Что такое фискализация

Отчетность в ФНС после приёма оплаты: что такое фискализация чеков?

С необходимостью отчитываться перед налоговой сталкиваются любые компании и предприниматели. Фискализация чеков — один из способов сделать процесс прозрачным. Что это такое и кому нужно наладить механизм, разберемся в статье.

Что представляет собой фискализация платежей

Фискализация — это процесс регистрации операций по оплате и распечатки фискальных чеков. Процесс происходит так: человек расплачивается наличными или банковской картой, проходит платеж, и онлайн-касса формирует чек. Она не только выдает его потребителю, но и проводит фискализацию, то есть отправляет всю информацию по транзакции оператору фискальных данных (ОФД), а тот — в ФНС.

Так как подобная форма отчетности обязательна для большинства компаний и предпринимателей сферы торговли и оказания услуг, они обязаны заключить договор с одним из ОФД. Выбрать его можно из реестра на сайте налоговой .

Кому и зачем нужна фискализация чеков

Практически любая организация или ИП из области торговли и услуг должны работать с онлайн-кассой и формировать фискальные чеки. Есть исключения, среди них:

Продавцы кваса из автоцистерн;
Торговцы мороженым в киосках;
Мастера по ремонту обуви;
Люди, оказывающие услуги по уходу за инвалидами;
Представители еще некоторых сфер — весь список можно посмотреть в 54-ФЗ .

Также онлайн-кассы не нужны при переводах от одного юридического лица другому на расчётный счёт.

В остальных случаях продавцы и поставщики услуг обязаны работать с кассой, а значит, отчитываться о доходах и расходах. Прежде чем начать работу, они должны купить или арендовать ККТ, выбрать подходящий для сферы бизнеса фискальный накопитель и зарегистрировать кассу.

Налаживаем процесс фискализации

Современное ПО упрощает жизнь предпринимателям: процесс фискализации происходит автоматически вместе с приемом оплаты и выдачей чека. Чтобы отрегулировать процесс, нужно установить программу на компьютер или онлайн-кассу. Оптимальный вариант для этого — «Касса Розница» , которая позволяет проводить любые платежные операции даже при отсутствии интернета. Конечно, она также формирует фискальные чеки и при наличии связи сразу направляет их в ОФД. А если интернет временно пропал, данные о покупках все равно записываются на фискальный накопитель — и как только сеть появится снова, все они сразу же будут отправлены оператору.

Впрочем, случаются форс-мажоры серьезней. Например, касса не работала какое-то время, так как не было электричества, или она попросту сломалась. Чтобы бизнес не простаивал в это время и не терял деньги, есть возможность отпускать товары по наличному расчету, а данные о продажах внести в программу позже вручную. Для этого существует чек коррекции. Он позволяет:

Внести в программу информацию о продажах за период, когда касса была неисправна;
Сформировать чек по товару, который кассир забыл пробить;
Избежать штрафа от налоговой за нарушение правил использования онлайн-кассы.

Лучше всего сформировать чек коррекции между отчетами об открытии и закрытии смены. Но если такая возможность появилась только в другой день уже во время новой смены, это тоже допускается законом, главное — не забыть об отчетности совсем.

Читайте также:

Фискализация чеков — важная ступень в отчетности перед налоговой, и прежде всего сами предприниматели заинтересованы в том, чтобы процесс шел гладко. Автоматизирует его программное обеспечение — в частности «Касса Розница» , с помощью которой можно формировать чеки и отправлять их оператору фискальных данных, продавать товары с маркировкой, вести учет и совершать много других необходимых в продажах и оказании услуг действий. Программа доступна как для небольших магазинчиков с Android-кассами, так и для крупных точек с компьютерами и фискальными регистраторами.

Что такое фискализация? Понятный гайд на 7 вопросов и ответов

Предприниматели, которые заняты в сфере торговли, сфере общественного питания и предоставления других услуг, рано или поздно сталкиваются с такими понятиями как ККМ, РРО и фискализация кассы. Что это такое, на что обратить внимание при выборе устройства для фиксации продаж, какие законы регулируют использование ККМ и какие штрафы могут грозить предпринимателю — в этой статье мы решили расставить все точки над «i». Материал дополнили с учетом актуальных изменений законодательства в 2021 году.

Что такое фискализация для частного предпринимателя

1. ККМ: что это такое

ККМ – это контрольно-кассовая машина, которая нужна для регистрации операций обмена товаров или услуг на деньги. Она необходима не только для полноценной работы торговой точки и кассира, но также и для того, чтобы отчитываться за проданный товар или услуги пред налоговыми органами, то есть фискализировать торговую деятельность.

ККМ – это тот же кассовый аппарат? Не совсем. Кассовый аппарат – один из видов или типов ККМ. Он работает как автономное устройство для печати чеков, т.е. каждому товару присваивается определенный код, который фиксируется в память устройства. Кассовый аппарат используется довольно редко, так как работать с кассовым аппаратом сегодня не совсем удобно. Он имеет очень узкий функционал. Для большинства форматов современного ритейла его недостаточно, чтобы предоставить хороший уровень обслуживания покупателей. Его внутренняя память вмещает в себя ограниченное количество товарных кодов. Чаще всего на торговых точках используется фискальный регистратор или РРО (регистратор расчетных операций). Он работает только с программным обеспечением для автоматизации бизнеса , т.е. вся база товаров находится в программе.

ККТ – это то же самое что и ККМ?

Да, ККТ – это термин, который расшифровывается как «контрольно-кассовая техника» и обозначает он то же самое, что и ККМ. Это специальное оборудование, которым укомплектовывается рабочее место кассира. С его помощью продавец осуществляет денежные расчеты с покупателями: наличными или картой. Аппарат в обязательном порядке предусматривает фискальную память и выполняет все требования законодательства о фискализации ККМ.

2. Что такое фискальный регистратор и как он работает

Оборудование для фискализации

Фискальный регистратор – это своего рода принтер чеков , который имеет модем и плату с фискальной памятью для передачи данных в налоговую. Как оговаривалось выше, фискальные регистраторы работают только с POS-системой для торговли. Обычно она состоит из программного обеспечения, ПК, POS-монитора , банковского терминала для безналичных платежей и сканера штрих кодов .

Как работать с фискальным регистратором? Давайте более подробно разберем, как происходит фискализация чека. Это процедура занесения информации о продаже (о выдаче чека) в фискальную память для дальнейшей передачи в контролирующий орган.

Фискальный регистратор работает следующим образом: кассир сканирует товар и закрывает чек на компьютере. Фискальный регистратор печатает чек и одновременно фиксирует информацию о расчетных операциях в фискальную память и обеспечивает формирование, и отправку отчетов в ГНС (государственную налоговую службу).

3. Для чего нужен фискальный регистратор предпринимателю?

Для предпринимателя использование фискального регистратора вместе с POS-системой обеспечивает полноценный учет торговых операций, оптимизацию товарных запасов, контроль остатков, денежных средств в кассе и персонала. Использование РРО значительно увеличивает скорость работы торговой точки, а значит кассир может обслужить большее число покупателей, что, в итоге, приведет в большей выручке.

Фискальный регистратор вместе с POS-системой дает полноценный учет торговых операций

4. Что такое фискализация ККМ

Фискализация – это процедура ввода в эксплуатацию и обмена данными РРО либо кассового аппарата с налоговыми службами. Фискализация нужна для контролирования и регулирования государством денежного оборота у предпринимателей.

То есть, фискализация – это законодательное требование к предпринимателям регистрировать каждую продажу товара или услуги. Что значит регистрировать? Это означает фиксировать и сохранять в базе каждую денежную операцию с помощью регистратора расчетных операций (РРО) или программного регистратора.

Чем отличаются эти два способа между собой? Для первого нужен специальный аппарат, кассовый или, например, POS-терминал, который содержит фискальный блок (он же фискальный регистратор или чековый принтер), записывающий и печатающий покупателям бумажные чеки. А вот для программной версии специальное оборудование не требуется, так как это просто программное обеспечение, которое можно установить на любое устройство (телефон, компьютер и т.д.). Чек в этом случае печатать не обязательно, он автоматически регистрируется на сервере налоговой службы, а покупателю его можно предоставить в электронном виде. Использование пРРО закреплено на законодательном уровне с 2020 года.

Если вы хотите больше узнать про отличия программного РРО от классического, то можете ознакомиться с еще одной статьей нашего блога – «Программный РРО: какой выбрать, как интегрировать?» В ней – все нюансы применения обоих типов регистратора, а также разные решения программного варианта, которые присутствуют сегодня на украинском рынке.

5. Особенности фискализации в Украине

Особенности фискализации в Украине

Несколько последних лет у нас в стране полным ходом идет процесс перехода предпринимателей на обязательное использование РРО. То есть фискализация кассовых аппаратов стала требованием законодательства.

Чтобы снизить нагрузку на предпринимателей, законом предусмотрен поэтапный переход. Мы писали подробно об этом ранее в статье «ЧАВО про РРО. Правила использования в 2021 году» . Из нее вы также узнаете, как должна осуществляться фискализация терминалов, что будет, если этого не сделать, какая предусмотрена ответственность и т.д.

Приведем главные тезисы материала:

С начала этого года любой из типов РРО (стандартный или программный) используют предприниматели на 2-4 группах упрощенной системы налогообложения в том случае, если они превысили норму годового дохода (1,32 млн грн).
С начала 2022 года это требование будет распространяться на всех без исключения ФЛП 2-4 группы. Размер дохода и вид деятельности уже не будет иметь значение. Фискализация платежей от покупателей станет для них обязательной.
Однако эта норма не касается предпринимателей первой группы. Причем как в этом году, так и в будущем.

Если несколько лет назад процедура фискализации ККМ или фискализации ККТ (контрольно-кассовой техники, как ее называют в некоторых официальных документах) занимала довольно много времени, то сегодня она значительно упростилась. Мы попросили рассказать об этом нашего специалиста сервисного центра по обслуживанию РРО:

С начала 2022 года применять программный регистратор или его классический аналог должны все без исключения предприниматели 2-4 группы

«Упрощенная схема фискализации кассы выглядит следующим образом: после того, как клиент приобрел фискальный регистратор, ему достаточной зайти в электронный кабинет ГФС и подать заявку на регистрацию своего РРО. Параллельно он заключает договор с ЦСО (центром сервисного обслуживания) на обслуживание фискального регистратора. ЦСО фискализирует РРО, вносит все необходимые данные, такие как фискальный номер, название и адрес торговой точки, указываются налоговые ставки и др. После этого предоставляет клиенту акт ввода и опломбировки фискального регистратора. На этом фискализация кассового аппарата окончена, и клиент может работать на устройстве».

6. Правовые нормы использования РРО

Касательно правовой стороны вопроса, то, как уже упоминалось выше, согласно закону об использовании регистраторов расчетных операций №1053-1 , ККМ обязаны использовать плательщики 2, 3 и 4 налоговых групп, если сумма их годового дохода больше 1,32 млн. грн. Речь идет не только о стационарных предприятиях торговли, такие как магазины, киоски, супермаркеты и прочее. Законом предусмотрена также фискализация платежных терминалов и вендинговых аппаратов. А с 1 января 2022 фискальные регистраторы должны использовать и интернет-магазины.

Также предусматриваются штрафы за отсутствие денежных операций через РРО или невыдачи чека. В 2021 году он составляет 10% (за первое нарушение) и 50% (за каждое следующее).

7. Как выбрать фискальный регистратор

Перед тем, как купить фискальный регистратор , предпринимателю нужно обратить внимание на такие факторы как:

формат торговой точки;
количество покупателей в день;
денежный оборот;
условия торговли;
бюджет.

При выборе РРО первостепенное значение имеет качество чекопечатающего механизма. Предпочтение следует отдать механизмам мировых производителей, таких как Seiko, Toshiba.
Если на торговой точке большое количество расчетных операций в день, то стоит обратить внимание на модели фискальных регистраторов с большим ресурсом печати термоголовки (100-150 км). И, наоборот, для небольших торговых точек можно обойтись фискальным регистратором с ресурсом печати в 25 км. Стоит отметить, что если печатающий механизм выйдет из строя, его замена обойдется в 45-65% стоимости устройства.

Есть модели фискальных регистраторов с автообрезкой или без нее. Применяя модель с автообрезкой, можно значительно ускорить процесс расчета покупателей. РРО без автообрезчика подойдет для торговой точки с небольшим клиентопотоком.

Для выездной торговли или доставки подойдут мобильные РРО, которые могут работать долгое время без подключения к сети и имеют минимальный набор функций.

Также стоит обратить внимание на интерфейсы передачи данных в ГФС. Каждый фискальный регистратор имеет встроенный модем и оснащен такими модификациями, как:

GPRS (нужно установить SIM-карту провайдера мобильной связи)
Ethernet – передача электронных расчетных документов производиться через проводной интернет.
GPRS/Ethernet – два способа передачи данных, один из которых является резервным.

И самое важное!

Фискальный регистратор должен быть зарегистрирован в Государственном реестре РРО Украины. Это должно быть указано в техническом паспорте к устройству либо можно самостоятельно проверить в реестре в электронном кабинете ГНС.

Подключение интернет-эквайринга CloudPayments

С интернет-эквайрингом CloudPayments вы можете легко получать платежи онлайн как на сайте, так и в приложении. CloudPayments позволит вашим клиентам оплатить покупки банковской картой и методами быстрой оплаты: СБП, Яндекс Пэй, Tinkoff Pay, Mir Pay, по ссылке или QR-коду. Подключите интернет-эквайринг с готовыми модулями для CMS и мобильных SDK. Также партнерам СloudPayments доступна облачная онлайн-касса и способ фискализации без кассы Cloud-чеки.

Подключить

Порядок подключения

Пошаговая инструкция по подключению интернет-эквайринга

Шаг 1. Оставьте заявку на сайте
Шаг 2. Дождитесь ответа менеджера
Шаг 3. Получите логин и пароль для тестового доступа
Шаг 4. Заполните необходимые документы для получения платежного терминала
Шаг 5. Интегрируйте интернет-эквайринг в ваш сайт
Шаг 6. Проверьте прием и вывод платежей в режиме теста
Шаг 7. Сообщите менеджеру об успешном тесте и получите полный доступ к интернет-эквайрингу
Шаг 8. Получайте онлайн-платежи с карты и другими способами оплаты в один клик.

Как подключить интернет-эквайринг на сайт или в мобильное приложение?

Платежный виджет или платежный конструктор

Это инструмент, который позволяет совершать покупки онлайн на сайте или в приложении. Он выглядит как окно на экране, где клиент вводит данные банковской карты, чтобы оплатить заказ. Встроенный виджет оплаты для сайта сам определяет тип карты и адаптируется для использования на всех устройствах и в любом браузере. Благодаря виджету для интернет-магазина клиент можете сделать покупку без перехода на другой сайт или приложение. Платежный конструктор позволяет создать кастомизированную платежную форму.

Checkout – платежный скрипт оплаты

Checkout — это скрипт приема платежей. Он обрабатывает данные, введенные клиентом, и взаимодействовать с сервером, чтобы совершить транзакцию. Скрипт сокращает время оформления заказов, что повышает вероятность их завершения. Также скрипт оплаты уменьшает количество ошибок, связанных с неправильным введением данных клиентом.

Прием платежей по ссылке или QR-коду

Платежную ссылку можно разместить в онлайн-трансляции или отправить в личном сообщении.

В личном кабинете CloudPayments можно самостоятельно создавать и настраивать QR-код для оплаты. Размещайте его где угодно — на сайте, в приложении или на листовках, буклетах и билбордах.

Мобильные SDK

Готовые наборы инструментов, которые помогают безопасно принимать платежи в мобильных приложениях на Android и iOS.

API

Программный интерфейс Cloudpayments, который взаимодействует с вашим сайтом и помогает выполнять платежи, проводить отмену оплаты, возврат денежных средств, завершать платежи, создавать и отменять подписки на рекуррентные платежи, а также отправлять счета по e-mail.

Модули для CMS

Готовые платежные решения, совместимые с большинством CMS. С помощью наших модулей можно проводить одностадийные или двухстадийные оплаты с поддержкой онлайн-касс, отправлять чеки, выбирать дизайн и локализировать виджет.

Термины, которые важно знать

54-ФЗ — закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». В нем прописаны требования к документальному оформлению платежей между клиентом и бизнесом. На каждую транзакцию (даже электронную) пробивается чек — бумажный или электронный, а информация о нем поступает в налоговую инспекцию. Для этих целей и нужна онлайн-касса.

Онлайн-касса — кассовый аппарат с подключением к интернету и фискальным накопителем. Её должны иметь те, кто принимает наличные и безналичные платежи за товары и услуги от физических лиц. Исключения составляют компании, не работающие с физлицами, самозанятые граждане и некоторые другие организации — все они указаны во второй статье 54-ФЗ.

Онлайн-касса может выглядеть как привычный на вид кассовый аппарат, так и как небольшой принтер, подключённый к компьютеру или локальной сети, в этом случае чеки формируются при помощи специального программного обеспечения.

За отсутствие онлайн-кассы предусмотрены штрафы: для ИП не менее 10 тыс. рублей, а для юридических лиц — не менее 30 тыс. рублей. Наказание последует и за нарушение порядка регистрации кассы: от 1,5–3 тыс. рублей для ИП и 5–10 тыс. рублей для компаний.

Фискальный накопитель — устройство для шифрования и передачи данных о транзакциях в налоговую инспекцию. По сути, это память в онлайн-кассе. Фискальный накопитель нужно обновлять не чаще раза в год. Он должен принадлежать только той организации, которая осуществляет расчёты с клиентами (арендовать не получится).

Фискализация — процесс введения фискального накопителя в эксплуатацию. Именно это значение закреплено в нормативных актах. Зачастую под фискализацией понимают процесс формирования кассового чека и передачи данных о транзакциях в налоговую службу, но это — ошибочная трактовка, которой не стоит следовать.

Удалённая фискализация — процесс фискализации, когда фискальный накопитель находится не в месте осуществления расчётов с клиентом наличными или электронным средством платежа, а территориально — в другом месте (здании, улице, районе).

Электронное средства платежа (ЭСП) — банковская карта или электронный кошелёк, при помощи которых можно осуществлять оплату товаров или услуг. Важно не путать ЭСП с безналичным способом расчётов, в ходе которого осуществляется банковский перевод с расчетного счета клиента на счет поставщика товара или услуги.

Ранее при оплате физлицом при помощи безналичного расчёта не требовалось пробивать кассовый чек. Сейчас в этом смысле отличий нет: чек нужен как при безналичном способе расчётов, так и при оплате электронным средством платежа.

Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация с разрешением на обработку фискальных данных. Она выступает посредником между владельцем онлайн-кассы и налоговой службой и передает последней информацию о содержимом чеков. Заключить договор с ОФД обязаны все предприниматели — это требование 54-ФЗ. Список доступных операторов вывешен на сайте налоговой службы. Но есть исключение — если предприниматель работает в удаленной местности, где нет подключения к интернету. Тогда данные нужно передавать вручную при замене фискального накопителя.

Интернет-эквайринг — это технология, которая позволяет принимать к оплате банковские карты через интернет. Покупатель вводит данные банковской карты в специальной форме на сайте. Обрабатывать платежную информацию предприниматель может самостоятельно, а может передать эту задачу платежным сервисам.

Платежный сервис — это сервисная компания, ответственная за проведение безналичных транзакций через интернет. Такую функциональность предлагают как банки, так и специализированные компании — например, Robokassa.

При оплате покупки в интернет-магазине клиент переходит на сайт платежного сервиса со специальной формой для ввода данных банковской карты. После перевода средств платежный сервис перенаправляет его обратно на страницу с покупками и информирует магазин о статусе транзакции (успешная или нет) в реальном времени.

«Робочеки» — услуга, предоставляемая платежным сервисом Robokassa. Она позволяет предпринимателю отказаться от покупки или аренды онлайн-кассы, которую тот обязан иметь согласно 54-ФЗ. Когда покупатель оплачивает товар или услугу, Robokassa выступает в роли платежного агента, поэтому магазину не требуется онлайн-касса. Платежный сервис сам передает информацию о транзакциях в ФНС и рассылает электронные чеки покупателям. Сервис «Робочеки» можно подключить в личном кабинете на сайте Robokassa путем выбора способа фискализации.

PCI DSS — это стандарт, описывающий меры защиты платежной информации. Его разработали Visa и Mastercard. Следовать стандарту обязаны все организации, которые хранят данные пластиковых карт. PCI DSS предъявляет двенадцать требований безопасности. Вот некоторые из них: организация должна защищать корпоративные сети, устанавливать обновления для антивирусов, проверять серверы на уязвимости.

За нарушения тем, кто самостоятельно принимает и обрабатывает платежи, могут выписать штраф. В некоторых случаях он достигает 200 тыс. долларов. При утечке данных также придется нести ответственность в соответствии с местным законодательством и возмещать ущерб пострадавшим.

Рекуррентные платежи — это регулярные (повторяющиеся) платежи, для которых не требуется подтверждение владельца карты. Они нужны, чтобы предприниматель или магазин могли принимать абонентскую плату или предлагать подписку на товары и услуги. Рекуррентный платеж экономит время клиентов, так как им не нужно вводить данные банковской карты несколько раз.

Предприниматель должен указать на сайте, какую услугу или товар и по какому графику он предоставляет покупателю. По закону считается, что клиент принимает эти условия, когда делает первый платеж.

Сумма оплаты при рекуррентном платеже может меняться, если такое было заявлено на сайте при осуществлении первого платежа клиентом. Часто при подключении «автоплатежа» происходит предавторизация, а затем отмена операции на небольшую сумму, например, один рубль.

Авторизация карты — это резервирование денег на карте покупателя для оплаты товаров или услуг. Иногда эту процедуру называют холдированием. Она происходит каждый раз, когда клиент использует свою карту онлайн или оффлайн.

После авторизации торговая или сервисная организация, получившая платёж, подтверждает выдачу товара или оказание услуги, что даёт команду банку на перевод денег от клиента. Подтверждение может и чаще всего осуществляться автоматически, если происходит оплата товара в магазине или передача заказа транспортной или курьерской службе.

Клиент не может потратить заблокированную на карте сумму, пока не будет завершена сделка или не кончится «заморозка». Она длится от одного дня до месяца.

Предварительную авторизацию часто практикуют отели при бронировании номеров. Администраторы «замораживают» средства на карте гостя, но списываются они только при выезде.

Многие платёжные системы берут с предпринимателей оплату за каждую авторизацию, даже если операция не была подтверждена. Robokassa взимает с бизнеса оплату только за успешно завершённые транзакции.

Аванс и предоплата — денежная сумма, которую покупатель передает продавцу в качестве задатка перед поставкой товара или оказанием услуги. Предоплата и аванс отличаются друг от друга форматом сделки. В первом случае можно определить перечень товаров или услуг, а во втором — нет. Пример предоплаты — покупка абонемента на 12 занятий в тренажерный зал, а пример аванса — оплата части договора на поставку и сборку кухни.

Второй чек — согласно 54-ФЗ его обязаны выдавать все продавцы, принимающие аванс или предоплату. Он подтверждает факт поставки товара или оказания услуги и является дополнением к первому чеку. Его покупатель получает сразу после передачи денег. Пробивать два чека обязаны как владельцы физических точек, так и онлайн-магазинов. Необходимые инструкции есть на сайте налоговой инспекции или в руководстве производителя онлайн-кассы. В общем случае необходимо указать в чеке специальный реквизит, с помощью которого налоговая понимает, какую форму оплаты использовали при заключении сделки.