путевого листа
Штраф за неверно составленный путевой лист для ИП:
- При отсутствии информации о техническом осмотре: 3 тыс. руб., для должностных лиц — 5 тыс. руб., для организации — 30 тыс. руб.
- При отсутствии данных о медицинском осмотре полагается штраф для должностного лица в размере 2–3 тыс. руб., для организации или ИП он составит 30–50 тыс. руб.
Налоговая ответственность
Если путевой лист оформлен не как первичный документ, подтверждающий официальные расходы на оплату труда водителей и ГСМ, то согласно ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации, на предприятие будет наложен штраф в размере от 10 до 30 тыс. руб.
Путевой лист что это за документ
Дата публикации 01.09.2023
Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у ИП, деятельность которых связана с автомобильным и городским наземным электрическим транспортом. Это следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ).
Утвержденной законом формы путевого листа нет, поэтому организации или ИП должны самостоятельно разработать эту форму, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390). Приказ № 390 регулирует заполнение путевых листов с 01.03.2023.
При разработке формы путевого листа за основу можно взять Типовую межотраслевую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, включив в нее обязательные реквизиты, о которых мы расскажем далее.
Электронный путевой лист
Путевой лист можно оформить как на бумаге, так и в форме электронного документа (п. 9 Приказа № 390). Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116. Решение об использовании электронного путевого листа и применяемый формат следует закрепить в учетной политике.
Чтобы формировать путевые листы в электронной форме, нужно заключить договор с оператором ЭДО (подробнее о подключении к сервису 1С-ЭДО читайте здесь). Сотрудникам, которые будут заверять электронный путевой лист своей подписью (водитель, медицинский работник, лицо, ответственное за технический контроль ТС и т. д.), следует оформить усиленную квалифицированную электронную подпись или неквалифицированную электронную подпись на портале Госуслуги.
Если оформляется электронный путевой лист, то при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель ТС должен предъявить грузоотправителю для сверки либо сам электронный путевой лист (это делается путем направления грузоотправителю файла обмена путевыми листами через ЭДО), либо его бумажную копию (п. 15 Приказа № 390).
Порядок оформления путевого листа
Путевой лист оформляется собственником (владельцем) ТС на каждое ТС, которое передвигается по дорогам при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугороднем сообщениях. Под владельцем транспортного средства подразумевается лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения, оперативного управления либо на основании договора лизинга. В случае, когда ТС находится в аренде по договору аренды ТС с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем (п. 10 Приказа № 390). По договору аренды ТС без экипажа путевой лист оформляет арендатор.
Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или ИП либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку до выпуска ТС на линию. Путевой лист можно оформить (п. 11 Приказа № 390):
- один — на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
- несколько на бумажных носителях — на одно ТС раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию;
- один — на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.
Если путевой лист оформляется в электронном виде, в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах можно вносить изменения.
Обязательные реквизиты путевого листа
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. п. 1-8 Приказа № 390).
Срок действия путевого листа
Указывается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один календарный день, указываются даты начала и окончания срока использования путевого листа (п. 3 Приказа № 390).
Приказ № 390 не содержит указаний на максимальный срок действия путевого листа. По смыслу п. 3 Приказа № 390 путевой лист может быть оформлен как на один календарный день, так и на более длительные сроки (например, на время длительной командировки сотрудника с использованием служебного автомобиля). Во втором случае в нем нужно указать даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 01.05.2023 по 15.05.2023).
Чтобы путевой лист признавался первичным учетным документом, в нем необходимо также указать дату его составления (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Лицо, оформившее путевой лист
Указываются данные не конкретного сотрудника, который занимался оформлением путевого листа, а собственника (владельца) ТС – организации или ИП.
Если путевой лист оформляется от имени организации, то указываются ее полное наименование, адрес в пределах места нахождения, телефон и ОГРН.
Если путевой лист оформляется от имени ИП, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон и ОГРН.
Если путевой лист оформляется лицом, которое на является ИП и которому в соответствии с законодательством РФ предоставлено право на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон, ИНН.
Транспортное средство
Сведения о транспортном средстве должны включать:
- тип ТС, марку, модель согласно ПТС, а если ТС используется с прицепом (полуприцепом), то марку и модель прицепа (полуприцепа);
- государственный регистрационный номер ТС, а в случае если ТС используется с прицепом (полуприцепом), – регистрационный номер прицепа (полуприцепа) и (или) инвентарный номер (для автобусов и трамваев);
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если его проведение обязательно);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения;
- показания одометра (полные километры пробега):
- при выпуске ТС на линию;
- при возвращении ТС с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;
- при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно ТС).
Особенности заполнения этого раздела закреплены в п. п. 13 и 14 Приказа № 390.
Дата и время выпуска ТС на линию, а также дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом (далее — лицо, ответственное должностное лицо).
ИП может выполнять функции такого должностного лица самостоятельно.
Указанные записи в путевом листе должны быть заверены в случае:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью ответственного должностного лица;
- если путевой лист электронный, то усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью ответственного должностного лица, сертификат которой создан и используется на портале Госуслуг (далее – УНЭП).
Также в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. ответственного должностного лица.
Запись, проставляемая в результате контроля технического состояния ТС, должна быть такой:
- «выпуск на линию разрешен» в случае, если в результате контроля не выявлены несоответствия ТС требованиям, перечисленным в Порядке предрейсового или предсменного контроля состояния ТС, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2021 № 9;
- «выпуск на линию не разрешен» в случае, если в результате контроля несоответствия ТС требованиям выявлены.
Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченным лицом, которое назначается решением руководителя юрлица или решением ИП. ИП также может выполнять функции такого лица, если помимо основной деятельности он выполняет обязанности водителя.
Эти сведения заверяются в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью уполномоченного лица;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП уполномоченного лица.
Помимо подписи, в путевом листе проставляется Ф. И. О. уполномоченного лица.
Если на одно ТС оформляется несколько бумажных путевых листов на разных водителей, то дата, время и показания одометра при приеме-сдаче ТС последующему водителю при окончании рабочего дня (смены) проставляются и заверяются собственноручной подписью водителя, который принимает ТС. Также указывается его Ф. И. О.
Если на одно ТС оформляется несколько электронных путевых листов (например, если одно ТС используется несколькими водителями) – они заверяются УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначенного решением руководителя юрлица или ИП с указанием Ф. И. О. такого лица.
Водитель транспортного средства
Сведения о водителе ТС содержат:
- Ф. И. О. водителя;
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового, послесменного и послерейсового медицинского осмотров (если проведение таких осмотров обязательно).
Особенности заполнения сведений о водителе приведены в п. 12 Приказа № 390.
Так, даты, время и результат проведения медосмотров водителей должны проставляться в путевом листе медицинским работником, который проводил медосмотр, с указанием его Ф. И. О. и названия медицинской организации (если он состоит в ее штате), и должны быть заверены в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью медработника;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП медработника.
Помимо подписи, в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. медицинского работника, наименование медицинской организации (если он состоит в ее штате), серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предррейсовых, послесменных и послерейсовых медосмотров.
Отметки, которые проставляет медицинский работник в путевом листе, должны выглядеть следующим образом:
- при проведении предсменного, предрейсового медосмотра: «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- при проведении послесменного, послерейсового медосмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Вид перевозки
Указываются следующие сведения о виде перевозки:
- коммерческая перевозка:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в т. ч. по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами (по договору фрахтования);
Вид сообщения
Указывается информация о виде сообщения:
- городское;
- пригородное;
- междугородное.
Другие сведения
Помимо перечисленных выше сведений собственник (владелец) ТС имеет право включать в путевой лист дополнительные сведения с учетом особенностей своей деятельности, связанной с перевозкой пассажиров, грузов и багажа (п. 2 разд. I Приказа № 390). Таким образом, в путевой лист можно включить любые сведения, которые собственник (владелец) ТС посчитает нужным отразить в этом документе.
Что такое путевой лист, для чего он нужен и кто обязан вести путевые листы?
Путевой лист — документ, необходимый для учёта и контроля работы транспорта, а также водителя. Иными словами, это документ, подтверждающий, что транспорт передвигался, водитель работал, а ГСМ расходовались. Путевой лист может быть основным документом для расчётов за грузоперевозки.
Путевой лист нужен, чтобы организации или ИП могли учитывать расход топлива и затраты на него. На этом основании можно уменьшать налог на прибыль организаций. Многие компании начисляют зарплаты водителю на основе путевого листа. Также он нужен для учёта работы подвижного состава. Информация из путевого листа показывает данные не только о пройденном расстоянии, но и о том, кто и когда использовал транспорт.
Основные документы, регулирующие использование путевых листов:
- Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
- Приказ Минтранса № 368 от 11.09.2020 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
- КоАП РФ (прописано наказание за управление ТС без путевого листа).
Перевозить багаж и пассажиров без оформления путевого листа нельзя (п.2 ст.6 Устава). За это оштрафуют на 500 рублей по ч.2 ст. 12.3 КоАП РФ.
Какие бывают путевые листы?
Ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. В нём были даны формы путевых листов для различного вида транспорта, которые указаны ниже. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если вы используете свои, «самодельные» путевые листы, то за основу можете взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Эту форму обязательно нужно утвердить в учётной политике организации.
С формами, которые были в постановлении № 78, возникает проблема. В этих формах используется слово «механик». Но нужно, чтобы было слово «Контролёр» и чтобы отметку ставил человек, на которого возложены обязанности контролёра. Это может быть и сам контролёр, и механик, и ответственный за БДД. Также необходимо, чтобы обязанности контролёра были на него возложены в уставленном порядке и он соответствовал бы требованиям к контролёру (согласно 282 приказу Минтранса от 31.07.2020).
Как этого избежать? Замените в форме слово «механик» на слово «контролёр». У Вас сразу станет наполовину меньше проблем.
В постановлении №78 были утверждены формы путевых листов для:
- легкового автомобиля;
- специального автомобиля;
- легкового такси;
- грузового автомобиля;
- грузового автомобиля (другая форма). Две разные формы используются потому, что одна предназначена для перевозок грузов по сдельным расценкам, а другая – по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя;
- автобуса;
- автобуса необщего пользования.
Кто обязан вести путевые листы?
Согласно приказу Минтранса № 368 путевой лист «оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем».
Но на практике встаёт ряд вопросов, например: должны ли компании и ИП, которые используют транспорт только для себя (доставка сотрудников от остановки до работы, например), вести путевые листы? Или вести эти листы должны только компании, которые занимаются грузоперевозками и транспортировкой людей?
Ответ: в законе это прямо не сказано, но на практике выходит, что вести путевые листы лучше всем. Верховный Суд в определении от 1 сентября 2014 года № 302-КГ14-529 указал, что «компания, которая эксплуатирует авто для перевозки сотрудников и грузов… обязана… соблюдать порядок заполнения путевых листов».
Поэтому даже если вы используете транспорт только для себя, всё равно заполняйте путевые листы. Форма собственности не играет никакой роли: транспорт может быть в собственности, арендованным и т.д. — путевой лист всё равно нужен. И даже если сотрудник ездит на личном авто в интересах компании.
Обратите внимание!
Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.
Путевые листы: что это такое, формы документа, для чего он нужен
Любая хозяйственная деятельность, так или иначе связанная с использованием грузового или легкового транспортного средства, подразумевает необходимость приобретения топлива за счет организации. ГСМ принимается на баланс, и в дальнейшем, по мере расходования, подлежит регулярному списанию. Действующие правила ведения учета предписывают заполнять в подобных случаях специальный документ, который служит подтверждением факта применения горючего в рабочих целях, и, как следствие, подтверждает понесенные расходы. Какие бывают виды и формы путевых листов водителя, что это такое и для чего нужно, и какая формула расчета будет правильной для легковых автомобилей? Сейчас во всем разберемся.
Общее представление
Оформлять первичную документацию, используемую для контроля за работой персонала, подсчета пройденного километража и отслеживания маршрутов, необходимо на протяжении всего календарного года. Новые бланки для заполнения выдаются ежедневно, с обязательным разъяснением порядка оформления как вновь нанятым, так и привлеченным на временной основе работникам. Самый простой вариант — стандартная форма, утвержденная Минтрансом, однако при желании можно разработать шаблон самостоятельно, дополнив его нужными пунктами и разделами. Применяя путевые листы, организация, в распоряжении которой имеется собственный автопарк, получает информацию для точного расчета расходов по ГСМ.
Когда заполнять документы
Если продолжительность рейса выходит за рамки стандартного рабочего дня, то бланки оформляются перед отправлением, с последующим внесением в них актуальных сведений. Для предприятий, график которых предусматривает несколько последовательных выездов, самым удобным вариантом считается подготовка до начала первого маршрута. Подобная практика позволяет избежать ситуаций, при которых на руках у водителей оказываются только пустые формы, что является поводом для назначения штрафа.
Как правильно посчитать путевой лист
Основанием для расчетов служит информация о пройденном расстоянии, затраченном времени и расходе топлива. Данные, предоставленные за прошедшую смену, сопоставляются с нормативными значениями, что позволяет своевременно выявить как перерасход, так и экономию. Факторы, обуславливающие отклонение от оптимума, могут быть разными, и требуют более подробного изучения.
Стандартный алгоритм, используемый для определения плановых показателей, не представляет особой сложности. Достаточно перемножить дистанцию пробега и норму, указанную для транспортного средства, а затем разделить полученное произведение на сто километров. Характеристики расходования горюче-смазочных материалов конкретной маркой и моделью можно посмотреть в методических рекомендациях Минтранса (приложение к приказу № АМ-23-р). Если искомое значение отсутствует, то, как правило, рассчитать путевой лист легкового автомобиля помогает выбор схожего по основным параметрам ТС либо поиск сведений на официальном сайте производителя.
Фактический расход топлива рассчитывается по формуле математического вычитания. В качестве уменьшаемого выступает сумма запаса, оставшегося в баке перед отправлением в рейс, и ГСМ, заправленного за время прохождения маршрута. Вычитаемое — остаток на момент возвращения транспортного средства в гараж организации.
Если за время работы горючего было израсходовано меньше, чем должно было быть в соответствии с нормативом — возникает экономия. Соответственно, значение, превышающее норму, указывает на перерасход. При этом нужно учитывать специфику эксплуатации: как правило, в путевом листе предприятия учитываются корректирующие факторы, обусловленные:
- Разной интенсивностью движения в городских и загородных условиях.
- Степень износа эксплуатируемого автомобиля, определяющая интенсивность расхода.
- Период и условия использования — доказано, что зимой или в непогоду машины по умолчанию тратят больше топлива, чем в летние и ясные дни.
Сделать расчеты еще более точными помогает учет дополнительных факторов. Так, например, на некоторых складских комплексах расстояние между въездными воротами и сектором выгрузки может составлять несколько сотен метров, что весьма редко принимается во внимание при подготовке отчетности. При этом систематические рейсы в подобные локации способны обеспечить разницу в пару-тройку километров, что существенно сказывается на корректности предоставляемых данных. Аналогичное влияние оказывают регулярные простои, использование специального навесного оборудования, а также иные обстоятельства, сопряженные с эксплуатацией авто.
Для формирования более наглядного представления рассмотрим простой пример. Допустим, строительная организация использует для перевозки расходных материалов в пределах Екатеринбурга бортовой грузовик ГАЗ 3309. Номинальное потребление топлива, заявленное производителем, составляет 21 литр на 100 километров. Коррекционный коэффициент, рекомендованный для городов с населением свыше одного миллиона, составляет 10%. В содержании путевого листа, назначение которого сводится к фиксации результатов работы, указано, что:
- На момент выезда совокупный пробег ТС был равен 20 000 км, к концу рабочей смены — 20 170 км.
- Запас горючего в баке перед отправлением — 15 литров, в ходе поездки дополнительно было заправлено еще 60 л. Итоговый остаток после завершения работы — 30 литров.
Исходя из вышеуказанных сведений, мы получаем возможность рассчитать, что дистанция, пройденная за день, составила 170 километров.
Теперь определяем сначала нормативное (21 х 170)/100 х 1,1 = 39,27 л.), а затем и фактическое значение расхода (15+60-30 = 45 л.). Разница между двумя результатами составляет 5,73 л., что указывает на перерасход со стороны водителя. При этом цифра не является окончательной — для уточнения нужно также проверить возможное влияние сопутствующих факторов, таких как холостая работа во время погрузки или разгрузки, необходимость продолжительного прогревания в зимний период и т.д. Наконец, чтобы определить нормативные и реальные затраты на топливо, достаточно воспользоваться стоимостью одного литра в качестве множителя.
Кто по определению обязан вести путевые листы
Положения Федерального закона №259-ФЗ от 2007 года (пункт 2, статья 6) указывают, что наличие документа является обязательным условием в тех случаях, когда речь идет о пассажирских или грузовых перевозках. Министерство транспорта РФ, в свою очередь, приводит более широкую трактовку, вменяя подобную обязанность всем без исключения юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, которые пользуются транспортными средствами для осуществления хозяйственной деятельности. При этом нужно учитывать, что статус закона обладает высшей приоритетностью, поэтому теоретически субъекты могут и не оформлять путевки в тех случаях, когда они не перевозят пассажиров или грузы. Пример — использование автомобиля исключительно для служебных поездок.
Для чего предназначен путевой лист
Сведения, поступающие от водителей службой логистики, выступают одним из факторов, учитываемых при начислении заработной платы. Кроме того, официальная отчетность позволяет подтвердить расходование предприятием закупленных ранее горюче-смазочных материалов. Средний показатель издержек учитывается при формировании розничной цены на продаваемые товары и оказываемые услуги — для компенсации затрат и сохранения целевого уровня маржи, а также при расчете базы по налогу на прибыль.
Стандартная и произвольная форма
Приказ №152, изданный Минтрансом в 2008 году, и позднее скорректированный в 2018 г., определяет перечень обязательных реквизитов и алгоритм заполнения рассматриваемых документов. Ранее в РФ также являлось актуальным постановление Госкомстата №78 от 1997 г., в содержании которого были приведены типовые бланки для различных видов транспортных средств. С 2013 г. все перечисленные образцы, указывающие место для штампа диспетчера в путевом листе и расположение основных элементов структуры, перестали иметь статус важных к соблюдению.
Сегодня каждая компания или частный предприниматель вправе самостоятельно разработать нужный формат шаблона. К числу обязательных полей относятся:
- Название и номерное обозначение.
- Продолжительность действия.
- Информация о владельце эксплуатируемого автотранспорта.
- Характеристики транспортного средства.
- Данные лица, осуществляющего управление ТС.
Важно отметить, что готовый вариант должен быть утвержден в учетной политике предприятия как приложение.
Последовательность заполнения
Разобравшись с вопросами о том, зачем водителям грузовых и легковых автомобилей нужен путевой лист, что это за документ, и как посчитать соотношение планового и фактического расхода топлива, можно перейти к рассмотрению процедуры внесения в него основных сведений. Начнем по порядку.
Лицевая сторона
В стандартной версии здесь представлено достаточно много граф, порядок записей в которых выглядит следующим образом:
- Номер. Если речь идет о типографских бланках — плюсом идет серия.
- Дата рейса. Поездки в течение одного рабочего дня оформляются как ДД/ММ/ГГГГ, командировки — указанием временного промежутка между отъездом и возвращением.
- Реквизиты организации, включая полное название и контактная информация.
- Значение по кодификатору ОКПО, по умолчанию присваиваемое всем предприятиям, специализирующимся на грузоперевозках.
- Название и марка транспортного средства. В тех случаях, когда используется арендованное ТС — вносится номер договора о прокате.
- Регистрационный знак — с серией, цифрами и буквами.
- Собственный гаражный идентификатор — при условии наличия в собственности сразу нескольких авто.
- Сведения о водителе: ФИО, табельная величина, данные удостоверения и категория. Указываются максимально разборчиво.
- Лицензионная карта. Раздел для компаний, специализирующихся на пассажирских перевозках.
- Адрес подачи — конечная точка назначения маршрута.
- «Диспетчер/нарядчик». Заполняется уполномоченным сотрудником, с указанием фамилии, инициалов и подписи.
- Подтверждение исправного состояния и разрешения выезда. Вносится в бланк ответственным механиком.
- Время выезда и возвращения на парковку. Фиксируется диспетчером. Если речь идет о командировках — также проставляется дата.
- Записи о прецедентах простоя, ожидания и иных факторах, обусловливающих опоздания.
- Сведения о принявшем и сдавшем автомобиль водителе.
- Отметка о проведении предваряющего рейс медосмотра. Выставляется медицинским работником, оформившим допуск.
Блок «Расход топлива»
Суммарное количество потраченного горючего указывается в отдельном поле формы. Здесь же прописываются данные о марке, выданном и докупленном объеме, информация об остатке на начало и конец рабочей смены. Перед заполнением диспетчер сверяется с нормативными показателями, сопоставляя полученные результаты, и отмечая положительную (экономия) или отрицательную (перерасход) разницу.
Оборотная сторона
В список граф, расположенных на обороте, входят:
- Сведения о маршруте автомобиля.
- Рейсовый номер, соответствующий значению, занесенному в журнал.
- Точки отправления и прибытия.
- Фактически пройденное расстояние (в километрах).
- Подпись водителя.
Виды путевых листов
Как показывает практика, наиболее распространенными являются следующие форматы.
4-С
Применяется в организациях, использующих сдельную оплату труда. Взаиморасчеты с сотрудниками производятся на основании средних тарифов, установленных для отрасли.
4-П
Стандартный шаблон, позволяющий учесть объем рабочего времени. Заработная плата начисляется за прошедший период.
4-М
Подходит для компаний, практикующих международные доставки, оформление которых требует большей детализации и использования специальных бланков, маркированных красной полосой.
Срок хранения
Нормативная классификация относит путевые листы к категории первичной документации, что обусловливает действие в ее отношении различных регламентов. Так, в соответствии с Налоговым кодексом (пункт 3, статья 24) документ должен храниться как минимум четыре года, тогда как требования, изложенные в приказе Минтранса №152 (п. 18) и Федерального закона №402-ФЗ (ст. 29) увеличивают этот период до пяти лет. Чтобы не нарушить ни одну из вышеперечисленных норм, рекомендуется установить на предприятии пятилетний срок хранения.
Кто и в каких ситуациях может проверять путевые листы
Заполнять учетную документацию следует разборчиво и аккуратно, не допуская ошибок и исправлений. Ответственные сотрудники должны ориентироваться только на достоверные данные, поскольку в противном случае возникает риск применения к водителю или организации штрафных санкций со стороны проверяющих органов. К числу последних относятся:
- Трудовая инспекция. Контролирует надлежащее соблюдение норм законодательства, обеспечивающих права работников.
- Налоговая служба. Проводит проверки с целью уточнения корректности учета расходов на ГСМ, используемых для уменьшения суммы налога на прибыль.
- Сотрудники ГИБДД и Федеральной службы надзора в транспортной сфере. Проверяют надлежащее оформление документации в целях обеспечения безопасности дорожного сообщения.
Максимальный штраф для водителей — 500 рублей, для должностных лиц и организаций — до 10 000 руб.
Подведем итоги
Путевой лист — это документ, с помощью которого предприятие осуществляет учет расхода ГСМ, а также контролирует отработанное сотрудниками время в пути. Грамотное и своевременное заполнение бланков — важный аспект, требующий особого внимания со стороны руководителей и менеджеров, отвечающих за логистику.
Вопрос/Ответ
Кто рассчитывает топливные нормы?
Потребление горючего и значения поправочных коэффициентов устанавливаются приказом директора компании, основой для которого служат рекомендации Минтранса РФ.
Можно ли ездить без путевки?
Подобная практика — повод для применения нормы ч. 2 ст. 12.3 КоАП. При выявлении правонарушения водителю грозит предупреждение или штраф до пятисот рублей, тогда как предприятие и должностное лицо могут быть оштрафованы на 10 000.
Нужен ли путевой лист индивидуальному предпринимателю?
Начиная с 2021 года оформление путевки является обязательным условием для всех транспортных средств ИП, а не только для автомобилей, используемых для перевозки багажа, пассажиров или грузов.
