График отпусков как правильно составить помощь кадровику

Составляем график отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Указанный график обязателен как для работодателя, так и для работников. Причем его следует утвердить не позднее чем за две недели до наступления нового года. Как правило, при составлении графиков отпусков возникают следующие вопросы: допускается ли внесение в него изменений, как согласовать время отдыха с внешними совместителями, каким категориям работников отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время и т.д.? Обо всем этом и пойдет речь в данной статье.

Н е позднее, чем за две недели до нового года, работодатель обязан утвердить график отпусков, который устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Автор рассказывает, как правильно заполнить все кадровые документы, относящиеся к составлению графика; какие категории работников и на каком основании имеют право использовать отпуск в удобное для них время; как внести изменения в график отпусков, если работник передумал и просит о другом времени.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяют ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Его утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1).

График отпусков применяют для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитывают положения действующего законодательства, специфику деятельности организации и пожелания работников.

Причем надо иметь в виду, что график обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала.

Заполняем график отпусков

В графике отпусков отражают время ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на следующий календарный год (см. Пример 1). Как видите, следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. Причем в соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. А вот отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются.

Как мы отмечали выше, при составлении графика отпусков следует учитывать не только нормы законодательства и производственную необходимость, но и пожелания работников. Поэтому не стоит забывать, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Кстати, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При этом нельзя компенсировать отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодные дополнительные отпуска работникам во «вредном» производстве, за работу в соответствующих условиях (ст. 126 ТК РФ).

Отметим, что трудовое законодательство допускает осуществлять с согласия работника отзыв из отпуска. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо уполномоченным им на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ).

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под личную подпись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так что придется ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.

Отметим, что отсутствие графика отпусков является нарушением законодательства о труде и об охране труда (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За подобное нарушение ответственное должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 5 тыс. руб., организацию – до 50 тыс. руб., а также приостановить деятельность на срок до 90 суток.

При этом следует помнить, что если должностное лицо будет «поймано» на подобном нарушении второй раз, то его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Связанный материал
Увольнение дисквалифицированного лица

См. статью С. Россола «Увольнение дисквалифицированного лица» на стр. 60 журнала № 10’ 2011

Кто имеет право использовать отпуск в удобное для себя время

При составлении графика отпусков не забудьте, что отдельным категориям работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время (см. Таблицу 1). Так что при составлении графика отпусков в первую очередь следует учесть пожелания именно этих работников.

Таблица 1. Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время

Стоить помнить и о том, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина по ее желанию может взять ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 260 ТК РФ).

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

Работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, при рассмотрении вопроса о предоставлении работникам ежегодного оплачиваемого отпуска по их желанию в удобное для них время следует учитывать положения, прописанные в соответствующих соглашениях (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

Таблица 2. Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время в соответствии с отраслевыми соглашениями, прошедшими уведомительную регистрацию в Роструде

Отметим, что согласно ст. 423 ТК РФ в настоящие время продолжают действовать некоторые законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза в той части, в которой они не противоречат Трудовому кодексу. Поэтому не удивительно, что следует придерживаться норм, прописанных в подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей». В частности, указанный пункт гласит, что первоочередное право на получение ежегодного отпуска в удобное время имеют работающие женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет.

Если работника не устраивает время отпуска, отмеченное в графике

Может получиться и так, что работник захочет перенести отпуск либо разделить его на части.

Для этого сотруднику следует написать соответствующее заявление (см. Пример 2).

Пример 2. Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Между тем нельзя внести изменения в график отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора, поэтому работодатель не обязан соглашаться на перенос отпуска.

В определении Конституционного Суда РФ от 17.11.2009 № 1385-О-О прозвучало, что невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора основано на принципе свободы трудового договора. Данное правило направлено на обеспечение баланса интересов сторон договора и не может рассматриваться как нарушающее конституционные права работника. Судебная практика следует позиции КС России.

Судьи пришли к выводу, что само наличие волеизъявления работника, направленное на предоставление ему отпуска вне утвержденного работодателем графика отпусков, обязательного для сторон трудового договора, не порождает у работодателя обязанности такой отпуск предоставлять (определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.09.2010 № 33-12647/2010).

Вносим изменения в график отпусков

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в графике отпусков отражают соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, либо лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством, на основании документа, составленного в произвольной форме (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1).

В статье 124 ТК РФ прописаны случаи, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Например, если работник заболел (см. Пример 3) или сдавал кровь либо сотруднику не были своевременно выплачены отпускные.

В случае переноса отпуска алгоритм действия следующий:

Работник пишет заявление с просьбой перенести отпуск.
Работодатель издает приказ о переносе отпуска.
Работодатель вносит изменения в график отпусков.
При необходимости работодатель пересчитывает работнику сумму отпускных выплат.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

График отпусков 2024: как составить и утвердить

До 15 декабря 2023 года работодатель должен составить и утвердить график отпусков на 2024 год. Это обязательно по 123 ТК РФ. Если этого не сделать, то работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ как за нарушение трудового законодательства. Рассказываем в статье про составление графика отпусков на 2024 год.

Какие требования ТК РФ есть к графику отпусков на год

Работодатель обязан предоставлять работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью:

в общем случае – 28 календарных дней;
некоторым категориям работников, например, в возрасте до 18-ти лет – удлиненный ежегодный отпуск.

Кроме того, «вредникам», а также сотрудникам с ненормированным рабочим днем по закону положен дополнительный оплачиваемый отпуск .

Трудовой кодекс прямо запрещает не отпускать работника на ежегодный отдых в течение двух лет подряд. Чтобы не страдал производственный цикл, сотрудники уходят в отпуск не по своему желанию, а с установленной в графике отпусков очередностью. Основные требования указаны в ст. 123 ТК РФ:

График утверждается работодателем с учетом мнения профсоюзного органа. Это значит, что руководитель не обязан принимать мнения всех работников о том, когда им удобно пойти на отдых. На практике кадровики собирают предложения в график отпусков от сотрудников, но окончательное решение принимает все-таки работодатель с учетом непрерывности производственного цикла.

Есть только несколько категорий «льготников», кто может уйти в отпуск в удобное для себя время, но это не общее правило. О них мы расскажем в следующем разделе.

Мнение профсоюза тоже не должно быть обязательно положительным. Его нужно просто получить. Порядок описан в ст. 372 ТК РФ.

2. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового года. То есть в 2023 году – не позднее 15 декабря, в последний рабочий день по пятидневной неделе.

3. График отпусков обязателен для работника и работодателя. На практике это означает, что ни одна сторона не может в одностороннем порядке изменить его сроки. Например, сотрудника нельзя уволить за прогул, если он уйдет в отпуск по графику без приказа работодателя. Об этом пишет Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф». И, наоборот, работодатель может отправить сотрудника на отдых по графику, даже если тот передумал и хочет уйти в другие сроки.

4. Работодатель предупреждает работника о времени начала отпуска не позже, чем за две недели. Это важное правило. Если сотрудника не предупредить в срок, он получит право перенести свой отпуск на удобное для себя время.

5. Ежегодный основной и дополнительный отпуска суммируются. Все остальные отпуска не должны накладываться друг на друга. То есть нельзя планировать ежегодный отдых сотрудника на период его учебного отпуска, или предоставлять накопленные дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом в период ежегодного отпуска.

Любое отклонение от утвержденного графика может рассматриваться как нарушение трудового законодательства. Поэтому кадровик должен знать, как правильно составить этот документ, как его исполнять, как вносить изменения.

Как оформить и утвердить график отпусков на 2024 год

Учитывайте, что работодатель сам решает, когда и кого из сотрудников он отправит на отдых. График отпусков – это не письменное соглашение сторон трудового договора, а директивный документ. Из этого следует, что работодатель вообще не должен учитывать пожелания от сотрудников по срокам при его составлении.

Есть отдельные категории работников, которые могут пойти в отпуск, когда захотят. Это так называемые «льготники», и о них мы расскажем ниже. Но их тоже нужно включить в график отпусков 2024. Отклонения по ним от плана не будут нарушением.

На практике многие работодатели все-таки учитывают пожелания работников по срокам ухода на отдых. И примерный алгоритм составления графика отпусков может выглядеть так:

1. Непосредственные руководители собирают предложения от работников, когда те хотели бы пойти в отпуск, если такой механизм принят в компании. Они же распределяют даты по подчиненным сотрудникам с учетом бесперебойной работы структурного подразделения.

2. Кадровик на основе предложений формирует проект графика отпусков, проверяет сроки по требованиям ТК РФ. В график он включает всех работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе лиц на срочном трудовом договоре сроком действия менее шести месяцев. С одной стороны, право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает после полугода постоянной работы у данного работодателя согласно ст. 122 ТК РФ. С другой стороны, право на отпуск имеют все работники.

3. Кадровик направляет проект графика отпусков на год в профсоюз для получения мотивированного мнения.

4. Руководитель утверждает график отпусков сотрудников на следующий год.

5. Кадровик ознакамливает работников с документом под личную подпись или иным способом, принятым в компании.

Повторим, что в график отпусков на 2024 год надо включать всех работников. Лиц по договорам ГПХ в нем не учитывают – их труд не регулируется трудовым законодательством.

По дистанционщикам и мобилизованным работникам будут нюансы. «Удаленщиков» включают в график отпусков, если особые условия предоставления им отпуска не установлены коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Роструд советует мобилизованных работников в график отпусков не включать, ведь трудовой договор с ними приостанавливается. Но таким сотрудникам продолжает идти отпускной стаж. Чтобы его не потерять, безопаснее включать мобилизованных в график, а в графе «Примечание» ставить отметку о приостановке трудового договора.

Какие гарантии «льготникам» предусмотреть в графике отпусков организации

Есть ряд категорий работников, которые могут уйти в отпуск в удобное для себя время, независимо от установленной очередности или стажа у данного работодателя, например:

муж женщины, которая находится в отпуске по беременности и родам — ст. 123 ТК РФ;
супруги военных, находящихся в отпуске — ч. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 №76-ФЗ;
почетные доноры России — ст. 23 Закона от 20.07.2012 №125-ФЗ;
женщины перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него, а также после отпуска по уходу за ребенком — ст. 260 ТК РФ;
работники до 18-ти лет — ст. 267 ТК РФ;
один из родителей или опекунов ребенка-инвалида до 18-ти лет — ст. 262.1 ТК РФ;
многодетные родители детей до 18-ти лет, пока младшему не исполнится 14 лет — ст. 262.2 ТК РФ;
бывший мобилизованный или контрактник в течение шести месяцев после возобновления трудового договора — ст. 351.7 ТК РФ;
работник, которого отозвали из отпуска по производственной необходимости — ст. 125 ТК РФ;
сотрудник, которого за две недели не предупредили о начале отпуска, или которому не выплатили вовремя отпускные — ст. 124 ТК РФ;
ликвидаторы аварии на ЧАЭС — ст. 15 Закона РФ от 15.05.91 №1244-1.

Это означает, что в графике этим работникам ставят сроки ухода в отпуск по их желанию. Также эти сотрудники могут написать заявление на отдых в удобное для себя время.

Обратите внимание! Работодатель обязан по просьбе работника Крайнего Севера-родителя ребенка до 18-ти лет предоставить тому ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть не менее 14 дней для сопровождения ребенка на поступление в образовательное учреждение в другой местности — ст. 322 ТК РФ. Для других категорий сотрудников отпуска по их желанию при подготовке детей к школе или на 1 сентября даются по решению работодателя или если это установлено коллективным договором, локальным нормативным актом (ЛНА).

Продолжительность отпуска и его частей

Ежегодный отдых состоит из основного оплачиваемого отпуска и дополнительных дней, которые даются работникам по требованиям закона или по локальному нормативному акту работодателя.

Продолжительность основной части составляет:

28 календарных дней (к. д.) – для всех, кроме «льготников»;
31 к. д. – для работников, не достигших возраста 18 лет;
30 к. д. – для инвалидов;
30-40 суток – для профессиональных спасателей в зависимости от стажа непрерывной службы;
42 к. д. или 56 к. д. – для отдельных категорий педагогических работников;
49 к. д. или 56 к. д. – для работников, занятых на работах с химическим оружием.

Дополнительный отпуск дается «вредникам»; работающим в условиях Крайнего Севера; сотрудникам с ненормированным рабочим днем или с особыми условиями работы.

Ежегодный отдых можно делить на части . При этом одна из них должна длиться не менее 14 календарных дней, а остальные могут быть любой продолжительности – хоть по одному дню.

Но есть один нюанс. Разделить отпуск на части согласно ст. 125 ТК РФ можно только по соглашению между работником и работодателем. Роструд еще раз напомнил об этом в письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477.

Это означает, что работодатель не вправе в одностороннем порядке не только делить отпуск сотрудника, но и устанавливать его продолжительность. А поскольку график отпусков организации носит директивный характер, то в нем ежегодный отдых работника должен быть указан без дробления. Иначе у сотрудников трудовой инспекции будут претензии к работодателю.

На практике многие компании часто делили отпуск в самом графике. Они получали соответствующее письменное заявление работника, визировали документ у руководителя и считали это соглашением сторон. Но некоторым из них приходилось долго доказывать трудовому инспектору, что права сотрудника на полный отдых не нарушены.

То есть в графике отпуск указывайте целиком, без дробления на части. Или готовьтесь доказывать Роструду свою позицию.

Важно! Нерабочие праздничные дни в общую продолжительность ежегодного отпуска не включаются. Об этом тоже надо помнить при составлении графика отпусков на 2024 год. При этом работодатель вправе спланировать отдых работника так, что первый день придётся на выходной. Роструд разъяснил на сайте «Онлайнинспекция.рф», что законодательство не устанавливает правил для определения начала отпуска.

Форма графика отпусков

Есть унифицированный бланк Т-7, который работодатель может применять для планирования. Либо организация вправе разработать свою форму графика отпусков и утвердить ее приказом, поскольку формы Госкомстата добровольны к применению.

Скачать график отпусков (форма Т-7) вы можете по ссылке .

В любом случае бланк нужно закрепить документально, чтобы все работники компании знали единые правила.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать заполненный график отпусков приказом. Это необязательно. График отпусков составляется и принимается в том же порядке, что ЛНА. Подпись руководителя на нем — это гриф утверждения. Приказ оформляют, если хотят дать организационные поручения в связи с введением в действие ЛНА. Например, ознакомить с графиком в такой-то срок сотрудников и представить копии графика с подписями в отдел кадров.

Важно! Минтруд считает, что ознакомить под подпись работников с утвержденным графиком отпусков по правилам ст. 22 ТК РФ необязательно. Достаточно не забыть письменно уведомить сотрудника за две недели до начала отдыха. Такую позицию Минтруд высказал в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846. Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывает, что форму ознакомления работников с графиком отпусков работодатель выбирает самостоятельно. Например, компания вправе вывесить утвержденный документ на корпоративной Доске объявлений.

Как вносить изменения в график отпусков

Документ действует год, и за это время в компании могут произойти изменения. Например, прием на работу новых сотрудников или увольнение старых. Это влияет на график отпусков.

Изменения в ЛНА по общему правилу вносятся в том же порядке, в котором он утверждался: составляется проект, получается мнение профсоюза, утверждаются поправки. Исключение касается только случаев фактических отклонений по уважительным причинам, например:

«льготник» воспользовался своим правом уйти на отдых в удобное для себя время;
отпуск продлен или перенесен из-за болезни сотрудника.

При таких исключениях кадровик отмечает в графике фактический период, в который отдыхал работник.

Читайте на сайте статьи по теме

Заполняем график отпусков в течение года

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Составляем и утверждаем график отпусков

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации» График отпусков – один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом. График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков – это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Пожелания работников при составлении графика

работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 №235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6Федерального закона от 09.01.1997 №5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8Закона РФ от 15.01.1993 №4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14– 19 Федерального закона от 12.01.1995 №5‑ФЗ «О ветеранах»);
супруги военнослужащих – им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11Федерального закона от 27.05.1998 №76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»);
граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2Федерального закона от 10.01.2002 №2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14Закона РФ от 15.05.1991 №1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11Закона РФ от 09.06.1993 №5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»).

Форма и правила заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.

В графе 2 – должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 – ФИО работника.

В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 – количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 – запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» – дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Нюансы заполнения

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 – 176 ТК РФ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов – заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Изменения в графике отпусков

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ, а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

Приведем здесь и далее фрагменты формы.